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ÍndiceIntroducción

Gestión y control de comprasSistema de compras

¡Ayuda! tenemos problemas de compras

Control de compras

Gestión y control de ventasControl de ventas

Clases y control de inventariosControl de inventarios

Clases de inventarios

Funciones del control de inventarios

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IntroducciónLa actividad comercial moderna es cada vez más compleja, ya no es suficiente con tener buena memoria, simpatía o el conocimiento del producto o servicio que se ofrece.

Se dice que en la actualidad para llevar «bien» un negocio o una empresa es necesario tener una planeación, hacer rendir los recur-sos con los que contamos y negociar de forma sistemática, pero no es una tarea sencilla para todos.

Algo que tenemos que saber de antemano es que ningún negocio va a controlarse por sí mismo y además de eso, generar las tan espe-radas ganancias, porque seamos sinceros, por más que queramos







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que las ganancias nos lleguen por arte de magia a la cuenta bancaria, no pasará. Pero lo que si puede pasar es que aprendamos a controlar nuestro negocio sin que se convierta en una batalla campal.

No se trata de que tengamos que conocer y dominar técnicas compli-cadas o gastar una fortuna en esto, sino de aprender a controlar los

puntos más fuertes en todo negocio: las compras, ventas e inventarios. Y ¿porqué no?, de ser posible, ayudar-

nos de un sistema que nos facilite esta actividad.

A continuación se presenta cómo gestionar y con-trolar nuestras compras, ventas e inventarios de

manera sencilla y aplicable para el sector en que te encuentres.

Si tienes alguna duda o comentario después de leer este e-Book no dudes en contactarnos por medio del blog de ClickBalance o por nuestro correo elec-trónico [email protected]


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Gestión y control de comprasEl acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa por otra y así nacieron las compras y las ventas.

Existen diversas razones por que las compras tiene especial importancia en la actividad comercial de industrias y servicios. Normalmente para los dueños de las empresas, el departamento de compras es considerado como «el que gasta más» ya que representa una gran salida de dinero, pero comprar también significan adquirir una inversión en productos o materiales, según sea el caso.

Comprar, para una empresa, es un proceso que va

desde seleccionar a los proveedores, elegir productos,

negociar el precio y sus condiciones de pago. $








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Cuando la decisión de compra se toma en función de las necesidades y deseos de nuestros clientes se convierte en una inversión inteligente que recuperaremos pronto.

El departamento de compras o la persona que se ha designado para que realice esta tarea, gestionará las compras buscando el mejor precio y la mejor calidad en el tiempo esperado, asignará pedidos y controlará las unidades recibidas.

Aun así, se recomienda manejar un sistema de compras ya que estan-darizará el proceso de compras e implicará un ahorro para tu empre-sa sin perjudicar la calidad de tus productos. Hacer compras inteligentes permite administrar estratégicamente nues-tro negocio y contribuye de manera efectiva a la satisfacción del cliente.

Sistema de comprasUn sistema de compras es el responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido, en la cantidad y precio adecuado, ya que la clave del éxito en esta tarea no es el proveedor sino el comprador.

Los objetivos de un sistema de compras son:

Apoyar el proceso de mejora de las compras mediante la posibilidad de localizar nuevos materiales y productos

Controlar los costos para poder negocias los mejores precios por los mejores productos .

Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo y decidir si deben mantener los






actuales niveles de compra o buscar nuevas alternativas como abastecerse con otros proveedores o producir internamente los materiales para reducir el costo de las compras.

Mejorar nuevos procedimientos y controles.

Monitorear existencias de los productos para lograr un óptimo nivel de inventarios y así cubrir necesidades de mercado.

Poder controlar lo solicitado a proveedores y lo recibido en cantidad, tiempos y calidad acordada.

Un sistema de compras persigue como objetivo la eficacia para la empresa, es decir, crea y se convierte a sí mismo en un instrumento para mantener a la empresa en condiciones óptimas de eficacia. Una empresa puede mejorar sus márgenes de beneficio siguiendo una política de compras adecuada.

¡Ayuda! Tenemos problemas en comprasPara tener control de las compras de nuestra empresa es necesa-

rio conocer los problemas más frecuentes para

poder identificarlos si se presentan en nuestra empresa.

