El principal medio para reportar información financiera de propósito general a las personas externas a la organización comercial es un conjunto de informes llamado “estados financieros”.

Las personas que reciben estos informes son llamados usuarios de los estados financieros. 

Un paquete de estados financieros comprende cuatro informes contables relacionados que

resumen en pocas páginas los recursos financieros, obligaciones, rentabilidad y

transacciones al contado de una empresa.

Un paquete completo de estados financieros incluye:

Un “balance general” que muestra los datos específicos de la posición financiera de la

empresa para indicar los recursos que posee, las obligaciones que debe y el monto del

capital propio (inversión) en el negocio. 

  

Un “estado de resultados” que indica la rentabilidad del negocio con relación al año

anterior (u otro periodo). 

  

Un “estado de utilidades retenidas” que explica ciertos cambios en el monto del

patrimonio en el negocio. 

  

Un “estado de flujo de efectivo” que resume el efectivo recibido y los pagos del negocio

respecto del mismo periodo cubierto por el estado de resultado.

Adicionalmente, un juego completo de estados financieros incluye muchas páginas de

notas explicativas que contienen información adicional que los contadores creen útil

en la interpretación de los estados financieros.

Frecuentemente, los inversionistas y acreedores comparan los estados financieros de muchas empresas diferentes para decidir dónde invertir sus recursos. Para tales comparaciones sean validas, los estados financieros de estas empresas deben ser razonablemente comparables, esto significa que deben mostrar información similar.

Para lograr este objetivo, los estados financieros son preparados conforme a un conjunto de “reglas fundamentales” llamado principios de contabilidad generalmente aceptados. 

Los principios de contabilidad generalmente aceptados o normas de información financiera (NIF).

Son un conjunto de reglas generales que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes de técnica contable.

Estado de resultado

Cómo elaborar un estado de resultados

El estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas, es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado.

Ejemplos de ingresos podrían ser las ventas, los dividendos y los ingresos financieros; mientras que ejemplos de gastos podrían ser la compra de mercaderías, los gastos de personal, los gastos financieros, los alquileres, los seguros, las depreciaciones y los impuestos.

El beneficio o pérdida vendría a ser el resultado de la diferencia entre los ingresos y los gastos; hay beneficio cuando los ingresos son mayores que los gastos, y hay pérdida cuando los ingresos son menores que los gastos.

En cuanto al periodo de tiempo que comprende un estado de resultados, éste suele corresponder al tiempo que dura el ejercicio económico de una empresa, el cual suele de ser un año; aunque cabe destacar que el estado de resultados es un documento flexible y además de elaborarse estados de resultados anuales, también suelen elaborarse estados de resultados mensuales y trimestrales.

El estado de resultados nos permite saber cuáles han sido los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha generado una empresa.

Pero también nos permite, al comparar un estado de resultado con otros de periodos anteriores, conocer cuáles han sido las variaciones en los resultados (sin han habido aumentos o disminuciones, y en qué porcentaje se han dado), y así saber si la empresa está cumpliendo con sus objetivos, además de poder realizar proyecciones en base a las tendencias que muestren las variaciones.

Algo que destacar es que la elaboración de un estado de resultados se basa en el principio de devengado, es decir, éste muestra los ingresos y los gastos en el momento en que se

producen, independientemente del momento en que se hagan efectivos los cobros o los pagos de dinero.

Por ejemplo, si una empresa vende un producto, el estado de resultados registra los ingresos por la venta en el momento en que ésta se realiza, aún cuando la venta no se cobre inmediatamente; o si la empresa compra mercadería, el estado de resultados registra los gastos por la compra al momento en que ésta se produce, aún cuando la mitad de la compra se pague meses después.

