Gestion de Interesados - Guia del PMBOK 5ta version
46
“Gestión de Interesados ” La peladora de osos que todos esperábamos Rocio Zelada, PMP, SDI L1
-
Upload
rocio-zelada-pmp -
Category
Business
-
view
4.185 -
download
2
description
Exposicion en el PMI Tour Cono Sur Santa Cruz Bolivia 2013 sobre Gestion de Interesados
Transcript of Gestion de Interesados - Guia del PMBOK 5ta version
“Gestión de Interesados”La peladora de osos que todos esperábamos
Rocio Zelada, PMP, SDI L1
Incluir fotografia
Expositor• Ingeniera de Sistemas
• Magister en Administración de empresas mención Direccion de Proyectos – Microsoft Certified Professional, MCP
– Project Management Professional, PMP
– Facilitador Certificado, SDI L1
• Actualmente – Gerente de Operaciones Axxon Consulting
– Instructor y Facilitador de distintos cursos, talleres y seminarios de Gestión de Proyecto, Liderazgo, Relaciones Interpersonales y otros.
– Voluntario y Miembro Fundador del Capitulo PMISCZ
2
Rocio Zelada PMP ,SDI L1 Bolivia
La historia del cazador , el cocinero y el oso…
Estaban un día …
…ambos sobreviven
…de pronto teníamos: El avión se estrella…
cazador cocinero
..entonces, bla bla bla bla….
Llevando los personajes a nuestra realidad…
Jefe del ProyectoVendedor Proyecto
Debe cazar…Debe cocinar osos.. … y los osos llegan
unos tras otros…
Como Cocineros (PMs) cuando nos entregan a nuestro Oso (Proyecto)….¿Qué hacemos?
¿Qué hacemos cuando tenemos mas de un proyecto a la vez o cuando nos llegan proyectos unos tras otros?
¿Nos dejamos intimidar?
¿Lo dejamos escapar y perdemos nuestra comida?
¿Luchamos como sea por cocinarlo?
Un buen PM…
Aplica las Mejores Practicas y la experiencia de otros como él.
Analiza la situación
Identifica el entorno junto con
riesgos y oportunidades
Toma el Control de la
situación
Aprende para hacerlo cada vez
mejor
Ya se que voy a tener que pelar varios osos muchas veces. ¿Qué hago?
La Peladora de Osos
Propósito: Gestionar de manera sistemática el compromiso de los interesados
del proyecto para encontrar un balance entre sus expectativas y
los objetivos del proyecto. Área de Conocimiento
13: Gestión de Interesados
del ProyectoA partir de ahora nos concentraremos en entender como
funciona…
Contenido de la Presentación
• ¿Qué o quienes son los interesados del proyecto?• Procesos de Gestión de los Interesados
– Identificar a los Interesados• Herramientas: Análisis de los Interesados• Salidas: Registro de Interesados
– Planificar la Gestión de los Interesados• Herramientas: Técnicas Analíticas• Salidas: Plan de Gestión de los Interesados
– Gestionar el Compromiso de los Interesados• Herramientas: Métodos de Comunicación y Habilidades Interpersonales.
– Controlar la Participación de los Interesados• Herramientas: Sistema de Gestión de la Información , Juicio de Expertos y Reuniones.
• Conclusiones y Recomendaciones• Preguntas y Respuestas
¿Qué o quienes son los interesados del proyecto?
Guía del PMBOK® 5ta Edición:
Son personas, grupos u organizaciones que podrían
afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del
proyecto
Procesos de Gestión de los Interesados
Inicio Planificación Ejecución Seguimiento yControl
1. Identificar a los Interesados
2. Planificar la Gestión de los
Interesados
3. Gestionar la Participación de los
Interesados
4. Controlar la Participación de los Interesados
Identificar a los Interesados
¿Cómo?
• Recopilar y analizar de manera sistemática toda la información cualitativa y cuantitativa a fin de identificar que intereses particulares son los que deben tomarse en cuenta a lo largo del proyecto.
¿Para qué?
• Analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia para definir el enfoque indicado para cada uno.
¿Qué?
• Personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto
Grupo de procesos de inicio
Entradas
1. Análisis de los Interesados
2. Juicio de expertos
3. Reuniones
Herramientas
1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Documentos de la Adquisición
3. Factores Ambientales de la Empresa
4. Activos de los Procesos de la Organización
1. Registro de Interesados
Salidas
Identificar a los interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas
Identificar a los Interesados
Mantener Satisfecho
Gestionar de Cerca
Mínimo Esfuerzo
Mantener Informado
Interés Poco Interés
Mucho Interés
Poco Poder
Mucho Poder
Pode
r
Herramientas: Matriz de Poder/ Interés
Otras Matrices:• Matriz Poder/Influencia• Matriz Influencia /Impacto
Nivel de Participación
• El nivel de participación actual de los interesados se debe comparar con el nivel planificado que se requiere para concluir el proyecto con éxito.
• El nivel de participación se puede clasificar de la siguiente manera:
DesconocedorNo conoce el proyecto ni sus impactos potenciales
ReticenteConocedor del proyecto y sus
impactos potenciales
pero reticente al cambio
NeutralConocedor del proyecto pero ni lo apoya ni es reticente
PartidarioConocedor del proyecto y sus
impactos y apoya el cambio
LíderConocedor del proyecto y de sus impactos potenciales
Activamente involucrado el lograr el éxito
del mismo
Salida: Registro de los Interesados
Fuente Parcial: Dharma Consulting
Matriz de Poder/Interes
Nivel de Participacion
¿Qué pasa si no identifico a un interesado al inicio del proyecto?
Preguntas para meditar en casa…
Planificar la Gestión de los Interesados¿Q
ué? • Es el proceso de
Desarrollar Estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
¿Par
a qu
é? • Plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto a fin de balancear sus expectativas con los objetivos del proyecto
¿Cóm
o? • Va mucho mas allá de implementar mejoras en las comunicaciones , ya que esta centrada en la creación y mantenimiento de las relaciones entre el equipo del proyecto y los interesados.
Grupo de procesos de Planificación
Entradas
1. Juicio de Expertos
2. Reuniones
3. Técnicas Analíticas
Herramientas
1. Plan para la Direccion del Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de la Empresa
4. Activos de los Procesos de la Organización
1. Plan de gestión de los Interesados
2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Salidas
Planificar la Gestión de los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas
Planificar la Gestión de los Interesados
Herramientas: Matriz de Participación de los Interesados
Interesados Desconocedor (1)
Reticente (2)
Neutral (3)
Partidario (4)
Líder (5)
Interesado 1 Actual Deseado
Interesado 2 Actual Deseado
Interesado 3 Actual Deseado
Interesados Brecha Acciones para cerrar la brecha
Interesado 1 1-4= -3 • Presentación individual del proyecto con foco en los beneficios esperados
• Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos• Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto
Interesado 2 3-4 = -1 • Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos• Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto
Interesado 3 3-3=0 • Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto
El Plan de Gestión de lo
s
Interesados es u
n
componente del Plan para
la Direcci
on del Proyecto
.
Identifica las estrategias de gestión necesarias para
involucrar a los interesados de manera eficaz. Puede ser formal o
informal, detallado o
formulado de manera
general en función a las
necesidades del proyecto.
Salida: Plan de Gestión de los Interesados
.
.. .
¿Generalmente los costos y tiempos asociados a las estrategias de gestión de los interesados se toman en cuenta
en presupuestos y cronogramas?
Preguntas para meditar en casa…
Gestionar la Participación o Compromiso de los Interesados
Que
• Proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas
• Gestionar asuntos o incidentes, y fomentar el compromiso de los interesados apropiados en las actividades del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Para
que
• Ayuda a aumentar la probabilidad de éxito del proyecto
• Asegura que las partes interesadas comprendan claramente los objetivos del proyecto, las metas, beneficios y riesgos.
• Permite a los interesados ser partidarios activos del proyecto y ayudar a orientar las actividades y decisiones del proyecto.
Com
o • Al anticipar reacciones de las personas al proyecto, las acciones preventivas se pueden tomar para lograr el apoyo o minimizar los impactos negativos
Gestionar el Compromiso de los Interesados requiere en gran medida el uso de habilidades blandas o soft skills
Grupo de procesos de Ejecución
Entradas
1. Métodos de Comunicación.
2. Habilidades Interpersonales.
3. Habilidades de Gestión
Herramientas
1. Plan de Gestión de los Interesados.
2. Plan de Gestión de las Comunicaciones.
3. Registro de Cambios.
4. Activos de los Procesos de la Organización.
1. Registro de Incidentes.
2. Solicitud de Cambio.
3. Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto.
