¿ Cómo organizar un evento?

Los actos: la imagen y la rentabilidad de tu empresa

Índice

• La planificación de un acto• El programa• La producción• La comunicación• La seguridad• Conclusiones

¿ Cómo organizar un evento?

La planificación de un acto

• El mundo de la organización de actos ha experimentado

importantes cambios a causa de la evolución de las técnicas, normativas y nuevas tecnologías.

• Nuevo organizador multidisciplinar: la organización debe integrar disciplinas como RRPP, publicidad, nuevas tecnologías, escenografía o la creatividad.

• Un evento tiene como fin conseguir unos objetivos1.

idea

comunicación

protocolo

seguridad presupuesto

producción

1.FUENTE LAFUENTE, Carlos: “Protocolo para eventos”. Ediciones Protocolo, Madrid 2007

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La planificación de un acto

¿ Cómo organizar un evento?

El programa• El programa es el guión del evento

– Partes:• Cronograma: Desarrollo paso a paso del acto.• Anexos: Información detallada del programa• Listados: Listados de invitados• Documentación: Información relativa al hecho que origina

el evento• Planimetría: planos sobre las instalaciones, espacios y

recorridos• Protocolo: Tiene uso interno. Normativas dirigidas a los

invitados o alguno de ellos sobre el desarrollo de acto.

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La producción

• La producción es la parte de la organización que construye el evento.

• Da forma a la idea a través de los medios técnicos y materiales para conseguir transmitir los objetivos y el mensaje del evento.

Idea

CreatividadLa creatividad es la

diferenciación del evento.

Mensaje

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La comuncación2

• La importancia que los medios de comunicación han adquirido en la sociedad es más que notoria, incluso llegando a crear la denominada “sociedad de la información”.

• Las instituciones y empresas no son ya entidades aisladas sino que están sujetas a las influencias y mensajes del público.

• Así, la política de comunicación se ha convertido en una necesidad ineludible. • Todo evento tiene que tener una difusión, sino es como si no existiera. • Para ello se debe buscar la proyección exterior de antemano para que el acto que

vamos a celebrar pueda transmitir el mensaje que la organización pretende.• Para que el acto tenga una buena repercusión mediática y los medios sean nuestro

intermediario con la sociedad, elaboraremos un plan de comunicación siguiendo siempre los objetivos del evento.

2.HERRERO, Julio César. FUENTE LAFUENTE, Juan Luis: “la comunicación en el protocolo”. Ediciones Protocolo, Madrid 2004.

El plan de comunicación es un documento de trabajo en el que reflejamos por escrito

unos objetivos que deseamos conseguir en un determinado plazo a través de acciones

de comunicación que suponen la inversión de determinados recursos. - Partes de un plan de comunicación:

- Objetivos- Análisis DAFO- Plazo- Recursos disponibles- Publico objetivo- Acciones de comunicación- Calendarización de las acciones- Ejecución- Evaluación

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La comuncación2

¿ Cómo organizar un evento?

La seguridad• La seguridad de un evento es una parte importante que la

organización ha de tener en cuenta porque si falla la seguridad, falla el acto.

• El equipo de protocolo encargado de la organización tiene que tener en cuenta:– Protección de personalidades – Protección de los invitados en general – Posibles evacuaciones– Control del catering – Control de acceso – Control de hoteles – Quirófanos de emergencia – Control de transportes

• La realización de un acto, conlleva una planificación económica.• El presupuesto es un documento que traduce nuestras actividades o

acciones en dinero.• La elaboración de un presupuesto depende del tipo de acto que se va a

realizar, de la empresa que lo contrate o del objetivo principal del evento.• Pero sin embargo hay uno puntos clave que se deben reflejar o conocer de

un presupuesto:– Conocer los anteriores presupuestos destinados a eventos.– Realizar partidas presupuestarias para reflejar las acciones con

claridad.– Anticiparse a los imprevistos. Fijar siempre un 10% para gastos

imprevistos.

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El presupuesto

¿ Cómo organizar un evento?

Conclusiones

• Los actos son la imagen y la rentabilidad de la empresa.• Los actos se realizan con un fin, con unos objetivos. El

aumento de beneficios, la mejora de la imagen de la empresa…

• Si un evento falla, si no consigue los objetivos, será el fracaso de la empresa.