¿Cómo debe ser un cuadro de mando comercial?

Analizando los KPI de ventas con inaCátalog

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00 | Índice

01 | ¿Qué son los KPI de ventas? (3)

02 | ¿Cómo y por qué evaluar el desempeño de nuestra fuerza comercial? (5)

03 | El cuadro de mandos comercial: conocimiento al servicio de la dirección comercial (10)

04 | La importancia de incorporar tecnología y movilidad en tu estrategia de ventas (12)

05 | Medición de los KPI con inaCátalog (14)

06 | 10 razones para elegir inaCátalog (16)

07 | Nuestros clientes opinan (18)

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01 | ¿Qué son los KPI de ventas?

Los KPI, acrónimo formado por los términos Key Performance Indica-tor -en español indicadores clave de desempeño- son las métricas que permiten trazar toda acción estratégica o de gestión. Se trata, en defini-tiva, de datos que aumentan el conocimiento dentro de la empresa, con la misión de mejorar la toma de decisiones en pro de alcanzar ma-yor eficiencia y productividad.

Cuando trasladamos esta definición al ámbito de la gestión comercial y de ventas -lo que conocemos como los KPI de ventas- estamos analizando el desempeño de nuestra fuerza comercial: su rendimiento a nivel de ventas, número de visitas comerciales, número de pedi-dos, tiempos hasta consecución de ventas o rentabilidad media, entre otras métricas.

¿Por qué es importante realizar un correcto seguimiento de los KPI de ventas? Porque son la mejor fuente de información para la em-presa a la hora de alcanzar sus objetivos de negocio. En este sentido, los indicadores de ventas se convierten en el compañero de viaje del director comercial, puesto que le aportan la información necesaria para:

✓ Realizar un correcto control comercial✓ Conocer las particularidades de cada mercado, producto o servicio ✓ Alinear a todo el equipo de ventas con los objetivos de la empresa✓ Motivar a los comerciales y mejorar el rendimiento de la fuerza de

ventas

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“El mayor beneficio de los KPI de ventas es el foco. Los KPI ayudan a la empresa a poner el foco sobre los objetivos, sobre lo que realmente es importante. Concretamente, los KPI de ventas ayudan al equipo comercial a tener siempre en mente cuál es el foco, es decir, sobre qué objetivo clave deben focalizar sus esfuerzos, sus prioridades, su tiempo”.

Antonio Micó Director General inaCátalog

¿Cómo puede la dirección comercial mejorar su conocimiento so-bre todos los indicadores clave que influyen en la productividad de su equipo? Realizando un seguimiento comercial ágil a través de cua-dros de mando y los KPI que responden a sus objetivos estratégicos.

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02 | ¿Cómo evaluar el desempeño de nuestra fuerza comercial?

Valorar el trabajo de la fuerza comercial no es una tarea sencilla. Es posible que los comerciales atiendan a distintos mercados o sigan sus propias técnicas de ventas. Objetivar la labor comercial y diseñar una estrategia de ventas es fundamental antes de evaluar al equi-po. En el planteamiento estratégico, donde es fundamental establecer unas metas y objetivos realistas, estructurar y definir los KPI asociados a esos objetivos es el kit de la cuestión.

Un director comercial no solo debe motivar y ayudar a su equipo, sino que debe conocer mejor la situación del mercado y la proble-mática que afecta a sus comerciales. Mejorar la información sobre ventas le permite detectar problemas y fallos de forma rápida, y actuar en consecuencia. Para ello, analizar la actividad del equipo comercial: saber cuántas visitas han realizado, porcentajes de cierres de clientes, tiempo en el proceso de ventas, número de visitas por cliente potencial, tamaño medio del pedido, etc., es la forma más correcta de conocer el rendimiento de su equipo y tomar decisiones realistas que ayuden a cumplir objetivos.

Cada empresa, cada sector, cada equipo de trabajo puede tener unos objetivos diferentes.

Lo que la dirección comercial debe hacer es ser nítida en la definición y orientar cada KPI hacia la

acción y el resultado que se desee.

Cuando los comerciales conocen cuáles son los objetivos y estos res-ponden a un análisis pormenorizado de los principales indicadores de ventas, es más sencillo motivarlos y alinearlos. En este sentido, toda tecnología que contribuya a mejorar el control y reporting comer-cial, se convierte en un apoyo fundamental a la hora de replantear objetivos, mejorar en su trabajo y cumplir con sus metas.

