Circular N° 9 9 0 -...
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Administración
General
Circular N° 9 9 0Pata: ALCALINA METROPOLITANA; SECRETARIA GENERAL DEI, CONCEJO; PROCURADURIA METROPOLITANA;
CONCEJALES METROPOLITANOS; ASESORIA DE ASUNTOS INTERNACIONALES; AUDITORIAMETROPOLITANA; CRONISTA DE LA CIUDAD; ADMINISTRACIÓN GENERAL; DIRECCIONESMETROPOLITANAS DE: ADMINISTARCIÓN TRIBUTARIA; FINANCIERA; INFORMÁTICA; ADMINISTRATIVA;RECURSOS LIUMANOS;D/RECCION METROPOLITANA DE GESTIÓN DOCUMENTAL; AVALUOS Y CATASTROS;AGENCIA METROPOLITANA DE CONTROL; SECRETARIA DE COORDINACION TERRITORIAL YPARTICIPACIÓN; ADMINISTRACIONES ZONALES: ZONA NORTE (EUGENIO ESPEJO) ; ZONA CENTRO(MANUELA SÁENZ); ZONA SUR (ELOY ALVARO); LA DELICIA (EQUINOCCIO), CALDERON, TUMBACO, VALLEDE LOS CHILLOS Y QUITUMBE; SECRETARIA DE INCLUSION SOCIAL: FUNDACIÓN MUNICIPALPATRONATO SAN JOSÉ, CASA DE LA NIÑEZ 1 Y 2, CENTRO DE EXPERIENCIA DE ADULTO MAYOR, CASAMETROPOLITANA DE LAS JUVENTUDES, HOGAR DE VIDA /Y 2, CENTRO DE MEDIACIÓN, CASA DELMIGRANTE, UNIDADES MUNICIPALES DE SALUD: NORTE, CENTRO Y SUR; SECRETARIA DE EDUCACIÓN,UNIDADES EDUCATIVAS: SEBASTIAN DE BENALCÁZAR, LICEO FERNÁNDEZ MADRID, EUGENIO ESPEJO YANTONIO JOSÉ DE SUCRE; ESCUELA MUNICIPAL SUCRE, ESCUELA MUNICIPAL EUGENIO ESPEJO;SECRETARIA DE RECREACIÓN Y DEPORTES; SECRETARIA DE CULTURA: INSTITUTO DE PATRIMONIO,FUNDACIÓN TEATRO NACIONAL SUCRE, FUNDACIÓN MUSEOS DE LA CIUDAD, CENTRO CULTURALBENJAMÍN CARRIÓN, CENTRO CULTURAL METROPOLITANO, QUITO CULTURA; SECRETARIA DECOMUNICACION SOCIAL:RADIO MUNICIPAL; SECRETARIA DE SEGURIDAD Y GOBERNABILIDAD:CORPORACIÓN METROPOLITANA DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA, EMPRESA MUNICIPAL DELOGÍSTICA PARA LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA, POLICÍA METROPOLITANA, CUERPO DE.BOMBEROS DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, CENTROS METROPOLITANOS DE. EQUIDAD YJUSTICIA; SECRETARÍA DE TERRITORIO HABITAT Y VIVIENDA: DIRECCIÓN METROPOLITANA DEPLANIFICACIÓN TERRITORIAL, EMPRESA DE DESARROLLO URBANO DE EMDU-Q; SECRETARIA DEMOVILIDAD; CORPAIRE; SECRETARIA DE AMBIENTE; SECRETARIA GENERAL DE PLANIFICACIÓN:CORPORACIÓN INSTITUTO DE LA CIUDAD 1)11 QUITO, OFICINA DE LA GESTIÓN DE LA ESTRATEGIA,DESARROLLO INSTITUCIONAL INSTITUTO DE CAPACITACIÓN MUNICIPAL (ICAM); SECRETARIA DEDESARROLLO PRODUCTIVO Y COMPETITIVIDAD: CORPORACIÓN DE PROMOCIÓN ECONÓMICA(CONQUITO), EMPRESA DE QUITO TURISMO, EMPRESA DIÍ RASTRO DE QUITO S.A., COORDINACIÓN DEMERCADOS, FERIAS Y PLNEAFORMAS,ENIPRESA PÚBLICA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO, EMPRESAELECFRICA QUITO,EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE OBRAS PÚBLICAS, EMASEO, RIKIISTRO DE LAPROPIEDA; EMPRESA METROPOLITANA DE SERVICIOS AEROPORTIJARIOS.
De: Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERAL
Asunto: INSTRUCTIVO QUE REGULA EL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOY TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LAS UNIDADES DE GESTIÓNDOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
Fecha: 03 de Abril del 2013
La Administración General a través de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos,con el objetivo de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución Administrativa No AG-084 de 13de Septiembre de 2012, remite para conocimiento y aplicación obligatoria de los responsables de lasUnidades de Archivo de las Dependencias Municipales, el INSTRUCTIVO QUE REGULA ELPROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ, que sustituye alInstructivo remitido mediante Circular de Administración General 3570 de 18 de Septiembre de 2012. 4
-zuela 5-10 y Chile I Telt: 3952300 - Ext.: 13503 - 13404 - 13502 I Fax: 2580799 I [email protected]
El presente instructivo establece la homologación de procedimientos para el inventario y latransferencia de la documentación generada en los Archivos de Gestión de las dependenciasmunicipales a las distintas Unidades de Archivo Central, General, Intermedio e Histórico del MDMQ,así como la generación de medios adecuados para la recuperación de la información, garantizando elacceso a la información pública, la preservación del patrimonio documental, conforme a la ley, y lageneración de documentos y registros que justifiquen en forma técnica y legal dichas transferencias.
El instructivo y sus formatos anexos se encuentran disponibles en la intranet metropolitana en elsiguiente enlace:
ADMINISTRACIÓN GENERALDIRECCIÓN METROPOLITANA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARC/ /EVOS
o INVENTARIO Y 1RANSFERENCIA. DOCUMENTAL.
htt : iipihmaillsne dm rá riGestionDocuA111 RANSFERENCIA° .02013 o I e sas
Para garantizar la organización, resguardo, protección y acceso a los documentos generados en lainstitución, se insta a todas las dependencias municipales a dar cumplimiento obligatorio al contenidode la presente circular.
La presente circular podrá ser actualizada o modificada en el momento que así lo requieran lascondiciones supervinientes.
Cualquier información al respecto o requerimiento de capacitación la obtendrá en la DirecciónMetropolitana de Gestión Documental y Archivos.
CONTACTOSDirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.
