SISTEMATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN UNIVERSITARIA Edificio Administrativo 1 piso Telfonos: 58-0274-2401998 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA DIRECCIN DE FINANZAS Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: AUTORIDADESUNIVERSITARIAS AUTORIDADES UNIVERSITARIAS Lster Rodrguez Herrera RECTOR Humberto Ruiz VICERRECTOR ACADMICO Mario Bonucci VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Nancy Rivas de Prado SECRETARIA Jess Caldern Director de la Direccin de Servicios deInformacin Administrativa (DSIA) MERIDA, DICIEMBRE2006

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: ELABORACIN EQUIPO DE TRABAJO DISEO Y ELABORACIN DE: Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO PERSONAL COLABORADORES Funcionarios (as) del Departamento de Contabilidad PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LAEJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS. COORDINACIN Y ASESORIA Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMREZ Especialista Organizacional de la DSIA

MRIDA, DICIEMBRE 2006

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/7 Materia:SISTEMADECONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL 1.INTRODUCCIN2.ANTECEDENTES HISTORICOS 3.ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Organigrama de la Direccin de Finanzas. Organigrama del Departamento de Contabilidad. Organigrama Funcional del Departamento de Contabilidad. 4.MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS 5.DIRECTORIO 6.MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO 7.MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO 8.MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio. Cadena de Valor del Sistema de Negocio. rbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales). rbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo). Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en el Departamento de Contabilidad. 9.PROCESO 1: REGISTRO ndice del Proceso. Diagrama de Proceso de Registro. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro. Informacin General del Proceso de Registro. sub-Proceso: Ingreso. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos de Ingresos. Procedimiento1.1.1:Recepcin,DistribucinyRegistrodelosMovimientosde Ingresos. DiagramadeActividades1.1.2:AperturaoModificacindeCuentasporCobrar.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/7 Materia:SISTEMADECONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL Procedimiento 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar. Diagrama de Actividades 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada. Procedimiento 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada. Diagrama de Actividades 1.1.4: Revisin y Emisin de Solvencias Administrativas y/o Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales. Procedimiento1.1.4:RevisinyEmisindeSolvenciasAdministrativasy/o Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales. Diagrama de Actividades 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.Procedimiento 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos. Diagrama de Actividades 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste. Procedimiento 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste. Sub-Proceso: Egreso. Procedimientos: DiagramadeActividades1.2.1:Recepcin,Distribucin,RevisinyRegistrodelos Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados. Procedimiento1.2.1:Recepcin,Distribucin,RevisinyRegistrodelos Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados. DiagramadeActividades1.2.2:DesincorporacindeBienesMueblesdelPatrimonio Universitario. Procedimiento1.2.2:DesincorporacindeBienesMueblesdelPatrimonio Universitario. Diagrama de Actividades 1.2.3: Recepcin y Distribucin de Notas de Dbito y Nota de Crdito Bancarios. Procedimiento1.2.3:RecepcinyDistribucindeNotasdeDbitoyNotade Crdito Bancarios. Diagrama de Actividades 1.2.4: Solicitud y Recepcin de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago. Procedimiento A: Solicitud de Formato (CP-OP) de Control Presupuestario Orden de Pago.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/7 Materia:SISTEMADECONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL ProcedimientoB:RecepcindeFormato(CP-OP)deControlPresupuestario Orden de Pago. Diagrama de Actividades 1.2.5: Revisin de las Rendiciones de Gastos de Fondos en Anticipos e Ingresos Propios. Procedimiento1.2.5:RevisindelasRendicionesdeGastosdeFondosen Anticipos e Ingresos Propios. Sub-Proceso: Revisin y Anlisis. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas. Procedimiento1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas. Diagrama deActividades1.3.2:AnlisisdelasCuentas Contables Obraren Proceso, Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores. Procedimiento1.3.2:AnlisisdelasCuentasContablesObrarenProceso, Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores. Sub-Proceso: Actualizacin de las Tablas. Procedimientos: DiagramadeActividades1.4.1:ActualizacindelaTabladeConversindeCdigos de Gastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables. Procedimiento1.4.1:ActualizacindelaTabladeConversindeCdigosde Gastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables. DiagramadeActividades1.4.2:ActualizacindelaTabladeConceptosde Deducciones de las Nminas. Procedimiento 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las Nminas. Diagrama de Actividades 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a Tesorera. Procedimiento1.4.3:ActualizacindelaTabladeConceptosdeIngresosa Tesorera.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/7 Materia:SISTEMADECONTABILIDAD Asunto: INDICEDEL MANUAL 10. PROCESO 2: ANALISIS Y CONCILIACIN ndice del Proceso. Diagrama de Proceso de Anlisis y Conciliacin. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Anlisis y Conciliacin. Informacin General del Proceso de Anlisis y Conciliacin. Procedimientos: Diagrama de Actividades 2.1: Anlisis de Cuentas del Pasivo. Procedimiento 2.1: Anlisis de Cuentas del Pasivo. Diagrama de Actividades 2.2: Elaboracin de Asientos de Ajuste. Procedimiento 2.2: Elaboracin de Asientos de Ajuste. Diagrama de Actividades 2.3: Comparacin entre el Reporte del Auxiliar Analtico y el Reporte de Movimiento Bancario. Procedimiento 2.3: Comparacin entre el Reporte del Auxiliar Analtico y el Reporte de Movimiento Bancario. Diagrama de Actividades 2.4: Elaboracin de Estados de Conciliacin Bancaria. Procedimiento 2.4: Elaboracin de Estados de Conciliacin Bancaria. 11. PROCESO 3: ARCHIVO ndice del Proceso. Diagrama de Proceso de Archivo.Diagrama de Jerarqua de Proceso de Archivo. Informacin General del Proceso de Archivo. Procedimientos: Diagrama de Actividades 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes. Procedimiento 3.1: Archivo de Asientos Contables y sus Soportes. DiagramadeActividades3.2:RecepcinyArchivodelaInformacinContableyde Nmina a travs de Medios Magnticos Procedimiento 3.2: Recepcin y Archivo de la Informacin Contable y de Nmina a travs de Medios Magnticos DiagramadeActividades3.3:RecepcinyArchivodeComprobantesdeCheques.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 5/7 Materia:SISTEMADECONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL Procedimiento 3.3: Recepcin y Archivo de Comprobantes de Cheques. DiagramadeActividades3.4:RecepcinyArchivodeTicketsdeUnidadesde Produccin. Procedimiento 3.4: Recepcin y Archivo de Tickets de Unidades de Produccin. Diagrama de Actividades 3.5: Bsqueda de Documentos para Fines de Jubilacin solicitada por la Direccin de Personal, OAP y a Ttulo Personal. Procedimiento 3.5: Bsqueda de Documentos para Fines de Jubilacin solicitada por la Direccin de Personal, OAP y a Ttulo Personal. Diagrama de Actividades 3.6: Bsqueda de Documentos solicitados por la Unidad de Auditoria Interna. Procedimiento3.6:BsquedadeDocumentossolicitadosporlaUnidadde Auditoria Interna. Diagrama de Actividades 3.7: Depuracin de Archivos Contables. Procedimiento 3.7: Depuracin de Archivos Contables. 12. PROCESO 4: REGISTRO EN FORMATO ndice del Proceso. Diagrama de Proceso de Registro en Formato.Diagrama de Jerarqua de Proceso de Registro en Formato. Informacin General del Proceso de Registro en Formato. Procedimientos: DiagramadeActividades4.1:RegistrarenlosFormatosFinancieros-Contablesdel Instructivo Nmero 07 la Informacin de la Ejecucin financiera y Presupuestaria. Procedimiento 4.1: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Nmero 07 la Informacin de la Ejecucin financiera y Presupuestaria. DiagramadeActividades4.2:RegistrarenlosFormatosFinancieros-Contablesdel Instructivo Nmero 19 la Informacin del Proyecto del Presupuesto Anual. Procedimiento 4.2: Registrar en los Formatos Financieros-Contables del Instructivo Nmero 19 la Informacin del Proyecto del Presupuesto Anual.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/7 Materia:SISTEMADECONTABILIDAD Asunto: INDICE DEL MANUAL 13. PROCESO 5: CIERRE CONTABLE ndice del Proceso. Diagrama de Proceso de Cierre Contable.Diagrama de Jerarqua de Proceso de Cierre Contable. Informacin General del Proceso de Cierre Contable. Procedimientos: Diagrama de Actividades 5.1: Cierre Contable Mensual. Procedimiento 5.1: Cierre Contable Mensual. Diagrama de Actividades 5.2: Cierre Contable Anual. Procedimiento 5.2: Cierre Contable Anual. 14. PROCESO APOYO 1: APOYO DE SERVICIOndice del Proceso. Diagrama de Proceso de Apoyo de Servicio. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo de Servicio. Procedimientos: DiagramadeActividadesPA-1.1:ServiciodeLimpiezaenlasInstalacionesInternas del Departamento de Contabilidad. ProcedimientoPA-1.1:ServiciodeLimpiezaenlasInstalacionesInternasdel Departamento de Contabilidad. 15. PROCESO APOYO 2: APOYO SECRETARIALndice del Proceso. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Apoyo Secretarial. Procedimientos: Diagrama de Actividades PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia. Procedimiento PA-2.1: Control de Entrada de Correspondencia. Diagrama de Actividades PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 7/7 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:INDICE DEL MANUAL Procedimiento PA-2.2: Control de Salida de Correspondencia. Diagrama de Actividades PA-2.3: Solicitud, Recepcin y Distribucin de los Materiales y Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes. ProcedimientoA:SolicitudyRecepcindelosMaterialesySuministrosdel Departamento de Contabilidad. Procedimiento B: Distribucin de los Materiales y Suministros del Departamento de Contabilidad. Diagrama de Actividades PA-2.4: Control de Asistencia. Procedimiento PA-2.2: PA-2.4: Control de Asistencia. 16. PROCESO APOYO 3: ASISTENCIA EN CONTABILIDADndice del Proceso. Diagrama de Proceso de Asistencia en Contabilidad. Diagrama de Jerarqua de Proceso de Asistencia en Contabilidad. Procedimientos: DiagramadeActividadesPA-3.1:EmisindeSolvenciasAdministrativasalos Estudiantes para Grados, Retiro o Cambio de Opcin. ProcedimientoPA-3.1:EmisindeSolvenciasAdministrativasalosEstudiantes para Grados, Retiro o Cambio de Opcin. DiagramadeActividadesPA-3.2:EmisindeSolvenciasAdministrativaspara Solicitud de Notas Certificadas. ProcedimientoPA-3.2:EmisindeSolvenciasAdministrativasparaSolicitudde Notas Certificadas. 17. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES Modelo Actor Rol. Modelo Rol Actividad. Matriz Actores Procesos. 18. GLOSARIO DE TRMINOS 19. ANEXOS Formatos Planillas Utilizados en el Departamento de Contabilidad.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/3 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:1. INTRODUCCIN El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos, es una contribucin que le permitir al Departamento de Contabilidad de la Direccin de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar con unapoyoactualizadocontentivodelasdescripcionesdelasactividadesquedebenseguirseenla realizacindelasfuncionesllevadasacaboencadaunodelospuestosdetrabajo,precisando responsabilidades y participaciones, proporcionando informacin a los futuros interesados en conocer el funcionamientodelmismo,pudiendodisiparinquietudesenlaejecucindelosprocedimientos. Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a la colaboracindecadaunodelosfuncionarios(as)quelaboranenelDepartamentodeContabilidad, quienes aportaron toda la informacin solicitada y la asesora de la Ing. Elvia Elena Abreu Ramrez. El mismo, forma parte de la documentacin que se genera del Sistema deInformacin Organizacional que viene desarrollando la Direccin de Servicios de Informacin Administrativa (DSIA), de acuerdo con lametodologaestablecidaporellenguajeUML(UnifiedModelingLanguage)LenguajeUnificadode ModeladodeNegociosdesarrolladaporlaProf.JudithBarriosA.yelProf.JonsMontilva,dela UniversidaddelosAndes(ULA),elcualconstadeseisetapas,asaber:PreparacinOrganizacional, EntenderelProcesoActual,RediseodelProceso,DesarrollodelManual,Aprobacine Implementacin del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo . El Manual consta de las siguientes secciones: Introduccin,breveexplicacinallector,acercadelosmotivosypropsitosdelmismo,metodologa aplicada en el desarrollo del Manual as como una breve demostracin de cmo estn organizadas sus secciones. Antecedentes Histricos, muestra brevemente la evolucin del Departamento de Contabilidad. Organigrama de la UnidadAdministrativa,sepresenta laestructuraorganizativadela Direccinde Finanzas y del Departamento de Contabilidad.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/3 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:1.INTRODUCCIN Modelos,deJerarqua deSistemas,deObjetivos,deReglasydeProcesosdeNegocioqueilustraa travsdediagramaselSistemadeContabilidad,laMisinyObjetivos(GeneralesyEspecficos)del departamento, la Base Jurdica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados a cabo en el departamento adems de ilustrarbrevemente y en general el Proceso de Servicio de Contabilidad y los rboles de Procedimientos (Fundamentales y de Apoyo), respectivamente. Proceso,descripcingrficaynarrativadelosprocesosyprocedimientosejecutadosenel DepartamentodeContabilidad,representandounaherramientadeconocimientodelasdiferentes actividades desempeadas en el departamento. ModelodeActoresyUnidadesOrganizacionales,presentalosdiferentesactoresyroles desempeados por los mismos, las funciones establecidas por el Manual de Cargos de la Universidad de los Andes(ULA) as como las desempeadas actualmente por los funcionarios del departamentoy los procesos y procedimientos desarrollados en el Manual. GlosariodeTrminos,conlafinalidaddefacilitarelmanejodelManualylograruniformidadde criterios en su aplicacin. Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios del departamento en la ejecucin de sus actividades. La correcta interpretaciny aplicacin deeste Manual, se traduciren una mayor eficiencia operativa, ya que es un elemento dinmico,donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podr visualizar deformasencillayencualquiermomentolosprocedimientosqueseejecutaneneldepartamento,la forma de llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma ptima paraalcanzarlosobjetivosquetieneplanteadoeldepartamentoenconcordanciaconlasleyes, reglamentos, cdigos, estatutos, manuales, polticas y otras estipulaciones que afectan a la institucin.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/3 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:1. INTRODUCCIN Es por ello que recomendamos, que sera oportunoque cada uno de los funcionarios que laboran en el Departamentode Contabilidaddediqueunpocodesuvalioso tiempo,enleerel manual,darle unuso adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que as lo consideren oportuno, a fin de contar siempre con una herramienta de mltiples ventajas actualizada.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/1 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:2. ANTECEDENTES HISTRICOS DEPARTAMENTO DECONTABILIDAD ElConsejoUniversitario,enreunincelebradael15deMarzode1.977considerimpostergablela reestructuracin administrativa de la Institucin para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal cumplimientodesussuperioresobjetivos.EnconsecuenciaacordeliminarlaDireccinde Administracin y crear la Direccin de Finanzas. La Direccin de Finanzas se fund el 15 de Marzo de1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables de laInstitucin,alacualseadscribieronlosDepartamentosdeTesorera,ContabilidadyBienesyRentas; teniendo adems las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de susfinalidades.HoydalaDireccindeFinanzascuentaconcuatro(4)departamentosadscritosque son: Departamento de Tesorera, Oficina Central de Control de Bienes, Departamento de Contabilidad y Departamento de Nmina.

