EJERCICIO CONTABLE

Introducción

• Objetivo de la contabilidad

– Información y control

• Función de la contabilidad

– Registro sistemático y metodológico de los hechos económicos de la empresa.

Características de la información

• Significativa– Verdadera– Exacta– Clara– Referida a un nivel

• Completa• Económica• Oportuna

Usos de la información contable

• Usuarios internos

• Usuarios externos

– Inversionistas

– Acreedores

– Grandes clientes

– Trabajadores

– Competidores

– Organismos fiscalizadores: DIAN y Cámara de Comercio, entre otros.

Los sistemas de información y la contabilidad

• Partes de un sistema.

• El sistema contable es el principal subsistema del sistema de información de la empresa.

• Consideración de costo-beneficio.

Conceptos fundamentales

1. Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA)

2. Normas Generales de Contabilidad

3. Normas Internacional de Contabilidad

4. Otras normas específicas

1. Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA)

Reglas fundamentales. Marco general de la inclusión y forma de presentación de la información contable:

• Equidad

• Entidad contable

• Empresa en marcha

• Bienes económicos

• Moneda

• Periodo de tiempo

• Ingresos/ egresos

• Realización

• Costo histórico

• Objetividad

• Criterio prudencial

• Significación o importancia relativa

• Uniformidad

• Contenido de fondo sobre la forma• Dualidad económica

• Relación fundamental de los estados financieros

• Objetivos generales de la información financiera

• Exposición

2. Normas generales de contabilidad

• Dictadas por el Colegio de Contadores

• Boletines técnicos

• Reguladas por el gobierno

3. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)

• Dictadas por la International Accounting Standars Committee (IASC)

• Remitirse a ellas en ausencia de normas nacionales

3. Otras normas específicas

• Superintendencia de Valores

• Superintendencia Financiera y otras instituciones

• Otros

ESTADOS FINANCIEROS

Estados financieros básicos

• Introducción: – Información para la toma de decisiones– Contabilidad Financiera

• Tres estados básicos:– Balance General– Estado de Resultados– Estado de Flujo de Efectivo

• Notas a los estados financieros

Balance General

• Muestra la situación financiera de la empresa en una fecha determinada.

• Presenta los saldos de activos, pasivos y patrimonio en un momento del tiempo.

• Es estático, pues es una representación del proceso económico de una entidad en un momento determinado.

300,000300,000TotalTotal300,000300,000TotalTotal

15,00015,000Equipos de oficinaEquipos de oficina

220,000220,000CapitalCapital90,00090,000EdificiosEdificios

100,000100,000TerrenoTerreno

80,00080,000Pasivos totalesPasivos totales

2,0002,000MercancíasMercancías

3,0003,000Sueldos por pagarSueldos por pagar

60,50060,500Cuentas por cobrarCuentas por cobrar

36,00036,000Cuentas por pagarCuentas por pagar

10,00010,000Cuentas por cobrarCuentas por cobrar

41,00041,000Cuentas por pagarCuentas por pagar

22,50022,500EfectivoEfectivo

PasivosPasivosActivosActivos

Balance General al 31 de diciembre de 2006Balance General al 31 de diciembre de 2006

Ferretería HérculesFerretería Hércules

Estados de resultados

• Muestra tanto el resultado de la gestión de una entidad, como su detalle.

• Sus características son:

– Dinámico

– Acumulativo

– Económico

Estado de flujo de efectivo

• Muestra cómo varió el saldo de efectivo y efectivo equivalente.

• Proporciona información sobre:– Capacidad para cancelar deudas.– Necesidad de obtener financiamiento externo.– Capacidad para pagar a los dueños (dividendos).– Causas de cambio en el valor del efectivo durante el

periodo.

Notas a los estados financieros

• Constituyen un complemento importante de los estados financieros, en el cual se detalla la información que aparece en ellos.

Elementos del sistema contable

– Personas

– Procedimientos

– Herramientas

– Registros

Sistema contable

• Objetivos

– Desarrollar información contable

– Dar a conocer esta información a quienes toman decisiones

• Diferencias según el tamaño de la Empresa

Funciones básicas del sistema contable

• Interpretar y registrar los efectos de las transacciones.

• Clasificar las transacciones en grupos adecuados para efectos de informes contables.

• Resumir las transacciones y darlas a conocer a quienes toman las decisiones.

