Entrevistas de feedback efectivas I

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1. Entrevistas de feedback: contexto 2. Evaluación del Desempeño

2.1 Concepto 2.2 Objetivos 2.3 Barreras 2.4 Métodos 2.5 Fases de implantación 2.6 Cuidado con las distorsiones

¡Prueba tu Conocimiento!

Índice

Entrevistas de feedback efectivas I

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“Es de gran alivio conocer

las propias limitaciones”    

ALBERT EINSTEIN

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1.Entrevistas de feedback: contexto

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¿De  verdad  tengo  que  dedicar  mi  2empo  a  esto?  

 

Después  de  este  vienen  15  más…    

¡Encima  tengo  que  rellenar  este  impreso!  

¿Qué  estoy  haciendo  aquí?  

 

Creo  que  estoy  hablando  con  una  pared…  

Las entrevistas de feedback…

¿Algo más que un aburrido trámite impuesto por RRHH una vez al año?

1. Introducción - 6 -

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Algunas reflexiones al respecto

“Las Entrevistas de feedback son el momento de oro para construir una relación de confianza entre los responsables y los

miembros del equipo, y con el espíritu de la mejora continua como telón de fondo de la

conversación”

“Las entrevista de feedback gestionadas adecuadamente dan un impulso definitivo de cara a consolidar las relaciones personales y profesionales, con un impacto directo en la

satisfacción y rendimiento del personal”

¡Aproveche la oportunidad!

“El  ins(nto  más  profundo  del  ser  humano  es  el  deseo  de  ser  

escuchado  y  apreciado”    

William  James  

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Antes de continuar…

Para comprender la importancia, utilidad y metodología de las entrevistas de feedback, debemos comprender el contexto, es decir, su papel dentro de las herramientas de gestión:

La entrevista de feedback es la clave de la Evaluación del Desempeño,

el momento más importante del proceso

1. Introducción - 8 -

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2. Evaluación del Desempeño

2.1 Concepto 2.2 Objetivos 2.3 Barreras 2.4 Métodos 2.5 Fases de implantación 2.6 Cuidado con las distorsiones

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La gestión del Capital Humano… en continua evolución

•  El principal reto de todo los gestores de equipos es mejorar la productividad de la organización por medio de una mejora de las aportaciones del capital humano.

•  La forma en que se da respuesta a este reto esta en continuo cambio y ha pasado de limitarse a tareas meramente administrativas a incorporar herramientas de gestión propiamente dichas: evaluaciones del desempeño formales, establecimiento de planes de carrera, planes de motivación, etc

•  El área de recursos humanos se considera ahora un socio estratégico de la alta dirección, puesto que una adecuada estrategia no alcanzará los objetivos sin la implicación y capacitación de las personas que forman la organización. Por ello, la verdadera ventaja competitiva de una empresa radica en el talento de sus miembros y la capacidad para gestionarlo

•  La evaluación del desempeño es una herramienta muy útil para optimizar los recursos de la organización, puesto que ayuda a identificar las áreas de mejora y oportunidad de desarrollo, lo que permite tomar las decisiones adecuadas en cuanto a promociones, planes de formación, aumentos de sueldo.

Es el momento de que las empresas se cuestionen si cuentan con las competencias necesarias y con los mecanismos adecuados para la selección,

retención y desarrollo de su capital humano

2.1 Concepto - 10 -

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“Ninguna empresa puede ser mejor o peor que las

personas que la integran”

Kaoru  Ishikawa    Filósofo  japonés

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Evaluación del Desempeño

Definiciones propuestas Sistema formal de revisión periódico del desempeño de un individuo o equipo de trabajo  “  

”  

“  

”  

Mondy  y  Noe  1997  

Es el conjunto de mecanismos que permite definir el grado en que las personas contribuyen al logro de los estándares requeridos para el cargo o puesto que

ocupan en la organización, así como para los objetivos de la empresa. Facilita las acciones necesarias para su desarrollo profesional y personal,

así como para aumentar su aporte futuro Funchs  1997  

La evaluación del desempeño es un proceso sistemático y periódico de estimación del grado de eficacia con el que las personas llevan a cabo

las actividades y responsabilidades de los puestos que desarrollan

“  

”  Carlos  Haya  2003  

2.1 Concepto - 12 -

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•  La  Evaluación  del  desempeño  cons2tuye  el  proceso  por  el  cual  se  es2ma  el  rendimiento  global  del  empleado,  con  el  obje2vo  de  iden2ficar  medidas  de  mejora  y  desarrollo  

•  La  mayor  parte  de  los  empleados  procuran  obtener  feedback  sobre  la  manera  en  que  desarrollan  su  trabajo  

•  Las  personas  que  2enen  a  su  cargo  otros  empleados  deben  evaluar  el  desempeño  individual  para  tomar  decisiones  

•  Las  evaluaciones  informales,  basadas  en  el  trabajo  diario,  son  necesarias  pero  insuficientes.    

