Capítulo 1:

 El Balance General o Estado de Situación

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Balance General

El Balance General es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que le deben, de lo que debe, y de los que realmente les pertenece a sus propietarios o socios a una fecha determinada, es como una fotografía de la situación del negocio y está compuesto por los principales grupos de cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. Se llama Balance porque siempre debe establecerse la igualdad entre los grupos que conforman el Activo por un lado y por otro lado el Pasivo y Patrimonio.

Básicamente existen dos formas de presentar un Balance General:

En orden de liquidezEn orden de solidez

En orden de liquidez

Es la forma más usual de presentación de un Balance, según esta modalidad se debe presentar en primer lugar las cuentas más líquidas o que tiendan a convertirse en efectivo más rápidamente. Para un ordenamiento adecuado de las cuentas se ha considerado tres grupos básicos para la presentación del Activo y estos son:

Activo corrienteActivo fijoOtros Activos

Activo corriente.- En este grupo se encuentran los activos que pueden convertirse en dinero en efectivo más fácilmente dentro de un plazo no superior a un año, como Caja, Bancos, Cuentas y Documentos por Cobrar a Clientes, Inventarios, etc. En el caso de existir cuentas o documentos por cobrar dudosas, se debe registrar la respectiva Provisión de Cuentas Incobrables.

Activo fijo.- Dentro de este grupo tenemos bienes de características más sólidas y que sirven para desarrollar las actividades de la empresa, normalmente no están destinados a la venta, dentro de este tenemos: Vehículos, Maquinaria y Equipo, Muebles y Enseres, Equipos de Computación, Edificios, Terrenos, etc. Con excepción de la cuenta Terrenos, todos los activos fijos tangibles están sujetos a depreciación y esta cuenta debe reflejarse en el Balance.

Otros Activos.- Son activos de propiedad de la empresa que no pueden entrar en las dos primeras categorías como por ejemplo: Gastos pagados por anticipado, depósitos en garantía, etc. Algunos de estos activos están sujetos a amortización, de ser así se debe registrar este valor restando a los activos mencionados.

En orden de solidez

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Esta forma de presentación se utiliza en algunos países europeos y consiste en presentar primeros lo más sólido como es el activo fijo y luego lo más líquido que es el activo corriente.

A continuación vamos a observar la sección del Activo con sus tres segmentos principales:

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En cuanto al pasivo que son todos los valores que la empresa debe, se suele presentar en orden de exigibilidad con los siguientes grupos:

Pasivo corriente o de corto plazoPasivo a largo plazo

Pasivo corriente o de corto plazo.- Son los valores que la empresa debe pagar en un plazo no mayor a un año, dentro de estos pasivos tenemos: Cuentas por pagar a proveedores, obligaciones bancarias, sobregiros, documentos por pagar, provisiones sociales, impuestos por pagar, etc.

Pasivo a largo plazo.- Son obligaciones que la empresa debe pagar dentro de un plazo superior a un año como por ejemplo: Cuentas, documentos e hipotecas por pagar a largo plazo.

También se tiene que incluir en esta sección, lo correspondiente al Patrimonio, que son los valores netos que pertenecen a los socios, dicho de otra forma es la diferencia entre activo menos pasivo. En el grupo de patrimonio se debe incluir el Capital, las reservas y el resultado del ejercicio, éste último valor es el vínculo que existe entre el Balance General y el Estado de resultados o pérdidas y ganancias.

A continuación tenemos la sección de pasivo y patrimonio:

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Los valores de esta sección están antecedidos del signo (-), esto es para indicar que son de naturaleza acreedora. Como podemos ver por un lado el activo suma $ 38.683,98, por otro lado el pasivo + el patrimonio también suman $ 38.683,98, con lo que se concluye que este balance está cuadrado. Al pie de este documento se debe hacer constar las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el número de su licencia.

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Capítulo 2:

 El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias

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Estado de Resultados

Este estado financiero también conocido como Estado de Pérdidas y Ganancias, demuestra las causas que generaron la utilidad o pérdida obtenida durante un ejercicio contable o período determinado. En este estado se detalla todos los ingresos obtenidos por las operaciones normales del negocio, así como también ingresos no operacionales, obtenidos por rendimientos financieros o venta de activos fijos.

Rentas

Se conceptúan como rentas a toda clase de ingresos monetarios o devengados que significan utilidades para las empresas en cada período contable, en cuanto incrementan los activos y el patrimonio o disminuyen los pasivos diferidos de las entidades.

