BASES ESTÁNDAR DE CONCURSO PÚBLICO PARA LA...

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS Y DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIACONCURSO PÚBLICO N°000062 -2014-SUNAT/806000 PRIMERA CONVOCATORIA“Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima”

CONCURSO PÚBLICO Nº 000062-2014-SUNAT/806000PRIMERA CONVOCATORIA

CONTRATACIÓN DEL:SERVICIO DE ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS PARA

LA INTENDENCIA LIMA

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SECCIÓN GENERAL

DISPOSICIONES COMUNES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

(ESTA SECCIÓN NO DEBE SER MODIFICADA EN NINGÚN EXTREMO, BAJO SANCIÓN DE NULIDAD)

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CAPÍTULO IETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

1.1. BASE LEGAL

- Ley N° 28411 - Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.- Decreto Legislativo N° 1017 - Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley.- Decreto Supremo N° 184-2008-EF - Reglamento de la Ley de Contrataciones del

Estado, en adelante el Reglamento.- Directivas del OSCE.- Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.- Código Civil.- Ley 27806 – Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública.- Decreto Supremo Nº 007-2008-TR - Texto Único Ordenado de la Ley de Promoción

de la Competitividad, Formalización y Desarrollo de la Micro y Pequeña Empresa y del acceso al empleo decente, Ley MYPE.

- Decreto Supremo Nº 008-2008-TR - Reglamento de la Ley MYPE.

Las referidas normas incluyen sus respectivas modificaciones, de ser el caso.

Para la aplicación del derecho deberá considerarse la especialidad de las normas previstas en las presentes Bases.

1.2. CONVOCATORIA

Se efectuará de conformidad con lo señalado en el artículo 51 del Reglamento, en la fecha señalada en el cronograma.

1.3. REGISTRO DE PARTICIPANTES

El registro de participantes se efectuará desde el día siguiente de la convocatoria y hasta un (1) día hábil después de haber quedado integradas las Bases. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno (1) de sus integrantes, de conformidad con el artículo 53 del Reglamento.

La persona natural o persona jurídica que desee participar en el proceso de selección deberá contar con inscripción vigente en el Registro Nacional de Proveedores (RNP) conforme al objeto de la convocatoria. La Entidad verificará la vigencia de la inscripción en el RNP y que no se encuentre inhabilitada para contratar con el Estado.

Al registrarse, el participante deberá señalar la siguiente información: Nombres, apellidos y Documento Nacional de Identidad (DNI), en el caso de persona natural; razón social de la persona jurídica; número de Registro Único de Contribuyentes (RUC); domicilio legal; teléfono y fax.

IMPORTANTE: Para registrarse como participante en un proceso de selección convocado por las

Entidades del Estado Peruano, es necesario que los proveedores cuenten con inscripción vigente ante el Registro Nacional de Proveedores (RNP) que administra el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE). Para obtener mayor información, podrá ingresarse a la siguiente dirección electrónica: www.rnp.gob.pe.

1.4. FORMULACIÓN DE CONSULTAS A LAS BASES

Las consultas a las Bases serán presentadas por un periodo mínimo de cinco (5) días

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http://www.rnp.gob.pe/


hábiles, contados desde el día siguiente de la convocatoria, de conformidad con lo establecido en el artículo 55 del Reglamento.

1.5. ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS A LAS BASES

La decisión que tome el Comité Especial con relación a las consultas presentadas constará en el pliego absolutorio que se notificará a través del SEACE, de conformidad con lo establecido en el artículo 54 del Reglamento, en la fecha señalada en el cronograma del proceso de selección.

El plazo para la absolución no podrá exceder de cinco (5) días hábiles contados desde el vencimiento del plazo para recibir las consultas.

IMPORTANTE: No se absolverán consultas a las Bases que se presenten extemporáneamente o que

sean formuladas por quienes no se han registrado como participantes.

1.6. FORMULACIÓN DE OBSERVACIONES A LAS BASES

Las observaciones a las Bases serán presentadas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de haber finalizado el término para la absolución de las consultas, de conformidad con lo establecido en el artículo 57 del Reglamento.

1.7. ABSOLUCIÓN DE OBSERVACIONES A LAS BASES

El Comité Especial notificará la absolución de las observaciones a través del SEACE, de conformidad con lo establecido en el artículo 56 del Reglamento, en la fecha señalada en el cronograma del proceso de selección.

El plazo para la absolución no podrá exceder de los cinco (5) días hábiles desde el vencimiento del plazo para recibir observaciones.

El Comité Especial debe incluir en el pliego de absolución de observaciones el requerimiento de pago de la tasa por concepto de elevación de observaciones al OSCE.

IMPORTANTE: No se absolverán observaciones a las Bases que se presenten extemporáneamente o

que sean formuladas por quienes no se han registrado como participantes.

1.8. ELEVACIÓN DE OBSERVACIONES AL OSCE

El plazo para solicitar la elevación de observaciones para el pronunciamiento del OSCE es de tres (3) días hábiles, computados desde el día siguiente de la notificación del pliego absolutorio a través del SEACE.

Los participantes pueden solicitar la elevación de las observaciones para la emisión de pronunciamiento, en los siguientes supuestos:

1. Cuando las observaciones presentadas por el participante no fueron acogidas o fueron acogidas parcialmente;

2. Cuando a pesar de ser acogidas sus observaciones, el participante considere que tal acogimiento continúa siendo contrario a lo dispuesto por el artículo 26 de la Ley, cualquier otra disposición de la normativa sobre contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que tengan relación con el proceso de selección; y

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3. Cuando el participante considere que el acogimiento de una observación formulada por otro participante resulta contrario a lo dispuesto por el artículo 26 de la Ley, cualquier otra disposición de la normativa sobre contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que tengan relación con el proceso de selección. En este caso, el participante debe haberse registrado como tal hasta el vencimiento del plazo para formular observaciones.

El Comité Especial, bajo responsabilidad, deberá remitir la totalidad de la documentación requerida para tal fin por el TUPA del OSCE, a más tardar al día siguiente de vencido el plazo para que los participantes soliciten la elevación de observaciones.

La emisión y publicación del pronunciamiento en el SEACE, debe efectuarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes de recibido el expediente completo por el OSCE.

1.9. INTEGRACIÓN DE LAS BASES

Las Bases integradas constituyen las reglas definitivas del proceso de selección por lo que deberán contener las correcciones, precisiones y/o modificaciones producidas como consecuencia de la absolución de las consultas y de las observaciones, las dispuestas por el pronunciamiento, así como las requeridas por el OSCE en el marco de sus acciones de supervisión.

Una vez integradas, las Bases no podrán ser cuestionadas en ninguna otra vía ni modificadas por autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad. Esta restricción no afecta la competencia del Tribunal para declarar la nulidad del proceso por deficiencias en las Bases.

El Comité Especial integrará y publicará las Bases teniendo en consideración los siguientes plazos:

1. Cuando no se hayan presentado observaciones, al día siguiente de vencido el plazo para formularlas.

2. Cuando se hayan presentado observaciones, al día siguiente de vencido el plazo para que los participantes soliciten la elevación de dichas observaciones para la emisión de pronunciamiento, siempre que ningún participante haya hecho efectivo tal derecho.

3. Cuando se haya solicitado la elevación de observaciones, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de notificado el pronunciamiento respectivo en el SEACE.

Corresponde al Comité Especial, bajo responsabilidad, integrar las Bases y publicarlas en el SEACE, conforme lo establecen los artículos 59 y 60 del Reglamento.

De conformidad con el artículo 31 del Reglamento, el Comité Especial no podrá efectuar modificaciones de oficio al contenido de las Bases, bajo responsabilidad.

1.10. FORMA DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Y ACREDITACIÓN

Todos los documentos que contengan información referida a los requisitos para la admisión de propuestas y factores de evaluación se presentan en idioma castellano o, en su defecto, acompañados de traducción oficial o sin valor oficial efectuada por traductor público juramentado o traducción certificada efectuada por traductor colegiado certificado, salvo el caso de la información técnica complementaria contenida en folletos, instructivos, catálogos o similares, que puede ser presentada en el idioma original. El postor es responsable de la exactitud y veracidad de dichos documentos.

Las propuestas se presentarán en dos (2) sobres cerrados, de los cuales el primero contendrá la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica.

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Si las propuestas se presentan en hojas simples se redactarán por medios mecánicos o electrónicos y serán foliadas correlativamente empezando por el número uno.

Asimismo, cuando las propuestas tengan que ser presentadas total o parcialmente mediante formularios o formatos, éstos podrán ser llenados por cualquier medio, incluyendo el manual.

En ambos supuestos, las propuestas deben llevar el sello y la rúbrica del postor o de su representante legal o mandatario designado para dicho fin, salvo que el postor sea persona natural, en cuyo caso bastará que éste o su apoderado, indique debajo de la rúbrica sus nombres y apellidos completos.

Las personas naturales podrán concurrir personalmente o a través de su apoderado debidamente acreditado ante el Comité Especial, mediante carta poder simple (Formato N° 1). Las personas jurídicas lo harán por medio de su representante legal acreditado con copia simple del documento registral vigente que consigne dicho cargo o a través de su apoderado acreditado con carta poder simple suscrita por el representante legal, a la que se adjuntará el documento registral vigente que consigne la designación del representante legal, expedido con una antigüedad no mayor de treinta (30) días calendario a la presentación de propuestas. (Formato Nº 1).

En el caso de consorcios, la propuesta puede ser presentada por el representante común del consorcio, o por el apoderado designado por éste, o por el representante legal o apoderado de uno de los integrantes del consorcio que se encuentre registrado como participante, conforme a lo siguiente:

1. En el caso que el representante común del consorcio presente la propuesta, éste debe presentar copia simple de la promesa formal de consorcio.

2. En el caso que el apoderado designado por el representante común del consorcio presente la propuesta, este debe presentar carta poder simple suscrita por el representante común del consorcio y copia simple de la promesa formal de consorcio.

3. En el caso del representante legal o apoderado de uno de los integrantes del consorcio que se encuentre registrado como participante, la acreditación se realizará conforme a lo dispuesto en el sexto párrafo del presente numeral, según corresponda.

IMPORTANTE: Las Entidades someten a fiscalización posterior conforme a lo previsto en el artículo

32 de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, la documentación, declaraciones y traducciones presentadas por el ganador de la Buena Pro.

1.11. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

La presentación de propuestas se realiza en acto público, en la fecha y hora señaladas en el cronograma del proceso.

El acto se inicia cuando el Comité Especial empieza a llamar a los participantes en el orden en que se registraron para participar en el proceso, para que entreguen sus propuestas. Si al momento de ser llamado el participante no se encuentra presente, se le tendrá por desistido. Si algún participante es omitido, podrá acreditarse con la presentación de la constancia de su registro como participante.

Los integrantes de un consorcio no podrán presentar propuestas individuales ni conformar más de un consorcio.

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IMPORTANTE: En caso de convocarse según relación de ítems, los integrantes de un consorcio no

podrán presentar propuestas individuales ni conformar más de un consorcio en un mismo ítem, lo que no impide que puedan presentarse individualmente o conformando otro consorcio en ítems distintos.

En el caso que el Comité Especial rechace la acreditación del apoderado, representante legal o representante común, según corresponda en atención al numeral 1.10, y este exprese su disconformidad, se anotará tal circunstancia en el acta y el Notario (o Juez de Paz) mantendrá la propuesta y los documentos de acreditación en su poder hasta el momento en que el participante formule apelación. Si se formula apelación se estará a lo que finalmente se resuelva al respecto.

Después de recibidas las propuestas, el Comité Especial procederá a abrir los sobres que contienen la propuesta técnica de cada postor, a fin de verificar que los documentos presentados por cada postor sean los solicitados en las Bases.

En el caso que de la revisión de la propuesta se adviertan defectos de forma, tales como errores u omisiones subsanables en los documentos presentados que no modifiquen el alcance de la propuesta técnica, o la omisión de presentación de uno o más documentos que acrediten el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos —siempre que se trate de documentos emitidos por autoridad pública nacional o un privado en ejercicio de función pública, tales como autorizaciones, permisos, títulos, constancias y/o certificados que acrediten estar inscrito o integrar un registro, y otros de naturaleza análoga, para lo cual deben haber sido obtenidos por el postor con anterioridad a la fecha establecida para la presentación de propuestas—, se actuará conforme lo dispuesto en el artículo 68 del Reglamento. Este es el único momento en que puede otorgarse plazo para subsanar la propuesta técnica.

En el caso de advertirse que la propuesta no cumple con lo requerido por las Bases, y no se encuentre dentro de los supuestos señalados en el párrafo anterior, se devolverá la propuesta, teniéndola por no admitida, salvo que el postor exprese su disconformidad, en cuyo caso se anotará tal circunstancia en el acta y el Notario (o Juez de Paz) mantendrá la propuesta en su poder hasta el momento en que el postor formule apelación. Si se formula apelación se estará a lo que finalmente se resuelva al respecto.

Después de abierto cada sobre que contiene la propuesta técnica, el Notario (o Juez de Paz) procederá a sellar y firmar cada hoja de los documentos de la propuesta técnica. A su vez, si las Bases han previsto que la evaluación y calificación de las propuestas técnicas se realice en fecha posterior, el Notario (o Juez de Paz) procederá a colocar los sobres cerrados que contienen las propuestas económicas dentro de uno o más sobres, los que serán debidamente sellados y firmados por él, por los miembros del Comité Especial y por los postores que así lo deseen, conservándolos hasta la fecha en que el Comité Especial, en acto público, comunique verbalmente a los postores el resultado de la evaluación de las propuestas técnicas.

Al terminar el acto público, se levantará un acta, la cual será suscrita por el Notario (o Juez de Paz), por todos sus miembros, así como por los veedores y los postores que lo deseen.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 64 del Reglamento, en los actos de presentación de propuestas y otorgamiento de la Buena Pro se podrá contar con la presencia de un representante del Sistema Nacional de Control, quien participará como veedor y deberá suscribir el acta correspondiente, su inasistencia no viciará el proceso.

1.12. CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

La propuesta económica (Sobre Nº 2) deberá incluir obligatoriamente lo siguiente:

La oferta económica, en la moneda que corresponda, incluidos todos los tributos,

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seguros, transportes, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el costo del servicio a contratar; excepto la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales. La Entidad no reconocerá pago adicional de ninguna naturaleza.

El monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados con dos decimales. Los precios unitarios podrán ser expresados con más de dos decimales.

IMPORTANTE: Tratándose de un proceso según relación de ítems, cuando los postores se presenten

a más de un ítem, deberán presentar sus propuestas económicas en forma independiente.1

1.13. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

La evaluación de propuestas se realizará en dos (2) etapas: La evaluación técnica y la evaluación económica.

Los máximos puntajes asignados a las propuestas son los siguientes:

Propuesta Técnica : 100 puntosPropuesta Económica : 100 puntos

1.13.1. EVALUACIÓN TÉCNICA

Se verificará que la propuesta técnica cumpla con los requerimientos técnicos mínimos contenidos en las presentes Bases. Las propuestas que no cumplan dichos requerimientos no serán admitidas.

Sólo aquellas propuestas admitidas y aquellas a las que el Comité Especial hubiese otorgado plazo de subsanación, pasarán a la evaluación técnica.

En aquellos casos en los que se hubiese otorgado plazo para la subsanación de la propuesta, el Comité Especial deberá determinar si se cumplió o no con la subsanación solicitada. Si luego de vencido el plazo otorgado, no se cumple con la subsanación, el Comité Especial tendrá la propuesta por no admitida.

Una vez cumplida la subsanación de la propuesta o vencido el plazo otorgado para dicho efecto, se continuará con la evaluación de la propuestas técnicas admitidas, asignando los puntajes correspondientes, conforme a la metodología de asignación de puntaje establecida para cada factor.