La estructura básica de un estado de resultados la podemos apreciar en el siguiente ejemplo:

1. Ingresos 2. Costo de producción3. Gastos de operación 4. Reglones no operacionales 

Modelo de estado de resultados

PRODUCTO JAYSA

ESTADO DE RESULTADO

Del 1 de Enero al 31 de Diciembre 2014

(En RD$ Pesos)

Ventas netas 1,600,000.00

-Costo de producción 500,000.00

=Utilidad Bruta 1,100,000.00

-Gastos administrativos 150,000.00

-Gastos de ventas 100,000.00

-Depreciación 10,000.00

=UTILIDAD OPERATIVA 840,000.00

-Gastos financieros 50,000.00 50,000.00

=UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 790,000.00

-Impuestos 40,000.00

=UTILIDAD NETA 750,000.00

Veamos la explicación de cada una de las cuentas:

-Las ventas netas son las ventas obtenidas por la empresa luego de haber descontado las devoluciones y las rebajas.

-El costo de producción son los costos incurridos dentro del proceso de producción.

-La utilidad bruta también llamada margen de contribución es el resultado de la diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas.

-Los gastos administrativos comprenden los gastos relacionados con las actividades de gestión, por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, seguros) de los gerentes, administradores y auxiliares, los alquileres, los materiales y útiles de oficina, la electricidad, el agua, etc.

-Los gastos de ventas comprenden los gastos relacionados con las actividades de comercialización de los productos, por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, comisiones) del jefe de venta y de los vendedores, la publicidad, el impuesto a las ventas, los empaques, el transporte, el almacenamiento, etc.

-La depreciación es la disminución del valor en el tiempo de las edificaciones, maquinarias, equipos, muebles, etc., con que cuenta la empresa.

-La utilidad operativa también llamada utilidad antes de intereses e impuestos es el resultado de la diferencia entre la utilidad bruta y los gastos operativos (gastos de administrativos y gastos de ventas) y la depreciación.

-Los gastos financieros o intereses son los gastos relacionados con el pago de intereses por deudas asumidas.

-La utilidad antes de impuestos es el resultado de la diferencia entre la utilidad operativa y los gastos financieros.

-Los impuestos también llamados impuestos a las utilidades o impuesto a la renta son los impuestos que debe tributar la empresa y que se aplican a las utilidades.

-La utilidad neta también llamada utilidad del ejercicio o ingresos netos es la ganancia o pérdida obtenida por la empresa; se obtiene a partir de la diferencia entre la utilidad antes de impuestos y los impuestos.

Finalmente, a modo de análisis del ejemplo del estado de resultados, podríamos decir que la empresa puede ser considerada rentable pues genera utilidades (ingresos netos, ganancias o beneficios), lo cual podría significar que estamos cumpliendo con los objetivos propuestos, o que podríamos tomar de decisión de invertir en ésta.

ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS

El termino utilidades retenidas se refiere a la porción del patrimonio de accionistas derivada de operaciones rentables. Las utilidades retenidas aumentan mediante la obtención de utilidades netas y se reducen al incurrir en pérdidas netas y mediante la declaración de dividendos. 

  

Ejemplo

PRDUCTO JAYSA

Estado de Utilidades Retenidas

Al 31 de Diciembre Del 2014   (En RD$ Pesos)

Utilidad Retenida periodo anterior $500,000.00

+Utilidad Retenida del periodo $750,000.00

=Utilidad Disponible $1,250,000.00

-Dividendos $600,000.00

=Utilidad Retenida al 31/12/2014 $650,000.00

BALANCE GENERAL

Es el estado financiero más importante para revisar la situación financiera de una empresa. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos, los pasivos y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).

El balance es un estado de situación financiera y comprende información clasificada y agrupada en tres grupos principales: activos, pasivos y capital. A su vez cada uno de estos grupos, muestran en detalle distintas cuentas.

En cuanto a su elaboración el balance general se realiza cada año al finalizar el ejercicio económico de la empresa (balance final), aunque también se suelen elaborar balances al inicio del ejercicio (balances de apertura), y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral (balances parciales).

Toda empresa necesita conocer sus resultados y plasmarlos en un documento contable que determine este proceso. El balance general es en pocas palabras un resumen que refleja el panorama actual de su compañía. El balance general es un documento guía para la toma de decisiones financieras, en el se cumple la ecuación fundamental de contabilidad: Activo es igual a Pasivo más Capital (A = P + C), y también el principio básico de Contabilidad de la “Partida Doble”, las cantidades de los activos y los pasivos deben ser iguales.