Directora: Mary Elizabeth CaleñoUbicación: Espejo Nro. 0e3-45 entre V nezuela y Guayaquil CC. Pasaje Baca ler piso,oficina 15Teléfonos: 3952-300 e • 6401-16402 2583-833E-mail:
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Rubén ores AgredaADMINIST OR GENERAL
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO•Elaborado por: Mary C. /201A-04-03 id
Adjunto: INSTRUCTIVO QtlE EGULA EL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL ENLASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL MDMQ (25 tejas útiles)
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Elaborado 1 egairldi »Ár .. Mary Elizabeth Cal, e y
A DEwben Flotes Agreda
DIRECTORA METR POLI ADMINISTRADOR GENERALGESTIÓN DOCUM TAL ARCHIVOS MUNICIPIO DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO
Fecha:
Abril 2013Página 1 de 17
atoDISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMGDA-2013-003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
INSTRUCTIVO QUE REGULA EL PROCEDIMIENTO DEINVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN
LAS UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL YARCHIVO DEL MDMQ
DOCUMENTO; INSTRUCTIVO CODIGO:
DISTRITO INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LAS INSTRUCTIVOMETROPOLITANO
DMGDA-2013-003UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
I.1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO
El presente instructivo tiene como objetivo establecer la metodología y normativa interna para elinventario y transferencia de la documentación entre Unidades de Archivo del MDMQ, con elpropósito de garantizar la correcta administración de los fondos documentales.
1.2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este instrumento está dirigido y es de aplicación obligatoria para los responsables de las Unidadesde Gestión Documental y Archivo de todo órgano, organismo y Dependencia Municipal, deconformidad con la Estructura Orgánica del MDMQ y su normativa.
1.3. ALCANCE
El presente instructivo establece la homologación de procedimientos para el inventario y latransferencia de la documentación generada en los Archivos de Gestión de las dependenciasmunicipales a las distintas Unidades de Archivo Central, General, Intermedio e Histórico delMDMQ, así como la generación de medios adecuados para la recuperación de la información,garantizando el acceso a la información pública, la preservación del patrimonio documental,conforme a la ley, y la generación de documentos y registros que justifiquen en forma técnica ylegal dichas transferencias.
1.4. FINES
El presente instructivo tiene como fin:
Evitar el almacenamiento desproporcionado de la documentación en las unidades de archivo.Controlar la eliminación en forma indiscriminada y sin criterios técnicos ni legales de ladocumentación, sin que antes haya cumplido un proceso de valoración.Mantener archivos técnicamente organizados, con la documentación estrictamente necesaria,según los requerimientos de los usuarios internos como los externos.Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en lasunidades de archivo con espacio físicos inadecuados para el almacenamiento de ladocumentación, liberando espacio en cada una de las dependencias Municipales.Concentrar la información útil y garantizar su conservación adecuada, ya sea para la toma dedecisiones o para el conocimiento de la historia institucional como testimonio histórico de laciudad, garantizando la transparencia y acceso a la información pública y la preservación delPatrimonio Documental de acuerdo a lo establecido en la ley.
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DIRECTO 'TROP TANA DEirGESTIÓN . • Y ARCHIVOS
utori zado por: Fecha:Página 2 de 17 Rubén Flores Agreda
ADMINISTRADOR GENERALDISTRITOETR no
METROPOLITANOO
DE QUITO
Abril 2013
Página 3 de 17
Fecha:
Abril 2013
ado por:Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMGDA-2013-003
DISTRITOMETROPOLITANO
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
II.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
La Constitución de la República del Ecuador, en su Artículo 379 establece que: "Son parte delpatrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objetode salvaguarda del Estado, entre otros: ...3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos quetengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico..."
II 2 LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
El artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 92, publicada en Registro Oficial 265de 16 de Junio de 1982 establece que, "Constituye Patrimonio del Estado, da documentación básica queactualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores públicos yprivado, así como la de personas particulares, que sean calificadas como tal patrimonio, por el Comité Ejecutivoprevisto en el Art. 9 de esta Ley, y que sirva de fuente para estudios históricos, económicos, sociales, jurídicos y decualquier índole"
11.3 LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓNPÚBLICA
El artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicada enel Suplemento del Registro Oficial número 337, de 18 de Mayo del 2004, establece que, 'Esresponsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entes señalados en elartículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a lainformación se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en elmanejo y archivo de la información), documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la informaciónpública, peor aún su destrucción".
11.4 LEY DE LEY ORGÁNICA DE SERVICIO PÚBLICO
El artículo 22 literal j) de la Ley de Ley Orgánica de Servicio Público, publicada en el segundoSuplemento del Registro Oficial N° 294 Año I, del 6 de Octubre del 2010, establece que dentro delos deberes de las servidoras y servidores públicos, está el "Custodiar y cuidar la documentación einformación que, por razón de su empleo, cargo o comisión tenga bajo su responsabilidad, eimpedir o evitar su uso indebido, sustracción, ocultamiento o inutilización.",
11.5 INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BÁSICA Y GESTIÓN DE ARCHIVOSADMINISTRATIVOS
El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, publicado en elRegistro Oficial N° 67 del 25 de julio del 2005, en el Capítulo VI, que trata sobre "LaConservación de ment '.lece que: 'Las instituciones están obligadas a establecer programas de
tiTqf attAraaElaborado por Mary Elizabeth CaletioDIRECTORA METROPGESTIÓN DOCUMr AL Y
EHIVOS
(puha°DISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODâIGDA-2013-003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
seguridad para proteger y conservar los documentos en cada una de las unidades archivísticas, puede incorporartecnologías de avanzada en la protección, administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medioelectrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando se hayan realizado estudios técnicos como conservación
física, condiciones ambientales.".
I1.6 ACUERDO N°. 039-CG NORMAS DE CONTROL INTERNO
El Acuerdo Nro. 039-CG que dicta las Normas de Control Interno para lasEntidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongande recursos públicos, publicado en R.0 87 de 14 de Diciembre del 2009, dispone que "La máximaautoridad de la institución, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación ymantenimiento de archivosPicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas ypoldicas ingentes':
11.7 RESOLUCIÓN N° A059 DE 5 DE JUNIO DE 2008
Mediante Resolución No. A059 de 5 de Junio de 2008, se crea la Dirección Municipal de Archivosy Gestión Documental, adscrita a la Administración General del MDMQ, la cual será laresponsable de velar por la seguridad, conservación, integridad y correcta administración de losfondos, colecciones y más recursos archivísticos de la Municipalidad e implementar políticas para lapreservación de patrimonio documental;
11.8 RESOLUCIÓN N° A008 DE 3 DE MARZO DE 2010
Mediante Resolución No. A008 De estructura orgánica de la Municipalidad de 3 de Marzo de2010, la Dirección Municipal de Archivos y Gestión Documental, se cambia a DirecciónMetropolitana de Gestión Documental y Archivos, y está considerada dentro del OrgánicoInstitucional de la Municipalidad;
11.9 RESOLUCIÓN N°. A010 DE 31 DE MARZO DE 2010
Mediante Resolución Administrativa A0010 de 31 de Marzo de 2010 que establece la estructura elMunicipio del Distrito Metropolitano de Quito, ubica a la Dirección Metropolitana de GestiónDocumental y Archivos como dependiente orgánicamente de la Administración General en elNivel de Gestión.
