CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA · 2014-09-17 · INF-25 (04-2010) 3 4.3 Pruebas Se...

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Interna

“Evaluación del manejo de los fondos Públicos del CeNAT a

través de la FunCeNAT, al 30 de setiembre 2009”

INF-25 (04-2010)

Abril, 2010

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................................. 2

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 1

1.1 Origen: ................................................................................................................................................. 1

1.2 Objetivos ............................................................................................................................................. 1

1.3 Alcance ................................................................................................................................................ 1

2. Responsabilidad de la Administración ...................................................................................................... 1

3. Aspectos relevantes de la Ley General de Control Interno ....................................................................... 2

4. Procedimientos Aplicados ......................................................................................................................... 2

4.1 Entrevistas ........................................................................................................................................... 2

4.2 Revisión de documentos ..................................................................................................................... 2

4.3 Pruebas ................................................................................................................................................ 3

4.4 Matriz de hallazgos .............................................................................................................................. 3

5. Resultados ................................................................................................................................................. 4

5.1 Resumen de hallazgos ......................................................................................................................... 4

5.2 Descripción de los hallazgos ................................................................................................................ 5

6. Conclusión ............................................................................................................................................... 15

“Evaluación del manejo de los fondos públicos del CeNAT a través de la FunCeNAT, al 30 de setiembre 2009”

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen:

El estudio fue realizado en cumplimento a lo que establece la Ley General de Control Interno

Nº8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna; la selección del proceso a auditar

se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por esta Unidad.

Las actividades y pruebas realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio,

respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa; asimismo, se ejecutaron

conforme a lo que establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público

(M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el

Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).

1.2 Objetivos

1.2.1 General

Evaluar el manejo de los fondos públicos del CeNAT a través de la FunCeNAT y analizar los

estados financieros con corte al 30 de setiembre de 2009, de conformidad con lo establecido

en la Ley General de Control Interno y a lo dispuesto en los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica

de la Contraloría General de la República.

1.2.2 Específicos

a) Evaluar las actividades de control aplicadas en la administración de los fondos públicos.

b) Evaluar el sistema contable que utiliza la FunCeNAT.

c) Analizar las cuentas contables versus sus respectivos auxiliares y conciliaciones.

d) Verificar la información financiera versus los libros legales.

1.3 Alcance

Se evaluó el período comprendido entre el 1 de enero del 2009 y el 30 de setiembre del 2009.

2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN

La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los

resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la administración activa.

La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno, el cual

fue evaluado de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector

Público (M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna

en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).


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3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL

INTERNO

Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente

en cualquier administración debe aplicar de manera sistémica, los cinco componentes funcionales

y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de

Control, Sistemas de Información y Seguimiento.

Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación:

• Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno.

• Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control

interno.

• Artículo 16. Sistemas de información.

Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y los causales

respectivos, en los siguientes artículos:

• Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados.

• Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca.

• Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República.

• Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa.

4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS

4.1 Entrevistas

Se procedió con la aplicación de entrevistas y consultas en general al contador y al Director

Administrativo de la FunCeNAT, y también a varios funcionarios del CeNAT y de la Fundación,

para obtener información y validar datos obtenidos por otros medios.

4.2 Revisión de documentos

Para obtener una seguridad razonable de los controles que la Fundación ha implementado para el

manejo de fondos, se procedió a revisar los siguientes documentos con corte al 30 de setiembre

del 2009: Balance de Comprobación, Notas a los Estados Financieros, Libros Legales, Actas,

Conciliaciones Bancarias, Auxiliar Resumen de los Proyectos manejados con fondos públicos,

Auxiliar con la ejecución presupuestaria de los proyectos manejados con fondos públicos,

Movimientos contables generados del sistema ENLACE, documentos físicos de los registros

contables, correspondencia enviada y recibida de los años 2008 y 2009, de la FunCeNAT, y del

CeNAT.


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4.3 Pruebas

Se realizaron pruebas sustantivas, de control y de cumplimiento, como sustento de la evaluación

realizada, las cuales están basadas en la información suministrada por el auditado y la

documentación y correspondencia recibida por otras dependencias relacionadas con la Fundación.