En un balance clasificado, generalmente los activos son presentados en tres grupos:

1. Activos circulantes 2. Activos fijos 3. Otros activos 

Los pasivos se clasifican en tres categorías: 1. Pasivos circulantes 2. Pasivos largo plazo 

PATRIMONIO

ACTIVOS CIRCULANTES: los activos circulantes son recursos relativamente “líquidos”. Esta categoría incluye efectivo, inversiones en títulos (valores negociables), documentos por cobrar, inventarios y gastos preparados. Para clasificar un activo en activo circulante, debe ser posible convertirlo en efectivo en un tiempo relativamente corto, sin interferir con las operaciones normales del negocio.

El periodo en el cual se espera que los activos circulantes sean convertidos a efectivo

generalmente es de un año. Sin embargo, si una empresa requiere más de un año para

completar su ciclo de operación normal, la duración del ciclo de operación define cuales

son los activos circulantes. Por lo tanto, el inventario y las cuentas por cobrar normalmente

califican como activos circulantes, aun cuando estos activos requieren más de un año para

ser convertidos en efectivo. 

Activos fijos: bienes de la empresa que no pueden convertirse en líquidos a corto plazo,

ejemplo terrenos, maquinarias etc.

  Los “otros activos” son activos no corrientes, puesto que corresponde activos que no

forman parte o no tienen relación alguna con el objeto de la empresa, por tanto se deben

clasificar como no corrientes.

PASIVOS CIRCULANTES: Los pasivos circulantes son deudas existentes que deben ser

pagadas dentro del mismo periodo utilizado al definir los activos circulantes. Se espera que

estas deudas sean pagadas con los activos circulantes (o mediante los servicios que éstos

presten). Entre los pasivos circulantes están los documentos por pagar (con vencimiento a

un año), las cuentas por pagar, el ingreso no devengado y los gastos acumulados, tales

como los impuestos sobre la renta por pagar, las remuneraciones por pagar.

Se denominan Pasivos a largo plazo a las obligaciones de pago que tiene una empresa cuya devolución será efectiva en un periodo superior a un año.

Ejemplo de un estado de situación o balance general:

PRODUCTO JAYSA

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

Al 31 de Diciembre del 2014

(En RD$ Pesos)

ACTIVOCORRIENTE $602,280.00

Efectivo y Equivalentes de Efectivo

$ 468,380.00

Cuentas por Cobrar 85,900.00(-)  Estimación para cuentas

incobrables(15,000.00)

Documentos por CobrarAccionistas 50,000.00Inventarios 12,000.00

Gastos Pagados por adelantado

1,000.00

NO CORRIENTE $128,000.00Propiedad, Planta y Equipo 165,000.00(-)  Depreciación acumulada (37,000.00)

TOTAL ACTIVOS $   730,280.00

PASIVOCORRIENTE $49,280.00

Cuentas por pagar comerciales

$  40,280.00

Documentos por Pagar 2,000.00Préstamos por Pagar 6.000.00

Impuesto sobre la Renta por Pagar

1,000.00

NO CORRIENTE $31,000.00Préstamos por Pagar largo

plazo$  30,000.00

Provisiones para obligaciones laborales

1,000.00 __________

TOTAL PASIVO $80,280.00

PATRIMONIO $650,000.00PASIVO  MÁS  PATRIMONIO

$ 730,280.00

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO

El flujo de efectivo “es un estado financiero que muestra el efectivo generado y utilizado en

las actividades de operación, inversión y financiación.

El objetivo del flujo de efectivo es determinar la capacidad de la empresa, entidad o persona para generar el efectivo que le permita cumplir con sus obligaciones inmediatas y directas, para sus proyectos de inversión y expansión. Además, este flujo de efectivo permite hacer un análisis de cada una de las partidas que inciden en la generación de efectivo, el cual puede ser de gran utilidad para elaborar políticas y estrategias que permitan a la empresa utilizar óptimamente sus recursos.

  Es importante señalar que, como estado financiero básico, el estado de flujo de efectivo entró en vigor en 2008, según lo establecido en la Norma de Información Financiera NIF B-2, y su objetivo es presentar a los usuarios interesados las entradas y salidas de efectivo originadas por las actividades de operación, inversión y financiamiento.

