“Ejecución de gastos de viaje al exterior”. INF-006-2012 · 4.4 Pruebas: Se realizaron pruebas...

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Interna

“Ejecución de gastos de viaje al exterior”.

INF-006-2012

Julio, 2012

Contenido

1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................2

2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ........................................................2

3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO ...........3

4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ..............................................................................3

5. RESULTADOS ............................................................................................................4

6. CONCLUSIÓN ..........................................................................................................23

INF-006-2012 “Ejecución de gastos de viajes al exterior” pág. 2

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El estudio se realizó de conformidad con el plan de trabajo establecido para el periodo 2012, presentado al CONARE y a la Contraloría General de la República, el mismo se ejecutó de conformidad con lo establecido en nuestro reglamento y la Ley General de Control Interno.

1.2 Objetivos 1.2.1 General Analizar el control y normativa interna aplicada en la aprobación, pago y liquidación de gastos de viaje al exterior. 1.2.2Específicos

1. Evaluar el cumplimiento del procedimiento para la solicitud y pago de viáticos y transporte al exterior.

2. Evaluar las actividades de control aplicadas al proceso de pago de viáticos y transporte al exterior.

3. Verificar la aplicación de la normativa emitida por la Contraloría General de la República, para el pago de viáticos y transporte al exterior.

4. Analizar el registro contable y presupuestario de los adelantos y liquidaciones de viáticos y transporte al exterior, así como la adecuada documentación de los mismos.

1.3. Alcance

Se revisó una muestra de los pagos de viáticos y de transporte al exterior, realizados en el período 2011, a funcionarios y otros. Se analizó desde el momento que se plantea la solicitud hasta la finalización del trámite de liquidación y contabilización de viáticos. 2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN

La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa. La responsabilidad de esta Auditoría consistió en evaluar el control interno aplicado al proceso de ejecución de gastos de viajes en el exterior.


3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO

Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier Administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento. Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación: Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno. Artículo 16. Sistemas de información. Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y las causales al respecto, en los siguientes artículos: Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General 4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS

4.1 Reunión de Inicio: Se realizó una reunión al inicio del estudio con la Jefatura de la Sección Administrativa de OPES y con el Jefe de la Proveeduría Institucional, para comunicar el objetivo del estudio y conocer sobre temas generales del mismo. 4.2 Entrevistas: Se realizó una entrevista al Proveedor Institucional para conocer aspectos de las contrataciones realizadas para la adquisición de tiquetes aéreos y a la contadora de la UCAF para conocer sobre su participación en el proceso de pago de viáticos en el exterior. 4.3 Cuestionarios: se aplicó un cuestionario a los Administradores de Programas (Estado de la Nación, SINAES y OPES), sobre los controles aplicados en el proceso. 4.4 Pruebas: Se realizaron pruebas sustantivas, de control y de cumplimiento, basadas en la información y documentación suministrada por el personal participante en el proceso. 4.5 Matriz de hallazgos: Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que se presentan en los hallazgos del informe y están respaldadas con los papeles de trabajo respectivos.


5. RESULTADOS

Hallazgo Nº1: Carencia de la documentación del procedimiento interno para la solicitud de viáticos y transporte al exterior.

Condición

a. No se ha establecido por escrito el procedimiento interno para la solicitud de viáticos al exterior y el trámite de compra de tiquetes aéreos y, debilidad que se había indicado en el informe INF-01 (03-2010) “Análisis y registro del pago de viáticos y transportes”, emitido en el 2010.

b. Las acciones que se realizan actualmente para el trámite de solicitud de viáticos no

cuentan con las actividades de control necesarias, dado que en OPES no existe claridad sobre a quién le corresponde verificar la certeza de los documentos de trámite que se presentan, verificación de los montos solicitados y liquidados, así como la labor de seguimiento a los adelantos otorgados a los funcionarios y los rembolsos ofrecidos a la Institución.

Criterio

a y b. De conformidad con lo que establecen las normas de control interno para el Sector Público, en la siguiente:

4.2 Requisitos de las actividades de control e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.

Igualmente, lo que establece la siguiente Norma:

1.2 Objetivos del SCI. El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos: a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. El SCI debe brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue suministrado, y de que se establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo.

Causas

a. No está claramente establecido a qué dependencia le corresponde la elaboración documental de este procedimiento.


b. No se ha establecido claramente en el Programa OPES, el puesto responsable de revisar y controlar los pagos de viáticos en el exterior.

Efectos reales o potenciales

a. Omisión o ejecución errónea de las funciones requeridas para el trámite de asignación de viáticos en el exterior y compra de tiquetes aéreos.

