Jornada ‐ Taller  Evaluación de la Gestión

año 2013año  2013

Tº estimado de cada 

actividad (minutos)

Actividades

( )

5 Presentación de metodología y programa de trabajo

165 Presentación de resultados de la gestión de cada División.

(45 minutos de presentación y 10 de consultas)(45 minutos de presentación y 10 de consultas)

30 Análisis de los resultados y desafíos para la gestión del Gore a

considerar el 2014.

10 Acta: Desafíos y compromisos de cada División

Cierre y evaluación de la jornada.

1. Relacionados con el Modelo Gestión de la Calidad– Resultados Autoevaluación en los Criterios y Subcriterios en quey q

interviene.– Observaciones Informe Retroalimentación.

2 C li i t PMG CDC G tió I t (i l i tió i t l2. Cumplimiento PMG, CDC y Gestión Interna (incluir en gestión interna laexistencia de otros resultados que no son PMG o CDC.)

3. Desafíos comprometidos en la evaluación 2012.p

4. Principales Logros y No Logros año 2013.

5. Principales desafíos y metas para el año 2014.

6. Diagnóstico Preliminar Detección Necesidades capacitación.

7. Información Acta Entrega Traspaso Gobierno, corte 14 de fecbrero 2014.

En el Modelo de Gestión de la Calidad, la DAF participa en los criterios 1 Liderazgo, g ,2 Ciudadanía Socios y Colaboradores, 3 Personas, 6 Gestión de Recursos, 7 Planificación Institucional, Información y Conocimiento, y 8 Resultados8 Resultados.

RESUMEN DE RESULTADO GENERALNiveles de 

Categoría de AnálisisPuntaje 

Validación 2010

% Logro 2010

Niveles de Gestión según PuntajeGestión según Porcentaje de 

Logro

Puntaje ValidadoPuntaje Máximo % Logro Revisado

2013j % g

1. Liderazgo 6 13% 18 45 40%

2. Ciudadanía, Socios y Colaboradores 3 7% 9 40 22%

3 Personas 18 30% 33 60 55%3. Personas 18 30% 33 60 55%

4. Gestión de la Planificación Estratégica Regional

20 26% 31 75 41%

5. Gestión de Inversiones y Desarrollo Regional Territorial

18 20% 41 90 45%

6. Gestión de Recursos 17 34% 26 50 52%

7. Planificación Institucional, Información y Conocimiento

8 20% 19 40 47%

8. Resultados 13 13% 30 100 30%

P j Fi l 102 20% 206 00 41%Puntaje Final 102 20% 206 500 41%

Meta Efectivo Indicador / Meta Gestión Meta 

2013 Diciembre 2013

Análisis del resultado

1.‐ Cumplimiento Objetivos Gestión Si t A dit ió d l C lid d

100% 100%Realizar Autoevaluación, Mejorarpuntaje  2010 y Línea base 33 EG sin 

Sistema Acreditación de la Calidad puntaje 0, Comunicar  Autoevluación.2.‐Porcentaje de cumplimiento de los estándares establecidos en el DS 100 sobre sitios WEB de gobierno.

100% 100%Se contempló un número de 21estándares.

Síntesis Observaciones Informe Retroalimentación

3. Porcentaje de trámites digitalizados respecto de la oferta total de trámites declarados por el servicio en ChileAtiende.

75% 75%De los 4 trámites declarados 3 de ellos digitalizados.

4. Porcentaje de Compras Urgentes 0% 0% Total Anual :      0 / 928

5. Ejecución del Plan Anual de Auditoria 75% 100 %   Ejecución de 5 Auditorias

EfectivoMeta Gestión

Efectivo Diciembre 

2013Análisis del resultado

Cumplimiento Programa C it ió I l t ió 100%

11 profesionales DAF capacitados. Alto nivel de aplicabilidadit ió U S l ió T ló i b Si t dCapacitación  Implementación 

Modelo de Acreditación.100% capacitación Uso Solución Tecnológica sobre Sistema de

Acreditación de la Calidad.

