DOCUMENTO ELECTRONICO Eje tematico No 1: Integrantes Diana Milena Avila Martha Lucia Orozco Nancy Nohemy Rivera Luis Guillermo Vanegas Elmer Francisco Trujillo Profesor Jorge Mario Zuluaga Campuzano UNIVERSIDAD DEL QUINDO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS ARMENIA 2010

DOCUMENTO ELECTRONICOEje tematico No. 1

IntegrantesDiana Milena AvilaMartha Lucia OrozcoNancy Nohemy Rivera t.Luis Guillermo Venegas

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

ProfesorJorge Mario Zuluaga CampuzanoUNIVERSIDAD DEL QUINDO PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIN, DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ARMENIA 2010

INTRODUCCION

Desde sus orgenes el hombre se ha comunicado, utilizando diversos tipos de elementos, piedra, madera y papel, como tambin diferentes tipos de signos, smbolos, etc.. El desarrollo de la tecnologa le ha permitido usar herramientas ms complejas para comunicarse cambiando el lpiz por el teclado y el mouse, y el papel por el CD ROM y las memorias. Los signos siguen siendo letras, pero en la computadora se transforman en bits que luego sern grabados o impresos. Estos tipos de documentos son los que llevan a desarrollar un enfoque diferente a la forma de expresarse del hombre actual.

El documento electrnico se ajusta conceptualmente a la definicin de documento moderno. Es necesario tratar el tema del documento electrnico como soporte en s mismo y del carcter del documento como original, debido a que sus caractersticas esenciales le dan un valor fundamental para identificarlo como tal.

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DOCUMENTO ELECTRNICO

Se consideran documentos electrnicos, entre otros, los archivos de texto creados en un computador; las fotografas digitales; los videos digitales; los correos electrnicos; la msica digital; las pginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un telfono mvil celular (SMS y MMS); los faxes; las hojas de clculo creadas mediante el uso de programas como Excel; y, en general, cualquier documento que no repose en medio fsicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrnicos.

El trmino electrnico empez a cobrar importancia en documentacin cuando proliferaron los medios audiovisuales y los bibliotecarios y documentalistas se dieron de bruces con el problema de catalogar una serie de documentos especiales, sin saber en un principio si atender a la clase de soporte (librario o no librario) o a la clase de signo en que se expresaba el contenido (textual o no textual). Una casete, por ejemplo, poda contener nicamente msica, pero tambin poda ser un libro-audio, e incluso, muchas veces llegaba la casete empaquetada junto al libro impreso formando una unidad. La proliferacin de los medios audiovisuales junto a los tradicionales medios impresos, hizo que se estableciera una oposicin clara entre documentos electrnicos y documentos no electrnicos, puesto que era importante conocer si los documentos necesitaban la mediacin de algn aparato electrnico auxiliar o, si por el contrario, eran legibles de manera directa sin la mediacin de ste.

Un documento electrnico difiere de un documento impreso en el material que lo conforma. Tablas de cera o arcilla, papiro, pergamino y papel han abierto paso a los discos y cintas magnticas (casete, cinta de vdeo, disquete, disco duro de un ordenador, tarjetas de memoria, etc.) y a los discos pticos (CD-ROM, DVD, etc.) que se imprimen y leen mediante lser sin que exista un contacto directo con el soporte. Ambos, documento impreso y documento electrnico, pueden contener el mismo texto, lo que cambia es el soporte.Un documento electrnico es aquel contenido en un soporte electrnico que, para su visualizacin requiere una pantalla textual, una pantalla grfica, y/o unos dispositivos de emisin de audio, vdeo, etc.; segn el tipo de informacin que contenga. En algunos casos tambin se precisa la mediacin de un ordenador (cuando la informacin est digitalizada), en otros no (si se trata de informacin analgica).

