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10 TIPS PARA MANEJAR TU EMPRESA EFICIENTEMENTE 2

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ÍNDICEIntroducción

Haz un plan de negocios, y mantenlo actualizado

Establece metas alcanzables y retadoras

Las ventas deben ser lo más importante para tu negocio

Selecciona bien a tu personal

Define y estandariza tus procesos

Cotrola tus gastos

Lleva tus números en orden

Administra bien tu tiempo

Capacítate

Focalízate en el crecimiento

Referencias

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IntroducciónPara que un negocio tenga éxito es necesario dedicarle un gran es-fuerzo y compromiso. Esta suposición es cierta pero incompleta, ya que también es necesaria la capacidad de estar bien organizado para tomar buenas decisiones.

Este esfuerzo extra que exige el éxito con frecuencia lleva a los empre-sarios a sacrificar aspectos importantes de su vida personal para aten-der las demandas de trabajo, sin embargo esto no es sostenible en el largo plazo ya que ponen en riesgo cosas mucho mas importantes que el mismo negocio, como la salud personal y la familia.

Es necesario por lo mismo encontrar un balance que le permita al em-presario aplicar su mejor esfuerzo y compromiso, de manera inteli-gente y ordenada, manteniendo tiempo y energía para si mismo y las personas que son importantes para el (o ella).

Además, la organización en los negocios es de vital importancia por-que le permite al empresario operar de manera consistente, antici-pando necesidades y evitando problemas innecesarios, al tiempo que permite optimizar el uso de los recursos y finalmente lleva al negocio a generar utilidades.

Por estas razones tenemos 10 recomendaciones de ClickBalance para tener un negocio sano y eficiente.





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Un plan de negocios es como un mapa para que no pierdas el rumbo. Te dará una guía de lo que debes hacer y cómo lo debes hacer.

Independientemente de los supuestos que tengas que hacer, un plan de negocios no son «castillos en el aire», sino todo lo contrario: cons-tituye los planos de construcción de tu negocio. Con un buen plan de negocios podrás validar la idea que quieres desarrollar de manera objetiva, y así comprobarás si existe o no una verdadera oportunidad en ese nicho de mercado en el que estas trabajando. Podrás visualizar diferentes escenarios y anticiparte a ellos, tendrás claro cuanto dine-ro necesitas para invertir y operar. Un plan de negocios te da las he-rramientas para poder competir contra otros empresarios que están interesados en la misma oportunidad que tu buscas, y quienes muy probablemente tengan alguna ventaja sobre ti.

1. Haz un plan de negocios, y mantenlo actualizado







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Para hacer un plan de negocios sólido y viable es conveniente que te ase-sores con expertos. Hay algunas universidades y organismos especiali-zados que pueden ayudarte a hacerlo. Es importante que no lo hagas tu solo ya que la visión externa y neutral, sin subjetividad ni compromisos previos es necesaria para lograr la credibilidad del mismo. Además te sorprenderás con las ideas y visión que te pueden aportar asesores ex-ternos para explotar nuevas oportunidades de negocio en tu nicho.

Y una vez que lo tengas, no lo archives tan pronto superas tu etapa de apertura. Utilízalo como referencia para que tus estimados ahora reflejen la realidad porque pequeñas alteraciones del mercado pue-den requerir que ajustes tu plan o desarrolles nuevas estrategias de contingencia. El plan de negocios debe permanecer vigente y es con-veniente que lo actualices al menos una vez al año.

2. Establece metas alcanzables y retadorasEs muy importante tener claro qué es lo que debemos lograr, para eso establecemos las metas, ya que nos marcan los objetivos.

Una meta debe ser alcanzable para mantener al grupo de trabajo con-centrado, y con la certeza de que se logrará el objetivo. Si planteamos una meta demasiado ambiciosa no pasará mucho tiempo antes de que tu gente se dé cuenta que es imposible alcanzarla y empezaran a no tomarla en serio. En cambio, si mantenemos una meta alcanzable,






siempre estará presente en la mente del equipo de trabajo ya que está en sus manos alcanzarla.

También debe ser retadora para mantener una sana presión sobre el grupo, de tal forma que se mantengan motivados por alcanzarla, ya que en el interior todos queremos demostrar que somos capaces. Una meta alcanzable y retadora nos dará la posibilidad de mantener al equi-po concentrado y motivado, sin desgastarlos en una misión imposible.

El tamaño de las metas es importante: Las metas chicas son tan valiosas como las grandes. La razón es que para lo-grar una meta grande se tienen que alcanzar una serie de metas chicas y no es sino a través de lograr peque-ñas metas que uno llega a alcanzar metas más grandes.

