CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME … de auditoria 2015... · Deficiencias en registros...

GUATEMALA, MAYO DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y A OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACIÓN NACIONAL DEL CAFÉ (ANACAFÉ)

DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

Guatemala, 06 de mayo de 2016

LicenciadoEvelio Francisco Alvarado RomeroGerente GeneralAsociación Nacional del Café (ANACAFÉ)5 Calle 0-50 Zona 14, ciudad de GuatemalaSu despacho Licenciado Evelio Francisco Alvarado Romero: En mi calidad de Contralor General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas y sus reformas contenidas en el Decreto 13-2013, hago de suconocimiento de manera oficial el informe de auditoría practicado por los auditoresgubernamentales que fueron nombrados para el efecto y quienes de conformidadcon el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsables del contenido yefectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

Guatemala, 06 de mayo de 2016 LicenciadoEvelio Francisco Alvarado RomeroGerente GeneralAsociación Nacional del Café (ANACAFÉ)5 Calle 0-50 Zona 14, ciudad de GuatemalaSu despacho Licenciado Evelio Francisco Alvarado Romero:

En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas ysus reformas contenidas en el Decreto 13-2013, hago de su conocimiento demanera oficial el informe de auditoría practicado por los auditoresgubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienesde conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente,

Guatemala, 06 de mayo de 2016 LicenciadoEvelio Francisco Alvarado RomeroGerente GeneralAsociación Nacional del Café (ANACAFÉ)5 Calle 0-50 Zona 14, ciudad de GuatemalaSu despacho Licenciado Evelio Francisco Alvarado Romero: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, Decreto No. 31-2002 y sus reformas contenidas en elDecreto No. 13-2013 conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríapracticado por los auditores gubernamentales que fueron nombrados para elefecto y quienes de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánicason responsables del contenido y efectos legales del mismo.

Sin otro particular, atentamente,

GUATEMALA, MAYO DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍAA ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES Y A OTRAS

INSTITUCIONES CIVILESASOCIACIÓN NACIONAL DEL CAFÉ (ANACAFÉ)

DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

Base legal

Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

Fundamento legal

Otros aspectos legales

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Generales

Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Área financiera

Área técnica

5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES

Conclusiones

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

8. COMISIÓN DE AUDITORÍA

ANEXOS

Del área financieraNombramientoForma única de estadísticaFormulario SR1

1.

Guatemala, 06 de mayo de 2016

LicenciadoEvelio Francisco Alvarado RomeroGerente GeneralAsociación Nacional del Café (ANACAFÉ)5 Calle 0-50 Zona 14, ciudad de GuatemalaSu despacho Licenciado Evelio Francisco Alvarado Romero: La comisión de auditoría fue designada de conformidad con el (los) nombramiento(s) DAEE-0002-2016 de fecha 15 de enero de 2016, para practicar auditoría queincluyó la evaluación de aspectos financieros y de cumplimiento, a la entidadAsociación Nacional del Café (ANACAFÉ) identificada con la CuentadanciaA5-7, con el objetivo de evaluar la administración de los fondos recibidos de lacuota e impuesto de la exportación del café, mediante el Decreto Ley 114publicado el 27 de septiembre de 1966, Decreto número 19-69 Ley del Café,Decreto Ley número 111-85 publicado el 29 de octubre de 1985. Además laAsociación Nacional del Café (ANACAFÉ), percibió otros ingresos derivados deinversiones, servicios a caficultores y exportadores, ventas de productos, serviciosde laboratorio, tostaduría y cooperantes externos,. El examen comprende el período de 01 de enero de 2014 al 31 de diciembre de2015 y se concluye que en lo relativo a la información financiera y los registroscontables auxiliares de los fondos recibidos, relacionadas con la administraciónde las cuotas e impuesto de exportación del café percibidas por la Entidad, para laejecución de proyectos de asistencia técnica y mejoramiento para el caficultor, encifras mostradas en los estados financieros, presentan razonablemente lasituación financiera, sin embargo existen deficiencias de control interno y decumplimiento detectadas durante el proceso de auditoría, que por su importancia,merecen revelarse como hallazgos en el presente informe. Hallazgos relacionados con el Control InternoÁrea Financiera

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2. 3. 4.

Deficiencias en registros contables y presupuestariosDeficiencia en registros de ingresosFalta de autorización para el manejo de fondo de Caja ChicaFalta de documentación de respaldoFalta de autorización de Manuales de Funciones y Procedimientos

Hallazgos relacionados con el Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables

Área Financiera

Libros no autorizadosInadecuado enfoque de la auditoría internaFalta de Registro y Licencia SanitariaIncumplimiento a reglamento

La comisión de auditoría nombrada se integra de la siguiente manera: Lic. RudyAnibal Velasquez Aguilar supervisado por: Lic. Marvin Antonio Berduo Matzir

El (los) hallazgo (s) contenido (s) en el presente informe, fue (fueron) discutido (s)por la comisión de auditoría con las personas responsables de la entidad auditadaoportunamente. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentranen detalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. RUDY ANIBAL VELASQUEZ AGUILAR

Coordinador Gubernamental

Lic. MARVIN ANTONIO BERDUO MATZIR

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG)

Asociación Nacional del Café (ANACAFÉ)

Auditoría gubernamental de aspectos financieros y de cumplimientoPeríodo del 01 de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2015

1. INFORMACIÓN GENERAL Base legal La Asociación Nacional del Café (ANACAFÉ), fue creada mediante Decreto No.19-69 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Café, que fuepublicada en el diario oficial el 22 de abril de 1969 , como una entidad no lucrativa,conformada por los caficultores del país y Acuerdo Gubernativo No.13-70 delMinisterio de Agricultura, Ganadería y Alimentación de fecha 7 de mayo de 1970,en el que se crea el Reglamento de la Ley del Café. Se encuentra inscrita en la Contraloría General de Cuentas,con Cuentadancia número A5-7 y registrada en la Superintendencia deAdministración Tributaria (SAT), con número de identificación tributaria 235667-8. Se sede esta ubicada en la 5a. calle 0-50, zona 14, ciudad de Guatemala. La Asociación Nacional del Café (ANACAFÉ), en lo sucesivo del presente informe,se le denominará la Entidad. Función Cooperar con el Estado a la protección de la economía nacional en lo relativo a laproducción y comercialización del café y defender los intereses gremiales de losproductos del grano. Para tales fines en concordancia con sus recursoseconómicos, operará servicios técnicos de investigación, experimentación,demostración, asistencia y divulgación en las diversas ramas de la industriacafetera y promoverá todas las actividades económicas y agrícolas directa oindirectamente relacionadas con la caficultura, así como programas dediversificación de cultivos. Asimismo, organizará servicios de catación, arbitraje,registros, estadísticas, almacenes de depósito, bodegas y demás serviciosauxiliares para la producción y comercialización adecuada del grano. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA Fundamento legal La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en elartículo 232. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, artículos: 2 Ámbito de competencia y 4 Atribuciones.