ElDepartamentodeContabilidadtienecomomisinCanalizarlatotalidaddelosregistros financierosypatrimonialesdelaUniversidad,ascomoproporcionarlainformacinatravsdelos Estados Financieros. (Memoria y Cuentade la ULA ao 2005). El Departamento de Contabilidad cuenta a su vez con tres secciones:Seccin de Registro (9 personas laborando). Seccin de Anlisis (5 personas laborando). Seccin de Archivo (2 personas laborando). Adems con las Unidades de Apoyo Administrativo que proporciona: Apoyo Secretarial (1 persona laborando). Apoyo de Servicio (1 persona laborando). Apoyo de Asistencia en Contabilidad (1 persona laborando). Y como encargado de hacer que el departamento logre los objetivos planteados:Jefe del Departamento de Contabilidad: Lic. Napolen Sosa.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/4 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/4 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS Fuente:www.ula.ve

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/4 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:ORGANIGRAMADELDEPARTAMENTODE CONTABILIDAD Fuente: Creacinde las Analistas. DIRECCION DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD APOYO SECRETARIALYDE SERVICIOSSECCION DE REGISTRO SECCION DE ANALISIS Y CONCILIACION SECCIN DE ARCHIVO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/4 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:ORGANIGRAMAFUNCIONALDELDEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Fuente: Creacinde las Analistas. APOYO SECRETARIALY DE SERVICIOS 1 Oficinista 1 Obrero SECCIN DEREGISTRO JEFEDELASECCIN Lic. Libia Rojas SECCIN DEANLISIS Y CONCILIACIN JEFEDELASECCIN Lic.Yride Parra 2 Contador. 3 Contabilista. 1 Secretaria Ejecutiva. 1 Archivista. 2 Contador. 1 Contabilista. 1 Asistente de Tesorera. SECCIN DEARCHIVO JEFEDELASECCIN Ramrez Al ASISTENCIA EN CONTABILIDAD 1 Asistente de Contabilidad DIRECCION DE FINANZAS DIRECTOR DE FINANZAS Prof. ngel Rodrguez DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD JEFE DE CONTABILIDAD Lic. Napolen Sosa