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¿Cómo evaluar a tus comerciales? Criterios cuantitativos y cualitativos

A la hora de evaluar a los comerciales, es importante buscar el equili-brio entre la cantidad y la calidad. Si solo atendemos a criterios cuan-titativos se pierde la perspectiva total del negocio, pues existen diver-sos factores que pueden afectar al número de visitas, ventas o volumen de pedido; mientras que, si solo profundizamos en el nivel cualitativo, es fácil perder el foco en los resultados de negocio.

Existen KPI de ventas que atienden a distintos propósitos. Lo realmente importante es valorar la importancia que tiene cada uno de ellos para la empresa, y medir solo aquellos que realmente sean de su interés. Una vez definidos, bastará comunicarlos con la fuerza de ventas dotándoles de un espacio de trabajo común: un software comercial. Gracias a esta tecnología se establecerá una comunicación fluida y transparente entre el director y sus comerciales, buscando la mejora continua.

2.1 Los KPI de ventas que no puedes dejar de medir

No existe una relación de KPI estándares para cada empresa o negocio. Es necesaria una mirada retrospectiva para realizar un planteamiento de necesidades de cara a su desarrollo técnico en un software de ven-tas. A continuación se exponen los principales KPI de ventas:

2.1.1 KPI de ventas generales

✓ Cumplimiento de los objetivos de venta✓ Niveles de facturación✓ Grado de satisfacción del cliente✓ Motivación y compromiso del equipo de trabajo

La clave está en poder recoger las ventas por agente, empresa, clien-te, catálogo y periodo, y mostrar estos KPI en un cuadro de mando comercial.

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2.2.2 KPI de prospección de oportunidades

En términos absolutos y analizando un período de tiempo determinado, los indicadores serían los siguientes:

✓ Nº de llamadas de prospección realizadas✓ Nº de vistas cerradas válidas (con los decisores)✓ Nº de visitas válidas realizadas (con los decisores)✓ Nº de presupuestos presentados✓ Nº de pedidos, ventas u operaciones cerradas✓ Gastos en dietas, transporte y acciones de promoción

Por su parte, en términos relativos y también para un espacio de tiempo concreto, destacarían:

✓ Nº de llamadas de prospección realizadas de media por venta cerrada✓ Nº de vistas cerradas válidas (con los decisores) de media por venta

cerrada✓ Nº de visitas válidas realizadas (con los decisores) de media por

venta cerrada✓ Nº de presupuestos presentados de media por venta cerrada✓ Gastos en dietas, transporte y acciones de promoción de media por

venta conseguida

2.2.3 KPI de comparación y consecución

Los indicadores que nos permiten comparar métricas y periodos son:

✓ Nº de visitas válidas de un vendedor respecto a sus objetivos mar-cados para un período de tiempo determinado.

✓ Nº de visitas válidas de un vendedor en comparación a la media con-seguida por el equipo comercial para un período de tiempo concreto.

✓ Nº de ventas de un comercial respecto a sus objetivos marcados para un período de tiempo determinado.

✓ Nº de ventas de un comercial en comparación a la media consegui-da por el equipo de ventas para un período de tiempo concreto.

✓ Facturación conseguida por el agente respecto a su objetivo de facturación marcado para un período de tiempo determinado.

✓ Facturación conseguida por el agente en comparación a la media conseguida por el equipo de ventas para un período de tiempo concreto.

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2.2.4 KPI de tiempo en ventas

Otros de los KPI más útiles para conocer con objetividad cómo de largo es nuestro ciclo de venta, un dato fundamental si valoras la posibilidad de ampliar tu fuerza de ventas, dado que, aunque quieras ver resulta-dos a un año vista tal vez tengas que empezar ya a contratar personal.

✓ Tiempo medio que transcurre desde la primera llamada de prospec-ción hasta la primera venta

✓ Tiempo medio que transcurre entre la primera venta y la segunda✓ Tiempo medio que transcurre entre un cliente nuevo y su pérdida.

Este KPI nos ayudará a “medir” una variable de la fidelización de nuestros clientes.

