Cuest Control Interno

C.P. FCO. JAVIER ROJAS VZQUEZ.

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REVISION DE CONTROL INTERNO Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD

El fin primordial de la revisin de los procedimientos de contabilidad y de control interno

es averiguar cules son los procedimientos empleados y la eficacia del sistema de control

interno existente, como una base para determinar el alcance de nuestro examen. Los

trminos en que formulamos nuestro dictamen hacen necesaria esta revisin. La revisin

no termina con las investigaciones relacionadas sobre cmo funcionen los procedimientos

de contabilidad y el sistema de control interno; continua a travs del examen con las

investigaciones adicionales, las comprobaciones de los registros de contabilidad y la

observacin de las operaciones Importantes necesarias para juzgar la eficacia de las

medidas de control interno: averiguar si, en realidad, funcionan como se manifiesta.

Otro objeto de esta revisin es el de tomar nota y llamar la atencin a cualquier

modificacin prctica a los procedimientos de contabilidad y control interno que puedan o

deban hacerse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos aspectos

debern ser cubiertos en memorndum de blue back, para entregarse el cliente en cada

trabajo de auditoria.

La esencia de un sistema eficaz de control Interno es la separacin de funciones, de

modo que las personas responsables de la custodia del activo y de conducir las

operaciones no tomen parte en el mantenimiento de los registros que establecen en

control contable sobre el activo y las operaciones, ni tengan acceso a ellos. Las funciones

de los diferentes empleados deben estar divididas de modo a reducir al mnimo las

posibilidades de colusin, la perpetracin de irregularidades y la falsificacin de las

cuentas. El objetivo es proporcionar la mxima proteccin posible en las circunstancias

tomando en consideracin los riesgos que intervienen y el costo del sistema.

El estudio inicial debe abarcar los procedimientos de contabilidad y control interno

relacionados con las principales actividades de la compaa. En general, los

procedimientos de contabilidad y las medidas de control interno deben revisarse cada ao

como una base para fijar la amplitud de nuestro trabajo. Cuando no es posible abarcar

todas las actividades cada ao, la revisin debe hacerse sobre una base de rotacin de

modo que todas las fases del sistema sean abarcadas en un numero razonable de aos.


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El procedimiento para nuestra revisin y la amplitud del mismo deber fijarse, por

supuesto, en cada caso, teniendo en cuenta las circunstancias.

Nuestros papeles de trabajo en relacin con esta revisin se compondrn de ordinario de

un memorndum separado sobre cada materia como caja, inventarios, nminas, etc.-

exponiendo los procedimientos y el sistema de control interno. En algunos casos quizs

sea conveniente suplementar esos memoranda con algunos diagramas y con copias de

las formas usadas Los memoranda deben presentar un cuadro claro y conciso de]

sistema existente y deben indicar nuestra conclusin en lo que respecta a la eficacia del

control interno sobre las transacciones y la contabilizacin de las mismas. Al final de cada

memorndum debe ponerse una lista de las deficiencias observadas durante la revisin y

los cambios o las mejoras sugeridos para corregirlos. Los memoranda deben indicar como

se notificaron a la compaa esas deficiencias y los pasos que va a tomar para corregir la

situacin.

Adems de las listas de preguntas sobre control interno a que se hace mencin en los

siguientes prrafos, se incluye una forma que es utilizada para resumir la revisin de los

procedimientos de contabilidad y de control interno la cual debe ser completamente

llenada en cada auditora y colocada dentro del legajo de papeles de trabajo. Es

necesario comprender que el objeto que se persigue al utilizar esta forma es tener un

resumen, dentro de los papeles de trabajo de cada auditora, del estado actual que

guardan nuestras revisiones continuas de los procedimientos contabilidad y control

interno. Esta forma no es, y por lo tanto no debe de ser as considerada como un sustituto

al trabajo de hacer las revisiones del control interno y preparar los memoranda

correspondientes.

Para lograr uniformidad en los papeles de trabajo se sugiere que, de ser prctico, los

memoranda referentes a las revisiones de control interno se preparen en papel de 14

columnas y se describan los detalles de los memoranda en la mitad del lado izquierdo

(mecanografiado si es posible) y dejando la parte de la derecha para anotar cualquier

cambio o en su defecto en hojas suplementarias. Las anotaciones que se refieran a

cambios deben indicar la fecha en que se anotan y deben evitarse los cambios por medio

de entrerrenglonamientos en los memoranda originales. Si los cambios son de

importancia probablemente sea necesario escribir nuevos memoranda. Los memoranda


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referente al sistema de control interno deben estar firmados por la persona que hizo la

revisin, deben indicar la fecha en que esta se hizo, archivndose despus en el

expediente continuo de auditoria en una seccin especial.

Para facilitar estas revisiones se proporcionan las listas siguientes de puntos a

comprobar, divididas en las siguientes secciones:

Central.

Caja

Embarque, facturacin y cuentas por cobrar.

Inventarios

Documentos por cobrar e inversiones en valores.

Planta y equipo.

Compras, recepcin de mercancas y cuentas por pagar.

Documentos por pagar, deuda a largo plazo y capital social.

Nminas.

Estas listas estn redactadas, en gran parte, en forma de preguntas; sin embargo, slo

debern utilizarse como guas para decidir cules son los puntos importantes que deben

tenerse en cuenta al hacer la revisin. Estas listas no son completas; habr que tener en

cuenta en cada caso otros puntos aplicables nicamente a la situacin de que se trate.

