Estructura de Carga de Asientos

ESTRUCTURA PARA CARGA DE ASIENTOS

INTERFACE DESDE OTROS SISTEMAS

Software: CONCAR SQL Documento Versión: 1.0

Fecha de Actualización: 03-Abr.-2012

SISTEMA DE CONTABILIDAD CONCAR SQL

Formatos de archivos para Carga de Asientos Automáticos desde archivos DBF

El sistema de Contabilidad permite incluir asientos contables producidos en forma automática desde otros sistemas del usuario. Por ejemplo si se dispone de un Sistema de Facturación, el usuario puede preparar un programa para producir el asiento contable y grabarlo en dos archivos y luego cargar este asiento en el sistema de Contabilidad, evitándose la digitación. Estos asientos pueden producirse en forma diaria, semanal, mensual y la afectación contable y numeración de comprobantes deben ser definidas por el usuario contable. Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van a agregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro. Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable. El usuario debe decidir si mantendrá un archivo de control de numeración de comprobantes para cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de control de numeración CTXXXXNUMEYY (Donde XXXX = Compañía y YY = Ejercicio) para obtener dicha numeración. Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un numero de subdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeración. La numeración de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente estructura (EJEMPLO) : SUBDIARIO COMPROBANTE 04 010001 ENERO 04 010002 04 020001 FEBRERO 05 010001 ENERO 05 010002 05 020001 FEBRERO Los dos primeros dígitos del comprobante indican el mes contable y debe coincidir con la fecha del comprobante





Los dos archivos son los siguientes : CCXXXXYY - Comprobantes Cabeceras Ejemplo CC000112 CDXXXXYY - Comprobantes Detalles Ejemplo CD000112 En donde XXXX es el código de la compañía (0001) y YY el año del ejercicio contable (2012). En el archivo de Cabeceras debe existir un registro por cada comprobante, y el archivo de detalles deben existir varios registros por comprobante. Los campos de relación son los campos SUBDIA y COMPRO.





DICCIONARIO DE DATOS

============================================================== CAMPO DESCRIPCION T LG DC. ============================================================== CTXXXXNUMEYY CONTROL DE NUMERACION

1 CTSUBDIA CÓDIGO DE SUBDIARIO C 4 2 CTANO AÑO C 2 3 CTMES MES C 2 4 CTNUMER ULTIMO NRO DE COMPROBANTE N 4 AUTOMATICO 5 CTFECCRE FECHA DE CREACION D 8 6 CTFECACT FECHA DE MODIFICACION D 8 NOTAS

1. Existe una Tabla SQL CTXXXXNUMEYY por cada ejercicio contable y Compañía.

Ejemplo CT0001NUME12.DBF

2. El archivo CTXXXXNUMEYY tiene un Primary Key con la siguiente

estructura: CTSUBDIA+CTANO+CTMES

3. El archivo CTXXXXNUMEYY es usado por los programas de registro de

comprobantes por lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red.

4. Para actualizar un registro del CTXXXXNUMEYY , debe buscarse dicho registro por los

campos indicados en el índice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.





CCXXXXYY COMPROBANTES - CABECERAS

Nombre

Campo

Descripción Tipo

Dato

Long. Cant.

Dec.

CSUBDIA SUBDIARIO (TABLA 02) C 4

CCOMPRO NUMERO DE COMPROBANTE (MMNNNN) Los dos primeros dígitos son el mes contable y los 4 siguientes el numero correlativo

C 6

CFECCOM FECHA DE COMPROBANTE (AAMMDD) C 6

CCODMON CÓDIGO DE MONEDA US = Dólares , MN=Soles

C 2

CSITUA SITUACION DEL COMPROBANTE (P = Pendiente , F = Finalizado)

C 1

CTIPCAM TIPO DE CAMBIO (solo debe ingresarse para CTIPO = C )

N 10 4

CGLOSA GLOSA DEL COMPROBANTE C 40

CTOTAL IMPORTE TOTAL DEL COMPROBANTE N 14 2

CTIPO TIPO DE CONVERSION C=Especial, M=Compra, V=Venta y F=De acuerdo a fecha

C 1

CFLAG FLAG DE CONVERSION DE MONEDA S= Comp. Con Conversión, N= Comp. Sin Conversión

C 1

CDATE FECHA DE ACTUALIZACION (DATE) * D 8

CHORA HORA DE ACTUALIZACION * C 6

CFECCAM FECHA DE TIPO DE CAMBIO (Solo completar cuando CTIPO=F)

C 6

CUSER USUARIO ACTUALIZADOR * C 5

CORIG SISTEMA DE ORIGEN ** C 2

CFORM MANUAL / AUTOMATICO Completar siempre con M=Manual, si se coloca A, el sistema bloqueará el comprobante y no podrá ser modificado por el usuario

C 1

CTIPCOM TIPO COMPROBANTE ** C 2

CEXTOR COMPROBANTE EXTORNADO ** C 1

* Estos datos se actualizan automáticamente al cargar los comprobantes, el el

programa de interface, deben dejarse VACIOS.

** Estos campos deben existir, pero dejarse VACIOS, son de uso interno de Real

Systems.





CDXXXXYY COMPROBANTES – DETALLE DE ASIENTOS

Nombre

Campo

Descripción Tipo

Dato

Long. Cant.

Dec.