4.4 Matriz de hallazgos

Para resumir y presentar los resultados obtenidos de la revisión efectuada, se elaboró una Matriz

de Hallazgos, con los correspondientes atributos que muestran al auditado, las necesidades de

mejora encontradas, de acuerdo con la muestra auditada, información que es agregada en el ítem

5.2. de este informe.


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5. RESULTADOS

5.1 Resumen de hallazgos

A continuación se presenta un resumen de los resultados obtenidos de la evaluación efectuada, así

como el nivel de riesgo que éstos representan y la necesidad de su oportuna implementación:

Nº Hallazgo Nivel de

implementación

1 No se obtuvo evidencia de las aprobaciones presupuestarias

asignadas para el manejo de los proyectos con fondos públicos. ALTO

2 Las Notas a los Estados Financieros no revelan la información

contable real. MEDIO

3 Los Libros Legales se encuentran con un atraso de 18 meses. ALTO

4 No existe un adecuado manejo de los activos fijos. MEDIO

5 La contabilidad mantiene registros antiguos, a los cuales no se les ha

dado el respectivo seguimiento para su adecuada depuración. MEDIO

6 El Sistema ENLACE, adquirido para el manejo de la Contabilidad,

no está siendo aprovechado al máximo. MEDIO

7

Información del Auxiliar resumen de Proyectos manejados con

Fondos Públicos no coincide con el total de proyectos registrados en

la Contabilidad.

MEDIO

8 Debilidades detectadas en la custodia y registro de cheques en la

cuenta corriente Nº5282, para el manejo de fondos públicos. BAJO

9 No se obtuvo un expediente que evidencie la aprobación de la

remodelación de los baños del CeNAT. ALTO

Nivel de implementación

• Alto: deben ser atendidas y solucionadas a la mayor brevedad posible.

• Medio: deben ser atendidas durante los siguientes 30 a 90 días.

• Bajo: deben ser atendidas en plazos razonables y bajo directrices de la Administración.


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5.2 Descripción de los hallazgos

Hallazgo 1: No se obtuvo evidencia de las aprobaciones presupuestarias para el manejo de

los proyectos con fondos públicos.

Condición

La FunCeNAT no mantiene en custodia las aprobaciones por el órgano competente, de los

proyectos ejecutados con fondos públicos correspondientes al período 2009. Únicamente se

cuenta con el detalle de cada proyecto en forma electrónica y es con el que realizan las

ejecutorias presupuestarias.

Criterio

a) Ley General de Control Interno, No.8292.

b) Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier

título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE.

Causa

Ausencia de un adecuado Sistema de Control Interno, que sea completo, razonable, integrado y

congruente con las competencias y atribuciones asignadas a la Fundación y sus funcionarios.

Efecto

a) Pérdida de la información fuente.

b) Alteración de los datos al no mantener las debidas aprobaciones.

c) Inaccesibilidad a la información de manera oportuna y confiable.

Recomendación

a) Establecer dentro de las actividades de la Fundación, la obligatoriedad de mantener en

custodia toda la documentación e información (cronológica e histórica) que atañen a

fondos públicos, con el fin de garantizar transparencia en su manejo y demostrar el

cumplimiento en todos los aspectos que la normativa ha establecido para un satisfactorio

control.

b) Proceder a documentar y custodiar dentro del archivo de la FunCeNAT, la información no

existente de los fondos públicos, cumpliendo de esta manera con las responsabilidades

que le han sido conferidas.


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Hallazgo 2: Las Notas a los Estados Financieros no revelan la información contable real.

Condición

a) La Fundación no ha elaborado adecuadamente las correspondientes Notas a los Estados

Financieros, con las cuales se describa el manejo contable y financiero de la Fundación, así como

la información que debe ser revelada.

b) Las Notas entregadas al 30 de setiembre de 2009, aún mantienen como referencia las cuentas

contables del anterior catálogo, mismo que fue modificado desde enero 2009.

Criterio

a) Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de

Contabilidad (NIC).

b) Ley General de Control Interno, No.8292.

c) Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por

cualquier título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE.

Causa

Falta de una adecuada actualización y aplicación de conocimientos en lo que a normativa

financiera-contable se refiere.