11.10 RESOLUCIÓN N° AG-2012-084 DE 13 DE SEPTIEMBRE DE 2012.
Resolución que expide el Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documentaly Archivos del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Elaborado por- ir"' ' ti ir I cotizado por: Fecha:Página 4 de 17 1
1
Abril 2013Mary 1:15;.béth d. oDIRECTORA( ROPO ,. ANA DEGESTIÓN D e MENT • fr y ARCHIVOS
Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
ato
DISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMOD.3 2013-003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
La política institucional para el manejo integral de documentos y archivos en el Municipio delDistrito Metropolitano de Quito, garantizará la adecuada gestión, procesamiento, preservación,conservación del patrimonio documental del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito; parafacilitar la gestión institucional, la transparencia, la difusión, acceso a la documentación einformación, y el servicio a la institución y al ciudadano.
IV.1 INVENTARIO DOCUMENTAL
Inventario Documental, es un registro que sirve para indicar la cantidad de documentos yexpedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientarcorrectamente los documentos existentes o los nuevos.
La finalidad del inventario es "testimoniar documentalmente en cada momento la existencia oausencia de una unidad documental dentro del fondo, garantizar y asegurar la permanencia yrecuperación fácil de la organización natural de los documentos ante el caso de un eventualdesorden; y facilitar la recuperación de un documento.
En muchas ocasiones la elaboración de un inventario en un archivo tiene como objetivo enviar aun lugar distinto la documentación que ya no tiene utilidad para efectos administrativos en lasáreas tramitadoras u Archivos de Oficina o Gestión, y se envía a los Archivos Centrales deDependencia.
De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, el inventario debe consignarseis elementos obligatorios:
Unidad Productora: Es "cualquier entidad (institución, familia o persona) que haproducido, reunido y conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal oinstitucional.Título o nombre del documento: Es el nombre del documento inventariado.Código del documento o expediente: Código asignado al documento o expediente.Fechas extremas: Corresponde a la fecha inicial y foral del documento inventariado.Se citará año/mes/día o solo los años inicial y final de la documentación.Volumen y soporte: En cuanto al soporte del documento éste se refiere al tipo dematerial empleado para resguardar la información: microfilmes, videos, fotografías, papel,películas, discos compactos, etcétera. Para finalizar se deberá indicar cuál es la unidad demedida empleada para cuantificar el volumen documental del archivo ya sean documentos,expedientes y cajas.Ubicación Física: Ubicación del documento dentro del repositorio (Estantería, bandeja,caja, carpeta).
Elaborado .. : "InI14, Of ' JMary Elizabeth C ¿oDIRECTORA ME " OPO ANA DEGESTIÓN DOC ENT ARCHIVOS
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Aytorizado por: Fecha:
Página 5 de 17ubén llores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
Abril 2013
Elaborado. 0 JA r1179,14.90k1417nmory
Fecha:u orizado r:Mary Elizabeth (DIRECTORA OPOGESTIÓN D a ENT
Rubén flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
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Abril 2013
QuhroDISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCÓDIGO:
INSTRUCTIVODMGDA-2013-003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
Una vez enumerados estos elementos se evidencia que "la utilidad del inventario es doble:Informar acerca del documento y localizar al mismo. Además de que el inventario es también uninstrumento de control de la documentación, el archivista sabe qué tiene y en dónde está.
Para cumplir con la tarea de levantamiento de inventario, se establecen y definen los diferentestipos de inventarios documentales como los "instrumentos de consulta que describen las series yexpedientes de un archivo que permiten su localización.
Los tipos de inventario son: (inventario general por serie y sub serie), transferencia (inventario detransferencia documental) o baja documental (inventario de baja documental).
Para cumplir el levantamiento de los mismos, es una condición necesaria que los expedientes delarchivo se hayan clasificado utilizando los distintos niveles jerárquicos documentales de fondo,sección, serie, sub serie, que se encuentren dispuestos en un orden determinado por las propiasseries y ubicados en un lugar determinado dentro del repositorio.
IV.2 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?
La transferencia documental es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes yseries documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo depermanencia fijado en las Tablas de Retención Documental según cada una de las etapas del ciclovital de los documentos, manteniendo los registros e inventarios preparados en el lugar de origencon el fin de garantizar el acceso a la información y la conservación documental.
IV.3 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA?
Es la remisión de los documentos que reposan en los Archivos de Oficina o Gestión, al ArchivoCentral de la Dependencia.
Se entiende como Archivo de Oficina o Gestión, el que se forma en la unidad productora de losdocumentos, este archivo corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en elladeben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta.El período de permanencia del documento en ésta fase, no debe superar un año.
IV.4 ¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA?
Es la remisión de los documentos que reposan en el Archivo Central de las Dependencias alArchivo General, Intermedio o Histórico, de conformidad con las tablas de retencióndeterminadas. El período de permanencia de la documentación en ésta fase del archivo es dehasta 5 años.
Elaborado orizado r: Fecha:Mary Elinbeth noDIRECTORA ROP I ANA DEGESTIÓN D IIMENT Y ARCHIVOS
Rubén llores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
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QuimDISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMGDA 2013-003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
IV.5 ¿PARA QUÉ SIRVE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.Evitar el almacenamiento desproporcionado de la documentación en las unidades de archivo.Controlar la eliminación en forma indiscriminada y sin criterios técnicos ni legales de ladocumentación, sin que antes haya cumplido un proceso de valoración.Mantener archivos técnicamente organizados, con la documentación estrictamente necesaria,según los requerimientos de los usuarios tanto internos como externos.
IV.6 ¿QUIÉN REALIZA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?
Para proceder con las transferencias documentales entre las unidades de archivo del MDMQintervendrán los siguientes responsables.
IV.6.1 RESPONSABLES DE LA UNIDAD DE ARCHIVO REMITENTE : Seránresponsables tanto la Autoridad Máxima de la unidad administrativa generadora de ladocumentación a transferir como el responsable de la Unidad de Archivo, sus funcionesserán las siguientes:
IV.6.1.1 DIRECTOR O AUTORIDAD MÁXIMA CORRESPONDIENTE:Avalar con su firma todos aquellos documentos que sean necesarios en el procesode transferencia.