•  En  defini2va,  se  debe  poner  en  marcha  un  modelo  formal  y  sistemá8co  que  nos  permita  iden2ficar  si  los  empleados  disponen  de  las  competencias  adecuadas

Evaluación del desempeño Una visión global del concepto

La evaluación del desempeño no es un fin en sí mismo, sino un instrumento, una herramienta para mejorar los resultados

de los recursos humanos de la empresa

2.1 Concepto - 13 -

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Características que debe tener todo sistema de Evaluación del Desempeño

(Puchol – 1955)

•  Es un procedimiento continuo

•  Es un procedimiento sistemático

•  Es un procedimiento orgánico, es decir, afecta a toda la organización

•  Es un procedimiento en cascada donde cada jefe va a evaluar a todos y sólo a sus subordinados directos o colaboradores

•  Es un procedimiento de expresión de juicios

•  Pretende analizar y cuantificar el valor que el individuo tiene para la organización

•  Tiene una óptica histórica

•  Tiene una óptica prospectiva

•  Su finalidad es la integración

2.1 Concepto - 14 -

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Evaluación del desempeño Objetivos…

•  Potenciar la comunicación y cooperación con la persona

evaluada

•  Registrar las contribución de los empleados de su equipo •  Dar información a los trabajadores sobre las prioridades y

pautas de actuación en su trabajo

•  Reforzar la sensación de equidad con el reconocimiento al trabajo bien hecho

•  Recibir feedback acerca de los puntos de vista de sus subordinados

• Basado en datos e información suficiente, pertinente y objetiva • • Que permita revisiones periódicas del desempeño para ajustes • Que permita acordar con el trabajador estrategias para superar susdeficiencias. • Que se permita la participación en el desarrollo inicial, diseño deherramientas • Que permita a los trabajadores tener un conocimiento completo yactualizado sobre lo que piensa la empresa acerca de sus esfuerzos. • Apoyado en procesos de Capacitación para todo el personal • Que el evaluador conozca en detalle el puesto de trabajo

para los responsables

2.2 Objetivos - 15 -

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Evaluación del desempeño Objetivos...

•  Desarrollar la comunicación y el conocimiento con su

responsable

•  Tener un conocimiento completo y actualizado sobre lo que piensa la empresa acerca de sus esfuerzos.

•  Definir conjuntamente con su responsable los planes de desarrollo para mejorar las competencias profesionales

•  Saber cómo se le va a valorar

• Generación de un adecuado grado de confianza entre el supervisor y elsubordinado • Basado en datos e información suficiente, pertinente y objetiva • Que utilice metas cuantitativas • Que permita revisiones periódicas del desempeño para ajustes • Que permita acordar con el trabajador estrategias para superar susdeficiencias. • Que se permita la participación en el desarrollo inicial, diseño deherramientas • • Apoyado en procesos de Capacitación para todo el personal • Que el evaluador conozca en detalle el puesto de trabajo

para los colaboradores

2.2 Objetivos - 16 -

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Evaluación del desempeño Objetivos...

•  Comunicar la cultura y valores de la organización

•  Estimular a los trabajadores para mejorar la consecución de los resultados

•  Hacer una valoración objetiva de los resultados individuales

•  Detectar el grado de adecuación de la persona al puesto de trabajo

•  Disponer de información para tomar decisiones acerca del personal, ya que las decisiones serán basadas en una evidencia concreta e incluso legalmente defendible

•  Desarrollar las capacidades profesionales de los empleados

• Generación de un adecuado grado de confianza entre el supervisor y elsubordinado • Basado en datos e información suficiente, pertinente y objetiva • Que utilice metas cuantitativas • Que permita revisiones periódicas del desempeño para ajustes • Que permita acordar con el trabajador estrategias para superar susdeficiencias. • Que se permita la participación en el desarrollo inicial, diseño deherramientas • Que permita a los trabajadores tener un conocimiento completo yactualizado sobre lo que piensa la empresa acerca de sus esfuerzos. • Apoyado en procesos de Capacitación para todo el personal • Que el evaluador conozca en detalle el puesto de trabajo

para la organización

2.2 Objetivos - 17 -

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Evaluación del desempeño

Doble objetivo

Evaluación Desarrollo

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Evaluación del desempeño Barreras más habituales en la implantación

•  Falta de apoyo de la dirección al sistema de evaluación

•  Falta de acuerdo entre el evaluador y el evaluado

•  Mala utilización de los resultados de las evaluación a efectos de retribución, formación, promoción y otras decisiones inherentes a los recurso humanos

•  Falta de motivación de los responsables a la hora de realizar las entrevista

•  Problemas técnicos y de comunicación

•  Uno de los problemas más importante es la oposición de los trabajadores, para lo cual será fundamental la realización de una campaña de comunicación sobre el sistema de evaluación.

