MAESTRÍA EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS I

EDTNANCY RIVERA

TUTOR: ANDRÉS AVALOS RODRÍGUEZ

Octubre 11, 2016

INTRODUCCIÓN

El propósito del presente escrito mostrar la gestión de alcance y detallar el

EDT con el cronograma y la estimación de costos, de un proyecto sobre la

realización de la semana Institucional de la Ciencia y la Empresa en la Fundación

de Educación San José.

1. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Nombre del proyecto: propuesta para la realización de la semana de ciencia, tecnología y

empresa en la fundación de educación superior san José

Objetivos específicos del proyecto

Integrar las facultades de la institución mediante la participación de Directores, estudiantes y docentes alrededor de una serie de actividades que unieran y fortalecieran los lazos de compañerismo entre las mismas.

Fortalecer en el estudiante, de la San José, el interés por los temas de ciencia, tecnología y emprendimiento de actualidad en las diferentes áreas de su carrera.

Buscar un espacio para para que los estudiantes participen de diversas actividades prácticas relacionadas con las temáticas que se encuentran cursando.

Involucrar a los docentes de todas las jornadas en la organización y ejecución de la Semana.

Mostrar los mejores proyectos científicos y de creación de empresa realizados por los estudiantes de los 11 programas existentes.

Reforzar las competencias mediante conferencias dadas por eruditos en temáticas específicas

Realizar actividades lúdicas y culturales en el marco de la semana entre el 1° y 5 de noviembre 2016.

Listado de entregables

Planificación de las funciones a los directores de carrera, directores de departamento, al dpto. de logística y en general al equipo de trabajo

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Entregar Formatos para la pre-inscripción de proyectos que se mostrarán el sábado 5 de Noviembre, junto con la ruta de selección de proyectos a mostrar.

Entregar formatos de actividades junto con el presupuesto y las necesidades de infraestructura física.

Entrega del cronograma de actividades que se llevarán a cabo en dicha semana.

Cambios de los entregables: A partir de la entrega del documento del proyecto la rectoría da el visto bueno y genera la socialización en reunión general.

A partir de la fecha (12 de noviembre de 2016) y a medida que el proyecto avanza por la regulación y el ambiente del proyecto se podrán realizar cambios siempre y cuando no afecte a los demás del equipo en cuanto a actividades lúdicas culturales, conferencias, asignación de espacios. Pero no habrá ningún cambio en las fechas de inicio y finalización. Los cambios tendrán lugar hasta el día jueves 27 de octubre.

Descripción los procesos necesarios de los entregables.

- Planificación de las funciones a los directores de carrera, directores de departamento, al dpto. de logística y en general al equipo de trabajo

El equipo de trabajo conformado por Cesar Fonseca y Nancy Rivera son los encargados de realizar las funciones de los diferentes estamentos que participan en el proyecto como son:

Los directores de carrera deberán, solicitar los espacios, presupuestos y necesidades en cuanto a refrigerios, equipos, micrófonos conferencistas etc. El dpto. de Bienestar institucional, deberá encargarse de las actividades lúdico-culturales. El dpto. de ciencias básicas realizará olimpiadas de matemáticas y el dpto. de investigaciones realizará la organización de las premiaciones.

Cada dependencia deberá entregar los formatos diligenciados con actividades, presupuestos, infraestructura, y responsable en reunión el día sábado 1° de octubre.

- Entregar Formatos para la pre-inscripción de proyectos que se mostrarán el sábado 5 de Noviembre: Estos formatos después de elaborados y entregados al comité del proyecto, quienes a su vez lo distribuirán a los directores con las siguientes responsabilidades. Deberán entregar a los docentes por áreas quienes realizarán la preinscripción de estudiantes que desean presentar sus proyectos, luego realizar una preselección, invitar a los seleccionados a reunión para darles las especificaciones de presentación, luego enviará los proyectos seleccionados al comité de proyectos el 30 de septiembre. Las ideas de empresas de los estudiantes de los niveles técnico tecnológico y profesional mediante formatos donde relacionan que deberán entregar al equipo del proyecto en el mes de mayo, deben de definir las conferencias de van a dictar mediante formato, enviar el presupuesto

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Los estudiantes deben realizar prototipos, mostrar avances de proyectos, realizar presentaciones institucionales en Power, y un poster con el formato institucional tener muestras y degustaciones

Equipo de divulgación: Realizar las piezas publicitarias, como son pendones. Pasa calles, volantes, invitaciones, publicación del cronograma en la plataforma.

Gerencia del proyecto. Realizar la planeación, con las actividades de las carreras, Cotejar espacios y asignarlos a cada carrera, asignar estantes, numerarlos y entregarlos a los estudiantes.

Comprar los refrigerios y entregarlos, pagar a los conferencistas y si es necesario pagar los actos culturales porque hay unos gratuitos., comprar los premios y entregarlos.

Definir actividades

Equipo de logística. Tener los escenarios dispuestos con sonido, equipos, banderas, himnos, asientos etc.