IV.6.1.2 RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE ARCHIVO:Organizar y aplicar el presente instructivo para el procedimiento de transferenciaVerificar y constatar los documentos y requisitos indispensables para esteprocedimientoSupervisar la salida de los documentos transferidos.
IV.6.2 RESPONSABLES DE LA UNIDAD DE ARCHIVO RECEPTORA: Seránresponsables tanto la Autoridad Máxima de la Unidad Administrativa que recepta ladocumentación transferida como el responsable de la Unidad de Archivo, sus funciones seránlas siguientes:
IV.6.2.1 DIRECTOR O AUTORIDAD SUPERIOR MÁXIMA:Avalar con su firma todos aquellos documentos que sean necesarios en el procesode transferencia.
IV.6 2.2 RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE ARCHIVO:Organizar y aplicar el presente instructivo para el procedimiento de transferenciaVerificar y constatar los documentos y requisitos indispensables para esteprocedimientoSupervisar el ingreso de los documentos transferidos.
ato
DISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
WISIRUCTIVODMGDA-2013-003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
IV.6.3 RESPONSABLE DE LA DIRECCIÓN METROPOLITANA DE GESTIÓNDOCUMENTAL Y ARCHIVOS: Su responsabilidad será:
o Supervisar y asesorar el proceso de transferencia documental entre las Unidades deArchivo.
rIV.7 ¿CUÁNDO SE REALIZA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL?
Las transferencias documentales deberán realizarse sistemáticamente una vez que los documentoshayan cumplido su período de trámite o gestión y dejen de tener utilidad inmediata para lasactividades administrativas y operacionales de un área determinada en la institución, en función delas necesidades de los usuarios y los productores de la misma, y en base al ciclo vital de losdocumentos.
TIPOS DE UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
ETAPA O EDAD 1 PERÍODO DE T
TIPO DE P ∎ VALOR DELDEL I
ARCHIVO DOCUMENTO *PERMANENCIA
EN ELLOCAL E
INSTALACIONES ,DOCUMENTO I 1 ARCHIVO '
PRIMERA VALOR PRIMARIOMáximo 1 año
ARCHIVO DEOFICINA O DE
GESTIÓN
ETAPA
DocumentoACTIVO desde el
punto de vistaadministrativo
(administrativo, fiscal,legal, jurídico einformativo)
VALORSECUNDARIO(valor testimonial,
informativo, histórico
Este período detiempo puede variardependiendo de la
frecuencia deconsulta
Oficinas productorascerca del funcionario
responsable de sutramitación
ARCHIVOCENTRAL DE
DEPENDENCIA
SEGUNDAETAPA
DocumentoSEMIACTIVO
VALOR PRIMARIO(administrativo, fiscal,legal, informativo) +
VALORSECUNDARIO(valor testimonial,
informativo, histórico)
5 años
Este período puedealargarse o variar
según la necesidadde la institución.
Archivo Central de ladependencia
ARCHIVOSEGUNDA
ETAPA VALOR PRIMARIO 15 años
GENERALMETROPOLITANO
E INTERMEDIO
DocumentoSEMIACTIVO E
INACTIVO
Y SECUNDARIO(secundario
preferentemente)
Archivo fuera de laPuede alargarse con dependencia
las debidasexcepciones.
ARCHIVOMETROPOLITANO
DE HISTORIA
TERCERAETAPA
Documento ACTIVOdesde el punto de vista
histórico, deinformación einvestigación.
VALORSECUNDARIO(valor testimonial,
informativo, históricocultural)
Pierde otros valores
PERMANENTEArchivo Histórico de
la InstituciónEdificio La Circasiana
Elaborado I O iírfarip " .a /1 ' .rizadoado por: Fecha:Página 8 de 17Mary Elizabe ' -C. .7101-Ar
DIRECTORA M • ' POL i A DEGESTIÓN DOC / , NT ARCHIVOS
' ubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
Abril 2013
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DISTRITOMETROPOUTANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
/NSTRUC'FIVODMGDA -2013 -003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÓ DEL MDMQ
---, __.“,„ • -----
Para proceder con las transferencias de documentación en las Unidades de Archivo sedesarrollaran las siguientes actividades:
ACTIVIDADES(QUE)
RESPONSABLE(QUIÉN)
1— TAREAS(COMO)
•z=de transfer
«,ir
que hayapermanencia
generadora
REGISTROS(PRODUCTOS)
1 Requerimientode inventario ytransferenciadocumental
ResponsableUnidad Remitente
Establecer la necesidaddocumentación una vezcumplido su período deen la unidad de archivode la documentación.
Solicitud.
2 Conformaciónde equipos detrabajo.
ResponsableUnidad Remitente
Delegar a los responsables del manejode archivos de cada unidad técnica.
La delegación se la realizará de formaoficial enviando un listado en el queconste los datos de los responsables.(Anexo 1: Listado de responsables-proceso de inventario y transferenciadocumental).
Una vez conformado el equipo detrabajo se elaborará la hoja de ruta parainiciar el proceso de inventario ytransferencia documental con cadadelegado
Anexo 2: Ho'a de Ruta
Ayuda memoriareuniones, listadode responsables,hoja de ruta.
i1
3 Asesoría técnicay capacitación
DMGDA/ResponsableUnidad Remitente
Solicitar el asesoramientocorrespondiente, sobre todo en elmomento de elaborar las seriesdocumentales, el sistema deordenamiento y los datos que seconsignaran en los formatossolicitados para el proceso detransferencia.Anexo 3: Formato Solicitudasistencia técnica (ver anexo)
Formato solicitudasistencia técnica, Ilayuda memoriareuniones, listadode participantes,material didáctico.
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-fr—Elaborado y or- t 4,, Ara. hit , Au s rizado 1 sr: Fecha:
Página 9 de 17Mary Eh2abeth C firDIRECTORA ' ' OPOL . ' , A DEGESTIÓN DO n
fENTAL ARCHIVOS
oub6n Flores Agreda
ADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
Abril 2013
QuhoDISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMGDA-2013-003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
La Dirección Metropolitana de GestiónDocumental y Archivos, asesorará ycapacitará al equipo de trabajodelegado para el proceso de inventarioy transferencia documental, conformelos lineamientos del presenteinstructivo.