Efecto

a) Confusión al interpretar la información financiera y contable.

b) Error en la toma de decisiones por utilizar información difusa e incompleta

Recomendación

Preparar adecuadamente las Notas a los Estados Financieros, revelando toda la información

financiero contable que demanda la normativa, garantizando que lo realizado y registrado se

apega a las decisiones y políticas tomadas por los responsables de la Fundación.


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Hallazgo 3: Los Libros Legales se encuentran con un atraso de 18 meses.

Condición

a) Los Libros legales no han sido actualizados con la información contable, y aún se

mantienen los errores en el saldo de las cuentas que se indicó en anteriores informes de

auditoría.

b) Al contar con un atraso significativo, los Libros aún no han sido actualizados con las

cuentas del nuevo catálogo iniciado en enero 2009, ni se han cerrado las cuentas del

catálogo anterior. El atraso en la información financiero contable, atenta contra los

controles eficientes de todo sistema financiero.

Criterio


b) Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier


c) Sanas prácticas contables.

Causa

a) Carencia de una adecuada y oportuna gestión en el tema financiero-contable.

b) Falta de desarrollar e implementar un Sistema de Control Interno, que sea completo, razonable,

integrado y congruente con las competencias y atribuciones asignadas.

Efecto

a) Pérdida de credibilidad en la información financiera.

b) Alteración de la información contable al no haber sido asentada oportuna y mensualmente en los

Libros Legales.

c) Información obsoleta y de poca funcionalidad.

Recomendación

Proceder con la corrección y actualización inmediata de la información contable en los Libros Legales,

con los cuales se garantice que los datos en ellos asentados y mayorizados, son los definitivos, correctos y

totales, producto de las transacciones mensuales de la FunCeNAT y del CeNAT.


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Hallazgo 4: No existe un adecuado manejo de los activos fijos.

Condición

El Auxiliar de activos fijos se encuentra desactualizado, y no se ha realizado un inventario físico para

establecer las condiciones y localización de cada activo.

a) Los activos no están plaqueados.

b) El auxiliar suministrado no cuenta con todos los activos existentes, ya que es un detalle utilizado

únicamente para registrar el gasto mensual por depreciación.

c) El detalle presentado como auxiliar, agrupa activos, sin identificarlos individualmente con sus

características y descripción propias.

d) No se mantiene un control de los activos adquiridos mediante el manejo de los fondos

restringidos.

e) No se mantiene un auxiliar de los activos que le han sido donados.

f) El auxiliar de activos no se concilia con la información contable.

g) No existe una póliza que salvaguarde los activos administrados por la FunCeNAT.

Criterio

a) Procedimientos Administrativos, establecidos por la FunCeNAT para el manejo y control de

Activos Fijos.

b) Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de

Contabilidad (NIC).

c) Ley General de Control Interno, Nº 8292.

d) Normas de Control Interno para los Sujetos Privados que custodien o administren, por cualquier

título, fondos Públicos, Nº N-I-2009-CO-DFOE.

Causa

a) Falta de un adecuado control financiero-contable.

b) Inobservancia de lo establecido en los lineamientos administrativos para el adecuado manejo y

control de los activos fijos.

Efecto

a) Sanciones por incumplimiento de los procedimientos administrativos, como el mismo documento

lo establece.

b) Pérdida de activos.

c) Información existente incompleta y poco confiable.

Recomendación

a) Determinar el verdadero valor de los activos custodiados y administrados por la

Fundación, con los cuales se pueda demostrar adecuada y oportunamente los provenientes

de los fondos públicos y los demás proyectos administrados por la Fundación.


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b) Mantener un Auxiliar de Activos mensual e histórico, en el que se demuestre las entradas,

salidas, procedencia, localización y valor de los activos con su respectiva descripción

(serie, modelo, color, etc) así como la fecha del movimiento realizado y la correcta

clasificación según la cuenta contable en la que fue registrado. Con la implementación de

un adecuado auxiliar se revelará la depreciación calculada, asignada y registrada, con el

respectivo control del gasto por depreciación cuando corresponda.

c) Proceder con la elaboración mensual de conciliaciones de los saldos mostrados en el

mayor contable y sus respectivos auxiliares, para detectar oportunamente la ocurrencia de

errores u omisiones en los registros.