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Entre los problemas más comunes encontramos los siguientes:

No conocer la rentabilidad, rotación de inventario de los productos que se compran.

No conocer niveles de máximos y mínimos de inventarios para tener control en las previsiones de ventas, planificación de la producción y/o compras.

No controlar información de costos y nivel de servicio para hacer una selección eficiente de proveedores.

No tener información para establecer un sistema de negociación.

No tener información para hacer una evaluación de los proveedores.


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Control de comprasSi en tu empresa detectas un escenario con alguno de los problemas mencio-nados anteriormente, lo más reco-mendable es implementar controles en compras. Estos controles podemos llevarlos desde en una tabla de observaciones que nos proporcionará la información necesaria para modificar el comporta-miento de las variables que intervienen en el proceso de compra, hasta con la ayuda de siste-mas computacionales que facilitan el control con ayuda de la tecnolo-gía y nos entregan reportes por periodo o cuando los solicitemos.

Las requisiciones especificarán los artículos deseados con las especifi-caciones esperadas y después de que se cotizó el producto o servicio y se aprobó, deberá ser AUTORIZADA por el supervisor del departa-

Al implementar un sistema de control de compras nos encontraremos con que los documentos clave al ordenar y controlar

las compras de bienes y servicios son la orden de compra

y las requisiciones.

mento de compras.

El personal del departamen-to de compras será el único autorizado en iniciar una solicitud de compra, y debe-rán contener la descripción precisa de los artículos y ser-vicios deseados, cantidades, precios, nombre y domicilio del proveedor. También

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deberán de estar pre numerado y autorizado. Posteriormente las ór-denes de compra deberán ser enviadas al proveedor y copias de la misma serán distribuidas al departamento de recepción, cuentas por pagar y al departamento que hizo la solicitud.

Sea el método que sea el que seleccionemos para el control en nues-tras compras, es necesario poner especial atención en las siguientes actividades ya que toman gran importancia al momento de controlar nuestros sistemas de compras:

• Aprobar y pagar facturas a proveedores.

• Crear y dar seguimiento de los pedidos.

• Elaborar los procesos para la gestión de compras, definirlos y docu-mentarlos con el objetivo de detectar oportunidades de mejora.

• Elegir a los proveedores que nos ofrezcan mejor calidad a mejor precio.

• Habilidades de negociación.

• Identificar las necesidades de nuestros clientes.

• Recibir y revisar los pedidos.


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Ventas1 3

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Cultivar un comprador potencial.

Cerrar la venta, es decir, acordar los

términos y el precio.

Hacer entender las características

y ventajas del producto o

servicio.

Una venta involucra al menos tres actividades que según el producto, el mercado, y otros aspectos, el proceso podrá variar o hacer mayor énfasis en una de las actividades:

Las ventas son el corazón de cualquier negocio, es la actividad fundamental de cualquier aventura comercial. Se trata de reunir a compradores y vendedores, y el trabajo de toda la organización es hacer lo necesario para que esta reunión sea exitosa. Para algunos, las ventas es una especie de arte

basada en la persuasión.

Gestión y control de ventas








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Las estadísticas nunca mienten, cualquier baja en el nivel de ventas, nivel de satisfacción de los clientes o en la imagen de empresa, puede ser indicio de que se está desarrollando una estrategia de ventas inadecuada.

Los tipos de ventas existentes y las estrategias de ventas no son váli-das para todas las empresas, los costos que cada una tiene que afron-tar en muchos casos hacen que un tipo de venta no sea tan adecuado como otro, teniendo en cuenta la rentabilidad de cada negocio.

El departamento de ventas, o la persona encargada de ventas en tu negocio deberá de controlar por completo los pedidos que realizan los clientes, controlando lo que falta por entregarles, pagar y por facturar. También tendrá que estar enterado(a) del estado en que se encuentra el almacén, y si es bajo en un artículo o material notificarle a compras.

Control de ventas Toda empresa debe tener claros y por escrito los objetivos de venta, para dar orden y así poder implementar de manera practica el control en ellos. Algunos de estos objetivos pueden ser por volumen total de ventas, por tipos de artículos vendidos, por territorios y por vendedores.