4 Preparaciónfisica de losdocumentos
ResponsableUnidad Remitente
Coordinar con el personal suficientedel archivo: limpieza, organización ytratamiento físico de los documentos(clasificación, ordenamiento,foliación, ubicación en medios dealmacenamiento (carpetas, folders,cajas, encuadernados etc.) ..J
5 Levantamientode Inventarios
ResponsableUnidad Remitente
Realizar el inventario de ladocumentación una vez organizadoslos documentos y conformadas lasseries documentales.Anexo 4: Formato de inventariodocumental por expediente (ver anexo)Anexo 5: Formato de inventariodocumental por serie o sub serie (veranexo).
Formato deinventariodocumental porexpediente,formato deinventariodocumental porserie o sub serie.
6 Instalación encajas deresguardo
_
ResponsableUnidad Remitente
Instalar en los medios dealmacenamiento la documentación(carpetas, folders, cajas,encuadernados etc.) en las cajas deresguardo formato L15 manteniendoun estricto orden (numérico,alfabético, cronológico) tal como estáconsignado en el formato deinventario documental.Anexo 6: Cuadro de capacidad dealmacenamiento (ver anexo)Los medios de almacenamiento(carpetas, folders, cajas,encuadernados etc.) deben estardebidamente rotuladas, según lascaracterísticas que establece laDirección Metropolitana de GestiónDocumental y ArchivosAnexo 7: Rotulación cajas deresguardo.
Medios dealmacenamientoorganizados.
...danter-e, Á __Elaborado Obri- rf- "VP" .or W. rizado por:W. Fechw.
Página 10 de 17Mary I Ilizabeth Cale- ./DIRECTORA ME I' ri POLI A DEGESTIÓN DOCU ' NTAL ARCHIVOS
i ubén-Flores Agreda
ADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
Abril 2013
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DISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMGDA-2013-003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
7 Preparación dedocumentoshabilitantes
ResponsableUnidad Remitente
Preparar los formatos detransferencia establecidos por laDirección Metropolitana de GestiónDocumental y Archivos una vez queéste organizada, almacenada ladocumentación en las cajas deresguardo e inventariada.
Anexo 8: Formato de ActaEntrega-recepción
No se recibirá transferencia sin anteshaber sido aprobados y firmados losformatos de acta entrega-recepción ,y sin que se haya procedido con laadecuada organización de las cajas deresguardo, es decir que cumpla contodo lo convenido.
Formato de Acta 1Entrega-recepción
i
1
8 Verificación deInventarios
ResponsableUnidadRemitente/ResponsableUnidad Receptora
Organizados y preparados losdocumentos físicamente y listos losdocumentos habilitantes, el siguientepaso será verificar la informacióncontenida en los Formatos deinventario y Acta Entrega-Recepciónde la documentación.
Formato deinventariodocumental porexpediente, serie ysub serie, formatode acta entrega-recepción.
9 Revisión deformatos y firmade actas
ResponsableUnidadRemitente/ResponsableUnidad Receptora
Realizada la verificación de losinventarios se procederá a legalizar latransferencia mediante la firma de lasactas. La firma lo realizarán losresponsables de la documentaciónque entregan-reciben y avalan elproceso.
Para legalizar el proceso se deberápreparar los siguientes documentos:
Formato de Inventariodocumental(3 ejemplares en físico y digital)Acta Entrega-recepción( 3 ejemplares en físico y digital).
Formato deinventariodocumental porexpediente, serie ysub serie, formatode acta entrega-recepción.
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Página 11 de 17Mary Elizabeth Calen 40M.1'rDIRECTORA METO: ' . DE
GESTIÓN DOCU ' AL Y • j HIVOS
Rubén I9ores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
Abril 2013
Quhv
DISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMGDA-2013-003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
10 Traslado de ladocumentación
ResponsableUnidadRemitente/ResponsableUnidad Receptora.
El proceso de traslado consistirá en:
Verificación de ladocumentación en orden de salida.
Traslado de documentacióncon las debidas seguridades anuevo repositorio, proveyendofactores que afecten losdocumentos tales como : lluvia,hurto, y desorganización de ladocumentación mientras dure eltraslado.
Descargo de documentos eintercalación en estanterías delnuevo repositorio.
Registro de ingresoIntercalación y pruebas de
funcionalidad en nuevo repositorio.Actualización de inventarios
en el repositorio receptor.
...
11 Elaboración deinforme
ResponsableUnidadRemitente/ResponsableUnidad Receptora.
Preparación de informe definalización exitosa de la transferenciaen coordinación con el delegado de laDirección Metropolitana de GestiónDocumental y Archivos.
Informe
Elaborado .or ireNnáljátntiMMary Elifábeth Cale.:DIRECTORA ME • 1 POLI ' A DE
Wr utorizado • or: Fecha:Página 12 de 17Rubén Flores Agreda
ADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
Abril 2013GESTIÓN DOC 1 NTAL •. ' CHIVOS
Quhv
DISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCT/v0DMGDA -2013 -003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
El tratamiento de la documentación a transferir deberá seguir los pasos que se detallan acontinuación:
VI.1.1 PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS
Limpieza y organización de los documentos . Eliminación de material metálico,identificación de material deteriorado, duplicados, foliación de los expedientes, y ubicación enmedios de almacenamiento.La unidad de Archivo antes de realizar la transferencia, deberá seleccionar detalladamente ladocumentación a transferir, es decir, deberá retirar o eliminar de los expedientes, losdocumentos duplicados y los que no tengan ninguna utilidad posterior tales como, notas,borradores, faxes, etc., y enviar sólo los originales de aquellos asuntos sustantivos o que seestime puedan ser de interés para trámites o consultas futuras o posteriores, así como deestricta necesidad técnica y/o legal.
Conformación de expedientes: Organizada ladocumentación, se van conformando los documentos porexpedientes de un mismo asunto, los mismos que se -:;•71.:;.:,.•
ordenarán ya sea en forma cronológica, numérica o de ----
cuerdo al orden establecido en cada unidad de archivo para mtiluego proceder a unificar la documentación ya sea en —carpetas, cajas o encuadernados. ,,,,,._
_.• ._.-.• ------
3 Almacenamiento: Para el almacenamiento de la sitreen'rs.::: —documentación en los medios antes mencionados se deberán ............................... —consideran las especificaciones establecidas en el Anexo 6, =- .... ..con el fin de garantizar el adecuado manejo y conservación . .............de los mismos.
4. Foliación: Cada expediente será foliado y sumillado en las páginas que contenganinformación con esferográfico azul.
Se ubicará dicha sumilla y número de folio en el anverso de la hoja en la parte superiorderecha, y en el reverso (si tiene información) en la parte superior izquierda.Las páginas sin información deberán ser selladas con el texto "Página en blanco".La presenta pauta pretende evitar la mutilación y mal uso de los documentos.