Desconocimiento o confusión en el desarrollo de las labores propias de cada puesto, así como las de otros. Inaplicación parcial o total, según cada caso, de la normativa nacional respectiva y sus correspondientes consecuencias, particularmente y como se ampliará en otro punto, se encontraron incumplimientos importantes a la normativa.

b. Vacíos de control en las acciones realizadas que pueden ocasionar un

reconocimiento indebido de dinero a funcionarios.

Perjuicios económicos para la institución. Dificultad para establecer responsabilidades ante un incumplimiento

Recomendación A la Sección Administrativa de OPES Elaborar un procedimiento escrito, donde se diseñen e indiquen, las actividades, sus ejecutantes, los formularios que se deben utilizar para la solicitud de adelantos y liquidaciones de viáticos; el trámite que se debe realizar a lo interno del CONARE, para solicitar y tramitar el pago de viáticos en el exterior, así como la asignación de responsabilidades a funcionarios para la verificación de las tarifas pagadas y la presentación oportuna de la liquidación presupuestaria y los comprobantes requeridos del viaje. Hallazgo Nº2: Debilidades en el registro y control de adelantos y liquidaciones de

viáticos y de gastos al exterior. Condición

a. Se observó que, tanto en la UCAF, como en los Programas sujetos al estudio, no se lleva un control de los adelantos y liquidaciones de viajes realizados y que el registro que se mantiene en el SINAES como en el Estado de la Nación, no facilitan el verificar que efectivamente los funcionarios hayan presentado la


liquidación correspondiente, dado que las liquidaciones que se presentan no se vinculan con los adelantos que se respectivos.

b. No se han establecido un control numeral consecutivo para los adelantos y liquidaciones de viáticos que permitan hacer referencia entre estos documentos.

c. Se observó que el adelanto de viáticos se registra como un gasto en el momento que se otorga, aunque este no se ha devengado como tal y está sujeto a liquidación posterior, ni se cuenta con los documentos soporte del mismo. Esta acción no permite que se pueda controlar contablemente cuáles adelantos ya han sido liquidados y cuáles están pendientes.

Criterio

a. y b. Según lo establece el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos en el artículo 13º:

Obligaciones del funcionario que recibe y revisa las liquidaciones. Son obligaciones del funcionario encargado de recibir y revisar las liquidaciones de gastos de viaje: a) Solicitar el reintegro de las sumas adelantadas en exceso en relación con el gasto reconocido del viaje. b) Llevar y mantener actualizado un registro de los adelantos girados. En caso de incumplimiento en la presentación de la liquidación de gastos, en los términos del plazo establecido en el Artículo 10º, por parte del funcionario que realizó el viaje, informar sobre el particular -en forma inmediata al vencimiento de dicho plazo- al órgano superior correspondiente, con el propósito de que aplique las medidas que señala el artículo anterior.

c. De conformidad con el principio de “Devengo” de los principios de contabilidad

aplicables al sector público costarricense que establece: El registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en función de su devengamiento, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas.

Causas a. Inadecuada práctica administrativa y contable establecida. b. No se ha normado a lo interno el trámite de solicitud y pago de viáticos.

c. No aplicación del principio contable de “Devengo”


Efectos reales o potenciales

a., b. y c. No se han presentado liquidaciones de viajes realizados con fondos públicos y las mismas no han sido detectadas y requeridas oportunamente al funcionario respectivo, obviando la eventual recuperación de adelantos en exceso.

Se facilita la realización de pagos en exceso y/o indebidos mediante la solicitud de viáticos para viajes en el exterior. Perjuicios económicos para la institución.

Recomendación A la Sección Administrativa de OPES Comunicar a los administradores de programa que deben establecer:

- Un consecutivo para los trámites de viáticos pagados, donde se pueda vincular el adelanto con la liquidación correspondiente y determinar la fecha en la que se debe presentar la liquidación, para poder llevar el control de aquellas vencidas o prontas a expirar, de manera que se pueda proceder con la solicitud de la misma, en caso de incumplimiento por parte del funcionario, tal como lo establece el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos.

- Un archivo auxiliar con la documentación, para facilitar el control de los viáticos

asignados y la rendición de cuentas. A la UCAF Eliminar la práctica de registrar como gasto, los adelantos de viáticos, mismos que deben ser reconocidos como una cuenta por cobrar al empleado, y que se convierten en gasto, hasta que son debidamente liquidados por el funcionario que los utilizó. El registrarlos, ayuda a controlar la efectiva liquidación, así como el exacto registro del gasto, ante devoluciones o no uso de los fondos adelantados.