Hallazgo 5: La contabilidad mantiene registros antiguos, a los cuales no se les ha dado el

respectivo seguimiento para su adecuada depuración.

Condición

a) No existen auxiliares que detallen el saldo de algunas cuentas contables, mismas que provienen de

periodos anteriores.

b) Con el cambio del catálogo contable en enero 2009, únicamente se trasladaron los saldos

existentes al 31 de diciembre 2008, sin los respectivos detalles.

c) La Sección Patrimonial, no cuenta con un detalle de las cuentas que lo conforman.

A continuación se presentan algunos casos que fueron detectados en la contabilidad al 30 de

setiembre 2009, para ejemplarizar esta observación:

La cuenta de Inversiones arrastra un saldo en la contabilidad, pero no se cuenta con ningún

instrumento financiero que le dé validez al registro, ni existe ningún auxiliar que lo justifique.

Dentro de la clasificación de Cuentas por Pagar Líquidas se mantienen registros que provienen de

los estados financieros que datan de hace más de 2 años con montos muy significativos, tales

como: Gestor Mesoamericano de FunCeNAT con un saldo de ¢6.992.631,82; y Fundación CR-

USA de Lanotec2 con un saldo de ¢26.000.000,00.

En la clasificación de Cuentas por Pagar Líquidas se mantiene la cuenta Otros Proyectos no

Especificados por un monto de ¢14.695.066,50. Dicha cuenta no contiene ningún auxiliar

que le ampare y demuestre su procedencia y origen.

De los puntos mencionados, no se ha hecho ninguna revelación en las Notas a los Estados

Financieros, lo cual es primordial en la contabilidad de toda organización, para el apropiado

entendimiento y toma de decisiones.

Error en el registro de los fondos transferidos por CONARE-OPES en el mes de diciembre 2008 y

que fueron contabilizados por la Fundación en enero 2009, ya que el monto de ¢11.538.461,55

que corresponden al proyecto FEES-LANOTEC, fue registrado al proyecto DSC.


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Dicho error se mantiene al 30 de setiembre 2009, reflejando la inconsistencia entre los saldos

contables y las ejecutorias de cada proyecto, por carecer de conciliaciones periódicas de las

cuentas del Mayor Contable con los Auxiliares.

Criterio


b) Normas Internacionales de Información Financiera y Normas Internacionales de Contabilidad.

Causa

a) Incumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad

b) Falta de una reacción oportuna de la Administración para presentar y brindar la información

financiera real de la Fundación.

Efecto

a) El atraso en la información financiero-contable, atenta contra los controles eficientes de todo

sistema financiero.

b) Presentación de la información financiero–contable desactualizada y poco confiable.

c) Contingencias por no proceder con la cancelación oportuna de las cuentas por pagar, clasificadas

como líquidas.

Recomendación

a) Mantener los auxiliares, con su respectiva información, detalle, naturaleza y descripción,

brindando una herramienta adecuada para consulta, revisión y análisis de los datos,

manteniendo la información a través del tiempo, sin que los cambios o rotación de

personal atenten contra la pérdida de información y del conocimiento de la procedencia de

dichos registros.

b) Proceder con la elaboración mensual de conciliaciones de los saldos mostrados en el

mayor contable y sus respectivos auxiliares, para detectar oportunamente la ocurrencia de

errores u omisiones en los registros.

c) Establecer y mantener adecuados controles y actividades que garanticen que la

información contable ha sido adecuadamente presentada y registrada.

d) Proceder con la revisión, análisis y correcta depuración de la contabilidad de la

FunCeNAT.


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Hallazgo 6: El Sistema ENLACE, adquirido para el manejo de la contabilidad, no está

siendo aprovechado al máximo.

Condición

a) El sistema ENLACE adquirido por la Fundación, solamente está siendo utilizado para el registro

de asientos contables y para emitir el Balance de Comprobación.

b) No se están utilizando las opciones para el manejo de auxiliares, libro de bancos y administración

de proyectos.

c) También se observó que, en el sistema solamente se ha diseñado el Balance de Comprobación, por

lo que los demás estados financieros deben ser elaborados en forma manual y en Excel, lo que

implica mayor consumo de tiempo y el riesgo de cometer errores y omisiones.

Criterio

a) Inadecuado uso y aprovechamiento de los recursos.