Los resultados de las revisiones debern registrarse en memoranda minuciosamente

preparadas y no como respuestas a las preguntas incluidas en' stas listas.

Estas listas de preguntas se han preparado con la idea de cubrir los puntos principales

que deben tenerse en cuenta en la revisin de un negocio comercial o industrial trmino

medio; para negocios chicos podrn desecharse algunas preguntas y para negocios

grandes y especializados corno los servicios pblicos, instituciones de crdito, etc.,

probablemente es necesario preparar una lista adicional para cubrir los aspectos

especiales. En los casos en que alguna compaa tenga varias sucursales o subsidiarias,

probablemente convenga preparar una forma de cuestionario igual o similar para cada

una de las entidades en forma tal que las contestaciones puedan compararse y explicarse

las diferencias de procedimientos de una entidad a otra.


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GENERAL.

1. Tenemos una grfica de la organizacin actual?

2. Las funciones de tesorera y de contabilidad estn bien separadas y definidas?

3. De quin depende directamente el jefe de contabilidad?

4. Tiene la compaa un auditor interno? De quin depende? Describa brevemente el

alcance del trabajo del auditor interno.

5. Se usa catlogo de cuentas?

6. Hay algn manual o instructivo de contabilidad en uso actualmente?

7. Se preparan y entregan a la direccin del negocio mensualmente, estados de

contabilidad y anlisis de las cuentas con comentarios?

8. Se discuten los estados mensuales con los directores de] negocio, con el consejo de

administracin, con el presidente, con el tesorero, con los jefes de departamento, etc.,

sobre todo cuando muestran una variacin de importancia con respecto a los standard, a

los presupuestos o a las cifras de] perodo anterior?

9. Se tiene control presupuesta] de los costos y gastos?

10. Ha definido el consejo de administracin la poltica general con respecto a seguros y

el monto de los mismos? Se revisan peridicamente por algn funcionario responsable,

el monto y la cobertura de los seguros?


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11. Respecto a las plizas de diario:

(a) Tienen explicaciones claras y se conservan junto a ellas los comprobantes que

les dieron lugar?

(b) Estn aprobadas por un funcionario responsable?

12. Qu control ejerce la contabilidad sobre las operaciones de las sucursales?

Se hacen auditorias internas de las sucursales?

13. Se sigue la poltica de obligar a todos los empleados a tomar sus vacaciones

anuales y sus trabajos son asignados a otras personas o a otros empleados en su

ausencia?

14. Algn funcionario o empleado de responsabilidad mantiene un calendario o en

alguna otra forma control de las fechas en que deben presentarse declaraciones de

impuestos o informes especiales al gobierno y a las fechas de prescripcin de las

reclamaciones y en general un control de las fechas determinadas en que debe hacerse

alguna gestin oficial?

15. Alguno de los accionistas principales o funcionarios estn relacionados con otras

empresas con las cuales la compaa tiene negocios?


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CAJA

GENERAL :

1. Ha autorizado el Consejo de Administracin todas las cuentas bancarias?

2. Cuntas cuentas bancarias se tienen abiertas y cul es el objeto de cada una de

ellas?

3. Si hay alguna cuenta de banco que no tiene movimiento, para qu se tiene abierta?

4. Est centralizada la responsabilidad por los cobros y los depsitos de efectivo en el

menor nmero posible de personas?

5. Estn los trabajos dentro del departamento de caja separado de modo que

proporcionen el control interno mximo posible dentro del mismo departamento?

6. Estn todos los empleados que participan en los cobros, los pagos y que manipulan

efectivo y valores:

(a) Adecuadamente afianzados?

(b) Obligados a tomar vacaciones anuales?

7. Estn los empleados de otros departamentos (corno embarques, facturacin, crditos

y cobros, compras, recepcin, etc.) que pudieran estar en situacin de participar en

irregularidades que impliquen efectivo u otras formas de activo, adecuadamente

afianzados?


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8. Desempean los empleados del departamento de caja algunos de los deberes

siguientes:

(a) Preparan facturas de venta o llevan registros de venta?

(b) Manejan o tienen acceso a los libros de cuentas por cobrar; ayudan a

comprobar contra el mayor y analizar las cuentas por cobrar por su antigedad, o

participan en la preparacin y envo por correo de los estados de cuenta de los

clientes?

(c) Autorizan las concesiones o ampliaciones de crdito o aprueban los

descuentos, las devoluciones o las rebajas a los clientes?

(d) Gestionan el cobro de las partidas por cobrar o aprueban la cancelacin de las

partidas incobrables?

(e) Obtienen estados de cuenta de los bancos depositarios, tienen acceso a esos

estados o concilian las cuentas de los bancos?

(f) Tienen bajo su custodia valores o documentos por cobrar y la garanta colateral

sobre los mismos?

(g) Manejan el libro mayor o el registro de pliza?

(h) Preparan o aprueban los comprobantes de pagos?

(i) Preparan, firman o envan por correo los cheques de pagos?

(j) Firman documentos y aceptaciones por pagar?


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(k) Preparan nminas, firman cheques de nmina, o distribuyen cheques o sobres

de nmina?

(l) Tienen bajo su custodia los salarios no reclamados?

(m) Manejan los registros de los pagos de los clientes o los empleados?

(n) Tienen bajo su custodia algn inventario, o llevan registros de inventarios?

(o) Manejan una caja chica o algunos otros fondos especiales, o tienen acceso a

los mismos?

