GESTIÓN DEL MUSEO NACIONAL DE LA MEMORIA, … · La ejecución del procedimien to debe garantizar...

PROCESO GESTIÓN DEL MUSEO NACIONAL DE LA MEMORIA, CONSERVACIÓN Y EXHIBICIÓN DE COLECCIONES

MUSEÍSTICAS

CÓDIGO: MNM-PR-001

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE PIEZAS DE MUSEO PÁGINA: 1 de 10

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Garantizar el debido registro de piezas museológicas del CNMH y formalizar los mecanismos de su ingreso, préstamo y conservación

2. ALCANCE

Desde la evaluación de pertinencia de la pieza para el CNMH, incluyendo su ingreso, registro y conservación, hasta las modalidades de préstamo externo.

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Profesional especializado

4. DEFINICIONES

ADQUISICIÓN: Proceso mediante el cual el CNMH ingresa una pieza a su colección. DONANTE: Es una persona natural o jurídica de carácter público o privado que dona algo voluntariamente, pero a veces se aplica en situaciones donde una donación es pagada como un servicio.1 EVALUACIÓN DE PIEZA MMUSEOLOGICA: Es valorar la utilidad y pertinencia de la pieza con relación a los usuarios o temáticas definidas. IDENTIFICACIÓN DE PIEZA MUSEOLÓGICA: Proceso en el cual se evalúa y selecciona las piezas pertinentes para el CNMH. REGISTRO DE CADENA DE CUSTODIA. Es la historia exhaustiva y documentada de cada traspaso y traslado del material físico, durante el desarrollo del proceso de cadena de custodia. Permite verificar la identidad, el estado y condiciones originales de los elementos físicos de prueba, así como las

1 http://es.wikipedia.org/wiki/Donante

PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE PIEZAS DE MUSEO CÓDIGO MNM-PR-001 VERSIÓN 001

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4. DEFINICIONES

modificaciones realizadas a esto, establece la ruta seguida por dichos elementos; determina su lugar de permanencia y la persona responsable de la custodia en cada lapso del tiempo.

5. NORMAS LEGALES

Ley 1448 del 10 de Junio de 2011, artículos 13, 144, 145, 147 y 148. Ley de Victimas.

Ley 1185 del 12 de Marzo de 2008, artículo 1. Ley de Patrimonio Cultural.

Ley 23 de 1982. Ley Sobre Derechos de Autor.

Decreto 4800 del 20 de Diciembre de 2011. Funciones del Centro Nacional de Memoria Histórica.

6. CONDICIONES GENERALES

La Dirección de Museo establecerá una política de colecciones que determinará los lineamientos de tipo de piezas a adquirir por el CNMH

El ingreso de piezas museográficas al CNMH podrá ser temporal o permanente de acuerdo a la naturaleza de la adquisición y partes involucradas

Cuando la dirección de museo haga una solicitud de adquisición de pieza se entenderá que la misma es pertinente para el CNMH de acuerdo a los lineamientos

de

La Dirección de Museo en cabeza del Director y quien haga las veces de Curador evaluarán la pertinencia de las piezas a adquirir para el Centro Nacional de Memoria Histórica.

El Centro Nacional de Memoria Histórica, canalizará todas las solicitudes de adquisiciones de piezas museológicas por la dirección de museo

La ejecución del procedimiento debe garantizar el cumplimiento de la cadena de custodia documental desde la entrega por parte del tenedor de la pieza hasta la salvaguarda en el repositorio final.


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El Centro de Memoria Histórica en su actividad misional elaborará piezas museísticas que serán vinculadas de manera automática a las Exposiciones o colecciones que el Museo de Memoria posea, siguiendo el procedimiento de registro de piezas.

7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)

DESCRIPCIÓN TAREAS (S)

(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS

REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE PIEZAS MUSEOLÓGICAS

1 Identificar el tipo de adquisición de la pieza

Define el tipo de adquisición de la pieza

A través de cooperación interinstitucional o de Asociación. Ver las actividades

Producto del trabajo realizado por el CNMH (producto de Investigaciones, convocatorias, etc.)