Informe de Autoevaluación 100%Autoevaluación validada externamente con 206 puntos. Primer Nivel de Acreditación

Síntesis Observaciones Informe Retroalimentación

Cumplimiento programa implementación en la intranet un Módulo de Reporte para seguimiento de los viáticos

100% Módulo a disposición del Departamento Finanzas para su implementación. Funcionamiento verificado por Auditoría 

Ministerial.

Publicar Actas Core dentro delos 60 días hábiles de la sesión,en el sitio WEB institucional.

95%19 Actas aprobadas y 18 publicadas, verificado por Auditoría 

Ministerial. 

I di d Meta  Efectivo Di i b A áli i d l lt dIndicador 2013 Diciembre 

2013Análisis del resultado

Solicitudes de soporte resueltas satisfactoriamente

80% 100% 196 solicitudes resueltas a satisfacción de los usuarios.

Cumplimiento de proyectos Informáticos 90% 100%Un proyecto de desarrollo tecnológicopriorizado por la Institución para el año 2013.

Solicitudes de acceso a la información respondidas dentro del plazo

100% 100%Entre enero y noviembre ingresaron 83 solicitudes.

Síntesis Observaciones Informe Retroalimentación

p p

Satisfacción actividades de capacitación ejecutadas

75% 82%9 de 11 actividades de capacitación calificadas excelente y/o muy buena 

Etapas: a) Evaluación de la Gestión 2012 b)Cumplimiento  etapas del proceso de planificación y control de gestión.

100% 100%Etapas: a) Evaluación de la Gestión 2012, b) Formulación A1 y H 2014 y c) Control y reporte cumplimiento de indicadores de gestión.

Presupuesto ejecutado subtítulo 22 95% 100%La ejecución descuenta los recursos destinados a otras actividades tales como Ages Fic yPresupuesto ejecutado subtítulo 22 95% 100% a otras actividades tales como Ages, Fic, y programas)

I di d / M t G tió Meta  Efectivo Di i b A áli i d l lt dIndicador / Meta Gestión 2013 Diciembre 

2013Análisis del resultado

Recursos recuperados licencias médicas incorporadas al  30% 0%

La Dipres no autorizó a ningún Gore incorporar dichos recursos.

presupuesto subtítulo 21Pagos por transferencias electrónicas

40% 58%Se sobrecumplió. La idea es ir avanzando en los pagos electrónicos.

Proveedores evaluados 50% 55%66 / 120. Criterios:  a) Oportunidad de entrega de sus 

d t b) C lid d d l d t t d

Síntesis Observaciones Informe Retroalimentación

Proveedores evaluados 50% 55% productos , b).‐ Calidad de los productos entregados.

Ejecución Plan de Compras 100% 98% M$ 191.324./ M$196.606

Almacenamiento y Custodia de 90% 90%

Se logró con las Secretarias de cada Departamento ‐Unidades, ordenar y despachar en las respectivas cajas  

la documentación del Servicio.90% 90% y p p j

catastradas, la información correspondiente.

Apoyar al Comité de Riesgos del Gore en la elaboración y 

d fi i ió d l l d

Se elaboró matriz y plan de tratamiento de riesgos juntoal encargado de riesgos del Gore. Lamentablemente elG h b d d l G tió d Ri óldefinición del plan de 

tratamientos de RiesgosGore ha abandonado la Gestión de Riesgos y sóloparticipan en el Comité, el encargado y el AuditorInterno.

Desafío Comprometido Evaluación Gestión año 2012 Análisis del resultado

Implementar la Estrategia deDifusión del Gore.

Se espera materializarla a través de financiamiento AGES, pero durante elaño 2013 no se formuló un nuevo Plan de Mejoras.El programa AGES no financia la implementación de estrategias dedifusión

Instalar prácticas de gestión delequipo directivo del GORE. Se instaló un calendario de reuniones del Comité de Calidad, que sesionó

entre marzo y diciembre 2013.

Síntesis Observaciones Informe Retroalimentación

Ligar la capacitación con laPlanificación Institucional

En el PAC 2013 se incorporaron las actividades de capacitacióndetectadas en el proceso de evaluación gestión 2013. No se concretó lacapacitación sobre fiscalización de obras al no disponer de los TTR.