Las actividades que conforman la estructura de dicho estado financiero son:

Actividades de operación:

Son aquellas actividades de la operación relacionadas con el desarrollo del objeto social de la empresa o entidad, es decir, con la producción o comercialización de sus bienes, o la prestación de sus servicios.

ENTRADAS:

- Recaudo de las ventas por bienes o prestación de servicios. 

- Cobro de cuentas por cobrar. 

- Recaudo de intereses y rendimientos de inversiones. 

- Otros cobros no originados con operaciones de inversión o financiación. 

  

SALIDAS:

- Desembolso de efectivo para adquisición de materias primas, insumos y bienes para la

producción. 

- Pago de las cuentas de corto plazo. 

- Pago a los acreedores y empleados. 

- Pago de intereses a los prestamistas. 

- Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación. 

  

Actividades de inversión:

Son las que hacen referencia a las inversiones de la empresa en activos fijos, en compra de

inversiones en otras empresas, títulos, valores, etc.

ENTRADAS:

- Recaudo por la venta de inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros bienes de

uso. 

- Cobros de préstamo de corto plazo o largo plazo, otorgados por la entidad. 

- Otros cobros relacionados con operaciones de inversión o financiación.   

  

SALIDAS:

- Pagos para adquirir inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros bienes de uso. - Pagos en el otorgamiento de préstamos de corto y largo plazo. - Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.   Actividades de financiación:

Son aquellas que hacen referencia a la adquisición de recursos para la empresa, que van desde las fuentes externas de financiamiento hasta los propios socios de la empresa o entidad.

ENTRADAS:

- Efectivo recibido por incrementos de aportes o recolocación de aportes. 

- Prestamos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las transacciones con proveedores y

acreedores relacionadas con la operación de la entidad. 

- Otras entradas de efectivo no relacionadas con las actividades de operación e inversión. 

  

SALIDAS:

- Pagos de dividendos o su equivalente, según la naturaleza del ente económico. 

- Reembolso de aportes en efectivo. 

- Readquisición de aportes en efectivo. 

- Pagos de obligaciones de corto y largo plazo diferentes a los originados en actividades de

operación. 

- Otros pagos no relacionadas con las actividades de operación e inversión. 

¿En dónde radica la importancia de este estado financiero?

La importancia del flujo de efectivo reside en que permite a la entidad económica y al responsable de la información financiera conocer cómo se genera y utiliza el dinero y sus equivalentes en la administración del negocio.

Por lo tanto, de manera general, el estado de flujo de efectivo expone lo siguiente:

-Muestra las entradas y salidas que representan el origen y la aplicación de los recursos en cierto periodo.

-En un entorno inflacionario, elimina los efectos de la inflación reconocidos en los estados financieros.

-Se expresa en valores nominales.

-En la presentación del estado financiero, muestra la generación o utilización de efectivo en actividades de operación, inversión y financiamiento.

-Para formular el estado financiero se puede utilizar el método directo o indirecto, pero ambos consideran las entradas y salidas de efectivo en el periodo.

EJEMPLO

ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO 

  

Flujos de efectivo provenientes de actividades operacionales 

Entradas de efectivo provenientes de 

Actividades operacionales XXXX 

Pagos de efectivo de efectivo de 

Actividades operacionales (XXXX) 

Efectivo neto originado en las actividades operacionales XXXX 

  

Flujos de efectivo provenientes de actividades de inversión 

Efectivo neto utilizado en actividades de inversión (XXXX) 

  

Flujos de efectivo proveniente de actividades de financiación 

Efectivo neto proveniente de actividades de financiación (XXXX) 

Incremento neto en el efectivo durante el año XXXX 

Efectivo, dic. 1998 según balance XXXX 

Efectivo dic. 1999seghun balance XXXX

Estado de costos de producción

Es el estado financiero que muestra la integración y cuantificación de la materia prima, mano de obra y gastos indirectos que nos ayuda a valorar la producción terminada y transformada para conocer el costo de su fabricación.

Importancia del estado de Producción.

- Determinación y comprobación del presupuesto.

- Saber cuánto cuesta cada unidad fabricada.