Hallazgo Nº3: Adelantos de gastos de viaje al exterior sin la liquidación documentada correspondiente.

Condición De la muestra revisada, no se obtuvo evidencia de la presentación de la liquidación de gastos de viaje, ni aplicación de acciones correctivas por estos incumplimientos, de los siguientes trámites:

Destino Funcionario N° de transferencia

del adelanto. Fecha de pago del

adelanto.

España Guillermo Vargas Salazar

TE-4432 1 de abril de 2011

España Fabio Hernández Flor Cervantes

TE-4694 10 de junio de 2011

Honduras Danny Silva TF-4719 16 de junio de 2011

Paraguay Ilse Gutiérrez TF-5210 1 de noviembre de 2011

México René Agustín Gual Carlos A. Picado

TF-5228 3 de noviembre de 2011

Criterio Según lo establece el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos en el artículo 10:

Presentación de cuentas. El funcionario que haya concluido una gira deberá presentar, dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso a su sede de trabajo o a su incorporación a éste, el formulario de liquidación del viaje y hacer el reintegro respectivo en los casos en que proceda, para que la institución pueda revisar y aprobar la liquidación. Causas No se ha recalcado formalmente la obligatoriedad de los funcionarios beneficiarios de viáticos de presentar la liquidación respectiva. Adicionalmente, no se han establecido los registros de adelantos que permitan controlar e identificar con facilidad los funcionarios que tienen pendiente la presentación de las liquidaciones de gastos de viaje. Efectos reales o potenciales Incumplimiento de la normativa nacional vigente


Se facilita la ejecución de pagos en exceso o indebidos mediante la solicitud de viáticos para viajes en el exterior. Perjuicios económicos para la institución. Recomendación A la Sección Administrativa de OPES Asignar en a un funcionario administrativo de OPES, la responsabilidad de verificar y controlar los adelantos y la presentación de las liquidaciones de viáticos en el tiempo establecido y que en caso de incumplimiento pueda requerirla al empleado correspondiente. Recalcar a los administradores de programa el deber de solicitar a los funcionarios la presentación oportuna de la liquidación de viáticos así como los comprobantes requeridos. Lo anterior, puede ser mediante comunicado formal y facilitando el acceso del personal al reglamento respectivo, ya sea mediante la página web u otro medio que se considere apropiado. Hallazgo Nº4: Debilidades en el control y gestión de rembolsos de gastos de

viaje al CONARE. Condición a. Se observó que cuando se giran viáticos a un funcionario, cuyo monto será

rembolsado por una Institución externa, la UCAF registra dicho adelanto como un gasto, y no como una cuenta por cobrar a la Institución que se comprometió a realizar el reintegro, por lo que no existe algún control, que avise o alerte sobre la necesidad de hacer esos cobros, ni tampoco facilite determinar cuales se ha realizado y si corresponde al monto adelantado (se desconoce con exactitud el monto pendiente de cobrar).

b. Se determinó que no existe claridad en las dependencias participantes en OPES, sobre quién controla que los adelantos de viáticos reembolsables, sean realmente reintegrados al CONARE.

c. Se pudo determinar de conformidad con la muestra seleccionada, que actualmente

se encuentran pendientes de rembolsar 3 viajes realizados por el funcionario Danny Silva B., en noviembre 2009, abril 2010, y junio 2011, por un monto total de €3.658,97 ó ¢2,302,040.971, los cuales deben ser rembolsados por CLARA.

1(TC al 04/06/2012 €1=¢629.15)


De igual forma no se obtuvo evidencia de que se haya realizado el rembolso del boleto aéreo para la participación del M.Ed. Fabio Hernández Díaz en la primera reunión del proyecto Tuning que se realizó en Bogotá del 17 al 21 de mayo por un monto de $947.65 ó ¢480,780.752

Criterio a. Según el principio de “devengo” mencionado anteriormente. b. De conformidad con lo establecido en las normas de control interno para el sector

público, en la 1.2 Objetivos del SCI, transcrito anteriormente. Causas a. Práctica contable establecida inadecuada. b. En OPES, las labores de control de viáticos no han sido formalmente asignadas.

No existe una Tesorería ni se ha asignado formalmente las funciones de este departamento a las unidades existentes.

Efectos reales o potenciales a. Dificultad para controlar contablemente este tipo de transacciones.