La presin normativa actual para garantizar la proteccin y privacidad de los datos exige a las empresas disponer de un archivo digital fiable en el que puedan almacenar de forma segura sus documentos electrnicos especialmente las facturas electrnicas y cualquier otro tipo de informacin con valor legal- y localizarlo con facilidad y rapidez cuando lo necesiten, incluso aunque hayan pasado aos desde su ltima revisin. Para este fin, los programas de gestin documental incluyen funcionalidades esenciales como el escaneado, la generacin de imgenes digitales asociadas a cada texto, el archivo y la recuperacin de informacin y las capacidades para la gestin y distribucin de archivos electrnicos. Adems de garantizar el cumplimiento normativo, este tipo de software ayuda a las organizaciones a mejorar su productividad y eficiencia operativa y a reducir costes, incluyendo planes eficaces para la recuperacin de los datos tras un desastre o cada del sistema.

EJEMPLO DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTOEl Servicio de Gestin del Repositorio de Documentos Electrnicos ofrece a los usuarios la capacidad de custodiar documentos en formato digital.Las funcionalidades de este servicio sern las siguientes: Almacenar el contenido de un documento en un repositorio concreto, as como una determinada metainformacin relativa a este documento.Recuperar el contenido y la metainformacin asociada un documento, dado un identificador nico de documento.Recuperar la metainformacin asociada a un documento, dado un identificador nico de documento.Realizar una bsqueda en el repositorio en base a la metainformacin de los documentos y obtener un listado de identificadores nicos de documentos que concuerdan con el criterio de bsqueda.

PLATINO: proporciona respuesta a la gestin del ciclo de vida de un documento administrativo. Las estados del ciclo de vida de un documento son: Planificacin: estado previo en el que se establece y cataloga que un documento es necesario para la realizacin de un trmite administrativo.Creacin: en el que de manera efectiva se aaden documentos al repositorio de documentos electrnicos, teniendo en cuenta su procedencia.Utilizacin: correspondiente al periodo durante el cual se va a utilizar el documento, que se corresponde con el de la vida activa del expediente administrativo asociado y es cuando el documento tiene valor de gestin.Disposicin: una vez finalizada la tramitacin del expediente asociado, conviene determinar qu se har con los diferentes documentos del expediente en funcin de su valoracin documental. Habr algunos que se tengan que eliminar y otros que haya que conservar.

EJEMPLO DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIN SUS 3 FASES Existen tres fases principales en la vida de la informacin electrnica

DISEOCREACION EFECTIVAMANTENIMIENTO Se define una estrategia globalImplica un numero limitado de personasIncluye la utilizacin y conservacin de los datos

DEL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIN ELECTRNICA ESTRUCTURADA

En una definicin algo general, alude a un conjunto de datos organizados. Tambin se define como un conjunto de datos acerca de algn suceso, hecho o fenmeno, que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo propsito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo.

Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna informacin. Un dato puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o cualquier smbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripcin. La importancia de los datos est en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en informacin.

Qu es informacin

Qu es un dato

Complemento adicional

Una informacin es una indicacin o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo. Es posible crearla, mantenerla, conservarla y transmitirla.La informacin est en la base de la organizacin de todo proceso de trabajo. Este concepto se ha vuelto tan importante, que la sociedad de la informacin es considerada en el da de hoy como la etapa siguiente a la de la sociedad industrial.

En sentido general, lainformacines un conjunto organizado dedatos procesados, que constituyen unmensajeque cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje

Qu es Dato?

Un dato es una unidad elemental de informacin que necesita agruparse con ms datos para entender su contexto.En informtica est representada por caracteres que pueden ser nmeros, letras o smbolos. Agrupados con varios datos se forma lo que conocemos como informacin. Los datos conservados en forma electrnica permiten que la informacin sea manipulada ms fcilmente.Los datos se pueden conservar en diferentes soportes como el papel o el soporte magntico o digital.

Por qu es diferente la informacin electrnica?Para consultar la informacin electrnica debemos siempre contar con una herramienta tecnolgica que nos permita su visualizacin.

La informacin electrnica permite realizar ajustes y ediciones sobre la informacin.

El espacio que ocupa la informacin electrnica frente a la informacin en papel es sumamente considerable.

Se puede visualizar mas a fondo datos e informacion relevante en caso de ser modificada o actualizada.

Las nuevas tecnologias de informacion permiten la digitalizacion de documentos, como recurso opcional para dar de baja al papel en un futuro.