Las propuestas técnicas que no alcancen el puntaje mínimo de ochenta (80) puntos, serán descalificadas en esta etapa y no accederán a la evaluación económica.

1.13.2. EVALUACIÓN ECONÓMICA

Si la propuesta económica excede el valor referencial, será devuelta por el Comité Especial y se tendrá por no presentada, conforme lo establece el artículo 33 de la Ley.

1 Luego de efectuada la evaluación técnica, cabe la posibilidad que dicho postor haya obtenido el puntaje necesario para acceder a la evaluación económica únicamente en algunos de los ítems a los que se presentó, por lo que, de acuerdo con el artículo 71 del Reglamento, correspondería devolver las propuestas económicas sin abrir, lo que no resultaría posible si la totalidad de las propuestas económicas del postor se incluyen en un solo sobre.

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La evaluación económica consistirá en asignar el puntaje máximo establecido a la propuesta económica de menor monto. Al resto de propuestas se les asignará un puntaje inversamente proporcional, según la siguiente fórmula:

Pi = Om x PMPEOi

Donde:i = PropuestaPi = Puntaje de la propuesta económica i Oi = Propuesta Económica i Om = Propuesta Económica de monto o precio más bajoPMPE = Puntaje Máximo de la Propuesta Económica

IMPORTANTE: En caso el proceso se convoque bajo el sistema de precios unitarios, tarifas o

porcentajes, el Comité Especial deberá verificar las operaciones aritméticas de la propuesta que obtuvo el mayor puntaje total y, de existir alguna incorrección, deberá corregirla a fin de consignar el monto correcto y asignarle el lugar que le corresponda. Dicha corrección debe figurar expresamente en el acta respectiva.

Sólo cuando se haya previsto (según el caso concreto) aceptar propuestas económicas que incluyan propuestas de financiamiento, la propuesta económica se evaluará utilizando el método del valor presente neto del flujo financiero que comprenda los costos financieros y el repago de la deuda. Se tomarán en cuenta todos los costos del financiamiento, tales como la tasa de interés, comisiones, seguros y otros, así como la contrapartida de la Entidad si fuere el caso, conforme a las disposiciones contenidas en el artículo 70 del Reglamento.

1.14. ACTO PÚBLICO DE OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO

En la fecha y hora señalada en las Bases, el Comité Especial se pronunciará sobre la admisión y la evaluación técnica de las propuestas, comunicando los resultados de esta última.

La evaluación de las propuestas económicas se realizará de conformidad con el procedimiento establecido en las presentes Bases.

La determinación del puntaje total se hará de conformidad con el artículo 71 del Reglamento.

El Comité Especial procederá a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de selección a través de un cuadro comparativo en el que se consignará el orden de prelación en que han quedado calificados los postores, detallando los puntajes técnico, económico y total obtenidos por cada uno de ellos.

En el supuesto que dos (2) o más propuestas empaten, el otorgamiento de la Buena Pro se efectuará observando lo señalado en el artículo 73 del Reglamento.

Al terminar el acto público se levantará un acta, la cual será suscrita por el Notario (o Juez de Paz), por todos los miembros del Comité Especial y por los postores que deseen hacerlo.

El otorgamiento de la Buena Pro se presumirá notificado a todos los postores en la misma fecha, oportunidad en la que se entregará a los postores copia del acta de otorgamiento de la Buena Pro y el cuadro comparativo, detallando los resultados en cada factor de evaluación. Dicha presunción no admite prueba en contrario. Esta información se publicará el mismo día en el SEACE.

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1.15. CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO

Cuando se hayan presentado dos (2) o más propuestas, el consentimiento de la Buena Pro se producirá a los ocho (8) días hábiles de la notificación de su otorgamiento en acto público, sin que los postores hayan ejercido el derecho de interponer el recurso de apelación. En este caso, el consentimiento se publicará en el SEACE al día hábil siguiente de haberse producido.

En el caso que se haya presentado una sola oferta, el consentimiento de la Buena Pro se producirá el mismo día de la notificación de su otorgamiento en acto público, y podrá ser publicado en el SEACE ese mismo día o hasta el día hábil siguiente.

1.16. CONSTANCIA DE NO ESTAR INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO

De acuerdo con el artículo 282 del Reglamento, a partir del día hábil siguiente de haber quedado consentida la Buena Pro o de haberse agotado la vía administrativa conforme a lo previsto en el artículo 122 del Reglamento, el postor ganador de la Buena Pro debe solicitar ante el OSCE la expedición de la constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.

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CAPÍTULO IISOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS DURANTE EL PROCESO DE SELECCIÓN

2.1. RECURSO DE APELACIÓN

A través del recurso de apelación se impugnan los actos dictados durante el desarrollo del proceso de selección, desde la convocatoria hasta aquellos emitidos antes de la celebración del contrato.

El recurso de apelación se presenta ante y es resuelto por el Tribunal de Contrataciones del Estado.

Los actos emitidos por el Titular de la Entidad que declaren la nulidad de oficio o cancelen el proceso, podrán impugnarse ante el Tribunal de Contrataciones del Estado.

2.2. PLAZOS DE INTERPOSICIÓN DEL RECURSO DE APELACIÓN

La apelación contra el otorgamiento de la Buena Pro o contra los actos dictados con anterioridad a ella debe interponerse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de haberse otorgado la Buena Pro.

La apelación contra los actos distintos a los indicados en el párrafo anterior debe interponerse dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes de haberse tomado conocimiento del acto que se desea impugnar.

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CAPÍTULO IIIDEL CONTRATO

3.1. DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

Dentro del plazo de doce (12) días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro o cuando esta haya quedado administrativamente firme, debe suscribirse el contrato. Dentro del referido plazo: a) El postor ganador debe presentar la totalidad de la documentación prevista en las Bases, b) La Entidad, de corresponder, solicita la subsanación de la documentación presentada y c) El postor ganador subsana las observaciones formuladas por la Entidad.

En el supuesto que el postor ganador no presente la documentación y/o no concurra a suscribir el contrato, en los plazos antes indicados, se procederá de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 148 del Reglamento, según corresponda.

El contrato será suscrito por la Entidad, a través del funcionario competente o debidamente autorizado, y por el ganador de la Buena Pro, ya sea directamente o por medio de su apoderado, tratándose de persona natural, y tratándose de persona jurídica, a través de su representante legal, de conformidad con lo establecido en el artículo 139 del Reglamento.

Para suscribir el contrato, el postor ganador de la Buena Pro deberá presentar, además de los documentos previstos en las Bases, los siguientes:

Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. Garantía de fiel cumplimiento. Garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias, en caso corresponda. Garantía por el monto diferencial de propuesta, en caso corresponda. Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los integrantes, de ser el caso. Código de cuenta interbancario (CCI).

3.2. VIGENCIA DEL CONTRATO

En aplicación de lo dispuesto en el artículo 149 del Reglamento, el contrato tiene vigencia desde el día siguiente de la suscripción del documento que lo contiene. Dicha vigencia rige hasta que el funcionario competente dé la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista y se efectúe el pago correspondiente.

3.3. DE LAS GARANTÍAS

3.3.1. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO

El postor ganador debe entregar a la Entidad la garantía de fiel cumplimiento del contrato. Esta deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.

De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un (1) año, previamente a la suscripción del contrato, las Entidades podrán aceptar que el ganador de la Buena Pro presente la garantía de fiel cumplimiento y de ser el caso, la garantía por el monto diferencial de la propuesta, con una vigencia de un (1) año, con el compromiso de renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación.

IMPORTANTE:

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Al amparo de lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley, en los casos de prestación de servicios de ejecución periódica, alternativamente, las micro y pequeñas empresas pueden optar que, como garantía de fiel cumplimiento, la Entidad retenga el diez por ciento (10%) del monto del contrato original. Para estos efectos, la retención de dicho monto se efectuará durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo.

3.3.2. GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO POR PRESTACIONES ACCESORIAS

En caso el contrato conlleve a la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o actividades afines, se otorgará una garantía adicional por este concepto, la misma que se renovará periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentación en ningún caso.

3.3.3. GARANTÍA POR EL MONTO DIFERENCIAL DE PROPUESTA

Cuando la propuesta económica fuese inferior al valor referencial en más del diez por ciento (10%) de éste, para la suscripción del contrato, el postor ganador deberá presentar una garantía adicional por un monto equivalente al veinticinco por ciento (25%) de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta económica. Dicha garantía deberá tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.

3.4. REQUISITOS DE LAS GARANTÍAS

Las garantías que se presenten deberán ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país al sólo requerimiento de la Entidad. Asimismo, deben ser emitidas por empresas que se encuentren bajo la supervisión de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones, y deben estar autorizadas para emitir garantías; o estar consideradas en la lista actualizada de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú.

IMPORTANTE: Corresponde a la Entidad verificar que las garantías presentadas por los postores o

contratistas cumplen con los requisitos y condiciones necesarios para su aceptación y eventual ejecución.

3.5. EJECUCIÓN DE GARANTÍAS

Las garantías se harán efectivas conforme a las estipulaciones contempladas en el artículo 164 del Reglamento.

3.6. ADELANTOS

La Entidad entregará adelantos directos, conforme a lo previsto en el artículo 171 del Reglamento, siempre que ello haya sido previsto en la sección específica de las Bases.

En el supuesto que no se entregue el adelanto en el plazo previsto, el contratista tiene derecho a solicitar la ampliación del plazo de ejecución de la prestación por el número de días equivalente a la demora, conforme al artículo 172 del Reglamento.

3.7. DE LAS PENALIDADES E INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

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Las penalidades por retraso injustificado en la ejecución del servicio y las causales para la resolución del contrato, serán aplicadas de conformidad con los artículos 165 y 168 del Reglamento, respectivamente.

De acuerdo con los artículos 48 de la Ley y 166 del Reglamento, en las Bases o el contrato podrán establecerse penalidades distintas a la mencionada en el artículo 165 del Reglamento, siempre y cuando sean objetivas, razonables y congruentes con el objeto de la convocatoria, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del ítem que debió ejecutarse. Estas penalidades se calcularán de forma independiente a la penalidad por mora.

3.8. PAGOS

La Entidad deberá realizar todos los pagos a favor del contratista por concepto de los servicios objeto del contrato. Dichos pagos se efectuarán después de ejecutada la respectiva prestación; salvo que, por razones de mercado, el pago del precio sea condición para la realización del servicio.

La Entidad deberá pagar las contraprestaciones pactadas a favor del contratista en la forma y oportunidad (pago único o pagos parciales) establecida en las Bases o en el contrato, siempre que el contratista los solicite presentando la documentación que justifique el pago y acredite la ejecución de la prestación de los servicios, conforme a la sección específica de las Bases

Para tal efecto, el responsable de otorgar la conformidad de la prestación de los servicios, deberá hacerlo en un plazo que no excederá de los diez (10) días calendario de ser éstos prestados, a fin que la Entidad cumpla con la obligación de efectuar el pago dentro de los quince (15) días calendario siguientes, siempre que se verifiquen las condiciones establecidas en el contrato.

En el caso que se haya suscrito contrato con un consorcio, el pago se realizará de acuerdo a lo que se indique en el contrato de consorcio.

En caso de retraso en el pago, el contratista tendrá derecho al pago de intereses conforme a lo establecido en el artículo 48 de la Ley, contado desde la oportunidad en que el pago debió efectuarse.

3.9. DISPOSICIONES FINALES

Todos los demás aspectos del presente proceso no contemplados en las Bases se regirán supletoriamente por la Ley y su Reglamento, así como por las disposiciones legales vigentes.

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SECCIÓN ESPECÍFICA

CONDICIONES ESPECIALES DEL PROCESO DE SELECCIÓN

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CAPÍTULO IGENERALIDADES

1.1. ENTIDAD CONVOCANTE

Nombre : SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS Y DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA

RUC Nº : 20131312955

Domicilio legal : Av. Garcilaso de La Vega N° 1472, Cercado de Lima

Teléfono/Fax: : 634-3232

Correo electrónico: : [email protected]

1.2. OBJETO DE LA CONVOCATORIA

El presente proceso de selección tiene por objeto la contratación del Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima.

1.3. VALOR REFERENCIAL2

El valor referencial asciende a S/. 2 531 567,71 (Dos Millones Quinientos Treinta y Un Mil Quinientos Sesenta y Siete y 71/100 Nuevos Soles), incluido los impuestos de Ley y cualquier otro concepto que incida en el costo total del servicio. El valor referencial ha sido calculado al mes de Noviembre de 2014.

Ítem Sub ítems Tipos de Documentación

Cantidad Metros

Lineales

Precio Unitario

por Metro Lineal

S/.

Sub TotalesS/.

ÚNICO1

a) Clasificación k) Entrega 1 7 828,38 298,05 2 333 248,66

b) Ordenamiento k) Entrega 1 93,86 325,69 30 569,26

2 a) Registro SCAD b) Entrega 2 79,8 272,06 21 710,39

3 a) Ordenamiento h) Entrega 3 448,4 325,69 146 039,40

Monto Total S/. 2 531 567,71IMPORTANTE: Las propuestas económicas no pueden exceder el monto consignado en las Bases

como valor referencial de conformidad con el artículo 33 de la Ley. No existe un límite mínimo como tope para efectuar dichas propuestas.

1.4. EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

El expediente de contratación fue aprobado mediante Formato de Aprobación de Expediente de Contratación N° 0008-2014-SUNAT/806000 el 04 de diciembre de 2014.

1.5. FUENTE DE FINANCIAMIENTO

2 El monto del valor referencial indicado en esta sección de las Bases no debe diferir del monto del valor referencial consignado en la ficha del proceso en el SEACE. No obstante, de existir contradicción entre estos montos, primará el monto del valor referencial indicado en las Bases aprobadas.

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mailto:[email protected]


Recursos Directamente Recaudados.

1.6. SISTEMA DE CONTRATACIÓN

El presente proceso se rige por el sistema de Precios Unitarios3, de acuerdo con lo establecido en el expediente de contratación respectivo.

1.7. ALCANCES DEL REQUERIMIENTO

El servicio a contratar está definido en los Requerimientos Técnicos Mínimos que forman parte de la presente Sección en el Capítulo III.

1.8. PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO

El servicio materia de la presente convocatoria se prestará en un plazo estimado de veinticuatro (24) meses o hasta agotar el monto contratado, lo que ocurra primero, contado a partir de la fecha de inicio del primer servicio, de acuerdo con lo indicado en el numeral 5.11.3. de los Términos de Referencia establecidos en el Capítulo III de la presente Sección Específica.

Cabe indicar que el plazo máximo de vigencia del contrato se sujeta a lo dispuesto en el artículo 150° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N° 184-2008-EF y sus modificatorias.

1.9. COSTO DE REPRODUCCIÓN DE LAS BASES

S/ 10.00 Nuevos Soles4

1.10. BASE LEGAL

- Ley N° 30114, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2014.- Ley N° 30115, Ley del Equilibrio Financiero del presupuesto del Sector Público del

año fiscal 2014.- Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el trabajo5.- Decreto Supremo Nº 005-2012-TR - Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en

el Trabajo.- Decreto Legislativo N° 1017 - Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley, y

sus modificatorias.- Decreto Supremo N° 184-2008-EF - Reglamento de la Ley de Contrataciones del

Estado, en adelante el Reglamento, y sus modificatorias.- Normatividad que en materia de Contrataciones del Estado se encuentre vigente. - Resolución de Superintendencia N° 20-2013/SUNAT, Delegación de Funciones y

Atribuciones previstas en la Ley de Contrataciones y su Reglamento.- Decreto Supremo N° 133-2013-EF, Texto Único Ordenado del Código Tributario.

Las referidas normas incluyen sus respectivas modificaciones, de ser el caso.