4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.
5. Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la organización.
Salidas
Gestionar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas
Gestionar el Compromiso de los Interesados
• Aunque los directores del proyecto utilizan habilidades interpersonales adicionales, el uso adecuado de estas habilidades ayuda al director del proyecto a dirigir el proyecto de manera eficaz por eso se las considera las mas importantes
Liderazgo
Desarrollo del Espíritu de Equipo
Motivación
Comunicación
Influencia
Toma de decisiones
Negociación
Habilidades Interpersonales
Los Gerentes de Proyectos eficaces adquieren un equilibrio de habilidades técnicas, interpersonales y conceptuales que los
ayudan a analizar situaciones y a interactuar de manera apropiada
El reto de todo Gerente de Proyectos es jugar siempre 2 papeles:
Administrador + Líder
Habilidades Duras
(hard skills)
Habilidades Blandas
(soft skills)
Factor Valor
Porcentaje de Proyectos Exitosos 17-25%
Contribuciónciencia o tecnología
(habilidades duras) 20%
arte (habilidades blandas) 80%
%?
%?
%?
¿En que se basa el éxito o fracaso de las relaciones?
¿Qué hacen las personas que tienen relaciones exitosas?
REGION DE LA EXPERIENCIA PARA EL
EMISOR
REGION DE LA EXPERIENCIA PARA EL
RECEPTOR
ORIGEN CODIFICADOR MENSAJE
Filtro personal Filtro personal
DECODIFICADOR DESTINO
Retroalimentación
Filtro personalFiltro personal
Emisor Receptor
Modelo de Comunicación
Los filtros personales influencian las percepciones de uno mismo y de los demás
En este mundo traidornada es verdad ni mentira;
todo es según el colordel cristal con que se mira. (poema de Ley Campoamor)
La conducta es dirigida por la motivación para obtener el bienestar personal (autoestima)
A mi me motiva hacer las cosas
bien y cumplir las reglas
A mi me motiva la competencia y
quiero demostrar ser el mejor
A mi me motiva ayudar a los
demás, quiero donar a los pobres
el premio
A mi me motiva ayudar a los
demás, quiero donar a los pobres
el premio
A mi me motiva ayudar a los
demás, quiero donar a los pobres
el premio
A mi me motiva ayudar a los
demás, quiero donar a los pobres
el premio
…Lo que está tratando usted de hacer….. …lo que ellos ven que usted hace.
MotivaciónMotivaciónInterna
Su propia percepción está basada en…
La percepción de los otros sobre usted está basada en…
Motivación , Intención y Conducta
Toda las personas quieren experimentar el sentimiento de autoestima
La autoestima puede venir de:
Uno mismo: ser valorado por uno mismo Otros: ser valorado por otros
Queremos ser reconocidos y apreciados por las cosas que nos importan – pero lo que importa es diferente
para cada persona.
Secretos del éxito• Las personas son capaces de modificar sus
comportamientos y conductas con el fin de mejorar sus relaciones interpersonales.
• Para saber que motiva a una persona debo aprender a “escuchar activamente” con el fin de lograr “empatizar” con ella.
• Una relación exitosa es aquella en la que logro preservar mi autoestima pero también la autoestima de los demás.
¿Qué tan nuevos son estos conceptos?• “Ama a tu prójimo como a ti mismo” – Jesus (Mc 12, 29-31).• “Conócete a ti mismo”. El aforismo griego "Conócete a ti mismo" fue inscrito en el pronaos del templo de Apolo
en Delfos. Se acredita su autoría a distintos filósofos.• “En este mundo traidor nada es verdad ni mentira; todo es según el color del cristal con que se mira”. (poema de
Ley Campoamor)• “Camina un rato con mis zapatos” , proverbio indio• "Si los hombres han nacido con dos ojos, dos orejas y una sola lengua es porque se debe escuchar y mirar dos
veces antes de hablar." Madame de Sévigné• “Cualquiera puede enfadarse, eso es algo muy sencillo. Pero enfadarse con la persona adecuada, en el grado
exacto, en el momento oportuno, con el propósito justo y del modo correcto, eso, ciertamente, no resulta tan sencillo”. Aristóteles, Ética a Nicómaco
• “Cuando te inunde una enorme alegría, no prometas nada a nadie. Cuando te domine un gran enojo, no contestes ninguna carta” , proverbio chino
• “Quien no se percata de sus emociones queda a merced de las mismas” , anónimo• “El sabio no dice nunca todo lo que piensa, pero siempre piensa todo lo que dice.” Aristóteles• “El conocimiento y la comprensión sobre los demás es sabiduría.” Lao-tsé. Filósofo chino.• “Inteligencia: conócete, acéptate, supérate.” San Agustín. Obispo y filósofo.