- Conocer la eficiencia de la producción.

- Control de los 3 elementos del costo.

- Información.

- Comparación entre costos estimados contra los reales.

Elementos del Estado de Costos de Producción:

I nivel.

Consumo de materia prima.

Inventario inicial de materia prima.

- Compras de Materia prima.

= Total de Materia prima.

- Inventario final de Materia prima.

= Costo de materia prima utilizada.

II nivel.

- Mano de obra directa.

= Costo primo.

III nivel.

- Gastos indirectos de Fabricación.

= Total de Costo de Fabricación.

IV nivel.

+Inventario Inicial de producción en Proceso.

- Inventario Final de producción en Proceso.

= Total de Costo de la Producción Terminada.

V nivel.

- Inventario inicial de producción terminada.

- Inventario final de producción terminada.

= Costo de Venta.

       LA PROBLEMÁTICA CONTABLE DEL RECONOCIMIENTO DE INGRESOS EN LOS CONTRATOS DE LARGA DURACIÓN

La problemática contable de los ingresos ha sido uno de los temas más debatidos en la teoría de la contabilidad, en particular, su reconocimiento. El momento en que se reflejan en la contabilidad, condiciona la determinación del resultado del ejercicio.  Numerosos autores y organismos se han pronunciado sobre los requisitos que deben cumplirse para el reconocimiento del ingreso derivado de un hecho o una transacción económica, entre otros, destacan el Financial Accounting Standards Board (1984), la Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas (1991), el International Accounting Standards Committee (1993b). Estos requisitos pueden resumirse en los siguientes puntos:

1.   Que el ingreso pueda medirse razonablemente.

2.   Que la obtención de la contraprestación acordada esté razonablemente asegurada.

3.   Que los gastos correspondientes a los ingresos puedan estimarse razonablemente.

4.   Que se haya producido el hecho o acontecimiento crucial.

MÉTODOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE INGRESOS EN LOS CONTRATOS DE LARGA DURACIÓN

De acuerdo con las circunstancias expuestas, tanto en la teoría como en la normalización contable se han planteado dos métodos para el reconocimiento de los ingresos derivados de los contratos de larga duración:

-         método del contrato cumplido, y

-         método del porcentaje de realización.

De acuerdo con el método del contrato cumplido, los ingresos se reconocen sólo cuando el contrato está terminado o sustancialmente completo.  En el método del porcentaje de realización, los ingresos de cada periodo contable se determinan con referencia al estado de realización del contrato al final del mismo, de forma que los ingresos se reconocen a medida que avanza la realización del mismo.

El grado de terminación de una obra al final de cada periodo, para la aplicación del método del porcentaje de realización, puede estimarse de acuerdo con distintos criterios, entre otros, en función de las unidades obtenidas de producto (ej., kilómetros construidos de carretera); o bien en función de las unidades consumidas de un factor productivo determinado (ej., número de horas trabajadas de mano de obra).  No obstante, en determinadas circunstancias ambos procedimientos plantean algunos inconvenientes.  Así, la estimación del porcentaje de realización en función del producto obtenido puede dar lugar a estimaciones incorrectas si las unidades utilizadas no son homogéneas en relación a los costes necesarios para su obtención.

  Por otro lado, el criterio basado en el consumo de un factor productivo presupone una relación fija entre el número de unidades consumidas de ese factor y el producto obtenido; si esta relación cambia, la medida del estado de realización del contrato será errónea.  Además, el reconocimiento de los ingresos en función de las unidades físicas consumidas de factor productivo presenta el problema de la búsqueda de una medida que sea lo suficientemente representativa del consumo total de factores (López y Menéndez, 1991, p. 163).

Un método utilizado con frecuencia consiste en estimar el grado de terminación del contrato en una determinada fecha en función del porcentaje que representan los costes incurridos hasta dicha fecha sobre los costes totales previstos.  El principal inconveniente

de este método es la dificultad de estimar con precisión el coste total de la obra.  Si las estimaciones son erróneas, el ingreso reconocido en el ejercicio también lo será.