Retomar control del patrimonio Sólo un proyecto de desarrollo tecnológico priorizado por la Institucióninformático institucional. para el año 2013. Pendiente 2014 generar Plan Informático Institucional,

diseñar e implementar un software vinculado al Sistema de Planificacióninstitucional, diagnosticando y definiendo procesos estratégicos o desoporte que deban incorporar tecnología, controlando las necesidades deSistemas Informáticos a desarrollar por parte de la Institución desde suinicio al término del mismo.

Desafío Comprometido Evaluación Gestión año 2012 Análisis del resultado

Se aplicó el nuevo Reglamento Mejorado, del Sistema de Evaluación delDesempeño. Se implementa una herramienta tecnológicahttp://sed.goreloslagos.cl, para apoyar en línea las distintas etapas delproceso tanto a cada funcionario y a la administradora del Sistema

Implementar herramienta informática proceso Evaluación del 

Desempeño.

proceso, tanto a cada funcionario y a la administradora del Sistemarespecto del avance en la ejecución de la Evaluación del Desempeño.

Se establecieron compromisos de desempeño asociados a los elementosde gestión e indicadores. Se establecieron las capacitaciones que serequerían Destaca la realización del proceso de retroalimentación

Síntesis Observaciones Informe Retroalimentación

requerían. Destaca la realización del proceso de retroalimentación.Pendiente: Elaboración de Encuesta de Satisfacción a los funcionarios/as yrealizar las mejoras que sean pertinentes.

Concretar el mejoramiento de la infraestructura del 4to Piso del

Actividades realizadas:‐ Cotizaciones de inmueblesinfraestructura del 4to. Piso del 

GORE. ‐ Sistemas de conexiones informáticos‐ Proyecto de Licitaciones‐ Reestructuración del personal y espacios físicos Gore‐ Reuniones diversas.No se concreto el mejoramiento por falta de presupuesto 01 No se habíaNo se concreto el mejoramiento por falta de presupuesto 01. No se habíaconsiderado el plan de mitigación .

Desafío Comprometido Evaluación Gestión año 2012 Análisis del resultado

Mejorar el proceso de formulación del presupuesto de 

Se estableció un procedimiento utilizando el Sistema de PlanificaciónInstitucional que relaciona las actividades y metas de los departamentos yunidades, con el presupuesto requerido para ello. La idea es ir avanzando

funcionamiento del Goce en esta forma de trabajar, para convencer a la Dipres respecto de los realesrecursos que requiere el Gobierno Regional para su gestión.

Contabilidad InternacionalSe esperaba completar la capacitación iniciada el 2012 a través de cursosespecíficos que dictaría la Contraloría General de la República, que endefinitiva no se realizaron.

Mejorar gestión Oficina de PartesLa oficina presenta una clara mejoría en cuanto a la entrega de documentación, percibido por cada Jefe de Departamento o Unidad, con un índice de reclamos que tiende a cero.

Reunión de información de los informes de auditoria a división 

DACG

No se ejecuta la actividad ya que se solicita a la DACG, incorporar a launidad en actividad de análisis de la Gestión Interna, no considerándosetiempo para exponer a los colegas que se desempeñan en ella.

LOGROS Facilitadores (causas)Validar Sistema Acreditación Calidad yValidar Sistema Acreditación Calidad y metas gestión CDC.

Participación y compromiso de los profsionales a cargo de los procesos clave del Gore

Coordinar la validación sin Observaciones PMG 2013 del Gore Liderar el Proceso de Autoevaluación de segundo ciclo.Regularidad reuniones Comité de Calidad. Sereali aron las 10 sesiones acordadas

Participación Jefes División y sus suplentes.realizaron las 10 sesiones acordadas.Cambio de tecnología de nuestra IntranetInstitucional. (Sharepoint)

Se cuenta con presupuesto y laparticipación de varios colegas con ideas ymejoras.

Adquisición de Software de virtualización de servidores. 

Presupuestario y soporte técnicoespecializado.

Formulación Presupuesto 2014considerando los requerimientos de

La existencia de la Unidad de Planificación y Control de Gestión para una mejorconsiderando los requerimientos de

sistemas de los Deptos./Unidades del GOREControl de Gestión para una mejor coordinación intrainstitucional.