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De acuerdo al principio contable de REALIZACIÓN, todo ingreso, renta o utilidad, debe hallarse devengada como requisito primordial para su contabilización.

Las rentas se originan en mayor proporción en las transacciones de intercambio o venta de los bienes o servicios materia del negocio; sin embargo, también provienen de operaciones financieras de otorgamiento de créditos o de otras actividades complementarias de diversa índole al giro empresarial.[1]

Gastos

Se conceptúan gastos a toda clase de desembolsos monetarios o crediticios realizados por las entidades en cada ejercicio o período contable, que generalmente, significan disminuciones de utilidades y que cuando sobrepasan en valores a las rentas, original pérdida o déficit en el período o ejercicio contable de su registro.

Por otra parte, los gastos cuando se pagan en efectivo representan disminución del activo disponible; y cuando NO se pagan en dinero constituyen créditos por pagar que incrementan el pasivo empresarial.

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De acuerdo con el principio contable de “reconocimiento inmediato”, los gastos deben ser contabilizados con cargo al período en el que fueron pagados o dieron lugar al surgimiento de pasivos acumulados para su cancelación.

Los gastos en su mayor parte se originan por consumos utilizados para la realización de las actividades típicas de las entidades.[2]

A continuación vamos a observar el estado de Pérdidas y Ganancias, en primer término el segmento de ingresos, luego el segmento de gastos. En este caso vemos que se ha obtenido una utilidad de $ 412,38 y precisamente este valor se refleja también en el balance general como parte del patrimonio.

Los valores de la sección de ingresos tienen signo negativo, para indicar que estas cuentas tienen saldo acreedor, mientras que los gastos tienen saldo deudor, al igual que en el balance general también se deben registrar al pie de este estado financiero las firmas del Gerente general o representante legal y la del Contador general con el número de su licencia.

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[1] OROZCO Cadena, José, Contabilidad General. Pág. 476

[2] OROZCO Cadena, José, Contabilidad General, Pág. 471

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EJERCICIO CONTABLE EMPRESA DE SERVICIOS

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En este capítulo vamos a plantear un ejercicio contable de una entidad que se encarga de prestar servicios turísticos, la empresa se llama “Fragata Tours Cía. Ltda.” y su objetivo es dar a conocer a turistas nacionales y extranjeros, los sitios más atractivos del país. A través de las transacciones propuestas, vamos a conocer como se desarrollan sus operaciones.

Transacciones

Junio 1.- Se crea la Agencia de viajes “Fragata Tours Cía. Ltda.” con un capital de $ 80.000,00 entre 4 socios que aportan $ 20.000,00 cada uno.

Junio 2.- Se procede a la apertura de la cuenta corriente 1235-4 en el Banco Pichincha y se deposita $ 70.000,00, según papeleta 203591, Comprobante de ingreso 001.

Junio 3.- Se paga una garantía de $ 3.000,00 a Juan Valdéz, propietario de un local comercial donde va a funcionar la agencia con cheque 001, comp. Egreso 001, además se paga 3 meses de arriendo en forma adelantada a razón de $ 1.500,00 más iva cada mes, según egreso 002, cheque 002, liquidación de compras 01.

Junio 4.- Se compra muebles para la oficina en Mueblima S.A., según factura 102548, por el valor de $ 8.500,00 más iva, se paga el 50% con cheque 003, comp. Egreso 003 y por la diferencia se firma una letra de cambio a 30 días con el 16% de interés.

Junio 5.- Se adquiere 3 computadores a razón de $ 400,00 más iva por computador en Computrón, según factura 682451, se paga de contado con cheque 004, comprobante de egreso 004.

Junio 8.- Se firma el contrato de publicidad No. 104125 con Telesistema por $ 6.000,oo mas iva para 6 meses, se paga con cheque 005, comprobante de egreso 005.

Junio 9.- Se vende 7 paquetes turísticos a la empresa CERSA por $ 800,oo más iva cada paquete, nos descuenta la retención en la fuente, se cobra de contado, dinero que se recibe en Caja, comprobante de ingreso 002, factura 001.

Junio 10.- Se deposita en el Banco Pichincha la recaudación del día anterior, según papeleta de depósito 524126.

Junio 11.- Se paga al Hotel Barceló Colón Miramar $ 2.000,00 en calidad de anticipo  y reservación para el personal de CERSA que viajará a la playa de Salinas, comprobante de egreso 006, cheque 006.