Causa

Falta de una reacción oportuna de la Administración para aprovechar al máximo los recursos adquiridos y

existentes.

Efecto

a) Duplicidad de labores.

b) Retraso en otras actividades por retrabajos cotidianos al no explotar los recursos adquiridos.

c) Errores y omisiones en la elaboración de los estados financieros.

d) Información financiera no confiable

Recomendación

a) Determinar las necesidades de Reportes y Auxiliares que tiene la Fundación y sus clientes

internos y externos (públicos y privados), para así diseñar, establecer y generar la

información en forma automática y de manera eficiente, eficaz y oportuna; sin requerir de

dobles esfuerzos para cumplir con las necesidades y requerimientos determinados.

b) Establecer los adecuados perfiles para crear y bloquear cuentas, y establecer cuáles deben

ser las responsabilidades de cada funcionario en el manejo del sistema. En donde el

Administrador del Sistema debe ser totalmente independiente al Contador de la

Fundación, estableciendo de esta manera el debido control para que quién registre, no

tenga el acceso a modificar y borrar datos, los cuales puedan ser corregidos únicamente

mediante ajuste y sin alterar la información histórica y saldos anteriores.

c) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que

sean adecuados para el cuido y manejo eficiente de los recursos.


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Hallazgo 7: Información del auxiliar resumen de proyectos manejados con fondos

públicos no coincide con el total de proyectos registrados en la contabilidad.

Condición

a) Se pudo observar que el Auxiliar no contempla la totalidad de los proyectos registrados en la

Contabilidad.

b) Asimismo, se observó en la contabilidad que, dentro de la Sección de Proyectos con Recursos

Públicos, se registran proyectos financiados con fondos privados.

c) En otros casos se crean los proyectos varias veces en secciones diferentes de los fondos

restringidos.

Criterio


b) Sanas prácticas administrativas y contables.

c) Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier


Causa

Falta de una reacción oportuna de la Administración para establecer directrices en cuanto al respaldo y

manejo de la información financiero-contable que administra la Fundación.

Efecto

a) Información poco confiable.

b) No contar con información completa y oportuna.

c) Errores u omisiones en el registro de los proyectos, no detectados y corregidos oportunamente.

Recomendación

a) Determinar cuál es la clasificación contable que se desea tener para mostrar

adecuadamente los movimientos, operación y saldos de cada proyecto, y establecer

definitivamente el diseño en el nuevo sistema, mismo que debe contar con la debida

aprobación del Director Administrativo.

b) Conciliar el Auxiliar de los Proyectos con los saldos mostrados en la contabilidad.


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Hallazgo 8: Debilidades detectadas en la custodia y registro de cheques en la cuenta

corriente Nº5282, para el manejo de fondos públicos.

Condición

a) Se observó que los cheques no son registrados en el libro de bancos, en la fecha en que son

emitidos.

b) El Auxiliar de Bancos no contempla la información necesaria para la consulta de los pagos

realizados, como son el número de factura, detalle o actividad que generó el desembolso.

Criterio

a) Sanas prácticas administrativas y contables.


Causa

Falta de control y adecuadas directrices en el manejo y custodia de información.

Efecto

a) Información desactualizada y poco oportuna.

b) Información no confiable para la toma de decisiones

Recomendación

a) Establecer controles adecuados para mostrar los saldos reales y diarios con que cuentan

las cuentas bancarias, para hacer frente a las obligaciones de la Fundación y evitar

cualquier error o rechazo de los montos girados a los beneficiarios.

b) Mantener auxiliares que brinden información actualizada y completa, para evitar dobles

esfuerzos a posteriori.

Hallazgo 9: No se obtuvo un expediente que evidencie la aprobación de la remodelación

de los baños del CeNAT.

Condición

No se obtuvo información por parte de la FunCeNAT, para dar seguimiento al Proyecto nombrado

“Remodelación de los Baños del Cenat”, el cual tiene asignado un presupuesto de ¢18.750.000, por lo que

no se pudo verificar el correcto proceso de contratación y el respectivo refrendo legal.

Es de relevancia mencionar que, la contabilidad muestra un monto de ¢37.500.000,00 como presupuesto

asignado a este proyecto, producto de un doble registro hecho en enero 2009 y que nueve meses después

(30-09-2009) se mantiene el error en la Contabilidad.