3 De acuerdo al artículo 40 del Reglamento, este sistema también podrá ser tarifas o porcentajes, lo que deberá ser indicado por la Entidad.

4 De acuerdo con lo indicado en el Memorándum Circular N° 192-2005-SUNAT/2G0000-156.5 La SUNAT está facultada para paralizar los trabajos en caso de incumplimiento de lo establecido en la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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CAPÍTULO IIDEL PROCESO DE SELECCIÓN

2.1. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN6

Etapa Fecha, hora y lugarConvocatoria : 17/12/2014Registro de participantes : Del: 18/12/2014

Al: 26/01/2015Formulación de Consultas : Del: 18/12/2014

Al: 24/12/2014Absolución de Consultas : 05/01/2015Formulación de Observaciones a las Bases

: Del: 06/01/2015Al: 12/01/2015

Absolución de Observaciones a las Bases

: 19/01/2015

Integración de las Bases : 23/01/2015Presentación de Propuestas : 02/02/2015* El acto público se realizará en : Sala de Reuniones de la Gerencia de Soporte

Administrativo Lima 3, ubicada en el piso 14 de la Intendencia Lima, sito en Av. Benavides 222 – Miraflores, a las 10:30 horas.

Calificación y Evaluación de Propuestas

: Del: 03/02/2015Al: 09/02/2015

Otorgamiento de la Buena Pro : 10/02/2015* El acto público se realizará en : Sala de Reuniones de la Gerencia de Soporte

Administrativo Lima 3, ubicada en el piso 14 de la Intendencia Lima, sito en Av. Benavides 222 – Miraflores, a las 10:30 horas.

IMPORTANTE: Debe tenerse presente que en un concurso público, entre la convocatoria y la etapa de

presentación de propuestas debe existir como mínimo veintidós (22) días hábiles y, entre la integración de Bases y la etapa de presentación de propuestas, debe existir como mínimo cinco (5) días hábiles.

2.2. REGISTRO DE PARTICIPANTES

El registro de los participantes es gratuito y se realizará en la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, ubicada en el piso 14 de la Sede de la Intendencia Lima, sito en Av. Benavides N° 222, distrito de Miraflores, provincia y departamento de Lima, en las fechas señaladas en el cronograma, en el horario de 08:30 a 16:30 horas.

En el momento del registro, se emitirá la constancia o cargo correspondiente en el que se indicará: número y objeto del proceso, el nombre y firma de la persona que efectuó el registro, así como el día y hora de dicha recepción.

IMPORTANTE: Los participantes registrados tienen el derecho de solicitar un ejemplar de las Bases,

6 La información del cronograma indicado en las Bases no debe diferir de la información consignada en el cronograma de la ficha del proceso en el SEACE. No obstante, de existir contradicción en esta información, primará el cronograma indicado en la ficha del proceso en el SEACE.

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para cuyo efecto deben cancelar el costo de reproducción de las mismas.

2.3. FORMULACIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES

Las consultas y observaciones se presentarán por escrito, debidamente fundamentadas, ante la ventanilla de Mesa de Partes de la Intendencia Lima, sito en Av. Benavides N° 222 (Piso 1), distrito de Miraflores, provincia y departamento de Lima, en las fechas señaladas en el cronograma, en el horario de 8:30 a 16:30 horas, debiendo estar dirigidas al Presidente del Comité Especial del Concurso Público N° 000062-2014-SUNAT/806000 Primera Convocatoria, pudiendo ser remitidas adicionalmente, en archivo Word, al siguiente correo electrónico: [email protected].

2.4. ACTO PÚBLICO DE PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Las propuestas se presentarán en acto público, en la Sala de Reuniones de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, sito en Av. Benavides N° 222 (Piso 14), distrito de Miraflores, provincia y departamento de Lima, en la fecha y hora señaladas en el cronograma. El acto público se realizará con la participación de Notario Público de Lima.

Se podrá contar con la presencia de un representante del Sistema Nacional de Control, quien participará como veedor y deberá suscribir el acta correspondiente. La no asistencia del mismo no vicia el proceso.

Las propuestas se presentarán en dos (2) sobres cerrados y estarán dirigidas al Comité Especial del Concurso Público N° 000062-2014-SUNAT/806000 Primera Convocatoria, conforme al siguiente detalle:

SOBRE N° 1: Propuesta Técnica. El sobre será rotulado:

SOBRE Nº 2: Propuesta Económica. El sobre será rotulado:

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SeñoresSUNATAv. Benavides N° 222, Miraflores – Lima Att.: Comité Especial

Concurso Público N° 000062-2014-SUNAT/806000Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima

SOBRE N° 1: PROPUESTA TÉCNICA[NOMBRE / RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR]

FOLIOS: ……….

SeñoresSUNATAv. Benavides N° 222, Miraflores – LimaAtt.: Comité Especial

Concurso Público N° 000062-2014-SUNAT/806000Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima

SOBRE N° 2: PROPUESTA ECONÓMICA[NOMBRE / RAZÓN SOCIAL DEL POSTOR]

mailto:[email protected]


2.5. CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS

2.5.1. SOBRE N° 1 - PROPUESTA TÉCNICA

Se presentará en un (01) original y dos (02) copias7.

El sobre Nº 1 contendrá, además de un índice de documentos8, la siguiente documentación, numerada en forma correlativa en el extremo inferior derecho (de adelante para atrás):

Documentación de presentación obligatoria:

a)Declaración jurada de datos del postor.Cuando se trate de consorcio, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados (Anexo Nº 01).

b)Declaración jurada de cumplimiento de los Requerimientos Técnicos Mínimos contenidos en el Capítulo III de la presente sección (Anexo Nº 02).

c)Declaración jurada simple de acuerdo al artículo 42 del Reglamento (Anexo Nº 03).

En el caso de consorcios, cada integrante debe presentar esta declaración jurada, salvo que sea presentada por el representante común del consorcio.

d)Promesa formal de consorcio, de ser el caso, en la que se consigne los integrantes, el representante común, el domicilio común y las obligaciones a las que se compromete cada uno de los integrantes del consorcio así como el porcentaje equivalente a dichas obligaciones (Anexo Nº 04).

La promesa formal de consorcio deberá ser suscrita por cada uno de sus integrantes.

Se presume que el representante común del consorcio se encuentra facultado para actuar en nombre y representación del mismo en todos los actos referidos al proceso de selección, suscripción y ejecución del contrato, con amplias y suficientes facultades.

e)Declaración Jurada de Plazo de prestación del servicio (Anexo Nº 05).

IMPORTANTE: La omisión de alguno de los documentos enunciados acarreará la no admisión

de la propuesta, sin perjuicio de lo señalado en el artículo 68 del Reglamento.

Documentación de presentación facultativa:

a) Factor Experiencia del Postor: Se acredita mediante copia simple de: contratos u órdenes de servicio, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, con voucher de depósito, reporte de estado de cuenta, comprobantes de retención o que la cancelación conste en el mismo documento de forma indubitable debiendo ser emitida o consignada por el cliente del postor (no se aceptarán declaraciones juradas), correspondientes a un máximo de diez (10) servicios.

7 De acuerdo con el artículo 63 del Reglamento, la propuesta técnica se presentará en original y en el número de copias requerido en las Bases, el que no podrá exceder de la cantidad de miembros que conforman el Comité Especial.

8 La omisión del índice no descalifica la propuesta, ya que su presentación no tiene incidencia en el objeto de la convocatoria.

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En caso los postores presenten varios comprobantes de pago para acreditar la prestación de un solo servicio, se deberá acreditar documentalmente que corresponden a dicho servicio (es decir, se deberá acreditar la vinculación de todos esos comprobantes como correspondientes a un solo servicio); de lo contrario, se asumirá que los comprobantes acreditan servicios independientes, en cuyo caso solo se considerará, para la evaluación y calificación, los diez (10) primeros servicios indicados en el Anexo Nº 6 referido a la Experiencia del Postor. El tipo de documento que el postor puede presentar para vincular los comprobantes de pago son, el contrato, las constancias de conformidad o de cumplimiento de la prestación o los mismos comprobantes de pago o algún otro documento (independientemente de su denominación), en los que conste fehacientemente que los comprobantes de pago que se están presentando para acreditar experiencia están asociados a un solo servicio, no siendo válidas las declaraciones juradas.

En el caso de servicios de ejecución periódica, sólo se considerará como experiencia la parte del contrato que haya sido ejecutada a la fecha de presentación de propuestas, debiendo adjuntarse copia de las conformidades correspondientes a tal parte o los respectivos comprobantes de pago.

En los casos que se acredite experiencia adquirida en consorcio, deberá presentarse la promesa formal de consorcio o el contrato de consorcio del cual se desprenda fehacientemente el porcentaje de las obligaciones que se asumió en el contrato presentado; de lo contrario, no se computará la experiencia proveniente de dicho contrato.

Asimismo, cuando se presenten contratos derivados de procesos de selección convocados antes del 20.09.2012, se entenderá que el porcentaje de las obligaciones equivale al porcentaje de participación de la promesa formal o del contrato de consorcio. En caso en dichos documentos no se consigne el porcentaje de participación se presumirá que las obligaciones se ejecutaron en partes iguales.

Cuando en los contratos, órdenes de servicios o comprobantes de pago el monto facturado se encuentre expresado en moneda extranjera, debe indicarse el tipo de cambio venta publicado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP correspondiente a la fecha de suscripción del contrato, de emisión de la orden de servicio o de emisión del comprobante de pago, según corresponda.

Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo Nº 6 referido a la Experiencia del Postor.

b) Cumplimiento del Servicio.Se acredita mediante la presentación de un máximo de diez (10) constancias de prestación o cualquier otro documento que, independientemente de su denominación, indique, como mínimo, lo siguiente:

1. La identificación del contrato u orden de servicio, indicando como mínimo su objeto.

2. El monto correspondiente; esto es, el importe total al que asciende el

contrato, comprendiendo las variaciones por adicionales, reducciones, reajustes, etc., que se hubieran aplicado durante la ejecución contractual.

3. Que del texto de los documentos presentados se desprenda que la prestación se efectuó sin que haya incurrido en penalidades.

Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben presentar el Anexo Nº 07

IMPORTANTE:

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En caso exista contradicción entre la información presentada en la propuesta técnica, la propuesta será descalificada.

2.5.2. SOBRE N° 2 - PROPUESTA ECONÓMICA9

El Sobre Nº 2 deberá contener la siguiente información obligatoria:

Oferta económica expresada en la moneda del valor referencial y el detalle de precios unitarios (Anexo Nº 08).

El monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados con dos decimales. Los precios unitarios podrán ser expresados con más de dos decimales.

IMPORTANTE: La admisión de la propuesta económica que presenten los postores dependerá

de si aquella se encuentra dentro los márgenes establecidos en el artículo 33 de la Ley y el artículo 39 de su Reglamento.

En caso la información contenida en la propuesta económica difiera de la información contenida en la propuesta técnica, la propuesta económica será descalificada.

2.6. DETERMINACIÓN DEL PUNTAJE TOTAL

Una vez evaluadas las propuestas técnica y económica se procederá a determinar el puntaje total de las mismas.

El puntaje total de las propuestas será el promedio ponderado de ambas evaluaciones, obtenido de la siguiente fórmula:

PTPi = c1 PTi + c2 PEi

Donde:

PTPi = Puntaje total del postor iPTi = Puntaje por evaluación técnica del postor iPEi = Puntaje por evaluación económica del postor i

c1 = Coeficiente de ponderación para la evaluación técnica = 0.60c2 = Coeficiente de ponderación para la evaluación económica = 0.40

Donde: c1 + c2 = 1.00

2.7. REQUISITOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El postor ganador de la Buena Pro deberá presentar los siguientes documentos para suscribir el contrato:

a) Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.b) Garantía de fiel cumplimiento del contrato en la modalidad de carta fianza.c) Garantía por el monto diferencial de la propuesta en la modalidad de carta fianza, de

ser el caso. d) Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los integrantes, de ser el caso.e) Código de cuenta interbancario (CCI). f) Domicilio para efectos de la notificación durante la ejecución del contrato.g) Copia de DNI del Representante Legal.

9 De acuerdo con el artículo 63 del Reglamento la propuesta económica sólo se presentará en original.

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h) Copia de la vigencia del poder del representante legal de la empresa.i) Copia de la constitución de la empresa y sus modificatorias debidamente actualizado.j) Copia del RUC de la empresa.

IMPORTANTE: En caso de que el postor ganador de la Buena Pro sea un consorcio y la Entidad opte

por solicitar como garantía para la suscripción del contrato carta fianza o póliza de caución, conforme a lo indicado por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones en los Oficios Nº 5196-2011-SBS y Nº 15072-2012-SBS, a fin de que no existan problemas en la ejecución de las mencionadas garantías, resulta necesario que éstas consignen en su texto, el nombre, denominación o razón social de todas y cada una de las personas naturales y/o jurídicas que integran el consorcio.

Al amparo de lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley, alternativamente, las micro y pequeñas empresas pueden optar que, como garantía de fiel cumplimiento, la Entidad retenga el diez por ciento (10%) del monto del contrato original. Para estos efectos, la retención de dicho monto se efectuará durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo”.

IMPORTANTE: La Entidad no podrá exigir documentación o información adicional a la consignada en

el presente numeral para la suscripción del contrato.

2.8. PLAZO PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

Dentro del plazo de doce (12) días hábiles siguientes al consentimiento de la Buena Pro o cuando esta haya quedado administrativamente firme, debe suscribirse el contrato, plazo dentro del cual el postor ganador y la Entidad deberán realizar las acciones correspondientes para cumplir las disposiciones contenidas en el numeral 1 del artículo 148 del Reglamento, como son: a) El postor ganador debe presentar la totalidad de la documentación prevista en las Bases; b) La Entidad, de corresponder, solicita la subsanación de la documentación presentada, y; c) El postor ganador subsana las observaciones formuladas por la Entidad.

La citada documentación deberá ser presentada en Mesa de Partes de la Intendencia Lima, sito en Av. Benavides 222 (Piso 1), distrito de Miraflores, provincia y departamento de Lima, en el horario de 8:30 a 16:30 horas.

2.9. FORMA DE PAGO

La SUNAT efectuará el pago de los servicios en forma mensual, para cuyo cálculo se considerará la cantidad de metros lineales que fueron entregados para su ordenamiento y que hayan sido efectivamente organizados por el Contratista y aprobados por las unidades orgánicas usuarias durante el mes, de conformidad con los procedimientos archivísticos de SUNAT.

Para tal fin, el contratista deberá presentar en la mesa de partes de la Intendencia Lima, sito en Av. Benavides 222, Miraflores, la siguiente documentación:

El (los) original(es) del Acta(s) de Conformidad, Acta(s) de Observaciones y de su levantamiento, que haya suscrito con el Área Usuaria.

Comprobante de Pago (Factura) por los servicios prestados en el mes. Relación de Personal que ha ejecutado el servicio.

La Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3 consolidará la información y documentos de los servicios efectuados en el mes, de las unidades organizacionales usuarias del servicio. Para el pago del último mes de servicio, además de lo indicado, también será necesario contar con el Acta establecida en el numeral 5.8.4 de los Términos de Referencia.

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2.10. PLAZO PARA EL PAGO

La Entidad debe efectuar el pago dentro de los quince (15) días calendario siguiente al otorgamiento de la conformidad y el contratista haya cumplido con presentar los documentos antes indicados.

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CAPÍTULO IIITÉRMINOS DE REFERENCIA Y REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

I. DENOMINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN Servicio de ordenamiento de documentos para la Intendencia Lima.

II. FINALIDAD PÚBLICAGarantizar el desarrollo institucional y del recurso humano, dotando a las unidades usuarias de la Intendencia Lima del servicio para preparar los documentos para su transferencia al Archivo Periférico o Central, según corresponda, y ello les permita la optimización de sus labores.