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/2 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: 4. MODELO DEJERARQUA DE SISTEMAS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/2 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: 4. MODELO DEJERARQUA DE SISTEMAS SISTEMA DE NMINASISTEMA DE CONTROL DEBIENESSISTEMA DE TESORERASISTEMA GERENCIAL FINANCIEROFINANCIEROSISTEMA DECONTABILIDADApoyoGerencialAnlisis y ConciliacinArchivoRegistroSISTEMA DE NMINASISTEMA DE CONTROL DEBIENESSISTEMA DE TESORERASISTEMA GERENCIAL FINANCIEROFINANCIEROSISTEMA DECONTABILIDADApoyoGerencialAnlisis y ConciliacinArchivoRegistro SUPRASISTEMA SISTEMAS SUBSISTEMAS INTRA INTER AMBIENTE EXTERNO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/2 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: 5. DIRECTORIO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/2 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:DIRECTORIO N NOMBRE Y APELLIDO CARGO EXTENSINEXPERTO DEL DOMINIOCEDULA DE IDENTIDADCONDICIN1 Sosa Napolen Jefe de Contabilidad 2555 X 8.028.379 Fijo2 Uzctegui Freddy Analista de Nmina 2555 8.045.802 Fijo3 Rojas Moreno Yhoset Onofre Contabilista 2559 12.487.674 Fijo4 Volcanes Caldern Jess G. Contabilista 3810 8.043.229 Fijo5 Quintero De Rios Marisol Contabilista 2559 11.952.862 Fijo6 Prez de Paredes Yajaira Contabilista 2560 X 6.438.475 Fijo7 Daz Zambrano Haide Contabilista 5.200.448 Jubilado8 Prez Osorio Mara Auxiliadora Archivista 2561 9.059.001 Jubilado9 Pineda Rojas Duglas Jos Archivista 12.349.050 Fijo10 Ramrez Fernndez Al Reinaldo Asistente de Tesorera 2561 X 8.041.848 Fijo11 Rojas Mndez Libia Isabel Contador Jefe 2558 X 5.126.694 Fijo12 Vera Ramrez Yelitze Carolina Contador 2258 11.957.089 Fijo13 PerniaPernia Zuleima Contador 2558 X 5.205.509 Fijo14 Gonzlez Rojas Elda Domiti Contador 7.641.228Obtuvo Cambio15 Parra Rivera Yride Coromoto Contador Jefe 2560 X 8.021.806 Fijo16 Quintero Dvila Neira Contador 2557 6.096.378 Fijo17 Sulbarn Rancel Dorys Coromoto Contador 2470 10.719.330 Fijo18 Aguaje Cepeda Mara Alejandra Oficinista 2556 12.352.838 Fijo19 Villasmil Elio de Jess Asistente de Contabilidad 2555 8.006.755 Fijo20 Morales Eddy Josefina Obrero 8.016.596 Fijo21 Gonzlez Yaritza Secretaria Ejecutiva 2558 8.028.662 Fijo22 Pea Pacheco Mariela Archivista 2554 9.312.029 Fijo23 Pizzani Avila Gladys Mara Asistente de Tesorera 2470 4.257.510 FijoPERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIAS PERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIAS PERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIAS PERSONAL ADSCRITO A OTRAS DEPENDENCIASSECCIN DE REGISTRO SECCIN DE REGISTRO SECCIN DE REGISTRO SECCIN DE REGISTROSECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN SECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN SECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN SECCIN ANALISIS Y CONCILIACINPERSONAL DE APOYO PERSONAL DE APOYO PERSONAL DE APOYO PERSONAL DE APOYOPERSONAL OBRERO FIJO PERSONAL OBRERO FIJO PERSONAL OBRERO FIJO PERSONAL OBRERO FIJOSECCIN DE REGISTRO SECCIN DE REGISTRO SECCIN DE REGISTRO SECCIN DE REGISTROSECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN SECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN SECCIN ANALISIS Y CONCILIACIN SECCIN ANALISIS Y CONCILIACINSECCIN ARCHIVO SECCIN ARCHIVO SECCIN ARCHIVO SECCIN ARCHIVOPERSONAL PROFESIONAL FIJO PERSONAL PROFESIONAL FIJO PERSONAL PROFESIONAL FIJO PERSONAL PROFESIONAL FIJODIRECTORIOUNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADPERSONAL DIRECTIVO PERSONAL DIRECTIVO PERSONAL DIRECTIVO PERSONAL DIRECTIVOPERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO PERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO PERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO PERSONAL TECNICO SUPERIOR FIJO Fuente: Relacin de Cargos de la Direccin de Finanzas.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/5 Materia:SISTEMA DECONTABILIDADAsunto:6. MODELO DE OBJETIVOS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/5 Materia:SISTEMA DECONTABILIDADAsunto: 6.MODELO DE OBJETIVOS PararealizarelModelodeObjetivosseconsultolasiguientefuentehistrica,tomandolams actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a travs del Lenguaje UML Business. MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:MANUAL DE ORGANIZACIN - AO: 1993PGINA WEB DE LA ULA- AO:OTRA FUENTE (especificar)MISIN MISIN MISIN MISINCanalizar la totalidad de losregistros financieros ypatrimoniales de la Universidad,as como proporcionar lainformacin a travs de losEstados Financieros.VISIN VISIN VISIN VISINOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO GENERAL GENERAL GENERAL GENERAL"Mantener y proporcionarinformacin sobre lasituacin econmicofinanciera de laUniversidad para la tomade decisiones, medianteel registro sistemtico yoportuno de lastrasacciones que realizala Universidad".Registrar y analizar las transacciones de carcterfinanciero de ingreso y egreso que se originaron en laUniversidad de los Andes. (Material impresodesarrollado por pasantes del Departamento deContabilidad)CUALITATIVO1. "Registrar y analizar las transacciones de carcterfinanciero que se originan en la Universidad de losAndes.2.Registro de las transacciones financieras que originanlos ingresos y egresos de la Universidad.3.Recopilar, clasificar y archivar la documentacinprocesada en el departamento, base de losasientos contables.4.Suministrar la informacin contable necesaria a lasautoridades universitarias y a los entes que la requieransobre la situacin financiera de la Universidad y de lasoperaciones que sta realiza".(Material impreso desarrollado por pasantes delDepartamento de Contabilidad)CUANTITATIVOOBJETIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA:DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADCONCEPTOS DEL MODELADO DE OBJETIVOSFUENTE DE INFORMACINOBJETIVOS ESPECFICOSOBJETIVOS ESPECFICOSOBJETIVOS ESPECFICOSOBJETIVOS ESPECFICOS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/5 Materia:SISTEMA DECONTABILIDADAsunto:6. MODELO DE OBJETIVOS MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:MANUAL DE ORGANIZACIN - AO: 1993PGINA WEB DE LA ULA- AO:OTRA FUENTE (especificar)MISIN MISIN MISIN MISINOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO GENERAL GENERAL GENERAL GENERAL"Registrar lastransacciones yoperaciones generales dela Universidad, productode la ejecucinpresupuestaria".OBJETIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADSECCION DE REGISTROCONCEPTOS DEL MODELADO DE OBJETIVOSFUENTE DE INFORMACINVISIN VISIN VISIN VISIN MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:MANUAL DE ORGANIZACIN - AO: 1993PGINA WEB DE LA ULA- AO:OTRA FUENTE (especificar)MISIN MISIN MISIN MISINOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO GENERAL GENERAL GENERAL GENERAL"Efectuar el anlisisintegral y comparativo delas cuentas de activos ypasivos y verificacin delos saldos bancarios a finde conocer elcomportamiento de losmismos y constatar elcumplimiento de lanormativa establecidapara orientar la toma dedecisiones".OBJETIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADSECCION DE ANALISIS Y CONCILIACIONCONCEPTOS DEL MODELADO DE OBJETIVOSFUENTE DE INFORMACINVISIN VISIN VISIN VISIN

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/5 Materia:SISTEMA DECONTABILIDADAsunto:6. MODELO DE OBJETIVOS MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AO: 2005PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AO:MANUAL DE ORGANIZACIN - AO: 1993PGINA WEB DE LA ULA- AO:OTRA FUENTE (especificar)MISIN MISIN MISIN MISINOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO GENERAL GENERAL GENERAL GENERAL"Recibir, despachar yarchivar los documentosque genera elDepartamento deContabilidad".OBJETIVOSUNIDAD ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADSECCION DE ARCHIVOCONCEPTOS DEL MODELADO DE OBJETIVOSFUENTE DE INFORMACINVISIN VISIN VISIN VISIN

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 5/5 Materia:SISTEMA DECONTABILIDADAsunto:6. MODELO DE OBJETIVOS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/2 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:7. MODELO DE REGLAS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/2 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: MODELO DE REGLAS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/6 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 2/6 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:DIAGRAMADEPROCESODELSISTEMADE NEGOCIO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 3/6 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 4/6 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:ARBOLDEPROCESOSYPROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES)

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 5/6 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:ARBOLDEPROCESOSYPROCEDIMIENTOS (APOYOS)