Información contable no razonable. b. Perjuicios económicos para la institución, que ya suman más de 2 millones de colones. c. Posibles cobros administrativos solidarios a funcionarios para recuperar el daño

patrimonial a la institución.

Recomendación A la UCAF Asignar a un funcionario la responsabilidad de controlar y realizar la gestión de cobro de los montos, que para el trámite de solicitud, se indicó que serían rembolsados a la Institución. Para este efecto, las otras dependencias participantes en el requerimiento inicial del adelanto de viáticos, deben prestar su completa colaboración. Eliminar de forma inmediata la práctica de registrar contablemente como gasto, la asignación de viáticos que serán rembolsados por alguna institución al CONARE,

2 (TC al 04/06/2012 $1=¢507.34)


mismos que deben ser registrados como una cuenta por cobrar a la institución que se comprometió a realizar el rembolso, de forma que contablemente se refleje los casos que se encuentren pendientes de reintegrar. Hallazgo Nº5: Debilidades en la información relacionada con las autorizaciones

de viajes al exterior Condición Autorizaciones de viaje por parte del Director de OPES:

Se pudo observar en la muestra revisada que en una ocasión, el Director de OPES no confeccionó un documento de autorización del viaje al exterior, solo firmó la solicitud con un visto bueno a dicho trámite. De igual forma en la mayoría de los casos de la muestra revisada, la autorización sólo establece el nombre del funcionario y el país a visitar, no así el período y objetivo del viaje, el monto desglosado de las sumas que se requieren adelantar con su respectivo concepto, gastos conexos y otros necesarios autorizados, lo que se hace es referencia a la solicitud anexa de la autorización, que en ocasiones no contiene el debido detalle esta información. Autorizaciones de viaje del Consejo:

Se observó que los acuerdos de autorización tomados por el CONARE sólo indican el nombre del funcionario, el país a visitar y el período del viaje, no así el monto desglosado de las sumas adelantadas con su concepto. Criterio Según lo establece el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos en el artículo 31: Requisitos del acuerdo de viaje. Para que un funcionario tenga derecho a recibir el importe correspondiente a gastos de viaje al exterior, debe existir un acuerdo previo en que se autorice el viaje y en donde se señale como mínimo: a) Nombre del funcionario. b) Cargo que desempeña el servidor. c) Países a visitar. d) Período del viaje. e) Objetivos del viaje. f) Monto desglosado de las sumas adelantadas con su respectivo concepto. g) Gastos conexos autorizados. h) Otros gastos necesarios autorizados.


Causas

Práctica establecida, que entre otros elementos, carece de un formulario que recopile toda la información necesaria para una aprobación, que comprenda todos los elementos indispensables como finalidad, destino, periodo, monto. Exceso de confianza o carencia de información al tomar el acuerdo de autorización del viaje. Efectos reales o potenciales Ambigüedades en cuanto a lo autorizado para la realización del viaje. Gastos de viajes aprobados por montos no pertinentes conforme a la normativa. Uso indebido de las autorizaciones otorgadas. Recomendación A la Dirección de OPES Establecer un formulario que recopile toda la información necesaria sobre los viáticos solicitados (Nombre del funcionario, finalidad del gasto, fechas de viaje, monto desglosado y total requerido y otra que sea relevante), que permita aprobar o improbar dicha petición con pleno conocimiento de sus implicaciones económicas y laborales. El mismo sería el insumo para las aprobaciones que efectúe la dicha Dirección o para aquellas que correspondan al CONARE. Al CONARE Indicar en el acuerdo de autorización de viaje, lo establecido como información mínima, en el artículo 31 del Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos.


Hallazgo Nº6: Cálculos inadecuados en la determinación del monto de viáticos de viaje en el exterior y ausencia de información para efectuar verificación posterior.

Condición a. Se observó que en las tres autorizaciones de viáticos revisadas del Estado de la

Nación, se utilizó el 100% de la tarifa dada por la CGR para el reconocimiento de viáticos, la cual incluye, según el art. 35 del Reglamento de gastos de viaje, un 8% para gastos menores, los cuales según el art. 34 del mismo reglamento, se definen como gastos por lavado y planchado de ropa y traslados dentro de la ciudad de destino. Sin embargo, al realizar la liquidación reconocen como gastos adicionales, traslados realizados en el lugar de la gira, los cuales ya están cubiertos con el 8% antes mencionado. Adicionalmente se revisó una autorización de viáticos del SINAES y otra de OPES, sin embargo, en estas no se pudo determinar si el monto reconocido es el correcto, dado que no muestran liquidación ni desglose de la tarifa autorizada.

b. Se observó que en la solicitud de autorización de los viajes al exterior, no se indica el monto desglosado de la estimación de los viáticos requeridos. Únicamente el Estado de la Nación, realiza este desglose, pero de forma posterior a la autorización.

c. Se determinó que mediante la TF-5172, se reconoció de más al señor Miguel

Gutiérrez Saxe, un monto aproximado de ¢185,089.35, dado que se tomaron como dólares US, dos montos por pasajes de autobús que estaban en pesos mexicanos, por la gira a México y Honduras del 09 al 14 de octubre de 2011, aspecto que ya fue corregido por parte del funcionario, efectuando el depósito bancario correspondiente.

