1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACION DEL TERRORISMO - SARLAFT

2

INFORMACION DEL DOCUMENTO Nombre del documento: Manual de procedimientos administración

del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Fecha de elaboración: Junio de 2008 Autor: Value Makers Área: Fecha de Autorización del documento: Diciembre 2007 Documento de Autorización Acta No 74 Junta Directiva Fecha de Autorización del documento: Diciembre 2007 Instancia: Junta Directiva

3

TABLA DE CONTENIDO

I. ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCION…………………………………………………………………….5 1.2. OBJETIVO…………………………………………………………………………….5 1.3. ¿QUÉ ES EL RIESGO LA/FT?..........................................................................6 1.4. POR QUE SE UTILIZA AL COMISIONISTA DE BOLSA……………………..7 1.5. ANTECEDENTES ………………………………….............................................8 1.5.1. MARCO INTERNACIONAL………………………………………………………8 1.5.2. MARCO LEGAL COLOMBIANO ………………………………………………..9 1.6. POLÍTICAS INTERNAS, MANUAL DE CONDUCTA Y ETICA……………….10 II. ETAPAS DEL SARLAFT

4

2.1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO LA/FT………………………………………12 2.1.1.Segmentación de los Factores de Riesgo del SARLAFT…………................13 2.1.2.Caracterización de los segmentos definidos…………………………………..14 2.1.3.Metodología para la identificación del riesgo de LA/FT y los riesgos asociados, respecto de cada uno de los factores de riesgo…………………………………..........14 2.2. MEDICIÓN O EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT……………….…….…15 2.3. MECANISMOS DE CONTROL PARA EL RIESGO DE LA/FT.………………15 2.3.1.Criterios de control………………………………………….…….………………..15 2.4. MONITOREO PARA LA PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LA/FT…………...15 2.4.1.Procedimientos de Monitoreo…………………………………………….............16 2.4.1.1.Conocimiento del Cliente….……………………………………………..………17 2.4.1.2.Cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales…..17 2.4.1.3.Metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas….17 2.4.1.3.1. Definiciones………...…………………..………………………………..…...17 2.4.1.3.2. Metodología……………..……………………………………………….…...18 2.4.1.4. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista………………...……………………18 2.4.1.5.Personas política y públicamente expuestas (PeP’S - Politically exposed persons).…………………………………..…………..………………………………….18 2.4.1.6. Sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición…………………………...…………………20 III. OTROS INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL 3.1. DESARROLLO TECNOLÓGICO……………………………………………….20 3.2. CONSOLIDACIÓN ELECTRÓNICA DE OPERACIONES…………………..21 3.3. DIVULGACION DE LA INFORMACION…………………………………………21 3.4.PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN.……………………………………….…….22 IV. COLABORACIÓN CON LOS ENTES DE CONTROL Y AUTORID ADES……22 V. FUNCIONES DENTRO DEL SARLAFT……………………………………………22 5.1. JUNTA DIRECTIVA………………………………………………………………22 5.2. GERENTE DE LA COMPAÑÍA…… …...………………………………….……..24 5.3. FUNCIONES Y CATEGORÍA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIE NTO PRINCIPAL Y SUPLENTE……………………..……………………...…………..24 5.4. FUNCIONES AUDITORÍA Y REVISORÍA FISCAL…………………… ………26 5.5. RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD Y DE TODOS LOS E MPLEADOS O DIRECTIVOS……………………………………………………………………………..27VI. SANCIONES………………………………………………………………………….29 6.1 SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA…………………….…… ….30 6.2 SANCIONES BAJO LA LEY PENAL……..……………………………………. .31 VII. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS…………………......31 VIII. PRÁCTICA INSEGURA………………………………………………………….33 IX. PROHIBICIONES GENERALES………………………………………………..33

5

ANEXOS………………………………………………………………………………….35

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE

ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO - SARLAFT

I. ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCION

6

El presente Manual se elaboró teniendo en cuenta los principios contenidos en los diferentes manuales operativo y de funciones de AGROBOLSA S.A., en el Código de Conducta y en las normas legales sobre el tema del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. El presente Manual tiene como propósito recopilar los diferentes aspectos, normas, políticas y procedimientos para la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), con el fin que sea una herramienta de consulta inmediata, y en concordancia con los demás manuales de operación y funciones de AGROBOLSA S.A., permita la observancia adecuada de los controles establecidos para la protección y salvaguarda de los intereses de la Compañía, por parte de todos los funcionarios de la entidad. Por tal razón permanecerá a disposición de los funcionarios de AGROBOLSA S.A. quienes deberán leerlo y entenderlo en su totalidad. Cualquier duda al respecto deberá ser consultada al Oficial de Cumplimiento. Así mismo, será actualizado en forma permanente, correspondiendo su aprobación a la Junta Directiva. 1.2. OBJETIVO En este Manual se ha unificado toda la información concerniente a los mecanismos de control y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo adoptados por AGROBOLSA S.A., en cumplimiento del Capítulo XI Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, con el fin de evitar que AGROBOLSA S.A. pueda ser utilizada para introducir al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo, y poder detectar, además, las operaciones que se pretendan realizar o que se hayan realizado, para dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT. 1.3. ¿QUÉ ES EL RIESGO LA/FT? Tal y como lo establece la normatividad vigente, el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) es definido como: “La posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada, por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades”.

7

El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades”. El lavado de activos consta de cuatro etapas: -Comisión de un delito, que consiste en la recepción de dineros o bienes provenientes ya sea el tráfico de migrantes, la trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, los delitos contra el sistema financiero o la administración pública, delitos objeto de un concierto para delinquir, el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas. -Colocación o acumulación del dinero en algún establecimiento abierto al público como empresas de fachada o en pequeñas cantidades en instituciones financieras. -Diversificación, estratificación o mezcla del dinero, la cual es la ejecución de múltiples actividades comerciales y financieras, con el objeto de eliminar el rastro, de tal suerte que se impida conocer el origen ilícito de los bienes, lo cual generalmente se realiza en las entidades financieras mediante diversos negocios y transacciones. -Integración o inversión, situación que ocurre cuando los activos son finalmente lavados e integrados a la economía legal, por medio de compra de inmuebles, de autos lujosos, de cadenas hoteleras, etc., causando graves perjuicios a la sociedad. El lavado de activos está rodeado de toda serie de actos dirigidos para darle apariencia de legalidad, corrección o normalidad, por lo cual, se impone mantener una actividad vigilante y crítica de las operaciones que por cualquier causa no sean normales o posean un fin delictivo. Por su parte, los fondos que son usados para financiar actividades terroristas, pueden derivar tanto de actividades criminales como de fuentes legales. En el primer caso, las etapas mencionadas antes para el caso del lavado de activos pueden aplicar también, para identificar cómo se conectan a actividades de financiación del terrorismo. Debe tenerse en cuenta, sin embargo, que las transacciones asociadas con la financiación del terrorismo pueden ser realizadas en muy pequeñas cuantías, que podrían ser inferiores a los montos mínimos establecidos para el seguimiento al lavado de activos.

8

En cambio, en el segundo caso, las acciones de los terroristas pueden presentarse como inocentes en apariencia, tales como la compra de materiales y servicios (Ej. Vehículos para cometer actos terroristas), por lo cual resulta difícil establecer etapas. En este segundo caso, AGROBOLSA S.A. estará atenta a incorporar en su sistema de administración de riesgo LA/FT, las tipologías que los organismos de vigilancia y control, a nivel nacional e internacional, y los organismos que realizan seguimiento a este tipo de actividades, lleguen a desarrollar. 1.4. POR QUÉ SE UTILIZA AL COMISIONISTA DE BOLSA Toda industria delictiva que maneja recursos en efectivo tiene el grave problema de los volúmenes en dinero que éstos representan, en la medida en que no pueden realizar importantes transacciones con ese efectivo sin despertar sospechas. El lavado de dinero se realiza con el objeto de encubrir la actividad criminal con la cual está relacionado, ocultando la verdadera fuente de los fondos, para que después puedan utilizarse libremente. La sociedad comisionista por recibir recursos del público puede ser el principal agente para la transferencia del dinero, por lo cual resulta obvio que la fase inicial de la inversión o transacciones sea un instrumento fundamental para los blanqueadores. Tradicionalmente el lavado de dinero se ha examinado desde la perspectiva del negocio del narcotráfico , no obstante constituye un procedimiento que puede extenderse a otras modalidades delictivas, como ocurre en el caso del secuestro o los delitos contra la administración pública o un simple atraco a una oficina bancaria o un cheque gemelo, etc. Por su parte, debido al vínculo que existe entre actividades ilegales y financiación del terrorismo, la sociedad comisionista es una forma atractiva para que personas al margen de la ley muevan recursos financieros hacia sus fines. 1.5. ANTECEDENTES MARCO INTERNACIONAL En la Convención de Viena de 1988, se recomendaron medidas para prevenir la utilización del sistema financiero en el lavado de dinero ilegal. Los documentos en

9

los cuales constan tales acuerdos son: la Declaración de Principios de Basilea acordada el 12 de diciembre de 1988, el informe del 6 de febrero de 1990 del Grupo Especial de Expertos Financieros sobre blanqueo de capitales, la Directiva 109 de junio de 1991 del Consejo de las Comunidades Europeas, la Conferencia del Consejo de Europa de septiembre de 1992 y el Reglamento Modelo de la CICAD aprobado por la Asamblea General de la organización de Estados Americanos. La ley USA PATRIOT del 26 de octubre de 2001 expedida por Estados Unidos requiere que las instituciones financieras establezcan programas contra el lavado de dinero y verifiquen la identidad de sus clientes para asegurar que los recursos no se provean para facilitar actividades terroristas. Las cuarenta recomendaciones del GAFI presentadas en 1990 como una iniciativa para combatir la utilización del sistema financiero por personas que realizan lavado de dinero. En 1996 las recomendaciones fueron revisadas y aprobadas por más de 130 países y ampliamente aceptadas como el estándar para varios países. En el 2001 se adicionaron 8 recomendaciones dirigidas a la financiación del terrorismo. Las recomendaciones trazaron los grandes principios con respecto a los cuales los países deben tomar acción, permitiendo que se puedan implementar estas medidas de acuerdo a las circunstancias particulares y marcos constitucionales, aunque cada jurisdicción debe ser capaz de demostrar que su régimen contra el lavado de dinero y financiación del terrorismo LA/FT es efectivo. Por su parte, el Grupo Jurídico GAFISUD, en julio de 2005, elaboró un documento de mejores prácticas, abocado principalmente a los siguientes temas: - Tipificación del financiamiento del terrorismo, conforme lo exigido por el citado

Convenio.

- Aplicación del principio de extraterritorialidad, previsto en el Convenio de 1999.

- Procedimientos internos para la aplicación de las Resoluciones del Consejo de Seguridad de Naciones Unidas, en lo que refiere, en particular, al congelamiento de activos financieros o de otros activos económicos.

En Junio de 2007, el GAFI publicó el documento denominado “Guidance on the Risk-Based approach to combating Money laundering and terrorist financing”, en el cual presenta un enfoque de principios y procedimientos como base para combatir el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. MARCO LEGAL COLOMBIANO

10

Fijado principalmente por la normativa a continuación señalada y en aquellas que lo adicionen, reemplacen, anulen o modifiquen. El Código Penal Colombiano (Ley 599 de 2000) modificado con la Ley 1121 de 2006, establece las condenas en que incurran las personas en relación con los delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo. Para el caso del lavado de activos, el Código penal vigente establece una sanción de prisión de ocho a veintidos años y multa de seiscientos cincuenta a cincuenta mil salarios mínimos legales mensuales vigentes. Para el caso de financiación del terrorismo, el Código Penal vigente establece una sanción de prisión de trece a veintidos años y multa de mil trescientos a quince mil salarios mínimos legales mensuales vigentes. El EOSF en sus artículos 102, 103, 104, 105, 106 y 107 establece los mecanismos y controles que deben llevar las entidades vigiladas para la prevención de actividades delictivas. La Circular Externa 007 de 1996 (Básica Jurídica) dispone la obligación a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia de adoptar y aplicar medidas de control adecuadas y suficientes, para evitar que en sus operaciones pueda ser utilizada como instrumento para el lavado de activos y financiación del terrorismo. Las normas que componen actualmente el régimen contra el lavado de activos en Colombia, que son de obligatorio cumplimiento, son las siguientes:

a. Estatuto Orgánico Financiero (Decreto 663 de 1993) b. Estatuto Anticorrupción. Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas

tendientes a preservar la moralidad de la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

c. Resolución Externa No. 021 de septiembre 2 de 1993. Por la cual se expiden regulaciones en materia cambiaría.

d. Capítulo XI Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.

e. Ley 1121/2006. Por la cual se expiden normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones.

1.6. POLÍTICAS INTERNAS, MANUAL DE CONDUCTA Y ETIC A

11

- Todos los funcionarios de AGROBOLSA S.A. deben regir su actuación por el presente Manual, entendiendo que ellos mismos pueden intentar ser utilizados por personas inescrupulosas, para actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo.

- Además de lo contemplado en el presente Manual, es responsabilidad de cada funcionario, reportar cualquier hecho o situación sospechosa que le haga suponer que puede estarse presentando un intento de lavado de activos o financiación del terrorismo a través de AGROBOLSA S.A.

- Los funcionarios deben anteponer el cumplimiento de las normas en materia de SARLAFT, al logro de las metas comerciales o de costos de adquisición de productos y servicios. El Oficial de Cumplimiento deberá brindar todo el apoyo necesario a los funcionarios que se encuentren frente a una situación de esta clase.