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/6 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:CANTIDADDEPROCEDIMIENTOSEJECUTADOSEN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 1/13 Materia: SISTEMA DECONTABILIDAD Proceso:9. PROCESO 1: REGISTRO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DECONTABILIDAD Pgina: 2/13 Proceso: REGISTRO Asunto:INDICEDEL PROCESO 9. PROCESO 1: REGISTRO Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarqua de Procesos Informacin General Objetivo. Clientes: Iniciales. Finales. Entradas. Salidas. Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas. Base Legal Relacionada. Formularios. Recursos: Humanos. Tecnolgicos: Computacionales. Materiales y Equipos. Sub-Proceso: Ingreso. Procedimientos: DiagramadeActividades1.1.1:Recepcin,DistribucinyRegistrodelosMovimientosde Ingresos. Procedimiento 1.1.1: Recepcin, Distribucin y Registro de los Movimientos de Ingresos. Diagrama de Actividades 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar. Procedimiento 1.1.2: Apertura o Modificacin de Cuentas por Cobrar. Diagrama de Actividades 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada. Procedimiento 1.1.3: Registro de Orden de Pago Anulada. DiagramadeActividades1.1.4:RevisinyEmisindeSolvenciasAdministrativasy/o Constancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DECONTABILIDAD Pgina: 3/13 Proceso: REGISTRO Asunto:INDICEDEL PROCESO Procedimiento1.1.4:RevisinyEmisindeSolvenciasAdministrativasy/oConstancias de deuda por Pago de Prestaciones Sociales. Diagrama de Actividades 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos.Procedimiento 1.1.5: Revisin del Reporte Comparado de Ingresos. Diagrama de Actividades 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste. Procedimiento 1.1.6: Elaboracin de Asientos de Ajuste. Sub-Proceso: Egreso. Procedimientos: DiagramadeActividades1.2.1:Recepcin,Distribucin,RevisinyRegistrodelos Movimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados. Procedimiento1.2.1:Recepcin,Distribucin,RevisinyRegistrodelosMovimientos Bancarios Diarios de Pagos Centralizados. DiagramadeActividades1.2.2:DesincorporacindeBienesMueblesdelPatrimonio Universitario. Procedimiento 1.2.2: Desincorporacin de Bienes Muebles del Patrimonio Universitario. DiagramadeActividades1.2.3:RecepcinyDistribucindeNotasdeDbitoyNotade Crdito Bancarios. Procedimiento1.2.3:RecepcinyDistribucindeNotasdeDbitoyNotadeCrdito Bancarios. DiagramadeActividades1.2.4:SolicitudyRecepcindeFormato(CP-OP)deControl Presupuestario Orden de Pago. ProcedimientoA:SolicituddeFormato(CP-OP)deControlPresupuestarioOrdende Pago. ProcedimientoB:RecepcindeFormato(CP-OP)deControlPresupuestarioOrdende Pago. DiagramadeActividades1.2.5:RevisindelasRendicionesdeGastosdeFondosen Anticipos e Ingresos Propios.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DECONTABILIDAD Pgina: 4/13 Proceso: REGISTRO Asunto:INDICEDEL PROCESO Procedimiento1.2.5:RevisindelasRendicionesdeGastosdeFondosenAnticipose Ingresos Propios. Sub-Proceso: Revisin y Anlisis. Procedimientos: Diagrama de Actividades 1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas. Procedimiento1.3.1: Revisin de las Nminas Canceladas. DiagramadeActividades1.3.2:AnlisisdelasCuentasContablesObrarenProceso, Anticipos a Contratistas y Anticipos a Proveedores. Procedimiento1.3.2:AnlisisdelasCuentasContablesObrarenProceso,Anticiposa Contratistas y Anticipos a Proveedores. Sub-Proceso: Actualizacin de las Tablas. Procedimientos: DiagramadeActividades1.4.1:ActualizacindelaTabladeConversindeCdigosde Gastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables. Procedimiento1.4.1:ActualizacindelaTabladeConversindeCdigosdeGastos Presupuestarios a Cdigos de Gastos Contables. Diagrama de Actividades 1.4.2: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Deducciones de las Nminas. Procedimiento1.4.2:ActualizacindelaTabladeConceptosdeDeduccionesdelas Nminas. DiagramadeActividades1.4.3:ActualizacindelaTabladeConceptosdeIngresosa Tesorera. Procedimiento 1.4.3: Actualizacin de la Tabla de Conceptos de Ingresos a Tesorera.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 5/13 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto: DIAGRAMADELPROCESODEREGISTRO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 6/13 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:DIAGRAMADEJERARQUADELPROCESODEREGISTRO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 7/13 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:DIAGRAMADEJERARQUADELPROCESODEREGISTRO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 8/13 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:DIAGRAMADEJERARQUADELPROCESODEREGISTRO