Si quieres tener éxito en tu negocio es necesario que no solo te fijes metas para tu empresa. También debes fijarte me-tas para tu vida que te mantengan motivado para seguir adelante con tu proyecto. Es fácil cansar-se o aburrirse de tener un ne-gocio propio cuando no lo ligas al cumplimiento de metas personales.


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3. Las ventas deben ser lo más importante para tu negocioLas ventas inyectan efectivo al negocio y sin ellas, el negocio se seca.

Muchas veces el empresario abre su negocio porque tiene alguna ha-bilidad especifica, normalmente de carácter técnico, y piensa que las ventas se darán fácilmente porque su experiencia y habilidad harán que el público venga a comprarle. Otras veces siente que su idea de negocio es tan buena que los clientes vendrán solos.

Sin embargo el comprador es esquivo y difícil; es exigente, no solo en el aspecto funcional del producto o servicio, sino también en el proce-








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so de convencimiento. El día de hoy los clientes tienen muchas opcio-nes para adquirir cualquier producto o servicio, y tu trabajo principal debe ser estar en el numero 1 de su lista de opciones.

Para lograr esto debes establecer una estrategia de comunicación só-lida que te permita ser conocido y tomado en cuenta por el cliente al momento que surge su necesidad. Debes definir en tu presupuesto mensual una cantidad bien razonada para publicidad y posicionamien-to, esta se pagará sola. En este caso, deberás pensar en qué medios estarás presente, para que tu cliente piense en ti antes que en tu com-petencia, y por lo tanto te busque a ti primero. La internet te ofrece herramientas muy buenas y económicas para esto, pero existen tam-bién medios mas tradicionales que siguen siendo muy poderosos. Una buena presencia de tu local, con logotipos y mensajes atractivos y cla-ros también es de gran ayuda.

También debes pensar en que tu personal de ventas debe están muy bien capacitado, y debe tener buenos incentivos para ayudarte a al-canzar las metas propuestas en tu plan de negocios. Un buen vende-dor se hace con el tiempo, pero no debes olvidar que hay cualidades naturales en una persona que facilitan que se convierta en un buen vendedor, como tener capacidad de comunicación interpersonal, am-bición, simpatía, presencia, empuje, entre otras. El aspecto técnico de su formación te corresponde a ti, por lo que debes asegurarte que el personal de ventas recibe la capacitación técnica adecuada. Esto lo va-lora mucho el público.

Por último, debes establecer un proceso de venta y debes poder me-dirlo, de tal forma que puedas identificar la eficiencia de tu equipo en







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las diferentes etapas. El tener información de tus clientes, y de sus respectivas oportunidades de venta te permitirá conocerlos mejor y establecer estrategias específicas para cerrar la venta. En este punto es importante que te apoyes en alguna herramienta de software como ClickBalance que te permita configurar tu proceso de ventas y cons-truir una base de datos de clientes. Recuerda que venderle a un cliente existente es 5 veces más fácil y barato que venderle a un cliente nuevo. Además una herramienta de software te permitirá tener todo tipo de reportes para que visualices bien las etapas de tu proceso de ventas, y puedas así identificar los aspectos que debes mejorar, o los productos que debes impulsar más, o bien eliminar porque no tienen rotación.

Una empresa con buenas ventas, aun siendo ineficiente en otros aspec-tos, puede salir adelante, pero una empresa sin ventas nunca sale ade-lante, no importa que tan eficiente sea para administrar u operar otros procesos. Por estas razones debes poner mucha atención a las ventas.

4. Selecciona bien a tu personalSi logras llevar a tu negocio al punto de necesitar contratar personal es síntoma de que estás haciendo las cosas bien, pero tienes que ser muy cuidadoso con las personas que contratas. Sobre todo si tu negocio es pequeño es muy importante que tu personal tenga compromiso por dar un buen servicio al cliente y se preocupe por tu negocio.

Para esto debes definir bien las cualidades, conocimientos y habilida-des especificas que necesita tener un candidato para poder desempe-








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ñar bien el puesto que debe cubrir. Si esto no lo tienes claro, lo mas probable es que contrates a alguien que no hará bien sus funciones. Esto se llama definir el perfil del puesto. En otras palabras, piensa en la persona ideal, y luego sal a buscarla.