Mis autores favoritos
(1914-1987) (1932-2012) (1947)
• Escribió la Teoría de la Conciencia de las Relaciones
• Desarrollo Herramientas Practicas como el SDI basándose en la teoría
• En base a su teoría y herramientas se fundo la compañía Personal Strenghts que se dedica a promocionar productos y servicios relacionados
• Escribió el bestseller “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas” entre otros
• En base a sus libros y programas de estudio se fundo la compañía FranklinCovey que se dedica a impartir talleres y seminarios en todo el mundo
• Escribió el bestseller “Inteligencia Emocional” entre otros
• En base a sus libros y programas de estudio esta la fundacion “Collaborative for Academic, Social and Emotional Learning” que se dedica a promover la practica alrededor del mundo
¿Si el líder del proyecto no tiene habilidades blandas el proyecto podría fracasar?
Preguntas para meditar en casa…
Controlar el Compromiso de los Interesados
¿Para qué?
• Las actividades del compromiso de los interesados que se incluyen en el Plan de Gestión de los Interesados y se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto deben revisarse continuamente.
¿Cómo?
• Asegurar que los interesados estén comprometidos en la medida que fue planificado y que las brechas identificadas se vayan cerrando paulatinamente en pro de un proyecto exitoso.
¿Qué?
• Es el proceso de seguimiento de las relaciones generales de los interesados del proyecto y de las estrategias de ajuste y los planes para involucrarlos
Grupo de procesos de Seguimiento y Control
Controlar el Compromiso de los Interesados
Entradas
1. Sistema de Gestión de la Información.
2. Juicio de Expertos.
3. Reuniones.
Herramientas
1. Plan para la Dirección del Proyecto.
2. Registro de Incidentes.
3. Datos del Desempeño del Trabajo.
4. Documentos del Proyecto.
1. Información del Desempeño del Trabajo.
2. Solicitud de Cambio.
3. Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto.
4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.
5. Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Organización.
Salidas
Controlar el Compromiso de los Interesados: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas
Controlar el Compromiso de los Interesados: Herramientas
• Proporciona una herramienta para que el PM:• Capture• Almacene y
Distribuya Información a los interesados
• sobre• Costos• Avance y• Desempeño del Proyecto
• Permite consolidar información y generar informes para los interesados
Sistema de Gestión de la Información
• Para identificar nuevos interesados se debe revaluar la lista de interesados actuales
• Se debe procurar el aporte de grupos o personas con pericia en la materia como ser:• La alta dirección• Otras unidades o individuos
en la organización• Otros interesados clave
identificados• Otros directores de proyecto • Expertos en el ámbito del
negocio y del proyecto
Juicio de Expertos
Típicamente se usan las reuniones de revisión de estado
del proyecto para evaluar la participación y compromiso de
los interesados
Reuniones
¿Qué pasa si el Plan no esta funcionando como esperaba?
Preguntas para meditar en casa…
Conclusiones y Recomendaciones
4. Finalmente Controlar la Participación y el Compromiso de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados.Ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados en un nivel adecuado.
1.Debemos Identificar y clasificar a los interesados desde las etapas más tempranas del proyecto. No vaya a ser que alguno se nos escape.
2. Un buen Plan de Gestión de los Interesados asegura un evolución positiva en el tiempoPermite incrementar el apoyo y minimizar la resistencia hacia el proyecto.
3. Gestionar la Participación de los Interesados no se trata netamente de Comunicaciones. Se trata de aplicar Habilidades Blandas que van desde la Influencia al Liderazgo
¿Listos para que empiecen a llegar los osos?
Patrocinado por:
Preguntas y Respuestas
Patrocinado por:
Gracias por su atención
[email protected]: rocio.zelada
Lynkedin: rocio-zelada-pmphttp://rociozelada-pmp.blogspot.com
Siempre que yo me enojo contigo, nunca pareces
disgustarte. ¿Cómo logras controlar tu carácter? Solo voy y
limpio el baño
¿Cómo ayuda eso?
Uso tu cepillo de dientes