En ningún caso, el cobro de anticipos realizados por los clientes se considera como un criterio admitido para el reconocimiento de los ingresos, ya que frecuentemente no reflejan el trabajo realizado.

EJEMPLO DE APLICACIÓN

En el ejemplo que incluimos a continuación, mostramos la aplicación de cada uno de los dos métodos señalados anteriormente.

DATOS SOBRE CONTRATOS

   

INICIO

 

TERMINACION

 

PRECIO

COSTES PREVISTOS

CONTRATO 1 Año 1 Año 3 200 150

CONTRATO 2 Año 1 Año 3 320 280

CONTRATO 3 Año 2 Año 4 200 180

CONTRATO 4 Año 3 Año 5         500         440

TOTAL     1.220 1.050

COSTES INCURRIDOS

  Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 TOTAL

CONTRATO 1 45  (30%) 75  (50%) 30  (20%)     150 (100%)

CONTRATO 2 140  (50%) 84  (30%) 56  (20%)     280 (100%)

CONTRATO 3   54  (30%) 90  (50%) 36  (20%)   180 (100%)

CONTRATO 4 ___ ___ 110  (25%) 154  (35%) 176  (40%) 440   (100%)

TOTAL 185 213 286 190 176 1.050

 

METODO DEL CONTRATO CUMPLIDO

  Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 TOTAL

INGRESOS

Obra 1

 

 

   

200

     

200

Obra 2     320     320

Obra 3       200   200

Obra 4         500 500

Total ingresos 0 0 520 200 500 1.220

Total gastos (185) (213) (286) (190) (176) (1.050)

Aum. (red.) exist. 185 213 (144) 10 (264) 0

Exist. iniciales 0 185 398 254 264  

Exist. finales 185 398 254a 264b 0  

RESULTADO 0 0 90 20 60 170

a  54 + 90 + 110 = 254

b  110 + 154 = 264

METODO DEL PORCENTAJE DE REALIZACION  (porcentaje de ingresos sobre el total previstos)

  Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 TOTAL

INGRESOS

Obra 1

 

60

 

100

 

40

     

200

Obra 2 160 96 64     320

Obra 3   60 100 40   200

Obra 4     125 175 200 500

Total ingresos 220 256 329 215 200 1.220

Total gastos (185) (213) (286) (190) (176) (1.050)

RESULTADO 35 43 43 25 24 170

Ingreso periodo = x ingresos totales previstos - ingresos imputados periodos anteriores = x 200 = 60

COMPARACION CONTRATO CUMPLIDO vs. PORCENTAJE DE REALIZACION

  Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

RDO. CONTRATO CUMPLIDO

0 0 90 20 60

RDO. % REALIZACION 35 43 43 25 24

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INVENTARIOS & DE LOS MODELOS DE INVENTARIOS

Sistemas de inventariosUn sistema de inventarios es un conjunto de normas, métodos y procedimientos aplicados de manera sistemática para planificar y controlar los materiales y productos que se emplean en una organización. Este sistema puede ser manual o automatizado. Para el control de los costos, elemento clave de la administración de cualquier empresa, existen sistemas que

permiten estimar los costos de las mercancías que son adquiridas y luego procesadas o vendidas.

Tipos de sistemas de inventario:

Sistema de Inventario Perpetuo: el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente.

Sistema de Inventario Periódico: En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario.

MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS

Los métodos de valoración o métodos de valuación de inventarios son técnicas utilizadas con el objetivo de seleccionar y aplicar una base específica para valuar los inventarios en términos monetarios. La valuación de inventarios es un proceso vital cuando los precios unitarios de adquisición han sido diferentes.

Existen numerosas técnicas de valoración de inventarios, sin embargo las comúnmente utilizadas por las organizaciones en la actualidad (dada su utilidad) son:

Identificación Específica

Primeros en Entrar Primeros en Salir - PEPS

Últimos en Entrar Primeros en Salir - UEPS

Costo promedio constante o Promedio Ponderado.

Dado que la "Identificación Específica" consiste en la identificación individual de cada uno de los artículos, lo cual incrementa su grado de certeza en igual proporción al grado de complejidad de su aplicación, estudiaremos los tres métodos restantes.