Es común buscar personal barato, aunque no tenga muchas habili-dades, con el objetivo de ahorrar dinero, sin embargo es frecuente que esto reditúe en gastos adicionales cuando esta persona comete un error al no estar bien preparado para la función que debe desem-peñar. Por esto es importante además de tener claro el perfil, ofrecer un sueldo acorde a sus funciones y responsabilidades, sin caer en el error de buscar falsos ahorros en sueldos.

Una persona capaz, que tenga las habilidades que necesita tu negocio, será también atractiva para otra empresa, por lo mismo debes ofre-cerle un sueldo justo y otros incentivos para que se mantenga motiva-do. Estos incentivos son de tipo sicológico y no tienen por que costarte dinero: Buena comunicación entre tú y ellos, tratarlos con respeto y dignidad, darles la posibilidad de aprender y desarrollarse como em-pleados y como personas, mantenerlos motivados al sentirse parte importante del equipo, etcétera.

Recuerda que todas las personas tenemos la necesidad de «contribuir». Explícale a tu personal la gran contribución que tiene para tu negocio su trabajo por simple que parezca. Desarrolla un espíritu de equipo en el que se valore el trabajo de todos los que participan en la empresa, des-de los servicios de limpieza hasta el trabajo que haces tú como dueño o gerente son igual de importantes porque todos necesitan de todos para llegar a los resultados y a que la empresa tenga éxito.






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5. Define y estandariza tus procesosUno de los problemas más comunes en las empresas pequeñas y me-dianas es la falta de estandarización en los procesos operativos. Es común que una misma labor se realice de forma diferente si la hace una persona u otra, es decir, cada quien lo puede hacer a su manera. Esto ocasiona variaciones en la calidad, en los tiempos y en los costos, y hace muy incierta la planeación de escenarios.

Para solucionar esto es aconsejable estandarizar procesos, buscando que las primeras funciones en ser estandarizadas sean las que están en línea directa con la cadena de valor que termina con el cliente. La estandarización te dará la certeza de que las cosas siempre se hacen de la misma forma, con el mismo nivel de calidad, independientemen-








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te de la persona que las haga. Te dará mucha paz mental, y podrás concentrarte en lo mas importante.

Una vez estandarizados tus procesos los debes automatizar con el uso de una herramienta de software. Esto te dará la garantía de que nadie podrá hacer las cosas a su manera, y que los controles se siguen sin excepción. De esta manera tus clientes estarán mas satisfechos, pues sus expectativas se podrán cubrir de manera consistente cada vez que vienen a tu negocio.

Es importante que antes de introducir un sistema para automatizar re-vises bien los procesos existentes y te asegures que éstos son óptimos, y si es necesario, corrígelos. Por ningún motivo debes hacerlo al revés: automatizar antes y luego revisar procesos, pues corres un alto riesgo. Esta es una falla muy común que cuesta mucho dinero a los empresarios.

6.Cotrola tus gastosMuchos pequeños empresarios se quejan de que no ganan lo que qui-sieran y enfocan sus esfuerzos en incrementar sus precios sin darse cuenta de que muchas veces esas ganancias pueden ser incrementa-das con un adecuado control de gastos sin afectar a los clientes.

Para tener un buen control de gastos hay que tener mucho orden en los procesos de compras y de inventarios. Es necesario conocer los precios de todos nuestros productos, y también asignar de manera correcta los gastos relacionados al producto, como fletes, impuestos, comisiones, almacenamiento o manejo.








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Estos gastos frecuentemente son realizados de manera imprecisa, y algunos productos son cargados de más con gastos que no les corres-ponden, mientras otros son afectados de menos. Esto ocasiona una política de precios de venta incorrecta que nos dará márgenes ficticios.

Para solucionar esto existen herramientas de software que facilitan al empresario el manejo de los procesos de compra, considerando siem-pre precios de referencia anteriores, y la correcta aplicación de gastos indirectos a todos los productos. Un sistema nos facilitará el control de los inventarios y la determinación de las cantidades y los momen-tos adecuados para pedir más producto al proveedor. El beneficio de hacerlo de esta manera se refleja de inmediato en menores costos de inventarios, lo cual podrás verificar en los reportes del sistema.

El organizar el negocio de esta manera le permite también al empre-sario identificar la rentabilidad real de cada línea de productos o servi-cios, y esto a su vez le asegura poner su atención en incrementar sus utilidades, y eliminar productos perdedores.

No esta de más mencionar que debemos mantener el enfoque tradi-cional de negociar buenos precios con los proveedores y no gastar en cosas que no sean necesarias para el negocio.

7. Lleva tus números en ordenLa contabilidad de la empresa no solo es para propósitos fiscales. Es la herramienta más importante para conocer el desempeño del negocio y para la toma de decisiones, tanto operativas como financieras.