- Entregar formatos de actividades junto con el presupuesto y las necesidades de

infraestructura física. Luego de la verificación de que los formatos cumplen con las

necesidades del proyecto se entregarán a los diferentes estamentos participantes quien lo

devolverá al comité del proyecto diligenciado el 30 de septiembre. En el formato se precisa,

conferencias, actividades lúdico- culturales, olimpiadas. Igualmente el formato exige la

solicitud de necesidades tanto físicas como de presupuesto para dada una de las actividades.

- Entrega del cronograma de actividades que se llevarán a cabo en dicha semana: Luego de

cotejar todos los formatos con todas las actividades que se solicita llevar a cabo en esa

semana, se procede a llenar el cronograma de actividades, asignando espacios físicos,

horarios, cubículos, refrigerios, etc. Esto se realizara de tal forma que no se presenten

cruces de actividades en los mismos horarios y espacios.

- La alta gerencia debe cubrir los costos a medida que se van generando de acuerdo con lo

planteado. El presupuesto asignado para dicho proyecto es de 2.000 dólares. Invertidos en

estantes, refrigerios, pago a conferencistas, premios y adecuación de espacios

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El comité del proyecto realizará 3 reuniones de socialización y verificación de los avances

llevando acta de reunión y de compromiso de todos los involucrados. Una de las

limitaciones mayores del proyecto es que no se puede pasar del presupuesto dado por la

gerencia.

Otras acciones.

Un limitante es el tiempo de lluvia en las actividades que se realizarán al aire libre, para lo

cual se planea alquilar carpas de camping, lo cual aumentará el presupuesto.

El acta de constitución se entregará y socializará el mismo día de la aprobación junto con el

rector y los Directores de cada departamento en ella se encuentra es una visión global de los

entregables la semana de ciencia, tecnología y empresa. En la Fundación de Educación

Superior San José.

Durante el mes y quince días restantes el comité del proyecto tendrá comunicación con

cada uno de los involucrados, mediante WhatsApp, teléfono, correo electrónico, e-mail,

entrevistas y en los diferentes despachos de los proyecto realizará en un gráfico de Gantt, el

cronograma y un diagrama de procesos en modelo canvas de forma sencilla que identifique

los avances y las fechas de los entregables.

Para el 20 de octubre el departamento de logística entregara los escenarios, las cotizaciones

elegidas, los equipos, el sonido y demás que se requerimientos.

En el cronograma se estima la duración de las actividades, en tiempo, teniendo en cuenta

que se realizarán actividades en tres jornadas diferentes durante una semana (mañana,

noche y sábado.

Se hace una retroalimentación de todo lo realizado y se compara con lo planeado para saber

en qué se ha fallado.

2.- CRONOGRAMAS

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Estructura de Desglose de Actividades

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Semana De La Ciencia y La Empresa En La Fundación De Educación Superior

San José

PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA

MARTES 1 DE NOVIEMBRE DE 2016

Auditorio Sede G. APERTURA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA (Programas Ing. Industrial - Ing. Sistemas e Ing. Telecomunicaciones)-

8:00 am -10:00 am Auditorio Sede G. CONFERENCIA EN TIC CONFÍO Uso Responsable de

las TIC MINTIC - 10:00 am – 12:00 m

MIÉRCOLES 2 DE NOVIBRE DE 2016

Auditorio Calle 67. LINUX DAY - 8:00 am a 12 m. Auditorio Sede G. CONFERENCIA ROLES DE LA MUJER DE CARA AL

2016. 8:00 am - 10:00 am. Auditorio Sede G. INFORMÁTICA FORENSE. 10:00 am -12:00 m

JUEVES 3 DE NOVIEBRE DE 2016

Auditorio Sede G. ENCUENTRO DE SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN. 8:00 am - 12:00 m

Zona frente a la Facultad de Ingeniería. COMPUTON. 9:00 am - 11:30 am.

Zona frente a la Facultad de Ingeniería. RECICLATON - Partes Usadas de equipos de Cómputo. 9:00 am - 11:30 am.

Cancha Sede Bienestar. CAMPEONATO RELAMPAGO DE FUTSAL Inscripción previa Facultad de Ingeniería. A partir de las 3:00 pm, para equipos inscritos.

VIERNES 5 DE NOVIEMBRE DE 2016

Auditorio Calle 67. LENGUAJE DE INTERCAMBIO DATOS PARA WEB Y DISPOSITIVOS MOVILES JSON. JAVA SCRIPT OBJECT NOTACIÓN 8:00 am - 9:30 am.

Auditorio Calle 67. CONFERENCIA PROACTIVA EN GESTION DE RIESGOS PSICOSOCIALES. 9:30 am - 11:30 am.

Auditorio Sede G. Evento Cultural. CINE UNIVERSITARIO ¿QUIÉN QUIERE SER MILLONARIO? SLUMDOG MILLIONARIO. 11:30 am a 1:30 pm.

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PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA

NOCTURNO

MARTES 1 DE NOVIEMBRE DE 2016

Auditorio Sede G. APERTURA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESA (Programas Ing. Industrial - Ing. Sistemas e Ing. Telecomunicaciones) - 6:30 pm - 8:00 pm.