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Como consecuencia de lo mencionado, el proyecto “Remodelación de los Baños del Cenat”, mantiene en

la Contabilidad un saldo a favor de ¢16,841.642,95, y el Auxiliar con la ejecución presupuestaria mantiene

un saldo negativo de (¢ 1.908.357,05), mostrando un sobregiro en dicho proyecto que a la fecha de la

revisión no había sido aclarado.

Es necesario hacer hincapié que, debido a la ausencia de conciliaciones periódicas entre los saldos y la

inexistencia de un expediente de control, se desconoce cuál es el monto correcto ejecutado en este

proyecto.

Criterio


b) Ley General de Contratación Administrativa y su Reglamento (aplicación de los principios).

Causa

Falta de una reacción oportuna de la Administración para establecer directrices en cuanto al respaldo y

manejo de la información financiero-contable que administra la Fundación.

Efecto

a) Riesgo de que el proceso de realizado no esté legalmente aprobado y que se cuestiones su

veracidad.

b) Información insuficiente para poder validar su correcta ejecución.

c) Información contable inexacta que pueda inducir a errores en la toma de decisiones.

Recomendación

a) Asegurarse que todo proyecto cuenta con el debido proceso de Planeación, Ejecución y

Liquidación, así como la documentación y requerimientos que cada etapa amerita, para su

consulta, revisión y valoración de la propia organización y de terceros, cuando así lo

requieran.

b) Elaborar el debido expediente cumpliendo con los principios de contratación que debe

seguir, para dejar claridad en el proceso seguido, garantizando transparencia y correcto

actuar en la gestión realizada.


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6. CONCLUSIÓN

La Fundación del Centro de Alta Tecnología, FunCeNAT tiene la responsabilidad de administrar y

manejar los fondos del Centro Nacional de Alta Tecnología, CeNAT, decretado de esta manera mediante

Ley 7806 -“ Autorización para trasladar un inmueble al Centro Nacional de Alta Tecnología y

denominarlo Dr. Franklin Chang Díaz”-. Publicada el 15 de junio de 1998.

En el artículo número 3 de la citada ley, se establece que los fondos públicos administrados por la

Fundación se mantendrán bajo la supervisión de la Contraloría General de la República, no obstante,

mediante oficio DDI-115 del 05 de octubre 2005 refiriéndose al oficio 12309, el ente Contralor manifiesta

que es competencia de la Auditoría Interna del CONARE evaluar la FunCeNAT, en apego a la Ley

General de Control Interno No. 8292, conforme a lo establecido en el artículo número 22, y de la Ley

Orgánica de la Contraloría General de la República Nº.7428 en sus artículos número 5 y 6.

A raíz de lo comentado en los párrafos introductorios a esta conclusión, la revisión que la Auditoría

Interna del CONARE efectúa en la Fundación del Centro de Alta Tecnología, FunCeNAT, por legislación,

normativa y pronunciamientos que la rigen, abarca únicamente el manejo de los fondos públicos. Sin

embargo, para garantizar que dichos fondos son adecuadamente administrados, debe evaluar que el control

interno que impera en la Fundación sea satisfactorio.

Asimismo, el ente Contralor ha emitido las “Normas de Control Interno para los Sujetos Privados que

custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos” (N-1-2009-CO-DFOE) mismas que fueron

publicadas el 5 de febrero del 2009 y son complementarias a las regulaciones legales, contractuales,

convencionales o de otra naturaleza, establecidas por el ordenamiento jurídico y por la administración que

conceden tales fondos. Estas normas guían a los sujetos privados para contemplar y cumplir los

requerimientos básicos que en materia de control interno deben observar. (Anexo adjunto)

Reconocemos que la FunCeNAT ha hecho esfuerzos para mejorar su actividad y reforzar sus controles,

sin embargo, el control interno aún es débil y debe ser revisado y mejorado (en sus Actividades de

Control, Seguimiento al Sistema de Control Interno, Sistemas de Información, Ambiente de Control y

Evaluación del Riesgo).