Por Donación

Por Compra

Director de museo Profesional especializado- Curador

Lista de chequeo de Evaluación de pieza

2 Generar o recibir solicitud de adquisición

Envía o recibe la solicitud de adquisición de piezas Cuando la solicitud es enviada esta se remite por medio físico a través de comunicación oficial. Recibe la oferta de la pieza por escrito Cuando se recibe solicitud se evalúa la pertinencia de la pieza

Director de Museo

Comunicación oficial enviada con solicitud de adquisición de piezas GDC-FT-007


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS


Cuando la respuesta es favorable por la entidad externa se procede a acordar una evaluación de la pieza. ¿La solicitud es hecha por el CNMH? SI: Continuar con actividad N. 5 NO: Continuar con actividad N. 3

3 Acordar evaluación de pertinencia de pieza

Acuerda con propietario y/o custodio de la pieza la evaluación de pertinencia de la pieza

Profesional especializado-Curador

Comunicación por correo electrónico o telefónica

4 Evaluar la pertinencia de evaluación de la pieza

Evaluar los criterios de la pieza según:

Ubicación geográfica de la pieza

Pertinencia Temática. ¿La evaluación es favorable? SI: Continuar con actividad NO: Continuar con actividad En caso de ser la evaluación desfavorable se envía comunicación oficial a la entidad o persona natural o jurídica explicando las causas de la negativa.


Acta de Comité. SIP-FT-001 Comunicación oficial enviada. GDC-FT-007

5 Registrar la información general de la entidad u

Captura la información general y de contacto de la Entidad o persona natural o jurídica y diligencia la ficha de registro y

Profesional Especializado Ficha MNM-FT-xx


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS


organización. conservación

6 Realizar evaluación de la pieza

Realiza evaluación de la pieza con el fin de hacer un diagnóstico de la pieza La evaluación de la pieza tiene los siguientes objetivos:

1. Conocer de forma general información sobre la pieza

Tipo y estado de la pieza

pertinencia temática,

soportes documentales existentes,

derechos de autor,

entre otros. Elabora el informe de las actividades realizadas y la respectiva valoración de dicha información y el estado de la pieza

Profesional Especializado curador .

Lista de Asistencia de trabajo en territorio SIP-FT-003 Informe a sobre la evaluación de la pieza

7 Tramitar convenio

Solicita el diligenciamiento del manifiesto de convenio a la persona natural o jurídica, en caso que se decidan establecer acciones de cooperación o asociación y solicita los documentos necesarios para el convenio. Continuar con GUJ-PR-Control de Legalidad

Director Museo

Comunicación enviada por correo electrónico Minuta Acto Administrativo

8 Formalizar y Ejecutar Formaliza la alianza con la persona natural o jurídica, pública o Director Museo Acto


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS


Convenio privada poseedora de la pieza a través de convenio Interinstitucional o de asociación por el mecanismo definido por el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios en su procedimiento ABS-PR-005 Contratos, Convenios y Contratos Interadministrativos. Se ejecuta el convenio en los plazos y condiciones establecidos. La Dirección de Museo evaluará las condiciones particulares presentadas que permitan, en dado caso, ampliar o modificar las obligaciones citadas anteriormente.

Profesional Especializado

Administrativo

10 Formalizar y ejecutar el convenio.

Formaliza la alianza con la persona natural o jurídica, pública o privada poseedora de la pieza a través de convenio Interinstitucional o de asociación por el mecanismo definido por el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios en su procedimiento ABS-PR-005 Contratos, Convenios y Contratos Interadministrativos. Se ejecuta el convenio en los plazos y condiciones establecidos. La Dirección de Museo evaluará las condiciones particulares presentadas que permitan, en dado caso, ampliar o modificar las

Director de Museo Convenio interinstitucional o de asociación.


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS


obligaciones citadas anteriormente.

11 Recibir la pieza y registrarla

Recibe la pieza, diligencia la ficha de registro y actualiza inventario de museo

Profesional especializado - curador

Ficha Registro MNM

12 Almacenar las piezas Almacena las piezas de acuerdo a sus características y estado de conservación

Auxiliar administrativo Guía de Conservación

13 Hacer plan de Conservación

Elabora plan de conservación en el que establece condiciones y métodos de seguimiento a la pieza

Curador Plan de conservación

PRÉSTAMO DE PIEZAS Y/O COLECCIONES

14 Recibir solicitud de préstamo

Recibe solicitud y envía formato de solicitud para diligenciamiento por parte del solicitante Formato Solicitud de préstamo