Estructura de un sistema contable

• Registros iniciales– Diario General– Diario Especial

• Clasificación y almacenamiento de la información registrada– Cuentas de Mayor– Bases de datos sistematizadas

• Resumen y divulgación de la información contable

Diseño e instalación de sistema contable

• Diferencias según tamaño

• Grado de automatización

• Equipo multidisciplinario

Documentación mercantil

• Guía de despacho

• Factura

• Cheque

• Letra de cambio

• Pagaré

• Nota de crédito

• Nota de débito

Igualdad de inventario

• Conocida también como Ecuación Contable, consiste en aplicar la siguiente fórmula:

Activo = Pasivo + Patrimonio

• Se traduce en lo que la empresa:

Tiene + le adeudan =

debe a terceros + debe a dueños

• Ambos lados de la ecuación son dos apreciaciones de los mismos recursos de la empresa

Ejemplo:

Activo = Pasivo + Patrimonio500,000 = 200,000 + 300,000

O bien:

Activo – Pasivo = Patrimonio 500,000 – 200,000 = 300,000

• Independientemente de si la empresa crece o no, la igualdad siempre debe mantenerse.

Ejemplo:

Suponga que el impresor Jimmy Villegas decide abrir una empresa a la que registrará con el nombre de “Xtrema” y en la que venderá libros personalizados, lo cual resulta atractivo para los clientes.

• La primera operación de Xtrema se registra el 8 de septiembre de 2001, fecha en la cual el dueño abre una cuenta bancaria con $800,000, a nombre de la empresa. Él piensa: “así puedo llevar un control más exhaustivo de los ingresos y egresos de mi negocio”. La ecuación contable es:

Activo = Pasivo + Patrimonio800,000 = 0 + 800,000

Banco = 0 + Capital

Se realizan las siguientes transacciones:

• 12 de septiembre: Compra de una cosedora industrial, con el dinero del banco, por $450,000.

• 23 de septiembre: Compra de un local donde se atenderá al público. El valor es de $2.000,000, para lo cual se pide un préstamo al banco por el 90% del valor del local.

• 9 de octubre: Compra de equipos de impresión por un valor de $230,000. Esta compra se realiza a crédito.

• 25 de octubre: Un amigo del dueño ofrece comprar algunas de las impresoras, valoradas en $50,000, lo cual es aceptado, y se acepta además que pague en 30 días.

• 30 de octubre: Se pagan al banco $250,000 correspondientes a la primera cuota del préstamo.

• 25 de noviembre: Se recibe el pago de los $50,000 correspondientes a la venta de las impresoras.

• 30 de noviembre: Se arrienda un terreno aledaño al local, para usarlo como parqueadero. Se cancelan $60,000, correspondientes a los meses de diciembre y enero.

Invariabilidad del capital

Teoría que establece que los capitales deben permanecer invariables para determinar el aumento o la disminución en el transcurso de un periodo determinado.

Como el capital no puede variar, se crean dos cuentas: Pérdidas y Ganancias.

Ejemplo:

• Aporte del dueño $5,000 en efectivo

• Compra de mercancías a crédito por $3,000

• Venta de la mitad de la mercancía, en $4,000

• Pago de $1,000 en efectivo por arriendo de local

La cuenta

“Agrupación sistemática de los cargos y abonos relativos a la misma persona o asunto, que se registran bajo un título apropiado”.

• Ejemplos: Clientes, Caja• Por convención, la cuenta tiene dos partes: Debe y Haber• Hacer una anotación en el Debe de una cuenta se llama

cargar o debitar.• Hacer una anotación en el Haber de una cuenta se llama

abonar o acreditar.

• La suma de los cargos de una cuenta se llama “débitos”.• La suma de los abonos de una cuenta se llama “créditos”.

Por tanto, una cuenta es Acreedora cuando su saldo es acreedor, y Deudora cuando su saldo es deudor.

• Un cargo aumenta las cuentas de activo.

• Un abono disminuye las cuentas de activo.

• Un cargo disminuye las cuentas de pasivo.

• Un abono aumenta las cuentas de pasivo.

• En el patrimonio ocurre lo mismo que para los pasivos.

Clasificación de las cuentas

• Cuentas de Activo

• Cuentas de Pasivo

• Cuentas de Patrimonio

• Cuentas de Resultado

• Cuentas de Orden: responsabilidades o derechos latentes

Jerarquía en el Plan Único de Cuentas (PUC)

1210 Cuotas o partes

11. Disponible

12. Inversiones

1 1205 Acciones

120505 Agricultura

2. Pasivo

120530 Construcción

1. Activo

Funciones del PUC:

• Sirve para definir qué cuentas se van a utilizar, cómo se denominarán y en qué forma se clasificarán.

• Determinan el esquema de información que será capaz de proporcionar el registro contable.

Objetivos del PUC:

• Ordenar y sistematizar el registro de las transacciones.

• Estar de acuerdo con las características de la empresa y sus necesidades particulares de información y control.

Requisitos del PUC:

Debe ser:– Amplio– Flexible: capacidad de adaptarse– Racional: fácil de manejar

Además:– Debe tener un número adecuado de cuentas– No permitir sobreposición de cuentas– No permitir que se produzcan vacíos– Tener una codificación adecuada.

