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SISTEMAS ERP DESDE LA PERSPECTIVA DE UN GERENTE

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ÍndiceIntroducción

¿Qué es un ERP?

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Beneficios al implementar un ERP

En perspectiva

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IntroducciónCada día, las empresas se enfrentan a muchas batallas. Una de ellas es su administración, que si bien nunca termina, podemos apoyarnos de

herramientas que nos ayuden a tener éxito en esta importante labor.

Tomar decisiones y gestionar los procesos que integran un negocio basa-dos en información oportuna y confiable, de tal manera que se genere un mínimo de errores, requiere de disciplina y de organización.

En su búsqueda por organizarse y llevar un mejor control de la infor-mación que se genera en su negocio, las empresas invierten y hacen uso de distintos sistemas, cada uno enfocado a controlar procesos dis-tintos como la contabilidad, el punto de venta, la relación con el cliente (CRM) y procesos administrativos. Sin embargo, actualmente existe un tipo de sistemas que unifica todos los mencionados anteriormente en un solo lugar: los sistemas ERP.

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¿Qué es un ERP?Un «ERP» o sistema ERP (Enterprise Resource Planning) - en español Sistema de Planificación de Recursos Empresariales - es una herramienta computacional de gran ayuda en la administración y operación de una empresa.

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Estos sistemas ges-tionan y controlan de manera ópti-

ma los recursos, procesos y operaciones de

una empresa o negocio al ajus-tarse a las necesidades de cada

empresa, giro del negocio y a su estrategia competitiva.

Los ERP son ajustables a cualquier empresa por su estructura modu-lar, es decir, están formados por las áreas que componen una empre-sa como recursos humanos, contabilidad, ventas, logística, finanzas, producción, relaciones con el cliente, nómina, entre otras; esto con la finalidad de eficientar y automatizar la comunicación, funcionamiento

y recursos de cada módulo que integra la empresa.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Un sistema ERP unifica y ordena la información de los procesos y actividades de la empresa, posteriormente concentra esa información en un solo lugar, lo cual es altamente beneficioso al

momento de tomar decisiones importantes para la empresa, y finalmente automatiza las actividades

para que operen de la manera más óptima posible y así generar mejores los resultados.

ERP

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Un ERP gestiona e integra todas las funciones de la empresa creando un canal por el cual la información de los diferentes «módulos» o de-partamentos que la integran fluye y se interco-

munica de manera automática, simplificando la tarea de manejar y administrar una empresa.

Cuando una empresa no cuenta con un ERP, todos los procesos de ope-ración se realizan de manera independiente con ayuda de sistemas ad-ministrativos, contables, de facturación, de producción y de punto de venta por mencionar algunos; lo que implica que el cruce de informa-ción no se da de manera automática, los procesos están incomunica-dos entre sí. Esto puede provocar que la empresa tenga un incremento en sus gastos, pérdida de tiempo, duplicidad de información, errores de captura y un incremento de la posibilidad de que se tomen decisio-nes basados en información incompleta.

La mayor ventaja de los sistemas ERP es que, al recolectar la informa-ción de cada uno de los procesos que se realizan en el negocio en un solo sistema, hacen posible la automatización de actividades desde el inicio hasta el fin de la misma, incluyendo los procesos que estén rela-cionados a ellas; por ejemplo, cuando se realice un pedido, el sistema automáticamente generará una orden de compra o de producción así como de inventario, seguido de una orden de cobro y de todos los mo-vimientos contables y fiscales necesarios.

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Beneficios al implementar un sistema ERP

!En un ERP se incluyen todas las operaciones de un sistema administrativo, contable, de facturación, entre otros, además de todos los procesos que una empresa tiene, y los integra creando un flujo de información al momento que puede ser compartida en tiempo real. Uno de los beneficios más relevantes en los sistemas ERP es que ge-neran análisis de las tendencias financieras lo que permite la rápida obtención de reportes en el momento que se necesiten, facilitando la toma de decisiones.Otros de los beneficios de implementar un ERP en tu empresa son:

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Anticipación y planeación: Un ERP permite antici-parse a las necesidades futuras de tu empresa al in-tegrar las distintas áreas, centralizando la informa-ción generada y compartiéndola en tiempo real.

Seguridad: Los datos que se generan en tu empresa son tu principal herramienta de toma de decisiones, por lo que es

importante protegerlos ante posibles pérdidas de información. Para evitar este problema, elige los ERP en la nube que son más seguros que tener equipos y aplicaciones en tierra dentro de la empresa.

Cumplirás con el SAT: Tendrás la contabilidad de tu negocio al día y contarás con reportes financieros que te ayudarán a ser más ren-table. Además, cumplirás con el SAT al llevar tu contabilidad y factura-ción de forma electrónica.