INGRESOS DE CAJA:

1. Cules son las principales fuentes de ingresos?

2. Dnde y cmo se reciben los ingresos?

3. Incluyen las entradas de caja cantidades relativamente grandes de dinero en lugar de

cheques o giros?

4. Qu clase de registro se lleva para las entradas de caja y quin lo lleva?

5. Tienen acceso al efectivo recibido otros empleados adems de los del departamento

de caja?

6. Recibe el cajero directamente de los clientes los ingresos por cobros efectuados en el

mostrador?


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7. Si se emplean para comprobar los ingresos de caja, cajas registradoras, notas de venta

de mostrador, recibidos de cobradores, etc., hace la comprobacin de los mismos un

empleado independiente del cajero?

8. Abre la correspondencia alguna otra persona distinta del cajero o de los empleados

que llevan los libros de cuentas por cobrar?

9. Prepara la persona que abre la correspondencia un registro del dinero y los cheques

recibidos, y utiliza este registro alguna otra persona independiente del cajero para verificar

el importe registrado y depositado?

10. Se depositan diariamente los ingresos de caja intactos y sin ningn retraso?

11. Retiene el cajero el control de los ingresos de caja hasta que se depositan en los

bancos?

12. Alguna persona independiente del cajero y que no tenga acceso a los registros de

caja y cuentas por cobrar, efecta peridicamente un examen por sorpresa de las partidas

que figuran en el depsito, confrontndolas con el registro de ingresos de caja y las fichas

de depsito, despus que se ha preparado ste, controlndolo hasta su entrega al banco?

13. Recibe un empleado independiente del cajero directamente de] banco un duplicado

de la boleta de depsito, sellada por el banco? Se comparan esas boletas de depsito

selladas, por partidas, con los registros de ingresos de caja?

14. Se entregan directamente a un empleado independiente del cajero las partidas de

depsito o cobro devueltas por el banco (debido a la insuficiencia de fondos, etc.)?

15. Paga el cajero cheques con el efectivo recibido?


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16. Se han dado instrucciones escritas a los bancos para que no hagan efectivo ningn

cheque a nombre de la compaa?

17. Se pasan los ingresos de caja a los libros de cuentas por cobrar tomando los datos

directamente de los avisos de cobro, en vez de las fichas de depsito?

18. Si los nombres de los clientes no pueden averiguarse fcilmente por ilegibilidad de

las firmas de las remesas recibidas (o existen otras condiciones que hacen no sea

aceptable la remesa recibida):

(a) Hace el cajero el depsito de la remesa sin ningn retraso?

(b) En caso negativo, entrega el cajero esas remesas a un empleado responsable

que no tenga acceso a los libros de caja o de cuentas por cobrar?

(c) Se controlan esas remesas no depositadas registrndolas en una cuenta

provisional como "remesas no depositadas", etc.?

(d) 0, est en vigor algn otro procedimiento que proporcione un control adecuado

de esas partidas?

19. Cuando las sucursales efectan cobranzas, se depositan esas cobranzas localmente

en una cuenta bancaria contra la que slo puede girar la oficina central?

20. Hay establecido un control contable independiente fuera del departamento del cajero

sobre los ingresos de caja diversas, como alquileres, intereses, dividendos, ventas al

contado, ventas de mercancas a empleados, ventas de desperdicios, etc.?

21. Se depositan los anticipos y depsitos recibidos de clientes lo ms pronto posible y

se contabilizan en forma adecuada?


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22. Se hacen auditoras por sorpresa (de los informes de cobro, boletas de venta,

efectivo recibido por correo y otras fuentes originales de informacin) con el fin de verificar

si todo el efectivo recibido se ha registrado y contabilizado correctamente?

PAGOS :

1. Qu clase de registro de pagos se lleva y quin lo lleva?

2. Se hacen por medio de cheques todos los pagos, salvo los de caja chica?

3. Se numeran previamente los cheques y se usa papel especial? (En Mxico los

cheques normalmente los proporcionan los bancos previamente numerados y en papel

especial.)

4. Se emplea una Mquina protectora de cheques?

5. Se mutilan o cancelan los cheques anulados para impedir que vuelvan a usarse y se

adhieren al talonario respectivo?

6. En lo que respecta a los talonarios de cheques en blanco:

(a) Se tienen en un lugar seguro?

(b) Son accesibles solamente a las personas autorizadas para preparar cheques y

giros?

7. Se prepara una copia de] cheque o se hace un registro del cheque simultneamente a

su preparacin?

8. Se hacen los pagos solamente basndose en comprobantes aprobados con la

documentacin original de soporte adjunta?


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9. Revisan los documentos en que se basan los comprobantes y las aprobaciones de los

mismos las personas autorizadas para firmar los cheques en el momento de firmarlos?

10. Se hace la anotacin del pago en los documentos correspondientes para impedir el

pago duplicado? En caso afirmativo, Cmo, cundo y quin hace la anotacin?

11 - Quines son las personas autorizadas para firmar los cheques? (Hgase una lista

de los nombres y de los puestos que ocupan.)

12. Necesitan dos firmas todos los cheques que representen desembolsos de fondos en

general? En caso negativo, Por qu se considera esto innecesario?