Complemento adicional

Cuando los datos se conservan en un soporte electrnico, ya no es posible leerlos sin la ayuda de una herramienta especfica, una mquina (generalmente, un ordenador). Su diferencia con respecto a la informacin fsica consiste en que esta debe ser decodificada por un dispositivo electrnico (ordenador) para poder hacer uso de ella. En efecto, a diferencia de lo que ocurra con los documentos en papel, el soporte no es el mensaje. Se entiende por informacin electrnica todo dato conservado en un formato que permite su tratamiento automtico, tratndose por regla general de soportes electrnicos.

Cabe mencionar que el proceso de digitalizacion hace mas eficaz los procesos de gestion electronica de documentos, para desarrollar nuevas tecnologias de informacion y comunicacin ; satisfaciendo las necesidades de los usuarios, ampliando la calidad de datos, imgenes, tamao, entre otros elementos.

almacenar datos en un soporte legible por mquinaEl tratamiento de los datos es mucho ms fcil. Ya no es necesario rehacerlos en su integridad en el caso de tener que hacer algunas modificaciones parciales.Los soportes electrnicos permiten en general almacenar ms datos en un volumen menor.Es ms fcil copiar un documento completo.Es ms fcil y rpido transferir informacin de un sitio a otro.Un soporte como ste permite una utilizacin ms elaborada al recurrir a una estructura de tratamiento electrnica.

Es necesario utilizar un instrumento para que un operador pueda leer los datos.Los soportes digitales tienen, generalmente, una vida ms corta que el papel o los microfilms.Es ms fcil duplicar o modificar un original (esto plantea problemas de estabilidad y de perdurabilidad en los formatos).

Ventajas

Inconvenientes

CREACIN DE DATOS ELECTRNICOS

Los datos son conservados en un soporte. En el caso de la informacin electrnica, aquellos pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenador. Su proceso inicia con la recopilacin de varios datos que son unificados para formar un documento, este se elabora mediante un software que lo codifica. Los datos almacenados en un documento electrnico deben constituir un conjunto coherente y consistente de informacin. Disear un sistema de clasificacin es una de las tareas ms importantes a la hora de delimitar documentos. Suele haber varias posibilidades de agrupar datos en un documento, segn el nivel de detalle deseado: por ejemplo, en el caso de una base de datos, la totalidad de la base o un subconjunto coherente pueden formar un nico documento.

MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Para tener la posibilidad de recuperar una informacin especfica, es necesario estructurarla. Segn la finalidad de la informacin, existen principalmente dos medios de estructurar los datos:

Documentos

Estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurdico...), debiendo registrarse en este caso. Bases de datos

En esta estructura, los datos son almacenados en un pool o reserva de informacin, de donde pueden extraerse o ponerse al da.

algo mas sobre documentosEl Comit CIA sobre archivos electrnicos define al documento (record)como un fragmento particular de informacin registrada generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalizacin de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta actividad.El trmino documento se toma en esta gua en su sentido administrativo y archivstico, y no en el utilizado habitualmente en informtica.

El hecho que un documento electrnico sea distinto de su soporte, tienenumerosas consecuencias. Por ejemplo, es fcil copiar un documentoelectrnico de un soporte a otro. Esto quiere decir que es ms fcil copiar y difundir la informacin, pero tambin se hace ms difcil la crucial delimitacin del propio concepto de original

Los datos almacenados en un documento electrnico deben constituir un conjunto coherente y consistente de informacin. Disear un sistema de clasificacin es una de las tareas ms importantes a la hora de delimitar documentos.

BASES DE DATOS.Es un conjunto de datos o fichero que pertenecen a un mismo contexto y que se deben almacenar sistemticamente para ser utilizados posteriormente.sta tiene unos campos establecidos de acuerdo a las necesidades del usuario para la cual se realiza. Actualmente las bases de datos se encuentran en formato digital lo que facilita el almacenar grades cantidades de informacin.