III. ANTECEDENTESLa Intendencia Lima cuenta con fondos documentales que se requiere preparar y adecuar para su archivo, en cumplimiento de las Normas Archivísticas de la SUNAT y aquellas que regulan el Sistema Nacional de Archivos”.

IV. OBJETIVOS DE LA CONTRATACIÓNContratar el servicio de ordenamiento de los fondos documentales que requieran las unidades organizacionales de la Intendencia Lima, conforme a los procedimientos archivísticos de la SUNAT y las normas del Sistema Nacional de Archivos.

V. ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

5.1 DE LA DOCUMENTACIÓN OBJETO DEL SERVICIOEl contratista trabajará con documentos almacenados en archivadores de palanca, en paquetes, cajas u otros medios de almacenamiento.

Los tipos de series documentales que serán objeto del servicio contratado son, entre otros, los siguientes: Expedientes: Coactivos, Fraccionamientos, Impugnatorios, etc. Valores: Resoluciones de Multa, Resoluciones de Determinación, Órdenes de Pago. Notificaciones: Constancias de Notificación o acuses. Correspondencia recibida y emitida: Cartas, Oficios, Memorandos, Informes, Notas,

etc. Declaraciones Juradas y demás documentos pertenecientes al fondo documental de

tributos internos. Otras Series Documentales no descritas se adecuarán a las actuales series

documentales con las que cuenta la Intendencia Lima.

NOTA IMPORTANTE.- Previo a la presentación de propuestas, los participantes registrados podrán realizar una visita a las instalaciones de la SUNAT para ver los expedientes y/o documentos objeto del servicio. La visita será guiada y se realizará según las instrucciones de la SUNAT previo a la presentación de propuestas. Cabe señalar que la visita es opcional, no obligatoria.

5.2 DE LA CANTIDAD DE DOCUMENTOS A ORGANIZARLos documentos a organizar corresponden a un estimado de 8 450,44 (ocho mil cuatrocientos cincuenta con 44/100) metros lineales. Las actividades que se realizarán estarán en función del tipo de documentación y su estado de ordenamiento, según se detalla a continuación:

ÍtemDescripción (*) Unidad de

MedidaCantidad EstimadaSub Ítem Actividad Inicial Actividad Final

Único

1 a) Clasificación k) Entrega 1 Metro Lineal 7 828,38 b) Ordenamiento k) Entrega 1 Metro Lineal 93,86

2 a) Registro SCAD b) Entrega 2 Metro Lineal 79,83 a) Ordenamiento h) Entrega 3 Metro Lineal 448,4

Total: Metro Lineal 8 450,44(*) Las actividades comprendidas en cada sub ítem, se encuentran definidas en el numeral 5.3

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5.3 DE LAS ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS QUE DEBE DESARROLLAR EL CONTRATISTA.- Las actividades que el contratista desarrollará se encuentran descritas en el Instructivo para la Organización de Documentos, aprobado mediante Resolución de Superintendencia N° 297-2012/SUNAT, cuyos aspectos importantes se detallan a continuación:

5.3.1 PARA EL SUB ÍTEM 1:a) Clasificación: Se agrupan sistemáticamente los documentos originales semejantes, es decir

aquellos con características comunes de forma y contenido. Para ello se tomarán en cuenta las funciones y actividades a cargo de la unidad orgánica que clasifica sus documentos. Se clasificará en series documentales, utilizando los nombres que se encuentran declarados y registrados para el PCD (Programa de Control de Documentos).

b) Ordenamiento de Documentos: Los documentos clasificados y agrupados serán ordenados para darles una ubicación dentro de su contexto, conforme a sus características de forma y contenido. Los criterios previstos para ordenar la documentación son: Alfabético: Ordenamiento de los documentos considerando las letras que componen los

temas, asuntos, nombres de personas, lugares, etc. Numérico: Ordenamiento de los documentos considerando su numeración correlativa,

conforme al movimiento documental de la unidad orgánica generadora. Ejemplo: correspondencia emitida.

Alfanumérico: Ordenamiento de los documentos considerando los criterios alfabético y numérico (letras y números) que permite tomar dos o más características comunes del documento a ordenar. Ejemplo: en las Carpetas Únicas de Contribuyentes – CUC se considera letras y un código numérico (AG7523).

Cronológico: Ordenamiento de los documentos considerando el orden de los documentos por fechas (días, meses, años); siempre de manera ascendente. Ejemplo: correspondencia recibida de acuerdo al orden de recepción. Las series documentales que son generadas sin ninguna numeración correlativa utilizarán este criterio.

c) Retiro de objetos.- Consiste en retirar de la documentación los objetos, como archivadores de palanca, fastener de metal, grapas, clips, ligas, micas u otros elementos extraños que puedan deteriorar o afectar la conservación de los documentos.

d) Cruce de Información.- Es la acción de realizar una verificación y depuración de los documentos, separando de la documentación original, aquella que se encuentra duplicada y/o en fotocopias y/o proyectos sin firmas, formatos en blanco, hojas en blanco, revistas, folletos periódicos etc.

Esta acción se realizará cuando respecto a una unidad organizacional existen dos expedientes: uno que es copia y el otro original. Se tendrá que realizar el cruce de información depurando los tipos documentales duplicados y lo innecesario dando como resultado un tercer expediente, según las coordinaciones efectuadas con las unidades usuarias y considerando las indicaciones de éstas.

e) Tamaño de Hojas.- Los Expedientes de la SUNAT objeto del servicio contendrán documentación principalmente en hojas tamaño A4, y en menor cantidad de otros tamaños, siendo factible también que incluyan hojas A4 dobladas en tres (3) partes.

f) Foliación de documentos.- Es una operación que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios que todo documento archivístico expediente, (pieza o unidad documental simple o compuesta) recibido o generado por una unidad orgánica de donde provienen los documentos. La foliación se realizará considerando el sistema de ordenamiento elegido por la unidad orgánica para sus series documentales (alfabético, numérico, alfanumérico o cronológico), así como la secuencia lógica (orden cronológico, numérico, etc.) asignada a la documentación o actuados que conforman cada documentos archivístico, expediente o pieza documental.

La foliación se efectuará únicamente en el anverso y en el ángulo superior derecho del documento, o en un lugar visible que no altere la información contenida en el documento. El número de folio debe estar anotado dentro de un sello color rojo de 2.5 centímetros de diámetro.

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g) Signado y Rotulado de Documentos.- Acción mediante la cual se asigna un código a los documentos archivísticos, expedientes o piezas documentales ya clasificados, ordenados y foliados, siempre que la información que los identifica no permita agruparlos en forma secuencial o correlativa dentro del paquete que conformarán para ser transferidos al nivel de archivo que le corresponde. El código asignado se denominará Registro (tipo numérico) que será consignado en la parte superior izquierda de cada pieza documental, utilizando para ello tinta de color rojo.

h) Preparar Paquetes y Rotular.- Una vez culminada la organización de los documentos archivísticos, expedientes o piezas documentales, se procederá a su agrupación en paquetes de un ancho de lomo de 8 a 10 cm., debiendo ser amarrados con pabilo para mantener su integridad.

Asimismo, como rótulo en cada paquete se colocará una carátula de cartulina que contenga: Número de paquete (en forma correlativa), Nombre de la serie y/o tipo documental, Rango de los documentos o registros que conforman el paquete Fechas extremas

i) Descripción de Documentos.- Los expedientes o piezas documentales organizados (clasificados, ordenados, foliados y empaquetados), serán descritos en el formato Inventario Detalle (ver Anexo “A”), el cual permitirá conocer, localizar y controlar el fondo documental de las unidades orgánicas usuarias. La base de datos que tiene la Entidad deberá ser adecuada a los campos del Inventario Detalle.

El Inventario Detalle debe contener la información que se indica a continuación, la misma que será llenada por el Contratista:

i.1) Número de caja archivística: Se consigna un número provisional de caja, para que puedan ser identificadas.

i.2) Número de Paquete: Columna donde se ingresa el número que se le asigna a cada paquete en forma correlativa, agrupación de documentos que deberá ser atado con pabilo para mantener su integridad.

i.3) Número de Registro: En esta celda se coloca el número correlativo que se asigna a cada documento, en especial cuando no son correlativos. Al detallar varios tipos documentales de control numérico correlativo en una misma remesa, será necesario consignar el dato registro archivístico toda vez que al finalizar el correlativo de un tipo y comenzar el siguiente se pierde la correlatividad del total de piezas documentales descritas, dicho número se consignará manualmente en la documentación con tinta de color rojo.

i.4) Número de tomo: En el caso que el expediente sea voluminoso, se deberá dividir el mismo considerando un ancho de lomo de 8 a 10 centímetros por paquete (aproximadamente de 500 a 800 folios). Si existen tomos de menor cantidad de folios, estos podrán ser agrupados hasta alcanzar la medida de ancho de lomo mencionada.

i.5) Rango inicial: Especifica el inicio de foliación del Tomo. i.6) Rango final: Especifica el fin de la foliación del Tomo. i.7) Total de Folios: Celda en la que se indica la cantidad de folios que tiene cada tomo o cada

pieza documental.i.8) Serie Documental: En esta columna se indica el nombre o tipo de la serie documental.i.9) Número de Documento: Se indicará aquel número o conjunto de datos que identifica a la

pieza documental. Consignar la numeración completa, manteniendo el formato del número del documento impreso o generado. Como ejemplo los esquemas siguientes:

CORRESPONDENCIA : 0001-2014-1M0200 PROCESO DE SELECCIÓN : 0101-2014-1M0200 -- X1 = Primera

Convocatoria i.10) Razón Social: Se indica el nombre, denominación o la razón social de la empresa.i.11) Número de RUC: Aquí se ingresa el Registro Único del Contribuyente u otro documento de

identificación, describiendo en la columna observaciones a qué tipo de documento pertenece la numeración consignada, de no corresponder al número de RUC.

i.12) Fecha Extrema: Casillero donde se coloca la fecha en la que se generó el documento o el rango de fechas que contiene el documento (dd/mm/aaaa).

i.13) Observaciones: Casilla donde se ingresa algunas indicaciones acerca del documento.

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i.14) X1, X2, X3: Estas casillas son opcionales y podrán renombrarse a diferencia de los otros encabezados, se utilizan para ingresar algunos datos que se consideren necesarios para una mejor identificación del documento, de acuerdo a las coordinaciones que se realicen con las unidades usuarias.

Cada unidad orgánica usuaria es la encargada de indicar la información que se tiene que consignar en el Inventario Detalle, inclusive aquella información adicional que requiera ser añadida.

j) Encajonado de documentos- Las piezas organizadas en paquetes, debidamente amarrados e identificados en su carátula, se colocarán en las unidades de almacenamiento (cajas archivísticas). Al colocar los paquetes en las cajas archivísticas se deberá tener cuidado en que estos correspondan a una sola serie documental o remesa preparada por la unidad orgánica usuaria, además que se deberá tener en cuenta lo siguiente:

j.1) Deberá emplearse el total de espacio disponible en las unidades de archivamiento (cajas), sin exceder su capacidad.

j.2) En una unidad de archivamiento no se ubicarán dos series documentales distintas. Por ejemplo: Correspondencia con Papeles de Trabajo, Actas con Valores, etc.

En las cajas archivísticas se colocará un número provisional, cuidando que posteriormente (cuando la Entidad coloque el número definitivo) no haya borrones, manchas, anotaciones o cualquier otra marca en las cajas.

k) Entrega 1.- Consiste en la entrega formal del Contratista a la Unidad Usuaria, de lo siguiente:k.1) Cajas Archivísticas conteniendo las series documentales debidamente organizadas y los

metros lineales trabajados.k.2) Los Inventarios Detalle respectivos, con toda la información requerida en dos (02) CDs.k.3) El Informe de Trabajo Mensual, conteniendo lo siguiente:

Cantidad total (en metros lineales) y su equivalente en cajas archivísticas de documentos entregados por el responsable de la unidad usuaria SUNAT, precisando la fecha y la hora respectiva y copia simple del cargo de recepción.

Cantidad de Sellos de Foliación entregados por el responsable de la unidad usuaria SUNAT, precisando la fecha y hora, y copia simple del cargo de recepción.

Cantidad total de metros lineales y su equivalente en cajas archivísticas organizados detallando el proceso y las series documentales trabajadas haciendo referencia al Sub Item del servicio comprendido.

5.3.2. PARA EL SUB ÍTEM 2 a) Consignar manualmente el número del Registro SCAD en la documentación, según lo solicitado

por las unidades orgánicas usuarias:

Una vez que el Contratista recibe de las unidades orgánicas usuarias, los números de registro SCAD y las cajas archivísticas conteniendo los documentos debidamente organizados, procederá a consignar manualmente dicho número en la documentación con un color de tinta roja.

b) Entrega 2: Consiste en la entrega formal del Contratista a la Unidad Usuaria de la documentación trabajada (cajas archivísticas debidamente organizadas y un informe de trabajo), a los responsables designados por las unidades orgánicas usuarias;

5.3.3. PARA EL SUB ÍTEM 3 a) Ordenamiento de Documentos: Los documentos clasificados y agrupados serán ordenados de

acuerdo a la data Excel que se les proporcionará previamente. El objetivo de este procedimiento es de ubicar cada grupo de RC´s en el mes y número de RI de publicación de acuerdo a la Data.

b) Foliación de documentos.- Es una operación que consiste en numerar o enumerar

correlativamente cada una de las hojas las resoluciones coactivas publicadas. La foliación se realizará considerando el sistema de ordenamiento elegido por la unidad orgánica para sus series documentales (alfabético, numérico, alfanumérico o cronológico), así como la secuencia lógica (orden cronológico, numérico, etc) asignada a la documentación.

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c) Consignación del Sello de Publicación.- Procedimiento que consiste en la colocación del sello de publicación en la parte superior de las resoluciones donde se consigne la fecha, así como número de Resolución de Intendencia (RI) de la publicación. La fecha y el número de RI serán proporcionadas previamente en la data proporcionada por el área usuaria.

d) Signado y Rotulado del Documento.- Acción mediante la cual se asigna un código a los documentos ya clasificados, ordenados y foliados, siempre que la información que los identifica no permita agruparlos en forma secuencial o correlativa dentro del paquete que conformarán para ser transferidos al nivel de archivo que le corresponde. El código asignado se denominará Registro (tipo numérico) que será consignado en la parte superior izquierda de cada pieza documental, utilizando para ello tinta de color rojo. Esta información debe ser consignada en una data Excel de tal manera que el área usuaria inicie el internamiento de los documentos en el SCAD para posteriormente imprimir las carátulas y enviarlas al responsable para su colocación en cada documento.

e) Colocación de Carátulas.- Consiste en la colocación de carátulas en cada documentos. El responsable debe verificar que la carátula corresponda al documento.

f) Preparar Paquetes y Rotular.- Una vez culminada la organización de los documentos, se procederá a su agrupación en paquetes de un ancho de lomo de 8 a 10 cm., debiendo ser amarrados con pabilo para mantener su integridad.

Asimismo, como rótulo en cada paquete se colocará una carátula de cartulina (proporcionada por el área usuaria), que contenga: Número de paquete (en forma correlativa), Nombre de la serie y/o tipo documental, Rango de los documentos o registros que conforman el paquete Fechas extremas

g) Encajonado de documentos- Las piezas organizadas en paquetes, debidamente amarrados e identificados en su carátula, se colocarán en las unidades de almacenamiento (cajas archivísticas). Al colocar los paquetes en las cajas archivísticas se deberá tener cuidado en que estos correspondan a una sola serie documental o remesa preparada por la unidad orgánica usuaria, además que se deberá tener en cuenta lo siguiente:

g.1) Deberá emplearse el total de espacio disponible en las unidades de archivamiento (cajas), sin exceder su capacidad.

g.2) En una unidad de archivamiento no se ubicarán dos series documentales distintas. Por ejemplo: Correspondencia con Papeles de Trabajo, Actas con Valores, etc.