DSUBDIA CODIGO DE SUBDIARIO Según Tabla General 02 de Concar

C 4

DCOMPRO NUMERO DE COMPROBANTE C 6

DSECUE SECUENCIA Correlativo iniciar en 0001 en cada comprobante

C 4

DFECCOM FECHA DE COMPROBANTE Define el mes contable, Formato: YYmmDD

C 6

DCUENTA CUENTA CONTABLE Código debe existir en Mantenimiento de Plan de Cuentas

C 12

DCODANE CÓDIGO DE ANEXO Código debe existir en Mantenimiento de Anexos, validar Tipo y código.

C 18

DCENCOS CENTRO DE COSTOS Según Tabla General 05 de Concar

C 6

DCODMON CÓDIGO DE MONEDA US = Dólares , MN=Soles

C 2

DDH DEBE / HABER (D=Debe, H=Haber)

C 1

DIMPORT IMPORTE Debe considerarse en la moneda definida en CODMON

N 14 2

DTIPDOC TIPO DE DOCUMENTO Código de Tipo de documento según la Tabla General 07 de Concar (FT=Factura)

C 2

DNUMDOC NUMERO DE DOCUMENTO Incluye serie y número (sss-nnnnnnn)

C 20

DFECDOC FECHA DE DOCUMENTO Fecha de emisión del documento (YYmmDD)

C 6

DFECVEN FECHA DE VENCIMIENTO Fecha de Vcto. del documento (YYmmDD)

C 6

DAREA CÓDIGO DE AREA Código según la Tabla General 26 de Concar

C 3

DFLAG FLAG DE CONVERSION DE MONEDA S= Comp. Con Conversión N= Comp. Sin Conversión

C 1

DXGLOSA GLOSA DEL MOVIMIENTO Puede ser diferente en cada línea

C 30

DDATE FECHA DE ACTUALIZACION * D 8





DCODANE2 CODIGO DE ANEXO AUXILAR C 18

DUSIMPOR IMPORTE EN DOLARES Solo se llena en los comprobantes SIN Conversión (FLAG=N)

N 14 2

DMNIMPOR IMPORTE EN SOLES Solo se llena en los comprobantes SIN Conversión (FLAG=N)

N 14 2

DCODARC TIPO COMPROBANTE ** C 2

DTIDREF TIPO DOCUMENTOREFERENCIA Código de Tipo de documento según la Tabla General 07 de Concar (FT=Factura)

C 2

DNDOREF NUMERO DOCUMENTO REFERENCIA (Incluye serie y número)

C 2

DFECREF FECHA DOCUMENTO REFERENCIA D 8

DBIMREF BASE IMPONIBLE DOCUMENTO PROVISION N 14 2

DIGVREF IGV DOCUMENTO PROVISION N 14

ESTRUCTURA OPCIONAL, PARA REGISTRO DE MAQUINAS REGISTADORA:

En caso no trabaje con Máquinas registradoras, no considerar estos campos en la estructura DTIPDOR TIPO REFERENCIA EN ESTE CASO “MQ” C 2

DNUMDOR NÚMERO SERIE CAJA REGISTRADORA C 20

DFECDO2 FECHA DE OPERACIÓN D 8

* Estos datos se actualizan automáticamente al cargar los comprobantes, el el

programa de interface, deben dejarse VACIOS.

** Estos campos deben existir, pero dejarse VACIOS, son de uso interno de Real

Systems.

IMPORTANTE:

Todos los campos deben ser completados o dejados vacíos dependiendo de la configuración en el Mantenimiento del Plan de Cuentas de cada una de las cuentas utilizadas en los asientos. Ejemplo: Si la cuenta 70x está configurada para pedir Centro de Costos, en esa secuencia debe consignarse un dato en el campo DCENCOS y lo mismo para todos los demás campos.





SISTEMA DE CONTABILIDAD CONCAR

Formatos de archivos para Carga de Asientos Automáticos

Ejemplo de Contenido:

Cabeceras CSUBDIA CCOMPRO CFECCOM CCODMON CSITUA CTIPCAM CGLOSA CTOTAL TIPO CFLAG

05 020001 120203 MN F 0.0000 VENTAS DEL DIA/MES 0.00 V S

05 020002 120204 US F 0.0000 VENTAS DEL DIA/MES 0.00 V S

Detalle DSUBDIA DCOMPRO DSECUE DFECCOM DCUENTA DCODANE DCENCOS DCODMON DDH DIMPORT DTIPDOC DNUMDOC DFECDOC DFECVEN DAREA DFLAG DXGLOSA

05 020001 0001 120203 121201 20264163022 MN D 18,000.00 FT 001-121222

120203 120302 S COMERCIAL ……… S.A.

05 020001 0002 120203 401111 MN H 3000.00 S COMERCIAL ……… S.A.

05 020001 0003 120203 701101 MN H 15,000.00 S MERCADERIA

05 020002 0001 120204 121201 20501735699 US D 2,832.00 FT 001-121223

120204 120303 S Import & Export S.A.

05 020002 0002 120204 401111 US H 432.00 S Import & Export S.A.

05 020002 0003 120204 704101 US H 2,400.00 S SERVICIO DE ….

NOTAS:

1. Los campos DMNIMPOR y DUSIMPOR se dejan con 0.00 porque los campos FLAG están con dato “S”, esto indica al sistema que los asientos solo se deben cuadrar en la moneda de emisión del documento y considerando solo el campo DIMPORT, el sistema en base al tipo de cambio registrado para la fecha del comprobante (CFECCOM) y el tipo de conversión (CTIPO) dividirá o multiplicará.

2. Al cargar éstos asientos el sistema dividirá los importes del comprobante 05-020001 y multiplicará los del 05-020002, con los resultados completará los campos DMNIMPOR y DUSIMPOR según corresponda.

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