EJE TEMÁTICO 2

TutorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

GLORIA STELLA BERMÚDEZ ROMEROCLAUDIA YOVANNA MORENO BERMÚDEZ

EUCARILDE VIECO TORRESMARIA JIMENA GÓMEZ

EDWIN JESUS TOVAR DE LA HOZ EDWARD GERLEY IZAO LOZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTÓNICOS

2013

CONTENIDO Diapositiva

INTRODUCCIÓN 3

OBJETIVOS 4

DOCUMENTO ELECTRÓNICO 5

DEFINICIÓN 6

COMPONENTES 7

CONTENIDO 8

ESTRUCTURA 9

CONTEXTO 11

CARACTERÍSTICAS 12

CLASIFICACIÓN 14

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO 17

PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE 19

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

VIDEO COMPLEMENTARIO 22

CONCLUSIONES 23

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 24

INTRODUCCIÓNBien lo afirma el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos SINAE, los documentos y expedientes en soporte electrónico constituyen una pieza fundamental para avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en el Estado. De esta manera se procede a dar a conocer a través de conceptos básicos y gráficos, la definición de documento electrónico, sus componentes, estructuras, características, clasificación y demás especificaciones vitales para entender este entorno y la incidencia que tiene en la profesión de los estudiantes de CIDBA.

Por otra parte se resaltará la importancia que tiene la información por medio de datos sistematizados, su capacidad de ser conservados digitalmente en medios magnéticos y las ventajas en las entidades en la administración de los recursos económicos, disminución de tiempo en respuestas a solicitudes y procesos realizados entre las áreas.

Es así como las nuevas tecnologías hacen aportes a la humanidad y a la administración de la gestión documental. Por último y mediante esta presentación daremos un punto de partida para afrontar en grupo un tema tan amplio y rico en ventajas y novedades en la administración de la memoria de la nación y las instituciones.

OBJETIVOSOBJETIVO GENERAL

Identificar la importancia del documento electrónico en el ámbito laboral del profesional de la información.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS• Conocer la definición del documento electrónico junto con sus

características.

• Estudiar la estructura física y lógica del documento electrónico.

• Asimilar las características del documento electrónico entendiendo su valor como soporte legítimo.

• Estudiar la clasificación del documento electrónico para su posterior conservación y almacenamiento, entendiendo la problemática de los mismos en los diferentes ámbitos.

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten también mediante medios electrónicos en dispositivos de conservación permanentes tras efectuar una selección a partir de la identificación y la valoración de las series, con medidas de autentificación y de preservación adecuada y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informático legal y cultural así como de permitir su acceso también mediante las tecnologías de la información.[1]

Los componentes de un documento electrónico pueden residir en diferentes partes del soporte e incluso del sistema, estos son:

1.Contenido.

2.Estructura.

3.Contexto.

Entendido como el conjunto de datos en que se sustancia la  información de un documento electrónico, en términos sencillos es el mensaje que el documento trata de comunicar.

==• Textuales (páginas, párrafos, palabras).• Numéricos.• Gráficos.• Sonoros.• Enlaces hipertexto.

CONTENIDOCONTENIDO DATOSDATOS

Corresponde al uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento, utilización de tipografías especiales (cursiva, negrita) para destacar la parte significativa del contenido.

La estructura puede ser

FÍSICAFÍSICA

LÓGICALÓGICA

FÍSICAFÍSICA LÓGICALÓGICA

Información necesaria para una comprensión

completa y adecuada de:• Los documentos.• Las actividades y operaciones.• Procesos asociados a los documentos.[2]

Las entidades deben implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

Las entidades deben implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas.

El documento está completo y no ha sido alterado. Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación. Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia.

El documento está completo y no ha sido alterado. Se deben limitar las adiciones o anotaciones posteriores a su creación. Cualquier anotación, adición o supresión autorizada debe dejar evidencia.

Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo. Identificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Mantener vínculos entre documentos que reflejan secuencias de actividades. [3]

Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo. Identificar en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Mantener vínculos entre documentos que reflejan secuencias de actividades. [3]

Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo.

Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo.

Es muy importante contar con un cuadro de clasificación documental. (CCD).

Dichos CCD son usados tanto para documentos en formato papel como para electrónicos.

Están compuestos por: fondo, sesión, serie y código.

Los CCD equivalen a “El primer instrumento de descripción de un archivo, y el único que permite una visualización conjunta de los fondos, las relaciones jerárquicas entre los grupos, así como de la institución y de la actividad que desarrolla”(Moratalla, 2004).

Series derivadas de los diferentes tipos de actividades y operaciones en un entorno de trabajo.

Series derivadas de los diferentes tipos de actividades y operaciones en un entorno de trabajo.

Documentos de procesadores de texto, bases de datos, documentos de hipertexto, imágenes, hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajes de voz, vídeo, etc.