- Toda situación de conflicto de interés, definido según los respectivos manuales y códigos de la entidad, en la cual algún funcionario de AGROBOLSA S.A. considere que su juicio se ve afectado por los vínculos que posea con personas relacionadas con la Compañía, a nivel de clientes, usuarios, proveedores, empleados o accionistas, y que a raíz de dichos vínculos la evaluación del riesgo de lavado de activos o financiación del terrorismo puede verse afectada, debe informar del hecho concreto al Oficial de Cumplimiento, para que lleve a cabo los controles establecidos por la compañía.

- En cualquier caso, el Oficial de Cumplimiento de oficio, podrá identificar situaciones de conflicto de interés y proceder de inmediato a establecer los controles necesarios para resolver el conflicto, los cuales pueden incluir procesos de identificación, medición, control y monitoreo más estrictos, o la realización de los mismos por funcionarios diferentes de la entidad, o que posean un nivel jerárquico superior al de la persona que originó el conflicto

- El SARLAFT contiene los mecanismos para hacer partícipes a todos los empleados en la administración del riesgo de LA/FT, el cual debe hacer parte de la cultura organizacional generando conciencia en la responsabilidad que estos poseen dentro de las actividades desarrolladas por AGROBOLSA S.A. Para ello, además del programa de capacitación que el Oficial de Cumplimiento implementará, se hará énfasis en las sanciones que la omisión de todos aspectos contemplados en el presente Manual, tiene sobre los funcionarios que lo incumplan.

- El incumplimiento en la aplicación de las funciones y responsabilidades inherentes al SARLAFT por parte de cualquier funcionario conllevará a la

12

aplicación de sanciones establecidas por la administración de la Sociedad, independientemente de las sanciones que la Ley establezca, todo ello sin perjuicio de las sanciones administrativas que pueda imponer la Superintendencia Financiera de Colombia a la Compañía.

- El SARLAFT incluye el diseño e implementación de herramientas de control que permitan prevenir, detectar y reportar de manera oportuna y eficaz el lavado de activos y la financiación del terrorismo a través de los productos y servicios ofrecidos por la Compañía.

- El Oficial de Cumplimiento diseñará e implementará las metodologías para llevar a cabo las etapas de identificación, medición, control y monitoreo que componen el SARLAFT y velará por la difusión de las mismas a los funcionarios responsables de su ejecución.

- De acuerdo con el perfil de riesgo LA/FT que se establezca, a raíz de la medición de los eventos de riesgo que pueden afectar a la entidad, el Oficial de Cumplimiento deberá llevar a cabo procesos de monitoreo y control más estrictos para aquellos clientes más expuestos a dichos eventos de riesgo, para lo cual podrá apoyarse en expertos en la materia, que existan tanto dentro como fuera de AGROBOLSA S.A.

- Así mismo, se deberá ser más estricto en la vinculación de los diferentes tipos de clientes pertenecientes a los segmentos calificados como de mayor riesgo LA/FT para AGROBOLSA S.A., incluyendo procesos de Debida Diligencia (Due Diligence), los cuales podrán ser llevados a cabo con el apoyo de expertos en la materia, que existan tanto dentro como fuera de la Compañía.

- AGROBOLSA S.A. llevará a cabo una revisión periódica, por lo menos anual, de las políticas, elementos, metodologías y procedimientos de cada una de las etapas que conforman la administración del SARLAFT, para asegurar su funcionamiento efectivo, eficiente y oportuno, así como para evaluar su nivel de congruencia con los cambios efectuados en los procesos gestados al interior de la Compañía.

- El SARLAFT abarca todas las actividades llevadas a cabo por AGROBOLSA S.A., en desarrollo de su objeto social principal.

- La Junta Directiva de AGROBOLSA S.A. aprobará las políticas establecidas dentro del SARLAFT y ordenará los correctivos que sean necesarios en procura de eliminar este riesgo.

13

- Para efectos de este Manual, todas las operaciones con los diferentes tipos de clientes se considerarán relevantes, siempre y cuando su valor mensual supere los tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

- El Oficial de Cumplimiento de AGROBOLSA S.A. es el encargado de dar a conocer a los nuevos empleados las metodologías y procedimientos relativos al SARLAFT al igual que las implicaciones del incumplimiento de las actividades propias de su ejecución, para lo cual dejará copia de la constancia que certifique que el funcionario ha recibido, leído, comprendido y entendido la información recibida.

- El Oficial de Cumplimiento de AGROBOLSA S.A. es el responsable de dar divulgar y capacitar al personal de la Compañía sobre las actualizaciones del Manual de Procedimientos del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, para lo cual dejará constancia firmada de las capacitaciones realizadas.

- Así mismo la Junta Directiva de AGROBOLSA S.A. velará porque los lineamientos aquí establecidos sean acatados por todos los funcionarios de la Compañía.

II. ETAPAS DEL SARLAFT 2.1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO LA/FT

Esta etapa permite a AGROBOLSA S.A. identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta, por lo menos, los siguientes factores de riesgo:

a. Clientes/usuarios, b. Productos, c. Canales de distribución y d. Jurisdicciones.

La etapa de identificación debe quedar documentada por parte del Oficial de Cumplimiento. Los resultados de dicha etapa deben además ser presentados a la Junta Directiva.

14

La etapa de identificación se materializa en tres elementos:

- Segmentación de los factores de riesgo LA/FT - Caracterización de los segmentos definidos - Identificación de los factores de riesgo y los riesgos asociados a los cuales se ven

expuestos en relación al riesgo de LA/FT, para cada uno de los segmentos definidos.

2.1.1. Segmentación de los Factores de Riesgo del SARLAFT AGROBOLSA S.A. segmentará los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, con base en la metodología consignada en el presente Manual. Siguiendo con lo establecido en el Capítulo XI Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia: “sin perjuicio de cualquier otro criterio, AGROBOLSA S.A. llevará a cabo la segmentación atendiendo como mínimo lo siguiente:

a) Clientes: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones, monto de ingresos y egresos y patrimonio, etc.

b) Productos: naturaleza, características, nicho de mercado o destinatarios,

etc.

c) Canales de distribución: naturaleza, características, etc.

d) Jurisdicciones: ubicación, características, naturaleza de las transacciones, etc.

e) Usuarios: De acuerdo con las definiciones de la regulación vigente, se

deberá llevar un registro individual de control, dependiendo del tipo de servicio que se le preste: registro de facturas, gestión o pago de incentivos otorgados por el Gobierno Nacional u otros. Según criterio del Oficial de Cumplimiento y de acuerdo con la información que soporte su decisión se podrá exigir a cada usuario el diligenciamiento de la información exigida a los clientes.

A través de la segmentación, AGROBOLSA S.A. determinará las características usuales de las transacciones que se desarrollan y las comparará con aquellas

15

que realicen los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales. (Ver Anexo 1) Si se considera necesaria la creación de subproductos o subservicios dentro de la segmentación, se cumplirá para este nuevo segmento el procedimiento como ya se ha mencionado. 2.1.2. Caracterización de los segmentos definidos Luego de establecer los segmentos de cada uno de los factores de riesgo, el Oficial de Cumplimiento, en conjunto con el área comercial de AGROBOLSA S.A., establecerán las principales características de dichos segmentos, contemplando como mínimo las siguientes variables: - Frecuencia normal de las operaciones por tipo de producto o servicio - Volumen normal de dichas operaciones - Mecanismo normal de pago y cumplimiento de las operaciones - Clase de Ordenante y/o beneficiario normal de dichas operaciones El análisis de los segmentos definidos se hará por parte del Oficial de Cumplimiento de acuerdo con la metodología definida. (Ver Anexo 2) 2.1.3. Metodología para la identificación del riesgo de LA/FT y los riesgos asociados, respecto de cada uno de los factores de riesgo

Luego de establecer los segmentos de cada uno de los factores de riesgo, el Oficial de Cumplimiento deberá relacionar las tipologías existentes a las cuales haya lugar para determinar la incidencia que estas puedan tener sobre cada uno de los factores segmentados. Dichas tipologías corresponden a las identificadas por autoridades como la UIAF, o agremiaciones sectoriales. (Ver Anexo 3). Adicionalmente los riesgos de LA/FT pueden haber sido identificados a partir de la experiencia y conocimiento de los expertos internos de la Compañía o expertos externos, mediante las reuniones y/o talleres de expertos. Los riesgos identificados de esta forma, serán incluidos junto con la tipología existente, dentro del conjunto de riesgos que se deben analizar y medir posteriormente. El conjunto de riesgos por segmento previamente identificado, debe quedar debidamente documentado.

16

2.2. MEDICIÓN O EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT A partir del proceso de identificación, AGROBOLSA S.A. procederá a medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT con respecto a cada uno de los factores de riesgo identificados, al igual que determinará el impacto en caso de materializarse por medio de los riesgos asociados. El resultado de estas mediciones será cualitativo y cuantitativo. El Oficial de Cumplimiento periódicamente medirá el riesgo de LA/FT teniendo en cuenta el procedimiento definido. (Ver Anexo 4). 2.3. MECANISMOS DE CONTROL PARA EL RIESGO DE LA/FT En esta etapa, el Oficial de Cumplimiento tomará las medidas adecuadas a controlar el riesgo inherente al que se encuentra expuesta, en razón de los factores de riesgo LA/FT identificados y asociados. 2.3.1. Criterios de control Para controlar el riesgo de LA/FT, el Oficial de Cumplimiento tendrá en cuenta los siguientes criterios:

a) Debe establecerse una metodología que permita evaluar la calidad de los

controles actuales y proponer nuevos controles. (Ver Anexo 5)

b) Esta metodología debe cubrir todos los factores de riesgo y los riesgos asociados.

c) Debe permitir establecer los niveles de exposición en razón de la

calificación dada a los factores de riesgo en la etapa de medición. d) Debe permitir cumplir automáticamente con la generación y envío de los

reportes de operaciones sospechosas a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF.

Como resultado de esta etapa AGROBOLSA S.A. establece su perfil de riesgo residual de LA/FT.

17

2.4. MONITOREO PARA LA PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LA/ FT La etapa de monitoreo le permite a AGROBOLSA S.A. a través del Oficial de Cumplimiento, efectuar un adecuado seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del SARLAFT, así como llevar a cabo la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas que se pudieran efectuar en la Compañía. Conforme a lo establecido en el Capítulo XI sobre Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, el Oficial de Cumplimiento “deberá como mínimo para monitorear el riesgo de LA/FT:

a) Desarrollar un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias del SARLAFT. Dicho seguimiento tendrá una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso debe realizarse con una periodicidad mínima anual.

b) Realizar el seguimiento y comparación del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.(Ver Anexo 5)

c) Asegurar que los controles y alertas de todos los riesgos y que los mismos

estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente. (Ver anexo 6)

d) Establecer indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT.(Ver anexo 7).

e) Asegurar que los riesgos residuales se encuentren en los niveles de

aceptación establecidos por la entidad.

f) Generar reportes que permitan establecer la evolución del riesgo de LA/FT en la entidad, determinando operaciones inusuales y sospechosas. (Ver Anexo 11).

El monitoreo debe permitir a AGROBOLSA S.A., comparar la evolución del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad. 2.4.1. Procedimientos de Monitoreo Los procedimientos de monitoreo deben abarcar lo siguiente:

- Conocimiento del cliente actual y potencial. - Conocimiento del mercado.

18

- Identificación y análisis las operaciones inusuales. - Determinación y reporte de operaciones sospechosas.

2.4.1.1. Conocimiento del Cliente El procedimiento establecido en AGROBOLSA S.A. para el conocimiento del cliente es de obligatorio cumplimiento y debe ser evidenciado mediante registro en el formato de vinculación. (Ver Anexo 9). 2.4.1.2. Cumplimiento a las obligaciones relacionadas con listas internacionales Para asegurar el estricto cumplimiento de AGROBOLSA S.A. a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional, se establecen la siguiente política:

- Ningún funcionario de la Compañía podrá autorizar operación alguna, servicio, apoyo o celebración de contratos de ningún tipo con las personas y empresas que aparezcan en las listas de negativos, para lo cual se ha alimentado dicha información en el sistema.

2.4.1.3. Metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas 2.4.1.3.1. Definiciones Operaciones inusuales son aquellas transacciones que cumplen, cuando menos con las siguientes características: 1) no guardan relación con la actividad económica o se salen de los parámetros adicionales fijados por la entidad y, 2) respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable. Por su parte, las operaciones sospechosas son aquellas inusuales que por sus características particulares y conforme al sano criterio de la entidad y confrontadas con la información acerca del cliente y el mercado pueden conducir razonablemente a sospechar que se está usando la operación financiera para ocultar, transferir, inventar o asegurar recursos provenientes de actividades ilícitas. Se podrá determinar si una operación es sospechosa o no, luego de efectuar el siguiente análisis:

19

- Evaluación de operaciones realizadas por los clientes

- Comparación del promedio de operaciones mensuales con las realizadas en el mes actual

- Análisis de la actividad desarrollada por el cliente y su información financiera

- Entrevista personal o telefónica con el cliente que determine o aclare el origen de los fondos cuando la operación se encuentre fuera de los parámetros (inusual)

- Solicitud de información al cliente que soporte el origen de los recursos.