Decreto Número 13-2013 Reformas a los Decretos Números 101-97 del Congresode la República, Ley Orgánica del Presupuesto; 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas; y 1-98 delCongreso de la República, Ley Orgánica de la Superintendencia de AdministraciónTributaria. Normas Internacionales de Auditoría -NIAS-, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por laContraloría General de Cuentas. Otros aspectos legales Acuerdo Gubernativo 192-2014, Reglamento de la Ley de la Contraloría Generalde Cuentas. Decreto número 19-69 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Café. Acuerdo Gubernativo número 13-70 del Ministerio de Agricultura, Ganadería yAlimentación Reglamento de la Ley del Café. Acuerdo Gubernativo número 701-98 del Ministerio de Agricultura, Ganadería yAlimentación Reglamento de Compras y Contrataciones de Bienes y Servicios dela Asociación Nacional del Café. Nombramiento número DAEE-0002-2016, de fecha 15 de enero de 2016, emitidopor el Director de Auditoría de Entidades Especiales. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Examinar los registros contables y auxiliares de los fondos administrados por laEntidad, que corresponden al periodo del 01 de enero de 2014 al 31 de diciembrede 2015, para emitir opinión sobre la razonabilidad en la ejecución de los mismos. Específicos Establecer que las cantidades mostradas tanto en el Balance General como en elEstado de Resultados, presenten razonablemente la situación financiera de laEntidad.




Revisar los registros contables, transacciones financieras, asi como susdocumentos de soporte que amparen las operaciones realizadas. Verificar el cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectoslegales aplicables. Determinar la veracidad en el manejo de los fondos administrados, por losresponsables de la Entidad. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área financiera La auditoría incluyó un examen de forma selectiva de la evidencia que sustenta losmontos y revelaciones de las operaciones financieras registradas en los estadosfinancieros. También incluyó la evaluación de los procedimientos aplicados por laEntidad por el período del 01 de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2015, a lascuentas que conforman dichos estados financieros, así como la documentación derespaldo de las operaciones realizadas. Se aplicaron pruebas sustantivas y decumplimiento, con énfasis en las cuentas de balance general, del activo: efectivo,cajas chicas y bancos, cuentas por cobrar, instalaciones, vehículos, mobiliario yequipo, activos disponibles para la venta (incluye las inversiones), del pasivo: lascuentas por pagar y del estado de resultados: los convenios con Cadena de ValorRurales y los renglones de gasto, que por su materialidad e importancia, fueron:Honorarios, Licencias de software y Otros. Muestra La muestra se aplicó en cumplimiento a la Norma Internacional de Auditoría (NIA)No. 530, que establece que "el objetivo del auditor, al utilizar el muestreo deauditoría, es proporcionar una base razonable a partir de la cual alcanzarconclusiones sobre la población de la que se selecciona la muestra." Para la determinación de la muestra se consideró la materialidad, para el efecto seexaminó el 70% de los ingresos y en los egresos el mismo porcentaje y se revisaron los renglones que por su importancia y materialidad presentaban mayorporcentaje de riesgos. Ingresos Durante el período objeto de la auditoría, se percibieron ingresos por un valor totalde Q222,565,743.00 integrados de la siguiente forma: cuota e impuesto de




exportación del café Q103,875,376.00, ventas de café Q6,924,842.00, servicios delaboratorios Q5,977,419.00, venta de manuales Q5,429,755.00, venta de fruta depalma africana Q3,073,268.00, proyectos de cooperantes externosQ87,544,670.00 e ingresos financieros y fideicomiso de los pequeños productoresQ9,740,413.00. Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por laEntidad. Egresos De manera similar, la Entidad reportó egresos durante el período examinado, porun valor de Q244,831,824.00, los cuales fueron destinados de conformidad con losfines establecidos en el Decreto del Congreso de la República de Guatemalanúmero 19-69, Ley del Café, artículo 5. Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por laEntidad. Efectivo El efectivo está representado por la disponibilidad existente y para propósitos delflujo de efectivo se presenta libre de sobregiros bancarios. Al 31 de diciembre de2015, presenta un saldo de Q15,287,135.00 y no existían restricciones de usosobre saldos de efectivo y su equivalente. La disponibilidad en las cuentasbancarias genera intereses basado en las tasas diarias determinadas por el Bancode Guatemala. Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por laEntidad. Bancos La Entidad reportó en la cuenta de Bancos al 31 de diciembre de 2015 un saldo deQ54,629,141.00, el cual se encuentra distribuido en 18 cuentas aperturadas en lossiguientes bancos del sistema: Banco Agromercantil, S.A., Banco G&TContinental, S.A., Banco Industrial, S.A., Banco de Desarrollo Rural, S.A., Bancode América Central, S.A y Banco de Guatemala. El pago de salarios de losempleados y funcionarios del Programa 1 que se refiere a administración general,se realiza a través de la cuenta 01-003735-6 del Banco Industrial, S.A. y para losdemás programas, la Entidad tiene aperturada la cuenta correspondiente y queutiliza para sus gastos. (Ver anexo 2)




Se efectuó la verificación de las conciliaciones bancarias que no muestrandiferencias en el saldo de la cuenta presentada en el balance general, al 31 dediciembre de 2015. Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por la Entidad Cuentas por cobrar Al 31 de diciembre de 2015, la Entidad presenta un saldo de Q2,954,975.00 . Estacuenta esta integrada por las subcuentas: anticipo a proveedores Q1,076,120.00,Asociación Solidarista de Empleados Q717,000.00, cuentas por cobrarQ450,747.00 otras cuentas por cobrar Q501,927.00, reintegro de proyectosQ209,180.00. Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por la Entidad Instalaciones, vehículos, mobiliario y equipo Las instalaciones, vehículos, mobiliario y equipo se registran en la contabilidad alcosto de adquisición, las reparaciones y mejoras que prolongan la vida del bien secapitalizan y las que no cumplen estas condiciones, se registran como gastos, queson ajustados al final del año. El balance general refleja al 31 de diciembre de2015 un saldo neto de Q38,169,285.00. Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por la Entidad

Depreciaciones Las depreciaciones se calculan bajo el método de línea recta con base a la vidaútil estimada para cada tipo de activo. El valor residual de los activos, la vida útilestimada y los métodos de depreciación son revisados anualmente por laadministración y son ajustados al final de cada período. El cálculo de las depreciaciones se basa en la siguiente tabla de acuerdo a losporcentajes siguientes: ACTIVO % DEPRECIACIÓN