Junio 12.- Se paga a transportes Ecuador $ 540,00 por servicios de transporte de Quito a Salinas con el personal de CERSA, según factura 25481, no graba iva, se paga con cheque 007, egreso 007.   

Junio 15.- Se paga anticipos de sueldo a las siguientes personas:

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Santiago Jácome (Gerente)                  $650,00, cheque 008, egreso 008

Rita Varela (Secretaria)                        $150,00, cheque 009, egreso 009

Jenny Samaniego (Contadora)             $250,00, cheque 010, egreso 010

Freddy Muñoz (Mensajero)                   $120,00, cheque 011, egreso 011

Pedro Soto (Vendedor)                         $180,00, cheque 012, egreso 012

Se pide:

-Realizar los asientos de diario, con las retenciones que exige el SRI en las transacciones que corresponda.

Desarrollo del ejercicio

Los asientos de las transacciones en el Diario General, deben aparecer de la siguiente manera:

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Como podemos ver cada transacción tiene su asiento correspondiente, se ha incluido las retenciones en la fuente de acuerdo a la legislación vigente, se debe aprovechar de la mejor manera posible la columna de DESCRIPCION, pues ésta, en ocasiones varía ligeramente de acuerdo a la cuenta que utilicemos, por ejemplo siempre que utilicemos las cuentas de bancos, para acreditar, se debe incluir en la descripción el cheque, esto facilitará posteriormente la conciliación bancaria.

Cabe anotar que cuando aplicamos las retenciones en la fuente, retenemos el porcentaje respectivo cuando compramos, pero como la Ley es para todos, a nosotros también nos retienen cuando vendemos. En el asiento AD 011 están incluidos todos los anticipos entregados al personal, el criterio contable también es válido, si el contador prefiere hacer un asiento por cada empleado, pero implica más trabajo.

En el siguiente capítulo vamos a incluir más transacciones para concluir el mes de junio, realizar ajustes necesarios y registros adicionales como el rol de pagos.

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En este capítulo vamos a continuar con transacciones adicionales del mes de junio:

Junio 16.- Se crea un fondo de caja chica por el valor de $ 100,00, para gastos pequeños, con cheque 013, egreso 013, este fondo está bajo la custodia y manejo de la Srta. Rita Varela.

Junio 17.- Se vende 10 paquetes turísticos a la Cía. Invesplan, a razón de $ 900,00 más iva cada paquete, según factura 002, se concede crédito sin documento de 15 días, nos envían la retención en la fuente.

Junio 18.- Se compra suministros y útiles de oficina en PACO, según factura 26584, por $ 850,00 más iva, pagamos con cheque 014, egreso 014, realizamos la retención respectiva.

Junio 19.- Se adquiere Equipo de alta montaña para alquilar a turistas, en equipos Cotopaxi, por el valor de $ 5200,00 más iva, según factura 6582, realizamos la retención en la fuente, nos conceden 10 días de crédito con letra de cambio 2684.

Junio 22.- Cancelamos la factura 34258 del Hotel Barceló Colón Miramar, por $ 2.800,00 más iva, realizamos la retención respectiva, descontamos el anticipo entregado en junio 11 y pagamos el saldo con cheque 015, egreso 015.

Junio 23.- Pagamos un anticipo al Hotel Latacunga para reservar habitaciones para 8 turistas extranjeros por $ 160,00, según egreso 016, cheque 016.

Junio 24.- Alquilamos el equipo de alta montaña a los 8 turistas extranjeros a razón de $ 50,00 más iva por persona, nos cancelan de contado, comprobante de ingreso 003, factura 03.

Junio 25.- Se deposita en el Banco Pichincha, la recaudación del día anterior, papeleta de depósito 692.

Junio 26.- Pagamos por transporte de Quito a Latacunga a Transportes LASSO, el valor de $ 30,00, según factura 2485, realizamos la retención respectiva, pagamos con cheque 017, egreso 017.

Junio 29.- Realizamos el pago de los equipos de montaña, adquiridos a Equipos Cotopaxi en junio 19, comprobante de egreso 018, cheque 018.