Sigue aprendiendo: Cómo acelerar el ciclo de ventas en productos complejos

2.2.5 KPI de volumen y de calidad

Hay modelos de negocio en los que la cantidad de pedidos o ventas realizadas es menor porque se mueven por proyectos complejos. De hecho, hay empresas cuyos comerciales solo cierran un proyecto de media al año. Para estos casos es mejor fijarse en los KPI de calidad, tanto en lo que se refiere a los prospectos como a oportunidades con-seguidas:

✓ Potencial medio de los prospectos del agente respecto al poten-cial de cliente medio de la empresa

✓ Volumen medio de los pedidos cerrados por el comercial respecto al potencial medio de los prospectos que maneja

✓ Volumen de impagados✓ La rentabilidad media de las ventas/pedidos/operaciones/clientes

realizados.✓ Nº de devoluciones, reclamaciones y quejas y el volumen económi-

co que suponen✓ Ratio de clientes perdidos respecto a los nuevos conseguidos✓ Ratio de clientes nuevos respecto al total

Con toda la inteligencia comercial que se obtiene de la medición de distintos KPI, dotamos

de mayor conocimiento al director comercial. Con mayor conocimiento puede transmitir mejores objetivos e introducir técnicas de

venta más adecuadas.

2.2 ¿Cuáles son los KPI de ventas perfectos?

La respuesta es sencilla: depende. Por encima de cualquier plantea-miento cuantitativo, la clave está en efectuar un análisis interno previo que responda a dudas como: ¿Cuáles son nuestras metas y objetivos? ¿Qué es lo que deseamos medir? ¿Influyen dichos KPI en los objetivos de la empresa? ¿Nos ayudan a detectar problemas? ¿Quién medirá los KPI y con qué herramientas? ¿Quién analizará y tomará las decisiones basadas en esos KPI? ¿Necesitamos un cuadro de mandos comercial?

“El planteamiento de los KPI responde a cada estrategia empresarial. Lo importante es que tengan las mismas características que unos buenos objetivos. Los KPI, deben ser SMART, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales”.

Antonio MicóDirector General inaCátalog

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El cuadro de mandos comercial, donde se recogen y articulan los KPI re-lacionados con los objetivos de negocio, dotan a la dirección comercial y a gerencia de una visión general y estratégica de la fuerza de ventas

En definitiva, los cuadros de mando comerciales son una herramienta de inteligencia comercial flexible, intuitiva y gráfica. En este punto, inaCá-talog, herramienta comercial y CRM ventas todo en uno, recoge de for-ma rápida y sencilla la evolución y trazabilidad de los KPI de ventas, mostrando aquellos más críticos en un cuadro de mandos funcional.

Los paneles de mando de que dispone inaCátalog están desarrollados en tablas dinámicas de Excel, a partir de ‘cubos’ de datos extraídos de la propia base de datos de la empresa. Basándose en esto ofrece todas las posibilidades y ventajas de la Excel a través de las tablas dinámicas. Después, cualquier usuario puede crear tantos cuadros personalizados como desee, a partir de los básicos facilitados por inaCátalog.

3.1 Funcionalidad asociada a los cuadros de mando dentro de inaCátalog

✓ Análisis de pedidos • ABC Artículos • ABC Clientes • Evolución Temporal ventas

✓ Estudio de visitas • Vendedores/día/semana • Clientes • Relación pedidos/visitas por vendedor • Promedio visitas por vendedor día/semana

✓ Análisis de la ruta del agente en Google Earth por fechas gracias al geoposicionamiento

03 | El cuadro de mandos comercial: conocimiento al servicio de la dirección comercial

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✓ Generador del fichero de recorrido de cada agente

✓ Análisis de actividad y tiempos en inaCátalog (lo que “toco” en el iPad vs lo que vendo)

✓ Seguimiento de la actividad comercial (trazabilidad, historial ac-tividad): muestra los artículos enseñados por cada comercial y cómo se relacionan con los pedidos realizados.

• Artículos mostrados por empresa, catálogo, familia, subfamilia • ABC artículos y evolución temporal • Galerías de fotos y archivos digitales adjuntos mostrados • Relación de los artículos enseñados con los pedidos realizados • Actividad con pedidos e importes realizados • Relación entre artículos enseñados y artículos pedidos en unidades e importes ·Ratio comparando actividad, pedidos,

unidades pedidas e importe realizado. Por fechas vendedor y artículo

✓ Análisis de la relación esfuerzo-resultado del equipo comercial

✓ Análisis de promedios entre visitas realizadas y operaciones firmadas

✓ Análisis de Motivos de No Venta y tratamiento de objeciones. Por vendedor, tipo cliente y fechas

✓ Análisis de reportes de agentes por tipos de acción comercial, clientes y pedidos

• Historial de clientes y próximas acciones • Análisis de reportes de gastos

✓ Notas de gasto (registro y control). Por vendedor, tipo de gasto, fechas y evolución temporal

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Tan importante es determinar qué métricas debe medir cada depar-tamento comercial, como trabajar con las herramientas idóneas para obtener los mejores datos.