LOGROS Facilitadores (causas)Reglamento Higiene y Seguridad. Participación Comité de Higiene y 

Seguridad y apoyo experto ACHSSeguridad y apoyo experto ACHS.

Adquisición de equipamiento e implementos deSeguridad: chalecos salvavidas, zapatos, cascos,lentes de sol y protector solar; implementos para Existencia de recursos.rescate, silla de ruedas y tabla traslado depacientes.

Capacitaciones divisionales en Prevención deRiesgos. Plan de emergencia “Derecho a Saber”. Participación de los funcionarios.Riesgos. Plan de emergencia Derecho a Saber .

Actualización Sistema de Personal, incorporainformación personal a honorarios, conectándolocon el de remuneraciones.S l i f ió i t ti d ió Coordinación entre el depto. de Se logra información sistematizada, generaciónde informes, optimizan de tiempos en registro,disminución de papeles, contabilización integraldel proceso de renta anual.

pRRHH y Unidad de Remuneraciones.

Implementar con éxito el beneficio de compra degas para los afiliados al Servicio de Bienestar, a unprecio preferencial.

Gestión del depto.

LOGROS Facilitadores (causas)Lograr recusos financieros a través de concursoCaja de Compensaión, para: actividades de fin de

Gestión del depto. 

año y anoversario institucional.

Cumplimiento cierres contables mensuales y anuales en las fechas estipuladas.

Compromiso de trabajo en equipo de  los funcionarios del departamento.

Ej ió d l b í l 22 29 C i f i i dEjecución presupuesto de los subtítulos 22 y 29. Compromiso funcionarios de Adquisiciones, Informática y Finanzas.

0% en Compras Urgentes Talleres sobre materias y conceptos básicos de la Ley de Comprasy p

Oportuna entrega documentación en Archivo Convenio en el cual se estipulan plazos de entrega al proveedor.

Modificación Planillas que se utilizan para  Participación Secretarias.catastrar la documetnación existente en el Gore

100% cajas documentos con sellos de seguridad.

Presupuesto disponible.Renovación contrato almacenamientoRenovación contrato almacenamiento documentación.

LOGROS Facilitadores (causas)( )Entrega oportuna de de documentación  (Partes)

Nuevo scaner y la incoproración de personal idoneo para el cargo.

Incorporación de nuevos elementos de  Timbraje de copias de documentos autentificación de documentación institucional, solicitados por contraloría.

validados tanto por Departamento Juridico como por Unidad de Partes.

Identifciación catastro de números reservados. Información solicitada por la Unidad de ArchivosArchivos.

Celebración de las Sesiones y Comisiones detrabajo del CORE en tiempo y plazo estipulado

Reglamento del CORECalendario CORE

Formulación y publicación de los Certificados de Celebración de SesionesAcuerdo CORE Presentaciones de diversas iniciativas

en tiempo oportuno

NO LOGROS Obstaculizadores (causas)Seguimiento Implementación Cadena de Valor y LA’s Plan de Mejoras primer ciclo

Exceso de funciones y tareas.  39 de 132 EGValor y LA s Plan de Mejoras primer ciclo. EG.

Validar Formulación Plan de Mejoras segundo ciclo e Informe Retroalimentación

Prioridades SUBDERE

Retomar control del desarrollo informático Presupuestarioinstitucional.

Metodología para analizar y proponer dotaciones óptimas a los Gobiernos Regionales

Prioridades Subdere

Regionales

Proyecto de remodelación Presupuesto Cplan Mitigación

Recursos recuperados por licencias médicas La Dirección de Presupuesto (Dipres), no tó bi l t iaceptó subir el marco presupuestario.

Coordinación para realizar las Compras y Licitaciones con la debida anticipación.

No se observa planificación de las mismas.

NO LOGROS Obstaculizadores (causas)

Catastro documentos Oficina de PartesSe sigue reservando números, cuyas copias en su gran mayoría no son entregadas a la Oficina de PartesOficina de Partes.

Implementación del Sistema de Gestión Documental

La falta de concenso en relación a la utilización de documentación electronica utilizando el Sistema.