En las cajas archivísticas se colocará un número provisional, cuidando que posteriormente (cuando la Entidad coloque el número definitivo) no haya borrones, manchas, anotaciones o cualquier otra marca en las cajas.

h) Entrega 3.- Consiste en la entrega formal del Contratista a la Unidad Usuaria, de lo siguiente:h.1) Cajas Archivísticas conteniendo las series documentales debidamente organizadas y los

metros lineales trabajados.h.2) Los Inventarios Detalle respectivos, con toda la información requerida en dos (02) CDs.h.3) El Informe de Trabajo Mensual, conteniendo lo siguiente:

Cantidad total (en metros lineales) y su equivalente en cajas archivísticas de documentos, entregados por el responsable de la unidad usuaria SUNAT, precisando la fecha y la hora respectiva y copia simple del cargo de recepción.

Cantidad de Sellos de Foliación entregados por el responsable de la unidad usuaria SUNAT, precisando la fecha y hora, y copia simple del cargo de recepción.

Cantidad total de metros lineales y su equivalente en cajas archivísticas organizados detallando el proceso y las series documentales trabajadas haciendo referencia al Sub Item del servicio comprendido.

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5.4 DE LA UNIDAD DE MEDIDA La unidad de medida del Servicio es el Metro Lineal de Documentos, ordenados conforme a los procedimientos archivísticos de la SUNAT y las normas del Sistema Nacional de Archivos.

Un metro lineal de los documentos en tamaño A4 comprende entre 3 000 y 3 500 folios; un metro lineal de la documentación doblada en tres (3) partes respecto a un metro lineal de documentos A4 está en una relación de 3:1.

5.5 DE LA UNIDAD DE ARCHIVAMIENTOLa unidad autorizada de almacenamiento de documentos es la caja archivística, la cual cuenta con las siguientes dimensiones: 0.38 m. (fondo) x 0.32 m. (altura) x 0.28 m. (ancho), aproximadamente.

En cada caja pueden ser archivados cuatro (4) paquetes de documentos, cuando el paquete tenga 8 cm. de ancho de lomo o tres (3) paquetes de documentos cuando el paquete mida 10 cm. de ancho de lomo. Estos paquetes deben ser rotulados para una adecuada ubicación, conservación e identificación de los documentos allí ubicados.

Los documentos ya organizados deberán ser entregados por el contratista a las unidades organizacionales usuarias en Cajas Archivísticas. Para la conformidad del servicio realizado por el contratista, sólo se contabilizarán las cajas que contengan documentación que ocupe la totalidad del espacio de la misma, cuya medida estandarizada a nivel Institucional es de 0.38 metros lineales.

Las cajas archivísticas deberán ser conservadas adecuadamente, y a efectos de su identificación el Contratista deberá asignarle un número provisional, aunque evitando agregar rótulos, sellos o escrituras en su presentación, cuidando que las cajas no resulten con manchas o borrones. Dichas cajas sólo podrán presentar la etiqueta (código de barras) que le corresponde a cada una, las cuales serán colocadas en su oportunidad por la Entidad.

5.6. DOCUMENTACIÓN CLASIFICADA COMO INNECESARIALa unidad orgánica usuaria respectiva, es la responsable de realizar la evaluación para determinar si la documentación es innecesaria. La documentación clasificada como tal será entregada por el Contratista a cada unidad usuaria, con cargo, en el cual deberá indicarse el detalle de la documentación que se entrega, y copia del mismo deberá incluirse en el informe del servicio ejecutado. Esta documentación forma parte de la documentación que debe trabajar el contratista (ver numeral 5.7).

5.7 DOCUMENTACIÓN PROPUESTA PARA ELIMINARDurante el proceso de ordenamiento de los documentos, en la clasificación se encontrarán documentos que forman parte del Programa de Control de Documentos que son susceptibles de eliminación, lo cual será evaluado por el responsable designado por las unidades usuarias respectivas, en cumplimiento al Procedimiento de Eliminación aprobado por SUNAT; en caso la unidad usuaria lo indique, el contratista deberá separar dicha documentación, la misma que será organizada y deberá incluirse en el Inventario de eliminación.

Para el Formato de Inventario de eliminación se deberá incluir la siguiente información: N° de Caja: Se ingresa el número correlativo según se vayan generando las cajas. Dicho

número será uno que genere provisionalmente el Contratista. N° de paquete: Columna donde se ingresa el número que se le asigna a cada paquete. Descripción del Serie o Tipo documental: Donde se describirá el conjunto de documentos o

el elemento que se distingue de manera individual propuesta para eliminar así como sus rangos de numeración, de ser el caso.

Fechas Extremas: Se colocará el año o rango de los años a que corresponda la documentación (dd/mm/aaaa).

Observaciones: Casilla donde se ingresan algunas indicaciones acerca del documento.

La documentación propuesta para eliminar deberá encajonarse en cajas archivísticas, las mismas que serán proporcionadas por la SUNAT.

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Los documentos susceptibles de eliminación serán considerados para la emisión de la conformidad del servicio y el pago del mismo.

Todas las actividades archivísticas que desarrolle el contratista del servicio se realizarán de acuerdo a los procedimientos archivísticos de la SUNAT y las normas del Sistema Nacional de Archivos. Para tal efecto, el Contratista estará en constante coordinación con el personal responsable designado por la Unidad Orgánica Usuaria.

5.8 OTRAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA5.8.1 El Contratista es responsable de la custodia de los documentos que se le entreguen para el

cumplimiento de sus labores, los mismos que por ningún motivo pueden salir de las instalaciones de la SUNAT, dado el carácter de RESERVA que tienen no se podrá subcontratar las prestaciones solicitadas en el presente requerimiento.

5.8.2 El contratista no podrá desmembrar, sustraer ni retirar de las instalaciones de la SUNAT documento alguno.

5.8.3 De verificarse que el personal del contratista haya sustraído y/o retirado de las instalaciones de la SUNAT documentos, objeto del servicio o perdido documentos durante la ejecución del servicio, el contratista deberá reemplazar al personal involucrado en dichos actos; sin perjuicio de que SUNAT aplique las acciones legales que correspondan y se aplicarán las penalidades establecidas en los numerales 11.2.3 y/o 11.2.4, según corresponda.

5.8.4 Dentro de los cinco (5) días siguientes en que el contratista haya recibido la conformidad de la última Entrega Mensual del Servicio, previa coordinación y en presencia del Responsable designado por la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3 y un representante de la INSI, el representante del contratista procederá a eliminar de los equipos de cómputo u otro medio de almacenamiento, toda la información correspondiente al servicio prestado, y procederá a retirar de las Instalaciones de SUNAT, los bienes de su propiedad que acondicionó en el local de la SUNAT para brindar el servicio, luego del cual se procederá a suscribir el Acta correspondiente.

5.9 DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA 5.9.1 El contratista deberá designar la cantidad de personal necesario para la ejecución del servicio,

debiendo incluir personal de los siguientes perfiles:

5.9.1.1 Personal Supervisor.- Tendrá a cargo la Supervisión de la ejecución del servicio, asegurando que el contratista cumpla sus obligaciones establecidas en el contrato. Este personal deberá cumplir con los siguientes requisitos:o Egresado de la Escuela Nacional de Archiveros o con grado de bachiller en cualquier

especialidad. o Experiencia mínima de tres (3) años como supervisor, jefe de proyecto, responsable,

coordinador o similares, en la prestación de servicios iguales o similares al solicitado, entendiéndose como similares, los siguientes: Ordenamiento de Documentos, Archivo Documental, Gestión de Archivos, procesamiento de Archivos, Administración Documentaria, Administración de Documentos, Verificación de Documentos, Verificación Documental, Organización y Administración Documentaria.

o Mayor de Edad.o No haber sido retirado a solicitud de la SUNAT, por conducta inadecuada o

incompetencia para la prestación de algún servicio contratado con anterioridad.o No tener antecedentes penales ni policiales.o Gozar de buena salud.

5.9.1.2 Personal Coordinador.- Es el personal del contratista, encargado de la revisión y verificación de la labor realizada por el personal Archivero y el personal Digitador, asegurando de esta forma la óptima calidad del servicio ejecutado. Este personal deberá contar con los siguientes requisitos:o Ser egresado de la Escuela Nacional de Archiveros o con grado de bachiller en cualquier

especialidad.

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o Contar con una experiencia mínima de un (1) año como Coordinador, Jefe de Proyecto, Responsable, Supervisor o similares, en la prestación de servicios iguales o similares al solicitado, entendiéndose como similares, los siguientes: Ordenamiento de Documentos, Archivo Documental, Gestión de Archivos, procesamiento de Archivos, Administración Documentaria, Administración de Documentos, Verificación de Documentos, Verificación Documental, Organización y Administración Documentaria.

o Mayor de Edad.o No haber sido retirado a solicitud de la SUNAT, por conducta inadecuada o


5.9.1.3 Personal Archivero.- Es el personal que tendrá a cargo el servicio propiamente dicho, debiendo cumplir con los siguientes requisitos: o Estudiantes de Instituto Superior de cualquier especialidad o de la Escuela Nacional de

Archiveros, que hayan cursado como mínimo el primer ciclo de estudios.o Experiencia mínima de seis (06) meses como Archivero en la prestación de servicios

iguales o similares al solicitado.o Mayor de edad.o No haber sido retirado, a solicitud de la SUNAT por conducta inadecuada o


5.9.1.4 Personal Digitador.- Es el personal que tendrá a cargo la digitación de datos, de los documentos ya organizados, debiendo cumplir con los siguientes requisitos: o Estudiantes de Instituto ó Universidad, que hayan cursado como mínimo el primer ciclo

de estudios.o Haber cursado estudios de manejo del Excel a nivel básicoo Experiencia mínima de seis (06) meses en el manejo y digitación de documentos.o Mayor de edad.o No haber sido retirado, a solicitud de la SUNAT por conducta inadecuada o


5.9.2 MODIFICACIÓN DEL PERSONAL PARA EL SERVICIOEn caso que el Contratista requiera incrementar o reemplazar el personal asignado al servicio, deberá presentar la solicitud respectiva y con una anticipación de tres (3) días, en la Mesa de Partes de la Intendencia Lima, ubicada en Av. Benavides N° 222-Miraflores, con atención a la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, señalando el motivo correspondiente y adjuntando la documentación solicitada en el numeral 5.11.1 La Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3 verificará la documentación presentada y de estar conforme, gestionará la autorización de ingreso del nuevo personal.

En casos justificados como por ejemplo, indisciplina, incumplimiento reiterado de las medidas de seguridad, deshonestidad, faltas a la moral o al orden, etc., la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, podrá solicitar el retiro de personal del contratista, para lo cual cursará una carta simple al Contratista.

5.9.3 EQUIPAMIENTO DEL PERSONAL El Contratista deberá proveer como mínimo el siguiente equipamiento para el personal asignado al servicio:o Supervisor:

Credencial de identificación (fotocheck plastificado) Chaleco (sin bolsillos) con el distintivo del contratista Equipo de telefonía móvil con línea, el que durante el plazo de prestación del servicio

deberá encontrarse activo y operativo.

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o Coordinador: Credencial de identificación (fotocheck plastificado) Chaleco (sin bolsillos) con el distintivo del contratista Equipo de telefonía móvil con línea, el que durante el plazo de prestación del servicio

deberá encontrarse activo y operativo.

o Para el personal Archivero y Digitador: Credencial de identificación (fotocheck plastificado) Chaleco (sin bolsillos) o polo con cuello (tipo camisa), con el distintivo del

contratista. Materiales de trabajo. Equipamiento de seguridad.

5.9.4 CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA Previo al Inicio del Servicio, el personal del contratista, será capacitado en dos fechas, las

mismas que serán definidas por SUNAT. La capacitación estará a cargo de la Supervisión del Archivo Periférico de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, y versará sobre los procedimientos archivísticos. Concluida la capacitación, cada persona que integra el personal del contratista, deberá firmar una Declaración Jurada donde dejarán constancia de tener conocimiento de los procedimientos archivísticos de la SUNAT para poder realizar el servicio de ordenamiento de documentos.

Durante la capacitación, el representante de la Supervisión del Archivo Periférico de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, entregará al Supervisor del Contratista, una copia de los Procedimientos y Reglamentos de la SUNAT relacionados a los procedimientos archivísticos, para las consideraciones del caso al momento de ejecutar el servicio.

En caso sea reemplazado el personal del contratista, la capacitación deberá ser ejecutada por el personal coordinador del contratista, con asistencia del personal de la Supervisión del Archivo Periférico de la GSAL3.

5.9.5 REGISTRO DIARIO DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA QUE EJECUTA EL SERVICIOLa Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, autorizará el Ingreso del Personal del Contratista a las instalaciones de la SUNAT, ante la Oficina de Seguridad y Defensa Nacional, a fin de que puedan ingresar al local de la SUNAT donde el contratista ejecutará el servicio.

Tanto al ingreso como a la salida del local de la SUNAT, el personal del contratista deberá registrar sus datos ante el personal de la Oficina de Seguridad y Defensa Nacional, precisando lo siguiente: Nombre y Apellidos, DNI, Hora de Ingreso y Hora de Salida.

5.10 MATERIALES, EQUIPOS Y MOBILIARIOEl contratista previo al Inicio del Servicio y durante la ejecución contractual, deberá proporcionar los materiales, equipos y mobiliario, necesario para que su personal pueda ejecutar el servicio, según se indica a continuación:

5.10.1 Materiales de Trabajo y Materiales de SeguridadEl Contratista deberá proveer a su personal de materiales de trabajo (perforador, engrapador, lápiz, lapicero, tajador, corrector de tinta, borrador, saca grapas, cuadernos, etc.) así como materiales de seguridad (máscaras anti polvo, guantes, faja lumbar, etc.) necesarios que se requieran para el cumplimiento de la labor señalada, garantizando su correcto uso dentro de las instalaciones donde se realice la labor.

5.10.2 Equipos InformáticosEl Contratista deberá contar con sus propios equipos de cómputo en la cantidad adecuada al servicio solicitado, incluyendo los cables de poder y accesorios (un equipo de cómputo por cada digitador). Cabe señalar que los equipos no estarán conectados a la Red de Computo de SUNAT.

Los equipos informáticos no deberán contar con puertos USB, o deberán estar estos desactivados. Este medio de almacenamiento no deberá ser utilizado por el Contratista. Esto será verificado con apoyo del Área Técnica competente de la SUNAT.

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5.10.3 Mobiliario El contratista deberá proveer el mobiliario para la realización de las labores por parte de su personal y los equipos, considerando lo siguiente:

Una (1) silla por cada persona. (De madera o metálicas, giratorias o fijas de una sola pieza, en buen estado de conservación).

Módulos de computo por cada por cada digitador, en buen estado de conservación, donde pueda utilizar el equipo de cómputo respectivo.

Mesas de trabajo, en buen estado de conservación con dimensiones de 2.50 m. x 1.40 m. aproximadamente, como mínimo.

Notas: (i) Es responsabilidad del Contratista, proveer la cantidad suficiente y necesaria del

mobiliario, equipos de cómputo y materiales de trabajo para su personal, acorde al número de personal que ejecutará el servicio.

(ii) La SUNAT sólo brindará el espacio físico necesario y la energía eléctrica para el funcionamiento de los equipos de cómputo.