13. Existen limitaciones a los importes de los cheques firmados por una sola persona?

14. Designa el consejo de administracin las personas que podrn firmar cheques?

15. Qu procedimientos se han adoptado para asegurarse que los nombres de los -

funcionarios autorizados para firmar cheques que dejan de trabajar en el negocio o son

cambiados para desempear otras funciones dentro de la expresa incompatibles con la

firma de cheques, no continan en los registros del banco como personas autorizadas

para firmar cheques?

16. Existe suficiente independencia entre las personas autorizadas para proporcionar

una proteccin adecuada?

17. Si se emplea algn aparato mecnico para firmar los cheques, est la matriz de la

firma bajo un control adecuado?

18. Firma alguna de las personas autorizadas, o ambas, alguna vez cheques en blanco?


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19. Alguna persona autorizada para firmar cheques tiene alguno de los deberes

siguientes:

(a) Abre la correspondencia o hace una lista de los ingresos de caja recibidos por

correo?

(b) Acta como cajero o tiene acceso a los ingresos de caja?

(c) Prepara la conciliacin de las cuentas de los bancos?

(d) Prepara o revisa los comprobantes?

(e) Tiene bajo su custodia la caja chica u otros fondos especiales?

20. Quin tiene acceso a los cheques despus de firmados y quin los deposita en el

correo o entrega a los proveedores?

21. Se expiden alguna vez cheques pagaderos a:

(a) Funcionarios o empleados (que no sean por remuneracin, gastos de viaje,

reposicin de fondos de la caja chica, etc.) en el entendimiento de que el dinero se

emplear para fines de la compaa?

(b) Caja, el portador o a un beneficiario semejante que hace el cheque pagadero al

portador?

(c) Algn otro beneficiario cuando s quiere ocultar el nombre del verdadero

beneficiario?


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CAJA CHICA:

1. Se hacen los pagos menores por medio de fondo fijo reembolsable contra entrega de

comprobantes?

2. Se mezclan los ingresos de caja con el fondo de caja chica?

3. Recae en una sola persona la responsabilidad por cada fondo?

4. Estn los pagos de caja chica soportados por documentos debidamente aprobados?

5. Se comprueban en el momento del reembolso los documentos que sirven de apoyo a

los pagos de la caja chica?

6. Cuando se reponen los fondos de la caja chica, se cancelan con el sello de -

"PAGADO" (y la fecha) los comprobantes para evitar el pago duplicado?

7. Se expiden los cheques para reponer el fondo de caja chica a la orden de la persona

que tiene a su cargo la custodia de la misma?

8. Si el fondo de caja chica est representado en parte por una cuenta bancaria:

(a) Se ha notificado al banco que no debe aceptar para su depsito en la cuenta

ningn cheque pagadero a la compaa?

(b) Se depositan alguna vez en ese cuenta ingresos por cobros?

9. Existe algn limite al importe de cualquier cheque expedido sobre la cuenta bancaria

de la caja chica? En caso afirmativo, se indica el hecho claramente en el anverso de]

cheque?


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10. Se concilia la cuenta bancaria de la caja chica por un empleado independiente del

encargado de su custodia?

11 . Se pagan cheques de particulares con dinero del fondo? En caso afirmativo, Se

necesita autorizacin? A nombre de quin se hacen pagaderos? Cmo se obtiene su

reembolso?

12. Se hacen anticipos de salarlos y sueldos con dinero del fondo? En caso afirmativo,

se exigen las mismas aprobaciones que si el anticipo se hiciera por medio de un

cheque?

13. Se revisan los fondos de caja chica mediante recuentos frecuentes y por sorpresa

por algn auditor interno y otra persona independiente?

CONCILIACION DE CUENTAS BANCARIAS:

1. Se hacen las conciliaciones en el departamento de contabilidad o en el de auditora

(en lugar de hacerlas en el departamento de tesorera o en el de caja) por empleados que

no participan en el recibo o desembolso de efectivo y que no sean personas autorizadas

para firmar cheques?

2. Los estados de las cuentas bancarias son obtenidos por la persona que hace las

conciliaciones, directamente del banco o de la oficina encargada de recibir la

correspondencia?

3. Incluye el procedimiento de conciliacin:

(a) La comparacin de los cheques pagados con el libro de caja para verificar el

nmero y el importe? (1).

(b) Examen de las firmas y endosos, y los cheques endosados incorrectamente se

devuelven a los bancos para correccin del endoso? (2)


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(c) Revisin de cheques cancelados?

(d) La verificacin de la secuencia numrica de los cheques?

(f) la comprobacin de los detalles que aparecen en los duplicados de las fichas de

depsito selladas y obtenidas directamente de los bancos, confrontndolas con los

detalles correspondientes en los registros de ingresos de caja?.

(g) Se investigan los traspasos entre bancos para ver si se han realizado sin una

demora excesiva y que la transaccin se ha registrado correctamente en las

cuentas de los dos bancos?

4. Por lo que respecta a los cheques no presentados al cobro durante un perodo

excesivamente largo:

(a) Se han investigado esos cheques (por correspondencia con el beneficiarlo,

etc.)?

(b) Se ha detenido el pago y se ha hecho un asiento reingresando esas partidas a

caja?

5. Se revisa minuciosamente la conciliacin cada mes por un funcionario o un empleado

responsable?

(1) En Mxico los bancos no acostumbran devolver los cheques pagados y debe

sustituirse este procedimiento con la comparacin de los nmeros de cheques segn

estado de cuenta del banco, con los registros de la compaa.

(2) Procedimiento no aplicable en Mxico debido a que los bancos no devuelven los

cheques pagados.