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Muchos negocios pequeños llevan la contabilidad de manera externa y reciben su información contable de manera extemporánea, de tal forma que no les es útil para corregir problemas porque nunca la tie-nen de manera oportuna. Por otro lado, el tener un contador de mane-ra interna puede ser muy costoso para algunos negocios, lo que deja a los empresarios en condiciones de competencia muy difíciles.

Afortunadamente existen sistemas de gestión empresarial que le permiten al empresario llevar sus números al día y disponer de in-formación precisa en tiempo real para tomar mejores decisiones. El problema es que la mayoría de los sistemas son costosos, por lo que debemos buscar opciones que le permitan al pequeño negocio llevar un control eficiente a un costo adecuado, de tal forma que el retorno de la inversión en el sistema sea muy rápido. Un sistema contable se convierte en el mejor aliado del empresario porque a través de sus re-portes financieros y operativos le permite conocer en todo momento sus resultados y la situación financiera en un periodo dado, así podrá controlar bien sus cuentas por cobrar, las fechas de vencimiento de sus facturas a clientes y sus compromisos de pago. Esto le permite al empresario planear sus flujos de efectivo para proteger a su negocio de situaciones comprometedoras.

Adicionalmente, teniendo una contabilidad al día el empresario puede establecer estrategias fiscales de manera oportuna minimizando su carga fiscal, permitiéndole así cumplir sus compromisos con el fisco en tiempo y forma.






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8. Administra bien tu tiempoMuchos dueños de negocios se esclavizan por la operación y dejan de disfrutar de la vida, de sus hijos, de sus casas, y de las cosas que les gusta hacer porque tienen que estar pendientes del negocio. Es cierto lo que dice el dicho: «el que tenga tienda que la atienda» pero no hay que mal interpretar este punto con que «nunca más puedes tener tiempo libre». El que tu tengas tiempo libre le ayuda también a tu negocio porque es-tás más relajado, menos estresado, puedes pensar con mayor claridad y pensar mucho mejor. Cuando estás relajado se te ocurren buenas ideas y te vienen a la mente soluciones para tus problemas.

La administración correcta del tiempo es fundamental para el empre-sario, y para lograrlo debes tomar en cuenta lo siguiente:

Aprende a delegar las tareas operativas que consumen mucho tiempo








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y le agregan poco valor al negocio. Por eso es importante que iden-tifiques a tus empleados que tienen la capacidad de manejar esas responsabilidades diarias, ya sea operativas o administrativas. Ellos apreciarán la confianza y la oportunidad de crecer personal y profesio-nalmente, y tú tendrás libertad para concentrarte en cosas más impor-tantes para el negocio.

Automatiza procesos: El tener los procesos de tu negocio sistematizados te permitirá hacerlos de manera estandarizada y correcta siempre, y si utilizas un sistema de software para esto, liberarás mucho tiempo de tu agenda diaria para poner atención en las cosas más importantes. Ade-más podrás estar tranquilo de que tu personal hará las cosas como se deben hacer porque tienen la guía y la supervisión que les da el sistema.

Concéntrate en las actividades críticas de tu negocio, las que requieren de análisis de información para la toma de decisiones, o aquellas que implican responsabilidad mayor. Este es la labor del jefe, para eso es-tas tu. Lo demás lo pueden hacer tus colaboradores.

Lleva una agenda: Esto te permitirá organizarte mejor y tener claridad sobre el uso de tu tiempo, el cual es muy valioso. Una agenda orga-nizada también te generará clientes más satisfechos porque siempre estarás organizado para atenderlos puntualmente.

Con tu agenda balanceada, y tu mente concentrada en lo más impor-tante podrás ver crecer tu negocio y tener tiempo para disfrutar de los beneficios que te producirá.






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9. CapacítateMuchos empresarios al estar al frente de su negocio por muchos años piensan que ya lo saben todo por lo que estudiar representa una pérdi-da de tiempo. O bien, consideran que su negocio no necesita de cambios porque así ha funcionado bien siempre. Esto es un grave error pues el dirigir un negocio, por pequeño que sea exige muchos conocimientos y capacidad de análisis. El entorno actual de los negocios es mucho muy complicado y los empresarios deben tener una visión amplia comple-mentada con conocimientos multidisciplinarios que les permitan deci-dir con mejores bases el rumbo que deberá seguir el negocio.