Profesional especializado- museo

Solicitud por correo electrónico o físico

15 Evaluar Solicitud

Evalúa, entidad solicitante y objetivo de préstamo Aprueba? SI Continuar con Actividad N. 16 NO: Fin del Procedimiento


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O

REGISTROS


16 Contactar al solicitante

Contacta y envía términos y política de préstamo El solicitante aprueba términos? Si: Enviar términos firmados Continuar con actividad N. 17 NO: Fin del procedimiento

Profesional especializado Términos de préstamo

17 Formalizar Préstamo

Alistar piezas a prestar, y actualizar ficha de registro y conservación Lugar en donde estará la pieza y/o colección Tiempo de préstamo Responsable Diligencia acta de entrega, registra fotos y registra cualquier novedad


Acta de entrega Fotos de pieza

18 Acta de recibo Al ser devuelta la pieza y/o Colección diligencia acta de entrega

Profesional especializado Fotos de pieza

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma.


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9. PUNTOS DE CONTROL

No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

2 Generar o recibir solicitud de adquisición

Envía o recibe la solicitud de adquisición de piezas Cuando la solicitud es enviada esta se remite por medio físico a través de comunicación oficial. Recibe la oferta de la pieza por escrito Cuando se recibe solicitud se evalúa la pertinencia de la pieza Cuando la respuesta es favorable por la entidad externa se procede a acordar una evaluación de la pieza. ¿La solicitud es hecha por el CNMH? SI: Continuar con actividad N. 5 NO: Continuar con actividad N. 3

Cada vez que se vaya a adquirir una pieza

Director de Museo

Comunicación oficial enviada con solicitud de adquisición de piezas GDC-FT-007

4 Evaluar la pertinencia de evaluación de la pieza

Evaluar los criterios de la pieza según:

Ubicación geográfica de la pieza

Pertinencia Temática. ¿La evaluación es favorable? SI: Continuar con actividad NO: Continuar con actividad En caso de ser la evaluación desfavorable se envía comunicación oficial a la entidad o persona natural



Acta de Comité. SIP-FT-001 Comunicación oficial enviada. GDC-FT-007


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o jurídica explicando las causas de la negativa.

16 Contactar al solicitante

Contacta y envía términos y política de préstamo El solicitante aprueba términos? Si: Enviar términos firmados Continuar con actividad N. 17 NO: Fin del procedimiento



Términos de

préstamo

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Política de Colecciones Procedimiento Contratos, Convenios y Contratos Interadministrativos ABS-PR-005.

11. ANEXOS

No Aplica.

12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica. Elaboración del documento. DD/MM/AAAA 001

PROCESO GESTIÓN DEL MUSEO NACIONAL DE LA MEMORIA, CONSERVACIÓN Y EXHIBICIÓN DE COLECCIONES

MUSEÍSTICAS

CÓDIGO MNM-PR-002

VERSIÓN 001

PROCEDIMIENTO GESTION DE EXPOSICIONES PÁGINA: 1 de 10

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

1. OBJETIVO

Garantizar y construir exposiciones que fortalezcan procesos de reconstrucción de memoria histórica, buscando generar espacios de reflexión, denuncia social sobre la violación de los DDHH y de la dignificación de las víctimas de conflicto armado

2. ALCANCE

Desde la investigación, conceptualización, elaboración del guion museológico, hasta la producción de la exposición y evaluación de la Exposición

3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO

Profesional Especializado

4. DEFINICIONES

EXPOSICIÓN: es un acto de convocatoria, generalmente público, en el que se exhiben colecciones de objetos de diversa temáticas que gozan de interés de un determinado. Una exposición permanente, organizada y estructurada, generalmente histórica o costumbrista, constituye una institución llamada museo.