Junio 30.- La compañía Invesplan nos cancela el valor de los paquetes turísticos facturados en junio 17, recibe caja, según ingreso 004. Además se realiza y se paga el rol de acuerdo al siguiente detalle de sueldos:

Santiago Jácome (Gerente)                  $1.300,00, cheque 019, egreso 019

Rita Varela (Secretaria)                        $300,00, cheque 020, egreso 020

Jenny Samaniego (Contadora)             $500,00, cheque 021, egreso 021

Freddy Muñoz (Mensajero)                   $240,00, cheque 022, egreso 022

Pedro Soto (Vendedor)                         $360,00, cheque 023, egreso 023

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Se pide:

Registrar las transacciones en el diario generalRol de pagos, con descuento de los anticipos y los aportes al IESSCuadro de ProvisionesAjustesBalances

En el diario general, los asientos deben registrarse de la siguiente forma:

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Como podemos ver, en el diario general se incluyen los asientos AD 023 y AD 024 que corresponden a la contabilización del rol de pagos y las provisiones de junio respectivamente.

El rol de pagos y el cuadro de provisiones, se presentan incluyendo al pie, la contabilización. En el rol no se ha incluido horas extras ni comisiones, pero se conservan las columnas para cuando llegue el momento, agregar esos cálculos; la columna préstamos quirografarios va en blanco en razón de que los empleados aún no han solicitado este tipo de préstamos, en la columna de anticipos y préstamos se descuentan los anticipos entregados en la primera quincena (15-jun-2009).

En el cuadro de provisiones, no se realiza el cálculo de los fondos de reserva, en razón de que todos los empleados son nuevos y para provisionar este valor, los empleados deben estar por lo menos un año en la empresa, es a partir del segundo año, que tienen derecha a este fondo, de todas maneras se conserva la columna para realizar el cálculo cuando llegue el momento.

Para la contabilización del rol, debitamos las cuentas del gasto y acreditamos cuentas de pasivo a excepción de la cuenta ANTICIPOS Y PRESTAMOS que es una cuenta de activo. En cuanto a la contabilización de las provisiones debitamos las cuentas del gasto y acreditamos las cuentas de pasivo como se puede ver al final del cuadro.

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A continuación vamos a registrar los ajustes por los gastos pagados por anticipado, arriendos que se pagó en forma adelantada para 3 meses y publicidad, para 6 meses, además vamos a calcular las depreciaciones de los activos fijos, adquiridos en el mes. Los asientos por estos ajustes deben registrarse de la siguiente manera:

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Para determinar los valores de las depreciaciones hemos realizado el siguiente cuadro:

A los valores de adquisición de los activos, aplicamos los porcentajes de depreciación: 10% para muebles y enseres y 33% para equipos de computación, estos valores que son anuales, dividimos para 12 para obtener el valor mensual y éstos valores a su vez dividimos para 30 para conocer la cuota de depreciación diaria, por último estas cuotas multiplicamos por los días transcurridos desde que se adquirieron los activos hasta el 30 de junio, que es la fecha de cierre del mes.

Finalmente vamos a conocer como quedan los balances al 30 de junio de 2009.

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Capítulo 5:

 Ejercicio de una empresa comercial (1/2)

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En el presente capítulo, realizaremos un ejercicio práctico de una empresa comercial, con transacciones del mes de julio de 2009.

Transacciones

1.- La empresa “DTK” dedicada a la compra venta de mercaderías, posee como inventario inicial 90 unidades del artículo “Q”, cuyo valor unitario es de $ 100,00 y $ 18.000,00 en el Banco Pichincha.

2.- Realiza una compra de 40 unidades a $ 120,00 cada una, según factura No. 30 de Comercial Mery, cheque No. 01.

3.- Efectúa una venta de 35 unidades al contado, según factura No. 01 a $ 110,00 cada una.

4.- Vende 20 unidades a crédito, según factura No. 02 a $ 120,00 cada una.

5.- De la venta anterior, según factura No. 02, devuelven 10 unidades.

6.- Se realiza una compra de 70 unidades a $ 130,00 cada una, según factura No. 45 de Importadora Ruiz,  cheque No. 02.

7.- De la compra anterior, devuelve 15 unidades

8.- Se realiza una venta de 50 unidades al contado, de acuerdo a la factura No. 03 a $ 130,00 cada una.

9.- Se deposita en la cuenta corriente del Banco Pichincha $ 12.000,00, según comprobante de depósito No. 543.