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EMBARQUE, FACTURACION Y CUENTAS POR COBRAR

EMBARQUE Y FACTURACION:

1. lndquense los procedimientos seguidos desde el momento en que se recibe el pedido

del cliente, pasando por operaciones de aceptacin, embarque y facturacin.

2. Se revisan y aprueban los pedidos de los clientes antes de ser aceptados?

(a) Por el departamento de ventas o el de pedidos, para comprobar las condiciones

de venta y la disponibilidad de las mercancas?

(b) Por el departamento de crdito, para juzgar el riesgo?

3. Qu documento se entrega al departamento de embarques para autorizar el envo de

las mercancas? Estn previamente numerados estos documentos y se lleva control de

los nmeros?

4. Qu registros se llevan en el departamento de embarques?

5. Qu medidas se adoptan para evitar embarques o salidas de mercancas no

autorizadas o no contabilizadas?

6. Tienen acceso a los almacenes los empleados del departamento de embarques?

7. Cmo se reciben y se notifican las devoluciones de mercancas?

8. Cmo se hace la facturacin?


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9. Est el departamento de facturacin completamente separado del departamento de

cuentas por cobrar y del departamento de embarque?

10. Se emplean facturas previamente numeradas y se lleva un control de ellas?

11. Confronta el departamento de facturacin todas las facturas de ventas:

(a) con los registros originales de pedidos para ver si todos los pedidos se han

despachado?

(b) con los registros del departamento de embarques (documentos de embarque ,

etc.) para ver si se han facturado todos los embarques?

12. Qu auditoria interna se hace de la exactitud de las facturas y de los precios

cargados en ellas?

13. Se envan las facturas por correo directamente a los clientes, por el departamento de

facturacin?

14. Se acumulan en el departamento de facturacin las cifras de control de ventas para

pasarse al libro mayor?

15. Qu comprobacin se hace de las rebajas por fletes?

REGISTROS DE CUENTAS POR COBRAR:

1. Qu sistema se usa para los registros detallados de cuentas por cobrar (manuscritos,

archivo de las facturas pendientes, I.B M., mquinas de contabilidad (ndquese la marca),

etc. )

2. Cuntas clases de cuentas por cobrar hay?


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3. Cuntos libros se llevan? Cmo estn divididos? (por clases, alfabticamente por

territorios, etc.)?

4. Cules son las condiciones de pago concedidas a los clientes?

5. Se proporcionan a los clientes estados de cuentas peridicos?

(a) Con qu frecuencia?

(b) Como se preparan?

(c) Son transcripciones de las partidas pendientes solamente?

(d) Se emplea la facturacin en serie? En caso negativo, sera aplicable?

6. Cules son las fuentes utilizadas para los pases a las cuentas individuales?

7. Tienen los empleados que llevan los libros de cuentas por cobrar alguno de los

siguientes deberes:

(a) Autorizar la extensin de crdito, o aprobar los descuentos, las devoluciones o

las rebajas a los clientes?

(b) Gestionar el cobro de las cuentas por cobrar o autorizar la cancelacin de las

cuentas incobrables?

(e) Manejar o registrar efectivo?

(d) Preparar facturas de venta o llevar registros de venta?


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8. Se hace peridicamente una rotacin de libros o grupos de cuentas entre los

empleados encargados de los auxiliares de cuentas por cobrar?

9. Se llevan cuentas de control independientes fuera de la seccin de cuentas por

cobrar?

10. Se basan esas cuentas de control en cifras de control (facturas, cobros, notas de

crdito, etc.) obtenidas directamente de las fuentes originales?

11. Se concilian peridicamente los auxiliares con los controles independientes?

12. Existe algn programa de auditora interna? En caso afirmativo, descrbase

13. Las relaciones detalladas y los anlisis de las cuentas por su antigedad son

revisadas por otros empleados peridicamente?

14. Se confrontan peridicamente los estados de cuenta mensuales enviados a los

clientes con los libros, se concilian con los controles, y se envan por correo a los clientes,

por empleados distintos de los que llevan los libros respectivos?

15. Se hacen peridicamente pruebas selectivas de los saldos de los clientes por medio

de circulares enviadas por alguna persona que no tenga acceso a los registros de cuentas

por cobrar o de caja?

16. Revisa los asientos en las cuentas que reflejan anticipos a los empleados, algn

empleado autorizado independientemente del que lleva dichas cuentas?


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CREDITOS Y COBROS:

1. En lo que respecta a la concesin de crdito a los clientes:

(a) Qu aprobaciones son necesarias?

(h) Se establece el importe del crdito que puede concederse a cada cliente sin la

aprobacin especifica del departamento de crdito?

(c) Se indican esos limites del crdito en los auxiliares de cuentas por cobrar?

2. Es el departamento de crdito (o el departamento de cobros) independiente de los

empleados que llevan los auxiliares de cuentas por cobrar, y verifica el trabajo de stos?

3. Est el departamento de crdito completamente separado de:

(a) El departamento de ventas?

(b) El departamento de caja

4. Se avisa a los clientes cuando llegan a tener saldo acreedor en su cuenta?

5. Es necesaria la aprobacin del departamento de crdito para pagar los saldos

acreedores de los clientes?

6. Son las notas de crdito por devoluciones, rebajas, ajustes, etc.:

(a) Controladas por medio de formas previamente numeradas?

(b) Autorizadas o aprobadas por empleados responsables que no tienen acceso a

la caja?