GUION MUSEOLÓGICO: Documento que define la estructura de una exposición, en él se desarrolla la información y la división de los temas de acuerdo con la localización de los objetos, los tópicos señalados para la exhibición y catalogación de la colección. Este documento detalla todos los pormenores de la exposición y su orden depende de la distribución de los insumos museográficos en el espacio de exhibición. El Guion Museológico sirve como insumo principal para definir la propuesta de montaje y museografía de una exposición

PLANTEAMIENTO MUSEOGRÁFICO: Se refiere específicamente a la exhibición de colecciones, objetos y conocimiento, y tiene como fin la difusión artística - cultural y la comunicación visual. Parte de la elaboración de una propuesta para el montaje de una exposición que interprete la visión que el curador ha plasmado en el guion

http://es.wikipedia.org/wiki/Museo

PROCEDIMIENTO GESTION DE EXPOSICIONES CÓDIGO MNM-PR-002 VERSIÓN 001

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5. NORMAS LEGALES

Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones

Decreto-ley 2244 de 2011 Por el cual se adicionan unas funciones al Centro nacional de memoria histórica y se dictan otras disposiciones

Decreto 4803 de 2011 Por el cual se establece la estructura del Centro de Memoria Histórica Artículo 5° inciso 1. “Diseñar, crear y administrar un Museo de la Memoria, destinado a lograr el fortalecimiento de la memoria colectiva acerca de los hechos desarrollados en la historia reciente de la violencia en Colombia, procurando conjugar esfuerzos del sector privado, la sociedad civil, la cooperación internacional y el Estado”. Y Artículo 13° Funciones de Dirección de Museo de la Memoria


Tipos de exposiciones

Se debe distinguir, entre las funciones generales de la exposición, las formas de presentación y tipologías expositivas propiamente dichas, que encajan todas ellas en los dos grandes marcos de las permanentes y las temporales. o Según un criterio espacio-temporal: en permanentes, temporales, itinerantes,

o móviles y portátiles. La exposición permanente es la propia del museo como institución estable que es y expresa una continuidad. La temporal posee una duración limitada, se concibe como un proyecto más concreto y circunstancial y es el medio más habitual de proyección sociocultural. Las itinerantes son aquellos proyectos temporales que recorren durante un tiempo determinado distintos espacios de exposición dentro de un circuito previsto y fijado. Las portátiles son una variante de las temporales, con la diferencia de que aquellas se deshacen al término de su función y estas, por su pequeño tamaño, diseño integrado y facilidad de instalación y transporte están siempre en disposición de ser de nuevo instaladas en otros espacios diferentes. Las exposiciones móviles son las que están construidas y se mantienen con independencia de los espacios en que pudieran instalarse, como las diseñadas para espacios peculiares como trenes o autobuses.


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El proyecto de la exposición

Es un instrumento que cumple con los siguientes propósitos : o Presentar la exposición a diferentes sectores (Internos y Externo) en los cuales se puedan encontrar aliados potenciales que

aporten a la exitosa o Establecer la autoridad en cada fase del proyecto o Ponerse de acuerdo en cuanto a los procedimientos a seguir o Es un requisito previo para cualquier solución de diseño, ofrece un enfoque sistemático y metódico que ayuda a la solución de

cualquier problema. o Debe ser el vehículo que aglutine todos los aspectos acordados, definiendo los problemas a solucionar.

El documento debe incluir:

• Título y naturaleza del proyecto: tipo y carácter de la exposición, naturaleza y cantidad de material a exponer. • Objetivos: qué se quiere y cómo se conseguirá. Contenidos y elementos relacionados • Público: información sobre a quien se dirige la exposición • Política y contexto: dónde y cómo se inscribe la exposición dentro del programa del museo y en relación a su política. Tema

y su relación con los intereses de la comunidad • Período de duración y previsión de reutilización • Ubicación • Gestión de recursos • Presupuesto • Cronograma de trabajo • Regulaciones: seguridad, emergencias. Etc. • Requisitos específicos sobre seguridad • Conservación: condiciones medioambientales y especificaciones concretas


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• Mantenimiento • Evaluación (Estudios de Públicos) • Procedimientos administrativos • Planteamiento pedagógico de acompañamiento a la exposición • Plan de divulgación • Plan de itinerancia (si aplica)

Plan de registro de la exposición y las actividades asociadas


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE

DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

1 Construir la idea de exposición

Plantea la idea de acuerdo a la focalización del CNMH. Realiza un enfoque temático de la idea de exposición. Hace el levantamiento de información de contexto sobre el eje temático escogido. Elabora el documento curatorial de la exposición Cuando tienen dueño? o cuando todo es producido especialmente para la exposición