Á OrSnsElaborad : s or "tordeirn4y , °rizado : r: Fecha:Mary Elizabeth C. d! Rubén Flores Agreda Página 13 de 17
ADMINISTRADOR GENERAL Abril 2013DIRECTORA Mil OPO . A DEGESTIÓN DOC . ENT ' ARCHIVOS MUNICIPIO DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO
VI.L2 LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS
Autorizado por: Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
ElaboradnorMary EbzabethDIRECTORAGESTIÓN D
•
:I ROPO I. A DEENT ARCHIVOS
Página 14 de 17
NI 0A0 PROOLJCICIRapROCURSIOILIEtira
METROPOLITANA
Cernileo P. IDO
SER IEPROCESAL
SUR SERIE
JUICIOS CIVILES
CARPETACAJAESTANTER ÍA:BANDEJA:
Fecha:
Abril 2013
QuhtDISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMGDA 2013 00a
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
1. Registro de Información en formato de inventario: Organizados los expedientes dentro delos medios de almacenamiento antes mencionados foliados, sumillados y conformada la seriedocumental, se procederá a registrarlos en el formato de Inventario documental .(Ver anexo 4 y 5: Formatos de Inventario Documental)
Los documentos y expedientes se irán registrando en el formato en el orden establecido por launidad de archivo según la conformación de la serie.La numeración que se le de al documento dentro del formato de inventario es fundamental,pues de esa numeración depende etiquetación de las carpetas.
VI.L3 INSTALACIÓN EN UNIDADES DE CONSERVACIÓN O CAJAS DERESGUARDO
1. Instalación en medios de almacenamiento: Organizada la documentación por expedientesdentro de los medios de almacenamiento (carpetas, folders, cajas, encuadernados etc), launidad de archivo para la transferencia deberá almacenar la documentación en cajas deresguardo Formato L 15, tamaño que cumple con las dimensiones necesarias para suinstalación en las estanterías. (Ver anexo 6).
Instalada físicamente la documentación en cualquier medio de almacenamiento (carpeta, caja,encuadernado etc.) en las cajas de resguardo Formato L15, se deberá incluir dentro de la cajael formato de inventario documental ), pues constituye el listado de documentos quecondene la caja, por tanto, no se deberán incluir en el listado más documentos de los quecontenga.Las cajas de resguardo de la documentación serán instaladas en las estanterías condimensiones estandarizadas, razón por la cual deberán guardar las condiciones de medidaexigidas a fin de evitar el apilamiento de cajas que se excedan en las medidas.
ETIOLI ETACION CARPETAS DE EXPEDPESTAÑA DE LA cAnn-rm
Carpeta NT
ETICLUETACIÓN CARPETAS DEEXPEDIENTES{CARA EXTERNA DE LA CARPETA, LODOÑO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE P O
allocUNILDURIA rorrn000uTANA
Contenido
LIBOTta
Código Serie
Caja N2
Estantería Na:
lo Cirll Empresa de Construcciones ArrnIlos
Carpeta NT
Bandeja Nº
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMGDA-2013-003
DISTRITOMETROPOLITANO
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
VL1.4 ROTULACIÓN Y ETIQUETACIÓN DE CARPETAS Y CAJAS DERESGUARDO
1. Rotulación y etiquetación: Los medios de almacenamiento de la documentación (carpetas,folders, cajas, encuadernados etc.), deberán ser rotuladas y etiquetadas con los siguientes datos(Ver anexo 7)
Cada carpeta deberá ser etiquetada con la numeración que le corresponde dentro formato deinventario documental
Nombre de la entidad productoraCódigo de la serie documentalNombre de la serie documentalCarpeta N°Caja N°Bandeja N°
g) Estantería N°
La etiquetación de la carpeta que contiene el documento o expediente se la realizará en lacara externa de la carpeta o folder y en la pestaña del mismo y deberá contener los siguientesdatos: (Ver anexo 7).
Encabezado: Dependencia SuperiorContenido de la carpeta: Registre el nombre del expediente o documento.Serie: Ingrese el nombre normalizado de la serie documentalCódigo serie: Código de la serie
e) Caja N°: Número de la caja según el formato de inventario documental, es decir númerode carpeta inicial y final. Ejemplo: 500-513
O Carpeta N°: Número de la carpeta o folder según el formato de inventario documental.Bandeja N°: Número de bandeja en la que se ubica la cajaEstantería N°: Número de estantería en la que se ubica la caja.
Elaborado . : _ y si. , 4/ torizado por: Fecha:Página 15 de 17Mary Elizabeth Cal qirr
DIRECTORA ni 14 POLI. • t A DEGESTIÓN DOC ily NT ARCHIVOS
—Rubén Flores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
Abril 2013
Quingo DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
DISTRITO INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LAS INSTRUCTIVO
METROPOLITANO
DMGDA-2013-003UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
La Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos realizará de forma semestralun monitoreo y evaluación de la Gestión Documental para determinar la aplicación de lanormativa establecida en los proceso de inventario y transferencia documental entre lasdistintas Unidades de Gestión Documental y Archivo del MDMQ (Archivos de Oficina yGestión, Archivos Centrales, Archivo Intermedio, Archivo Metropolitano de Historia)
% de documentos inventariados.% de transferencias documentalesrealizadas.
N° de documentos inventariados/N° dedocumentos existentes.N° de documentos transferidos/ N° dedocumentos acumulados en repositorios.
Semestral
85%
100
Formatos de inventario DocumentalActas de entrega-recepción dedocumentos.Informes técnicos.
Indicador
Fórmula de cálculo.
Unidad de medida
Meta
valoración del indicador
Fuente de verificación
Elaborado . or - 4ffraterertaneMary Elizabeth a en• 4r. . r "rDIRECTORA MET • 11 ' OLIT r A DEGESTIÓN DOCU • ' , TAL , • ,• CHIVOS
1 zado por: Fecha:Página 16 de 1791 u e én Flores Agreda
ADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
, Abril 2013
Página 17 de 17
Elaborado porNlary Itl yzabeth CalcnDIRECTORA METGESTIÓN DOCU
orizado por: Rubén llores AgredaADMINISTRADOR GENERALMUNICIPIO DEL DISTRITOMETROPOLITANO DE QUITO
Fecha:
Abril 2013
QuhoDISTRITOMETROPOLITANO
DOCUMENTO: INSTRUCTIVOCODIGO:
INSTRUCTIVODMGDA -2013 003
INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL EN LASUNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO DEL MDMQ
ANEXOS
Anexo 1: Listado de responsables-proceso de inventario y transferencia•documental
• Anexo 2: Hoja de Ruta• Anexo 3: Formato Solicitud asistencia técnica• Anexo 4: Formato de inventario documental por expediente• Anexo 5: Formato de inventario documental por serie o sub serien Anexo 6: Cuadro de capacidad de almacenamienton Anexo 7: Rotulación cajas de resguardo• Anexo 8: Formato de Acta Entrega-recepción
LISTADO DE PERSONAL RESPONSABLE DEL PROCESO DE INVENTARIO Y TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
N° NOMBRE DE LA DEPENDENCIA UNIDAD ADMINISTRATIVA NOMBRE DEL FUNCIONARIO CARGO DIRECCIÓN TELÉFONO CORREO ELECTRÓNICO
2
3
4
5
6
7
8
9
15
jElaborado por:
Ane listado de responsables proceso de inventario y transferencia doc•
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
ELABORADO POR:
Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
HOJA DE RUTA
Información GeneralNombre del plan de Acción:
Inventario y transferencia documental
Objetivo Estratégico:
Inventariar la documentación generada en las distintas unidades de la dependencia y transferir al Archivo Central en forma técnica y normalizada.