5.11 EJECUCIÓN DEL SERVICIO 5.11.1 En un plazo no mayor de siete (7) días calendario, siguientes a la suscripción del contrato, el

contratista deberá entregar en la Mesa de Partes de la Intendencia Lima, sito en Av. Benavides 222, Miraflores, con atención a la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, lo siguiente:

(i) Relación del personal propuesto, adjuntando la documentación solicitada, según lo siguiente:o Perfil propuesto (Supervisor, Coordinador, Archivero, Digitador)o Apellidos y Nombres.o Copia Simple del Documento Nacional de Identidad.o Documento que acredite de manera fehaciente el Grado de Instrucción solicitadoo Documento que acredite de manera fehaciente el Tiempo de experiencia solicitadoo Declaración Jurada señalando su Domicilio y número de teléfono (referencial).o Certificado(s) vigentes de no tener antecedentes penales ni policiales, emitidos por

las autoridades nacionales competentes.o Certificado médico, con una antigüedad no mayor a 2 meses a la fecha de

presentación del certificado.o Número de la línea telefónica móvil que tendrá asignado (para el personal supervisor

y coordinador)o Dirección del Correo electrónico (sólo para el personal supervisor)

(ii) Informe que sustenta la cantidad de personal propuesto.(iii) La relación de Mobiliario y Equipos de Cómputo que instalará en los ambientes

designados para el servicio.

5.11.2 En un plazo no mayor de cuatro(4) días calendario de recibida la documentación señalada, y siempre y cuando esté conforme, la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, comunicará al Correo Electrónico del Supervisor designado por el contratista, lo indicado a continuación, quien deberá confirmar la recepción del correo electrónico:

(i) Nombre y correo electrónico del responsable de la Supervisión de Servicios y Ejecución Contractual de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, quien coordinará directamente con el contratista sobre las actividades relacionadas a la ejecución del Servicio Contratado.

(ii) Confirmación de la fecha, hora y lugar (ó lugares) en que el contratista deberá ingresar e instalar el mobiliario y los equipos de cómputo en los ambientes del (de cada) sede de SUNAT. En principio se estima que el contratista deberá ingresar los bienes al día siguiente de recibida la comunicación.

(iii) Confirmación de la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la capacitación del personal del contratista la cual se deberá realizar dentro del plazo máximo de dos (02) días calendario a partir de la comunicación que se emitirá al supervisor designado por el contratista.

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(iv) Confirmación de la fecha en que se llevará a cabo la primera REUNIÓN DE COORDINACIÓN, la que se estima sea al día siguiente de concluida la capacitación.

5.11.3 REUNIONES DE COORDINACIÓNEn la Reunión de Coordinación se establecerá el Plan de Trabajo del mes. Las reuniones de Coordinación se realizarán con la participación de las siguientes personas:

Por parte del Contratista:o El Jefe de Operaciones y Supervisor del Servicio, en representación del contratista.

Por parte de SUNAT:o El (los) representante(s) de la(s) unidad(es) usuaria(s) cuyos documentos se

organizarán.o El representante de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3.

En la Reunión de Coordinación se elaborará el Plan de Trabajo del Mes, que será suscrito por los participantes; dicho Plan de Trabajo deberá considerar lo siguiente:

Fecha de Inicio y finalización del servicio mensual. La cantidad de Metros Lineales de documentos para su ordenamiento, que deberá ser

aproximadamente 352 Metros Lineales, con un margen de +/- 5%, de documentos para su ordenamiento, que pueden corresponder a una o varias unidades organizacionales, y corresponder a cualquiera de los sub ítems señalados en el numeral 5.2.

Fecha en que la Unidad Organizacional Usuaria entregará al contratista las Cajas Archivísticas, precisando la cantidad respectiva, equivalente a los metros lineales de documentación a organizar. La fecha máxima de entrega será hasta un (1) día antes de la fecha de inicio de los trabajos del servicio mensual.

Fecha en que la Unidad Organizacional Usuaria entregará al contratista los Sellos de Foliación, precisando la cantidad respectiva. La fecha no podrá ser mayor a cinco (5) días calendarios de iniciados los trabajos del servicio mensual.

Fecha de finalización del servicio mensual, en que el Contratista deberá entregar a la Unidad Organizacional Usuaria, los documentos debidamente organizados y ordenados, el inventario detalle según los Procedimientos Archivísticos y un Informe del Servicio donde conste el detalle de los metros lineales trabajados.

Las siguientes reuniones de coordinación, se realizarán con una anticipación de siete (7) días respecto a la fecha de inicio del siguiente “servicio mensual”. La fecha y hora de las reuniones, serán confirmadas por el responsable de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, al Correo Electrónico del Supervisor del Servicio, quien deberá confirmar la recepción del correo electrónico.

5.11.4 REUNIONES DE TRABAJOCon la finalidad de complementar las coordinaciones relacionadas a la organización de la documentación, se podrán llevar a cabo Reuniones de Trabajo con el Supervisor del servicio designado por el Contratista para lo cual se contará con la participación del Responsable o los Responsables designados por las unidades usuarias. Los acuerdos que se tomen deberán ser plasmados en un Acta de Reunión y serán tomados en cuenta en la verificación de los avances de trabajo del Contratista. Una copia del Acta de Reunión de trabajo será entregada al responsable de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3.

Las reuniones de trabajo deberán ser canalizadas a través del Responsable designado por la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3, quien establecerá la fecha y hora en que se ejecutarán las mismas. Las Reuniones de Trabajo se llevarán a cabo en la sede de SUNAT donde se ejecuta el servicio.

5.11.5 INSPECCIONES Y PRUEBAS En cualquier momento la SUNAT podrá realizar los procedimientos de verificación y pruebas de los avances realizados por el contratista, a fin de constatar que los servicios recibidos se ajustan en su totalidad a lo establecido en el contrato. Las inspecciones y pruebas se realizarán de modo tal que no produzcan retrasos indebidos en el avance del Contratista.

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En caso la unidad usuaria encontrara incidencias durante el proceso de verificación del ordenamiento de la documentación a cargo del Contratista (incumplimiento de los procedimientos archivísticos de la SUNAT u otros), levantará un Acta con el representante del contratista, donde se establecerán las incidencias encontradas; debiendo el contratista subsanarlas en forma inmediata, previo al término del servicio mensual.

VI. CLAUSULAS ESPECIALES

6.1 CONFIDENCIALIDADEl Contratista se compromete a mantener en reserva y no revelar a terceros la información que le sea suministrada en el cumplimiento de su contrato. Los documentos que se le entreguen para el cumplimiento de sus labores, son documentos de carácter RESERVADO.

6.2 GARANTIA E INDEMNIZACIÓN El Contratista indemnizará a la SUNAT por cualquier pérdida o daño que ocasione en los bienes o instalaciones de la Institución y la exime de cualquier responsabilidad, litigio, acción legal o procedimiento administrativo cualesquiera sea su naturaleza.

En caso la SUNAT inicie alguna acción legal para exigir dicha indemnización, ésta comprenderá los honorarios y gastos de representación legal, en los cuales pueda incurrir la SUNAT.

6.3 LEY DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Durante la vigencia del contrato el contratista se encuentra obligado a dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley N° 29783 – Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo. En ese sentido, la SUNAT está facultada a paralizar los trabajos en caso de incumplimiento de lo establecido en dicha Ley, sin que ello implique ampliación de plazo. Asimismo, el personal que ingrese a las instalaciones de SUNAT deberá cumplir las políticas de seguridad y vigilancia establecidos por la SUNAT, y deberá contar con un seguro contra accidentes, cuyo cumplimiento será de cargo y responsabilidad del Contratista.

6.4 ACTIVIDADES DE INTERMEDIACIÓN LABORAL La prestación del servicio solicitado no comprende actividades de intermediación laboral (D.S. N° 003-2002-TR), ni implica la existencia de algún vínculo de dependencia laboral, estabilidad laboral, ni compromiso de la SUNAT con los trabajadores del Contratista. En ese sentido, el personal que ejecutará el servicio, realizará sus actividades por cuenta y riesgo, dirección y responsabilidad del Contratista.

De conformidad con el Artículo 2° del D.S N° 003-2002-TR norma que establece las disposiciones para la aplicación de la Ley Nº 27626 – Ley que regula la actividad de las empresas especiales de servicios y de las cooperativas de trabajadores; las empresas que realizan actividades de intermediación laboral tienen como objeto exclusivo la prestación de servicios de intermediación laboral. En razón de ello, los proveedores que estén interesados en presentar sus ofertas para el presente servicio deberán cumplir lo establecido en la citada normativa.

VII. RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOSEl plazo máximo de responsabilidad del Contratista por la calidad del servicio ofrecido y por los vicios ocultos del mismo, es de un (1) año, computado a partir de la última conformidad por el servicio ejecutado por el contratista.

VIII. LUGAR, PLAZO Y HORARIO DE EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓN

8.1 LUGARLa prestación del servicio de ordenamiento de documentos será ejecutado en la(s) sede(s) de SUNAT ubicada(s) en Lima Metropolitana o el Callao, del Departamento de Lima, según sea informado por la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3. (ver numeral 5.11.2) .

Excepcionalmente, durante la vigencia del contrato, la SUNAT podrá solicitar al contratista que el servicio sea brindado en otro local de SUNAT, siempre dentro de Lima Metropolitana y el Callao.

8.2 VIGENCIA DEL CONTRATO

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El contrato tendrá vigencia desde el día siguiente de su suscripción hasta que las Áreas Usuarias otorguen la conformidad a la última prestación y se efectúe el pago respectivo.

8.3 PLAZO DE EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓNEl servicio deberá ser prestado por el Contratista hasta agotar el monto contratado, el que se estima se ejecute en el plazo de 24 meses, contado a partir de la fecha de inicio del primer servicio, señalado en el numeral 5.11.3.


8.4 HORARIO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIOLas prestaciones se efectuarán en el horario de 8:30 a 16:30 horas, de lunes a sábado.

El personal del Contratista no deberá permanecer dentro de las instalaciones de la SUNAT, en otros días o después del horario señalado, salvo autorización expresa del responsable de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3.

El personal, tanto al momento de ingreso y salida del local de la SUNAT, deberá registrarse ante el personal de Seguridad de la SUNAT, la misma que se incluirá en el informe mensual de conformidad.

IX. CONFORMIDAD DEL SERVICIO9.1 Una vez que el Contratista haya culminado el servicio de ordenamiento de documentos,

según el sub ítem ejecutado, el responsable de cada unidad organizacional usuaria (designado por el Jefe de ésta) evaluará la documentación recibida y de corresponder suscribirá un Acta de Conformidad con el Representante del Contratista, en un plazo máximo de diez (10) días calendarios de recibido el servicio. En el Acta de Conformidad se deberá precisar la Cantidad de Metros Lineales de documentos trabajados.

De existir observaciones se consignarán en un Acta, indicándose claramente el sentido de estas, otorgando al contratista un plazo prudencial para su subsanación. Dicho plazo no podrá ser menor de dos (2) ni mayor de diez (10) días calendario para su subsanación. Una vez que el contratista subsane la(s) observaciones, se suscribirá una Acta de Levantamiento de Observaciones.

La recepción conforme, no enerva el derecho de la SUNAT a reclamar posteriormente por defectos o vicios ocultos.

Una vez otorgada la Conformidad, la Unidad Organizacional Usuaria, remitirá a la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3 una copia de las Actas de Conformidad y/o Observaciones suscritas con el Contratista, así como el Informe de Conformidad suscrito por el Jefe de la unidad orgánica usuaria respectiva.

Al respecto se indica que las Unidades Organizacionales Usuarias encargadas de brindar la conformidad del servicio por cada uno de los sub ítems son las siguientes:

- 6E0200 – Oficina de Notificaciones- 6E1000 – Gerencia de Control de la Deuda- 6E2000 – Gerencia de Cobranza- 6E4000 – Gerencia de Fiscalización de Principales y Medianos Contribuyentes- 6E5000 – Gerencia de Fiscalización de Pequeños Contribuyentes- 6E7000 – Gerencia de Reclamaciones

X. PENALIDADESLa SUNAT aplicará las siguientes penalidades ante incumplimientos injustificados del Contratista:

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10.1 PENALIDAD POR MORAEn caso que el contratista incurra en demora injustificada en la ejecución de los servicios a cargo del contratista, la SUNAT le aplicará la penalidad por mora establecida en el Artículo 165° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

10.2 PENALIDADES DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 166º DEL REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO

De acuerdo con el principio de razonabilidad y proporcionalidad y, debido a la naturaleza del servicio objeto de la convocatoria, se considera pertinente la aplicación de penalidades por los incumplimientos que se detallan en el siguiente cuadro, ya que los mismos afectan la correcta ejecución del servicio:

N° INCUMPLIMIENTO PENALIDAD

11.2.1 Reemplazar al personal propuesto para el servicio sin la aprobación previa de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3. La evaluación se realizará mensualmente, con el reporte de Ingreso y Salida del Personal del contratista ante la Oficina de Seguridad y Defensa Nacional.

10% de la UIT vigente al momento del incumplimiento. La penalidad se aplicará por cada persona reemplazada y por cada día que permanezca dicha persona prestando el servicio.

11.2.2 Por sustraer y/o retirar de las instalaciones de la SUNAT algún documento.

25% de la UIT al momento del incumplimiento. La penalidad se aplicará por cada documento sustraído, en caso se determine que el contratista o su persona es responsable.

11.2.3 Por pérdida o destrucción de documentos durante la ejecución del servicio.

10% de la UIT al momento del incumplimiento. La penalidad se aplicará por cada documento perdido o destruido, en caso que se determine que el contratista o su personal es responsable.

XII. PAGOLa SUNAT efectuará el pago de los servicios en forma mensual, para cuyo cálculo se considerará la cantidad de metros lineales que fueron entregados para su ordenamiento y que hayan sido efectivamente organizados por el Contratista y aprobados por las unidades orgánicas usuarias durante el mes, de conformidad con los procedimientos archivísticos de SUNAT.





Los pagos serán efectuados en el plazo máximo de quince (15) días calendarios siguientes a la fecha en que se ha otorgado la conformidad y el contratista haya cumplido con presentar los documentos antes indicados.

XIII. AJUSTE EN LOS PRECIOS. No se realizarán ajustes de precios durante la vigencia del contrato.

XIV. ADELANTOS.

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No se efectuarán Adelantos.

XV. SUBCONTRATACIÓN. El contratista no podrá subcontratar los servicios solicitados, ya que la información que se entregará al contratista así como la documentación objeto del servicio tiene carácter Reservado.

XVI. ANEXOS Anexo “A”: Modelo del Inventario Detalle. Anexo “B”: Terminología Archivística.

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ANEXO A

N° CAJA N° PAQUETE

NUMERO DE

REGISTROTOMO RANGO

INICIALRANGO FINAL FOLIOS TIPO DOCUMENTAL N° DE

DOCUMENTORAZON SOCIAL RUC FECHA

EXTREMA OBSERVACIONES X1 X2 X3

INVENTARIO DETALLE

Nota.- En la elaboración del Inventario Detalle se considerarán todas las casillas indicadas, sin discriminar o eliminar ninguna de ellas, debiendo llenar aquellas que tengan relación con la documentación que se está organizando. Las columnas que tienen X1, X2 y X3, son para registrar información adicional que la unidad organizacional propietaria de los documentos (unidad usuaria) crea conveniente, tales como “Resultados (estado actual del expediente)”, número de registro SCAD, entre otros. Asimismo, la unidad usuaria respectiva indicará en qué otros espacios del Inventario Detalle se debe consignar determinada información.

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Consignar el código de barras de la Etiqueta.

Consignar la numeración en forma correlativa.

Asignar un número de control archivístico a cada documento, reflejará la cantidad de piezas internadas. internadas

Detalla el ordenamiento de la documentación voluminosa que pertenece a un mismo registro.

Indicar el inicio, fin y total de los folios de cada uno de los tomos o registros según corresponda. Indicar la fecha

extrema del documento de origen.