Se requiere:

Libro diarioLibro mayor

Desarrollo del ejercicio

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Una vez ingresados los asientos de diario en el sistema, el libro mayor se muestra de la siguiente manera:

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Capítulo 6:

 Ejercicio de una empresa comercial (2/2)

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En este capítulo, vamos a continuar emitiendo los siguientes reportes contables:

·       Balance de Comprobación

·       Balance General

·       Estado de Resultados

·       Kardex de mercaderías con el método Promedio ponderado

Como podemos ver en el Balance de Comprobación que antecede, todas las cuentas que han intervenido en los asientos y están previamente mayorizadas, aparecen con las sumas y saldos debidamente cuadrados, se ha procurado incluir únicamente cuentas que faciliten nuestro ejercicio, pero esto no quiere decir que la empresa no necesite de otras cuentas como las de activo fijo que ya se incluyeron en los ejercicios de capítulos anteriores.

En el Balance General vamos a observar que se consolidan algunas cuentas, tanto en el activo como en el pasivo y son las siguientes:

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CAJA GENERAL                                                         1.672,50

BANCO DEL PICHINCHA C.C. 3864-4                         14.571,00

            CAJA, BANCOS                                              16.243,50

RETENCIONES EN LA FUENTE                                    127,50

IVA EN COMPRAS                                                     1.434,00

            IMPUESTOS ANTICIPADOS                           1.561,50

RETENCIONES EN LA FUENTE 1%                               139,00

IVA EN VENTAS                                                        1.386,00

            OBLIGACIONES IESS E IMPUESTOS             1.525,00

Para mejorar la presentación del balance también se a omitido los códigos de los grupos de cuentas, esto se logra marcando el rango donde se encuentran los códigos, luego seleccionamos color de fuente blanco, como lo podemos ver en la siguiente imagen:

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A continuación presentamos el Balance General:

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El Estado de Resultados se presenta de la siguiente manera:

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Podemos observar que la utilidad obtenida de $ 996,98 fue también registrada en el Balance General, dentro del patrimonio como RESULTADOS DEL EJERCICIO. En algunos Estados de Resultados se suele presentar las ventas y el costo de ventas de la siguiente manera:

VENTAS                                                         11.550,00

(-) COSTO DE VENTAS                                 10.553,02

            UTILIDAD BRUTA EN VENTAS              996,98

A esto se suman OTROS INGRESOS, luego se restan los GASTOS, en todo caso cada contador puede realizar la presentación de este estado de la forma que considere mas apropiada para un mejor análisis. De la forma que se presente, la utilidad o pérdida no va a cambiar.

Finalmente vamos a observar el Kardex de la cuenta mercaderías, se trata de una tarjeta de control que contiene en la parte superior, todos los datos informativos de los artículos que vende la empresa, estos son nombre del artículo, método de valoración, unidad de medida, que puede ser: unidades, kilos, litros, galones, etc., máximo y mínimo.

En este registro tenemos columnas para fecha, detalle, entradas con cantidades, valor unitario y valor total, salidas con cantidades, valor unitario y valor total y existencias con cantidades, valor unitario y valor total.

La tarjeta que vamos a ver a continuación refleja el movimiento del artículo “Q” del presente ejercicio.

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Como podemos ver el total de la celda K17 de $ 10.396,98 cuadra perfectamente con la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS que aparece en el Balance General, las compras de las fechas 2 y 6 están de acuerdo a los asientos contables correspondientes, al igual que la devolución en compras de la fecha 7. Todos los movimientos registrados en SALIDAS, han sido registrados debitando Costo de Ventas, y acreditando Inventario de Mercaderías, a excepción de la fecha 5, donde el asiento es al revés por cuanto se registra una devolución en ventas. 

Si comparamos el kardex con el libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERÍAS, vamos a observar que los valores de existencias coinciden con los saldos del mayor. En este caso únicamente tenemos el artículo “Q”, pero normalmente en las empresas tienen varios artículos para la venta y como sabemos para cada artículo se debe realizar una tarjeta kardex, luego entonces la suma de todas las tarjetas kardex, debe ser igual al saldo que arroje la cuenta IVENTARIO DE MERCADERÍAS en el libro mayor.

En el próximo capítulo vamos a analizar los distintos métodos de valoración y vamos a establecer comparaciones entre cada uno de ellos.

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Capítulo 7:

 Kardex y métodos de valoración de inventarios (1/2)

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Kardex

El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.

Métodos de valoración de inventarios

Existen básicamente 4 métodos para valoración de los inventarios, que son los siguientes:

Método Promedio PonderadoMétodo P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en SalirMétodo U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en SalirMétodo Último precio de compra

Basados en el ejercicio expuesto en el capítulo anterior, vamos a estudiar estos 4 métodos.