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVA REA FINANCIERA Pgina: 9/13 Materia:SISTEMA DECONTABILIDAD Asunto:DIAGRAMADEJERARQUADELPROCESODEREGISTRO Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 10/13 Proceso:REGISTROAsunto: INFORMACIN GENERAL INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO 1: REGISTRO OBJETIVO Describirlasactividadesquesedebencumpliralosefectosde registrar sistemtica y oportunamente los movimientos de ingresos yegresosproductodelaejecucinpresupuestaria,revisarlas nminas canceladas, analizar las cuentas contables as como a los efectos de realizar la actualizacin de las tablas de conceptos y de conversin. CLIENTES INICIALES Facultad/Ncleoy/oDependenciadelaUniversidadde los Andes (ULA). FINALESFacultad/Ncleoy/oDependenciadelaUniversidadde los Andes. Archivo del Departamento de Contabilidad. ENTRADAS Solicitud del registro sistemtico y oportuno de los movimientos de ingresos y egresos producto de la ejecucin presupuestaria. Solicitud de revisin de las nminas canceladas. Solicitud de anlisis de las cuentas contables. Solicituddeactualizacindelastablasdeconceptosyde conversin. SALIDAS ReportesdeComprobantesdeDiariodeIngresosaCajae Ingresos Propios. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 11/13 Proceso:REGISTROAsunto: INFORMACIN GENERAL Reporte de Movimientos de Pagos Centralizados. SolvenciasAdministrativasparaPagodePrestaciones Sociales. ReportedeComparadodeIngresoyReportedeBalancede Comprobacin. CarpetasdeRendicionesdeFondosenAnticiposeIngresos Propios. Reportes de Comprobantes de Diario de Nminas Canceladas. ReportedeComprobantedeDiarioysoportesdeAsientosde Ajustes. Actualizacin de la Tabla de Conversin y Tabla de Conceptos.DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS INTERNASConsejo Universitario. UnidaddeApoyoAdministrativo(UAA)dela Facultad/Ncleo y/o Dependencia. Direccin de Presupuesto. DireccindeServiciosdeInformacinAdministrativa (DSIA). Direccin de Finanzas. FuncionariosquelaboranenelDepartamentode Contabilidad. BASE LEGAL RELACIONADA Reglamento de Compras de Bienesy Contratacin de Obras y Servicios. Reglamento de Viticos. NormasparalaAdministracinyEjecucindeCrditos Presupuestarios. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 12/13 Proceso:REGISTROAsunto: INFORMACIN GENERAL Manuales o catlogos de cuentas contables para el sistema de contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado. Clasificador de cuentas presupuestarias de Ingresos y Egresos presupuestarios. SistemadecuentasdeContabilidadPblica(Catalogode Cuentas). Instructivo del cierre presupuestario. Polticas y Normas de funcionamiento interno del Departamento de Contabilidad. FORMULARIOSFormato de Control de Revisin de Movimiento de Ingresos. Formato de Control de Revisin de Movimiento de Egresos. Formato de Reporte de Anlisis de Cuenta Obras en Proceso. FormatodeReportedeAnlisisdeCuentaAnticipoa Contratistas Anticipo a Proveedores. Formato de Cuadro Resumen Cuentas por Cobrar. Formato de Cuadro Resumen de rdenes de Pago Anuladas. Formato de Relacin de Deudas del Personal Docente y A.T.O. Formato de Cuadro de Asiento de Ajuste. FormatodeControldeEntregadeRendicionesdeFondosy Anticipos. Planilla para Incorporacin al Patrimonio Universitario. Formato de Relacin para Prestaciones Sociales. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 13/13 Proceso:REGISTROAsunto: INFORMACIN GENERAL RECURSOS HUMANOSJefe de Contabilidad. Contador Jefe (1). Contador(4). Contabilista (3). Archivista (1). Oficinista (1). TECNOLGICOS:Computacionales Sistema de Contabilidad. MATERIALES Y EQUIPOS Materiales y equipos de oficina. Tecnologa de Informacin: Hardware, Software, Redes, ...etc. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACINADMINISTRATIVA REA FINANCIERA SISTEMA DECONTABILIDAD Pgina: 1/1 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESO Asunto:1.1.1DIAGRAMADELPROCEDIMIENTOPARALA RECEPCINDISTRIBUCINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACINADMINISTRATIVAREAFINANCIERA SISTEMA DECONTABILIDAD Pgina: 1/7 Proceso: REGISTRO Sub Proceso: INGRESO Asunto:1.1.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINYREGISTRODELOSMOVIMIENTOSDE INGRESOS 1.1.1 RECEPCIN, DISTRIBUCIN Y REGISTRO DE LOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 2/7 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINYREGISTRODELOSMOVIMIENTOSDE INGRESOS RESPONSABLEACCION CONTADOR JEFE(SECCION DE REGISTRO) 1.RecibedelaSeccindeCajayValoresdelDepartamento deTesorera,lasremesasdelosreportesdemovimientos deingresosacajaeingresospropiosconsusrespectivos soportesyellibrodecontroldeentregadelDepartamento de Tesorera. 2.Compara la fecha y el monto de los reportes de movimientos deingresosacajaeingresospropiosreflejadosenel reportedecomprobantedediarioconellibrodecontrolde entrega del Departamento de Tesorera. 3.Coloca firma, fechayhoraenellibrodecontroldeentrega del Departamento de Tesorera4.Anotaenlacarpetadecontrolderevisindemovimientos de ingresos, los reportes de movimientos de ingresos a caja e ingresos propios, recibidos. 5.Entrega alContador (a) de Ingresos la carpeta de control de revisin de movimientos de ingresos. 6.Colocalosreportesdemovimientosdeingresosacajae ingresos propios con sus respectivos soportes en un archivo temporal,conelfindequeelContador(a)deIngresos busque posteriormente los reportes. CONTADOR (INGRESOS) 7.Buscalosreportesdemovimientosdeingresosacaja diariosylosreportesdemovimientosdeingresospropios,con sus respectivos soportes. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 3/7 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINYREGISTRODELOSMOVIMIENTOSDE INGRESOS 8.Registra en la carpeta de controlde revisin de movimiento de ingresos, los reportes de movimientos de ingresos. 9.GeneralosasientoscontablesenelSistemade Contabilidad. 10.Imprimeelreportedecomprobantedediariode ingresosacajay/oelreportedecomprobantedediariode ingresos propios. 11.Verifica la existencia fsica de los siguientes soportes: a)IngresosaCaja(reintegrosdeaoencursoyaos anteriores,ajustesejerciciosanteriores,ventabrutade bienes,ventadeservicios,arancelesyderechos universitarios, ingresos a la propiedad y otros): Copia de la Planilla de Depsito. Reporte de aranceles enterados. Recibo de ingreso (original). Deacuerdoalcaso:relacindeingresosconlos recibos emitidos por caja,copia del estado de cuenta cortedecuenta,comprobantederetencinde impuestos, entreotros. Revisaquelaplanilladedepsitocontengafirma, sello y validacin del banco. Revisaqueelreportedearancelesenterados contengasellosyfirmasde:responsabledecaja principalydelDepartamentodeTesorera(Iral paso 12). Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 4/7 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINYREGISTRODELOSMOVIMIENTOSDE INGRESOS b)Ingresos Propios: Formato(CP-P01)deControlPresupuestario ReposicindeIngresosPropiosemitidoporcada Dependencia Universitaria. Recibo de ingreso (original).Cuando viene acompaado el recibo de ingreso por ticketsdeunidadesdeproduccin:anotaenel recibodeingreso,lacantidadexactaque suman dichas unidades. Separa los tickets deunidades de produccin. Registralosticketsdeunidadesdeproduccinen un libro control. Introduce los tickets deunidades de produccin en un sobre. Colocaenelsobreelnmerodeasiento,fechay nmerodelrecibodeingresooderelacinalcual pertenecen. Envaelsobre,alarchivodelDepartamentode Contabilidad.VerProcedimiento3.4 RECEPCINYARCHIVODETICKETSDE UNIDADES DE PRODUCCIN. Reporte de ingresos enterados. Recibo de caja.Relacindelaspersonasquecancelaroningresos. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 5/7 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINYREGISTRODELOSMOVIMIENTOSDE INGRESOS Copiadelestadodecuentacortedecuenta,en algunos casos. 12.Revisaquelossoportescontenganfirmasysellos del:Administrador(a)delaFacultad,Cajero(a)delaFacultad, Departamento de Tesorera. 13.Cotejaenelreportedecomprobantedediariode ingresosacajay/oenelreportedecomprobantedediario deingresospropioslossiguientesdatos:cdigocontable, descripcinoconcepto,cdigodedependencia,referencia, tipo de documento, debe, haber y saldo. a)Si estn correctos los datos en el reporte de comprobante dediariodeingresosacajay/oenelreportede comprobantedediariodeingresospropios (Ir al paso14). b)Encasocontrario,siestnincorrectoslosdatosenel reportedecomprobantedediariodeingresosacajay/o enelreportedecomprobantedediariodeingresos propios: Verifica en el reporte de movimiento de ingresos a caja eingresospropiosdelda,enlarelacinysoportes correspondientes:loserroresencdigoscontables, omisiones o cuentas invlidas. Si encuentra omisiones o cuentas invlidas:RealizalamodificacinenelSistemade Contabilidad. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 6/7 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINYREGISTRODELOSMOVIMIENTOSDE INGRESOS Imprimeelreportedecomprobantedediariode ingresos a caja y/o el reporte de comprobante de diario de ingresos propios. Revisalascorreccionesrealizadas(Iralpaso 14). Si encuentra errores en cdigo (s) contable (s):RealizaoficioenunformatodeExcel preelaborado. Enva el oficio al Departamento de Tesorera. RecibedelDepartamentodeTesorera, posteriormente,oficiodenotificacindelas correccionesrealizadasconelreportede comprobante de diario de ingresos a caja y/o en el reporte de comprobantede diario deingresos propios. Coloca el oficio en la carpeta asignada para ello. Traslada al archivador de la oficina. Fin del procedimiento. 14.Anexaelreportedecomprobantedediariode ingresosacajay/oelreportedecomprobantedediariode ingresos propios, a los reportes de movimientos de ingresos a caja e ingresos propios con sus respectivos soportes. 15.Colocalosreportesdemovimientosdeingresosa cajadiarioseingresospropiosysusrespectivossoportes,en un archivo temporal, donde permanecen hasta el final del Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 7/7 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINYREGISTRODELOSMOVIMIENTOSDE INGRESOS mes, momento en que se realiza el cierre contable mensual. Ver Procedimiento 5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/1 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOSAsunto: 1.1.2 DIAGRAMA DELPROCEDIMIENTOPARA LA APERTURA O MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/6 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.2PROCEDIMIENTOPARALAAPERTURAO MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR 1.1.2 APERTURA O MODIFICACIN DECUENTAS POR COBRAR Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 2/6 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.2PROCEDIMIENTOPARALAAPERTURAO MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR RESPONSABLEACCION CONTADOR (INGRESOS) 1.RecibedelDepartamentodeNmina,losoficios,soportes que respaldan los oficios (cuadro resumen de ingresos) y el libro de control de entrega. 2.Coloca firma, fecha y hora en el libro de control de entrega. 3.Entregaellibrodecontroldeentrega,alfuncionario(a)del Departamento de Nmina. 4.Coloca firma, fecha y hora del da en que recibe, a cada uno de los oficios. 5.Clasifica los oficios, por mes. 6.Archiva los oficios por mes en carpetas separadas. 7.Coloca las carpetas en el archivador. 8.Almomentoderealizarelregistrocontable,buscala(s) carpeta (s) de los oficios en el archivador. 9.Ordena los oficios alfabticamente. 10.Revisa la existencia fsica de los siguientes soportes: a) Oficio. b)Cuadroresumendeingresos(dondeespecificanlos ingresos, los descuentos y deducciones) 11.Revisaenelcontenidodelosoficios,queexprese deduccionesdenmina,pagosindebidosobloqueode cuentas. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 3/6 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.2PROCEDIMIENTOPARALAAPERTURAO MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR a)RevisaenelCensodePersonaldelmesomeses anteriores,elcargoqueejerceeltrabajador(a),la dependenciaalacualperteneceylacondicindel trabajador (a) y anota los datos en el oficio. b)Verificasieltrabajador(a)tieneunacuentaporcobrar aperturada en la Institucin, en el catlogo de cuenta o en el Sistema de Contabilidad: Sitieneunacuentaporcobraraperturadaenla Institucin: anota en el oficio el cdigo contable. Encasocontrario,sinotieneunacuentaporcobrar aperturada en la Institucin: asigna un cdigo contable al trabajador (a), en el oficio. c)Verifica sumas de los conceptos expresados en el oficio. Si estn correctos los clculos expresados en el oficio:Elabora un cuadro resumen de cuentaspor cobrar, para cada uno de los oficios. Imprime el cuadro resumen de cuentas por cobrar. Anexa el cuadro resumen de cuentas por cobrar, al oficio y cuadro resumen de ingresos.Archivalosdocumentosenlacarpetadelmes correspondiente. Colocalacarpetaenelarchivador,donde permanece hasta el final del mes (Ir al paso 12) Encasocontrario,siestnincorrectoslosclculos expresados en el oficio: Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 4/6 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.2PROCEDIMIENTOPARALAAPERTURAO MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR NotificadeformaverbalalDepartamentode Nmina, el error encontrado. Esperacinco(5)dashbiles,elenvodelnuevo oficio del Departamento de Nmina.Sirecibeelnuevooficioenviadoporel DepartamentodeNmina:Ejecutaelpaso anterior 11- c. Encasocontrario,sinorecibeelnuevooficio enviado por el Departamento de Nmina durante este lapso:oRealiza oficio solicitando la correccin de los errores de clculos encontrados. oImprime el oficio. oColoca firma y sello en el oficio. oEnva el oficio al Departamento de Nmina. oCuando recibe el nuevo oficio enviado por el DepartamentodeNmina:Ejecutaelpaso anterior 11- c. 12.Al final del mes,realiza un oficio dirigido al Contador (a)JefedelaSeccindeRegistro,dondeseespecificalas cuentasporcobrarquesevanaaperturar,modificaro eliminar en el mes. 13.Imprime el oficio. 14.Coloca firma y sello en el oficio. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 5/6 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.2PROCEDIMIENTOPARALAAPERTURAO MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR 15.EntregaeloficioalContador(a)JefedelaSeccin de Registro. CONTADOR JEFE(SECCION DE REGISTRO) 16.Recibe el oficio donde se especifican las cuentas por cobrar que se van a aperturar en el mes. 17.Actualiza(apertura,modificaoelimina)lascuentas por cobrar, en el Sistema de Contabilidad. 18.NotificaalContador(a)deIngresos,laapertura, modificacineliminacindelascuentasporcobrar realizadas en el Sistema de Contabilidad. CONTADOR (INGRESOS) 19.Recibenotificacindelaapertura,modificacino eliminacin de las cuentas por cobrar. 20.Buscalacarpetadelosoficiosdelmes correspondiente, en el archivador. 21.RealizaelasientocontableenelSistemade Contabilidad. 22.Imprime el reporte de comprobante de diario. 23.Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el cuadro resumen de cuentas por cobrar los siguientes datos: cdigocontable,concepto,cdigodedependencia,tipode documento, cdula de identidad o referencia, montos (debe, haber y saldo). Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 6/6 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.2PROCEDIMIENTOPARALAAPERTURAO MODIFICACION DE CUENTAS POR COBRAR a) Siestncorrectoslosdatosenelreportede comprobante de diario: (Ir al paso 24) b) Encasocontrario,siestnincorrectoslosdatosenel reporte de comprobante de diario: Revisaelmovimientoenelcuadroresumende cuentas por cobrar y soportes correspondientes. Realiza la modificacin en el Sistema de Contabilidad. Anotalascorreccionesenelreportedecomprobante de diario. Coloca firma yfecha en el reporte de comprobante de diario, para confirmar la correccin realizada y ejecuta el paso anterior 22. 24.Anexaelreportedecomprobantedediarioaloficio con sus respectivos soportes. 25.Coloca el reporte de comprobante de diario y el oficio con sus respectivos soportes, en la carpeta correspondiente. 26.Colocalacarpetaenelarchivador,donde permanecenhastaelfinaldelmes,momentoenquese realizaelcierrecontablemensual.VerProcedimiento5.1 CIERRE CONTABLE MENSUAL. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/1 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto: 1.1.3 DIAGRAMA DELPROCEDIMIENTO PARAEL REGISTRO DE ORDEN DE PAGO ANULADA Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/4 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.3PROCEDIMIENTOPARAELREGISTRODE ORDEN DE PAGO ANULADA 1.1.3 REGISTRO DE ORDEN DE PAGOANULADA Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 2/4 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.3PROCEDIMIENTOPARAELREGISTRODE ORDEN DE PAGO ANULADA RESPONSABLEACCION OFICINISTA 1.Recibe del Departamento de Nmina oficios para el registro de orden de pagos anuladas con los soportes que respaldan la operacin y, soporte de entrega. 2.Revisaquelacorrespondenciarecibidapertenezcaal Departamento de Contabilidad. 3.Coloca firma, sello, fecha y hora en que se recibe los oficios, enel soporte de entrega.4.Devuelveelsoportedeentregaalfuncionariodel Departamento de Nmina. 5.Registra la entrada de los oficiosen el libro control. 6.EntregaalJefe(a)deContabilidad,losoficiosconlos soportes que respaldan la operacin, recibidos. JEFE DE CONTABILIDAD 7.Recibelosoficiosconlossoportesquerespaldanla operacin. 8.Revisademaneragenerallosoficiosparaelregistrode orden de pagos anuladas con los soportes que respaldan la operacin. 9.EntregaalContadordeIngresoslosoficiosparaelregistro de orden de pagos anuladas. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 3/4 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.3PROCEDIMIENTOPARAELREGISTRODE ORDEN DE PAGO ANULADA CONTADOR (INGRESOS) 10.Recibelosoficiosparaelregistrodeordendepago anulada, con sus respectivos soportes 11.Revisaelcontenidodelosoficiosysusrespectivos soportes. 12.Revisaquelasrdenesdepagosoriginales contenganfirma/sellodelDepartamentodeTesoreray sello de anulado. 13.VerificaenelSistemadeContabilidadyenlos resmenes de anlisis de cuentas que exista el pasivo: Si existe el pasivo en el Sistema de Contabilidad o en los resmenes de anlisis de cuentas: a)Realizacuadroresumenderdenesdepago anuladas. b)ElaboraasientocontableenelSistemade Contabilidad. c)Imprimeelreportedecomprobantedediario(Iral paso 14) En caso contrario, si no existe el pasivo en el Sistema de Contabilidad: a)Busca en el asiento contable la cancelacin del pasivo, en el archivo del Departamento de Contabilidad o en el archivo de la Seccin de Anlisis y Conciliacin. b)Fotocopia el documento donde se cancel el pasivo. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 4/4 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.3PROCEDIMIENTOPARAELREGISTRODE ORDEN DE PAGO ANULADA c)Anexa la fotocopia del documento donde se cancel el pasivoa laordendepagoanuladayejecutaelpaso anterior 13-a. 14.Coteja en el reporte de comprobante de diario y en el cuadroresumenderdenesdepagoanuladaslos siguientesdatos:cdigocontable,descripcinoconcepto, referencia,cdigodedependencia,tipodedocumento, montos (debe, haber y saldo). a)Si estn correctos los datos en el reporte de comprobante de diario: (Ir al paso 15). b)Encasocontrario,siestnincorrectoslosdatosenel reporte de comprobante de diario: Revisaelcuadroresumenderdenesdepago anuladas,conlaordendepagoanuladaysoportes correspondientes. Realiza la modificacin en el Sistema de Contabilidad. Imprime el reporte de comprobante de diario. Revisa las correcciones realizadas. 15.Anexa el reporte de comprobante de diario a la orden de pago anulada y sus respectivos soportes. 16.Colocaelreportedecomprobantedediarioconsus respectivossoportes,enunarchivotemporal,donde permanecen hasta el final del mes, momento en se realiza el cierrecontablemensual.VerProcedimiento5.1CIERRE CONTABLE MENSUAL. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/1 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.4DIAGRAMADELPROCEDIMIENTOPARALA REVISINYEMISINDESOLVENCIASADMINISTRATIVASY/OCONSTANCIADEDEUDAS PARAPAGO DE PRESTACIONES SOCIALES