Documentos de procesadores de texto, bases de datos, documentos de hipertexto, imágenes, hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajes de voz, vídeo, etc.

Series de expedientes, procesos judiciales, dosieres temáticos, expedientes personales,registros de correspondencia, páginas web, etc.

Series de expedientes, procesos judiciales, dosieres temáticos, expedientes personales,registros de correspondencia, páginas web, etc.

Documentos en papel

Documentos electrónicos

Expedientes

Electrónicos

Tipos documentales

Documentos

[4]

Se define como todas formas de expresión de lenguaje natural o convencional y cualquier expresión gráfica sonora o en imagen, recopiladas en cualquier tipo de soporte material, con valor probatorio y jurídico. Los documentos en medios magnéticos son considerados por un concepto amplio y al hablar de documentos electrónicos se alude a casos en que el lenguaje magnético constituye la materialización, acreditación o documentación de una voluntad quizás ya expresadas en formas tradicionales y que en un computador se comprueban en forma digital y se caracterizan porque sólo pueden ser leídos con la intervención de dispositivos o traductores electrónicos que hacen comprensible las señales y códigos digitales.[5]

El documento electrónico de archivo posee los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo:

INVOLUNTARIEDAD EN LA PRODUCCIÓN

UNICIDAD E IRREPETIBILIDAD

ORGANICIDAD: AGRUPACIONESDOCUMENTALES

VALOR PROBATORIO

Podríamos definir tres factores determinantes.

Marcado básicamente por los vertiginosos cambios de la tecnología del software y hardware donde nativamente se crean este tipo de documentos. La problemática radica en los formatos que se producen que generan dificultades de lectura de la información. Avalar la posibilidad de legibilidad e inteligibilidad como acceso de la información será siempre un desafío de una adecuada conservación documental de carácter electrónico.

FACTOR DE CARÁCTER TECNOLÓGICO

Por otro lado se plantea la problemática de los soportes de almacenamiento (Memorias flexibles, discos duros de PC, discos ópticos, etc). Garantizar la adecuada manipulación y seguridad en estas unidades de conservación y almacenamiento asegura el acceso a los documentos.

Dado que la información electrónica puede ser manipulable es necesario crear políticas que puedan definir la originalidad, la autenticidad y la integridad de los documentos debido a los cambios realizados a ellos. Es preciso garantizar el adecuado origen y orden de procedencia de los diversos documentos que se produzcan por este medio.

FACTOR DE VULNERABILIDAD A LOS CAMBIOS DE LA INFORMACIÓN

Como muchas Instituciones o empresas en función del desempeño de sus obligaciones producen documentación de carácter legal y estas son creadas de manera electrónica es preciso definir políticas que aseguren la autenticidad de la información. En esta perspectiva los gobiernos ya han creado programas como “Gobierno en Línea” que registra la firma electrónica para asuntos de impuestos o los reportes electrónicos de la Fiscalía (documentos electrónicos de carácter probatorio) que dan autenticidad a la información contenida en los documentos de este tipo.

FACTOR DE LEGALIDAD O CON RELACIÓN A LAS LEYES FORMALES

CONCLUSIONES• La gestión de los documentos electrónicos es un elemento favorable en las

instituciones tanto públicas como privadas, siempre que esta sea manipulada adecuadamente con la normatividad que la rige.

• Los documentos electrónicos contribuyen significativamente en la solución a dificultades de tiempo y espacio que trae consigo el manejo de documentación en papel.

• Existen fuentes especializadas en la materia y/o temática trabajada, como el Archivo General de la Nación y a su vez el SINAE, las cuales brindan contenidos informativos y atrayentes que nos permitieron desarrollar con mayor seguridad la presentación..

• Reconocimos la importancia de los documentos electrónicos y dimos antesala para iniciar con temas como la firma electrónica , digitalización de documentos y sistemas de gestión electrónica de archivo de unidades próximas en el curso.

• Se hace pertinente detallar el conjunto de rasgos que hacen a un documento electrónico una herramienta para la gestión de la información.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel . Los archivos de documentos

electrónicos, 2001. 5 pág.

Disponible en:

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembr

e/9.pdf [1]

GÓMEZ DÍAZ, RAQUEL Gestión electrónica de documentos : curso 2006-

2007. 141 p.

Disponible en: http://ocw.usal.es/ciencias-sociales-1/gestion-electronica-

de-documentos/contenidos/t4gestion_documentos_electronicos.pdf [2]

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Documentos

electrónicos: manual para archiveros, 2005. 102 pág.

Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2219# [3] [4]

MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. DIRECCIÓN DE GOBIERNO EN LÍNEA. Cero papel en la administración pública : Documentos electrónicos . 20pág.

Disponible en: http://preservandoparaelfuturo.org/ceroPapel/Guia3-DocumentosElectronicos.pdf

ARIAS GONZALEZ, Luz Marina. El documento electrónico, Universidad del Quindio, 2012. 13 pág. [5]