Analisis,  junto a  los colegas involucrados en los procesos las auditorias  prácticadas  por Contraloría Regional.

Falta de interés o importancia relativa a los antecedentes para corregir procedimientos internos. 

DESAFIOVINCULACION MODELO 

GESTIONGESTIONTaller Inducción nuevo Jefe (a) DAF Validar Procedimientos  Administrativos de la División y  Régimen Interno CORE. 

1. Liderazgo Interno3. Gestión de Personas6. Gestión de recursos7 Planificación7. Planificación 

Institucional

Consolidar UCGDVersión 2.0 SPCGCalendarizar documentar y mejorarCalendarizar, documentar y mejorar participación funcionarios Proceso Planificación Institucional. 7    Planificación 

InstitucionalCoordinar la formulación y seguimiento Plan de Mejoras seg ndo cicloMejoras segundo cicloProponer metodología medición y gestión de la información del desempeño del Gore.

Licencias médicas pendientes de recuperación entre 6 y 24 meses de antiguedad, al 31 de diciembre del año 2014, no supere el 15%Solución Tecnológica Medición de Clima y Cultura Organizacional y Elaboración de Perfiles de Cargos

3. Gestión Personas

Análisis, elaborar y ejecutar una propuesta con prácticas y herramientas que permitan  corregir, mejorar  y mantener los resultados positivos de la medición del Clima Laboral.Actualización de todos los perfiles de cargos de acuerdo a las Definiciones Estratégicas del Gore. Diseño Gráfico para mejorar la comunicación Interna sobre RRHH.Medir la Aplicabilidad de la capacitación en el puesto de trabajo

Implementación SIGFE 2.Avanzar en aumento de pagos mediante 

6.2 Gestión Financiera ‐

Avanzar en aumento de pagos mediante sistema electrónicoCierre contable en las fechas estipuladas por Contraloría Mejorar proceso pagos Programa 02

ContableMejorar proceso pagos Programa 02Dar de baja Garantías vencidas.Normalizar Procedimiento Cometido funcionariosNormalizar pago dietas y reembolsos CORENormalizar pago dietas y reembolsos CORE

Plan Informático Institucional

6.1 Administración, Sistema de Gestión y Control de Proyectos Tecnológicos.

soporte  en TIC’sg

Mejoramiento Sistema de Ticket de Soporte Técnico. Mesa de ayuda o help desk.

Acreditación y Reacreditación de la Unidad deAcreditación y Reacreditación de la Unidad de Adquisiciones en portal Compras Públicas.

6.4 Gestión Proveedores

Mejorar Coordinación requerimientos Consejeros Adquisiciones

1. Liderazgo InternoConsejeros – Adquisiciones.

Participar en relación CORE – Directivos GOREInterno

6.4 Gestión Proveedores

Capacitación e Inducción a Secretarias sobre pgestión de Archivos y uso planillas para el catastro de documentos.Lograr que se de cumplimiento a lo establecido por la contraloría respecto a “No procede 

6.3 Administración bienes y servicios

p p psolicitar reservas a la Oficina de Partes del Servicio”Rescatar al  menos el 95%  de la documentación faltante en la Oficina de Partes (en relación a los oficios reservados)Implementación del Sistema SGDOC al 100% Realizar encuesta de satisfacción a clientes externos sobre ingreso y egreso de g y gcorrespondencia.

Reposicionar a la Unidad Auditoría Interna como ente de apoyo a la Gestión Institucional

7.2 Evaluación de la Gestión de la Organización

Ejecución de auditorias que aporten a la mejora de los  sistemas de control interno del Gore.Informar y comunicar sobre Auditorias queInformar y comunicar sobre Auditorias que conforman el Plan Anual de Auditoría.