- Evaluación de la información entregada por el cliente (coherencia y autenticidad)

2.4.1.3.2. Metodología La metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas, y el oportuno y eficiente reporte de éstas últimas a las autoridades competentes, está descrita en el Anexo 8. 2.4.1.4. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista De acuerdo con la normatividad del Título I Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, en el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, AGROBOLSA S.A. no estará en la obligación de exigir el formulario de solicitud de vinculación ni realizar entrevista al potencial cliente cuando quiera que se trate de alguna de operaciones, productos o servicios exceptuados en dicha norma. 2.4.1.5. Personas política y públicamente expuestas (PeP’S - Politically exposed persons) El SARLAFT de AGROBOLSA S.A. preverá de procedimientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo tengan acceso a manejos de recursos públicos, que posean algún grado de poder o reconocimiento público.

20

En tal sentido, el SARLAFT debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar plenamente los casos de clientes que responden a tales perfiles, procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan. De acuerdo con la Superintendencia Financiera de Colombia, en respuesta a una consulta solicitada por FEBRABAN (Federación Brasileña de Bancos), “es dable afirmar que una persona ampliamente conocida en la comunidad goza de reconocimiento público, independientemente del motivo que dé lugar a él. Así, el reconocimiento público no sólo se circunscribe a quienes ejercen determinada actividad sino a todas aquellas personas que debido a una destreza especial, ya sea en el ámbito de la política, las artes, la farándula, el deporte, las ciencias, etc. obtienen notoriedad entre el público. Con fundamento en lo expuesto, se estima que la expresión: gozar de reconocimiento público, contenido en la norma, es aquel que se predica de aquellas personas que obtienen celebridad, independientemente de las razones que la producen”. Por lo tanto, el SARLAFT de AGROBOLSA S.A. incluirá, dentro de la información a averiguar de las personas naturales, accionistas y representantes legales de las personas jurídicas, la actividad u oficio de las mismas. Esta información debe alimentar la base de datos y el sistema de la Compañía, de manera que semestralmente se genere un listado de aquellas personas naturales o vinculados de empresas jurídicas (Accionistas y Representantes Legales) que tienen relacionada como actividad u oficio cualquiera de los siguientes:

- Deportistas o Ex-deportistas profesionales, entre otros. - Personas que trabajen en medios de comunicación masiva: radio, televisión,

prensa. - Actores de cine o televisión que hayan participado como protagonistas o co-

protagonistas en programas o seriados. - Políticos que hayan ocupado u ocupen cargos de elección popular. - Políticos que ocupen cargos públicos, que tengan exposición a medios de

comunicación masiva o hayan efectuado publicaciones y/o conferencias masivas.

- Científicos, artistas y líderes sociales o del sector empresarial, que hayan tenido exposición a medios de comunicación masiva o hayan efectuado publicaciones, conferencias y/o exposiciones masivas.

Para determinar en estos dos últimos casos si las actuaciones de la persona pueden considerarse como masivas, el Oficial de Cumplimiento utilizará su criterio, el cual podrá apoyarse en la revisión de las bases de datos de los medios de comunicación masiva, la consulta de las personas a través de buscadores de internet, o la opinión de profesionales vinculados a medios de comunicación masiva.

21

Además de la revisión normal de la documentación de estas personas, se debe tener en cuenta lo siguiente: - El análisis de vinculación o del sector al que pertenece dicha persona, o su

monitoreo posterior, no deben generar razones para un reporte de operaciones inusuales o sospechosas. En el primer caso, el Gerente de la Compañía debe aprobar las operaciones con estas personas. En el segundo caso, la Compañía se abstendrá de realizar operaciones con estas personas.

- Para el caso de las personas políticamente expuestas, en todos los casos el Gerente de la Compañía o la Junta Directiva, deben autorizar la realización de operaciones con las mismas.

- Para el caso de las personas públicamente expuestas, diferentes a las del

párrafo anterior, en todos los casos el Oficial de Cumplimiento debe autorizar la realización de operaciones con las mismas.

- En el evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona

públicamente expuesta en los términos señalados en el presente Manual, deberá obtenerse la aprobación del Oficial de Cumplimiento para continuar con la relación comercial.

- El Oficial de Cumplimiento debe tener especial vigilancia acerca de las señales

de enriquecimiento ilícito de las personas política y públicamente expuestas. Adicionalmente, debe tener en cuenta las siguientes tipologías: Existencia de operaciones en moneda extranjera y cuentas bancarias en el exterior, participaciones societarias, de representación legal o en sectores de la economía que difieran bastante de la actividad tradicional de la persona, que abarquen más de un sector diferente, o que correspondan a sectores donde se manejen altos niveles de efectivo.

2.4.1.6. Sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición. Cualquier incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, será considerado como falta grave, que de origen a la terminación unilateral del contrato, independientemente del proceso de información a las autoridades competentes y las sanciones penales a que haya lugar.

22

III. OTROS INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIÓN DE LOS MECANISMOS DE CONTROL

- Desarrollo Tecnológico - Consolidación Electrónica de Operaciones - Reportes externos e Internos

3.1.DESARROLLO TECNOLÓGICO Como herramienta válida para ejercer total control sobre el lavado de activos AGROBOLSA S.A. cuenta con un aplicativo que le permitirá dar total cumplimiento a las disposiciones legales sobre el tema y en especial a las obligaciones impuestas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Este control deberá ser ejercido por el Oficial de Cumplimiento. La aplicación permite monitorear de manera general, operaciones realizadas de modo que por medio de señales de alerta se pueden eventualmente identificar como inusuales o sospechosas. Así mismo permite el seguimiento de operaciones por clientes para lograr clasificarlos y organizarlos de acuerdo con el perfil, las características de las transacciones y la clase de productos. Sin embargo, si el volumen de operaciones lo amerita, desarrollará los programas que requiera para consolidar la información relacionada con transacciones efectuadas por una misma persona en forma automática, pudiendo detectar cuales son inusuales y cuales sospechosas, confrontando cuales operaciones se salen de los parámetros normales teniendo en cuenta el conocimiento y la segmentación del mercado que ha sido definido por la Compañía. (Ver Anexo 10) 3.2. CONSOLIDACIÓN ELECTRÓNICA DE OPERACIONES Mensualmente, el Oficial de Cumplimiento, mediante la información obtenida directamente del aplicativo hace un análisis de la consolidación de las operaciones tanto activas como pasivas por cliente y factores de riesgo; es decir, de acuerdo con la segmentación efectuada por la entidad y descrita antes en el presente Manual, con el fin de determinar si se presentaron operaciones inusuales o sospechosas, en los términos previstos. De todas estas operaciones se elabora un reporte mensual automático, para conocimiento de la Junta Directiva. Además, el Oficial de Cumplimiento deberá

23

efectuar un análisis de las operaciones inusuales o sospechosas, así como reportar las mismas a las instancias correspondientes. 3.3. DIVULGACION DE LA INFORMACION En cumplimiento a las disposiciones vigentes, AGROBOLSA S.A. emitirá reportes de carácter interno y externo este último dirigido a la UIAF. (Ver anexo 11) Para divulgación interna de información y de uso exclusivo de la Compañía en materia de SARLAFT, se tienen medios de comunicación disponibles para todos los empleados: Boletines Informativos y Correos Electrónicos Institucionales. 3.4.PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN El Oficial de Cumplimiento de AGROBOLSA S.A. diseñará, programará y coordinará planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad. La asistencia a las capacitaciones mencionadas es obligatoria para todos los funcionarios de la Sociedad. (Ver Anexo 12 procedimientos para las Capacitaciones). Tales programas cumplirán con las siguientes condiciones:

a) Tendrán una periodicidad máxima anual.

b) Serán impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación en los términos del presente Manual.

c) Cualquier cambio a la normatividad deberá ser objeto de capacitación.

d) Serán evaluados con el fin de determinar su eficacia y el alcance de los

objetivos propuestos.

e) Los programas tendrán constancia por escrito en la hoja de vida de cada funcionario de la Compañía.

IV. COLABORACIÓN CON LOS ENTES DE CONTROL Y AUTORID ADES En los eventos en los cuales las autoridades con funciones de lucha contra el LAFT, identifiquen de manera particular y soliciten por intermedio de la Superintendencia Financiera de Colombia un monitoreo especial de ciertas operaciones o clientes, la Compañía colaborará activamente suministrando toda la información de la cual disponga de sus clientes y proveedores, a la autoridad

24

que conforme a la ley compete su conocimiento, dicha labor será atendida por el Oficial de Cumplimiento, quien con ayuda de las demás áreas que considere, dará respuesta a dichos requerimientos dentro de los plazos estipulados por autoridades competentes. V. FUNCIONES DENTRO DEL SARLAFT 5.1.JUNTA DIRECTIVA Las funciones de la Junta Directiva en materia de SARLAFT son las siguientes: a) Desarrollar las políticas para el Sistema de Administración de Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT.

b) Acoger el Código de Ética en relación con el SARLAFT.

c) Aprobar el Manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.

d) Nombrar el Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente. e) Determinar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden

exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.

f) Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad.

g) Pronunciarse y dejar expresa constancia en respectiva acta con respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el Oficial de Cumplimiento.

h) Pronunciarse y hacer seguimiento sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y el Auditoría Externo, con referencia a las observaciones o recomendaciones adoptadas al funcionamiento del SARLAFT, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

i) Establecer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y

mantener en funcionamiento el SARLAFT.

25

j) Aprobar los criterios objetivos y estableciendo los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.

k) Aprobar y efectuar permanente seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas no presenciales y/o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la AGROBOLSA S.A.

l) Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición, monitoreo y control del SARLAFT.

m) Designar al responsable autorizado para exonerar clientes del diligenciamiento

del formulario de transacciones en efectivo.

n) Designar al responsable del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos, para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

5.2. GERENTE DE LA COMPAÑÍA Las funciones del Gerente de la Compañía en materia de SARLAFT son las siguientes:

a) Someter el Manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones a aprobación de la Junta Directiva, en coordinación con el Oficial de Cumplimiento.

b) Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen todas las políticas adoptadas por la Junta Directiva.

c) Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

d) Garantizar que la plataforma tecnológica y las bases de datos cumplan con los criterios y requisitos establecidos en la norma.

e) Proveer los recursos, para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT, tanto técnicos como humanos.

f) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento.

g) Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.

26

h) Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos Para la selección,

seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con tercero, para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden ser desarrolladas por éstos, de acuerdo con lo señalado en el presente Manual.

5.3. FUNCIONES Y CATEGORÍA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIE NTO PRINCIPAL Y SUPLENTE El Oficial de Cumplimiento y su Suplente son designados por la Junta Directiva, tienen capacidad decisoria quienes deben estar apoyados por un grupo humano y técnico que le permiten realizar la gestión. Son requisitos adicionales del Oficial de Cumplimiento y su Suplente, el acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos, no pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal, y ser empleados de la entidad. En adición a lo anterior el Oficial de Cumplimiento Principal debe ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de AGROBOLSA S.A. AGROBOLSA S.A. informará dentro de los cinco días siguientes a las respectivas designaciones, al Grupo de Registro de la Superintendencia Financiera de Colombia y a la UIAF, los nombres, y números de cédula de los funcionarios designados. La Gerente de la Compañía reportará a la Superintendencia Financiera de Colombia cualquier cambio. Dentro de sus funciones se encuentran las siguientes:

a) Velar por el cumplimiento y funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT de forma efectiva, eficiente y oportuna.

b) Presentar en forma trimestral, informes presenciales y escritos a la Junta Directiva, en los cuales se refiera a los siguientes aspectos:

- Los resultados de la gestión desarrollada. - El cumplimiento en el envío de los reportes a las diferentes autoridades. - La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los

factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.

27

- La efectividad las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT, así como de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente Manual,

- Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva. - Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de

control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF.

c) Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.

d) Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.

e) Proponer a la administración la actualización y divulgación del Manual de

Procedimientos.

f) Acompañar y ayudar en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales, al área designada por la Junta Directiva

g) Evaluar los informes y adoptar las medidas frente a las deficiencias informadas. por el Auditor Externa y el Revisor Fiscal

h) Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

i) Desarrollar y someter a la aprobación de la Junta Directiva los criterios objetivos para establecer cuáles son operaciones sospechosas, y determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.

