TRABAJO UNIDAD I

GESTIÓN DOCUMENTAL I

ELABORADO POR:

DIANA CATHERINE LUGO COBOS

UNIVERSIDAD DEL QUÍNDIO

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ

2013

TRABAJO UNIDAD I

GESTIÓN DOCUMENTAL I

ELABORADO POR:

DIANA CATHERINE LUGO COBOS

DOCENTE:

CLAUDIA EDID ARREDONDO HERNÁNDEZ

UNIVERSIDAD DEL QUÍNDIO

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ

2013

TABLA DE CONTENIDO Pág.

1.Averigüe como se originó la Gestión Documental 6-7

2. Defina Gestión Documental 8

3. Construya su propio concepto de 9

3.1 Documento 9

3.2 Documento de Archivo 9

4. Indague qué es el Archivo General de la Nación 10

y mediante cuál Ley fue creado

5. Indague qué es el Sistema Nacional de Archivos 11

6. Indague cuál es la Ley por medio de la cual se 12

dicta la Ley General de Archivos

7. Indague qué dice La Ley General de Archivos 13

en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21

Pág.

8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un 14-15

programa de Gestión Documental.

9. Indague cuáles son los aspectos que deben 16

considerarse para elaborar un PGD

10. Indague cuántos y cuáles son los pasos 17

de un Programa de Gestión Documental

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas 18-20

de Retención Documenta y cuáles con sus etapas.

12. Mencione porque es importante y cuáles son las 21-22

ventajas que produce la implementación de un PGD.

13. Revise el documento “conceptualización de un 23-24

programa de Gestión Documental” A partir de esto

realice un cuadro con 5 de estas normas con su

enunciado y haga a cada una su explicación.

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre 25

la privacidad de los documentos.

GESTIÓN

DOCUMENTAL

1. AVERIGÜE COMO SE ORIGINÓ LA GESTIÓN DOCUMENTAL, PUEDE

TOMAR COMO BASE EL SIGUIENTE DOCUMENTO “GESTIÓN

DOCUMENTAL” QUE PUEDE ENCONTRAR EN

HTTP://WWW.SOCIEDADELAINFORMACION.COM/12/GESTION%20DO

CUMENTAL.PDF

La gestión documental fue concebida en Estados Unidos,

alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese

país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La

Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que

se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital

de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento,

demostrando una interconexión entre las diversas etapas o

procedimientos que se aplican a los archivos personales o

institucionales.

Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo

un explosión de información, esto debido a la búsqueda de

superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente

Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a

punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de

documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de

esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente

en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países

que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y

organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los

documentos y respetando siempre el principio de orden original y el

principio de procedencia.

2. DEFINA GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL

CONCEPTO QUE EMITE EL ARCHIVO GENERAL DE

LA NACIÓN.

CONCEPTO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y

recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el

objeto de facilitar su utilización V conservación.

MI DEFINICIÓN : La gestión documental comprende las etapas del ciclo

vital de documentos en ocho pasos que son la producción, recepción,

distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final

de los documentos.

3. CONSTRUYA SU PROPIO CONCEPTO DE DOCUMENTO Y

DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE

DA DEL MISMO EL AGN

3.1 DOCUMENTO

Es todo tipo de información elaborada y recibida sin

importar su soporte es decir si es físico o medio

magnético, en el desarrollo de sus actividades.

3.2 DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es toda información producida o recibida

por una persona o entidad, ejercicio

actividades y/o funciones, esta información

puedo tener valor administrativo, fiscal o

legal, valor científico, económico, histórico o

cultural y debe ser custodiado.

4. ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y

MEDIANTE CUÁL LEY FUE CREADO?

El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional

adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección

del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en

Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del

País y ponerlo al servicio de la comunidad.

la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989

se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional

de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda

la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al

servicio del la comunidad.

5. ¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS?

El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones

archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas

que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden

nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades

indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la

homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven

el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio

documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los

documentos, en todo el territorio nacional.

El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo

General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la

política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y

operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las

instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización,

manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos

6. ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE

DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS?

Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley

General de Archivos y se dictan otras disposiciones

7. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN

EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS,

ARTÍCULO 21? Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas

deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo

contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación

deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios

gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que

quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de

los requisitos exigidos por las leyes procesales.

8. ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE

ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL.

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como

lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento

de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana,

apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión

pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en

atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos

documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos

para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad

y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el

recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la

utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización del sistema de administración de

documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los

enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y

accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla

de Retención Documental, organización, transferencias primarias,

recuperación, preservación, conservación de la información y

disposición final de los documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de

información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

9. ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN

CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA

DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los

siguientes aspectos:

Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos

en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y

eficiencia de la administración.

Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción

de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la

racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las

consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de

documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del

documento, principios de procedencia y de orden original.

10. ¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Un programa de gestión documental, se determinan los siguientes

procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en

las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital

del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo

Histórico):

3. Distribución

5. Organización

8. Disposición final

de documentos. 7. Conservación

4. Trámite

6. Consulta

1. Producción 2. Recepción

11. EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y

CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN.

Dada la importancia de las Tablas de Retención Documental como

un elemento indispensable en la Gestión documental y por ser un

instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la

producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los

documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las

entidades, éstas deberán se elaboradas y adoptadas para la

implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo

etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de

2002

CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN

Primera etapa: Investigación preliminar sobre

la institución y fuentes documentales.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la

información recolectada.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla

de Retención Documental para su aprobación.

Cuarta etapa: Aplicación.

Quinta etapa: Seguimiento y actualización

de la Tabla de Retención Documental.

CICLO VITAL DEL

DOCUMENTO

Histórico Cultural

Investigación Científico

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

Administrativo Legal Fiscal

Contable Técnico

Valores Primarios

Valores secundarios

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Inactiva

12. MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS

VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS

EMPRESAS.

La aplicación de un programa de gestión documental permite un

incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que

facilita la ubicación y el manejo de la información además que

reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente

se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la

misma.

- Reducción de los costes de archivado

CUÁLES SON LAS VENTAJAS

- Reducción del tiempo de consulta de un

documento en papel.

- Reducción del tiempo de consulta de

documentos electrónicos.

- Incremento en la satisfacción de los

usuarios internos.”

- Posibilidad de integrarse con

subsistemas de gestión documental

específicos.

- Reducción de costes de

acceso a la documentación.

- Reducción de costes legales.

- Mejora de atención a los clientes.

- Acceso concurrente a un documento.

- Reducción de la recuperación de un

documento.

13. REVISE EL DOCUMENTO “CONCEPTUALIZACIÓN DE UN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” PARTIR DE ESTO

REALICE UN CUADRO CON 5 DE ESTAS NORMAS CON SU

ENUNCIADO Y HAGA A CADA UNA SU EXPLICACIÓN.

NORMATIVIDAD EXPLICACIÓN

Artículo 23. “Toda persona tiene

derecho a presentar peticiones

respetuosas a las autoridades por

motivos de interés general o

particular y a obtener pronta

resolución.

El legislador podrá reglamentar su

ejercicio ante organizaciones

privadas para garantizar los derechos

fundamentales”.

Toda personal natural o jurídica tiene

el derecho de presentar sus

opiniones de forma verbal y escrita y

así mismo derecho a que sus

peticiones sean solucionadas de la

mejor manera.

Artículo 74. Todas las personas

tienen derecho a acceder a los

documentos públicos salvo los casos

que establezca la ley.

Toda persona que solicite un

documento de carácter publico tendrá

acceso a ellos, salvo los documentos

que establezca la ley.

NORMATIVIDAD EXPLICACIÓN

Ley 962 de 2005. Ley anti trámites.

La ley anti tramites es aquella que

nos da pautas de reducir parte de los

procesos y procedimientos

engorrosos para los ciudadanos e

implementar mas utilización de las

herramientas electrónicas.

Ley 190 de 1995. Por la cual se

dictan normas tendientes a preservar

la moralidad en la administración

pública y se fijan disposiciones con el

fin de erradicar la corrupción

administrativa

.

En esta ley nos indican las sanciones

que puede tener el servidor publico

en caso de incumplir la norma.

Ley 190 de 1995 - Artículos 27 y 79.

Faltas y delitos en archivos.

Estos artículos nos indica lo que no

debemos hacer para no realizar faltas

y caer en delitos como es la

divulgación de información en

beneficio personal.

14. INVESTIGUE LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA

PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS.

ACUERDO 056 DE JULIO 05 DE 2000

ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO: En los archivos públicos y

privados se debe garantizar el derecho a la intimidad personal y familiar,

honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la

Constitución y las leyes.

La sentencia de la corte constitucional T-443 señala los deberes de las

entidades que manejan archivos, la importancia de estos como garantes de

los derechos fundamentales, las obligaciones por parte de los ciudadanos

respecto de la información suministrada.

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA

ART.15,20,23,27,63,70,71,74,94,95,112,313, sobre conservación y

salvaguarda del patrimonio cultural, derecho a la información y acceso a los

documentos públicos, derecho de petición, derecho a la intimidad y al buen

nombre.

GRACIAS