Una app de ventas móvil como inaCátalog, no solo permite hacer pe-didos en iPad o tableta, sino que además incluye una serie de funciona-lidades estratégicas dirigidas a mejorar el reporting y la gestión de cada cliente a través de un CRM móvil de gran alcance funcional.

Quizás te interese: Principales tendencias del CRM móvil

¿Qué ventajas tiene incorporar tecnología y movilidad a tu estrategia de ventas?

Para los comerciales:

1. Ahorro de costes y tiempo: con inaCátalog puedes decir adiós a los catálogos en papel y a las pérdidas de tiempo relacionadas con la burocracia administrativa: mails, llamadas a central relacionadas con datos de stock, fichas técnicas, etc. Los comerciales solo se centran en lo realmente importante: vender.

2. Acceso rápido al historial de cada cliente y sus principales KPI: pedidos, reportes y toda la información registrada. Con esto se con-sigue mejorar notablemente la gestión y la atención personalizada.

3. El pedido o presupuesto se finaliza rápidamente y se envía a la central en el mismo momento, siendo la integración automática en el ERP.

4. Reportes in situ, aún sin conexión a Internet, mejorando el registro de datos.

5. Mayor eficiencia, ya que el sistema les ayuda a vender más y a hacer visitas más rápidas, aumentando así su productividad y motivación.

04 | La importancia de incorporar tecnología y movilidad en tu estrategia de ventas

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Para el director comercial y la empresa:

1. Resultados económicos beneficiosos para todos: por un lado, las ventas del departamento comercial aumentan y, por otro, los gastos disminuyen al reducir progresivamente los catálogos de papel y los caros muestrarios, por lo que rentabilizar la app es un proceso rápido.

¿Quieres conocer algunos números objetivos de inaCátalog? Descarga nuestro caso de éxito en el sector industrial, donde nuestro

cliente logró aumentar su volumen de ventas un 92% en el primer año.

2. El director comercial puede gestionar a su equipo y a sus clien-tes más fácilmente porque tiene acceso a reportes y estadísticas en tiempo real, lo cual le permite hacer un seguimiento muy exhaustivo de la evolución de su departamento y tomar decisiones con rapidez.

3. Los tiempos mejoran gracias a las actualizaciones inmediatas en un clic, a la descongestión administrativa por la integración automá-tica de los pedidos y al hecho de que, por ejemplo, los vendedores no tienen que estar continuamente llamando a central, puesto que ya llevan toda la información con ellos.

4. Los departamentos comercial y de marketing tienen la seguri-dad que los agentes de ventas usan la misma información, las tarifas correctas y las campañas vigentes allá donde estén.

5. La imagen de marca mejora ya que los clientes perciben una em-presa más ágil y moderna, con una atención eficiente y personalizada.

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05 | Medición de los KPI con inaCátalog

inaCátalog apoya la gestión de tu equipo de ventas bajo tres variables fundamentales para cualquier director comercial:

✓ Tiempos de ventas✓ Geoposicionamiento del vendedor✓ Relación entre lo enseñado y lo vendido

inaCátalog aporta información objetiva e indiscutible sobre la fuerza de ventas. Datos como la posición exacta donde se llevan a cabo las ac-ciones, hora concreta en la que se realiza cada acción (abrir el pedido, seleccionar cliente, tocar artículo, etc) o la trazabilidad de tareas, ofre-cen información inequívoca para la empresa. Además, toda esa toma de datos se adapta a las necesidades de cada empresa (qué datos desean mejorar). Cada compañía organiza sus KPI según su estrategia o los problemas que quiera resolver, e inaCátalog ofrece el soporte tec-nológico y metodológico idóneo para medirlos.

5.1 Gestión de objetivos comerciales KPI* (ej: de ventas, importe y vendedor)

El seguimiento de la acción comercial con inaCátalog se focaliza en el cliente, gestionando los objetivos comerciales o KPI tanto de ventas, como de importe o vendedor. Además, la herramienta permite compa-rar de forma rápida los objetivos con los resultados; marcar unos obje-tivos de actividad y seguimiento, e incluso llevar un control de objetivos más concretos como llamadas, pedidos, visitas, facturación...

