Divulgación cambios CE 055 – Sarlaft

Fuerza de VentasOficial de CumplimientoDiciembre de 2017

Cambios Proceso de Conocimiento del Cliente PN

Cambios Proceso de Conocimiento del Cliente PJ

Preguntas frecuentes

Cambios Proceso

Conocimiento del Cliente PN1.

Definición: Es toda persona natural que, sin ser necesariamente cliente, es quien recibirá los beneficios o recursosderivados del contrato de seguro.

1. Conocimiento del beneficiaro final

Modificación: Seguros Bolívar deberá garantizar que al momento de la vinculación y suscripción de nuevosnegocios, se obtenga el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales (cuando sea posible), loscuales deberán ser validados en listas de terceros consultables. Las personas que resulten como coincidentes, nopodrán ser parte del negocio a suscribir.

RECOMENDACIONES1. La consulta en listas de terceros consultables debe realizarse, siempre y cuando sea posible, previamente a la vinculación

de nuevos clientes o a la emisión de nuevos negocios.

2. Si como resultado de la consulta el beneficiario es coincidente en listas de terceros consultables, se deberá cambiar el

mismo.

3. Si previamente a la vinculación o nuevo negocio no son consultados tanto el tomador, el asegurado como el beneficiario,

los procesos de captura de información a través de emisión en línea y emisión tradicional, se encuentran parametrizados

para generar un bloqueo automático en aquellos casos en que alguno de los anteriores resulte coincidente con las listas

de terceros consultables, deteniendo de esta forma la continuidad del proceso.

a. Modificación de campos obligatorios: Adicional a los campos ya definidos en la normatividad como

obligatorios, se incluyen bajo este requerimiento los campos de Celular y Correo Electrónico.

2. Cambios en el formulario de Conocimiento del Cliente

Formato Emisión Tradicional

Formato Emisión en Línea

. Definición de Personas Expuestas Públicamente: Se consideran personas expuestas públicamente las

siguientes:

• Personas políticamente expuestas.

• Representantes de organizaciones internacionales.

• Personas que gozan de reconocimiento público.

Para esto y con la finalidad de hacer mas fácil el proceso de captura, si se cumple con alguna de las tres

condiciones anteriores, se deberá marcar la casilla de PEP.

Formato Emisión Tradicional

Formato Emisión en Línea

2. Cambios en el formulario de vinculación

c. Familiares PEP: En todos los casos se debe preguntar al cliente si tiene vínculos familiares con un PEP. Si la

respuesta es afirmativa, se deberán diligenciar todos los campos relacionados a continuación.

2.3. Recordamos que a partir del mes de mayo del año en curso, se eliminó la restricción para las personas

calificadas como PEP’s, con el fin de agilizar los procesos de vinculación o renovación. No obstante y para

todos los casos de personas clasificadas como PEP o con familiar PEP, se deberá continuar con el

diligenciamiento del formato de “Autorización de vinculación o permanencia de Persona Política o

Públicamente Reconocida”, el cual deberá ser enviado al área de Cumplimiento Normativo.

Si el formato no es enviado, se solicitará directamente al Gerente de la localidad respectiva.

Formato Emisión Tradicional

Formato Emisión en Línea

Cambios Proceso

Conocimiento del Cliente PJ2.

Definición: Es toda persona natural o jurídica que, sin ser necesariamente cliente, reúne cualquiera de las

siguientes características:

- Es propietaria directa o indirectamente de una participación superior al 5% de la empresa a vincular

(Socios o Accionistas)

- Es quien recibirá los beneficios o recursos derivados del contrato de seguro.

1. Conocimiento del beneficiaro final

Modificación: Seguros Bolívar deberá garantizar que al momento de la vinculación y suscripción de

nuevos negocios, se obtenga el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales:

• Socios

• Accionistas

• Beneficiarios del seguro (cuando sea posible)

Adicionalmente, deberán ser validados en listas de terceros consultables y en el caso de que alguna de

estas personas resulte coincidente, no se podrá continuar con el proceso de vinculación.

1. La consulta en listas de terceros consultables debe realizarse, siempre y cuando sea posible,

previamente a la vinculación de nuevos clientes o a la emisión de nuevos negocios.

2. Si como resultado de la consulta el beneficiario es coincidente en listas de terceros consultables, no

se puede continuar con el negocio.

3. Si previamente a la vinculación o nuevo negocio no son consultados tanto el tomador*, el

asegurado, los socios y/o accionistas y el beneficiario del seguro, los procesos de captura de

información a través de emisión en línea y emisión tradicional, se encuentran parametrizados para

generar un bloqueo automático en aquellos casos en que alguno de los anteriores resulte

coincidente con las listas de terceros consultables, deteniendo de esta forma la continuidad del

proceso.