Criterio a. Según los oficios de la Contraloría General de la República N° 16498 del 17 de

diciembre de 2004, consecutivo DI-AA-2962 y N°00394 del 11 de enero de 2006, consecutivo DI-AA-0095 (Anexos), que en síntesis señalan que el 8% de la tarifa autorizada por la Contraloría corresponde a gastos de transporte en el país de destino, lavado y aplanchado de ropa.

b. El artículo 31 del Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios

públicos, establece que el acuerdo de viaje debe indicar el monto desglosado de las sumas adelantadas, por lo que es necesario, que al solicitar la autorización del viaje se indique también el monto requerido, para que los autorizantes puedan tomar una decisión más fundamentada.


Causas a. Desconocimiento de la aplicación del 8% de la tarifa autorizada por la Contraloría

General, para atender “Gastos menores”. b. Desconocimiento de la utilidad de la información para la aprobación de viajes al

exterior.

Práctica establecida. c. Confusión del símbolo de la moneda usada en los tiquetes de pago de autobús,

dado que tienen el signo $. Efectos reales o potenciales a. Pagos adicionales a la tarifa autorizada por la Contraloría General. a y c. Perjuicios económicos para la institución. b. Autorizaciones de viajes sin conocimiento del monto aproximado que se gastará

en el mismo. Recomendación A la UCAF Informar a los Administradores de Programa, que al realizar el cálculo del monto que se debe reconocer a los funcionarios, deben aplicar lo que establece el artículo 34 para el 8% de la tarifa, correspondiente a gastos menores. Revisar que los montos que se van a cancelar a los funcionarios por concepto de viáticos en el exterior, corresponda con la tarifa autorizada por la Contraloría General de la República, antes de pasar el trámite a pago. Particularmente debe revisarse aquellos casos en los cuales se cobren gastos por lavado y planchado de ropa y traslados dentro de la ciudad de destino


Hallazgo Nº7: Deficiencias en el debido completado del formulario de liquidación y su presentación

Condición a. A pesar de que el formulario de liquidación de viáticos tiene un espacio para indicar

el número de documento emitido por la Dirección de OPES o acuerdo de autorización del CONARE, se determinó que 13 de 14 liquidaciones revisadas como parte de la muestra no indican este dato. Algunos ejemplos:

Funcionario Fecha de liquidación Destino Período del viaje

Arlene Méndez 20 de octubre de 2011 Honduras 16 al 19 de octubre de

2011

Ana Elissa Monge Sin fecha México 23 al 30 de octubre de

2011

Alejandra Gamboa 16 de enero de 2012 México 28 de noviembre al 2 de diciembre de 2011

b. Se determinó que 25 de 27 liquidaciones revisadas no detallan el número de acuerdo de autorización del viaje respectivo. Algunos ejemplos:


Evelyn Villarreal 2 de noviembre de 2011 El Salvador 25 al 29 de

octubre de 2011

Alberto Mora 4 de mayo de 2011 Panamá 3 de mayo de

2011

María Agustina Cedeño Sin fecha México 23 al 30 de

octubre de 2011

c. Se determinó que 8 de 27 liquidaciones revisadas no se presentaron dentro de los 7 días hábiles desde el regreso a la institución del funcionario que viajó. Algunos ejemplos son los siguientes:


Leonardo Merino 28 de setiembre de 2011 Perú 10 al 14 de agosto

de 2011

Tatiana López Gianoli 21 de octubre de 2011 El Salvador 4 al 6 de octubre de

2011

Alberto Mora Román 26 de octubre de 2011 El Salvador 3 al 7 de octubre de

2011


d. Se determinó que 4 de las 27 liquidaciones revisadas y pagadas, no tienen la firma de “autorizado por”, las mismas se detallan a continuación:


María Agustina Cedeño

Sin fecha México 23 al 30 de octubre

de 2011

Ana Elissa Monge Sin fecha México 23 al 30 de octubre

de 2011

Ana Cristina Umaña Sin fecha Cartagena 26 al 29 de octubre

de 2011

Alejandra Gamboa 16 de enero de 2012 México 28 de noviembre al 2 de diciembre de

2011

e. Se determinó que 10 de las 27 liquidaciones revisadas no tienen adjunto el itinerario del viaje. Algunos ejemplos:


Bignory Moraga 13 de diciembre de 2011 Argentina 18 al 29 de noviembre

de 2011

Evelyn Villarreal 27 de junio de 2011 Guatemala 22 al 26 de junio

Leonardo Merino 24 de octubre de 2011 Panamá 3 al 5 de octubre

Criterio

Según lo que se establece en los artículos 9, 10 y 11 del Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos, emitido por la Contraloría General de la República, que regulan la presentación de cuentas y liquidaciones por este concepto.

Causas Para todos los ítems se identificaron las siguientes causas: Práctica establecida inadecuada Debilidades en la confección y revisión de las liquidaciones presentadas por los funcionarios. Efectos reales o potenciales a., b. y d. Se pierde el control y se dificulta la trazabilidad de las acciones realizadas para una autorización de viáticos al exterior.


c. Debilitamiento del control por flexibilidad indebida en el cumplimiento de la normativa. e. No contar con los documentos soporte, en los cuales se indique la fecha y hora local previstas de salida y de ingreso a Costa Rica y las de las escalas efectuadas en otros países, que permitan calcular o revisar con mayor exactitud las tarifas de viáticos que se deben reconocer a los funcionarios. Recomendación A la Sección Administrativa de OPES Establecer claramente que los administradores de programa deben: Verificar que los funcionarios solicitantes del pago de viáticos, llenen correctamente todos los datos solicitados en el formulario de liquidación Llevar un control de los adelantos otorgados para que si en el transcurso de 7 días hábiles, el funcionario no ha presentado la liquidación respectiva, procedan a solicitársela formalmente. Verificar que las liquidaciones de viáticos, cuenten con las firmas requeridas en el formulario. Requerir, en caso de no presentación, el itinerario del viaje realizado para adjuntarlo a la liquidación cuando se pasa a trámite de pago. A efecto de cumplir con lo dispuesto

en el artículo 11 del Reglamento de Gastos de Viaje. A la UCAF Verificar que las solicitudes pasadas a trámite de pago por parte de los administradores de Programa, cuenten con todos los datos y firmas requeridas así como los documentos probatorios de la realización del viaje. Hallazgo Nº8: Carencia de una adecuada identificación y documentación de los

riesgos para el proceso de compra de tiquetes aéreos y reconocimiento de viáticos de viaje en el exterior, conforme al SEVRI.

Condición

No se obtuvo evidencia de que se haya desarrollado la identificación de los riesgos que pueden afectar el proceso de compra de tiquetes aéreos, solicitud y pago de viáticos al exterior. Algunos riesgos del proceso que se deben tomar en cuenta son los siguientes:


Aprobación de viajes que no guardan relación con el quehacer de los funcionarios.

Erogaciones por gastos de viaje, que ante la ausencia de un monto pre autorizado, resulte excesivo.

Pago de una tarifa mayor a la establecida por la CGR.

Pago de viáticos sin que se realice el viaje correspondiente.

No presentación de la liquidación de los viáticos por parte del funcionario beneficiado

Pago de desayuno, almuerzo o cena cuando no corresponde según el horario ejecutado en el viaje.

Accidentes, lesiones o enfermedades de los funcionarios durante el viaje.

Sobregiro o insuficiencia de las partidas presupuestarias relacionadas con este gasto.

Criterio Según lo que establecen las Normas de Control Interno para el Sector Público en las siguientes:

3.1 Valoración del riesgo El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure.

3.2 Sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI) El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer y poner en funcionamiento un sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI). Causas

No está claramente establecido quién es el responsable principal del proceso de compra de tiquetes aéreos y l reconocimiento de viáticos de viaje en el exterior. El proceso del SEVRI institucional se realizó con base en las metas institucionales y no por procesos. Efectos reales o potenciales Que se materialicen riesgos para los que el CONARE no esté preparado y que se ocasionen perjuicios a la Institución o a sus funcionarios. No poder establecer claramente responsabilidades