Edificios e instalaciones 5

Herramientas 25

Equipo de cómputo 33

Maquinaria y equipo 20

Vehículos 20

Equipo audiovisual 20

Equipo de laboratorio 20




Mobiliario y equipo 20

Otros activos 20

Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por la Entidad Activos Financieros Disponibles para la Venta La Entidad informó que al 31 de diciembre de 2015, mantuvo las inversionesefectuadas por el agente de valores Invercorp International Limited, por valor deQ39,864,469.00. La Entidad tiene un portafolio de inversiones en valores a largo plazo en dólarescon tasas de interés entre el 5.75 y 8.35, administradas en el Bank of New York,por un monto de Q39,864,469.00 (USD$5,223,079.00 al tipo de cambio 7.63237por USD$1.00), según el tipo de cambio proporcionado por el Banco deGuatemala al 31 de diciembre de 2015. El portafolio de inversiones esta registrado a valor razonable y se conforma de la siguientemanera:

31 de diciembre de

2015 2014

Bonos de gobierno y corporativos 5.75% - 8.35% deinterés US$

4,615,275.00

5,297,378.00

Efectivo disponible del portafolio a) US$ 607,804.00 299,002.00Total US$ 5,223,079.00 5,596,380.00

Monto equivalente en Quetzales Q 39,864,469.00 42,514,300.00

El movimiento del portafolio de inversión fue el siguiente

31 de diciembre de

2015 2014

Saldo al inicio del año Q

42,514,300.00

52,628,251.00Desinversiones del año b) y c) Q (3,488,160.00) (12,039,499.00)Ganancias no realizadas por valuación de activos

financieros disponibles para la venta Q 838,329.00 1,925,548.00

Q 39,864,469.00 42,514,300.00

a) Este efectivo se encuentra custodiado por el administrador de las inversionesde la Entidad. Sin embargo, se determinó deficiencia en los documentos que lorespalden, motivo por el cual se formuló el hallazgo correspondiente. b) Según resolución JD-105-2014/2015 del 23 de noviembre de 2015 la Junta




Directiva de la Entidad aprobó la desinversión de US$500,000.00 del portafolio deinversiones. c) Según resolución JD-006-2014/2015 del 15 de diciembre de 2014 la JuntaDirectiva de la Entidad aprobó la desinversión de US$1,400,000.00 del portafoliode inversiones. Adicionalmente se transfirieron US$400,000.00 a las cuentas deefectivo denominado en quetzales de la Entidad. Dichos fondos serán utilizadospara cubrir el pago de compromisos de operación y su retiro no tuvo penalizaciónalguna para la Entidad. Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por laEntidad. Pasivo Cuentas por pagar Esta cuenta al 31 de diciembre de 2015 presenta un saldo de Q4,320,761.00,integrado por las subcuentas: otras cuentas por pagar Q3,638,430.00 quecorresponde principalmente a servicios adquiridos, descuentos judiciales, cuota dela asociación solidarista, anticipos pendientes de liquidar y otras retenciones; retenciones de impuestos por pagar Q477,440.00, cuota patronal Q141,233.00 ycuota laboral Q63,658.00. Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por laEntidad. Fondo patrimonial El Balance General al 31 de diciembre de 2015, presenta un saldode Q81,404,101.00, integrado por: fondos de carácter no restringido por un valorde Q24,183,438.00, fondos de carácter restringido por un valor de Q43,968,448.00y otros componentes del fondo patrimonial Q13,252,215,00. Revelaciones de acuerdo a los Estados Financieros proporcionados por laEntidad.




Otros aspectos evaluados: Convenios Cadenas de Valor Rurales El Proyecto de Cadenas de Valor Rurales -PCVR- ejecutado por la Entidad esimpulsado por el gobierno de los Estados Unidos de América a través de laAgencia de Cooperación de los Estados Unidos para el Desarrollo -USAID- enGuatemala. El proyecto tiene el propósito de responder de manera eficaz yeficiente al esfuerzo que mitigue: a) la pobreza, b) la inseguridad alimentarianutricional y c) el deterioro ambiental en 18 municipios de San Marcos yHuehuetenango; a través de asesoría para la producción del café, hortalizas yartesanías. La Entidad lidera el consorcio como unidad "supervisora y ejecutora"subcontrató a la Fundación de la Caficultura para el Desarrollo Rural (FUNCAFE)a FUNDASISTEMAS y a la Confederación Guatemalteca de CooperativasResponsabilidad Limitada (CONFECOOP) como cooperantes. Estas entidadesoperan en San Marcos y Huehuetenango. En cada una de las áreas el apoyo esdireccionado a los pequeños productores para que su nivel de calidad yproductividad sean suficientes para poder exportar. El convenio fue suscrito el 31 de mayo de 2012 y se identifica con la referenciaAID-520-A-12-00004, por un total de USD$27,284,906.00. De los cuales USAIDdona USD$19,000,000.00 para que se ejecuten en un plazo de 5 años,presentándose con ese propósito una ejecución presupuestaría para cada año.

Elementos del Costo USD$Cadenas de Valor Rural (Huehuetenango y San Marcos 18,622,859.00Formación 377,141.00Aporte de fondos federales de USAID 19,000,000.00Costo compartido 4,016,802.00Apalancamiento 4,268,104.00Total (USAID + costo compartido+ apalancamiento) 27,284,906.00 El cumplimiento de los recursos de apalancamiento propuesto por el beneficiarioesta sujeto a la realización de auditorías del programa e informes en formatrimestrales de cumplimiento de la ejecución del beneficiario.

Aportes de la Asociación USD$CONFECOOP 7,500,000.00FUNCAFÉ 3,065,026.00FUNDASISTEMAS 1,000,000.00




Subtotal 11,565,026.00Ejecución de la Asociacion 7,434,974.00Total 19,000,000.00 Confecoop Convenio de cooperación USAID No. 520-11-000002; La Entidad trasladará aConfecoop US$7,500,000.00 o su equivalente en quetzales y supervisará laejecución de estos fondos. El convenio inició el 16 de enero de 2013 y tiene unplazo de 5 años, prorrogable por simple acuerdo de las partes. Fundasistemas Convenio de cooperación USAID No. 520-11-000003; La Entidad trasladará aFundasistemas US$1,000,000.00 o su equivalente en quetzales y supervisará laejecución de estos fondos. El convenio inició el 28 de noviembre de 2012 y tieneun plazo de 5 años, prorrogable por simple acuerdo de las partes. Funcafé Convenio de cooperación USAID No. 520-11-000004; La Entidad trasladará aFuncafé US$3,065,026.00 o su equivalente en quetzales y supervisará laejecución de estos fondos. El convenio inició el 16 de enero de 2013 y tendrá unplazo de 5 años, prorrogable por simple acuerdo de las partes. Plan operativo anual (POA) Actualmente la Entidad opera conforme al plan estratégico para los períodos del2013 al 2017, en consecuencia no prepara plan operativo anual -POA-. Contingencias Al 31 de diciembre de 2015 se encuentran pendientes cuatro litigios porprestaciones laborales por Q3,085,434.00. En uno de los litigios porQ1,431,340.00, se llegó a un acuerdo extrajudicial en 2015 con la parte actora porQ300,000.00, por lo que se está a la espera de que el juzgado apruebe eldesistimiento, en virtud de acuerdo extrajudicial. Carta de Representación La Entidad proporcionó a la comisión de auditoría, la Carta de Representación defecha 29 de abril de 2016, firmada por Gerencia General, en la cual da a conocerque no existen hechos relevantes que puedan tener repercusión en la información