*Tomador: i) Razón social, ii) Representante Legal

a. Modificación de campos obligatorios: Adicional a los campos ya definidos en la normatividad como

obligatorios, se incluye bajo este requerimiento el campo de Correo Electrónico.

2. Cambios en el formulario de Conocimiento del Cliente

Formato Emisión Tradicional

Formato Emisión en Línea

b. Definición de Personas Expuestas Públicamente: Se consideran personas expuestas públicamente las

siguientes:

• Personas políticamente expuestas

• Representantes de organizaciones internacionales

• Personas que gozan de reconocimiento público

Para esto y con la finalidad de hacer mas fácil el proceso de captura, si se cumple con alguna de las tres

condiciones anteriores, se deberá marcar la casilla de PEP.

2. Cambios en el formulario de Conocimiento del Cliente

Formato Emisión Tradicional

Formato Emisión en Línea

2. Cambios en el formulario de vinculación

c. Administradores PEP: En todos los casos se debe preguntar al cliente si alguno de los administradores es una

Persona Públicamente Expuesta. En caso de ser afirmativo, solo se debe marcar la casilla SI.

Formato Emisión Tradicional

Formato Emisión en Línea

2. Cambios en el formulario de vinculación

d. Se incluyó la consulta de Socios y/o Accionistas Personas Jurídicas, que coticen en Bolsa para fines

de monitoreo.

Formato Emisión Tradicional

Formato Emisión en Línea

e. Obligatoriedad de entrega del Certificado de Existencia y Representación Legal: Para todas las nuevas vinculacionesde Personas Jurídicas (sin excepción), se debe anexar el certificado de Existencia y Representación Legal o documentoque lo acredite, tal y como se viene manejando a la fecha. A continuación relacionamos los tipos de sociedades y laautoridad que emite el certificado.

Nota: En cualquiera de los casos anteriores, en el evento en que la Sociedad no se encuentre vigente, no

exista o se encuentre cancelada, el negocio será terminado unilateralmente por Seguros Bolívar de acuerdo

con los clausulados existentes para cada producto.

SOCIEDAD DOCUMENTO REQUERIDO AUTORIDAD QUE EXPIDE EL DOCUMENTO

Sociedad Anónima (S.A.)

Sociedad por Acciones Simpl i ficada (SAS)

Sociedad de Responsabi l idad Limitada (Ltda)

Sociedad en Comandita (S. en C.)

Sociedad Colectiva (S.C.)

Fundaciones

Uniones Temporales Documento de consti tución de la unión temporal Directamente la Unión Temporal

Consorcios Documento de consti tución del consorcio Directamente el Consorcio

Sindicatos Regis tro en Minis terio de Trabajo Minis terio de Trabajo

Entidades Rel igiosas Catól icas Resolución del Minis terio del Interior Minis terio del Interior

Entidades Rel igiosas No Catól icas Resolución del Minis terio del Interior Minis terio del Interior

Entidades Públ icas Acta de poses ión Por la Entidad responsable según la sociedad

Certi ficado de Exis tencia y Representación Legal Cámara de Comercio

Preguntas frecuentes3.

1. ¿Que sucede si no cuento con la información del beneficiario? En el evento en que no se

cuente con la información del beneficiario final, la misma deberá ser entregada al momento

de la presentación de la reclamación, vencimiento y pago del título, rescisión del mismo o

pago del sorteo.

2. ¿Que debo hacer si una persona (tomador, asegurado, beneficiario, socio y/o accionista)

resulta coincidente en la lista de terceros consultables? Debes realizar la solicitud de análisis

de información a través del servicio “SIMASOL” establecido y detener el proceso hasta tanto

se reciba respuesta por parte del área de Cumplimiento Normativo.

3. ¿Qué sucede si mi cliente tiene un familiar PEP, pero no sabe el número de identificación? En

este caso, diligencia el nombre del familiar y en el campo de identificación, registra “No lo

sabe”.

4. ¿Debo registrar toda la información para los casos de actualización? No, solo debes registrar

la información descrita anteriormente como “Campos mínimos de actualización”.

5. En las vinculaciones de PJ ¿que Socios y/o Accionistas debo registrar? Debes registrar todos

aquellos que tengan una participación igual o superior al 5%.

6. ¿Cuáles son las versiones vigentes de los formularios de vinculación?

Seguros Bolívar: Persona Natural B-114 Nov/2017, Persona Jurídica – B115 Nov/2017

Fasecolda: Persona Natural y Persona Jurídica – Versión 2017 . (Este forma solo aplica para

negocios emitidos por el canal de Corredores).