PRIMEROS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR - PEPS

Comúnmente conocido como FIFO (First In, First Out), este método de valoración de

inventarios se basa en la interpretación lógica del movimiento de las unidades en el sistema

de inventario, por ende el costo de las últimas compras es el costo de las existencias, en el

mismo orden en que ingresaron al almacén. Tal como podemos observar a continuación:

En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es por 450 unidades, del primer lote de

entradas se toman 250 unidades al costo de $ 620 y del segundo lote se toman las 200

unidades restantes al costo de $ 628.

 

La ventaja de aplicar esta técnica consiste en que los inventarios están valorados con los

costos más recientes, dado que los costos más antiguos son los que van conformando a su

medida los primeros costos de ventas o de producción (costos de salidas). La principal

desventaja de aplicar esta técnica radica en que los costos de producción y ventas bajos que

suele mostrar, incrementa lógicamente las utilidades, generando así un mayor impuesto.

 

ÚLTIMOS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR - UEPS

Comúnmente conocido como LIFO (Last In, First Out), este método de valoración se basa

en que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario, son los primeros en

venderse, claro está en función del costo unitario, es decir que el flujo físico es irrelevante,

aquí lo importante es que el costo unitario de las últimas entradas sea el que se aplique a las

primeras salidas. Tal como podemos observar a continuación:

En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es de 450 unidades, del último lote de

entradas se toman las primeras 250 salidas a un costo unitario de $ 633, y del segundo lote

de entradas se toman las 200 unidades restantes a un costo de $ 628.

 

La ventaja de aplicar esta técnica es que el inventario se valorará con el costo más antiguo,

lo cual supone un costo de inventario inferior a su valor promedio, siendo de gran utilidad

en épocas de inflación cuando los costos aumentan constantemente.

COSTO PROMEDIO CONSTANTE O PROMEDIO PONDERADO

Este es un método de valoración razonable de aproximación en donde se divide el saldo en

unidades monetarias de las existencias, entre el número de unidades en existencia. Este

procedimiento que ocasiona que se genere un costo medio, debe recalcularse por cada

entrada al almacén. Tal como podemos observar a continuación:

En este caso al momento de la salida del almacén de 450 unidades, se debe calcular el costo

medio, dividiendo el saldo ($ 470.250) entre el número de existencias anterior a la salida de

la mercancía(750), es decir 470250/750 = 627. Este costo será el que se aplicará para todas

las 450 unidades de salida.

LA DEPRECIACION.

La depreciación es un reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Su distribución debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor técnico, que debe revelarse en las notas a los estados contables.

Antes de empezar a explicar los métodos de depreciación hay que saber la vida útil de los activos.

Según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes

muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años, y

los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.

Además de la vida útil, se maneja otro concepto conocido como valor de salvamento o

valor residual, y es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo

una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.

Una vez determinada la vida útil y el valor de salvamento de cada activo, se procede a

realizar el cálculo de la depreciación.

Método de línea recta

En el método de depreciación en línea recta se supone que el activo se desgasta por igual durante cada periodo contable. Este método se usa con frecuencia por ser sencillo y fácil de calcular. EL método de la línea recta se basa en el número de años de vida útil del activo, de acuerdo con la fórmula:

Costo – valor de desecho=

monto de la depreciación para cada año de vida del activo o gasto de depreciación anualAños de vida útil

La depreciación anual para un camión al costo de $33 000 000 con una vida útil estimada de cinco años y un valor de recuperación de $3 000 000, usando el método de la línea recta es:

$33 000 000 - $3 000 000= Gasto de depreciación anual de $6 000 000

5 años

Valor del activo 30,000,000.00

Vida útil (Años) 5.00

Depreciación por línea recta

Año Cuota depreciación Depreciación acumulada

Valor neto en libros

1 6,000,000.00

6,000,000.00

24,000,000.00

2 6,000,000.00

12,000,000.00

18,000,000.00

3 6,000,000.00

18,000,000.00

12,000,000.00

4 6,000,000.00

24,000,000.00

6,000,000.00

5 6,000,000.00

30,000,000.00 -

Método de las unidades producidas

El método de las unidades producidas para depreciar un activo se basa en el número total de unidades que se usarán, o las unidades que puede producir el activo, o el número de horas que trabajará el activo, o el número de kilómetros que recorrerá de acuerdo con la fórmula.

