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Capítulo V

IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO TECNOLÓGICO

Descripción de la Fase de Implementación del Sistema.

La implementación de sistemas consiste en preparar a la institución

acometiendo estrategias de formación e instalaciones de hardware y/o software ante

la necesidad de utilizar una solución de informática. Según Peter Norton (2008)

“Implantación representa la instalación de un sistema de hardware y software con su

debida capacitación si es necesaria para el posterior uso de los mismos; una ves los

usuarios logran utilizar el sistema instalado se ha logrado implantar un sistema” (p.1).

La función principal de la implementación de la Aplicación Web para la

Gestión de los Documentos Digitalizados es el buen uso del mismo, de acuerdo a su

complejidad y vinculado a las capacidades de los futuros usuarios. Por lo tanto, la

implementación estará culminada cuando se haya introducido la aplicación web

dentro de la institución y sea utilizada exitosamente por parte de los usuarios,

habiendo sido objeto una instalación previa y de las posibles actividades de

entrenamiento a los usuarios. Se aseguró que la aplicación web estuviera operacional

y funcionara de acuerdo a los requerimientos del cliente, ya que el éxito dependerá de

su implantación y ejecución por parte de los usuarios finales.

El proceso de implementación de la aplicación web contempló las siguientes

actividades:

Definición del Plan de Trabajo.

Adecuación y configuración del Hardware.

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Instalación de la Base de Datos y Parametrización del Software.

Carga en la aplicación web de la información del cliente.

Entrenamiento sobre el uso de la aplicación web.

Charla relacionada con la sensibilización respecto al nuevo Software dentro

de la institución.

Pruebas en ambiente de Desarrollo.

Pruebas en ambiente de Producción.

Descripción de la Puesta en Funcionamiento.

La puesta en funcionamiento de la aplicación web describe el proceso por el

cual se da inicio en ambiente productivo a la utilización plena del mismo para ser

utilizado por el usuario final de los Archivos Centralizados de la Gobernación del

estado Bolívar, el cual tiene como pilares fundamentales la automatización de los

procesos de gestión de los documentos digitalizados por el personas de dichas

oficinas. Estos procesos y sus instrumentos correspondientes, serán utilizados por los

usuarios funcionales dentro de su trabajo diario.

Para la puesta en funcionamiento de la aplicación web se realizó la instalación

de la misma, se entreno al personal que la manejará y se verificaron los archivos de

datos que se necesitan para el buen funcionamiento de esta. Dentro de los elementos

claves que se tomaron en cuenta para este proceso se encuentra:

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Formación: Estrategias de capacitación para los usuarios para utilizarán la

aplicación web.

Operatividad: Disponibilidad de la aplicación web, pudiendo este ser utilizada

por los usuarios en el momento en que deseen hacerlo.

Obstáculos: Eliminación de obstáculos no relacionados con aspectos técnicos

de la aplicación web y que son percibidos por los usuarios finales.

Otros: Comprende una serie de variables que sirven también de indicadores

para medir la funcionalidad de la aplicación web, se clasifican así debido a

que no representan la esencia de lo que se exige en un proceso de puesta en

marcha de la aplicación, como es el caso de riesgos, escalabilidad, entre otros.

Descripción de la Capacitación a los Usuarios.

Los recursos humanos son muy importantes en el éxito de cualquier proyecto.

Es por esto que la implementación de la aplicación web implicó la capacitación de

cada una de las personas que intervienen en el proceso de gestión de los documentos

pertenecientes a los Archivos Centralizados de la Gobernación del estado Bolívar,

facilitando de esta forma el manejo del software y la integración de los procesos de la

institución.

El objetivo de la capacitación de los usuarios tuvo como objetivo lograr que la

institución aproveche al máximo todas las características de la aplicación web y

obtenga todos sus beneficios. Para lograr esto, se entreno a todo el personal en las

interacciones que tendrán en su trabajo cotidiano con la aplicación web y las

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configuraciones de todas las funciones que brinda el mismo, adaptándose de mejor

forma a los procesos que se llevarán a cabo de forma automatizada.

Para lograr la implementación exitosa, fue necesario que todas las partes

involucradas se comprometieran a esforzarse para lograr el objetivo común, el cual es

conocer los detalles de la aplicación web, sus roles, que hará y que no hará. La

experiencia adquirida, permitirá realizar las metas en un corto tiempo y

satisfactoriamente.

La capacitación fue dada a 3 personas por cada Archivo Centralizado, al

Director de Informática y Sistemas y al Jefe de la Unidad Proyecto de Digitalización

e Investigación Tecnológica, 15 personas en total. Esta inducción se baso, en forma

general, en la navegación por todo el sistemas, por sus menús, funciones,

características, almacenamientos de registros, datos y salidas del mismo; haciendo

uso de la aplicación web bajo la supervisión del desarrollador.

El programa de capacitación incluirá los siguientes temas:

Organización del sistema y procedimientos.

Apertura y cierre de las sesiones de los usuarios, así como la modificación y

corrección de la información sobre los mismos.

Creación y asignación de perfiles a los usuarios.

Asignación de permisos a los perfiles de usuarios.

Creación, modificación y eliminación de entidades.

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Creación, modificación y eliminación de metadatas asociadas a las entidades.

Creación, modificación y eliminación de configuraciones para los archivos de

texto (.txt).

Publicación automática y manual de documentos (archivos PDF e imágenes).

Búsqueda de documentos, y visualización de los archivos e imágenes

asociadas a los mismos.

Seguridad y procedimientos de control interno.