financiera, reportada durante el periodo auditado; asi mismo se hace constar que




financiera, reportada durante el periodo auditado; asi mismo se hace constar quese proporcionó toda la información administrativa y financiera solicitada. Guatecompras La Entidad no utiliza el portal de Guatecompras para sus adquisiciones ycontrataciones de bienes y servicios, debido a que no ejecutó fondos provenientesdel Estado, se basa en el Reglamento de Compras y Contrataciones de laAsociación Nacional del Café -ANACAFE-, Acuerdo Gubernativo No. 701-98 delMinisterio de Agricultura, Ganadería y Alimentación. Sistemas informáticos utilizados por Anacafé La Entidad utiliza el sistema de contabilidad denominado Kernel, el cual esadministrado por el departamento de sistemas y utilizado por el departamento decontabilidad y finanzas, el cual consisten en un sistema contable y administrativo. Se emitió el oficio número DAEE-0013-0002-2016, con fecha 29 de abril de 2016,en el que se solicitó a la Dirección de Auditoría de Sistemas Informáticos de laContraloría General de Cuentas, para que nombren a un experto, para queexamine el software utilizado por la Entidad, quien por separado emitirá su informecorrespondiente. Área técnica Se emitió el oficio número DAEE-0014-0002-2016, con fecha 29 de abril de 2016,en el que se solicitó a la Dirección de Infraestructura de la Contraloría General deCuentas, para que nombren a un experto y que examine los programas deCadenas de Valor Rurales y verifique si los objetivos trazados por dichosprogramas están siendo alcanzados, quien por separado emitirá su informecorrespondiente. 5. COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Conclusiones En lo relativo a los registros contables e información financiera relacionadas con laadministración de las cuotas e impuesto de exportación del café, percibidas por laEntidad, para la ejecución de proyectos de asistencia técnica y mejoramiento parael caficultor, en cifras mostradas en los estados financieros, presentanrazonablemente la situación financiera, excepto por las deficiencias de controlinterno y de cumplimiento detectadas durante el proceso de auditoría.




6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos Relacionados con el Control Interno Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencias en registros contables y presupuestarios Condición Se determinó que en la subcuenta contable Anticipo a Proveedores al 31 de diciembre de2013 refleja el saldo de Q5,683,596.00 y al 31 de diciembre de 2015 refleja el saldo deQ1,076,120.00, perteneciente a la cuenta contable Cuentas por Cobrar, en la que seregistró gastos y adquisiciones de activos fijos. Criterio El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba lasNormas Generales de Control Interno en la Norma 5.8 Análisis de la InformaciónProcesada, establece: “La máxima autoridad de cada ente público, debe normarque toda la información financiera, sea analizada con criterios técnicos.”“Las unidades especializadas de cada ente público son las responsables derealizar el análisis financiero oportuno de toda la información procesada, así comola interpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y quegarantice que los reportes e informes que se generan periódicamente seanconfiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial.” Causa Mala operación o registro de las operaciones contables y falta de supervisión yaprobación de dichos registros de la subcuenta contable. Efecto Al no registrar correctamente la información contable, los reportes generadoscomo los estados financieros, no muestran correctamente los saldos de la Entidadauditada.




Recomendación El presidente debe girar instrucciones por escrito al Gerente General, AuditoríaInterna, Coordinador Financiero y Contador General para crear un procedimientode control interno donde se revise y se apruebe la información contable registrada. Comentarios de los Responsables Con base en el acta de discusión de hallazgos número DAEE-008-2016, suscritacon fecha 6 de mayo de 2016, en punto quinto, establece que los representantesde la Entidad hacen entrega de un oficio sin número de fecha 05 de mayo de2016, que no incluye numeración de cada folio, mediante el cual los responsablesde Anacafé presenta comentarios al presente hallazgo, indicando lo siguiente:“…En relación a la diferencia encontrada, hago de su conocimiento que cuando setrata de compra de activos o servicios que van a ser proporcionados dentro de unplazo determinado, los desembolsos a proveedores (anticipos) se registrancontablemente en la subcuenta “anticipo a proveedores” mientras se completa laentrega de los activos o servicios contratados y en la “cuenta por cobrar”. Enseguimiento a las Normas Internacionales de Contabilidad y los principios decontabilidad generalmente aceptados que sigue la Asociación Nacional del Café,cuando se completa el plazo convenido para la compra de los activos o servicioscontratados, se descarga el monto de los pagos hechos a los proveedores de lacuenta “anticipo a proveedores” y se carga en Gastos o Activos. Las descargas ydescargas se hacen en función de los plazos convenidos, que pueden abarcarmás de un ejercicio fiscal. A la fecha del presente reporte, la cuenta de anticipo a proveedores presenta unsaldo de Q1,917,722.41 en el cual únicamente Q1,209.63 corresponde al ejercicio2015". Comentario de la Auditoría Analizados los argumentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma por la siguiente razón: Esobligación de los responsables de realizar los registros que constantemente esténactualizándolos, para que la información presentada en los estados financieros,sea lo mas razonable posible, pero en este caso, no se realizanperiódicamente las actualizaciones, además de registrar otra clase de gastos enlas cuenta anticipo a proveedores, lo que incumple con lo estipulado en el principiode contabilidad llamado oportunidad.




Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesGERENTE GENERAL EVELIO FRANCISCO ALVARADO ROMERO 161,410.00COORDINADOR FINANCIERO MARCO ANTONIO MORALES BENITEZ 50,600.00CONTADOR GENERAL RENATTO LEONEL FIGUEROA SANDOVAL 20,900.00Total Q. 232,910.00

Hallazgo No. 2 Deficiencia en registros de ingresos Condición Al revisar el área de ingresos, se determinó la falta de un reporte que muestre losingresos diarios de forma detallada que indique como mínimo lo siguiente:efectivo, cheques, tarjetas de crédito; así mismo no se adjuntan las boletas dedepósitos bancarios diarios, con los cuales se puedan comparar los recibos deingresos. Criterio El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba lasNormas Generales de Control Interno en la Norma 1.11 Archivos, establece: “Esresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con baseen las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que entodas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivosordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácillocalizar la información.”“La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativasque realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por losórganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de talmanera que facilite la rendición de cuentas.”“Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contrarobos, incendios u otros riesgos, manteniéndolo por el tiempo establecido en lasleyes específicas; independientemente del medio de información que se trate, esdecir, por medios manuales o electrónicos.”