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/5 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.4PROCEDIMIENTOPARALAREVISINYEMISINDESOLVENCIASADMINISTRATIVASY/OCONSTANCIADEDEUDASPARAPAGODE PRESTACIONES SOCIALES 1.1.4 REVISIN Y EMISIN DE SOLVENCIAS ADMINISTRATIVAS Y/O CONSTANCIAS DE DEUDAS PARA PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 2/5 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.4PROCEDIMIENTOPARALAREVISINYEMISINDESOLVENCIASADMINISTRATIVASY/OCONSTANCIADEDEUDASPARAPAGODE PRESTACIONES SOCIALES RESPONSABLEACCION CONTADOR (INGRESOS) 1.Recibe del Departamento de Nmina, el Listado de pago de PrestacionesSocialesdelPersonalDocenteyde Investigacin(PDI)yPersonalAdministrativo,Tcnicoy Obrero (ATO)y/o copia delFormato (CP OP) de Control Presupuestario Orden de Pago.2.Colocafirma,fechayhoraalListadodepagode PrestacionesSocialesdelPersonalDocenteyde Investigacin(PDI)yPersonalAdministrativo,Tcnicoy Obrero (ATO)y/o copia del Formato (CP OP) de Control Presupuestario Orden de Pago, como seal de recibido. 3.Verificasi el trabajador (a) tiene deuda con la institucin en el SistemadeContabilidadyenlosoficiosenviadosporel Departamento de Nmina, pendientes de registro contable. a)Si el trabajador (a) no tiene deuda con la institucin: (Ir al paso 4). b)En caso contrario, si el trabajador (es) tiene (n) deuda (s) con la institucin: Verificarenlosregistroscorrespondientesalas cuentasporcobrar:concepto(s)ymonto(s)que adeuda. SirecibiunListadodepagodePrestaciones SocialesdelPersonalDocenteydeInvestigacin