(Descripción del Plan de Acción:
Fecha de Inicio: Fecha Finalización: Coordinador del Objetivo: Responsable:
Etapas /Actividades)
Descripción de las acciones a Implementar
Equipo Involucrado Fecha de Inicio Fecha de RESPONSABLES OBSERVACIONESfinalizarion
Plan B:
FORMULACIÓN DE REQUERIMIENTO DE INVENTARIO YTRANSFERENCIA
ONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
SESORÍA TÉCNICA Y CAPACITACIÓN
PREPARACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS
IDENTIFICACIÓN DE SUB SERIES, LEVANTAMIENTO DEINVENTARIOS, ROTULACIÓN DE CAJAS.
PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS HABILITANTES
VERIFICACIÓN DE FORMATOS DE INVENTARIO
FIRMA DE ACTAS DE ENTREGA-RECEPCIÓN DEDOCUMENTACIÓN
TRASLADO DE DOCUMENTACIÓN A NUEVO REPOSITORIO
ELABORACIÓN DE INFORME
Elaborado por: Fecha de elaboración:
Anexo 2: Hoja de Ruta
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
APROBADO POR:
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITODIRECCIÓN METROPOLITANA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS
SOLICITUD DE ASISTENCIA TÉCNICA
DENOMINACIÓNDEL CARGO:Nro. DOCUMENTO 'REFERENCIA:FECHA ASISTENCIATÉCNICA:
HORARIO DEASISTENCIA:
1año mes día
Desde/Hasta
i~iormliatomAntact DEEMTO$
GiT
••ESCRIPCIÓN GOCuMÉNTAL nts-rAnto DOCUMENTAL ASUNTO:
ortimMaóriDOCLIMBITAL
ALORACIONDOUIMENTAL
INVÉ41T4100VTRANSFÉRENOR
EPROWCOGN DE tAINFORMACIÓN
DETALLE DEL ASUNTO:
INFORME DE ASISTENCIA:
D EPENDENCIA SOLICITANTE:
SOLICITANTE:
Nro. DE SOLICITUD:
F ECHA SOLICITUD ASISTENCIATÉCNICA:
F ECHA INGRESO SOLICITUD :año mes dia
año mes día
Anexo 3: Solicitud de asistencia Técnica
FIRMAN PARA LO SOLICITADO:
SOLICITANTE:
Apellidos y Nombres Firma Sello
ATENDIDO POR:
Apellidos y Nombres Firma Sello
SUPERVISADO POR:
Apellidos y Nombres Firma Sello
Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
Anexo 6: Cuadro de capacidad de almacenamiento
QuhoMUNICIPIO
DIRECCIÓN METROPOLITANA
DISTRITO METROPOLITANO CAPACIDAD DE MEDIOS DE
CAPACIDAD DETIPOALMACENAMIENTO
ALMACENAMIENTO
MEDIDAS
DEL DISTRITO METROPOLITANODE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE MEDIOS
EN cm.
DE QUITOY ARCHIVOS
DE ALMACENAMIENTO
CARACTERISTICAS
FOLDER MÁXIMO 100 HOJASA: 23 FOLDER DE CARTÓN OL: 23 PLÁSTICO
FOLDER CON A: 24.5 FOLDER DE CARTÓN OMÁXIMO 100 HOJAS
PESTAÑA L: 25 PLÁSTICO CON PESTAÑA
A: 28MÁXIMO 250 HOJAS FORMATO
L: 34CARPETA LOMO 4 A4
CARPETA DE CARTÓN
H: 4
MÁXIMO 500 HOJAS FORMATOA. 28L: 34,5CARPETA LOMO 8
A4CARPETA DE CARTÓN
H: 8
1 CARPETA LOMO 3 8 O 2 DE A: 26CAJA 12 LOMO # 4/ 500 FOJAS L: 37.5 CAJA DE CARTÓN CORRUGADO
APROXIMADAMENTE H: 8,54 CARPETAS LOMO # 4 O 2 DE A: 26
CAJA L3 LOMO # 8/ 1000 FOJAS L: 37.5 CAJA DE CARTÓN CORRUGADOAPROXIMADAMENTE H: 16.58 CARPETAS LOMO # 4 0 4 DE A: 32.5
CAJA L15 LOMO # 8/ 2000 FOJAS L: 39,5 CAJA DE CARTÓN CORRUGADO•• 1 VI: 27
NOTA: EL CONTENIDO DE FOLDÚS; CARPÉTA$ Y CAJAS NO DEBERÁ EXEDER EL 9 O SU CAPACIDAD
ALMÁCÉÑÁMTIÉ1000MÓ- MERIDIDEPRatiCcIóN DE LOS DOCUMENTOSA: Ancho L: Largo ,,RIZAltg
Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
DISTRITO METROPOUTA
UNIDADIPRODUCTORA
NOMBR DE LA SERIE:
NOMBRE DEI. EXPEDIENTE:
Ns DOCUMENTO Nro. FECHA DOCUMENTOORDEN
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
INVENTARIO DOCUMENTAL POR EXPEDIENTE
NOMBRESUBSERIE•
CÓDIGO DEL
EXPEDIENTE:
H e UBICACIÓNNOMBRE DEL DOCUMENTO OBSERVACIONES EXISTE
MAS Car peta Cala Nr
Total Fojas: SOPORTE: Papel Digital Mag ético
OBSERVACIONES GENERALES:
Fechasextremas
Anexo 4: Fomato de inventario por expediente
RESPONSABLE DE LA CAPTURA DE DATOS
Apellidos y nombre/Responsable captura de datos Firma Sello
Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
DEPENDENCIA SUPERIOR:
UNIDAD ADMINISTRATIVA PRODUCTORA:
RESPONSABLE CAPTURA DATOS:
NOMBRE DE LA SERIE
NOMBRE DE LA SUB SERIE
DOCUMENTO Nro. FECHAS EXTREMAS DOC
deFORMATO N5
FECHA DE ENTREGA:
CARGO DEL RESPONSABLE:
CÓDIGO SERIE:
CÓDIGO SUB SERIE:
Desde HastaNOMBRE DEL DOCUMENTO PALABRAS CLAVES OBSERVACIONES
N2 PÁG. TIPO DE ESTADO DE UBICACIÓN FISICAÚTILES INFORMACIÓN CONSERVACIÓN Carpeta Caja Bandeja Estantería
Quhro015 I RO re ME1140POUTANO
UNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
INVENTARIO DOCUMENTAL POR SERIES Y SUB SERIES
OBSERVACIONES GENERALES:
rmato de inventario documental por series y sub series
Responsable captura de datos:
Apellidos y nombre/Responsable captura de datos Firma y sello
Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos
DISTRITO METROPOLITANO
Contenidocarpeta:
Expediente:
DISTRITO METROPOLITANO
Sub serie:
Carpeta Nº:
Bandeja Nº:
MUNICIPIO DEL DISTRITO METRO' 'LITANO DE QUITO
(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
Serie:
Caja Nº:
Estantería Nº:
(DISTRITO METROPOLITANO
Contenidocarpeta:
Expediente:
Serie:
Caja Nº:
Estantería Nº:
Sub serie:
Carpeta Nº:
Bandeja Nº:
Sub serie:
Carpeta Nº:
Bandeja Nº:
Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos
DISTRITO METROPOLITANO