Costo – valor de desecho

=Costo de depreciación de una unidad hora o kilómetro

x

Número de unidades horas o kilómetros usados durante el periodo

Unidades de uso, horas o kilómetros

=Gasto por depreciación del periodo

Por ejemplo, suponga que el camión utilizado en el ejemplo anterior recorrerá 75 000 kilómetros aproximadamente. El costo por kilómetro es:

$33 000 000 - $3 000 000=

$400 de costo de depreciación por kilómetro75 000 kilómetros

Para determinar el gasto anual de depreciación, se multiplica el costo por kilómetro ($400) por el número de kilómetros que recorrerá en ese periodo. La depreciación anual del camión durante cinco años se calcula según se muestra en la tabla siguiente:

Año Costo por kilómetro X Kilómetros Depreciación anual

1 $400 20 000 $8 000 000

2 400 25 000 10 000 000

3 400 10 000 4 000 000

4 400 15 000 6 000 000

5 400 5 000 2 000 000

75 000 $30 000 000

Método de la suma de los dígitos de los años

En el método de depreciación de la suma de los dígitos de los años se rebaja el valor de desecho del costo del activo. El resultado se multiplica por una fracción, con cuyo numerador representa el número de los años de vida útil que aún tiene el activo y el denominador que es el total de los dígitos para el número de años de vida del activo. Utilizando el camión como ejemplo el cálculo de la depreciación, mediante el método de la suma de los dígitos de los años, se realiza en la forma siguiente:

Año 1 + año 2 + año 3 + año 4 + año 5 = 15 (denominador)

Puede usarse una fórmula sencilla para obtener el denominador.

Año + (año x año)= denominador

2

5 + (5 x 5)=

30= 15 (denominador)

2 2

La depreciación para el año 1 puede ser calculada mediante las siguientes cifras:

Costo - Valor de desecho = Suma a depreciar

$33 000 000 - $3 000 000 = $30 000 000

Suma a depreciar xAños de vida pendientes

Suma de los años= Depreciación del año 1

$30 000 000 x 5/15 = $10 000 000

En el siguiente cuadro se muestra el cálculo del gasto anual por depreciación, de acuerdo con el método de la suma de los dígitos de los años, para los cinco años de vida útil del camión de los ejemplos anteriores.

MÈTODO: SUMA DE LOS DÍGITOS DE LOS AÑOS

Año Fracción

X

Suma a depreciar Depreciación anual

1 5/15 $30 000 000 $10 000 000

2 4/15 30 000 000 8 000 000

3 3/15 30 000 000 6 000 000

4 2/15 30 000 000 4 000 000

5 1/15 30 000 000 2 000 000

15/15 $30 000 000

El método de la suma de los dígitos de los años da como resultado un importe de depreciación mayor en el primer año y una cantidad cada vez menor en los demás años de vida útil que le quedan al activo. Este método se basa en la teoría de que los activos se deprecian más en sus primeros años de vida.

Método de la reducción de saldos

Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige

necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se

depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método.

La formula a utilizar es la siguiente:

Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n

Donde n es el la vida útil del activo

Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación,

para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar

Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del

valor del vehículo) tendremos:

1- ( 3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904

Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que

para el primer periodo es de 30.000.00

Valor del activo 30,000,000.00

Vida útil (Años) 5.00

Valor de salvamento 3,000,000.00

Depreciación por reducción de saldosAño Tasa

depreciaciónValor sin depreciar

Cuota depreciación

Depreciación acumulada

Valor neto en libros

1 0.36904

30,000,000.00

11,071,279.67

11,071,279.67

18,928,720.33

2 0.36904

18,928,720.33

6,985,505.22

18,056,784.88

11,943,215.12

3 0.36904

11,943,215.12

4,407,555.82

22,464,340.71

7,535,659.29

4 0.36904

7,535,659.29

2,780,979.72

25,245,320.42

4,754,679.58

5 0.36904

4,754,679.58

1,754,679.58

27,000,000.00

3,000,000.00