El control sobre las ventas es factor funda-mental para llegar al éxito comercial. Para tener ventas crecientes y ganar participación en el mercado se debe contar con una fuerza de ventas que garantice ventas crecientes, adecuadas, confiables y que generen un alto grado de satisfacción al cliente.







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Un sistema de control de ventas es necesario para lograr los objetivos primordiales de una empresa productiva y que tratar de garantizar el logro de los objetivos que se ha planteado para cierta fecha.

Objetivos del control de ventas:

• Controlar los recursos de la empresa y Prevenir fraudes en ventas.

• Maximizar la rentabilidad de las ventas a partir de la información de precios y costos.

• Obtener información segura, oportuna y confiable de ventas.

• Promover la eficiencia del personal de ventas basado en informa-ción actualizada y específica de su desempeño diario.

• Reducir errores administrativos, contables y financieros al contar con información oportuna y veraz.

Ahora veremos unos sencillos consejos que pueden ayudarnos a evi-tar tener problemas con el área de ventas:

Motivar y capacitar constantemente a nuestros vendedores: Un vendedor motivado, es sinónimo de un cliente satisfecho.

Pon atención a las quejas y reclamos: No solamente es aten-der, es generar estrategias que le permitan a la empresa resol-ver los problemas que han generado los reclamos.

Nunca dejes de estar actualizado en las tendencias del mer-cado que afrontas, investiga y mantén una actitud abierta con el fin de no cometer errores que pueden resultar dolorosos.







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Analiza constantemente a tus clientes: Sigue sus tendencias, verifica sus gustos, pregúntales que les atrae. Hay mucha in-formación que puede ayudarnos a vender más y que parte de un simple comentario.

Si implementas el uso de control de ventas en tu empresa los benefi-cios serán administrativos, operativos y contables; ya que crearás un plan de organización entre el sistema de contabilidad, las funciones de tu equipo de trabajo y los procedimientos que se realizan. Se coor-dinarán para dar como resultado eficiencia en todas las operaciones de ventas y generar más ganancias.

No basta con diseñar, desarrollar e implementar un sistema de control de ventas, sino que es necesario medirlo, para conocer las mejoras que hemos tenido en la empresa desde que está en pie el uso del control de ventas, y poder

identificar posibles mejoras en el sistema.


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Un inventario es una relación de los elementos que tenemos en la empresa, en este caso nos referiremos a los bienes que más tarde serán vendidos.

Los inventarios existen porque son una forma de evitar problemas de escasez, la base de toda empresa comercial es la compra y venta le bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventa-rio, ya que permitirá a la empresa mantener el control oportuno, así como también conocer al final de un período la situación económica de la empresa.

Clases y control de inventarios







Con un inventario tendremos el control de cuantos bienes había al principio y cuantos tenemos hasta cierto momento del mes, y así po-der solicitar al departamento de compras que repongan los elemen-tos faltantes para satisfacer a nuestros clientes de la forma esperada. Es decir, los inventarios representan la anticipación de la demanda fu-tura, al formarse por los bienes (muebles e inmuebles) existentes que tiene la empresa para venderlos.

Clases de Inventarios

De materias primas

De producto en proceso

De producto terminado

Y más

El punto a considerar con los inventarios es el siguiente: No debe ser tan alto que represente un costo extremo al tener paralizado dinero que podría ser utilizado provechosamente en otra cosa en la empresa; pero tampoco puede ser tan poco que provocaría que la empresa no satisficiera de inmediato la demanda de los clientes.

La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios según sus necesidades.!


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Control y gestión de inventariosLas personas encargadas de manejar el inventario deberán hacerlo productivamente, es decir realizando todas sus responsabilidades en la menor cantidad de tiempo y con el menor esfuerzo posible. Entre sus responsabilidades se encuentra que deberán optimizar el inventario, es decidir, cuándo se presentan niveles bajos en un ele-mento, deberán saber cuánto ordenar, al recibir de los proveedores los artículos tendrán que decidir dónde se almacenarán y estipular cada cuanto hacer el recuento de elementos y en qué orden será.

Los problemas que suelen presentarse frecuentemente con los inventarios son:

Desorden físico del producto que provoca ineficiencias y mal servicio.

Exceso de inventario.

Insuficiencia de inventario.

Mermas por deterioro o robo.