5.4.FUNCIONES DEL AUDITOR EXTERNO Y LA REVISORÍA F ISCAL Auditor Externo : Deberá informar los resultados de la evaluación al Oficial de Cumplimiento y a la Junta Directiva, evaluando anualmente la efectividad y cumplimiento de todas las etapas y los elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones. Adicionalmente el Auditor Externo deberá realizar una revisión periódica de los procesos relacionados con las exoneraciones y parametrizaciones de las

28

metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico. Revisoría Fiscal: De conformidad con lo señalado en el numeral 3o. del artículo 207 del Código de Comercio, y de las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, corresponde a la Revisoría Fiscal velar por el cumplimiento de la ley, por lo que a dicho órgano le compete establecer los mecanismos necesarios para detectar incumplimientos en la función de prevenir el riesgo de LA/FT en la Compañía y reportarlos a la Junta Directiva en forma trimestral, informe que debe contener las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT. Además, pondrá en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia. 5.5.- RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD Y DE TODOS LOS EMPLEADOS O DIRECTIVOS La responsabilidad de la entidad y de todos los funcionarios conforme a las disposiciones vigentes lleva a que los actos y conductas del personal directivo, el área comercial, administrativo o de operaciones de la entidad sean imputables a la institución como persona jurídica. Por su parte, las personas naturales autoras de tales actos y conductas quedan sujetas a las responsabilidades civiles y penales en los términos previstos por la ley. Tanto a nivel administrativo de la Compañía como entre sus Directores debe existir un conocimiento pleno de las políticas y procedimientos destinados a evitar el LA/FT y de las responsabilidades penales a que pueden hacerse acreedores, cuando los servicios de AGROBOLSA S.A. sean usados con este propósito. Como los funcionarios de la Compañía son el primer punto de contacto con lavadores de dinero potenciales, sus esfuerzos son vitales a fin de evitar la vinculación de personas que pretendan utilizar a AGROBOLSA S.A. con fines fraudulentos o ilegales. En consecuencia corresponde a los funcionarios de la Compañía las siguientes: a.- Responsabilidades

29

Ningún funcionario de AGROBOLSA S.A. en el ejercicio de sus funciones podrá vincular clientes sin haber diligenciado previamente la documentación prevista para la vinculación de personas naturales o jurídicas, practicar la visita reglamentaria y contar con la aprobación del Oficial de Cumplimiento. La refrendación de la apertura con su firma es la garantía para la Compañía del conocimiento del cliente y de que los documentos entregados corresponden a la veracidad de la información. Así mismo que realizó la visita de conocimiento del cliente, de sus instalaciones y de su actividad. b.- Deberes b.i El área comercial deberá constatar personalmente y con relativa frecuencia el modus vivendi de los clientes y mantener comunicaciones permanentes con ellos, para conocer su propia autoría, las circunstancias de modo o lugar que hacen que los negocios aceptados presenten cambios en su estructura. b.ii Así mismo deberá trabajar unidamente al Oficial de Cumplimiento para entregar a este funcionario la actualización de información y/o documentos de los clientes, por lo menos una vez al año. b.iii. Deberá participar con su conocimiento y experiencia en los comités semanales opinando sobre los distintos negocios adelantados e informando de hechos conocidos directa o indirectamente, cuando puedan incidir en su ejecución, suministrando la información recogida, si en su sentir esos datos podrían llevar a la Compañía a declarar la presencia de una operación sospechosa. b.iv. Deberá desplegar mayor diligencia y prudencia cuando se trate de vincular clientes personas naturales o jurídicas que no sean vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia por ser clientes ajenos a la cultura de suministrar información financiera, como si ocurre en este sector. Siempre deberá identificar al comprador y al vendedor así como la actividad económica del mismo. Como el mayor riesgo de incurrir en el incumplimiento del SARLAFT puede gestarse en el área comercial cuando se trate de negocios con las personas aquí citadas deberán contar siempre con la autorización de la Gerencia y del Oficial de Cumplimiento no obstante diligenciar la apertura y realizada la visita. b.v. El área comercial deberá anteponer los intereses de la empresa y el cumplimiento de metas comerciales en la observación y acatamiento de las normas del presente Manual, así sea contraria a los intereses que defiende. El buen conocimiento del mercado objetivo sobre toda clase de productos o servicios así como el perfil de los clientes y usuarios, será la herramienta que le

30

permitirá a AGROBOLSA S.A. diseñar las señales de alerta que lo lleven a detectar la presencia de operaciones inusuales o sospechosas. b-vi. Finalmente cuando el área comercial desarrolle nuevos productos, los mismos podrán ofrecerse mientras se analizan los riegos potenciales de los mismos frente al Manual de SARLAFT. c. Facultades c.i. Le corresponde a la Gerencia de la Compañía sancionar con multa o suspensión, según la gravedad del caso a los funcionarios que desconozcan el Manual de SARLAFT e induzcan a la Compañía en la asunción de riesgos potenciales, cuando así lo informe el Oficial de Cumplimiento. c.ii. También le corresponde a la Gerencia sancionar los comerciales que no utilicen las herramientas suministradas por la Compañía para el manejo del SARLAFT como soporte de su gestión comercial o cuando omitan sus deberes en el proceso de vinculación de clientes. VI.SANCIONES El presente Manual va dirigido a los órganos de administración y de control, al Oficial de Cumplimiento, así como a todos los empleados y directivos de AGROBOLSA S.A., que estén o no involucrados directamente en los procedimientos descritos. El incumplimiento de dichos procedimientos sin justificación, ya sea por acción u omisión, se califica como falta grave y se sancionará con base en el marco normativo de las relaciones laborales y específicamente en el contrato laboral. Quien omita las normas establecidas por AGROBOLSA S.A. es responsable de tal acción y en consecuencia se hará acreedor a las más drásticas sanciones, que podrían llegar hasta la cancelación del contrato de trabajo. El incumplimiento de la no adopción o aplicación de los mecanismos de control dará lugar a la imposición de las siguientes sanciones administrativas expresamente consagradas en los artículos 209, 210 y 211 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales a que haya lugar:

Articulo 209 – Sanciones Administrativas: Es una sanción para los funcionarios y consistente en que cuando cualquier director, gerente, revisor fiscal u otro funcionario de una entidad financiera, autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la entidad, de alguna ley o reglamento, o de cualquier norma legal a que el establecimiento deba sujetarse, el

31

superintendente bancario, hoy superintendente financiero, podrá sancionarlo, por cada vez, con una multa hasta de un millón de pesos ($1,000,000.00) a favor del tesoro nacional. Esta suma se ajustará anualmente a partir de la vigencia del decreto 2920 de 1982, en el mismo sentido y porcentaje que varié el índice de precios al consumidor que suministre el DANE. De otra parte la Ley 365 de 1997, artículo 21 dispone que cuando los actos violatorios recaigan sobre disposiciones contenidas en el Capitulo XVI de la parte tercera del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero de Colombia, la multa será de cincuenta millones de pesos ($50,000,000.00) ajustables, de igual forma las multas serán sucesivas mientras subsista el incumplimiento e independiente de las sanciones penales a que haya lugar. El Superintendente Financiero podrá, además exigir la remoción inmediata del infractor y comunicara esta determinación a todas las entidades vigiladas. Articulo 210 – Responsabilidad Civil: Es una sanción consistente en que: Todo director, gerente o funcionario de una institución financiera que viole a sabiendas o permita que se violen las disposiciones legales será personalmente responsable de las pérdidas que cualquier individuo o corporación sufra por razón de tales infracciones, sin perjuicio de las demás sanciones civiles o penales que señala la ley y de las medidas que conforme a sus atribuciones pueda imponer la Superintendencia Financiera de Colombia. Articulo 211 – Sanciones Administrativas: Es una sanción para la entidad consistente en que: Cuando el Superintendente Financiero, después de pedir explicaciones a los administradores o a los representantes legales de cualquier institución sometida a su vigilancia, se cerciore de que estos han violado una norma de su estatuto o reglamento, o cualquiera otra legal a que deba estar sometido impondrá al establecimiento, por cada vez, una multa a favor del tesoro nacional no menor de quinientos mil pesos ($500,000.00), graduándola a su juicio, según la gravedad de la infracción o el beneficio pecuniario obtenido, o según ambos factores. Cuando la violación a que hace referencia recaiga sobre las disposiciones relativas a la prevención de actividades delictivas capitulo XVI parte tercera del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la multa que podrá imponerse será hasta de mil millones de pesos ($1,000,000,000.00).

32

Esta suma se ajustará anualmente a partir de la vigencia del decreto 2920 de 1982, en el mismo sentido y porcentaje que varié el índice de precios al consumidor que suministre el DANE. Las multas previstas en este artículo podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de las sanciones penales previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

6.1. SANCIONES ADMINISTRATIVAS POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA El incumplimiento de los procedimientos específicos para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo contenidos en el presente Manual, dará lugar a las sanciones previstas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Adicionalmente, la violación a la reserva de la información contenida en los Reportes de Operaciones Sospechosas – ROS – a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF – adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por parte de funcionarios de AGROBOLSA S.A, dará lugar a las mismas sanciones citadas en el párrafo anterior, sin perjuicio de la sanción penal que por esta conducta pueda corresponder.

6.2. SANCIONES BAJO LEY PENAL

Sin perjuicio de lo anterior, si un funcionario de AGROBOLSA S. A, infringe la ley 599 de 2000 – NUEVO CODIGO PENAL, actualizado con la Ley 1121 de 2006 , reformada por las leyes 733 y 747 de 2002, tipifica el delito de lavado de activos en los artículos 323 a 327, se sujetará a las sanciones penales que de su incumplimiento se deriven.

De esta manera se establece, que el cumplimiento de lo dispuesto en este Manual es obligatorio para todos los funcionarios de AGROBOLSA S.A.

NOTA: Todos los demás funcionarios diferentes a los mencionados en el numeral 4.1, 4.2, 4.3, 4.4. y 4.5 tienen como responsabilidad primordial adoptar y cumplir las normas y los procedimientos expuestos en este Manual así como los consagrados en el Código de Conducta, además de proteger el buen nombre y la integridad de la Compañía de ser usada como medio para el lavado de recursos obtenidos ilícitamente.

33

VII. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades AGROBOLSA S.A. conservará los documentos soportes de las operaciones y que toquen con el tema de LA/FT por el mismo tiempo que rige la conservación de libros y papeles de comercio. El Oficial de Cumplimiento velará por la conservación de los siguientes documentos en un lugar apropiado y con dispositivos de seguridad para atender en forma ágil y eficiente los requerimientos de las autoridades. Para efectos de la conservación implementará una base de datos centralizada:

- Formatos de apertura de cuentas de clientes y proveedores y sus respectivos anexos.

- Listado de negocios rechazados - Toda la información relacionada en los informes y/o reportes con las

operaciones que fueron reportadas como inusuales y sospechosas, así como el reporte a la UIAF.

- Backup de los archivos del aplicativo SARLAFT. - Archivo de clientes exonerados del diligenciamiento de operaciones en

efectivo. Acceso Sin perjuicios de los reportes enviados a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF, AGROBOLSA S.A. deberá suministrar la información que requieran las autoridades competentes. Reserva Las personas vinculadas a AGROBOLSA S.A. no podrán dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han reportado a la UIAF información sobre las mismas. Se deberá guardar reserva. Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento, velar porque la documentación del SARLAFT cuente con respaldos físicos y se garantice su integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. La documentación, tanto física como electrónica, debe tener restricciones de acceso, de manera que solo se permita su consulta por parte de:

34

- Las entidades y autoridades externas encargadas del tema de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

- Los órganos de control de la Compañía - Los funcionarios de la entidad, según las obligaciones y responsabilidades que

deban llevar a cabo en materia de SARLAFT, de acuerdo con las funciones establecidas para los mismos en el presente Manual.

Esta documentación se encuentra compuesta por: a) El Manual de procedimientos del SARLAFT. b) Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT. c) Los informes de la Junta Directiva, el Representante Legal, el Oficial de

Cumplimiento y los Órganos de Control. VIII. PRACTICA INSEGURA El literal a. del numeral quinto del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero establece que pueden ser consideradas como prácticas inseguras, las expuestas a continuación:

- No realizar el respectivo conocimiento del cliente tal y como se señala en el presente Manual (formularios de vinculación, documentación anexa).

- No analizar el proceso de identificación o selección de los clientes.

- No efectuar la entrevista de conocimiento del cliente en el momento de su vinculación.

- Generar vínculos comerciales sin el respectivo estudio SARLAFT, con entidades o personas.

- Realizar operaciones o negocios con clientes que no estén autorizados para realizarlas.

- No contar con procedimientos definidos para el monitoreo y seguimiento de las operaciones de los clientes.

- No informar, ni capacitar a los funcionarios de la Compañía sobre los procesos, la normatividad y las prácticas relacionadas a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

- Obviar las normas establecidas en materia de SARLAFT ignorando el nivel de responsabilidad para cada funcionario dentro de la entidad.

35

IX.-PROHIBICIONES GENERALES

a. Se prohíbe la vinculación de clientes para cualquier inversión en AGROBOLSA S.A. respecto de los cuales exista una mínima duda sobre el origen de sus recursos, la claridad y/o licitud de su actividad, o por su posible vinculación en actividades ilícitas. Para el efecto todos los empleados en el desarrollo de sus funciones deberán ser diligentes y/o ejercer el máximo cuidado en el conocimiento y manejo de las operaciones de los clientes.

b. No se pueden desatender las solicitudes válidamente recibidas de las autoridades que combaten el LA/FT; por consiguiente queda prohibido comunicar al cliente de la diligencia y/o información que se haya suministrado a las autoridades investigativas.

c. Queda prohibido prestar algún servicio o celebrar alguna operación sin el lleno de los requisitos legales e internos establecidos para el efecto.

d. La reserva no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia.