Indicar algún punto que se desea resaltar. Ej.: El asunto del documento

Utilizar X1, X2 y X3 para consignar información adicional del documento según la UUOO considere necesario.


ANEXO BTERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

Archivo de Gestión: Nivel de archivo destinado a la organización, conservación, custodia y uso de los documentos generados o recibidos por una unidad orgánica de la Institución, hasta el vencimiento del periodo de retención declarado para cada serie documental en el Programa de Control de Documentos, momento en el que se transfiere los documentos al nivel de archivo que corresponde (periférico, desconcentrado o central).

Archivo Periférico: Nivel de archivo destinado a la conservación, custodia y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión de las unidades orgánicas de las sedes de Lima y Callao, hasta el vencimiento del periodo de retención declarado para cada serie documental en el Programa de Control de Documentos, momento en el que se transfiere los documentos al nivel de archivo central. Se constituye cuando los procesos técnicos y/o administrativos de las unidades orgánicas son complejos.

Archivo Central: Nivel de archivo destinado a la conservación, custodia y uso de la documentación proveniente de los archivos periféricos de la SUNAT, así como de los archivos de gestión de las unidades orgánicas de las sedes de Lima y Callao que transfieren sus series documentales al Archivo Central.

Documento.- Es toda información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona durante el desarrollo de su actividad. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc), sonoras (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), entre otros.

Documento Archivístico: Es aquel que es producido, recibido y conservado por una institución y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desarrolla. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones, por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etc.).

Documentos de valor temporal.- Son aquellos que por su contenido pueden ser prescindibles, al carecer de valor al cumplirse el fin para el cual se originó.

Expediente: conjunto ordenado de documentos o piezas documentales, en cualquier soporte, que materializan actuaciones secuenciales y procedimientos de una institución u organismo encaminadas a la resolución de un asunto, que reflejan una situación continuada en el tiempo o que están dotadas de una cierta autonomía. Internamente los documentos están foliados y ordenados siguiendo una cronología y conformado una unidad. Es un ejemplo de pieza o unidad documental compuesta.

Foliación.- Es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todos documento archivístico (pieza o unidad documental simple o compuesta) recibido o generado por una unidad orgánica o entidad.

Fondo Documental: Es el conjunto de series documentales conservadas en los diferentes niveles de archivo producidas y/o recibidas por una unidad orgánica de la Institución. Ejemplo: El fondo del Archivo Central está representado por todo el acervo documental institucional que custodia.

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Pieza o Unidad Documental.- Unidad mínima indivisible de una serie documental.

Principio de Procedencia.- Establece que en una organización documental los documentos producidos por una unidad orgánica no deben mezclarse con los de otra. Es decir, busca evitar que se mezclen o combinen los grupos documentales manteniendo la independencia e identidad de cada grupo, unidad orgánica o fondo documental.

Principio de Orden Original.- Establece que en una organización documental no se debe modificar la organización transferida a un fondo, por una unidad orgánica productora en el nivel de archivo correspondiente.

Programa de Control de Documentos.- Es una herramienta de gestión archivística en la que se definen las series documentales que produce una institución en el desarrollo de sus actividades, estableciendo sus valores y los periodos de retención de documentos que deben cumplir en los diversos niveles de archivo para su posterior transferencia y/o eliminación.

Serie Documental: Es el conjunto de documentos que poseen características comunes (por ejemplo, correspondencia, libros contables principales, resoluciones de intendencia, etc.) el mismo tipo documental o el mismo asunto, y que por consiguiente, son usados, archivados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad.

Tipo Documental: Es el elemento que distingue de manera individual a un documento en función a su naturaleza, cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. (Por ejemplo: informes, memorándum, oficio, lote, ruc, mepeco, etc.).

Signatura.- Es un procedimiento en el que se determina un CODIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y las series documentales.

La contratación del presente proceso se realizará mediante un solo paquete (Item paquete) considerando que resulta más eficiente para efectos de coordinación, control y seguimiento de resultados.

IMPORTANTE: Indicar si se trata de una contratación por ítems, etapas o paquetes, en cuyo caso debe

detallarse dicha información.

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CAPÍTULO IVCRITERIOS DE EVALUACIÓN TÉCNICA

EVALUACIÓN TÉCNICA (Puntaje Máximo: 100 Puntos)

I. FACTORES DE EVALUACIÓN

FACTORES DE EVALUACIÓN PUNTAJE / METODOLOGÍA PARA SU ASIGNACIÓN

A. EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD [TOTAL: 85 PUNTOS] M = Monto facturado acumulado

por el postor por la prestación de servicios correspondientes a la especialidad objeto del proceso

M >= 1 vez el valor referencial: [85] puntos

M >= 0,75 veces el valor referencial y < 1 vez el valor referencial:

[80]puntos

M >= 0,50 veces el valor referencial y < 0,75 veces el valor referencial:

[75] puntos

Criterio:Se evaluará considerando el monto facturado acumulado por el postor correspondiente a la prestación de servicios iguales y/o similares al objeto del proceso, durante un periodo de OCHO (08) AÑOS a la fecha de la presentación de propuestas, hasta por un monto máximo acumulado equivalente a UNA (01) VEZ el valor referencial de la contratación.

Se entiende por servicios similares a: ordenamiento de documentos, archivo de documentos, archivo documental, gestión de archivos, procesamiento técnico de archivos, administración documentaria, administración de documentos, verificación de documentos, verificación documental, organización y administración documentaria, depuración y ordenamiento de documentos, depuración selectiva y ordenamiento de documentos, depuración y organización de documentos, depuración de archivos, depuración de documentos y organización de documentos.

Independientemente a la denominación que tengan los servicios que se pretenda acreditar como experiencia, se verificará en la documentación presentada por el postor, que ésta se encuentre comprendida en la actividad objeto del proceso.

Acreditación:La experiencia se acreditará mediante copia simple de: contratos u órdenes de servicio, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, con voucher de depósito, reporte de estado de cuenta, comprobantes de retención o que la cancelación conste en el mismo documento de forma indubitable debiendo ser emitida o consignada por el cliente del postor (no se aceptarán declaraciones juradas), correspondientes a un máximo de diez (10) servicios.

En caso los postores presenten varios comprobantes de pago para acreditar la prestación de un solo servicio, se deberá acreditar documentalmente que corresponden a dicho servicio (es decir, se deberá acreditar la vinculación de todos esos comprobantes como correspondientes a un solo servicio); de lo contrario, se asumirá que los comprobantes acreditan servicios independientes, en cuyo caso solo se considerará, para la evaluación y calificación,

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los diez (10) primeros servicios indicados en el Anexo Nº 6 referido a la Experiencia del Postor. El tipo de documento que el postor puede presentar para vincular los comprobantes de pago son, el contrato, las constancias de conformidad o de cumplimiento de la prestación o los mismos comprobantes de pago o algún otro documento (independientemente de su denominación), en los que conste fehacientemente que los comprobantes de pago que se están presentando para acreditar experiencia están asociados a un solo servicio, no siendo válidas las declaraciones juradas.

En el caso de servicios de ejecución periódica, sólo se considerará como experiencia la parte del contrato que haya sido ejecutada a la fecha de presentación de propuestas, debiendo adjuntarse copia de las conformidades correspondientes a tal parte o los respectivos comprobantes de pago.

En los casos que se acredite experiencia adquirida en consorcio, deberá presentarse la promesa formal de consorcio o el contrato de consorcio del cual se desprenda fehacientemente el porcentaje de las obligaciones que se asumió en el contrato presentado; de lo contrario, no se computará la experiencia proveniente de dicho contrato.

Asimismo, cuando se presenten contratos derivados de procesos de selección convocados antes del 20.09.2012, se entenderá que el porcentaje de las obligaciones equivale al porcentaje de participación de la promesa formal o del contrato de consorcio. En caso en dichos documentos no se consigne el porcentaje de participación se presumirá que las obligaciones se ejecutaron en partes iguales.

Cuando en los contratos, órdenes de servicios o comprobantes de pago el monto facturado se encuentre expresado en moneda extranjera, debe indicarse el tipo de cambio venta publicado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP correspondiente a la fecha de suscripción del contrato, de emisión de la orden de servicio o de emisión del comprobante de pago, según corresponda.

Sin perjuicio de lo anterior, los postores deben llenar y presentar el Anexo Nº 6 referido a la Experiencia del Postor.

B. CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO [TOTAL: 15 PUNTOS][15] puntos

Se debe utilizar la siguiente fórmula de evaluación10:

PCP= PF x CBC NC

Donde:

Se evaluará el nivel de cumplimiento del postor, respecto de los servicios considerados válidos para acreditar la experiencia del postor en la especialidad, en función al número de constancias de prestación presentadas y consideradas válidas.

Se considerarán válidas aquellas constancias que contengan los requisitos que se indican en el siguiente párrafo (en el rubro “Acreditación”) y de los cuales se aprecie que el postor no ha incurrido en penalidades, según lo dispuesto en el literal a) del

10 De acuerdo con lo señalado en el Pronunciamiento Nº 087-2010/DTN.

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numeral 2 del artículo 45° del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Acreditación:Mediante la presentación de un máximo de diez (10) constancias de prestación o cualquier otro documento que, independientemente de su denominación, indique, como mínimo, lo siguiente:

1. La identificación del contrato u orden de servicio, indicando como mínimo su objeto.

2. El monto correspondiente; esto es, el importe total al que asciende el contrato, comprendiendo las variaciones por adicionales, reducciones, reajustes, etc., que se hubieran aplicado durante la ejecución contractual.

3. Que del texto de los documentos presentados se desprenda que la prestación se efectuó sin que haya incurrido en penalidades.

PCP = Puntaje a otorgarse al postor.PF = Puntaje máximo al postor.NC = Número de contrataciones válidas presentadas para acreditar la experiencia del postor.CBC = Número de constancias de prestación válidas.

PUNTAJE TOTAL 100 puntos11

IMPORTANTE: Los factores de evaluación no pueden calificar con puntaje el cumplimiento de los

requerimientos técnicos mínimos. Para acceder a la etapa de evaluación económica, el postor deberá obtener un puntaje

técnico mínimo de ochenta (80) puntos.

11 Es la suma de los puntajes de todos los factores de evaluación, incluyendo los opcionales.

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CAPÍTULO VPROFORMA DEL CONTRATO

CONTRATO N° ………..-2014/SUNAT - PRESTACION DE SERVICIOS

Conste por el presente documento, la contratación del Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima, que celebra de una parte SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS Y DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA, en adelante LA SUNAT, con RUC N° 20131312955, con domicilio en Avenida Garcilaso de la Vega N° 1472, Cercado de Lima, Provincia y Departamento de Lima, debidamente representada por [………..…], identificado con DNI Nº [………],, y de otra parte [……………….....................], con RUC Nº [................], en adelante EL CONTRATISTA, con domicilio legal en [……………….....................], inscrita en la Partida Registral N° [……………….........] Asiento N° [……….......] del Registro de Personas Jurídicas de la ciudad de [………………], debidamente representado por su Representante Legal, [……………….....................], con DNI N° [………………..], según poder inscrito en el Asiento N° […………] de la Partida antes indicada; de acuerdo con los términos y condiciones que se indican en las cláusulas siguientes:

CLÁUSULA PRIMERA: ANTECEDENTESCon fecha …. de …. de 2014, LA SUNAT convocó el Concurso Público Nº 000062-2014-SUNAT/806000-Primera Convocatoria, para la contratación del Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima, bajo el sistema de Precios Unitarios.

Con fecha …. de ….. de 2015, EL CONTRATISTA obtuvo la Buena Pro del referido proceso de selección con su propuesta económica ascendente a S/. ………… (……….. y …/100 Nuevos Soles) incluidos impuestos de Ley.

Para efectos del Contrato, cuando se mencione a LA LEY se entenderá la Ley de Contrataciones del Estado aprobada por Decreto Supremo N° 1017 y sus modificatorias, y la mención a EL REGLAMENTO se entenderá referida al Reglamento de la Ley de Contrataciones del estado, aprobado por Decreto Supremo N° 184-2008-EF, incluidas sus modificatorias.

CLÁUSULA SEGUNDA: OBJETO Por el presente documento, EL CONTRATISTA se obliga con LA SUNAT a prestar el Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima, conforme a los Términos de Referencia establecidos en las Bases Integradas del referido proceso de selección, y a lo ofertado en su propuesta técnica, los mismos que forman parte integrante del Contrato.

Queda entendido que EL CONTRATISTA no podrá alterar, modificar ni sustituir las características y condiciones señaladas en su propuesta técnica y económica respectivamente, presentadas con motivo del referido proceso de selección, las mismas que forman parte integrante del Contrato.

CLÁUSULA TERCERA: MONTO CONTRACTUALLA SUNAT abonará a EL CONTRATISTA como contraprestación, la suma de S/. …………. (………….. y …../100 Nuevos Soles), incluidos impuestos de Ley.

Dicho monto incluye todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas y de ser el caso, los costos laborales respectivos, conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que sea aplicable y que incida sobre el valor de la prestación a cargo de EL CONTRATISTA para el cumplimiento de sus obligaciones, de modo que en ningún caso LA SUNAT quedará obligada a pagos adicionales al fijado en la presente cláusula.

CLÁUSULA CUARTA: PAGO12

LA SUNAT efectuará el pago de los servicios en forma mensual, para cuyo cálculo se considerará la cantidad de metros lineales que fueron entregados para su ordenamiento y que hayan sido efectivamente organizados por EL CONTRATISTA y aprobados por las unidades

12 En cada caso concreto, dependiendo de la naturaleza del contrato, podrá adicionarse la información que resulte pertinente a efectos de generar el pago.

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orgánicas usuarias durante el mes, de conformidad con los procedimientos archivísticos de SUNAT.





Los pagos serán efectuados en el plazo máximo de quince (15) días calendarios siguientes a la fecha en que se ha otorgado la conformidad y el contratista haya cumplido con presentar los documentos antes indicados.

En caso de retraso en el pago, EL CONTRATISTA tendrá derecho al pago de intereses conforme a lo establecido en el artículo 48 de LA LEY, contado desde la oportunidad en la que el pago debió efectuarse.

Las controversias en relación a los pagos que LA SUNAT debe efectuar a EL CONTRATISTA podrán ser sometidas a conciliación y/o arbitraje dentro del plazo de quince (15) días hábiles siguientes de vencido el plazo para hacer efectivo el pago.

Los pagos que LA SUNAT deba realizar a EL CONTRATISTA se efectuarán mediante abono directo en la cuenta bancaria de éste, según lo establecido en el artículo 26° de la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15.

CLÁUSULA QUINTA: VIGENCIAEl presente contrato tiene vigencia desde el día siguiente de la fecha de su suscripción hasta que LA SUNAT otorgue la conformidad de la última prestación a cargo de EL CONTRATISTA y se efectúe el pago correspondiente.

CLÁUSULA SEXTA: PLAZO DE LA EJECUCIÓN DE LA PRESTACIÓNEl servicio deberá ser prestado por el Contratista hasta agotar el monto contratado, el que se estima se ejecute en el plazo de 24 meses, contado a partir de la fecha de inicio del primer servicio, señalado en el numeral 5.11.3.


De conformidad con lo establecido en el artículo 41° de LA LEY y en el artículo 175° de EL REGLAMENTO, EL CONTRATISTA podrá solicitar ampliación del plazo pactado por cualquiera de las siguientes causas:

- Cuando se apruebe el adicional, siempre y cuando afecte el plazo. En este caso EL CONTRATISTA ampliará el plazo de las garantías que hubiere otorgado.

- Por atrasos o paralizaciones no imputables a EL CONTRATISTA.- Por atrasos o paralizaciones en el cumplimiento de la prestación de EL CONTRATISTA por

culpa de LA SUNAT.- Por caso fortuito o de fuerza mayor.