Competencia Transversal 

1.‐ Compromiso con la organización1. Compromiso con la organización

2.‐ Probidad

3.‐ Orientación a la eficiencia

4.‐ Orientación al cliente

5.‐ Trabajo en equipo

6.‐ Adaptación al cambio

7.‐Manejo de tecnologías de información y comunicación

MEJORAMIENTO GESTION

1.‐ Implementación Plan de Mejoras

2.‐ Licitaciones y Contrataciones Públicas

3. Continuidad Diplomado  Estudios Regionales

4. Herramientas de programación: Sharepoint; .net; php => Sistemas4. Herramientas de programación: Sharepoint; .net; php  > Sistemas de Información

5. Vmware Server; Seguridad Informática => Soporte de hardware y software

6. Gestión de Proyectos Tecnológicos => Plan Informático

7. Gestión Pública => Transparencia, Probidad, Políticas Públicas.

8.‐ Diseño Gráfico

9.‐ SIGFE

10.‐ NICSP Contraloría General

11 Ley Compras Públicas11.‐ Ley Compras Públicas 

12.‐ Uso software gestión de archivos

13.‐ Protocolo

14.‐ BIP básico.

AREA INFORMACIONLey Orgánica Constitucional Objetivos estratégicos y funciones de la DAF

Gestión

Ley Orgánica Constitucional, Objetivos estratégicos y funciones de la DAF.

Organigrama Institucional vigente.

Cumplimiento de objetivos institucionales 2013.Licitaciones en preparación y pendientes.Licitaciones en preparación y pendientes.Resultado PMG 2013 y Formulación del PMG 2014.Resultado Convenio de Desempeño Colectivo 2013 y formulación delConvenio de Desempeño Colectivo 2014.

Estado tramitación documentos toma razón ContraloríaLegal

Estado tramitación documentos toma razón ContraloríaImpresión de timbres.

AdministrativaDetalle de contratos vigentes.Detalle últimos documentos internos, emitidos y recibidos.Inventario de bienes muebles del Servicio.C d d t l d i f ió d hí l d l S i i

Inventario

Cuadro de control de información por cada vehículo del Servicio.Detalle de las existencias de materiales de escritorio y otros existentes enbodegas del Servicio.Contratos por mantención o reparación de inmuebles y/o vehículos;informar si se encuentran asegurados y la compañía aseguradora.g y p g

AREA INFORMACIONDotación de PersonalDotación de Personal.Detalle de la información del personal, señalando lo siguiente: Personal de Planta (exclusiva confianza o de carrera, en cada

caso deberá indicarse si la calidad en que se sirve el cargo es

Personal

Titular, Interino, Suplente o Subrogancia). Personal a Contrata. Personal en Comisión de Servicios. Personal Honorarios Personal Honorariosa) Nómina de funcionarios que rinden fianza por responsabilidad

funcionaria y conducción de vehículos;a) Nómina con escalafón, ascensos y nombramientos en trámite

a) Escalafón del servicio.

AREA INFORMACIONConciliaciones bancarias.Nómina con los cheques girados y no cobrados en cada cuenta corriente.Nómina e información de los últimos documentos relacionados con las cuentascorrientes administradas por el Servicio.Detalle de funcionarios con autorización para la firma de cheques de las cuentas

Financiera

corrientes bancarias administradas por el Servicio.Detalle con los documentos tributarios pendientes de pago a la fecha de entrega,vinculados a cada cuenta corriente administrada.Nómina de activos financieros.Fondos internos por rendirFondos internos por rendir.Último informe de contabilidad gubernamental remitido a la Contraloría General dela República.Detalle de los últimos comprobantes contables emitidos, vinculados a cada cuentacorriente administrada.Cuadro comparativo del Presupuesto y de su ejecución, de acuerdo a los tres últimosaños (2011 – 2013).Nómina de anticipos de fondos concedidos a funcionarios y a proveedores.Fondos recibidos en administración y que se encuentran pendientes de rendición.

AREA INFORMACIONResolución de creación y estatuto de auditoría interna.

Personal y sus funciones.

Auditoría 

Interna

Plan Anual de Auditoría año 2014 aprobado por la autoridad.

Grado de ejecución del Plan Anual de Auditoría 2013.

Grado de ejecución del Plan Anual de Auditoría 2014, con la fecha de corteInterna correspondiente (según la versión del documento).

Compromisos pendientes de implementación derivados de recomendacionesrealizadas por auditorías internas y externas, con corte al 31 de diciembre de 2013.Aseguramiento de la matriz institucional y simplificada. Resultado de la auditoría deaseguramiento al Proceso de Gestión de Riesgos al 31 de diciembre 2013.