Anexo 1

Metodología para la segmentación de los factores de riesgo del SARLAFT

Tanto para el desarrollo de nuevos productos, mercados o apertura de nuevas sucursales, como para los actuales productos y mercados de la Compañía, AGROBOLSA S.A. utilizará el “Método de expertos”, el cual se materializa en reuniones y/o talleres, en los cuales participan diferentes personas que por su conocimiento directo del proceso evaluado o por el conocimiento adquirido en forma externa, pueden considerarse como expertos que aportan al análisis y solución buscadas. Esta metodología se compone de las siguientes etapas: - Definición del objetivo de las reuniones y/o talleres En este punto, se establece claramente el objetivo y la información que se quiere recolectar mediante estas reuniones y/o talleres. - Selección de los expertos

36

En este punto se establece quienes serán los expertos a participar en las reuniones y/o talleres. Puede tratarse de expertos internos de la entidad; especialmente tanto los directores de área, que por su posición poseen la visión global del proceso sobre el cual se busca información, como las personas directamente encargadas de llevar a cabo el proceso o las actividades que se van a trabajar. También puede tratarse de expertos externos, como asesores, miembros de organismos de supervisión y control, miembros de agremiaciones, etc., que puedan aportar su experiencia en otras entidades o sectores. - Determinación del coordinador de las reuniones y/o talleres Esta función puede ser desempeñada por el líder del tema dentro de la entidad, o por asesores externos, quienes tienen como responsabilidad guiar el correcto desarrollo de las reuniones y/o talleres. - Determinación del método de recolección de la información La recolección de la información puede hacerse mediante cuestionarios abiertos o cerrados, lluvias de ideas, exposición de motivos de los participantes, etc. Los resultados deben quedar documentados. - Consolidación de resultados Consiste en la revisión de la información obtenida en el proceso, para corregir errores, solicitar aclaraciones y generar estadísticas consolidadas. - Retroalimentación Consiste en reunirse nuevamente con los participantes en las reuniones, para informarles de los resultados obtenidos y confirmar aquellos datos que difieran de los demás. - Realización de nuevas reuniones y/o talleres Opcionalmente, los resultados obtenidos pueden presentarse como punto de partida para realizar nuevas reuniones y/o talleres con otros expertos, lo que se denomina como Método Delphi. Procedimiento a seguir para la segmentación

37

a. El Oficial de Cumplimiento, en conjunto con el área comercial de AGROBOLSA S.A., llevarán a cabo por lo menos una vez al año la revisión de los diferentes segmentos establecidos por la entidad. b. Para ello, se realizarán reuniones en la cual se haga una clasificación inicial de los diferentes productos y servicios de la entidad, tanto para clientes como proveedores, bajo el criterio de que la clasificación efectuada se justifique, desde el punto de vista de la existencia de una diferencia relevante en el nivel de riesgo LA/FT. Esto último significa, que si por ejemplo, no existe una diferencia relevante en el riesgo de LA/FT para un producto en particular, como resultado de los canales de distribución específicos utilizados para dicho producto, entonces no se llevará a cabo una segmentación a nivel de canal de distribución.

Anexo 2

Metodología para la caracterización de los segmento s definidos La metodología para la caracterización de los segmentos para del establecimiento de rangos o gamas de posibilidades según el caso, que se consideren normales, según la experiencia de la Compañía o información externa obtenida para cada una de las variables identificadas:

- Frecuencia normal de las operaciones en ese producto: Diaria, semanal, mensual, semestral, anual, etc.

- Volumen normal de dichas operaciones: Se puede establecer un rango de acuerdo al volumen en que normalmente se transan operaciones en determinado producto.

- Mecanismo normal de pago y cumplimiento de las operaciones: Sebra, Consignación, cheque.

38

- Clase de Ordenante y/o beneficiario normal de dichas operaciones.

Para cada una de estas variables, se debe establecer un rango o gama de posibilidades, según el caso, que se consideren normales, según la experiencia de AGROBOLSA S.A. o información externa al respecto. Esta caracterización permitirá a la Compañía, determinar operaciones inusuales o sospechosas, por parte de sus clientes, al efectuar comparaciones entre las características normales determinadas para cada segmento. Se considerará que una operación es inusual, si difiere en una o dos de las variables antes mencionadas. Se considerará que una operación es sospechosa, si difiere en más de dos de las variables antes mencionadas. En cualquiera de los dos casos, además de los reportes a que haya lugar, la Compañía realizará un Due Diligence (Debida Diligencia) al respectivo cliente. Procedimiento para la realización del Due Dilinge La Debida Diligencia consiste en una investigación mediante un procedimiento estandarizado del cliente/usuario/proveedor o de su negocio, con el fin de emitir un concepto o calificación acerca del nivel de riesgo LA/FT de dicho cliente/usuario/proveedor o su negocio. Si como resultado de la Debida Diligencia, la calificación de riesgo LA/FT otorgada a dicho cliente/usuario/proveedor es alta, de acuerdo con la escala creada para tal fin, se procederá a incluir las operaciones del cliente dentro del reporte periódico de operaciones inusuales o sospechosas, de acuerdo con el criterio del Oficial de Cumplimiento, sin perjuicio de las demás medidas restrictivas que la Compañía decida adoptar para dicho cliente y/o sus operaciones.

39

Anexo 3

Tipología producidas por la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF

1. Exportaciones Ficticias de Bienes. Se presenta cuando hay

sobrevaloración mercancías, cantidades declaradas superiores a cantidades exportadas, declaración de exportación sin envío de mercancía o utilización del mismo producto para reexportar, logrando integración de divisas ilícitas.

2. Utilización de Fondos ilícitos para disminuir endeudamiento o capitalizar empresas legítimas. Se utilizan empresas legalmente constituidas con historia comercial y financiera con problemas de endeudamiento para capitalizarlas con dinero ilícito.

40

3. Uso de documentación falsa. Solicitud y apertura de productos con documentos de identidad y documentos de soporte falsos, con el fin de utilizar los productos para actividades ilícitas.

4. Utilización de cuentas bancarias o negocios de personas ex secuestradas que se prestan para dar apariencia de legalidad al dinero de una organización de secuestradores. Vincular clientes que cuenten obligadamente con fondos que pueden provenir de secuestros y extorsiones que realizan las organizaciones armadas al margen de la ley.

5. Adquisición de bienes o propiedades por grupos familiares de los secuestradores o extorsionistas. Tener vínculos comerciales con familiares de delincuentes, que los estén utilizando para perder el rastro del dinero producto de actividades ilícitas.

6. Pago en especie de actividades ilícitas con mercancías ingresadas de contrabando al territorio nacional. Utilización de productos agroindustriales ingresados al país de forma ilícita para ejecutar y respaldar operaciones realizadas por las comisionistas de la BNA

7. Transporte de dinero de origen ilícito a otro país para adquirir mercancías que ingresan al país local mediante contrabando técnico por subfacturación. Adquisición de productos en el exterior con dineros ilícitos, para luego ser ingresados de alguna forma y comercializados en el país.

8. Exportación de mercancía sobre facturada y posterior reingreso de contrabando al territorio colombiano. Ingreso al país de dinero resultado de una actividad ilícita, justificándolo con los ingresos recibidos de una supuesta exportación lícita.

9. Cambio de destinación de materias primas que ingresan al país bajo la modalidad de sistemas especiales de Importación - Exportación Plan Vallejo. Utilización de este sistema especial para realizar ingreso de materias primas adquiridas con dineros ilícitos y a su vez evadir el pago de los tributos aduaneros.

10.Importaciones efectuadas por un intermediario aduanero suplantando a un importador reconocido y utilizando un programa aprobado al amparo de los sistemas especiales Importación – Exportación Plan Vallejo. Utilización del buen nombre de un importador por organizaciones delictivas para realizar operaciones y repatriar dinero desde el exterior.

11.Contrabando y falsedad marcaria. Utilización de operaciones de comercio exterior para el ingreso al país de productos adquiridos con dinero ilícitos y

41

justificar ingresos por ventas de productos supuestamente reconocidos por sus marcar.

12.Contrabando técnico mediante sobrevaloración de mercancías. Realizar operaciones con clientes que realicen actividades de contrabando técnico, sobrevalorando productos para trasladar dinero de actividades ilícitas de un país a otro.

13.Contrabando técnico de arroz, maíz amarillo, maíz blanco, yuca industrial, café, frutas, hortalizas, flores (Exportaciones o Importaciones). Se realizan operaciones de importación o exportación de estos productos utilizando un mayor valor para la operación, una cantidad diferente a la declarada o se cambie la calidad del producto.

14.Simulación de producción de cosechas de arroz, maíz amarillo, maíz blanco, yuca industrial, café, frutas, hortalizas, flores. Certificación de compra de una cosecha que nunca se produjo.

15.Simulación o uso irregular de operaciones Forward. Utilización de este tipo de contratos para simular una operación de intercambio de mercancías y generar una operación legal con dinero proveniente de actividades ilícitas.

16.Simulación de transacciones con mercancías con valor diferente. Se presenta subvaloración o sobrevaloración de precios de los productos negociados en bolsa por medio de cambios en la calidad de los mismos y asumiendo las comisiones generadas por estos.

17.Utilización de empresas legalmente establecidas para apoyar las actividades de organizaciones narcoterroristas. Por medio de empresas legales los delincuentes obtienen insumos, bienes o servicios que necesitan con dinero resultado de actividades ilícitas.

18.Creación de cooperativas o empresas para la cría y/o levante de animales o producción de agroindustriales. Constitución de empresas con dineros resultantes de actividades ilícitas.

19. Acceso a los remates, consignando en efectivo una suma para poder participar, pero en realidad nunca se adquiere nada; cuando otra persona se queda con el inmueble, el juzgado reintegra la suma consignada mediante una orden que se convierte en un cheque que, a su vez, se recibe sin mayor problema en cualquier banco, con el precedente que proviene de una entidad oficial. Lo anterior es lo que se llama capital semilla con el fin de dar legalidad a las actividades ilícitas.

42

20. Camiones que andan sin carga por las carreteras del país en donde los delincuentes usan camiones de carga para recorrer tramos largos a los puertos o las fronteras casi vacíos, el ilícito es que luego se facturan grandes cifras por transporte de mercancía y así legalizan su dinero.

Anexo 4

Metodología para la Medición o evaluación del Riesg o LA/FT La metodología de medición o evaluación será cualitativa y cuantitativa, en una escala de cinco niveles de riesgo: Muy Bajo=1, Bajo=2, Medio=3, Alto=4, Muy Alto=5. Esta escala se aplicará tanto para la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT, como para su impacto en caso de materializarse. La medición se efectuará para cada uno de los factores de riesgo identificados de acuerdo con la segmentación establecida en el numeral 2.1. del presente Manual, y de acuerdo con los riesgos asociados (Reputacional, Legal, Operativo y Contagio).

43

Los resultados de la medición deben darse a nivel individual; es decir, para cada uno de los eventos de riesgo LA/FT identificados. Adicionalmente, estos resultados se consolidarán, para obtener como resultado el perfil de riesgo inherente, tanto en forma desagregada como consolidada, para cada factor de riesgo y sus riesgos asociados. a. Metodología para la medición del riesgo LA/FT Para efectuar la medición del impacto del riesgo de LA/FT se llevarán a cabo reuniones y/o talleres de expertos, en donde serán los expertos quienes determinen el impacto y la probabilidad cualitativa de los riesgos con base en la segmentación e identificación realizada. AGROBOLSA S.A. podrá modificar esta metodología una vez cuente con una base de datos estadísticamente aceptable para determinar el impacto y la probabilidad de manera cuantitativa. Las personas participantes de los talleres deberán reunir los requisitos que el Oficial de Cumplimiento establezca, tales como antigüedad en la Compañía, nivel de conocimiento del riesgo LA/FT, área y nivel jerárquico, etc. - Talleres de evaluación LA/FT El siguiente es el procedimiento a llevar a cabo: a) A partir de riesgos identificados, los participantes del taller deberán usar su criterio para evaluar dichos riesgos con base en el impacto y la probabilidad de ocurrencia de acuerdo con las siguientes escalas: Escala de Probabilidad:

Nivel Descripción

Muy Alta Indica una ocurrencia altamente probable sobre un determinado evento de riesgo definido, es decir tiene más de un 90% de probabilidad de que ocurra el evento.

Alta Indica una ocurrencia bastante probable sobre un determinado evento de riesgo definido dentro de la identificación inicial, es decir, tiene una probabilidad entre el 70% y el 90% de que ocurra este evento.

Media Indica una ocurrencia probable pero no tan cierta del evento del riesgo identificado.

Baja Indica una ocurrencia poco probable pero no tan cierta del evento de riesgo identificado.

44

Muy Baja Indica una ocurrencia casi nula del evento de riesgo identificado. Escala de Impacto:

Nivel Descripción

Muy Alto Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera catastrófica frente a su reputación ante clientes y contrapartes, entidades de control y frente al gremio.

Alto

Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera grave, frente a su reputación, frente a las entidades de control o frente al gremio, o por ser objeto de multas o sanciones, por ser un canal directo para lavar activos o financiar el terrorismo.

Medio

Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera moderada, es de decir la reputación para con sus clientes, entidades de control y el gremio, no se ve afectada de manera grave, por haber sido un canal indirecto para lavar activos o financiar el terrorismo a través de cualquiera de sus productos.

Bajo Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera leve, la reputación frente a sus clientes, entidades de control y el gremio, no se ve afectada debido a la presunción que podría llegar a tener la entidad de ser utilizada para lavar activos o financiar el terrorismo a través de cualquiera de sus productos.

Muy Bajo Indica un impacto casi inexistente ante sus clientes, contrapartes, entidades de control y en general el gremio debido a la baja presunción de que la entidad sea utilizada para lavar activos o financiar el terrorismo.

b. La calificación debe hacerse en términos de cada uno de los riesgos asociados; es decir, el nivel de impacto y probabilidad que tendría un evento de pérdida para cada uno de los segmentos definidos en caso de materializarse, puede ser diferente en términos de dicho impacto y probabilidad, dependiendo de si el impacto está relacionado con el riesgo operativo, el riesgo legal, el riesgo reputacional o el riesgo de contagio. Por ejemplo, un evento de pérdida identificado, puede implicar riesgo reputacional, pero no riesgo de contagio o riesgo legal. O puede implicar todos los tres riesgos, pero con diferente impacto. Puede traducirse de manera más grave en un riesgo operativo que en un riesgo reputacional, por ejemplo. Por lo tanto, cada uno de estos riesgo será calificado de acuerdo a su consecuencia en los riesgos asociados (Operativo, legal, reputacional, contagio). c. Las calificaciones de cada uno de los segmentos se llevará a cabo a través de la conjugación de las calificaciones aportadas de acuerdo a su probabilidad y su impacto, con base en la siguiente matriz de clasificación:

45

Impacto

Pro

babi

lidad

Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

Muy Baja

Muy Alta

Alta

Media

Baja

d) Cada uno de los niveles de los cuadrantes de la matriz anterior constituirá el nivel del riesgo Inherente de cada uno de los segmentos designados para la entidad.