El control del inventario abarca diversos aspectos, incluidos la gestión del inventario, el registro de cantidades como de ubicación de artícu-los, pero también la optimización del suministro, es decir que no se les dé mal uso a los artículos existentes.

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inven-tarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.






Funciones del control de Inventarios• Almacenamiento de mano de obra.

• Decisiones sobre inventario.

• Compra o producción en lotes o tandas.

• Eliminación de irregularidades en la oferta.

• Permitir a la organización manejar materiales perecederos.

La responsabilidad sobre los inventarios afecta a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos:

Ventas.- Necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.

Producción.- Necesitan elevados inventarios de materias pri-mas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabri-cación; y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.

Compras.- Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.

Financiación.- Los inventarios reducidos minimizan las necesida-des de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, riesgos, etcétera).


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Puedes ver que el inventario afecta desde el desarrollo de presupues-tos y pronósticos de ventas y producción, hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad. Es por eso que el tener un control establecido en el inventario dará eficacia y agilidad a tu empresa y también preverá problemas.

Como ves, llevar el control de tu empresa es muy importante para co-nocer los procesos y detectar oportunamente errores o incidentes. Para llevar el control de tu empresa puedes recurrir a distintos méto-dos, desde una libreta de apuntes, un archivo en Excel, un sistema ins-talado en tu computadora o un sistema en la nube como ClickBalance.

ClickBalance es un sistema que al estar en la «nube» te permitirá acce-sar a tu empresa desde cualquier computadora con conexión a inter-net. En ClickBalance ayudamos a los empresarios a manejar eficiente-mente sus negocios con un poderoso sistema capaz de llevar todo tipo de proceso administrativo, comercial, productivo o contable.

Con ClickBalance tendrás todo tu negocio integrado en un sistema sencillo que te permitirá controlar com-pras, inventarios, pagos, ventas, facturación CFDI, co-branza, reportes y mucho más.


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Autores

Teresa SotoRedacción@TeresaAlejandra

ClickBalanceDerechos reservados@ClickBalance

Francisco RochínArte y diseño@FcoRochin

Indira AréchigaGuías de contenido@IndiraArechiga

Francisco Astorga-PalizaGerencia eCommerce@FrankAstorga

Versión 1.0 | Fin de edición 10 diciembre 2014





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ReferenciasFUNCION, PLANIFICACION Y CONTROL DE INVENTARIOS. (abril de 2010). Recuperado el 18 de noviembre de 2014, de Sitio web de los inventariode-losmas.blogspot:

http://inventariodelosmasss.blogspot.mx/

Definición de ventas. (2014). Recuperado el 12 de noviembre de 2014, de Sitio web de Degerencia:

http://www.degerencia.com/tema/ventas

Acerca del control de inventarios. (s.f.). Recuperado el 19 de noviembre de 2014, de sitio web de aulafacil.com:

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Diferentes tipos de ventas. (s.f.). Recuperado el 11 de noviembre de 2014, de OverBlog:

http://es.over-blog.com/Cuales_son_los_tipos_de_ventas_para_productos_o_servicios-1228321767-art380698.html

Gestiopolis. (agosto de 2002). Recuperado el 14 de noviembre de 2014, de sitio web de gestiopolis:

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Inventarios. (s.f.). Recuperado el 18 de noviembre de 2014, de sitio web de la Universidad de las Americas de Puebla:

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Manejo y control de inventarios. (s.f.). Recuperado el 18 de noviembre de 2014, de:

https://docs.google.com/document/d/1i_7JycioRV35bxTWytsbN1k7fQx-6ET8feWO9zoCcBk/edit

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http://masterturismo.es/descargas/materiales/curso-2012-13/modulo-3-gestion-de-compras-y-almacen-a-b/sistema-de-control-de-compras

Thompson, I. (07 de 2006). Definición de venta. Recuperado el 12 de no-viembre de 2014, de Sitio web de promonegocios.net:

http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/definicion-concepto-venta.htm

En ClickBalance se busca que la información sea verídica y actualizada conforme a la fecha de publicación. El contenido de este material es responsabilidad de los autores y del equipo de edición. Esta es una recopilación que ClickBalance prepara para la ac-tualización de sus clientes, por lo que se indican las fuentes originales de información para ver más detalles en caso de requerirlo.





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