Causa Desorden en los valores y la documentación de soporte correspondiente a losingresos diarios. Efecto Genera confusión y dificulta la fiscalización en el área de ingresos diarios. Recomendación Que el presidente gire las instrucciones por escrito al Gerente General, AuditorInterno, Coordinador Financiero, Contador General, departamento de cómputo y alos encargados de caja para que le presenten todos los elementos necesarios yque pueda establecer los controles internos necesarios y se genere un reporte deingresos diario, semanal y mensual, detalle de efectivo recibido, de chequesrecibidos, voucher por pago de tarjetas de crédito o débito recibido y que cadadocumento de ingreso emitido sea ligado al tipo de pago recibido (efectivo,cheque, tarjeta de crédito o débito) y a la boleta de deposito bancario quecorresponda en el día y que al generarse cada documento de ingreso detallado eneste reporte, se conecte directamente con los registros contables (recibo, boletade deposito bancario, cuentas por cobrar o cuentas por pagar) y queautomáticamente se vincule al sistema de contabilidad. Comentarios de los Responsables

DAEE-008-2016 Con base en el acta de discusión de hallazgos número , suscritacon fecha 6 de mayo de 2016, en punto quinto, establece que los representantesde la Entidad hacen entrega de un oficio sin número de fecha 05 de mayo de2016, que no incluye numeración de cada folio, mediante el cual los responsables

Anacafé de presenta comentarios al presente hallazgo, indicando lo siguiente: “LaAsociación Nacional del Café cuenta con los reportes que documentan losingresos diarios, y que cumplen con la información suficiente y competente. Losdocumentos de soporte son archivados de manera diaria….” Comentario de la Auditoría Analizados los argumentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma por la siguiente razón: Debeconsiderarse como norma, que los reportes generados por el sistema, de losingresos diarios incluya toda la información necesaria, de manera que pueda ser




comprendida por cualquier persona interesada , asi mismo para poder fiscalizarsesin ninguna limitación, con lo que se daría cumplimiento al principio decontabilidad de revelación suficiente. Acciones Legales y Administrativas


Hallazgo No. 3 Falta de autorización para el manejo de fondo de Caja Chica Condición La Entidad posee fondos de caja chica para gastos menores, sin embargo lasautoridades no entregaron a la comisión de auditoría las autorizaciones de lacreación de dichos fondos, las cuales se solicitaron en oficios No.DAEE-0002-05-2016 de fecha 31 de marzo de 2016 y No. DAEE-0002-09-2016 defecha 13 de abril de 2016. Criterio El Acuerdo Interno No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, indican en el numeral 2.6 DOCUMENTOS DERESPALDO. “Toda operación, cualquiera sea su naturaleza, que realicen lasentidades públicas, deberá contar con la documentación necesaria y suficienteque la respalde, y demuestre que se ha cumplido con los requisitos legales,administrativos, de registro y control de la entidad. Dicha documentación deberácontener la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, paraidentificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación y para facilitar suanálisis.” Causa Incumplimiento a las normas de control, al no tener evidencia de la creación de losfondos de caja chica.




Efecto Al no contar con archivo de documentos donde conste la autorización de las cajaschicas, crea incertidumbre y desconfianza en el manejo de dichos fondos. Recomendación El Presidente debe girar instrucciones al Gerente General, al CoordinadorFinanciero y al Contador General para crear un archivo que tenga todas lasaprobaciones que las autoridades han realizado de los fondos de cajas chicas quese manejan en la Entidad y cumplir con lo establecido con lo que las normas deuso de los fondos de caja chica indican. Comentarios de los Responsables Con base en el acta de discusión de hallazgos número DAEE-008-2016, suscritacon fecha 6 de mayo de 2016, en punto quinto, establece que los representantesde la Entidad hacen entrega de un oficio sin número de fecha 05 de mayo de2016, que no incluye numeración de cada folio, mediante el cual los responsablesde Anacafé presenta comentarios al presente hallazgo, indicando lo siguiente:“Durante los años 2014 y 2015 no se crearon nuevas cajas chicas, razón por lacual no hay autorizaciones para esos años. Los únicos movimientos realizados enlos años 2014 y 2015 se refieren a la disminución del monto asignado a las cajaschicas No.33-2015, 34-2015, 35-2015, 36-2015, 37-2015, 38-2015 y 39-2015.” Comentario de la Auditoría Analizados los argumentos presentados por los responsables de la Entidad, seconcluye que el hallazgo se confirma por la siguiente razón: No se cuenta conarchivos de documentos que hagan constar que todos los fondos de caja chicamanejados, hayan sido aprobados por las autoridades superiores. Acciones Legales y Administrativas





Hallazgo No. 4 Falta de documentación de respaldo Condición Se determinó que la Entidad, refleja en los saldos del Balance General,inversiones que se han realizado y que al 31 de diciembre de 2015, poseen saldode Q39,864,469.00 (US$.5,433,783.00, con Tasa de Cambio utilizada deQ.7.33641); sin embargo, las autoridades no cuentan con un archivo permanentedonde se pueda verificar documentalmente dichas inversiones. Criterio El Acuerdo Interno No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, indican en el numeral 2.6 DOCUMENTOS DERESPALDO. “Toda operación, cualquiera sea su naturaleza, que realicen lasentidades públicas, deberá contar con la documentación necesaria y suficienteque la respalde, y demuestre que se ha cumplido con los requisitos legales,administrativos, de registro y control de la entidad. Dicha documentación deberácontener la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, paraidentificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación y para facilitar suanálisis.” Causa No existe documentos que evidencien o documenten en forma fehaciente lasinversiones realizadas. Efecto Crea incertidumbre y genera desconfianza en las inversiones, al no tenerdocumentos que evidencien y garanticen las operaciones. Recomendación El Presidente y Representante Legal debe girar instrucciones por escrito alGerente General, al departamento jurídico, Coordinador Financiero y ContadorGeneral, para que de inmediato creen un archivo permanente de todos losdocumentos que amparen las inversiones realizadas.