Anexo 5 Metodología para la identificación, evaluación y pr opuesta de controles para el

riesgo LA/FT Utilizando la metodología de talleres de expertos, mencionados en la etapa de medición, se deben cumplir los siguientes pasos para identificar y evaluar los controles actuales con los cuales cuenta AGROBOLSA S.A. para mitigar el riesgo de LA/FT y tomar las medidas necesarias para modificar los actuales y/o implementar nuevos controles donde los actuales son débiles o no son utilizados:

46

De acuerdo a los riesgos evaluados en la etapa de medición, y para cada uno de ellos, se identifican los controles actuales con los cuales cuenta la entidad a través de las siguientes fuentes de información: manuales de procedimientos, manuales de usuario, circulares, etc., o del conocimiento de los expertos participantes del taller, los cuales podrán mencionar controles que sean utilizados a pesar de que estos no se encuentren documentados. Si para alguno de los riesgos identificados y medidos no se encuentra ningún control actual, los participantes del taller procederán a proponer un control que sea pertinente para mitigar dichos riesgos bien sea en su probabilidad de ocurrencia o su impacto. Dichos controles serán analizados por el Oficial de Cumplimiento para ser documentados e implementados en los procesos correspondientes. Para los controles identificados que se encuentren actualmente en funcionamiento, los participantes del taller calificaran los mismos con base en los siguientes parámetros:

Riesgo Inherente: Definido como el nivel de riesgo propio de cada una de los factores de riesgo sin tener en cuenta los controles establecidos para mitigar los riesgos identificados. Por lo cual dentro de la valuación realizada por cada una de las áreas se determinará un posible impacto y una probabilidad de ocurrencia, advirtiendo a los participantes que esta calificación debe ser concebida sin tener en cuenta los controles actuales con los cuales que se cuentan.

Impacto Calificación Muy Alto 5

Alto 4 Medio 3 Bajo 2

Muy Bajo 1

Probabilidad de Ocurrencia Límite Superior Límite Inferior Punto Medio

Muy Alta 100,00% 81,00% 90,50% Alta 80,00% 61,00% 70,50%

Media 60,00% 41,00% 50,50% Baja 40,00% 21,00% 30,50%

Muy Baja 20,00% 1,00% 10,50%

47

Diseño: Atributo del control, que califica la relevancia del mismo, en aspectos como la oportunidad del mismo, la no existencia de controles, la necesidad del mismo, la superioridad del mismo frente a otras alternativas de control, el nivel de cobertura del mismo, la regularidad en su aplicación, la experiencia y autoridad de los miembros de la Compañía que lo diseñaron, etc. Dado que esta evaluación es cualitativa, debe existir un parámetro cuantitativo vinculado a dicha escala. Efectividad: Atributo del control, determina la utilización de dicho control y en que la medida en que estos mitigan el riesgo que fue identificado y medido, bien sea que reduzcan la probabilidad de ocurrencia o el impacto en caso de materializarse. Este atributo es evaluado usando una escala compuesta por cinco rangos predefinidos. Esta escala es diseñada por el Comité de Expertos, el cual es el misma para todos los productos o segmentos identificados. Los rangos deben establecerse de manera que la evaluación no se concentre en un solo rango. Los rangos deben permitir una buena diversificación de los resultados. Como regla de aprobación, no menos del 10% de todas las calificaciones de eventos de pérdida deben estar en cada rango y no más del 35% en un solo rango. Cada funcionario participante en el taller o reunión de trabajo, diligencia la escala y el resultado es promediado. Para poder realizar dicho promedio, cada rango debe contar con un punto medio, el cual es el resultado de sumar el punto inferior del rango y el punto superior del rango, y luego dividir el resultado entre dos La escala de control se construye de la misma forma que la escala del riesgo inherente, pero los valores deben estar entre 0 y 1. El objetivo es contar con porcentajes para aplicar al riesgo inherente y de esta forma hallar el riesgo residual, de la forma como se describe más adelante. Modelo de Escala Diseño del Control

Diseño Límite Superior Límite Inferior Punto Medio

Muy Bueno 100,00% 81,00% 90,50% Bueno 80,00% 61,00% 70,50%

48

Medio 60,00% 41,00% 50,50% Bajo 40,00% 21,00% 30,50%

Muy Bajo 20,00% 1,00% 10,50% Modelo de Escala Efectividad del control

Efectividad Límite Superior Límite Inferior Punto M edio

Muy Bueno 100,00% 81,00% 90,50% Bueno 80,00% 61,00% 70,50% Medio 60,00% 41,00% 50,50% Bajo 40,00% 21,00% 30,50%

Muy Bajo 20,00% 1,00% 10,50% Riesgo residual: El riesgo residual definido como una aproximación numérica, basada en un análisis cualitativo, del riesgo residual, se obtiene al utilizar la siguiente ecuación: Riesgo Residual = Rating del Riesgo Inherente * (1 – Rating de Diseño del Control * Rating de Efectividad del Control) De esta forma, se obtiene como resultado final la calificación del riesgo residual; es decir, el riesgo de un evento de pérdida teniendo en cuenta los controles existentes para mitigar o reducir dicho riesgo. La conjugación de la evaluación de los controles y el nivel resultante de la medición del riesgo inherente para cada uno de los riesgos identificados dará como resultado el nivel del riesgo residual. La revisión de los controles actuales se llevará a cabo de manera prioritaria para los riesgos cuyo nivel residual se encuentre en Muy Alto y Alto y posteriormente para los que se encuentren en Medio. Para estos riesgos se revisarán los controles actuales para establecer una modificación o mejoría si hay lugar, se revisarán los controles mencionados por los expertos en el taller y se evaluará su implementación y documentación en los respectivos procesos. De acuerdo con la clasificación efectuada para cada uno de los riesgos identificados y medidos en cuanto a los riesgos asociados, el nivel residual de los mismos corresponderá a la matriz de clasificación mostrada anteriormente. Como políticas de control, se tendrán las siguientes:

49

a. AGROBOLSA S.A. a través del área comercial velará por que los clientes no

usen la sociedad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de las actividades delictivas.

b. Cuando la cuantía o característica de las operaciones de un cliente no

guarden relación con su actividad económica a consecuencia de las transacciones realizadas en número o en cuantía, de manera que puedan conducir razonablemente a sospechar de las actividades del mismo, los comerciales tendrán la responsabilidad de informar directamente al Oficial de Cumplimiento y procederán de la siguiente forma.

1. Comunicarán su apreciación por escrito directamente al Oficial de

Cumplimiento con las razones en que se soportan para tal reporte. Este funcionario procederá a realizar los estudios y análisis respectivos.

2. Si alguno de los funcionarios citados en el numeral anterior decide rechazar un cliente o una operación, debe informar por escrito al Oficial de Cumplimiento, reportando toda la información requerida y las causas por las que negó la vinculación del cliente. En este caso la labor del Oficial de Cumplimiento, será verificar si se amerita o no, un reporte de operaciones sospechosas, y proceder de conformidad.

c. Cualquier información que solicite la Unidad Administrativa Especial de

Información y Análisis Financiero adscrita al Ministerio de Hacienda y/o a la Fiscalía General de la Nación en legal y en debida forma, directamente o por conducto de las entidades que cumplen funciones de policía judicial, se suministrará por conducto de la Gerencia General de AGROBOLSA S.A. previa información al Oficial de Cumplimiento.

d. La colaboración con las entidades judiciales de policía extranjera, se hará por

intermedio de las autoridades nacionales competentes conforme a las normas internacionales pertinentes.

e. El Oficial de Cumplimiento mantendrá un control periódico sobre las operaciones realizadas verificando que los funcionarios den estricto cumplimiento a las disposiciones emanadas de los entes de control y vigilancia, al igual que a las políticas internas sobre identificación y conocimiento del cliente y reporte de transacciones inusuales o sospechosas. Para ello analizará y controlará las variaciones que se presenten en los informes de movimiento de operación de los clientes que generen las distintas dependencias como sucursales y/o agencias.

50

Anexo 6

Señales de Alerta Temprana

De la experiencia de los funcionarios de AGROBOLSA S.A., así como de los resultados de la investigación comercial y financiera obtenidos durante los procesos

51

de vinculación y seguimiento de clientes a la Compañía, se han identificado las siguientes alertas a tener en cuenta en la administración de los riesgos de LA/FT:

1. Inexactitud y/o inconsistencias en la información registrada en el formulario de apertura y sus respectivos soportes.

2. El cliente se niega a diligenciar el formato de apertura o presentar los respectivos anexos.

3. El cliente se niega a actualizar información.

4. El cliente no permite que se realice visita de verificación.

5. El cliente se encuentra vinculado en alguna lista internacional negativa de

LA/FT.

6. Aumentos de volumen, frecuencia y/o montos de las operaciones de un mandante sin justificación o soportes.

7. Cambios de actividad sin justificación o soportes.

8. Cambios en la jurisdicción o sitio(s) de actividad del mandante sin

justificación o soportes.

9. Mandantes con elevado manejo de efectivo.

10.Consignaciones de operaciones realizadas o pagos de servicios, en forma consecutiva por valores ligeramente inferiores al límite establecido en la norma.

11.Mandantes en zonas de operación con altos índices de eventos LA/FT.

12.Ejecución de operaciones en cantidades que no corresponden a la actividad

del cliente.

13.Disminución en los pasivos del cliente frente a fuentes no establecidas de financiamiento.

14. Apertura de cuentas para operar en AGROBOLSA S.A., con diferentes nombres siendo el beneficiario uno solo.

15. Apertura de cuentas para operar en AGROBOLSA S.A., con identidades ficticias.

52

16.Cambios permanentes de las personas involucradas en el negocio o en la

prestación de servicio y de actividades que comprometan la responsabilidad de los empleados y de la sociedad.

Estas señales de alerta deberán ampliarse en la medida que la Compañía considere existan otras que deben tenerse en cuenta. De igual formar la presencia de una o más señales deben ser informadas de manera inmediata conforme a los procedimientos establecidos dentro de este Manual.

Anexo 7

Indicadores de Gestión

53

Estos indicadores, corresponden a fórmulas que reflejen si el control de riesgos y los planes de contingencia son adecuados o no. Dicho de otra forma, son valores o fórmulas matemáticas que reflejen la evolución de un evento de riesgo; es decir, de una situación que de presentarse, generaría pérdidas para la Compañía. El indicador debe evolucionar de forma tal que la exposición al riesgo se reduzca. por ejemplo, un indicador puede ser el número de clientes que no han actualizado sus datos en un año. En la medida en que este valor del número de actualizaciones se reduzca a través del tiempo, menos expuesta está la Compañía a este tipo de riesgo lo que significa que los controles establecidos y los planes de contingencia implementados para la correcta actualización de datos de los clientes, funcionan adecuadamente. Si un indicador de gestión refleja un comportamiento negativo, esto significa que el Comité de Expertos debe estudiar nuevos controles o planes de contingencia para el respectivo riesgo. Otros ejemplos de indicadores, son los siguientes:

- Evaluación de las capacitaciones en SARLAFT y gestión de riesgos. En la medida en que el valor de este indicador sea mayor, significa una mejor gestión.

- Evolución del número de clientes que definen su actividad como independiente y maneja gran cantidad de dinero sin una fuente u origen claramente conocido, entre menor sea este indicador y más claridad se tenga sobre el origen de los recursos o la actividad del cliente mejor es la gestión.

- Evolución del número de clientes inactivos con respecto a los activos.

- Evolución del número de clientes por tipo de cliente, producto, jurisdicción, actividad económica.

- Indicadores de gestión de los procesos de vinculación y actualización de clientes, que determinen el nivel de cumplimiento de la siguiente información y/o documentos:

� Apertura completamente diligenciada. � Aperturas actualizadas.

� Firma cliente, comercial que lo asesora y representante legal.

54

� Tarjeta de firmas.

� En caso de personas Jurídicas: Cédula representante legal, RUT, declaración de renta del año inmediatamente anterior, estados financieros, lista de socios, certificado de cámara de comercio.

� En caso de personas Naturales: Documento de identificación,

Certificado de ingresos o declaración de renta, extractos de bancarios o estados financieros.

� Verificación en centrales de información financiera.

� Verificación en listas restrictivas.

� Acta de visita o en su defecto formato de entrevista no presencial.

Anexo 8

55

Metodología para la detección de operaciones inusua les y sospechosas La metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas debe seguir el siguiente procedimiento:

- A partir de la segmentación y caracterización efectuada previamente, deben crearse indicadores de alerta, para detectar cuando alguna operación en particular se sale de los parámetros normales establecidos mediante la caracterización ya mencionada.

Los indicadores de alerta son hechos, situaciones, cuantías o indicadores financieros que la experiencia ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de operaciones inusuales.

- Tanto los indicadores de alerta, como las operaciones realizadas, deben ser

sistematizadas, de manera que automáticamente se puedan generar reportes internos que adviertan sobre las características no normales de una operación en particular, así como la generación automática de los reportes a las autoridades competentes.