Recomendación A la UCAF, con la colaboración de los administradores de programa. Desarrollar la identificación de los riesgos correspondientes a este proceso institucional. Lo anterior en vista de que la necesidad de pago de los viáticos se origina en múltiples dependencias de la institución, pero culmina y tiene su parte crítica en las actividades que realiza la UCAF para efectuar la erogación autorizada, por lo que esta debería ser la responsable de identificar los riesgos que se pueden presentar y proceder con la administración de los mismos o de señalar a quién le corresponde. Hallazgo Nº9: Debilidades o faltas de control en el proceso ejecutado para el

reconocimiento de viáticos y compras de tiquetes al exterior. Condición

a. Se observó que en la UCAF, se realizan ajustes por errores u omisiones en los montos asignados a los funcionarios, los cuales no se documentan y justifican apropiadamente, tal es el caso de la TE-4432 del 1° de abril de 2011, en la que se transfirió un monto menor al que correspondía, por un error en el cálculo de la conversión de euros a colones, el cual fue corregido con la TE-4436 realizada el mismo día.

b. Se observó que mediante la TF-5188 se pagaron viáticos a Ana C. Umaña M., por un viaje que se efectuó a Colombia, sin embargo el acuerdo del CONARE autorizó un viaje a México.

c. Se observó que 13 de los 33 trámites de viáticos revisados no tienen anexa la autorización del Director de OPES, a pesar de la existencia de la misma, esto demuestra que actualmente no existe, en la Contabilidad, un control eficaz que permita detener los pagos que no cuentan con todos los requisitos necesarios.

Algunos ejemplos:

Funcionario Destino Período del

viaje N° Transf. Fecha Transf.

Evelyn Villarreal

El Salvador 25 al 29 de

octubre TE-5249 10/11/2011

Danny Silva Honduras 19 al 25 de junio TF-4719 16/06/2011

Ilse Gutiérrez Paraguay 31 de octubre al 5 de noviembre

TF-5210 01/11/2011


d. Se observó que para la compra del boleto aéreo del señor José Fabio Hernández, pagado mediante TF-919 del 3 de noviembre de 2011, se tomó como autorización el acuerdo CNR-084-11, que correspondía a un viaje anterior, para atender una reunión del proyecto indicado en esa ocasión, sin embargo dicho acuerdo es específico para el viaje del 17 al 21 de mayo del 2011 y no indica que el funcionario debía participar en todas la reuniones del proyecto Tuning. Cabe señalar que si bien el 2do. viaje de representación del CONARE que realizó el Sr. Hernández fue ampliamente informado, se careció, según la documentación revisada, de la formal aprobación previa.

e. No se han reglamentado, a lo interno del CONARE, las sanciones por la no

presentación de la liquidación de gastos de viaje en el exterior, referenciadas en los arts. 12 y 13 del Reglamento de Gastos de Viaje.

f. Se observó que como parte de la documentación soporte de los viáticos girados a los funcionarios se encuentran recibos impresos en papel térmico, el cual con el transcurso del tiempo va perdiendo la información que se encuentra en él y no se toman las medidas necesarias, tal como, obtener una fotocopia, para mejorar o prolongar su conservación.

g. Se determinó que la Administración de OPES y la UCAF, no llevan un histórico de

las tarifas de viáticos emitidas por la CGR, que sirva de referencia y que permita a las mismas efectuar alguna revisión o ajuste.

Criterio

- De conformidad con lo que establecen las normas de control interno para el Sector Público, en la siguiente: 4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad. El ámbito de aplicación de tales actividades de control debe estar referido a todos los niveles y funciones de la institución. En ese sentido, la gestión institucional y la operación del SCI deben contemplar, de acuerdo con los niveles de complejidad y riesgo involucrados, actividades de control de naturaleza previa, concomitante, posterior o una conjunción de ellas. Lo anterior, debe hacer posible la prevención, la detección y la corrección ante debilidades del SCI y respecto de los objetivos, así como ante indicios de la eventual materialización de un riesgo relevante.


- Artículo No. 31 del Reglamento de Gastos de Viaje, que estipula que todo viaje debe estar autorizado previamente. Causas

a. No se ha establecido como práctica documentar y referenciar las omisiones o errores cometidos en la contabilidad.

b. El viaje fue para un miembro de una Comisión de coordina la División Académica y el trámite se realizó a solicitud de la Jefatura de esta División.

c. Debilidades en el control de la determinación de documentos completos para realizar el trámite de pago en la Contabilidad.

d. El CONARE autorizó anteriormente un viaje para este funcionario para participar en el mismo proyecto, sin embargo el acuerdo no especificó que la autorización inicial era válida para todas las reuniones que realizara dicho proyecto.

e. No se ha identificado la necesidad de reglamentar este aspecto.