Grupo Museo

Documento curatorial

2 Formular el proyecto

Plantea la idea como proyecto siguiendo los lineamientos necesarios. Elabora presupuesto de exposición Formula preguntas sobre aspectos de planeación, de diferentes actividades del proceso de la exhibición

Grupo Museo Profesional especializado-Curador

Proyecto de Exposición

3 Elaborar el guion museológico

Desarrolla Tema, Contenido Temático, Material Expositivo, Fichas Técnicas y Apoyos Museográficos. Identifica los requerimientos de montaje


Guion museológico MNM-FT-002


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


4 Elaborar el planteamiento museográfico

Busca y gestiona el lugar donde se llevará a cabo la exposición. Acuerda en conjunto con autores y organizaciones involucradas el uso del espacio y tiempo del lugar. Define ubicación espacial de los diferentes insumos de la exposición Diseña la puesta en escena de cada uno de estos insumos Establece los formatos de presentación para cada insumo de la exposición (Gráfico, video, sonido y texto)

Grupo Museo

Documento de Planteamiento museográfico Requerimientos de montaje MNM-FT-004

5 Hacer la propuesta del diseño de la exposición

Desarrolla los diseños gráficos para cada uno de los elementos de la exposición

Profesional Especializado Museo

Archivos gráficos

6 Hacer los planos de la exposición

Desarrolla planimetría de cada uno de los elementos de la exposición

Profesional Especializado Museo

Planos

7 Aprobar propuesta de diseño y planimetría

Revisa la propuesta, diseños gráficos y planimetría de la exposición y la aprueba. Hay Ajustes? SI: Regresa a actividad N.5 NO: Continuar con actividad N. 8

Profesional especializado-Curador.

Propuesta de Exposición aprobada


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


8 Gestionar Proveedores Gestiona proveedores para producción de elementos museográficos Mobiliario, audiovisuales, impresos etc.

Auxiliar administrativo Profesional Oficina Jurídica

Acto Administrativo

9 Realizar Montaje de la Exposición

Hace seguimiento a fabricación e instalación de los elementos diseñados Diligencia lista de chequeo de Montaje


Lista de chequeo

10 Elaborar el plan educativo de la exposición

Formula el plan educativo para la exposición Profesional Especializado (Pedagogía-Museo)

Plan educativo

11 Formular Estrategia de divulgación

Elabora la estrategia de divulgación de la exposición de acuerdo a las necesidades y naturaleza de la misma. Procedimiento Producción de eventos y campañas de difusión PR-DMH-004

Grupo Museo Enlace de Comunicaciones

Estrategia de divulgación

12 Revisar toda la exposición

Revisa montaje de la exhibición y ultima detalles Necesita ajustes? SI: Continuar con Actividad N°13 NO: Continuar con actividad N° 14

Profesional especializado-Museo

Lista de chequeo revisada


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7. DESCRIPCIÓN

ID (QUE)

ACTIVIDAD

(COMO)


(QUIEN)

RESPONSABLE


13 Ajuste de imprevistos Realiza los ajustes necesarios para proceder a dar inicio a la exhibición


No aplica

14 Hacer apertura de Exposición

Abre la exposición al público en fecha y hora indicada en la planeación Hay cubrimiento de medios? SI: Continuar con procedimiento de prensa DMH-PR-001 NO: Continuar con actividad N°15


No aplica

15 Realizar seguimiento a la exposición

Realiza seguimiento a la exhibición durante su puesta en marcha, realiza encuestas a públicos asistentes y hace un estudios de públicos


Encuestas de asistencia

16 Registrar la exposición Hace registro audiovisual y fotográfico de la exposición Archiva material de registro por exposición

Grupo Museo Enlace Comunicaciones

Fotografías Material audiovisual

8. FLUJOGRAMA

Ver Flujograma


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7 Aprobar propuesta de diseño y planimetría

Aprueba la propuesta realizada Hay Ajustes? SI: Regresa a actividad N.5 NO: Continuar con actividad N. 8

Cada Exposición


Propuesta

aprobada

12 Revisar toda la exposición

Revisa montaje de la exhibición y ultima detalles Necesita ajustes? SI: Continuar con Actividad N°13 NO: Continuar con actividad N° 14

Cada Exposición Profesional especializado-Museo

Lista de

Chequeo

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

No Aplica

11. ANEXOS

No Aplica


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12. CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO

DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN

No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001

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