Una de las principales responsabilidades de la Fundación es garantizar transparencia y claridad en sus

registros contables que brinden seguridad al CeNAT, a los clientes y a terceros, lo cual no se pudo

reconocer, ya que los Libros Legales se encuentran atrasados y con éstos se debe demostrar que la

información mensual no ha sido alterada y que los datos de los Estados Financieros emitidos

mensualmente, son correctos y exactos. Siendo así, la información es poco oportuna y confiable.

La carencia de detalles y auxiliares apropiados de las cuentas, la falta de conciliaciones entre la

Contabilidad y los Auxiliares, la ausencia de un seguimiento oportuno y de análisis periódicos, ponen a la

Fundación en un nivel de control bajo, haciéndola vulnerable para cometer errores y que éstos no sean

detectados a tiempo, mostrando información que no es real ni confiable.

Por consiguiente, es menester que se proceda a implementar un adecuado sistema de control interno, que

proporcione actividades y mecanismos de control eficientes para subsanar las debilidades existentes, y se

garantice una adecuada administración de los recursos.


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La custodia de la información, y el oportuno acceso en el tiempo, más aún cuando de fondos públicos se

trata, debe ser manejado de acuerdo a los lineamientos indicados por la Ley General de Control Interno,

No.8292, que establece:

Artículo 2, inciso b)- “Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno:

términos utilizados para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular subordinado sobre

el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle permanencia y mejorarlo

constantemente.”

Artículo 7- Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno: Los entes y órganos

sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables,

completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones

institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones

y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley.

Artículo 8-Concepto de sistema de control interno: Para efectos de esta Ley, se entenderá por

sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas

para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso

indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.

c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

Artículo 2, inciso g )- “Actividades de control: políticas y procedimientos que permiten obtener la

seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la

República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del

sistema de control interno”

Artículo 15- Actividades de control: Respecto de las actividades de control, serán deberes del

jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los

procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno

institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas

trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.

b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los

procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:

i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las

operaciones de la institución.

ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.

iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las

transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos

y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.


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iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y

enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.

v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y

los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de

aplicación.

Artículo 16- Sistemas de información: Deberá contarse con sistemas de información que permitan

a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el

conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar

de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de

sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión

documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que

deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las

cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares

subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros,

los siguientes:

a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,

pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa

que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus

responsabilidades, incluidas las de control interno.

b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean

adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.

c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo

institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.

Otro punto importante de resaltar, es que el cambio realizado del sistema automatizado de

contabilidad llamado MARCOSOFT al nuevo sistema ENLACE, fue precisamente para subsanar

la necesidad de automatizar y agilizar la información de acuerdo a las demandas de la propia

Fundación, no obstante, se pudo observar que se mantiene el mismo esquema en registro y uso de

la información, elaborando gran parte de la misma de forma manual y no explotando el nuevo

software adquirido.

Es fundamental que la Fundación proceda a determinar las necesidades de reportes y auxiliares

que tiene para sí misma y para sus clientes internos y externos (públicos y privados), para

diseñar, establecer y generar la información en forma automática y de manera eficiente, eficaz y

oportuna; sin requerir de dobles esfuerzos para cumplir con las necesidades y requerimientos

determinados, en contemplación de los requisitos que se deben cumplir por Ley General de

Control Interno y sus Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o

administren, por cualquier título fondos públicos.

Parte de los controles que deben considerarse es el establecer los adecuados perfiles para crear y

bloquear cuentas, y establecer cuáles deben ser las responsabilidades de cada funcionario en el


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manejo del software contable. En donde el Administrador del Sistema debe ser totalmente

independiente al Contador de la Fundación, estableciendo de esta manera el debido control para

que quién registre, no tenga el acceso a modificar y borrar datos, los cuales puedan ser corregidos

únicamente mediante ajuste y sin alterar la información histórica y saldos anteriores.

Finalmente, se sugiere retomar las recomendaciones comunicadas en informes anteriores de

Auditoría Interna, en las que se han detectado las mismas debilidades y a las cuales no se les ha

dado el debido seguimiento y cumplido con su implementación como lo dispone la Ley No.8292.


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Anexo

Normas de control interno para los sujetos

privados que custodien o administren, por

cualquier título, fondos públicos

(N-1-2009-CO-DFOE)

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