Comentarios de los Responsables Con base en el acta de discusión de hallazgos número DAEE-008-2016, suscritacon fecha 6 de mayo de 2016, en punto quinto, establece que los representantesde la Entidad hacen entrega de un oficio sin número de fecha 05 de mayo de2016, que no incluye numeración de cada folio, mediante el cual los responsablesde Anacafé presentan comentarios al presente hallazgo, indicando lo siguiente:“Los documentos relativos a las inversiones, que forman parte de archivopermanente de la Asociación, fueron entregados a la Comisión de Auditoría confecha 17 de febrero de 2016 en respuesta al oficio DAEE-0003-02-2016…” Comentario de la Auditoría Analizados los documentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma, ya que no cuenta con un archivoen el que se custodie los documentos que amparen que las inversiones realizadasson reales y que no corren ningún riesgo de perderse. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 16, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesPRESIDENTE MIGUEL ANTONIO MEDINA GODOY 23,943.60VICEPRESIDENTE DIETER ALEJANDRO KELLER BOCK 23,943.60GERENTE GENERAL EVELIO FRANCISCO ALVARADO ROMERO 80,705.00COORDINADOR FINANCIERO MARCO ANTONIO MORALES BENITEZ 25,300.00CONTADOR GENERAL RENATTO LEONEL FIGUEROA SANDOVAL 10,450.00Total Q. 164,342.20

Hallazgo No. 5 Falta de autorización de Manuales de Funciones y Procedimientos Condición Los manuales de funciones y procedimientos de la Entidad auditada, carece deaprobación por parte de la Junta Directiva, derivado a que no lo pusieron a la vistade la comisión de auditoría.




Criterio El Acuerdo Interno No. 09-03, de fecha 8 de julio de 2003, del jefe de laContraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control InternoGubernamental, en las normas de aplicación general, en el numeral 1.10, sobrelos manuales de funciones y procedimientos, se establece: “Los jefes, Directores ydemás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, sudivulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación yaplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.” El Acuerdo Gubernativo No. 13-70, del Ministerio de Agricultura, Reglamento de laLey del Café, artículo 35, literal f, establece: “Emitir las disposiciones de caráctergeneral que señale la ley del Café, Decreto número 19-69 del Congreso de laRepública, y este Reglamento, así como las demás que puedan ser necesariaspara el debido desarrollo de la Entidad y el cumplimiento de sus fines.” Causa No se puso a la vista de los auditores, la autorización por parte de la JuntaGeneral de la Entidad, los manuales de funciones y procedimientos. Efecto No hay certeza de que cada empleado tenga definida su función y losprocedimientos para realizarla. Recomendación Se recomienda que el Presidente gire instrucciones por escrito al Gerente Generalpara que gestione la elaboración de los manuales correspondiente y se sometan ala aprobación de la Junta General. Comentarios de los Responsables Con base en el acta de discusión de hallazgos número DAEE-008-2016, suscritacon fecha 6 de mayo de 2016, en punto quinto, establece que los representantesde la Entidad hacen entrega de un oficio sin número de fecha 05 de mayo de2016, que no incluye numeración de cada folio, mediante el cual los responsablesde Anacafé presenta comentarios al presente hallazgo, indicando lo siguiente: “ Se presentaron a la comisión de auditoría todos los manuales de funciones yprocedimientos vigentes de la Asociación Nacional del Café, que ha sido validados




y publicados. La autorización de los manuales de funciones y procedimientoscorresponde a la Administración y no a la Junta Directiva." Comentario de la Auditoría Analizados los argumentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma por la siguiente razón: Nopresentaron evidencia alguna en que se compruebe que las autoridadessuperiores aprobaran los manuales de funciones y procedimientos utilizados. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 3, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesPRESIDENTE MIGUEL ANTONIO MEDINA GODOY 5,985.90GERENTE GENERAL EVELIO FRANCISCO ALVARADO ROMERO 20,176.25Total Q. 26,162.15

Lineas en blanco (Luego Accion Legal) Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y RegulacionesAplicables Área Financiera Hallazgo No. 1 Libros no autorizados Condición En la revisión realizada se determinó que la Entidad, posee libros auxiliares debancos los cuales no fueron autorizados por la Contraloría General de Cuentas, nipor la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Criterio El Decreto 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica dela Contraloría General de Cuentas en el artículo 4. Atribuciones, en el literal K,indica: “Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros




principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otrosmedios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización.” El Decreto número 2-70, del Congreso de la República de Guatemala, Código deComercio, artículo 38, indica: “Para el efecto deberán llevar los siguientes libros oregistros: 1.- Inventarios, 2.- De primera entrada o diario, 3.- Mayor oCentralizador, 4.- De Estados Financieros.” El Decreto 26-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del ImpuestoSobre la Renta, artículo 46. Libros y Registros, indica: “Los contribuyentesobligados a llevar contabilidad de acuerdo con el Código de Comercio para losefectos tributarios deben cumplir con las obligaciones contenidas en dicho código,en materia de llevar libros, registros, estados financieros y comprobantesenumerados……” Causa Incumplimiento a la ley que se relaciona con los registros en libros autorizados. Efecto Al operar registros en libros no autorizados, genera incertidumbre y producedesconfianza en los informes que se generen con la información registrada. Recomendación Se recomienda al Presidente y al Gerente General que gire instrucciones porescrito al Coordinador Financiero y al Contador General, para que de inmediato seautoricen los libros de registros contables en la instancia que corresponda. Comentarios de los Responsables Con base en el acta de discusión de hallazgos número DAEE-008-2016, suscritacon fecha 6 de mayo de 2016, en punto quinto, establece que los representantesde la Entidad hacen entrega de un oficio sin número de fecha 05 de mayo de2016, que no incluye numeración de cada folio, mediante el cual los responsablesde Anacafé presenta comentarios al presente hallazgo, indicando lo siguiente: “ Deconformidad con el artículo 44 de la Ley del Café, la Asociación Nacional del Caféestá sujeta a la fiscalización y vigilancia de la Contraloría General de Cuentas porlo que no se hace necesario contar con la habilitación de libros en la SAT." Comentario de la Auditoría




Analizados los argumentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma, por la siguiente razón: No sepuso a la vista de los auditores constancia de registro de los libros utilizados. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 19, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesPRESIDENTE MIGUEL ANTONIO MEDINA GODOY 23,943.60GERENTE GENERAL EVELIO FRANCISCO ALVARADO ROMERO 80,705.00COORDINADOR FINANCIERO MARCO ANTONIO MORALES BENITEZ 25,300.00CONTADOR GENERAL RENATTO LEONEL FIGUEROA SANDOVAL 10,450.00Total Q. 140,398.60

Hallazgo No. 2 Inadecuado enfoque de la auditoría interna Condición La auditoría interna no crea las condiciones ni los controles internos necesariospara apoyar a la administración a efecto de minimizar riesgos. Criterio El Decreto 19-69 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Café, en elartículo 30, indica: “La Junta General nombrará un auditor interno, quien ejercerásus funciones con entera independencia. Su función principal será de fiscalizaciónen defensa de los intereses de la Asociación. A este efecto, deberá rendir uninforme a la Junta General, por lo menos cada año.”