Manual de cuentas

El manual de cuentas debe ser:– Detallado y claro– Completo– Actualizado

Se detalla:– Plan de cuentas y su objetivo– Campo de acción– Procedimientos de operación de las cuentas

• Procedimientos de operación de cuentas:– Clasificación de la cuenta– Contenido– Tratamiento– Significado de su saldo– Relaciones con otras cuentas o subcuentas

Resumen

• Igualdad de inventario

• Las cuentas

• El proceso contable:

– Libro diario (asientos)

– Libro Mayor

– Balance comprobación y de saldos

– Estados financieros finales: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo

Activo

• Concepto:

– Son derechos, bienes que posee la empresa.

– Ejemplos: caja, cuentas por cobrar, mercaderías o existencias, activo fijo y otros activos (patentes, licencias, etc.).

Mercancías

• Reconocimiento del costo

• IVA

• Métodos de inventario

Reconocimiento del costo• Para todas las empresas el costo de la mercadería se maneja con la

siguiente fórmula:

Precio de compra + Fletes + Embalajes + Seguros

IVA• Mayor valor de los productos sólo cuando los adquieren los usuarios

finales.

• IVA Débito Fiscal

• IVA Crédito Fiscal

Métodos de inventario:

• Sistema de inventario permanente: Las transacciones comerciales se registran en el momento en que se producen.Este sistema debe incluir un mayor auxiliar de inventarios, y siempre se realizan dos registros en la venta.También se puede hacer una “toma de inventario”.

Ejemplo:

• 6 de septiembre: Se compran 20 relojes a la empresa La Hora. Cada reloj costó $50,800, y se pagarán a crédito simple.

• 10 de septiembre: Se venden al contado 3 relojes en $70,000 cada uno.

• Sistema de Inventario Periódico: Se realiza la toma de inventario físico totalfísico total al final del año. El costo de la mercancía no se registra por cada transacción.

• Al final del periodo se calcula el costo de la mercancía vendida de la siguiente forma:

Inventario (según inventario final año anterior)

+ Compras de mercaderías

= Costo de mercancía disponible para la venta durante el año

- Inventario Final (según inventario físico)

= Costo de la mercancía vendida

Ejemplo:

“El gordito”, un almacén de productos dietéticos, tiene sistema de inventario periódico. Al 31 de diciembre de 2001 tiene la siguiente información:

• El inventario disponible a fines de 2000 era de $160,000.

• Durante 2001 compró mercancía por un total de $1’200,000.

• El inventario disponible al final de 2001 tiene un costo de $180,000.

Elección de un sistema de inventario

Toda la mercancía está en sitio de ventaToda la mercancía está en sitio de venta

Mercancía en múltiples lugaresMercancía en múltiples lugares

Alto volumen de transacciones y sistema manual.Alto volumen de transacciones y sistema manual.

Bajo volumen de transacciones o sistema computarizado Bajo volumen de transacciones o sistema computarizado

Muchos artículos de bajo costo unitario.Muchos artículos de bajo costo unitario.

Mercancía de alto costo por unidadMercancía de alto costo por unidad

No se requiere información diaria, la empresa hace contabilidad. Tributarias

No se requiere información diaria, la empresa hace contabilidad. Tributarias

Los gerentes requieren información sobre el inventario, la cantidad de artículos vendidos, etc.

Los gerentes requieren información sobre el inventario, la cantidad de artículos vendidos, etc.

Empresas pequeñasEmpresas pequeñasGrandes compañíasGrandes compañías

Inventario periódicoInventario periódicoInventario perpetuoInventario perpetuo

Mercaderías únicas

• Es la forma básica de realizar los registros relacionados con las mercancías.

• Es una cuenta mixta de activo y resultado.

• Se carga por:

– Inventario inicial: Precio de compra– Compras: Precio de compra– Fletes: Precio de compra– Embalajes: Precio de compra– Seguros: Precio de compra– Devoluciones de ventas. Precio de venta.

• Se abona por:

– Devolución de compra: Precio de compra– Ventas: Precio de venta.– Ventas o anticipos al personal: Precio de venta– Retiros del propietario: Precio de compra– Muestra gratis: Precio de compra– Donaciones: Precio de compra– Mermas y castigos: Precio de compra

FLUJO DE COSTOS DE INVENTARIO

Dentro de un sistema perpetuo de inventario se distinguen cuatro formas de determinar el costo de la mercadería vendida. Éstas:

• Identificación específica

• Precio medio ponderado

• Método PEPS o FIFO

• Método UEPS o LIFO

IDENTIFICACIÓN ESPECÍFICA

Sólo se puede utilizar cuando es posible identificar cada artículo en forma individual.

SUPUESTOS DE FLUJO DE COSTOS

• Artículos homogéneos.

• Se “supone” una secuencia de salida de unidades de inventario. Existen tres métodos:

• Costo Promedio (PMP)

• PEPS o FIFO

• UEPS o LIFO