(c) Amparadas en el caso de mercancas devueltas, por boletas de recepcin

firmadas?


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7. Las rebajas por descuentos que violen las condiciones regulares de ventas son

autorizadas especficamente por un funcionario?

8. Cul es el procedimiento para gestionar el cobro de las cuentas por cobrar?

9. Revisa peridicamente un funcionario las cuentas vencidas?

10. Aprueba un funcionario las cancelaciones de cuentas incobrables y las concesiones

de ajustes por crditos a las cuentas?

11. Se hacen pruebas selectivas de las cuentas incobrables canceladas por medio de

cartas de conformidad en la fecha de su cancelacin y peridicamente con posterioridad?

12. Qu control existe sobre las cuentas incobrables despus de que se han cancelado?

CUENTAS MISCELANEAS POR COBRAR:

1 - Se tienen registros adecuados en la contabilidad para controlar las cuentas varias por

cobrar tales como:

(a) Reclamaciones por fletes.

(b) Reclamaciones por seguros

(c) Otras reclamaciones

(d) Ventas de desperdicio

(e) Ventas de equipo y maquinaria


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(f) Ingresos por regalas y rentas

(g) Etctera


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DOCUMENTOS POR COBRAR

1. Cul es el origen de los documentos?

2. Dnde estn los documentos y el colateral, si existe?

3. La persona que tiene bajo su custodia los documentos y el colateral es independiente

del cajero y del contador?

4. Se lleva un registro de documentos?

5. Se concilia peridicamente el auxiliar con el control?

6. Estn anotados los pagos parciales en el reverso de los documentos?

7. Cul es la norma de la compaa en lo que respecta a la contabilizacin de los

intereses acumulados o cobrados sobre los documentos?

8. Se confirman peridicamente por la compaa con sus clientes?

9. Se lleva un registro de documentos descontados que muestre el pasivo contingente

que implican?

10. Estn autorizados por un funcionario responsable los documentos, las

modificaciones a los mismos y las renovaciones?

11. Son autorizadas por un funcionario responsable las cancelaciones de saldos por

documentos incobrables y los crditos por descuentos concedidos?


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12. Qu control se ejerce sobre los documentos incobrables despus de que han sido

dados de baja?

INVERSIONES EN VALORES

1. Lleva el departamento de contabilidad un registro de cada valor, incluyendo los

nmeros de los certificados?

2. Estn los valores a nombre de la compaa?

3. Autoriza regularmente el consejo de administracin las transacciones con valores?

4. Dnde se tienen los valores?

5. Si los tiene la compaa en su poder, los guarda bajo una proteccin adecuada, con

preferencia en cajas de seguridad?

6. Es necesario que est presente ms de una persona para abrir la caja de seguridad y

son esas personas independientes del mantenimiento de los registros?

7. Si los valores estn en custodia, se inspeccionan o se confirman peridicamente?

8. Cul es la forma en que se contabilizan los intereses y dividendos?

9. Existen registros apropiados que aseguren adecuada y rpidamente el cobro de los

dividendos o intereses?

10. Se mantiene un control contable independiente sobre los valores ajenos

custodiados por cuenta de otros y sobre los ingresos procedentes de los mismos?


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11. Se requiere autorizacin de un funcionario responsable para cualquier modificacin a

las estipulaciones de los valores, cancelacin de valores no productivos, relevo o

aceptacin de fiadores o garantas colaterales, y en general cualquier traslado fsico de

los valores?

12. Existe un adecuado control contable sobre aquellos valores que han sido can-

celados o se les ha creado una reserva total? Se hacen esfuerzos peridicos para lograr

su posible realizacin?


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INVENTARIOS

1. Cules son los principales productos de la compaa?

2. Describa de una manera general los procedimientos de fabricacin

3. Describa de una manera general el sistema de costos empleado y la base utilizada

para valuar los inventarios.

4. Se han tomado en cuenta todos los elementos directos e indirectos de los costos para

determinar el sistema y las bases de valuacin de inventarlos?

5. Si existe la posibilidad de que ocurran prdidas de inventarios sin que sean reportadas

por mermas en tiendas, daos, etc. , qu reservas se han creado en los libros para

cubrirlas?

6. Cmo se contabilizan los traspasos o ventas de una planta a otra o entre compaas

afiliadas?

7. Dnde estn situados los inventarios?

8. Cules son las principales partidas de los inventarios?

9. Qu clasificaciones del inventario se llevan en las cuentas?

10. Se llevan cuentas apropiadas de control y de subcontrol por sitios y por clases de

partidas?


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11.- Qu procedimientos se emplean para contar, inspeccionar e informar sobre las

mercancas recibidas?

12. Qu mtodo se usa para contar los artculos e informar sobre el movimiento de los

mismos de una operacin a otra durante el proceso de fabricacin y cundo entran en el

almacn despus de su terminacin?

13. Registros de inventario perpetuo:

(a) Se mantienen registros de esta ndole?

(b) Se muestran los importes y las cantidades y los precios?

(c) En caso afirmativo, se prueban regularmente con los controles?

(d) Se ajustan a los recuentos fsicos continuos o peridicos?

(e) Si es as, se contabilizan estos ajustes en el mayor?

14. Se almacenan las existencias de una manera ordenada y sistemtica para facilitar la

manipulacin, el recuento y la localizacin de los artculos?

15. Qu medidas se adoptan para impedir las salidas, las entregas o los embarques, sin

la presentacin de solicitudes apropiadas o sin ser registradas?