Método Promedio Ponderado

El método promedio ponderado es uno de los más utilizados por cuanto su aplicación es más sencilla, vamos a analizar el kardex del artículo “Q” para conocer como se debe aplicar este método:

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Fila 8

Con fecha 1 de julio registramos el inventario inicial, al multiplicar la cantidad 90 por 100 que es el valor unitario, obtenemos $ 9.000,00 en la celda K8.

Fila 9

Con fecha 2 de julio realizamos una compra de 40 unidades a 120,00 cada una, esto nos da un total de $ 4.800,00, resultado que se encuentra en la celda E9, sumamos las cantidades de la fila anterior, 90, mas 40 de la compra y este resultado lo ponemos en la celda I9, sumamos los valores totales anteriores, 9.000,00, mas 4.800,00 de la compra y obtenemos 13.800,00 que registramos en la celda K9, éste valor dividimos para 130 que es la cantidad actual de las existencias y obtenemos $ 106,15 que es el nuevo costo promedio ponderado, este valor queda registrado en la celda J9, es decir aplicamos la fórmula =K9/I9.

Fila 10

En julio 3 realizamos una venta de 35 unidades, que deben salir al último costo promedio ponderado que es 106,15, esto da como resultado 3.715,38 que se encuentra en la celda H10, en I10 aplicamos la fórmula =I9-F10 para actualizar el saldo de cantidades, similar fórmula, aplicamos en la celda K10, =K9-H10 para actualizar el valor de las existencias, en J10 registramos la fórmula =K10/I10, para conocer el nuevo costo promedio que se mantiene en $ 106,15.

Fila 11

Registramos en julio 4, otra venta, esta vez de 20 unidades que salen a $ 106,15 c/u, esto da como resultado $ 2.123,08 (H11), actualizamos las cantidades en la celda I11 aplicando la fórmula =I10-F11, en K11 registramos =K10-H11, esto da como resultado $ 7.961,54 que dividido para 75, da como resultado otra vez $ 106,15.

Fila 12

En julio 5, de la última venta, devuelven 10 unidades, las devoluciones en ventas, registramos en las mismas columnas de salidas pero con signo contrario, se registra de esta forma para no confundirnos con las compras, el costo por unidad de la devolución es igual al costo de la venta, es decir $ 106,15, de manera que en F12, registramos con signo menos 10 unidades, a un costo de $ 106,15, en H12 obtenemos ($ 1.061,54), en Contabilidad cuando utilizamos paréntesis, también equivale al signo negativo. En cantidades de la sección existencias, registramos la fórmula =I11-F12 y obtenemos 85, pues teníamos 75 mas 10 que nos devuelven da como resultado 85, en el total tenemos $ 9.023,08, que equivale a la suma de 7.961,54 mas 1.061,54, para obtener el nuevo costo promedio, dividimos $ 9.023,08 para 85, obtenemos otra vez $ 106,15.

Fila 13

Se realiza una compra en julio 6, 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00, que da como resultado $ 9.100,00, las 70 unidades sumamos a las 85 y este resultado 155 lo registramos en la celda I13, lo propio hacemos con los valores, sumamos $ 9.100,00 mas $ 9.023,08, este total $ 18.123,08 dividimos para 155 y obtenemos en J13 el nuevo costo promedio que subió a $ 116, 92.

Fila 14

En julio 7, se registra una devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de $ 130,00 por unidad, registramos un total de $ 1.950,00, todas estas cantidades las registramos en la sección de entradas pero con signo negativo. Actualizamos las existencias, en la celda I14, restamos 155 menos 15 y obtenemos 140 unidades, en K14 restamos $ 18.123,08 menos 1.950,oo y obtenemos $ 16.173,08 que dividido para 140, da como resultado $ 115,52 que es el nuevo costo promedio ponderado.

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Fila 15

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Se realiza una venta en julio 8, 50 unidades al último costo promedio registrado de $ 115,52, da como resultado $ 5.776,10, actualizamos las existencias, restamos 140 menos 50, nos da 90 en la celda I15, restamos 16.173,08 menos 5.776,10, obtenemos como resultado $ 10.396,98 que dividimos para 90 y obtenemos el costo promedio de $ 115,52 que es el mismo de la fila anterior.