Existen muchas opciones para que te capacites en negocios, pero lo más importante es que debes entender que esto es un proceso conti-nuo que no termina con un curso, cualquiera que este sea. Entre las opciones existentes hay diplomados en negocios, o cursos a nivel licen-ciatura o maestría en universidades. Otra buena opción son los cursos ofrecidos por empresas especializadas que podrán ayudarte mucho en tu crecimiento como empresario. Debes decidir en qué áreas te será más provechoso capacitarte, pero te recomendamos que tomes muy en cuenta capacitarte en ventas y mercadotecnia, pues son las actividades más importantes de todo negocio.

Un beneficio adicional de la capacitación formal es que en estos cursos podrás conocer a otros empresarios y ampliar tu red de relaciones, la cual te generará nuevas oportunidades de negocio, o de establecer alianzas estratégicas con gente que tiene la capacidad de hacer crecer tu negocio.

El mantenerte actualizado en los conocimientos y tendencias de ne-gocios te permitirá estar atento a los cambios de los merca-dos, y te dará bases para poder innovar y man-tener vigente la oferta de valor de tu negocio ante las embestidas de los competidores o los cambios en las preferencias y necesidades de los clientes.

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10. Focalízate en el crecimientoEl empresario constantemente debe buscar opciones para hacer cre-cer el negocio como una forma de evitar el estancamiento y la obsoles-cencia. Esto lo obliga a reinvertir parte de sus utilidades en el mismo negocio para financiar el crecimiento, así que hay a ser disciplinados en el manejo económico y evitar a toda costa «exprimir» el negocio. Es conveniente que el empresario tenga un sueldo asignado, y se limite a esta cantidad para no dañar a su empresa.

Para hacer crecer el negocio podemos tener varias opciones:

Ampliar la cobertura geográfica del negocio con las mismas lí-neas de productos o servicios (más puntos de venta o sucursales)

Ampliar las líneas de negocio, manteniendo la cobertura geográ-fica (más productos o servicios, mismo local)

Las dos anteriores simultáneamente

La primera opción te exige la capacidad de delegar ya que estarás de-dicando mucho de tu tiempo en la apertura de la nueva(s) sucursal(es), lo cual seguramente necesitará de tu presencia hasta que el nuevo personal logre dominar los procesos de trabajo y se haya estabilizado la fase de arranque.








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La segunda opción hace necesario el dominar las características de los nuevos productos o servicios, y seguramente inversión en la infraes-tructura y/o inventarios para poder manejarlos. Esta situación hará necesario que el personal con que cuentas se capacite adecuadamen-te para asegurar el éxito del proyecto de crecimiento.

Sin embargo el camino recomendable no es la tercera opción porque la mayoría de las pequeñas empresas no tiene el personal directivo ni el dinero suficiente para ambas cosas.

Dado que el crecimiento exige el compromiso de tus recursos econó-micos, materiales y humanos, es necesario dosificarlo para no reven-tar el negocio, por lo que debes ir avanzando al ritmo que el negocio soporte, usando la reinversión de las utilidades y mecanismos de fi-nanciamiento convenientes y prudentes, y debes tener precaución de no crecer al ritmo que el mercado te lo exija si este ritmo es mayor al que tu negocio soporta, aunque esto represente una pérdida aparente de oportunidades. El que te focalices en crecer de manera controlada le permitirá a tu negocio sortear con éxito esta etapa crítica.

Cuando el crecimiento es necesario tu plan de negocios cobra mucha importancia, pues te permite visualizar escenarios y cuantificar el es-fuerzo económico necesario. El ritmo de crecimiento no debe ser tan acelerado que ponga en riesgo la estabilidad del negocio, hay que ser agresivo, pero cauto; hay que actuar con decisión, pero hay que acotar los riesgos, y tener claro los escalones de crecimiento y las fuentes de financiamiento que usaremos.

Esperamos que estos consejos te ayuden a mejorar tu negocio.







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ReferenciasSalazar, F. (Febrero de 2014). 10 consejos. Obtenido de:

https://clickbalance.com/blog/10-consejos-para-manejar-un-negocio-de-manera-eficiente/

Salazar, F. (Febrero de 2014). 10 consejos. Obtenido de:

https://clickbalance.com/blog/10-consejos-para-manejar-un-negocio-de-manera-eficiente-2da-parte/

En ClickBalance se busca que la información sea verídica y actualizada conforme a la fecha de publicación. El contenido de este material es responsabilidad de los autores y del equipo de edición. Esta es una recopilación que ClickBalance prepara para la ac-tualización de sus clientes, por lo que se indican las fuentes originales de información para ver más detalles en caso de requerirlo.





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