16. Todas las salidas de almacn estn soportadas por requisiciones autorizadas

algn documento equivalente?

17. Son firmadas de recibido las requisiciones de materiales?


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18. Son las siguientes clases de inventarios objeto de un control en contabilidad?

(a) Consignaciones

(b) Materiales en poder de abastecedores, contratistas, etc.?

(c) Materiales o mercancas en bodegas?

(d) Mercancas embarcadas por medio de simples notas de remisin?

19. Estn las mercancas en existencia, que no son propiedad de la compaa

(mercancas de clientes, mercancas recibidas en consignacin, etc. ), fsicamente

separadas y son objeto de un control en contabilidad?

20. Se comprueban fsicamente peridicamente los inventarlos de mercancas

depositadas en almacenes pblicos?

21. Inventarios fsicos:

(a) Se hacen recuentos fsicos completos una vez por ao cuando menos?

(b) Cundo se hacen los recuentos fsicos?

(c) Existen instrucciones escritas adecuadas para los recuentos?

(d) Se emplean tarjetas previamente numeradas y se tiene un control sobre las

mismas?

(e) Se hacen dobles comprobaciones o recuentos, por lo menos cuando las

variaciones con respecto al inventario perpetuo son importantes?


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(f) Hacen los recuentos empleados distintos de los que son responsables de la

custodia de las mercancas de que se trate?

(g) Se toman medidas para el corte adecuado en los embarques, produccin

compras, etc.?

(h) Se investigan minuciosamente los sobrantes y los faltantes importantes?

22. Proporcionan los procedimientos empleados para anotar, valuar y calcular los

inventarios detallados (compilados partiendo de recuentos fsicos de registros perpetuos

comprobados por medio de recuentos peridicos o continuos) una revisin y una

comprobacin suficientes para asegurar la exactitud?

23. Aprueba algn empleado responsable por escrito los ajustes hechos en los registros

perpetuos basados en los inventarios fsicos?

24. Qu medida se adopta para la revisin sistemtica y el ajuste de las mercancas con

existencia excesivas y para las partidas obsoletas o de movimiento lento?

25. Qu procedimientos se tienen implantados de modo que los inventarios cancelados

en las cuentas como obsoletos no se:

(a) Vuelvan a descargar de las cuentas si posteriormente se venden o usan?

(b) Incluyan en los inventarios subsecuentes?

26. Qu procedimientos se siguen con respecto a:

(a) Contabilizacin del desperdicio?

(b) Control fsico del desperdicio?


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(c) Certeza de que las ventas de desperdicio son correctamente contabilizadas?

27. Cul es la norma de la compaa en lo que respecta a tener aseguradas sus

existencias? Se ajusta rpidamente la cobertura de] seguro cuando ocurren cambios

importantes en los inventarlos?


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DOCUMENTOS POR PAGAR Y DEUDA A LARGO PLAZO

1. Autoriza el consejo de administracin la peticin de prstamos?

2. Se mencionan concretamente en las actas, los bancos y otros acreedores a los cuales

se pueda hacer solicitud de prstamos?

3. Se mencionan concretamente en las actas, los funcionarios con poderes para

concretar prstamos?

4. Qu restricciones existen en los convenios relacionados con los prstamos que

tengan importancia desde el punto de vista de la contabilidad?


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CAPITAL SOCIAL

1. Emplea la compaa agentes independientes para el registro y el traspaso de las

acciones?

2. En caso negativo:

(a) Descrbase el procedimiento de la compaa para manipular los traspasos de

acciones.

(b) Se lleva un registro de accionistas para mostrar las acciones en circulacin? 0

bien, se indica esto solamente en los talones de los certificados?

(c) Quin est encargado de la custodia de los certificados no emitidos?

(d) Se cancelan pronta y eficazmente los certificados devueltos?

3. Emplea la compaa un agente independiente para el pago de dividendos?

4. En caso negativo, indquese los procedimientos seguidos para preparar y enviar por

correo los cheques por dividendos y para contabilizar los cheques por dividendos no

reclamados.

5. Qu restricciones existen de importancia contable en las estipulaciones relacionadas

con las diferentes clases de acciones?


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PLANTA Y EQUIPO

1. Dnde estn ubicados los bienes?

2-Describa brevemente los bienes

3. Se llevan cuentas de control apropiadas por ubicaciones y por clases de bienes?

4. Cules son las normas que rigen la distincin entre los gastos que hay que capitalizar

y los que hay que cargar a reparaciones y mantenimiento?

5. Se lleva un control sobre las adiciones al activo fijo a travs de un sistema regular de

autorizaciones?

6. Si las adiciones al activo fijo no son previamente autorizadas, los aprueba

posteriormente el consejo de administracin o uno o varios funcionarios?

7. Se mantiene un sistema de rdenes de trabajo para registrar todos los cargos

aplicables a cada obra?

8. Se llevan registros detallados de tarjetas o en forma de libros que muestren las

partidas individuales de terreno, edificios, maquinaria y equipo distinto de las

herramientas, los moldes, los modelos y otras partidas pequeas anlogas?

9. Concuerdan los registros detallados con los controles y con el mayor?

10. Se hacen comprobaciones peridicas de las existencias fsicas comparando las

partidas que aparecen en los registros detallados con las que estn en servicio?


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11. Si no se llevan registros detallados de los bienes, Cmo es posible saber que las

cuentas reflejan los bienes en servicio?