Las bases de datos plantean problemas a la hora de acceder a los datos (p.e., por razones legales o por investigaciones), despus de utilizadas aquellas. En la actualidad existen muy pocos formatos estandarizados de bases de datos, por lo que a menudo no existen ms que dos opciones: copiar la base de datos en un formato de ms bajo nivel (en texto plano o en formato ISAM -mtodo de acceso secuencial indizado-).conservar la aplicacin que gener la base de datos, incluida su documentacin (sistema de gestin de la base de datos, aplicacin contable, etc.)..

MAS SOBRE BASES DE DATOS

La primera solucin puede significar perder los elementos estructurales de la base. La segunda, implica a menudo la necesidad de conservar, adems de la aplicacin y la plataforma informtica capaz de hacerla funcionar, los conocimientos necesarios para administrar aquellos (lo que no es fcil despus de un tiempo).

En muchos casos, la base de datos est totalmente integrada en unaaplicacin propietaria, como ocurre a menudo en los programas de gestin

ADQUISICIN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIN ELECTRNICA

La adquisicin de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto importante del uso y archivo de datos electrnicos. Hoy en da, no slo existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologas, sino tambin numerosos estndares, normas y especificaciones tcnicas. Sin embargo, la rpida evolucin de las tecnologas de la informacin y de las comunicaciones, hace temer que la supervivencia a largo plazo de los datos electrnicos dependa indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podra no ser aceptado por futuras tecnologas.

El sistema implantado en un archivo de documentos electrnicos deber tener en cuenta los avances de la tecnologa y permitir volcar su informacin de una forma fcil y fiable a otros soportes ms modernos y acordes con la tecnologa que usan los creadores y las necesidades de la organizacin

CONTINUACION ADQUISICION EQUIPOS Y APLICACIONES Da a da la tecnologa va cambiando rpidamente y la informacin electrnica depende del formato en la que se almacene, sin embargo no se nos garantiza que los formato que utilizados sern ledos por las nuevas herramientas.

Para la compra de equipos y aplicaciones podemos apoyarnos en;

EPHOS que es un programa europeo dirigido a ayudar al sector pblico a aplicar en sus compras la decisin del Consejo 87/95 CEE, suministrando para ello una serie de manuales que contienen consejos estratgicos sobre tecnologa de sistemas abiertos.

Principalmente al momento de adquirir cualquier producto lo primero que debemos pensar es en la obsolescencia de las herramientas que nos permitirn visualizar a largo plazo la informacin.

ConclusionesEl documento electrnico existe entre nosotros y no podemos ignorarlo, de hecho las empresas e instituciones lo utilizan constantemente. La inquietud debe ser como se genera, que valor legal tiene el mismo y como hacer para conservarlo en las mejores condiciones ambientales y tcnicas para que las generaciones posteriores lo puedan conocer, leer y si es el caso imprimir.

Se debe tener conciencia de los cambios sociales, las conductas, los avances tecnolgicos y los adelantos en las comunicaciones; porque en caso contrario no se estara cumpliendo con la misin de guardar el patrimonio documental de la sociedad del presente siglo y venideros.

Esta actividad se realizo bajo la instruccin dada por nuestro docente, teniendo en cuenta el micro currculo de la asignatura como base fundamental para la realizacin de esta actividad.

Compartiremos y aplicaremos este aprendizaje con nuestros colegas de trabajo y estudio, fomentando el crecimiento en la gestion del conocimiento, ligado a otras reas.

BibliografaGALENDE DAZ, Juan Carlos. GARCA RUIPREZ, Mariano. "El concepto de documento desde una perspectiva multidisciplinar". Revista General de Informacin y Documentacin, 2003, 13 nm. 2. http://revistas.sim.ucm.es:2004/byd/11321873/articulos/RGID0303220007A.PDF

MARTNEZ COMECHE, Juan Antonio. "El documento y las nuevas tecnologas: hacia una definicin integradora". Investigacin Bibliotecolgica, 12, nm. 25, 1998

RODRGUEZ BRAVO, Blanca. El documento: entre la tradicin y la renovacin. Gijn, Ediciones Trea, 2002.

Gua de la informacin Electrnica. Disponible En: http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf. En Lnea. Agosto de 2.010