Productividad de los empleados: Un sistema ERP optimiza la gestión de procesos, por lo tanto aumenta la productividad de los empleados al eliminar los trabajos duplicados y la información redundante.

Mejor relación con el cliente (CRM): Al tener todos los procesos y operaciones conectadas y bajo control, el tiempo de respuesta ante tus clientes será mínimo, su nivel de satisfacción se incrementará y tú podrás dedicar más esfuerzos a mejo-rar la relación que tiene con tu empresa.

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Ahorro: No se harán gastos innecesarios en la compra de insumos que aún están en existencia en el inventario.

Evaluación continua: Podrás inspeccionar el desempeño y eva-luar los resultados que se han obtenido durante periodos específicos.

Información actualizada: El proceso comercial de tu empresa estará nutrido constantemente con información sobre la situación de producción, inventario y almacenes. Si algo cambia, el sistema te lo in-formará.

Mejoras en producción: El proceso de producción será mucho más rápido, porque la información de existencias en inventario siem-pre estará actualizado y no tendrán que detener la producción una vez iniciada por falta de algún insumo.

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En PerspectivaSi después de leer los beneficios de un ERP te has convencido que tu empresa necesita un sistema ERP, posiblemente quieras conocer cuáles beneficios obtendrás TÚ

como gerente de la empresa.

Si tu función es gerente administrativo, al ser responsable de las áreas de finanzas, administración y contabilidad de la empresa, un sistema ERP es la herramienta que te ayudará a monitorear y llevar a cabo los procesos internos

como la conciliación bancaria y de cajas.

Un sistema ERP es de gran ayuda a la labor gerencial al realizar proyec-ciones del nivel óptimo de compras que debes adquirir, la cantidad de inventario que deseas y necesitas manejar, así como para planear la producción y pronosticar las ventas.

Por otro lado, si eres un gerente enfocado a lo operativo, un ERP te ayu-dará a mantener bajo control las compras y pagos que se realizan en la empresa, de esta manera controlarás los gastos y sabrás de que mane-ra, cuándo y bajo qué términos egresa el dinero. Estos sistemas también te auxiliarán en el proceso de cobranza y facturación, por lo que también tendrás ubicado el dinero que debe ingresar a la empresa.

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Si eres un gerente con lineamientos contables, el sistema ERP también te beneficiará ya que es una opción más completa que un sistema con-table. Con el ERP podrás manejar contabilidad electrónica, balances del periodo contable y reportes financieros con información actualizada al momento sobre el estatus de la empresa.

ClickBalance es un sistema ERP en la nube que cumple con las necesi-dades que un gerente (operativo, contable o administrativo) tiene al manejar una empresa de cualquier tamaño.

De la mano del sistema podrás controlar y verificar todos los aspectos de tu empresa mientras cumples con los requerimientos fiscales del SAT desde cualquier lugar con conexión a internet.

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Autores

Teresa SotoRedacción@TeresaAlejandra

ClickBalanceDerechos reservados@ClickBalance

Francisco RochínArte y diseño@FcoRochin

Indira AréchigaGuías de contenido@IndiraArechiga

Francisco Astorga-PalizaGerencia eCommerce@FrankAstorga

Versión 1.0 | Fin de edición 14 abril 2015

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ReferenciasClickBalance. (n.d.). Retrieved Marzo 2015, from Sitio web de ClickBalance:

http://clickbalance.com/acerca-de-clickbalance/

Soto, T. A. (n.d.). Tu información contable al día en tu empresa con un sis-tema ERP en la web. Retrieved Marzo 2015, from ClickBalance blog:

https://clickbalance.com/blog/tu-informacion-contable-al-dia-en-tu-emoresa-con-un-sistema-erp-en-la-web/

Soto, T. A. (n.d.). 3 razones por las que necesitsa un sistema ERP en tu em-presa. Retrieved Marzo 2015, from ClickBalance blog:

https://clickbalance.com/blog/3-razones-por-las-que-necesitas-un-sistema-erp-en-tu-empresa/

Soto, T. A. (n.d.). Excel vs sistema ERP para administrar tu empresa ¿Cuál es mejor? Retrieved Marzo 2015, from ClickBalance blog:

https://clickbalance.com/blog/excel-vs-sistema-erp-para-administrar-tu-empresa-cual-es-mejor/

En ClickBalance se busca que la información sea verídica y actualizada conforme a la fecha de publicación. El contenido de este material es responsabilidad de los autores y del equipo de edición. Esta es una recopilación que ClickBalance prepara para la actua-lización de sus clientes, por lo que se indican las fuentes originales de información para ver más detalles en caso de requerirlo.

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