12. Qu medidas se adoptan para informar sobre las partidas retiradas o abandonadas?

13. Qu control se mantiene sobre las partidas retiradas o abandonadas para asegurar

que se informe sobre las ventas de las mismas?

14. Qu control se ejerce sobre las herramientas, los moldes, los modelos y otras

partidas pequeas semejantes?

15. Qu norma se sigue en lo que respecta a los bienes totalmente depreciados?

(a) Se dan de baja cuando llegan a estar totalmente depreciados? En caso

afirmativo, a cunto ascienden stos?

(b) Se siguen llevando en las cuentas hasta que se retiran del servicio?

16. Cul es la poltica de la compaa en lo que respecta a seguros sobre los bienes?


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COMPRAS, RECEPCIONES Y CUENTAS POR PAGAR

COMPRAS DE MATERIALES Y ABASTECIMIENTOS:

1. Dnde y quin hace las compras?

2 - Es la compra una funcin debidamente separada de la contabilidad ( incluyendo los

registros de inventario perpetuo), la recepcin y los embarques?

3. Se hacen las compras solamente basndolas en solicitudes firmadas por personas

autorizadas (como los jefes de departamento)?

4. Se preparan pedidos adecuados para todas las compras?

5. Indican los pedidos las condiciones de pago y los precios?

6. Los pedidos son numerados previamente y se lleva un control de ellos?

7. Cuntas copias se preparan del pedido y qu distribucin se les da?

8. Se hacen compras exclusivamente a vendedores o proveedores incluidos en las listas

de los mismos aprobadas por el tesorero o algn otro departamento independiente del de

compras?

9. Revisa peridicamente el departamento de contabilidad, o el auditor interno, los

precios pagados por las mercancas para ver si esos precios no son superiores a los

corrientes del mercado?


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10. Si se necesitan aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase,

cantidad y otras limitaciones, verifica esas aprobaciones el departamento de contabilidad

o el auditor interno?

11. Pasan las facturas de los proveedores por el departamento de compras? (Por lo

general, esto no es conveniente). En caso afirmativo, que uso se hace de ellas, o qu

funciones se cumplen con respecto a ellas?

RECEPCION :

1. Existe en cada planta o local un punto central para la recepcin de mercancas?

2. Se exige que todas las mercancas, los materiales y los suministros que llegan pasen

por este punto central de recepcin?

3. Se suministran al departamento de recepcin copias de todos los pedidos?

4. En caso afirmativo, Se omiten las cantidades con el fin de asegurar que se haga un

recuento efectivo de las cantidades recibidas?

5. Se preparan informes de recepcin firmados por todas las mercancas recibidas?

6. Estn numerados previamente los informes de recepcin y se queda el departamento

de recepcin con una copia de cada informe o se lleva un registro permanente?

7. Cuntas copias del informe de recepcin se preparan, y qu distribucin se les da?

8. Qu medidas se adoptan para inspeccionar o comprobar las especificaciones y la

calidad de las mercancas recibidas?


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CUENTAS POR PAGAR:

1. Mantiene la compaa:

(a) Un sistema de plizas (con un registro de plizas)?

(b) Un sistema de cuentas por Pagar (con un registro de facturas y un libro de

cuentas por pagar)?

2. Recibe el departamento de contabilidad directamente, de la oficina encargada de

recibir el correo, las facturas de los acreedores?

3. Se lleva un control de las facturas inmediatamente despus de recibirlas?

4. Se retienen las facturas en el departamento de contabilidad, o se envan a otros

departamentos para su aprobacin?

5. Se revisan las facturas en el departamento de contabilidad, en lugar de hacerlo en el

departamento de compras o en el de tesorera?

6. Incluye esa revisin:

(a) La comprobacin de las multiplicaciones y las sumas?

(b) la verificacin de la distribucin de los cargos?

(c) la comprobacin de la cantidad, calidad, precios y las condiciones de pago

mediante la confrontacin con los pedidos, las boletas de recepcin, los informes

de inspeccin, etc.?


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(d) La comprobacin de las facturas de fletes confrontndolas con los pedidos, las

facturas de venta, etc.?

(e) La verificacin de las facturas de gastos segn aprobacin de las personas

designadas ?

7. Se adjuntan a los comprobantes los documentos que les sirven de base y se archivan

con ellos?

8. Aprueban en debida forma personas autorizadas los comprobantes para su pago?

9. Se concilian regularmente los comprobantes pendientes de pago con el control del

mayor?

10. En que orden se archivan los comprobantes?

11. Existe un ndice cruzado de los comprobantes llevado alfabticamente (registro de

tarjetas, o archivo alfabtico de las bolsas que contienen los duplicados de los

comprobantes)?

12. Se pone claramente en duplicados de las facturas recibidas de los proveedores el

sello "DUPLICADO" o se identifican de alguna otra manera para impedir el pago

duplicado?

13. Se concilian regularmente con el pasivo registrado los estados de cuenta recibidos

de los acreedores?

14. Maneja el departamento de crdito los saldos deudores?

15. Se aprovechan los descuentos concedidos por los proveedores?

16. En lo que respecta a los embarques parciales de los proveedores:


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(a) Se mantiene un control que indique claramente en el pedido de compra,

informacin sobre el pago de los mismos para evitar el pago duplicado el

completarse el pedido?

(b) Existen algunos otros procedimientos para evitar pagos duplicados sobre

recibos parciales?

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