Como hemos observado este sistema permite obtener permanentemente cantidades, valores y costo promedio de los inventarios, el resultado final es 90 unidades a un valor total de $ 10.396,98 y un costo promedio de $ 115,52.

Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir

En este método, los costos de las primeras mercaderías en entrar, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se ha transformado la tarjeta kardex, utilizando el método P.E.P.S.

Es necesario indicar que las cantidades registradas al final de las operaciones es igual aplicando cualquier método, es decir que no existe variación, esto quiere decir que las 90 unidades del inventario final se mantendrán en cualquier método de valoración que apliquemos lo que si cambia en cada método son los valores totales como lo vamos a demostrar a continuación.

Fila 26

Al igual que en el método promedio ponderado, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.

Fila 27

Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.

Fila 28

Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 100, pues el método exige que las primeras en entrar son las primeras en salir y como las de 100 estuvieron primeras son las primeras en salir, esto nos da un total de $ 3.500,00, de modo que ahora en existencias nos queda 55 de a 100 que es la diferencia entre 90 menos 35, las unidades de 120, se mantienen 40, al igual que en el caso anterior, trazamos una línea gruesa para indicar que las líneas 28 y 29 conforman la actual existencia del artículo “Q”.

Fila 30

En julio 4 se realiza otra venta de 20 unidades, como todavía tenemos disponibilidad de las de a 100, sacamos 20 de a 100, en existencias nos queda ahora 35 de a 100 y 40 de a 120.

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Fila 32

Se registra una devolución en venta en julio 5, 10 unidades de a 100 que registramos con signo negativo en las columnas de salidas, ahora nuestras existencias son 45 de a 100 y 40 de a 120.

Fila 34

En julio 6, realizamos una compra de 70 unidades a un nuevo precio de $ 130,00 por unidad, esto nos da como resultado $ 9.100,00. En nuestras existencias tenemos ahora 45 de a 100, 40 de a 120 y 70 de a 130.

Fila 37

En julio 7, registramos una devolución en compra de 15 unidades de a 130, que ponemos con signo negativo en entradas, el costo por unidad de la devolución registramos al mismo precio de la compra, es decir $ 130,00. En nuestras existencias tenemos ahora: 45 de a 100, 40 de a 120 y 55 de a 130.

Fila 40 y 41

En julio 8, registramos una venta de 50 unidades, registramos la salida de 45 de a 100 y 5 de a 120. En existencias nos queda 35 de a 120 que da un total de $ 4.200,00 y 55 de a 130 que da un total de $ 7.150,00. En cantidades sumamos 35 mas 55 y obtenemos 90, sumamos los totales 4.200 mas 7.150 y obtenemos el total de inventarios $ 11.350,00. Como podemos observar utilizando este método se elevó el valor del inventario.

En el próximo capítulo vamos a continuar analizando los otros dos métodos para valorar los inventarios.

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Capítulo 8:

 Kardex y métodos de valoración de inventarios (2/2)

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Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir

En este método, los costos de los últimos artículos comprados, son los primeros costos que registramos para sacar las mercaderías vendidas. Utilizando las mismas operaciones del ejercicio anterior, vamos ahora a observar como se procede para realizar el registro en la tarjeta kardex.

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Fila 52

Al igual que en el método anterior, registramos el inventario inicial, 90 unidades a $ 100,00 cada uno, que da un total de $ 9.000,00.

Fila 53

Registramos una compra en julio 2, 40 unidades a $ 120,00, da como resultado $ 4.800,00, estos mismos datos hacemos constar en las columnas de existencias, de tal forma que tenemos 90 unidades de 100 y 40 de 120, trazamos una línea inferior gruesa para hacer notar que tenemos mercaderías con estos dos precios.

Fila 54

Se realiza una venta en julio 3, 35 unidades que debemos registrar al costo de 120, porque es el costo de las últimas mercaderías en entrar y según el método, deben ser las primeras en salir. En nuestras existencias disponemos ahora de 90 unidades de a 100 y 5 de a 120.

Fila 56 y 57

En julio 4, realizamos otra venta de de 20 unidades, sacamos 5 de a 120 que son las últimas que nos queda y 15 de a 100, por tanto nuestras existencias ahora son de 75 unidades de a 100, esto nos da un total de $ 7.500,00.

Fila 58

Con fecha 5 de julio, se realiza una devolución en venta de 10 unidades, registramos a un costo de 100 cada una, lo que nos da un total de 1.000, en existencias nos queda ahora 85, la suma de 75 de la existencia anterior mas 10 de la devolución, a un costo de 100, nos da 8.500.

Fila 59

Registramos en julio 6, la compra de 70 unidades a un nuevo costo de 130, en existencias tenemos ahora 85 de a 100 y 70 de a 130.

Fila 61

En julio 7, registramos la devolución en compra de 15 unidades, al mismo costo de las unidades compradas $ 100,00, esto nos da un total de 1.950, registramos estos datos en la misma columna de entradas pero con signo negativo, en existencias nos queda ahora 85 unidades de a 100 y 55 de a 130.

Fila 63

Se realiza una venta de 50 unidades, registramos al costo de 130, finalmente en existencias tenemos, 85 unidades de a 100 y 5 de a 130. El total de unidades son 90 y el total de valores $ 9.150,00. Utilizando este método observamos que el valor del inventario bajó.

A continuación vamos a ver el último método.

Método último precio de compra 

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Mediante este método se conserva en las existencias del inventario, el precio de la última compra, en este registro vamos a observar una columna adicional en el lado derecho, que sirve para incluir el AJUSTE a la cuenta mercaderías cada vez que se registre compras a un nuevo precio, pues este es el objetivo de este método.

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El método ÚLTIMO PRECIO DE COMPRA, es muy parecido al primer método Promedio ponderado porque ocupan una sola línea para cada movimiento, ya sea compra, venta, devolución en venta o devolución en compra. A diferencia de los otros métodos, este conserva el precio de la última compra. Como podemos ver en la fila 76, estamos comprando 40 unidades a $ 120,00 cada unidad, en existencias teníamos 90 de a 100, pero al comprar 40 unidades mas, ahora tenemos 130 unidades que registramos a un precio unitario de $ 120,00, pues éste es el último precio de compra, de tal manera que ahora tenemos un valor total en existencias de $ 15.600,00.

En nuestra Contabilidad tenemos registrado:

En julio 1, el inventario inicial por                                  $ 9.000,00

En julio 2, la compra por un total de                              $ 4.800,00

                                   Total                                     13.800,00

En el kardex en cambio tenemos un total de                 15.600,00

Tenemos una diferencia que debemos ajustar por           1.800,00

Los $ 1.800,00 aparecen como podemos ver en la columna de AJUSTE. El asiento que debemos registrar es el siguiente:

   

De esta forma, la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, queda con un valor igual al del kardex $ 15.600,00 en esta fecha.

Un ajuste similar se debe registrar con fecha julio 6 por otra compra donde el precio unitario se eleva a $ 130,00. Como se puede deducir, este método es mas utilizado en épocas inflacionarias, donde los empresarios necesitan mantener actualizados los precios de sus inventarios.

Ahora vamos a realizar una comparación de la valoración de los inventarios, obtenida con los 4 métodos:

1.     Método Último precio de compra                                 $ 11.700,00

2.     Método Primeras en Entrar, Primeras en Salir                11.350,00

3.     Método Promedio Ponderado                                        10.396,98

4.     Método Últimas en Entrar, Primeras en Salir                    9.150,00

Según los valores anteriores, el valor mas alto se obtiene si se aplica el método de último precio de compra, seguido por el método P.E.P.S., luego el método promedio ponderado y el valor mas bajo se obtiene utilizando el método U.E.P.S.

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Existen diversos criterios para aplicar tal o cual método, como se indicó antes, en tiempos inflacionarios algunos empresarios consideran muy útil aplicar el método último precio de compra, para mantener actualizados los costos de sus inventarios con los precios de mercado, otros pueden considerar que mas práctico es el método P.E.P.S. Algunas empresas prefieren manejar sus inventarios con el método promedio ponderado que es uno de los mas utilizados y otros cuantos prefieren aplicar el método U.E.P.S. y mantener un valor mas conservador en sus inventarios.

Es necesario aclarar que cualquiera sea el método utilizado, los kardex de Contabilidad se deben registrar con cantidades y valores, como hemos visto en los ejemplos presentados, sin embargo a nivel de bodega se acostumbra llevar los registros únicamente a nivel de cantidades, pues ciertas empresas consideran por seguridad, que no es conveniente que las personas de bodega conozcan los precios de las mercaderías. Además en bodega no interesa que método de valoración se está aplicando, pues únicamente deben concentrarse en ordenar bien los artículos en los diferentes espacios disponibles para una fácil localización tanto para las entradas como para las salidas.

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