- Se entiende como característica no normal de una operación, aquella que se

desvía de la característica promedio, moda o mediana de los datos históricos observados (de acuerdo con la selección que al respecto efectúe el Oficial de Cumplimiento), tanto en un cliente/usuario/proveedor en particular como en el conjunto de clientes/usuarios/proveedores del segmento al cual pertenece el primero. Si la desviación es superior a la medida de tendencia central utilizada (moda, mediana, promedio) más dos desviaciones estándar, se clasificará esta operación como sospechosa. Si la desviación se ubica entre una desviación estándar y dos desviaciones estándar, se clasificará esta operación como inusual. Si la desviación es inferior a una desviación estándar, se clasificará esta operación como normal.

La clasificación se presenta al evaluar la operación tanto frente al mismo cliente/usuario/proveedor como al segmento que le pertenece. Si la operación es inusual para el cliente/usuario/proveedor, pero usual para el segmento al que pertenece, dicha operación no se incluye dentro del reporte periódico de operaciones inusuales. Si la operación es usual para el cliente/usuario/proveedor, pero inusual para el segmento al que pertenece, el Oficial de Cumplimiento debe practicar un proceso de debida diligencia (Due Diligence) a dicho cliente/usuario/proveedor.

Si la operación es sospechosa para el cliente, se incluirá dentro del reporte de operaciones sospechosas, independientemente de que para el segmento al

56

que pertenece pueda catalogarse como usual. En este último caso, lo que amerita es revisar si el cliente se encuentra clasificado adecuadamente o no en este segmento, para que el Oficial de Cumplimiento proceda a corregir este aspecto, si es el caso.

- Como mínimo, los indicadores de alerta deben referirse a los siguientes

aspectos de la caracterización previamente efectuada: Frecuencia normal de las operaciones por tipo de producto o servicio, Volumen normal de dichas operaciones, Mecanismo normal de pago y cumplimiento de las operaciones, y ordenante normal y beneficiario normal de dichas operaciones.

- Mensualmente, el Oficial de Cumplimiento debe preparar un informe para la

Junta Directiva, con la lista de personas y operaciones relacionadas con operaciones inusuales y operaciones sospechosas.

- En cualquier caso en que no sea posible encontrar explicaciones o

justificaciones razonables a las operaciones de una persona, el Oficial de Cumplimiento deberá reportar dichas operaciones como sospechosas.

Anexo 9

57

Procedimiento General para el Conocimiento del Clie nte

a. Reglas Generales para el formato de vinculación y/o actualización y las entrevistas:

- El formulario de vinculación debe ser diligenciado y firmado por el cliente.

- Toda la información suministrada por el cliente deberá ser confirmada por el área comercial, según corresponda, comunicando al Oficial de Cumplimiento cualquier inconsistencia encontrada en dicho proceso.

- En aquellos casos en que alguno de los factores de riesgo involucrados esté calificado por AGROBOLSA S.A. como de alto riesgo, con excepción del factor de riesgo jurisdicción, se deben realizar entrevistas presenciales por parte de funcionarios empleados por la Compañía.

- Dejar constancia de los resultados de la entrevista (fecha, lugar, hora y observaciones) en el formato del formulario de vinculación diseñado para dichos fines.

- Evaluar previamente el comportamiento financiero del potencial cliente, su actividad económica y el sector al que pertenece.

- Realizar anualmente, la gestión de actualización de información, con el fin de actualizar aquellos datos del cliente que puedan variar, para esto se debe utilizar el formato definido para cada tipo de cliente (persona natural o persona jurídica); y estará a cargo del área para la prevención del lavado de activos. Dentro de los contratos que suscriba la Compañía con los clientes, como parte de las obligaciones del cliente o usuario, se debe prever la obligación de actualizar los datos que varíen, por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos según el producto o servicio de que se trate.

b. Proceso de conocimiento del cliente:

1. Diligenciamiento completo del formato de vinculación, de acuerdo con lo establecido antes. La recolección de la firma y la huella del potencial cliente o proveedor, podrán contratarse con terceros.

58

Para comenzar a realizar operaciones, el formulario debe encontrarse completamente diligenciado.

Todas las variables del formulario que sean importantes para comparar a la persona con el segmento al que pertenece y de esta forma generar indicadores de alerta, deben proceder a ser sistematizadas. Será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento velar por que se mantengan las bases de datos con la información de clientes, usuarios y proveedores, permanentemente actualizadas y libres de errores.

La información contenida en las bases de datos, debe contar además con las condiciones de seguridad (perfiles de usuario, passwords, etc.) necesarias para evitar que se haga mal uso de la misma.

Es responsabilidad de las personas de las áreas que tienen contacto con clientes, usuarios y proveedores, informar al Oficial de Cumplimiento cuando se enteren de algún cambio relevante en los datos del Formulario de Vinculación, especialmente el cambio en la composición societaria de la persona jurídica, su cambio de dirección, cambio de representante legal, cambio en las líneas de negocio, entre otros.

A partir de dicha información, el comercial o el Oficial de Cumplimiento procederá a solicitar a la persona natural o jurídica, los documentos formales que soporten dichos cambios.

2. Corroboración de los datos y documentos suministrados por el cliente o

proveedor en el Formulario de Vinculación. Esta comprobación puede efectuarse por diferentes medios, siempre y cuando dichos medios permitan dejar registros (Ej. Grabaciones telefónicas, grabaciones de correos electrónicos, comunicaciones físicas, etc.).

Además, debe quedar registrada la fecha, el nombre y cargo del funcionario encargado de la verificación.

3. Confirmación de la información suministrada mediante mecanismos

diferentes a los formularios de vinculación, por el cliente o proveedor.

Adicional al formulario de vinculación, los obtenidos por otros medios (correos, teléfono, entrevistas) deben estar debidamente soportados en documentos, preferiblemente originales Oficiales, como por ejemplo:

- Cambio en la propiedad societaria: Actas de la sociedad o escrituras públicas.

59

- Información de ingresos y egresos: Estados financieros auditados o declaraciones tributaria

- Situación actual de la empresa (Ley 550, Ley 1116/2006 Régimen de

Insolvencia, Concordato, etc.): Certificados de Cámara de Comercio.

Debe quedar documentada la fuente de origen de los documentos soporte (Estados Financieros, Notaría, Cámara de Comercio). Además, debe quedar registrada la fecha, el nombre y cargo del funcionario encargado de la verificación.

En los casos en que no sea posible tener los documentos originales o copia de los mismos, y sólo se haya podido ver dichos documentos (como en el caso de algunas actas o información confidencial del cliente o proveedor), se debe dejar constancia de este hecho en la documentación del cliente o proveedor, lo cual deberá tenerse en cuenta en la calificación del riesgo LA/FT para dicha persona.

4. Entrevista, la cual debe quedar documentada con la indicación de lugar,

fecha, y resultados. Dichas entrevistas deben ir acompañadas del diligenciamiento formal de un cuestionario por parte del entrevistador, el cual debe ser firmado tanto por el entrevistador como por el entrevistado.

Debe quedar registrada la fecha, lugar, el nombre y cargo del funcionario encargado de la entrevista.

5. En aquellos casos en los cuales la jurisdicción en donde se encuentra ubicado el cliente no permite efectuar la realización de la entrevista presencial, AGROBOLSA S.A. seguirá el siguiente procedimiento:

a. El Oficial de Cumplimiento archivará en la carpeta del cliente, copia de las guías de soporte de envío y recepción del Formato de Vinculación de Cliente.

b.El funcionario del área comercial, diligenciará el formato de entrevista no presencial en el cual además de verificar la información suministrada en el formulario de vinculación, dejando constancia de la hora y extensión telefónica grabada desde la cual llevó a cabo la entrevista.

c. El Oficial de Cumplimiento solicitará la actualización de datos al

cliente de manera semestral, esto con el fin de realizar un mayor seguimiento a los clientes vinculados bajo esta modalidad.

60

6. Aprobación y vinculación definitiva del cliente o proveedor.

Surtidas las anteriores etapas, se podrá proceder a vincular al cliente o proveedor. Ningún área de la Compañía podrá ejecutar procesos u operaciones para nuevos clientes o proveedores cuyo formulario de vinculación no tenga el visto bueno del Oficial de Cumplimiento.

7.Actualización periódica de datos

El Oficial de Cumplimiento es responsable de actualizar los datos de los clientes y proveedores, con una periodicidad al menos anual.

c. Formulario de vinculación de clientes y usuario s Documentación Normativa: Los clientes o usuarios deben suministrar como mínimo la siguiente información:

61

DescripciónPersona Natural

Persona Jurídica

Nombre y apellidos completos o Razón Social. Personas Nacionales: Número de identificación: NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad. Personas Extranjeras: Número de identificación: Cédula de extranjería, pasaporte vigente para titulares de visa de turista o visitante u otra clase de visa con vigencia inferior a tres (3) meses, o carné expedido por la Dirección de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores para titulares de Visas Preferenciales (diplomático, consular, de servicio, de organismos internacionales o administrativo, según el caso, y de acuerdo con las normas migratorias vigentes).Nacionales turistas de los países miembros de la CAN. Número de identificación: Documento de identificación válido y vigente en el país emisor con el cual ingresó a Colombia. Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de identificación. Dirección y teléfono del representante.Lugar y fecha de nacimiento.Dirección y teléfono residencia.Ocupación, oficio o profesión.Descripción actividad: - Independiente, dependiente, cargo que ocupa. - Actividad económica principal: comercial, industrial, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU. Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja si aplica.Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe como cliente.Identificación de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del5% del capital social, aporte o participación. Tipo de empresa: privada, pública, mixta.Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso.Ingresos y egresos mensuales.Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en actividades diferentes a la principal.Total activos y pasivos.Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo.Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera.Firma y huella del solicitante.Fecha de diligenciamiento. En el caso dado de que la actividad del cliente potencial involucrara transacciones en moneda extranjera, el formulario debe contener espacios para recolectar dicha información:

DescripciónPersona Natural

Persona Jurídica

El tipo de operaciones en moneda extranjera que normalmente realiza.Productos financieros que posea en moneda extranjera especificando como mínimo: Tipo de producto, identificación del producto, entidad, monto, ciudad, país y moneda. Incluir el detalle de otros ingresos, ingresos no operacionales u originados en actividades diferentes a la principal La información deberá verificarse por parte del Oficial de Cumplimiento o el área comercial, y dejarse evidencia señalando puntualmente la información validada y la fecha de la misma.

62

En el evento en que el potencial cliente no cuente con la información solicitada, se deberá consignar dicha circunstancia en el espacio correspondiente. Documentos Anexos: Una estricta política de “conocer bien a los clientes” constituye una herramienta importante y efectiva para impedir y detectar los sistemas utilizados por la delincuencia organizada para el lavado de dinero. Una sana política en éste sentido permite a la entidad cumplir con las normas legales vigentes y promover el cumplimiento de sanas prácticas, protegiendo de esta forma la reputación y la credibilidad de AGROBOLSA S.A. y reduciendo el riesgo de que sus servicios puedan ser utilizados en actividades ilícitas. El área comercial debe asegurarse de la identidad y lugar de residencia de sus clientes, antes de establecer relaciones comerciales con éstos, en particular, cuando se trate de clientes no vinculados al sector financiero. En ningún caso se puede iniciar operaciones con un cliente que no haya cumplido con los requisitos de vinculación. Los funcionarios de la entidad están obligados a seguir todos los pasos necesarios para lograr la correcta identificación del cliente, aun cuando se trate de personas “recomendadas”. Muchas veces, en estos casos, se tiene la tendencia a aceptar la palabra y a omitir los controles. Adicionalmente, resulta conveniente conocer el giro ordinario de los negocios del cliente y evaluar la frecuencia y volumen de sus operaciones con la entidad. Una correcta identificación del cliente permite a la institución evitar establecer relaciones comerciales con personas indeseadas y la posibilidad de que las autoridades judiciales y de policía puedan adelantar investigaciones sobre la base de un registro adecuado de identidades, documentos y transacciones. La identificación del cliente puede efectuarse mediante la presentación de los documentos Oficiales, válidos y originales y la verificación de su dirección, mediante la presentación de recibos emitidos en los últimos meses por entidades de servicios públicos (luz, teléfono, etc.) o entidades crediticias (extracto tarjeta de crédito, etc.). La identificación de las personas jurídicas se hace con la presentación del correspondiente certificado de constitución y gerencia reciente que demuestre su existencia y para quien se vincule como cliente, el documento que atestigua la delegación de poderes que le han otorgado. En la vinculación de clientes menores de edad o para cualquiera otra persona, por un administrador o tutor, AGROBOLSA S.A. debe tener el cuidado de verificar la identidad de todas las partes relacionadas como ordenantes o mandantes.

63

Es importante, además que el área comercial obtenga una información razonable acerca de la verdadera identidad de las personas en cuyo nombre se realiza una transacción, en particular en el caso de compañías o fundaciones que no realizan ninguna operación comercial o industrial en el país donde la oficina autorizada tiene su domicilio. Los comerciales, deben observar especial atención con los pagos recibidos a favor de terceros cuando estas operaciones involucren importantes cantidades que se originan en un cliente o grupo de clientes. Cuando duden acerca de que la persona con la cual se realiza la operación sea el verdadero beneficiario, deben dejar consignado por escrito la identidad de tal beneficiario con el soporte documental respectivo. Otra forma adicional de verificación de la identidad del cliente está referida en la constatación de sus referencias e, incluso, el contacto con otras entidades del sector, con tal propósito. En todo caso el conocimiento del cliente implica:

- Verificación de la solicitud de vinculación en la que se incluye nombre domicilio, documento de identidad, actividad comercial u ocupación y referencias.

- Conformación de lo mismo mediante la realización de una visita. Se debe dejar constancia del día, hora y lugar y del resultado de la misma.