El Acuerdo Gubernativo número 13-70 del Ministerio de Agricultura, Ganadería yAlimentación Reglamento de la Ley del Café, en el artículo 44, indica: “Losauditores interno y externo ejercerán vigilancia y control, el primero en formapermanente de las operaciones y actividades contables de la Asociación comodelegado de la Junta General.” Causa




La falta de ejercer funciones en controles internos para minimizar los riesgos en laadministración de la Entidad. Efecto Se incrementan los riesgos en la administración de la Entidad. Recomendación La Junta General debe girar sus instrucciones al Gerente General para que secoordine con el Auditor Interno y Coordinador Financiero para implementar loscontroles internos necesarios, con el propósito de cumplir con minimizar losriesgos en la administración de la entidad. Comentarios de los Responsables Con base en el acta de discusión de hallazgos número DAEE-008-2016, suscritacon fecha 6 de mayo de 2016, en punto quinto, establece que los representantesde la Entidad hacen entrega de un oficio sin número de fecha 05 de mayo de2016, que no incluye numeración de cada folio, mediante el cual los responsablesde Anacafé presentan comentarios al presente hallazgo, indicando lo siguiente:“En cumplimiento de los dispuesto en la Ley del Café y su Reglamento, laAsociación cuenta con la función principal es de fiscalización en defensa de losintereses de la Asociación.” Comentario de la Auditoría Analizados los argumentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma, por la siguiente razón: Elpersonal de auditoria interna participa en actividades del área financiera y no deuna función preventiva que en consecuencia, debiera ser creadora de controlesinternos que busquen minimizar los posibles riesgos de la Asociación enadministración de recursos. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesPRESIDENTE MIGUEL ANTONIO MEDINA GODOY 49,940.80




VICEPRESIDENTE DIETER ALEJANDRO KELLER BOCK 49,940.80GERENTE GENERAL EVELIO FRANCISCO ALVARADO ROMERO 161,410.00Total Q. 261,291.60

Hallazgo No. 3 Falta de Registro y Licencia Sanitaria Condición Durante la auditoría realizada, se comprobó que la Entidad no cuenta con licenciasanitaria para operar un establecimiento de alimentos, aun cuando operan centrosde distribución de café para consumo humano. Criterio El Decreto número 90-97 del congreso de la república de Guatemala, Código deSalud, en el artículo 130, Ámbito de las Responsabilidades, indica: “El Ministeriode Salud y otras instituciones de manera coordinada desarrollan las funcionessiguientes: a) Al Ministerio de Salud le corresponden las de prevención y controlen las etapas de procesamiento, distribución, transporte y comercialización dealimentos procesados de toda clase, nacionales o importados, incluyendo elotorgamiento de la licencia sanitaria para la apertura de los establecimientos, lacertificación sanitaria o registro sanitario de referencia de los productos y laevaluación de la conformidad con los mismos, vigilando las buenas prácticas demanufactura.” a) Asimismo, en el artículo 140, de la misma licencia sanitaria,indica: “Toda persona natural o jurídica, pública o privada, que pretenda instalar unestablecimiento de alimentos, deberá obtener licencia sanitaria otorgada por elMinisterio de Salud, de acuerdo a las normas y reglamentos sanitarios y en elplazo fijado en los mismos…..La licencia sanitaria tendrá validez por cinco (5)años, quedando el establecimiento sujeto a control durante este período. En casode incumplimiento de las leyes o reglamentos sanitarios correspondientes, se haráacreedor de la sanción que contemple el presente código.” Causa Incumplimiento a la normativa legal para el adecuado funcionamiento deestablecimientos para expendio de alimentos, en este caso café. Efecto Se corre el riesgo de afectar el patrimonio de la entidad, al pagar las infraccionesque determina la ley, al carecer de la licencia sanitaria.




Recomendación El Presidente debe girar instrucciones por escrito al Gerente General, para que segestione la licencia sanitaria correspondiente, para los establecimientos que estánen funciones, así como al iniciar operaciones. Comentarios de los Responsables Con base en el acta de discusión de hallazgos número DAEE-008-2016, suscritacon fecha 6 de mayo de 2016, en punto quinto, establece que los representantesde la Entidad hacen entrega de un oficio sin número de fecha 05 de mayo de2016, que no incluye numeración de cada folio, mediante el cual los responsablesde Anacafé presenta comentarios al presente hallazgo, indicando lo siguiente:“”Estos documentos no fueron solicitados por la comisión de auditoría.” Comentario de la Auditoría Analizados los argumentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma, por la siguiente razón: en eldesarrollo del trabajo de la auditoria, se encontró pago por concepto de multa porcarecer de licencia sanitaria, lo que significa que los funcionarios de laadministración no cumplieron con este requisito. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesGERENTE GENERAL EVELIO FRANCISCO ALVARADO ROMERO 161,410.00Total Q. 161,410.00

Hallazgo No. 4 Incumplimiento a reglamento Condición En las compras realizadas por la Entidad, se determinó que no cumplen con loestablecido en el reglamento de compras, ya que la compra efectuada con elcheque número 99400178 del Banco Agromercantil, S. A. de fecha 24 de enero de




2014, por la cantidad de US$234,375.00 equivalente en quetzales deQ1,840,366.41 (Tipo de cambio de Q7.85223 por US$1.00), se realizó de formadirecta y omitiendo el proceso de licitación. Criterio El Acuerdo Gubernativo No. 701-98, del Ministerio de Agricultura, Ganadería yAlimentación, con el que se aprobó el Reglamento de Compras y Contratación deBienes y Servicios de la Asociación Nacional del Café –ANACAFE-, del 13 deoctubre de 1,998, en el Capítulo I, Del Objeto del Reglamento, Artículo 1º. .NormaIndica: “El presente Reglamento norma lo relativo a la compra y contratación deobras, bienes y servicios, que requiera la Asociación Nacional del Café–ANACAFE-, para desarrollar su objetivo.”En el Artículo 6º. estipula: “Toda compra de bienes o contratación deMontos.obras y servicios deberá llenar los siguientes requisitos: a...b…c…d DeQ.50,000.01 en adelante, debe emitirse la solicitud de compra o servicio,autorizarla el Jefe del Departamento y enviarla a la Sección de compras quiensolicitara por conducto de la Gerencia General la autorización de la JuntaDirectiva, a través de la Comisión respectiva, la cual decidirá el procedimiento aseguir, es decir, cotización, compra en la vía directa, o licitación. En los casos dela compra en la vía directa, será siempre necesario que las comisiones respectivasemitan sus dictámenes antes de que la Junta Directiva conozca de cualquiersolicitud de compra, venta o contratación de bienes, obras y servicios.”En el capítulo IV, Sistema de Licitaciones, en el artículo 13 Casos de Licitaciónestablece: “Las bases de licitación, deberán ser aprobadas por la Junta Directiva yen ellas se consignarán las disposiciones generales y las especificacionestécnicas. Estas licitaciones pueden ser privadas o públicas.” Causa Incumplimiento a las normas creadas, por parte de las autoridades de la Entidad,al realizar compra directa y no llevar a cabo evento de licitación. Efecto Muestra desconocimiento y genera desconfianza al no cumplir con el reglamentode compras. Recomendación El Presidente debe girar instrucciones por escrito al Gerente General para quetodos los involucrados en las adquisiciones de la Entidad, cumplan con loestablecido en el Reglamento de Compras y Contratación de Bienes y Servicios