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 3/5 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.4PROCEDIMIENTOPARALAREVISINYEMISINDESOLVENCIASADMINISTRATIVASY/OCONSTANCIADEDEUDASPARAPAGODE PRESTACIONES SOCIALES (PDI)yPersonalAdministrativo,TcnicoyObrero (ATO) Elaboraunarelacindedeudasdelpersonal docenteyAdministrativo,TcnicoyObrero (ATO). Imprimelarelacindedeudasdelpersonal docenteyAdministrativo,TcnicoyObrero (ATO). Firmalarelacindela(s)deuda(s)del trabajador (a) (Ir al paso 4). Si recibi copia del Formato (CP OP) de Control Presupuestario Orden de Pago: AnotaenlacopiadelFormato(CPOP)de ControlPresupuestarioOrdendePago,el concepto y monto que adeuda el trabajador (a) 4.EntregaalJefe(a)deContabilidadlosdocumentos respectivos para emisin de solvencia (s) administrativas y/o constancia de deudas para pagos de prestaciones sociales. JEFE DE CONTABILIDAD 5.Recibelosdocumentosrespectivosparaemisinde solvencia (s) administrativas y/o constancia de deudaspara pagos de prestaciones sociales. 6.Revisa de manera general los documentos respectivos para emisindesolvencia(s)administrativasy/oconstanciade deudasparapagosdeprestacionessocialesyunarelacin dedeudasdelpersonaldocenteyA.T.O.,serelcaso.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 4/5 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.4PROCEDIMIENTOPARALAREVISINYEMISINDESOLVENCIASADMINISTRATIVASY/OCONSTANCIADEDEUDASPARAPAGODE PRESTACIONES SOCIALES 7.Entregaalaoficinista,losdocumentosrespectivospara emisindesolvencia(s)administrativasy/oconstanciade deudas para pagos de prestaciones sociales. OFICINISTA 8.Recibelosdocumentosrespectivosparaemisinde solvencia(s)administrativasparapagosdeprestaciones sociales y/o constancia de deudas. 9.Elabora en el computador, la (s) solvencia (s) administrativas y/oconstanciadedeudasparapagosdeprestaciones sociales. 10.Elabora oficio respectivo. 11.Imprimela(s)solvencia(s)administrativasy/o constancia de deudas y el oficio. 12.EntregaalJefe(a)deContabilidadla(s)solvencia (s)administrativasparapagosdeprestacionessociales, constanciadedeudasorelacindedeudasparapagode prestaciones sociales y el oficio. JEFE DE CONTABILIDAD 13.Recibe la (s) solvencia (s) administrativas, constancia de deudas o relacin de deudas para pagos de prestaciones sociales y el oficio. 14.Chequeala(s)solvencia(s)administrativas, constanciadedeudasorelacindedeudasparapagosde prestaciones sociales y el oficio.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 5/5 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.4PROCEDIMIENTOPARALAREVISINYEMISINDESOLVENCIASADMINISTRATIVASY/OCONSTANCIADEDEUDASPARAPAGODE PRESTACIONES SOCIALES 15.Colocafirmaenla(s)solvencia(s)administrativas, constanciadedeudasorelacindedeudasparapagosde prestaciones sociales y el oficio. 16.Entregaalaoficinistala(s)solvencia(s) administrativas, constancia de deudas o relacin dedeudas para pagos de prestaciones sociales y el oficio. OFICINISTA 17.Recibe la (s) solvencia (s) administrativas, constancia de deudas o relacin de deudas para pagos de prestaciones sociales y el oficio. 18. EnvaalDepartamentodeNminala(s)solvencia (s)administrativasparapagosdeprestacionessociales, constanciadedeudasorelacindedeudasparapagode prestaciones sociales y el oficio. Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/1 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.5DIAGRAMADELPROCEDIMIENTOPARALA REVISIN DEL REPORTE COMPARADO DE INGRESOS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/3 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.5PROCEDIMIENTOPARALAREVISINDEL REPORTE COMPARADO DE INGRESOS 1.1.5 REVISIN DEL REPORTECOMPARADO DE INGRESOS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 2/3 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.5PROCEDIMIENTOPARALAREVISINDEL REPORTE COMPARADO DE INGRESOS RESPONSABLEACCION CONTADOR (INGRESOS) 1.RecibedelDepartamentodeTesorera,elreporte comparado de ingresos.2.Revisa el reporte comparado de ingresos. 3.Imprimeelreportedebalancedecomprobacin correspondiente a los ingresos. 4.Cotejalossaldosdelreportedebalancedecomprobacin con los saldos del reporte comparado de ingresos. a)Si estn correctos los saldos en el reporte de balance de comprobacin y en el reporte comparado de ingresos: (Ir al paso 5). b)Encasocontrario,sinoestncorrectoslossaldosenel reportedebalancedecomprobacinyenelreporte comparado de ingresos: Notifica de forma verbal al Departamento de Tesorera la disparidad de saldos. Ambos revisan los movimientosefectuados duranteel mes. Surge respuesta a la disparidad de saldos. Corrigen la disparidad de saldos: SielerroresdelDepartamentodeTesorera,el Departamento de Tesoreralo corrige.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 3/3 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.5PROCEDIMIENTOPARALAREVISINDEL REPORTE COMPARADO DE INGRESOS Sielerroresdel Departamentode Contabilidad,el Contador (a) de Ingresos lo corrige. Imprime el reporte respectivo. 5.Archivaelreportecomparadodeingresosyelreportedebalance de comprobacin con los soportes respectivos en el archivo del Departamento de Contabilidad.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/1 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.6DIAGRAMADELPROCEDIMIENTOPARALA ELABORACIN DE ASIENTOS DE AJUSTE

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/3 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.6PROCEDIMIENTOPARALAELABORACIN DE ASIENTOS DE AJUSTE 1.1.6 ELABORACIN DE ASIENTOSDE AJUSTE

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 2/3 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.6PROCEDIMIENTOPARALAELABORACIN DE ASIENTOS DE AJUSTE RESPONSABLEACCION CONTADOR (INGRESOS) 1.BuscaenelarchivodelDepartamentodeContabilidad,los soportesquerespaldanlosasientoscontablesquese detectaron con errores. 2.Elaboraelasientodeajusteenuncuadrodeasientode ajuste.3.Imprime el cuadro de asiento de ajuste. 4.Coloca firma en el cuadro de asiento de ajuste. 5.Anexaalcuadrodeasientodeajustelossoportesque respaldan la operacin. 6.Entregaelcuadrodeasientodeajusteconlossoportes,al Contador (a) Jefe de la Seccin de Registro al Jefe (a) de Contabilidad, para su respectiva autorizacin. CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) O JEFE DE CONTABILIDAD7.Recibe el cuadro de asiento de ajuste y soportes. 8.Revisacontenidodelcuadrodeasientodeajusteconlos soportes. 9.Colocafirmaenelcuadrodeasientodeajustecomoseal de autorizado. 10.EntregaalContador(a)deIngresos,elcuadrode asiento de ajuste autorizado y soportes.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 3/3 Proceso:REGISTROSub Proceso: INGRESOS Asunto:1.1.6PROCEDIMIENTOPARALAELABORACIN DE ASIENTOS DE AJUSTE CONTADOR (INGRESOS) 11.Recibeelcuadrodeasientodeajusteautorizadoy soportes. 12.RealizaelasientodeajusteenelSistemade Contabilidad. 13.Imprime el reporte de comprobante de diario. 14.Revisa el reporte de comprobante de diario. 15.Anexaalreportedecomprobantedediariolos soportes respectivos. 16.Archivareportedecomprobantedediarioconlos soportesrespectivosenelarchivodelDepartamentode Contabilidad.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/1 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOS Asunto:1.2.1DIAGRAMADELPROCEDIMIENTOPARALA RECEPCINDISTRIBUCINREVISINYREGISTRODE LOSMOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 1/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS 1.2.1 RECEPCIN, DISTRIBUCIN Y REVISIN DE LOS MOVIMIENTOS BANCARIOS DIARIOS DE PAGOS CENTRALIZADOS

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 2/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS RESPONSABLEACCION CONTADOR JEFE (SECCION DE REGISTRO) 1.RecibedelaSeccindeHabilitaduradelDepartamentode Tesorera,lasremesasdeldadelosreportesdemovimientosbancariosdiariosdepagoscentralizadoscon susrespectivossoportesylibrodecontroldeentregadel Departamento de Tesorera. 2.Comparalafechadelreportedemovimientodeldaconla fechareflejadaenellibrodecontroldeentregadel Departamento de Tesorera. 3.Coloca firma, fechayhoraenellibrodecontroldeentrega del Departamento de Tesorera. 4.DistribuyeentrelosContadoresdeEgresoslosreportesde movimientosbancariosdiariosdepagoscentralizados,de acuerdo al volumen del da. 5.Asigna en la planilla de control de revisin de movimiento de egresos,losreportesdemovimientosbancariosdiariosde pagoscentralizados,recibidos,acadaunodelos Contadores de Egresos.6.Entregalaplanilladecontrolderevisindemovimientode egresos a cada uno de los Contadores de Egresos. 7.Colocalosreportesdemovimientosbancariosdiariosde pagoscentralizadosconsusrespectivossoportesenun archivotemporal,conelfindequecadaunodelos ContadoresdeEgresos,busquelosreportesde