5.2 KPI y reporting

Todo el reporting comercial con inaCátalog es fácilmente accesible des-de central, donde fluyen datos estadísticos complejos segmentados por clientes:

✓ KPI de clientes✓ Datos de consumo de clientes

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✓ Acciones comerciales✓ Reportes con firma del cliente y generación de PDFs para reenvío a

dispositivos/cliente

5.3 Centro Avanzado de Estadísticas inaCátalog

Dentro del proyecto de implantación hay una fase en la que se prevé la explotación de los datos recogidos por inaCátalog y la formación básica para que el usuario de la app se pueda configurar sus propios cuadros de mandos.

“inaCátalog proporciona una base de estadísticas extensa y aprovechable desde el minuto uno, con la intención de servir como base de las estadísticas que necesita cada cliente”.

Jose Antonio EnguixDirector de Producto

¿Qué incluye este centro avanzado de estadísticas? (*)

✓ KPI’s de ventas por agente, empresa, cliente, catálogo y periodo✓ TOPS de ventas por agente, empresa, cliente, catálogo y periodo ✓ Gráfico agrupado de ventas por agente, empresa, artículo, cliente,

cliente artículo, catálogo y periodo ✓ Evolución de ventas por agente, empresa, artículo, cliente, cliente-

artículo, catálogo y periodo

*Todas las estadísticas de este cuadro de mandos funcional están incluidas en el dispositivo. En el Mobility Server de inaCátalog hay más gráficos personali-zables (ver punto 3.1).

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1. Software comercial pensado para ayudarte a multiplicar ventas y optimizar resultados con eficacia y agilidad

2. Facilidad de uso e integración: inaCátalog permite realizar visitas comerciales más cortas e integrar pedidos y datos automáticamente en tu empresa

3. CRM de ventas: gestión de clientes eficaz para conocer mejor su comportamiento y adelantarte a sus necesidades

4. Sistema online y offline; siempre disponible para ti

5. Dinamismo y agilidad: trabajo y canales de venta sincronizados para tener tu información actualizada inmediatamente con 1 clic.

6. Herramienta multiplataforma, multi-idioma y multicanal

7. Gestión eficiente de tu equipo comercial a través de una agenda comercial enlazada con los reportes del propio agente y con la ficha de clientes; los reporting in situ y el seguimiento de objetivos comer-ciales KPI.

8. Más de 28 años de experiencia ayudándote a vender más

9. Especialización técnica y sectorial

10. Innovación comercial: desarrollamos soluciones específicas y per-sonalizaciones ad-hoc bajo demanda para ayudarte a ser el mejor. inaCátalog te acompaña en tu crecimiento y evolución como empresa, puesto que las innovaciones de la app están alineadas con el cumplimiento de tus objetivos y necesidades.

06 | 10 razones para elegir inaCátalog

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“inaCátalog realiza revisiones de la aplicación cada dos meses. En estas se corrigen errores, se mejora el rendimiento y estabilidad de la aplicación y se añaden mejoras funcionales. También se hacen actualizaciones derivadas de los cambios en las versiones de los sistemas operativos cuando estos afectan a la aplicación”.

Jose Antonio EnguixDirector de Producto

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“El ciclo habitual de venta se ha reducido ya que los procesos de actualización de catálogos y gestión de pedidos son inmediatos”. ZACARÍAS ROMÁNDIRECTOR COMERCIAL EN NAOS SKIN CARE SPAIN, SLU.

“inaCatálog se ha convertido en una herramienta de trabajo indispensable para nuestro negocio”.

GIANCARLO VITARESPONSABLE DPTO. MÁRKETING EN TREPAT DIET, S.L.

“inaCátalog nos permite darle una herramienta a la fuerza comercial con la que ser más autónomos al mismo tiempo que damos una imagen innovadora”

MAR MIRAVALLSMARKETING MANAGER EN ANTONIO TARAZONA, S.L.

“Las facetas en las que más nos ha ayudado inaCátalog son el control de la venta por cliente/comercial y la presentación del catálogo de productos.”

FRANCISCO SÁNCHEZ DIRECTOR GENERAL EN PAPELES ANOIA, S.A

07 | Nuestros clientes opinan

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CONTACTO

Sobre inaCátalog Además de ayudar a impulsar las ventas o prescripciones de los clien-tes, a través de inaCátalog también cumplimos otros objetivos clave: ayudamos a mejorar la gestión de sus empresas y de sus equipos co-merciales; a reducir costes y tiempos; a ser más eficaces y productivos. inaCátalog es la solución comercial más completa para empresas que les permite mostrar sus productos y servicios, tomar pedidos off-line, gestionar los equipos comerciales y clientes e integrar toda la informa-ción en el sistema de la empresa (ERP, CRM, BI, SAT...). Todo con una sola herramienta.

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