de la Asociación Nacional del Café (ANACAFE). Comentarios de los Responsables Con base en el acta de discusión de hallazgos número DAEE-008-2016, suscritacon fecha 6 de mayo de 2016, en punto quinto, establece que los representantesde la Entidad hacen entrega de un oficio sin número de fecha 05 de mayo de2016, que no incluye numeración de cada folio, mediante el cual los responsablesde Anacafé presenta comentarios al presente hallazgo, indicando lo siguiente: “Elcheque a que hace referencia la comisión de auditoría se refiere a unatransferencia temporal que hizo la Asociación para apoyar la adquisición dealmácigos donados por Nestlé, para que las plantas pudieran ser entregadas a losproductores beneficiados en las fechas y condiciones requeridas para su siembra.Los fondos transferidos fueron devueltos a la Asociación Nacional del Café. Loanterior se explicó a la Comisión de Auditoría y se entregó copia del convenio conNestlé, así como copia de la devolución de los fondos por parte de Nestlé.” Comentario de la Auditoría Analizados los documentos y pruebas aportadas por los responsables de laEntidad, se concluye que el hallazgo se confirma por la siguiente razón: Auncuando existe un reglamento de compras exclusivo para la Asociación, no se pusoa la vista de los auditores, evidencia alguna que probara que se habían realizadolos eventos de licitación que dicho reglamento indica, en compras o adquisicionescomo la mencionada en la condición de este hallazgo. Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 25, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesPRESIDENTE MIGUEL ANTONIO MEDINA GODOY 24,970.40GERENTE GENERAL EVELIO FRANCISCO ALVARADO ROMERO 80,705.00COORDINADOR FINANCIERO MARCO ANTONIO MORALES BENITEZ 25,300.00CONTADOR GENERAL RENATTO LEONEL FIGUEROA SANDOVAL 10,450.00Total Q. 141,425.40

Lineas en blanco (Luego Accion Legal)




7. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los directivos y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluye en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 MIGUEL ANTONIO MEDINA GODOY PRESIDENTE 18/11/2014 - 17/11/20162 DIETER ALEJANDRO KELLER BOCK VICEPRESIDENTE 18/11/2014 - 17/11/20163 EVELIO FRANCISCO ALVARADO ROMERO GERENTE GENERAL 01/08/2014 - 31/12/20154 LUISA FERNANDA CORREA MANCIA SUB GERENTE GENERAL 05/01/2015 - 31/12/20155 MARCO ANTONIO MORALES BENITEZ COORDINADOR FINANCIERO 01/01/2014 - 31/12/20156 RENATTO LEONEL FIGUEROA SANDOVAL CONTADOR GENERAL 01/01/2014 - 31/12/2015




8. COMISIÓN DE AUDITORÍAÁREA FINANCIERA

Lic. RUDY ANIBAL VELASQUEZ AGUILAR

Auditor Gubernamental

Coordinador

Lic. MARVIN ANTONIO BERDUO MATZIR

Supervisor Gubernamental

INFORME CONOCIDO POR: RAZÓN:De conformidad con lo establecido en el articulo 29 de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas y sus reformas los auditores gubernamentalesnombrados son responsables del contenido y efectos legales del presente informe,el director y subdirector únicamente firman en constancia de haber conocido elcontenido del mismo.




ANEXOS




ANEXO 1ASOCIACIÓN NACIONAL DEL CAFÉ -ANACAFÉ-

RESULTADOS DE INGRESOS Y EGRESOSDEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

(Valores en Quetzales)

Año 2015 Año 2014 Totales

Ingresos

119,518,326.00

103,047,417.00

222,565,743.00

Egresos

130,389,900.00

114,441,925.00

244,831,825.00

Resultados de operaciones

(10,871,574.00)

(11,394,508.00)

(22,266,082.00)(+) (pérdida) ganancia norealizadas por valuación deactivos financierosdisponibles para la venta

838,329.00

1,925,548.00

2,763,877.00

Resultados Integrales

(10,033,245.00)

(9,468,960.00)

(19,502,205.00)Fuente: Registros contables, diario mayor general, presentados por la Entidad

Comentario: Los ingresos son integrados por la cuota de exportación que cancelan losexportadores de café, más las aportaciones de las entidades cooperantes y losegresos se encuentran formados por los gastos de operación del período, costosde ventas de varios productos y gastos financieros.




ANEXO 2

ASOCIACIÓN NACIONAL DEL CAFÉ -ANACAFÉ-INTEGRACIÓN DE BANCOS

AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015(Valores en Quetzales)

No. BANCO CUENTA SALDO

1 Banco Agromercantil S.A. 31-4000968-0 3,100,825.002 Bank of New York 03LW-004289 39,864,469.003 Banco G&T Continental S.A. 66-5800511-6 49,066.004 Banco Industrial S.A. 004-003158-3 2,167,601.005 Banco de Desarrollo Rural 6-44500385-1 64,791.006 Banco Agromercantil S.A. 01-0003735-6 4,555,297.007 Banco de Guatemala 150142-8 2,086.008 Banco Industrial S.A. 027-014573-0 1,955,226.009 Banco de Desarrollo Rural 3-42303818-8 966.0010 Banco de America Central 90-003519-7 55,689.0011 Banco G&T Continental S.A. 24-0000376-4 201,515.0012 Banco Agromercantil S.A. 01-19128-6 123,066.0013 Banco G&T Continental S.A. 66-5801051-9 9,053.0014 Banco G&T Continental S.A. 66-0013089-8 12,732.0015 Banco Industrial S.A. 092-0010527 2,419,676.0016 Banco G&T Continental S.A. 66-0016799-9 13,886.0017 Banco Industrial S.A. 092-0003209 24,723.0018 Banco Industrial S.A. 092-00655-8 8,474.00

TOTALES 54,629,141.00Fuente: Balance de Saldos y Estados de cuenta de bancos.

Comentarios: El presente anexo muestra la disponibilidad financiera en bancos al 31 de diciembre de 2015




Nombramiento




Forma única de estadística




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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME … de auditoria 2015... · Deficiencias en registros...

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