2.3 Barreras - 19 -

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Los Métodos de Evaluación del desempeño En qué se diferencian

•  En un sistema de Evaluación del Desempeño se pueden valorar una diversidad de parámetros, algunos de los cuales están directamente relacionados con el desempeño del evaluado y otros tendrán una relación no tan obvia.

•  La principal características diferencial entre los distintos métodos de Evaluación del Desempeño son las formas alternativas de dar respuesta a la siguiente pregunta:

Qué aspectos del desempeño vamos a medir de cada evaluado

2.4 Métodos

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Métodos de Evaluación del Desempeño ¿Qué vamos a medir? – Estándares del desempeño

Existen diversas clasificaciones de los métodos de Evaluación del Desempeño, sin embargo nos encontramos con dos grandes posibilidades (que pueden utilizarse

de forma complementaria) acerca de los aspectos a medir de cada evaluado:

Medir el logro de los objetivos o metas que

determinan el éxito de su actividad

Valorar si posee las competencias

necesarias

Método de Evaluación por Objetivos

Método de Evaluación por Gestión de Competencias

2.4 Métodos - 21 -

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Tipos de métodos Evaluación por Objetivos

•  No se realizan comparaciones transversales con otros empleados

•  Es el enfoque más directo, puesto que se va a medir directamente el logro de las metas fijada

•  Los resultados deben estar bajo el control de la persona, es decir, debe poder tener medios para influir en dichos resultados, y estos resultados deben ser los que conduzcan al éxito a nivel empresarial.

•  Se centra en los objetivos del puesto, no en la personalidad individual (competencias, características, rasgos, etc.) del evaluado

Se caracteriza por el acuerdo periódico entre evaluador y evaluado acerca de los objetivos para un período de tiempo, para hacer una revisión periódica

del grado de cumplimiento de los objetivos, analizando posteriormente las causas que han podido intervenir en esa diferencia

2.4 Métodos - 22 -

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NO confundir

Actividades

Objetivos

Ejemplos

Gestionar las quejas de los clientes

Motivar a los subordinados

Actividades

Ejemplos:

Incrementar la retención un 30%

Incremento del revenue per head del 5%

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Cree una Ficha de Evaluación con un Plan de Objetivos para cada empleado

•  Objetivos muy claros y específicos

•  Por escrito

•  Evaluables en tiempo y cumplimiento

•  Alcanzables

•  Alineados con la estrategia

•  Respaldados por recompensas

Consensue los objetivos con los empleados y realice las modificaciones correspondientes A final del período, mida los resultados obtenidos y su desviación frente al objetivo Analice las causas de los resultados y saque conclusiones/observaciones

Método de evaluación por objetivos Metodología

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2.4 Métodos - 24 -

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Evaluación por objetivos Ficha de Evaluación (ejemplo ilustrativo)

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2.4 Métodos - 25 -

Obje8vos  por  alcanzar   Logros  (%)  

Evaluación  de  acuerdo  al  porcentaje  logrado  

Observaciones  

Alcanzar  un  promedio  mensual  de  venta  de  500.000  unidades  

Visitar  200  clientes  durante  este  mes  

Disminuir  en  20%  las  quejas  de  los  clientes  en  su  zona  

Disminuir  en  un  50%  los  accidentes  de  tránsito  

Disminuir  en  un  20%  los  daños  a  los  productos  bajo  su  responsabilidad  

Contactar  20  nuevos  clientes  durante  el  mes  

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Evaluación por objetivos

§  Altos niveles de objetividad

§  La evaluación no se centra en el análisis de la persona sino de sus logros

§  Es personalizada, considera funciones por puesto

§  El evaluador pasa a ser un entrenador-facilitador

§  Potencia la iniciativa en la persona evaluada, ya que se da cuenta de sus progresos y sus deficiencias

§  Fomenta la planificación de los recursos

§  Hace que se desarrolle la comunicación entre responsable y colaborador

§  No es fácil establecer objetivos concretos,

realistas y que se puedan medir

§  Requiere una formación específica en el evaluador

§  La definición de los objetivos adecuados para cada evaluado es un proceso largo que consume muchos recursos

Pros Cons