Auditorio Sede G. CONFERENCIA EN TIC CONFÍO Uso Responsable de las TIC MINTIC. 8:00 pm - 9:30 pm.

Laboratorio de Electrónica Sede Av. 63. ARDUINO. 8:00 pm – 9:30 pm.

MIÉRCOLES 2 DE NOVIEMBRE DE 2016

Auditorio Calle 67. LINUX DAY 6:00 pm - 9:00 pm. Auditorio Sede G. CONFERENCIA ROLES DE LA MUJER DE CARA AL

2016. 6:30 pm - 8:00 pm. Auditorio Sede G. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES MODERNAS. 8:00 pm - 9.30 pm

JUEVES 3DE NOVIEMBRE DE 2016

Cancha Sede Bienestar. CAMPEONATO RELAMPAGO DE FUTSAL Inscripción previa Facultad de Ingeniería. A partir de las 3:00 pm, para equipos inscritos.

Auditorio Sede G. ENCUENTRO DE SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN. 6:30 pm - 9:00 pm.

Laboratorios de Electrónica Sede Av. 63. ACTIVIDAD DE JUEGOS ON-LINE. 6:30 pm - 8:00 pm.

Zona frente a la Facultad de Ingeniería. COMPUTON. 6:30 pm - 9:00 pm.

Zona frente a la Facultad de Ingeniería. RECICLATON - Partes Usadas de equipos de Cómputo. 6:30 pm - 9:00 pm.

VIERNES 4 DE NOVIEMBRE DE 2016

Sede Calle 67 LUNADA DE INTEGRACIÓN FACULTAD INGENIERIA. (Programas Ing. Industrial - Ing. Sistemas e Ing. Telecomunicaciones) 6:30 pm - 9:30 pm.

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ACTIVIDADES DE TODA LA SEMANA Zonas de Tránsito de la Institución. MUESTRA Y EXPOSICIÓN

FOTOGRÁFICA "LOS HUMEDALES UN OASIS EN LA CAPITAL Explicación se realizará el día miércoles: 6:30 pm - 9:00 pm.

ACTIVIDADES DE CIERRE PROGRAMA SEMANA DE CIENCIA Y EMPRESASÁBADO 5 DE NOVIEMBRE DE 2016

Auditorio Sede Calle 67 - Biblioteca. MUESTRA Y EXHIBICIÓN DE PROYECTOS PROGRAMAS 8:00 am- 12:00 m.- 2:00-4:00

Laboratorios Sede Calle 67. MARATÓN DE PROGRAMACIÓN. 8:00 am - 10:00 am.

Laboratorio H-101. MARATÓN DE ENSAMBLE DE COMPUTADORES. 10:00 am - 12:00 m.

Laboratorios Arquitectura D402 Sede Calle 67. "AMAZING NETWORKING" MARATÓN LÍNEA DE REDES Y SISTEMAS OPERATIVOS. 9:00 am - 11:00 am.

Biblioteca Sede Calle 67 - IV CONCURSO ORTOGRAFÍA. Homenaje al Escritor Colombiano Gabriel García Márquez. 10:00 am - 11:30 am.

Cancha Sede Bienestar. PARTIDO DE FUTSAL entre Equipo Campeón del Torneo Relámpago y Equipo de Docentes 11:00 am.

Sede Calle 67 CIERRE SEMANA INGENIERÍA – Acto protocolario y Premiación a Ganadores de las Olimpiadas y de los Proyectos 12:00 m - 1:00 pm.

Luego se pasa esta información al Excel documento adjunto.

CONCLUSIONES:

-Obtener una información sistemática para la realización la planeación, organización y

ejecución de un proyecto.

- Es necesario tomar todas las precauciones y análisis para obtener buen resultado en el

momento de satisfacer a un cliente con un proyecto exitoso

La definición del alcance del proyecto es de gran importancia porque es una guía para no

perder el norte y a la cual se le puede echar mano en el momento que se desee, pues allí se

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encuentra en detalle la secuencia lógica del proyecto en desarrollo y se indica el trabajo

necesario para realizar los entregables.

De otra parte, el detallar las funciones y distribuirlas a todos los participantes en el alcance del proyecto ayuda a que cada quien haga lo que le corresponde sin que haya duplicidad de funciones o que se olviden otras.

La declaración del proyecto en conjunto es de gran relevancia desde la planeación de la gestión del alcance, recolectar requerimientos definición del alcance, creación de la estructura de desglosé de trabajo (EDT), validar el alcance, controlar el alcance son temas que definen las opciones y procedimientos para obtener los objetivos y llegar a la satisfacción del cliente.

Igualmente, la importancia de una buena comunicación entre los involucrados permite el entendimiento del alcance y recuerden las restricciones de tiempo y de presupuesto.

Referencias al final del documento.

Gido, J. y Clements, J. P. (2012). Administración Exitosa De Proyectos, International

Tomson Editores, S.A de C.V 1999.

Link en español: https://conalepdalia.files.wordpress.com/2013/05/administracion-

exitosa-de-proyectos-jack-gido-james-p-clements.pdf .

En el módulo 2 de la presente maestría se realizó un trabajo similar el cual se complementó para la

actual entrega.

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