- Confirmar la fuente de los ingresos y egresos del cliente a través de la revisión de los estatutos, estados financieros y declaración de renta.

- Verificación del origen y procedencia de los fondos.

- Monto financiero y tipo de operaciones que pretende realizar

- Propósito y naturaleza de la relación comercial PERSONA NATURAL Toda vinculación de personas naturales implica el diligenciamiento del formulario que para el efecto existe en AGROBOLSA S.A. PERSONA JURIDICA El proceso de vinculación de clientes supone no solo el diligenciamiento de un formulario sino que incluye también la recolección de información documental que

64

le permita a AGROBOLSA S.A. contar con información adicional sobre las características de un potencial cliente y le facilite confirmar la veracidad de la información recibida. Anexos para personas naturales Se deben anexar por lo menos los siguientes documentos:

- Fotocopia del documento de identidad. - Constancia de ingresos (honorarios, certificado de ingresos y retenciones o

con el documento que corresponda). - Declaración de renta del último período gravable disponible, cuando

aplique. - Estados financieros certificados o dictaminados a la fecha del último corte

disponible al momento de la vinculación del cliente, cuando aplique. Anexos para personas jurídicas

- Certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a

tres meses, expedido por la Cámara de Comercio, o documento análogo. (Documento que se renovará cada año).

- Fotocopia del número de identificación tributaria (NIT). - Fotocopia del documento de identificación del representante legal. - Estados Financieros certificados o dictaminados. - Lista de los socios titulares del 5% más del capital social, si esta

información no consta en el certificado de existencia y representación legal indicando el respectivo número de reconocimiento legal.

- Declaración de renta del último período gravable disponible. En el caso de clientes que dependan económicamente de un tercero se deberá solicitar la documentación antes referida, según el tipo de persona, del individuo de quien provengan los recursos a utilizar para la transacción. Tanto la información contenida en el formato de vinculación como la información complementaria anexa a dicho formato, deberá ser objeto de actualización por lo menos una vez al año. En todo caso, su verificación, seguimiento y conservación será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento. Trimestralmente el área responsable de AGROBOLSA S.A. generará un listado de los clientes o proveedores que cumplieron un año de estar vinculados y pasarán un reporte a las áreas responsables de su vinculación, para que procedan a la

65

actualización de la información reportada por el cliente o proveedor en el formato de vinculación y de los anexos respectivos. Cabe precisar que el mencionado listado solo incluirá aquellos clientes, o proveedores que durante ese año hayan efectuado algún negocio o mantengan el vínculo comercial con AGROBOLSA S.A. El incumplimiento de la actualización de la información, se entiende como el incumplimiento de las funciones propias de cada cargo y de las disposiciones de este Manual. Cuando el producto se contrate por intermedio de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, la entidad debe además mantener actualizado:

- El certificado que acredite al intermediario como tal - El registro de la firma del representante legal del intermediario y la de los

funcionarios facultados para tramitar este tipo de operación.

66

PROCESO: VINCULACION DE MANDANTES

COMERCIAL

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

(1) = Todos los espacios diligenciados sin tachones ni enmendaduras.

Tarjeta de firmas debidamente diligenciada.

Firma y huella en el espacio correcto.

Anexos totalmente completos.

(2) = Telefónicamente

Consulta en central de información CIFIN

(3) = Teniendo en cuenta los 4 factores de riesgo , Actividad - cliente, Jurisdicción, Producto, Canal de Distribución.

CONTACTO INICIAL CON EL MANDANTE

Diligenciamiento de Acta de visita y

Formato de Apertura junto con

anexos. (a)

Entrega de formatos y anexos a Oficial

de Cumplimiento

Verificación de diligenciamiento de formatos y

anexos completos (1)

Información Establecer el error y

socilitar la corrección (a)

Verificación de referencias y

confrontacion de datos (2)

Información Visita personal a instalaciones del

mandante

Revisión en listas restrictivas LA/FT

ReporteVinculación

Rechazada

Informes a:

Comerciales

Autoridades competentes

Gerente General

Junta Directiva

Se realiza calificacion del mandante

teniendo en cuenta el grado de

exposicion al riesgo de LA/FT (3)

Envio de documentación a

archivo de documentos

Control y Monitoreo a las

operaciones realizadas

Actualización de

información

Anualmente

Cuando se requiera

NO

SI

NO

SI

NO

Ingreso de información del mandande

al sistema

ENTREVISTA

PRESENCIAL

SI

Diligenciamiento de Formanto de

Entrevista no Presencial, a travès de

llamada por teléfono grabado

NO

SI

Vinculación a Agrobolsa

67

Anexo11

Procedimiento Reportes Internos y Externos

1. Reportes Internos - Diligenciar formato de reporte de operaciones inusuales - Diligenciar formato de reporte de movimientos en efectivo: salidas o entradas

de efectivo. - Diligenciamiento de formato de Acta de Visita 2. Reportes Externos

Con la periodicidad y en los formatos establecidos, el Oficial de Cumplimiento debe enviar a la UIAF y/o a las autoridades competentes los siguientes reportes. 2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS) Es deber de las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que se identifiquen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y la proforma del Anexo I del Título I Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. De igual forma, se deben reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que puedan dar lugar a ser caracterizadas como sospechosas. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la AGROBOLSA S.A:, los cuales se describieron anteriormente en el presente Manual. Para el caso de las operaciones sospechosas no se requiere que exista certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades. En el evento en que durante el respectivo mes, la Compañía no haya determinado la existencia de operaciones sospechosas, se debe informar este hecho a la citada Unidad, conforme a lo establecido en el Instructivo del Anexo I del Capítulo XI del Título I de la Circular Básica Jurídica. De acuerdo con lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su detección y/o reporte.

68

2.2. Control y Registro de Transacciones Individual es en Efectivo y Múltiples 2.2.1 .Reportes de Transacciones en Efectivo

Por regla general, salvo en casos en que el objeto del negocio lo amerite, existe la prohibición para la totalidad de los funcionarios, de aceptar transacciones de ingreso o retiro de dinero a la Compañía en efectivo por cualquier valor. Cuando se requiera recibir transacciones en efectivo de algún cliente sin hacerle diligenciar por cada operación mayor o igual a $10.000.000 el formato de declaración de transacción en efectivo, el respectivo Gerente deberá evaluar las necesidades del cliente, hacer un estudio estableciendo la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo, igualmente, deberá validar que el cliente cumpla con el perfil de clientes exonerados definido por AGROBOLSA S.A. “clientes que por la naturaleza de sus negocios requieren recibir transacciones en efectivo, se trata especialmente de aquellos negocios que involucran dentro de la operación el recaudo de peajes, servicios públicos, tasas retributivas, matrículas, entre otros”. Una vez el Gerente tenga esta información podrá hacer uso de su facultad de exonerar clientes, para tal fin debe informar mensualmente dentro de los primeros cinco (5) del cada mes, esto es, clientes que adquieren o pierden su calidad de exonerados, esta información será remitida en archivo plano a la UIAF vía E-mail de acuerdo a lo indicado en la normatividad vigente. Los documentos soportes de la exoneración deberán ser conservados en su oficina y copia del estudio deberá ser remitida al Oficial de Cumplimiento. En aquellas eventualidades en las que se autorice la realización de transacciones en efectivo superiores o iguales a $10.000.000.oo de pesos o $10.000 dólares o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio del día en que se realice la operación conforme indique el Banco de la República, para clientes no exceptuados se deberá diligenciar el formato de Declaración de Operaciones en Efectivo con la información del cliente en razón del cual se realiza la transacción. Teniendo en cuenta que AGROBOLSA no recibe dinero directamente en sus oficinas, se deben registrar en el sistema las consignaciones recibidas del cliente, precisando si se trata de consignación en cheque o en efectivo, para monitorear y controlar las que correspondan a efectivo y de esta manera reportarlas a la UIAF. El Oficial de Cumplimiento debe velar por que, además de lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, el cual establece la obligación de dejar constancia en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información

69

relativa a las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantías establecidas en el instructivo del Anexo II, la Compañía remitirá a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe mensual sobre transacciones en efectivo que se hayan realizad diligenciando la proforma citada, de acuerdo con los montos e indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo, ambos contenidos en el Anexo II del Título I Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera. El reporte deberá remitirse de manera individual por cada transacción que supere los montos establecidos así: Los pagos, constitución de depósitos a término en efectivo que sean o excedan de $10.000.000.oo, compra y venta de divisas en efectivo en cuantía igual o superior a US$5.000.oo u otras divisas equivalentes a dicha cuantía. De igual forma se debe determinar las transacciones múltiples como una sola operación, es decir aquellas que durante un mes calendario son realizadas por o en beneficio de una misma persona, en una o varias oficinas, y que en su conjunto igualen o superen la cuantía de $50.000.000.oo, US$50.000.oo o su equivalente en otras monedas. Para hacer este reporte deberá tenerse en cuenta la estructura y mentalidad del lavador de activos, como por ejemplo: Aquel que conociendo las normas efectúa durante un mismo mes, depósitos en efectivo en sumas inferiores a $9.500.000.oo que consolidadas suman $49.000.000.oo. 2..2.2. Reporte de clientes exonerados Son todos aquellos clientes que con el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en los procedimientos de conocimiento del cliente, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, podrán ser excluidos del diligenciamiento del formato individual previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

- Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados, estableciéndose la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las operaciones sujetas de registro. copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración debe ser archivado por la entidad de manera centralizada.

- Que se conforme un registro de transacciones de efectivo, por las cuantías establecidas en el numeral anterior, en el que se identifique por lo menos la información exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que físicamente realiza la operación.

70

AGROBOLSA S.A. informará a la UIAF, los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del mencionado reporte, diligenciando la proforma del Anexo III del Título I Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, de acuerdo con las indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo. Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo. Es función del Oficial de Cumplimiento velar por el envío de esta información. Los criterios para definir este tipo de clientes son los siguientes:

- Que el cliente tenga una actividad lícita. - Que los volúmenes de movimiento de efectivo guarden proporción con su

actividad económica para lo cual se puede tener en cuenta: - Volumen de inventarios y rotación. - Volumen de ventas: mensual, semestral y si es cíclico. - Rotación de Cuentas por Cobrar. - Que el giro de sus negocios permita manejar altas sumas de dinero efectivo

(bombas de gasolina, restaurantes, hoteles, restaurantes de comidas rápidas, etc.).

- Que el cliente tenga su información financiera actualizada. - Que realice transacciones en efectivo por montos reportables es decir

iguales o superiores a $10 MM y ó US$5.000. - Que suministre la información para diligenciar el formato correspondiente.

Es responsabilidad del área comercial determinar este tipo de clientes. Este reporte se debe allegar al Oficial de Cumplimiento quien lo entregará al área encargada de su envío. 2.3. Reporte de Información sobre productos ofrecid os Este reporte consiste en el informe trimestral de la base de los clientes de AGROBOLSA S.A. en los diferentes productos que administra. Dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente del corte del trimestre, la Compañía debe suministrar a la Unidad de Información y Análisis Financiero, en la respectiva proforma, la información relacionada con los usuarios de los diferentes servicios que estén prestando o los productos que tengan constituidos (activos o inactivos) , de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo VI del Capítulo XI Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de

71

la Financiación del Terrorismo, de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades de los nuevos clientes exonerados y de los que dejaron de serlo en el mes inmediatamente anterior. En el evento en que no haya novedades que reportar, deberá indicarse tal situación en los términos del respectivo instructivo. Se exceptúan del reporte los productos constituidos directamente entre entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y aquellos constituidos con el Banco de la República. Es función del Oficial de Cumplimiento velar por el envío de esta información.

72

Anexo 12

Procedimiento Capacitaciones Periódicamente el Oficial de Cumplimiento, en coordinación con la Gerencia de la Compañía, dictará charlas sobre LA/FT y el Manual de Procedimientos a los funcionarios recién vinculados, a fin de instruirlos sobre la normatividad vigente y las consecuencias administrativas y legales que se generan por su inobservancia. También los instruirá sobre los métodos que deben seguirse para el reconocimiento de las operaciones inusuales, sin desconocer la forma como se deben aplicar los procedimientos definidos en el presente Manual y en la información sobre controles y obligaciones legales. De la asistencia a estos cursos se dejará constancia en actas debidamente firmadas por los asistentes a cada conversatorio, junto con la evaluación que se haga al final de la misma. Mensualmente se efectuarán reuniones con el área comercial a fin de informarles las omisiones en que han incurrido y los procedimientos de control que se deben reforzar, a fin de evitar la vinculación de clientes no deseables, dejando constancia de estas, en actas.

De igual manera cada vez que ingresa un funcionario nuevo, el Oficial de Cumplimiento debe dar a conocer en forma escrita o envío por correo electrónico el Manual vigente que tenga la Compañía en ese momento; así mismo cuando se presenten casos especiales se enviarán comunicados a todo el personal vía correo electrónico para su conocimiento. De otra parte, para verificar la efectividad de los programas de capacitación, se harán evaluaciones anuales y se adoptarán los mecanismos que se consideren necesarios para mejorar las deficiencias que se presenten.

73

Anexo 13

Formatos Utilizados

1. Formato de Apertura de Cuenta Persona Natural y Persona Jurídica (Anexo)

a. Antiguo – Dos págs. b. Nuevo – Cuatro págs.

2. Formato de Registro de firmas Persona Natural y Persona Jurídica – Una pág.

(Anexo) 3. Formato Acta de Visita – Una pág. 4. Formato relación dinero recibido en efectivo 5. Formato reporte de Operaciones Inusuales