f. No se ha girado instrucciones sobre la conservación de este tipo de tiquetes.

g. No existe claridad sobre quién debe llevar este histórico de tarifas.

h. Errores en el sistema o ajustes posteriores a la liquidación. Efectos reales o potenciales a. Se dificulta la revisión y la ubicación oportuna de la información.

b. Uso indebido de los montos asignados como viáticos a los funcionarios.

c. Que no sean detectados oportunamente pagos no autorizados a funcionarios por

concepto de viáticos

d. Que se utilice dinero de la institución para la compra de tiquetes aéreos de viajes que no son de interés institucional. La tardía o no detección oportuna de la aprobación de fondos para un viaje.

e. No poder establecer sanciones a los funcionarios por el incumplimiento de presentación de la liquidación de viáticos.

f. Deterioro progresivo de la documentación soporte de los reconocimientos de viáticos realizados a los funcionarios.


g. No contar con información oportuna para determinar la correspondencia de pagos realizados en períodos anteriores, en revisiones efectuadas por la Administración Activa o la Auditoría Interna.

h. Inexactitud y desconfianza en la información contable y presupuestaria. Recomendación A la UCAF Documentar y justificar los errores cometidos en el pago o registro de los montos reconocidos por concepto de viáticos a los funcionarios. Hacer una fotocopia en papel bond donde se incluya la leyenda “copia fiel del original”, cuando una factura o recibo, soporte de un pago se presente en “papel térmico”, para mejorar su conservación en el tiempo. A la UCAF y proveeduría y los administradores de programas Verificar que el acuerdo de autorización del viaje concuerde con el destino y monto tramitado para ser reconocido al funcionario, de igual forma que los documentos de trámite de viáticos y de compra del tiquete aéreo cuenten con la autorización clara del viaje. A la Sección Administrativa de OPES Redactar y elevar a las instancias respectivas, para su aprobación final por parte del CONARE, las sanciones aplicables por la no presentación de las liquidaciones de gastos de viaje en el exterior, de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Gastos de viaje para funcionarios públicos, artículo 13, inciso “b”, párrafo final. Toda vez que el régimen sancionatorio es parte de la administración de recurso humano, que recae en esa dependencia. Establecer y mantener actualizado un histórico de las tarifas aprobadas por la Contraloría General de la República, el cual sirva de referencia para revisiones posteriores y para que los administradores de realicen los cálculos de los montos correspondientes a viáticos, dado que el pago de viáticos a los funcionarios es un trámite meramente administrativo.


6. CONCLUSIÓN

Con base en la información obtenida en el presente estudio y de acuerdo con las pruebas realizadas se puede concluir que el proceso de solicitud, autorización y pago de viáticos al exterior en OPES, presenta serias debilidades, las cuales deben corregirse prontamente para que este proceso se realice de manera más controlada y se minimice el riesgo de usos inadecuados de los fondos públicos o en contraposición a la normativa nacional vigente, y acogida tácitamente por la Institución. Sobre lo anterior se puede denotar el omitir la entrega de la liquidación de gastos de viaje al exterior y falta de información en las presentadas, la carencia de un procedimiento documentado y la falta de claridad en cuanto a la asignación de funciones y responsabilidades para el control y verificación de los montos pagados por concepto de viáticos. En el Programa Estado de la Nación y SINAES, se observó que si está definida la responsabilidad a un funcionario de verificar y controlar el pago de viáticos, sin embargo se pudo determinar que en ambos Programas, el control que se realiza, no facilita la verificación de la presentación oportuna de las liquidaciones de viáticos. De igual forma, el registro contable y presupuestario de los adelantos de viáticos por parte de la UCAF, se realiza de forma anticipada y esto no contribuye con el control de los montos que se encuentran pendientes de que los funcionarios rindan cuentas o tramiten el rembolso correspondiente. Es importante que el personal encargado del cálculo y verificación del monto que se reconoce a los funcionarios en caso de viaje al exterior, se informe sobre los criterios de aplicación del reglamento emitido por la Contraloría, y de aplicación ordinaria en CONARE, Universidades e Instituciones públicas, así como de pronunciamientos aclaratorios sobre la manera de proceder, para evitar perjuicios económicos, tanto al funcionario como a la Institución.

“Ejecución de gastos de viaje al exterior”. INF-006-2012 · 4.4 Pruebas: Se realizaron pruebas...

Documents

Transcript of “Ejecución de gastos de viaje al exterior”. INF-006-2012 · 4.4 Pruebas: Se realizaron pruebas...