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 3/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS movimientos bancarios diarios de pagos centralizados que le fueronasignadosenlaplanilladecontrolderevisinde movimiento de egresos. CONTADOR (EGRESOS) 8.Buscalosreportesdemovimientosbancariosdiariosde pagos centralizados con sus respectivos soportes. 9.Registraenlaplanilladecontrolderevisindemovimiento deegresos,losreportesdemovimientosbancariosdiarios de pagos centralizados recibidos.10.Organizalossoportesdeacuerdoalosreportesde movimientos bancarios diarios de pagos centralizados. a)Comparalareferenciadebancoconlascuentas bancarias. b)Verifica la existencia fsica de los siguientes documentos: Si es un Pago de Reintegro. Efectuado con traslado: OriginaldelFormato(CF-OP)deControl Financiero Orden de Pago Financiera. Copia del recibo de ingreso. Original de la orden de pago anulada. Nota de dbito (original o copia). Oficio dirigido a la institucin bancaria.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 4/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS Autorizacindelbeneficiario(a)paraquesele depositeensurespectivacuentabancaria(Iral literal d). Efectuado con cheques: OriginaldelFormato(CF-OP)deControl Financiero Orden de Pago Financiera. Copia del recibo de Ingreso. Original de la orden de pago anulada. Comprobante del cheque (Ir al literal d). Si es un Pago de deducciones de nmina. Efectuado contraslado: Oficiodeautorizacindetrasladodirigidoala entidad bancaria. Nota de dbito (original o copia). Relacin de las deducciones pagadas. Memorandumysusrespectivossoportes(Iral literal d). Efectuado con cheques: Comprobante del cheque. Relacin de las deducciones pagadas. Memorandumysusrespectivossoportes(Iral literal d).

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 5/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS SiesunPagodeCompromisodeAosAnteriores concargoalpresupuestodeaoencursoconel Formato(CP-OP)deControlPresupuestarioOrden de Pago. Identifica en el nmero correlativo del Formato (CP-OP)deControlPresupuestarioOrdendePago quelosdosprimerosdgitoscorrespondanalao que fue cargado presupuestariamente. Si el pago es efectuado contraslado: Oficiodeautorizacindetrasladodirigidoala entidad bancaria.OriginaldelFormato(CP-OP)deControlPresupuestario Orden de Pago. Autorizacindelbeneficiario(a)paraquesele deposite en su respectiva cuenta bancaria. Deacuerdoalcaso:estadodecuenta, aprobacindelConsejoUniversitario,factura originales,cotizacionesoriginales,cuadro demostrativodeclculosdepagosefectuados (deudaconelpersonal),cuadrodemostrativo realizadoporlaAdministracindela DependenciaqueenvaelFormato(CP-OP)de Control Presupuestario Orden de Pago, nota de pedido,ordendecomprauordendeservicio, entre otros. Cumpliendo con lo establecido en las NormasparalaAdministracinyEjecucinde CrditosPresupuestarios.(Iralliteralc).

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 6/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS Si el pago es efectuado con cheques: Comprobante del cheque. OriginaldelFormato(CP-OP)deControlPresupuestario Orden de Pago. Deacuerdoalcaso:estadodecuenta, aprobacindelConsejoUniversitario,factura originales,cotizacionesoriginales,cuadro demostrativodeclculosdepagosefectuados (deudaconelpersonal),cuadrodemostrativo realizadaporlaAdministracindela DependenciaqueenvaelFormato(CP-OP)de Control Presupuestario Orden de Pago, nota de pedido,ordendecomprauordendeservicio,entre otros. Cumpliendo con lo establecido en las NormasparalaAdministracinyEjecucinde Crditos Presupuestarios (Ir al literal c). Traslados. DentrodelamismaInstitucinbancaria,para efectuar pagos: Oficio dirigido a la institucin bancaria. Nota de dbito (original o copia)Nota de crdito (original o copia) (Ir al literal d). Entre diferentes instituciones bancarias: Comprobante de cheque.

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 7/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS Planilla de depsito. Oficio de solicitud de traslado (Ir al literal d). TrasladointernodelaUniversidaddelosAndes parareasignacindefondosentrecuentas bancarias, va Internet. Oficiodeautorizacindetraslado(Iralliteral d). Apertura Cancelacin de Participaciones Bancarias. Apertura de la participacin bancaria. Oficio dirigido al banco, para la apertura bancaria (Ir al literal d). Cancelacin de participaciones bancarias. NotadeCrditoincluyendocapitalmsintereses. oOficio enviado al banco porTesorera, para la cancelacin de la participacin. oCorte de la cuenta bancaria. oRecibo de ingreso (Ir al literal d). NotadeCrditodecapitalsinincluirlos intereses. oOficio enviado al banco por Tesorera, para la cancelacin de la participacin (Ir al literal d).

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 8/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS Caja Chica: Pagos financieros: OriginaldelFormato(CF-OP)deControl Financiero Orden de Pago Financiera. Copia del recibo de ingreso. Orden de pago anulada (Ir al literal d). Pagos presupuestarios ao en curso:OriginaldelFormato(CP-OP)deControlPresupuestario Orden de Pago.Comprobante de Cheque. Soportes que respalden la operacin. c)SidetectalafaltadelFormato(CP-OP)deControl Presupuestario Orden de Pago: Notifica al Contador (a) Jefe de la Seccin de Registro sobrelafaltadelFormato(CP-OP)deControl Presupuestario Orden de Pago, cancelada sin registro presupuestario por el Departamento de Tesorera. FotocopiaelFormato(CP-OP)deControl Presupuestario Orden de Pago cancelada sin registro presupuestario por el Departamento de Tesorera.Entrega al Contador (a) Jefe de la Seccin de Registro fotocopiadelFormato(CP-OP)deControl Presupuestario Orden de Pago cancelada sin registro presupuestario por el Departamento de Tesorera. Ver

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 9/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS Procedimiento 1.2.3 SOLICITUD Y RECEPCION DE FORMATOS(CP-OP)DECONTROL PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO. Posteriormente,recibedelContador(a)Jefedela SeccindeRegistrocopiadeloficiodesolicituddel Formato(CP-OP)deControlPresupuestarioOrden dePagodebidamenteregistradoporlaUnidadde ControlPresupuestario,enviadoalDepartamentode Tesorera.VerProcedimiento1.2.3SOLICITUD YRECEPCIONDEFORMATOS(CP-OP)DE CONTROL PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO. Anexa la copia del oficio de solicitud del Formato (CP-OP)deControlPresupuestarioOrdendePago, enviadoalDepartamentodeTesorera,alreportede movimientobancariodiariodepagocentralizado correspondiente. Realizaelregistrodeestemovimientobancariodiario al momento de recibir el Formato (CP-OP) de Control PresupuestarioOrdendePagodebidamente registradoporlaUnidaddeControlPresupuestario. VerProcedimiento1.2.3SOLICITUDY RECEPCIONDEFORMATOS(CP-OP)DE CONTROL PRESUPUESTARIO ORDEN DE PAGO. d)Revisaenlossoportesrespectivos(deacuerdoala operacin):SellodelDepartamentodeTesorera,firmadel Director (a) y Tesorero (a).

Elaborado por: DSIA DICIEMBRE 2006 Aprobado por: FECHA VICERRECTORADO ADMINISTRATIVOCONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la ltima modificacin: Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIN ADMINISTRATIVAREA FINANCIERA SISTEMA DE CONTABILIDAD Pgina: 10/13 Proceso:REGISTROSub Proceso: EGRESOSAsunto:1.2.1PROCEDIMIENTOPARALARECEPCIN DISTRIBUCINREVISINYREGISTRODELOS MOVIMIENTOSBANCARIOSDIARIOSDEPAGOS CENTRALIZADOS Sello de recibido por el banco Nmerodeoficio,fecha,beneficiario(a),nmerode cduladeidentidad,conceptodepago,sellode traslado con indicacin de la cuenta bancaria, fecha en queserealizolaoperacinymonto,nmerode cheque, entre otros. Cotejaquelafechadelanotadedbitoylanotade crdito corresponda con el oficio (la fecha de las notas deben ser igual posterior a la fecha del oficio) Sello de imputacin presupuestaria. La factura cumpla con las exigencias del SENIAT. Los comprobantes no presenten enmiendas. Lasfechascorrespondanalaoenqueelgastofue cargado presupuestariamente. Indiquen la dependencia que adquiere el bien, o recibe el servici