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)Contenidocarpeta:
Expediente:
Serie:
Caja Nº:
Estantería Nº:
Contenidocarpeta:
Expediente:
Serie: Sub serie:
Caja Nº : Carpeta Nº:
Estantería N º : Bandeja Nº:
Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos
DISTRITO vternowecaerano r6̂ T̂rrTROPOLITANC> OLOPMOle-D.1R> MP 1 ROPOLRANO Oui-ro
DISTRITO ME Ir ROPOL DADOCanCSST RITO MP ROPOLI rAno atoDISTRITO METROPOLITANO
atoDISTRITO METROPOLITANO
Municipio del DistritoMetrPpolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
Municipio del DistritoMetropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
Municipio del DistritoMetropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
Municipio del DistritoMetropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
Municipio del DistritoMetropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
Municipio del DistritoMetropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
Municipio del DistritoMetropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
(NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA (NOMBRE DE LA
DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA) DEPENDENCIA)
CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO :
SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE
SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE:
EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE:
FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS:
CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.: CARPETA NRO.:
CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.: CAJA NRO.:
ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA: ESTANTERÍA:
BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA: BANDEJA:
Sistema Metropolitano GestiónDocumental y Archivos
Sistema Metropolitano GestiónDocumental y Archivos
Sistema Metropolitano GestiónDocumental y Archivos
Sistema Metropolitano GestiónDocumental y Archivos
Sistema Metropolitano GestiónDocumental y Archivos
Sistema Metropolitano Gestión
Documental y ArchivosSistema Metropolitano Gestión
Documental y Archivos
Anexo 5: Rotulación cajas de resguardo
Chi -oInSTHI rO ML t ROPOLITANO
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
(NOMBRE DE LADEPENDENCIA)
0157113TO MeL OL VANO
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
(NOMBRE DE LADEPENDENCIA)
1110POL
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
(NOMBRE DE LADEPENDENCIA)
01 OPOUTArl
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:
(NOMBRE DE LADEPENDENCIA)
CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO : CÓDIGO :
SERIE SERIE SERIE SERIE
SUB SERIE: SUB SERIE: SUB SERIE: SUR SERIE:
EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE: EXPEDIENTE:
FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS: FECHAS EXTREMAS:
CARPETA Nº: CARPETA Nº: CARPETA Nº: CARPETA Nº:CAJA Nº: CAJA NE: CAJA Nº: CAJA NQ:ESTANTERÍA Nº: ESTANTERÍA Nº: ESTANTERÍA Nº: ESTANTERÍA Nº:
BANDEJA Nº: BANDEJA Nº: BANDEJA Nº: BANDEJA Ne:
Sistema Metropolitano Gestión Documental y ArchivosSistema Metropolitano Gestión Docymental y ArchivosAnexo 5- Rntulanon ratas de rey>
Sistema Metropolitano Gestión Documental y ArchivosSistema Metropolitano Gestión Documental y Archivoslardo
DISTRITO METROPOLITANO
flDISTRITO METROPOLITANO
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
CÓDIGO :
SERIE
SUB SERIE:
EXPEDIENTE:
FECHAS EXTREMAS:CARPETA NRO.:CAJA NRO.:ESTANTERÍA:BANDEJA:
Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
UNIDAD PRODUCTORA:(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
CÓDIGO :
SERIE
SUB SERIE:
EXPEDIENTE:
FECHAS EXTREMAS:CARPETA NRO.:CAJA NRO.:ESTANTERÍA:BANDEJA:
Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos
DISTRITO METROPOLITANO
MUNIL(P10 DEL DISTRITO ME 1 ROPOLITANO DE QUITO
(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
UNIDADPRODUCTORA:
SERIE: CÓDIGO SERIE:
CÓDIGO SUBSUBSERIE: SERIE:
CAJA N°: CARPETAS:
BANDEJA N°: ESTANTERÍA N°:
Sistema Metropolitano Gestión Documental y Archivos
Anexo 8: Fomaro de Acta entrega-recepción de documentos
CLAMODISTA. 40 ME1440POLitANO
ICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO(NOMBRE DE LA DEPENDENCIA)
ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
DEPENDENCIA SUPERIOR: FORMATO Na
UNIDAD ADMINISTRATIVA: FECHA DE ENTREGA:
RESPONSABLE CAPTURA DATOS: CARGO DEI RESPONSABLE:
NOMBRE DE LA SERIE CÓDIGO SERIE:
NOMBRE DE LA SUB SERIE CÓDIGO SUB SERIE.
de
DOCUMENTO FECHAS EXTREMAS DOC
Nro. Desde HastaPALABRAS CLAVES Nt PÁG. ÚTILES
TIPO DE
INFORMACIÓN
ESTADO DE
CONSERVACIÓN
UBICACIÓN FÍSICA
Carpeta Caja Bandeja Estantería
NOMBRE DEL DOCUMENTO OBSERVACIONES
• BSERVACIONES GENERALES:
ENTREGA CONFORME: AVAL:
Apellidos y nombre
RECIBE CONFORME:Dependencia Firma y sello Apellidos y nombre
OBSERVACIONES GENERALES:
Dependencia Firma y sello
Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos