Organizadores de Eventos

1: DEFINIR LA PROBLEMÁTICA

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de un capítulo sea todo un éxito.

Nuestras Ideas para organización de eventos pueden brindarle algunas pautas para mejorar los resultados de eventos.

Sabemos que organizar un evento para usted mismo, para su empresa o para terceros es un proceso agotador saturado de todo tipo de detalles. Por este motivo, le ofrecemos algunos consejos básicos que esperamos le ayuden a facilitar la tarea y producir resultados más exitosos. También aplican a la organización de eventos sociales, como bodas, reuniones de ex compañeros, celebraciones familiares o de oficina, etc.

Empiece la organización de eventos con anticipación procure empezar a planear aproximadamente con 4 a 6 meses de anticipación. Pasos para la organización de eventos.

• Denominación del acto fijación de fecha y hora.

• Petición de sala.

• Edición de folletos, invitaciones, carteles, etc.

• Envío de invitaciones.

• Parte de mantenimiento.

• Colaboraciones.

• Presencia del rector o vicerrectores.

• Oficina de comunicación servicio de jardinería.

• Contratación de menús.

• Contratación del taller de imagen.

• Ornamentación.

2: ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS

Estos son algunos organizadores para todo tipo de eventos:

Banquetes y Eventos Sol

Luna,Sys

Eventos

Banquetes del mar

En esta parte es realizar lo que el cliente pida así que debemos ver más allá los problemas para la organización de un evento deberemos buscar los organizadores de eventos que nos convengan mas en lo laboral y en lo económico.

Cuando planificas todo se verá reflejado en los resultados del evento, considera mantener una flexibilidad razonable para ajustarse rápidamente a los imprevistos que puedan ocurrir en cualquier momento; siempre debe haber un plan B yC para cada elemento de la planificación. Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, el público, objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento.

En términos generales, un evento de un Capítulo. La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.

Realice una lista de invitados adecuados Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadores realizarán una lista principal de posibles invitados e informarán del evento a los medios de comunicación. Esto funcionará si trata de completar el número de asistentes maquillando las estadísticas.

3: MENSIONAR LOS PROCESOS ACTIVIDADES QUE INTERVIENEN EN LA PROBLEMÁTICA

• Confirmar el propósito del evento

Antes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegúrese de conocer los objetivos básicos del evento:

Se debe tener establecido la cantidad de personas que van a asistir al evento, para así poder escoger un local en el cual se adapte a las necesidades del cliente, no obstante también se debe contemplarse los demás objetivos que complementan el evento como el servicio de banquetes, la mantelería, los meseros, el tipo de decoración, las bebidas, luz y sonido, mesa de postres y/o también si se desea contratar un barra de cocteles.

Todos estos puntos se deberán tratar con el organizador de eventos en una reunión previa, para revisar la tipo de evento que se desea, al no pasar por alto ningún detalle de la planificación del evento tenga la seguridad de que su evento será un éxito.

2. Creación de un perfil de evento

Una vez que el planificador conozca los aspectos básicos del evento en cuestión, es el momento de buscar posibles lugares de celebración para la reunión. Es muy importante trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipo de lugar de celebración y el lugar más cómodo para celebrar el seminario tanto para el organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable).

3. Descripción de las necesidades y solicitud de propuestas sobre el lugar de celebración.

La mayoría de los encargados de los lugares de celebración estarán encantados de ofrecerle un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de los servicios de restauración necesitará la siguiente información:

•Posible(s) fecha(s) del evento

•Número de asistentes

•Estilo de la organización de la sala (aula, forma de u, etc.)

•Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje)

•Requisitos de comida y bebida

•Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrófonos, etc.)

•Organización de la sala

4. Confirmación y/o desarrollo de la agenda

Es muy importante que la persona encargada de la planificación del evento trabaje estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiará con frecuencia desde el momento de la conversación inicial hasta el mismo día del evento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con los encargados del lugar de celebración para garantizar que todo transcurre sin problemas.

5. Confirmación del acuerdo con el responsable del lugar de celebración

Una vez el planificador sepa el número de asistentes y los requisitos logísticos, deberá conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La mayoría de los acuerdos deberían ofrecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar

los requisitos de comida y bebida hasta un determinado número de días antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarán hasta qué punto podría reducir un grupo las cantidades, de modo que debe hacer un cálculo correcto.

6. Creación de materiales y comunicaciones de evento

Se trata de un elemento en el que algunos planificadores están involucrados y otros no. Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones serán los responsables de lo siguiente:

• Crear invitaciones a eventos

• Imprimir la agenda y otros materiales

• Garantizar regalos/sorteos para los asistentes

• Crear identificaciones

• Enviar letreros y carteles para eventos

7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles relacionados con la logística.

Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones debe seguir. Se incluye la confirmación de lo siguiente:

• Oradores del evento

• Requisitos de equipos audiovisuales del evento

• Número de asistentes al evento

• Funciones y responsabilidades del coordinador

• Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe comprobarse varias veces)

4: MEJORAR O REDISEÑAR LOS PROCESOS Y ACTIVIDADES MEDIANTE UNA PROPUESTA DE MEJORA

El objetivo de tu empresa es brindar soluciones en organización de eventos de distintas clases que como verás representan una amplia gama de opciones por lo que tendrás que hacer tu propio catálogo de servicios de acuerdo a tus posibilidades de inversión y presupuestarlo de tal manera que puedas cumplir sin reservas con lo que ofreces

Establece Alianzas

Otro aspecto clave y determinante para el éxito de tu negocio es saber que no

tienes necesariamente que tenerlo todo pues esto representaría un enorme

presupuesto. Pero si tienes las alianzas correctas entonces podrás atender

eventos de mayor tamaño y ofrecer distintas opciones en precio. Para ello, debes

considerar las siguientes alianzas estratégicas con otros proveedores:

• Chefs y proveedores de Buffet

• Proveedores de salones para eventos (hoteles, casas, etc)

• Proveedores de música (DJs, Discotecas móviles, etc.)

• Proveedores de mobiliario

• Proveedores de servicios de decoración especializados

• Alquileres de plantas

• Proveedores de pequeños espectáculos (magos, payasos, cantantes, etc.)

• Proveedores de equipo audiovisual

• Proveedores de equipo de instalación (tarimas, andamios, etc.)

• Proveedores de iluminación especializada

• Proveedores de licores

• Proveedores de transporte para mobiliario

• Otros

La razón por la que las personas contratarán tus servicios es por falta de tiempo o

de conocimiento para organizar una fiesta o evento, razón por la cual es

fundamental ofrecer servicios con un alto grado de compromiso. Y

profesionalismo, así como muy buen gusto y creatividad en los detalles.

Así que recuerda, el primer paso en la planificación de un evento es tomar papel y

lápiz y comenzar a anotar todas tus ideas y profundizar gradualmente en la

diversidad de detalles que implica para finalmente determinar la inversión inicial.

Recuerda, puedes comenzar atendiendo eventos pequeños y crecer gradualmente

en la medida de tu experiencia e infraestructura.

5: RELACIONAR LOS ACTORES, CON LOS NUEVOS PROCESOS

Un evento es una experiencia única e irrepetible, no hay segundas oportunidades. Se trata de una experiencia diseñada para permanecer en la memoria de los protagonistas, ya se trate de un evento social o de un evento empresarial, todo acontecimiento está diseñado con un objetivo, marcar un antes y un después.

Así como también mantener una estructura de trabajo que nos permita planificar cada detalle de manera que los imprevistos posibles sean mínimos y si se llegasen a presentar tener una solución viable para que no afecte el evento.

La capacidad de relacionarse con las personas, es fundamental, tanto se trate de nuestros clientes directos, nuestros proveedores o nuestro personal gastronómico.  El éxito en estas relaciones se traducirá directamente en el  éxito del evento que diseñamos. 

Sin comunicación no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atención de clientes o público, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qué decir de lo individual, sin comunicación no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal la comunicación en una organización es de gran importancia, ya que gracias a ésta el trabajo en equipo es más eficiente

  En realidad no importa si su evento trata de finanzas, servicio al cliente o una charla motivacional, usted puede impresionar a su audiencia con su extraordinaria forma de organizar sus eventos. Con la política de servicio buscamos comprometernos en el trabajo y definir un marco general de actuación para ofrecer a nuestros clientes productos y servicios de calidad, construyendo relaciones a largo plazo. A través estas políticas buscamos conocer al cliente, interpretar sus gustos y preferencias y servirlos de la forma más plena. Nos enfocamos totalmente al cliente, en cuanto facilitarle la organización de su evento y lograr la completa satisfacción de sus invitados, quienes son también nuestros clientes.

6: REALIZAR BOSQUEJOS DE INTERFAZ PARA GENERAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente las siguientes pautas básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea. Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:

Elaboración de la lista de invitados Envío de las invitaciones correspondientes Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones Contratación de un salón o

banquetero Contratación de un ambiente musical Decoración del salón y ambientación Contratación de Sonido e iluminación.

Micrófonos y amplificación acorde Data Show, telón, multimedia Iluminación y escenario si es preciso Operadores de equipos

Compra de posibles obsequios a los asistentes Contratación de monitores o guías para recibir a los invitados

Como podrá comprobar la lista de acciones a llevar a cabo es interminable.

7: DOCUMENTAR LOS PROCESOS Y LAS INTERFACES DISEÑADAS

Los planes operacionales son los planes que especifican, en el corto plazo, la manera en que se van a lograr los objetivos generales. Su elaboración es más específica y detallada (plan de trabajo).

Los planes estratégicos son diseñados por los altos ejecutivos y la administración de mandos medios para lograr las metas generales de la organización, mientras que los planes operacionales indican cómo serán implantados los planes estratégicos mediante las actividades diarias, proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas.

Relación de los Tipos de Planes atendiendo a estructura, alcance y relación con los objetivos:

Según estos elementos, el evento puede considerarse parte de una acción específica que se realiza dentro del sistema organizativo y que responda a una estrategia previamente precisada (plan operativo) o se puede diseñar toda una estrategia que responda a su realización (plan estratégico)[6]. Para esto hay que tener en cuenta algunos elementos como:

• Tipo de Institución u Organización.

• Tipo de Evento.

1. Clasificación según su forma de organización.

2. Clasificación según su alcance.

3. Clasificación según se temática

Cuando se refiere al Tipo de Institución u Organización, hay que conocer que en el mundo existen organizaciones, que su misión es la de organizar eventos de cualquier magnitud, prestando ese servicio especializado a otras Organizaciones que lo contraten. La Planificación Estratégica deberá contener estrategias completas en relación a un evento dado, es decir, la planificación de eventos en esta empresas por lo general constituirán planes estratégicos que contendrán sus metas estratégicas. Por otra parte existen otras organizaciones que realizan eventos de gran alcance como: universidades, ministerios, Centros especializados etc., y no es ese su objeto social, sin embargo internamente organizan sus propios eventos independientemente de las particularidades que exige la clasificación de los mismos. Estas organizaciones tendrán entonces que hacer énfasis en las clasificaciones de los eventos para planificarlos atendiendo al tipo de plan que corresponda.

Al tener en cuenta la clasificación de los eventos, por ejemplo los que se asocian dentro de la clasificación según su forma de organización, es decir, que se refieren al nivel de complejidad que requiere el mismo para su organización como(reuniones, mesas redondas, conferencias, asambleas, paneles) pueden incluirse dentro de los planes operativos estos eventos por su generalidad

Inicio

Vera información y fotos del inicio.

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constituyen acciones concretas a corto plazo que responden a objetivos generales de la organización u institución proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas. Por tanto puede considerarse su planificación dentro de un plan operativo.

En cambio si se tiene en cuenta la realización de un evento con una temática de mayor alcance (Jornada Científica Nacional) puede este planificarse a través de un plan estratégico ya que puede este evento por si solo establecer una estrategia que, abarque un período de tiempo extenso, afecte una amplia gama de actividades e incluya la formulación de objetivos.

Casos de uso

Inicio

En este caso de uso el usuario una vez que este en la página de inicio este puede ver la información y las imágenes que están en el inicio y seguir navegando libremente en otro menú de este sistema de información, el cual es muy sencillo para que el usuario no se pierda.

Servicios

Al igual que los otras páginas esta es muy sencilla el usuario puede entrar y ver toda la información de los servicios e incluso fotos de los servicios, y como el menú se encuentra en la parte superior de nuestros sistema de información el usuario puede seguir navegando.

Productos

Esta página el usuario podrá ver lo mejor de los eventos que se realizan los cuales son los productos en esta se verá las listas de las bebidas, comidas y los postres que se ofrecen, a su vez también puede seguir su exploración en el sistema de información.

Servicios

Vera servicios que se ofrece e imágenes de los servicios

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Productos

Podrá ver la lista de los productos que se ofrece

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Tipos de eventos

Ver los eventos que se realizan

Clic para ver información del evento

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Tipos de eventos

Al ingresar a la página de tipos de eventos el usuario vera una serie de vínculos a los eventos, puede hacer clic sobre ellos y los llevara a otra donde este mostrara la información de tal evento, o puede regresar a otro menú si es que así lo desea.

Galería

Galería

Vera una información

En la galería se pude ver las fotos de los eventos que se celebraron, también todo lo demás que ya se menciono de los servicios, tipos de eventos y los productos. Es una colección de fotos para que el usuario se dé una clara idea de lo que se realizara en tales eventos.