Para tal efecto EL CONTRATISTA, deberá presentar una solicitud escrita y justificada dentro del plazo de siete (07) días hábiles siguientes a la notificación de la aprobación del adicional o de finalizado el hecho generador del atraso o paralización en la Mesa de Partes de la Intendencia

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Lima de LA SUNAT, ubicada en Av. Benavides N° 222 Miraflores, provincia y departamento de Lima.

CLÁUSULA SÉTIMA: PARTES INTEGRANTES DEL CONTRATOEl presente contrato está conformado por las Bases integradas, la oferta ganadora13 y los documentos derivados del proceso de selección que establezcan obligaciones para las partes.

CLÁUSULA OCTAVA: DOCUMENTOSPrevio a la suscripción del Contrato, EL CONTRATISTA ha cumplido con entregar a LA SUNAT los siguientes documentos:

a) Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado.b) Garantía de fiel cumplimiento del contrato en la modalidad de carta fianza.c) Garantía por el monto diferencial de la propuesta en la modalidad de carta fianza, de ser el

caso. d) Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los integrantes, de ser el caso.e) Código de cuenta interbancario (CCI). f) Domicilio para efectos de la notificación durante la ejecución del contrato.g) Copia de DNI del Representante Legal.h) Copia de la vigencia del poder del representante legal de la empresa.i) Copia de la constitución de la empresa y sus modificatorias debidamente actualizado.j) Copia del RUC de la empresa.

CLÁUSULA NOVENA: GARANTÍASEL CONTRATISTA entregó a la suscripción del contrato la respectiva garantía solidaria, irrevocable, incondicional y de realización automática en el país a sólo requerimiento de la Entidad, a favor de LA SUNAT, por los conceptos, importes y vigencias siguientes:

De fiel cumplimiento del contrato14: S/. [CONSIGNAR EL MONTO], a través de la [INDICAR EL TIPO DE GARANTÍA Y NUMERO DEL DOCUMENTO, EMPRESA QUE LA EMITE]. Dicha cantidad es equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original, la misma que EL CONTRATISTA se obliga a mantener vigente hasta la conformidad de la recepción de la última prestación.

IMPORTANTE: Al amparo de lo dispuesto en el artículo 39 de LA LEY, en los casos de prestación de

servicios de ejecución periódica, si el postor ganador de la Buena Pro solicita la retención del diez por ciento (10%) del monto del contrato original como garantía de fiel cumplimiento deberá consignarse lo siguiente:“De fiel cumplimiento del contrato: S/. [CONSIGNAR EL MONTO], a través de la retención que deberá efectuar LA SUNAT, durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo.”

En el caso que corresponda, consignar lo siguiente:

Garantía por el monto diferencial de la propuesta15: S/. [CONSIGNAR EL MONTO], a través

13 La oferta ganadora comprende a las propuestas técnica y económica del postor ganador de la Buena Pro.14 En aplicación de lo dispuesto en el artículo 158 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, la garantía

de fiel cumplimiento deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.De manera excepcional, respecto de aquellos contratos que tengan una vigencia superior a un (1) año, las Entidades podrán aceptar que el ganador de la Buena Pro presente la garantía de fiel cumplimiento y de ser el caso, la garantía por el monto diferencial de la propuesta, con una vigencia de un (1) año, con el compromiso de renovar su vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación.

15 En aplicación de los dispuesto por el artículo 160 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, cuando la propuesta económica fuese inferior al valor referencial en más del diez por ciento (10%) de éste en el proceso de selección para la contratación de servicios, para la suscripción del contrato el postor ganador deberá presentar una garantía adicional por un monto equivalente al veinticinco por ciento (25%) de la diferencia entre el valor referencial y la propuesta económica. Dicha garantía deberá tener vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista.

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de la [INDICAR EL TIPO DE GARANTÍA Y NUMERO DEL DOCUMENTO, EMPRESA QUE LA EMITE], la misma que deberá mantenerse vigente hasta la conformidad de la recepción de la prestación.

Estas garantías han sido emitidas por una empresa bajo el ámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones o que está considerada en la lista actualizada de bancos extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú.

En caso que el plazo de vigencia del Contrato sea ampliado, la vigencia de las garantías indicadas en la presente cláusula deberá ser ampliada por el mismo término.

LA SUNAT está facultada para ejecutar las garantías cuando EL CONTRATISTA no cumpliera con renovarlas, conforme a lo dispuesto por el Artículo 164° de EL REGLAMENTO.

CLÁUSULA DÉCIMA: CONFORMIDAD DEL SERVICIOLa conformidad del servicio se regula por lo dispuesto en el artículo 176 de EL REGLAMENTO y será otorgada por el responsable de cada unidad organizacional usuaria (designado por el Jefe de ésta), de conformidad con lo señalado en el numeral 9.1 de los Términos de Referencia.

Para tal efecto, cada responsable de la unidad organizacional usuaria evaluará la documentación recibida y de corresponder suscribirá un Acta de Conformidad con el Representante del Contratista, en un plazo máximo de diez (10) días calendarios de recibido el servicio. En el Acta de Conformidad se deberá precisar la Cantidad de Metros Lineales de documentos trabajados.

De existir observaciones se consignarán en un Acta, indicándose claramente el sentido de estas, otorgando al contratista un plazo prudencial para su subsanación. Dicho plazo no podrá ser menor de dos (2) ni mayor de diez (10) días calendario para su subsanación. Una vez que el contratista subsane la(s) observaciones, se suscribirá una Acta de Levantamiento de Observaciones.

La recepción conforme, no enerva el derecho de LA SUNAT a reclamar posteriormente por defectos o vicios ocultos.

Una vez otorgada la Conformidad, la Unidad Organizacional Usuaria, remitirá a la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3 una copia de las Actas de Conformidad y/o Observaciones suscritas con el Contratista, así como el Informe de Conformidad suscrito por el Jefe de la unidad orgánica usuaria respectiva.

Al respecto se indica que las Unidades Organizacionales Usuarias encargadas de brindar la conformidad del servicio por cada uno de los sub ítems son las siguientes:

- 6E0200 – Oficina de Notificaciones- 6E1000 – Gerencia de Control de la Deuda- 6E2000 – Gerencia de Cobranza- 6E4000 – Gerencia de Fiscalización de Principales y Medianos Contribuyentes- 6E5000 – Gerencia de Fiscalización de Pequeños Contribuyentes- 6E7000 – Gerencia de Reclamaciones

CLÁUSULA UNDÉCIMA: DECLARACIÓN JURADA DEL CONTRATISTAEL CONTRATISTA declara bajo juramento que se compromete a cumplir las obligaciones derivadas del presente contrato, bajo sanción de quedar inhabilitado para contratar con el Estado en caso de incumplimiento.

CLÁUSULA DÉCIMO SEGUNDA: RESPONSABILIDAD POR VICIOS OCULTOSLa conformidad del servicio por parte de LA SUNAT no enerva su derecho a reclamar posteriormente por defectos o vicios ocultos, conforme a lo dispuesto por el artículo 50 de LA LEY.

El plazo máximo de responsabilidad de EL CONTRATISTA es de un (1) año computado desde la última conformidad que otorgue LA SUNAT sobre el servicio

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brindado.

CLÁUSULA DÉCIMO TERCERA: CONFIDENCIALIDADEL CONTRATISTA se compromete a mantener en reserva y no revelar a terceros la información que le sea suministrada en el cumplimiento de su contrato. Los documentos que se le entreguen para el cumplimiento de sus labores, son documentos de carácter RESERVADO.

CLÁUSULA DÉCIMO CUARTA: GARANTÍA E INDEMNIZACIÓN EL CONTRATISTA indemnizará a LA SUNAT por cualquier pérdida o daño que ocasione en los bienes o instalaciones de la Institución y la exime de cualquier responsabilidad, litigio, acción legal o procedimiento administrativo cualquiera sea su naturaleza.

En caso LA SUNAT inicie alguna acción legal para exigir dicha indemnización, ésta comprenderá los honorarios y gastos de representación legal, en los cuales pueda incurrir LA SUNAT.

CLÁUSULA DÉCIMO QUINTA: PENALIDADESSi EL CONTRATISTA incurre en retraso injustificado en la ejecución de las prestaciones objeto del contrato, LA ENTIDAD le aplicará una penalidad por cada día de atraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente o, de ser el caso, del monto del ítem que debió ejecutarse, en concordancia con el artículo 165 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

En todos los casos, la penalidad se aplicará automáticamente y se calculará de acuerdo a la siguiente fórmula:

Penalidad Diaria = 0.10 x MontoF x Plazo en días

Donde:F = 0.25 para plazos mayores a sesenta (60) días o;F = 0.40 para plazos menores o iguales a sesenta (60) días.

Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato o ítem que debió ejecutarse o, en caso que éstos involucrarán obligaciones de ejecución periódica, a la prestación parcial que fuera materia de retraso.

Esta penalidad será deducida de los pagos periódicos, de los pagos parciales o del pago final; o si fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de la garantía por el monto diferencial de la propuesta (de ser el caso).

Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, LA ENTIDAD podrá resolver el contrato por incumplimiento.

La justificación por el retraso se sujeta a lo dispuesto por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, el Código Civil y demás normas aplicables, según corresponda.

OTRAS PENALIDADES:

De acuerdo con el principio de razonabilidad y proporcionalidad y, debido a la naturaleza del servicio objeto de la convocatoria, se considera pertinente la aplicación de penalidades por los incumplimientos que se detallan en el siguiente cuadro y que se encuentran establecidas en los Términos de Referencia del servicio, ya que los mismos afectan la correcta ejecución del mismo:

N° INCUMPLIMIENTO PENALIDAD

11.2.1 Reemplazar al personal propuesto para el servicio sin la aprobación previa de la Gerencia de Soporte Administrativo Lima 3. La

10% de la UIT vigente al momento del incumplimiento. La penalidad se aplicará por cada persona reemplazada y por cada día que permanezca dicha persona prestando el

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evaluación se realizará mensualmente, con el reporte de Ingreso y Salida del Personal del contratista ante la Oficina de Seguridad y Defensa Nacional.

servicio.

11.2.2Por sustraer y/o retirar de las instalaciones de la SUNAT algún documento.

25% de la UIT al momento del incumplimiento. La penalidad se aplicará por cada documento sustraído, en caso se determine que el contratista o su persona es responsable.

11.2.3Por pérdida o destrucción de documentos durante la ejecución del servicio.

10% de la UIT al momento del incumplimiento. La penalidad se aplicará por cada documento perdido o destruido, en caso que se determine que el contratista o su personal es responsable.

IMPORTANTE: De preverse en los Términos de Referencia penalidades distintas a la penalidad por mora, se

deberá consignar el listado detallado de las situaciones, condiciones, etc., que serán objeto de penalidad, los montos o porcentajes que le corresponderían aplicar por cada tipo de incumplimiento y la forma o procedimiento mediante el que se verificará la ocurrencia de tales incumplimientos.

CLÁUSULA DÉCIMO SEXTA: RESOLUCIÓN DEL CONTRATOCualquiera de las partes podrá resolver el contrato, de conformidad con los artículos 40º, inciso c), y 44º de LA LEY, y los artículos 167º y 168º de EL REGLAMENTO. De darse el caso, LA SUNAT procederá de acuerdo a lo establecido en el artículo 169° de EL REGLAMENTO.

CLÁUSULA DÉCIMO SÉTIMA: RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES Cuando una de las partes no ejecute injustificadamente las obligaciones asumidas, debe resarcir a la otra parte por los daños y perjuicios ocasionados, a través de la indemnización correspondiente. Ello no obsta la aplicación de las sanciones administrativas, penales y pecuniarias a que dicho incumplimiento diere lugar, en el caso que éstas correspondan. Lo señalado precedentemente no exime a ninguna de las partes del cumplimiento de las demás obligaciones previstas en el presente contrato.

CLÁUSULA DÉCIMO OCTAVA: MARCO LEGAL DEL CONTRATOSólo en lo no previsto en este contrato, en LA LEY y en EL REGLAMENTO, en las directivas que emita el OSCE y demás normativa especial que resulte aplicable, se utilizarán las disposiciones pertinentes del Código Civil vigente, cuando corresponda y demás normas de derecho privado.

CLÁUSULA DÉCIMO NOVENA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS16 Cualquiera de las partes tiene el derecho a iniciar el arbitraje administrativo a fin de resolver las controversias que se presenten durante la etapa de ejecución contractual dentro del plazo de caducidad previsto en los artículos 144º, 170, 175º, 176°,177º y 181 de EL REGLAMENTO o, en su defecto, en el artículo 52º de LA LEY.

Facultativamente, cualquiera de las partes podrá someter a conciliación la referida controversia, sin perjuicio de recurrir al arbitraje en caso no se llegue a un acuerdo entre ambas, según lo señalado en el artículo 214º de EL REGLAMENTO.

Todos los conflictos que deriven de la ejecución e interpretación del presente contrato, incluidos los que se refieran a su nulidad e invalidez, serán resueltos de manera definitiva e inapelable mediante arbitraje de derecho, de conformidad con lo establecidos en la normativa de contrataciones del Estado, bajo la organización y administración de los órganos del Sistema Nacional de Arbitraje del Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE) y de acuerdo con su Reglamento.

16 De conformidad con los artículos 216 y 217 del Reglamento, podrá adicionarse la información que resulte necesaria para resolver las controversias que se susciten durante la ejecución contractual. Por ejemplo, para la suscripción del contrato y, según el acuerdo de las partes podrá establecerse que el arbitraje será institucional o ante el Sistema Nacional de Arbitraje del OSCE (SNA-OSCE), debiendo indicarse el nombre del centro de arbitraje pactado y si se opta por un arbitraje ad-hoc, deberá indicarse si la controversia se someterá ante un tribunal arbitral o ante un árbitro único.

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El Laudo arbitral emitido es definitivo e inapelable, tiene el valor de cosa juzgada y se ejecuta como una sentencia.

CLÁUSULA VIGÉSIMA: MARCO LEGAL DEL CONTRATOSólo en lo no previsto en este contrato, en LA LEY y en EL REGLAMENTO, en las directivas que emita el OSCE y demás normativa especial que resulte aplicable, se utilizarán las disposiciones pertinentes del Código Civil vigente, cuando corresponda y demás normas de derecho privado.

CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA: FACULTAD DE ELEVAR A ESCRITURA PÚBLICACualquiera de las partes podrá elevar el presente contrato a Escritura Pública corriendo con todos los gastos que demande esta formalidad.

CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA: OTRAS OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA REFERIDAS A LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - EN LA EJECUCION DE LA PRESTACIÓN:EL CONTRATISTA se compromete a cumplir y observar lo establecido en la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (aprobada mediante Ley N° 29783) y en su Reglamento (aprobado mediante Decreto Supremo Nº 005-2012-TR), durante la ejecución de las prestaciones de servicios a su cargo; obligándose a implementar, dotar, proveer y/o suministrar a cada uno de sus trabajadores los implementos de seguridad que corresponda de acuerdo al grado y/o nivel de riesgo que pueda evidenciarse en el desarrollo de las actividades propias de la presente contratación dentro de las instalaciones de LA SUNAT; así como garantizar la contratación de los respectivos seguros de acuerdo a la normatividad vigente.Del mismo modo, EL CONTRATISTA se compromete a cumplir y respetar cada una de las medidas de seguridad previstas en el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo de LA SUNAT, el que será puesto en conocimiento de sus trabajadores al inicio de la prestación de servicios; para cuyo efecto LA SUNAT, a la suscripción del presente documento, cumple con hacer entrega de una copia legible del mismo.

CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA: DOMICILIO PARA EFECTOS DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUALLas partes declaran el siguiente domicilio para efecto de las notificaciones que se realicen durante la ejecución del presente contrato:

DOMICILIO DE LA SUNAT: Av. Benavides N° 222, distrito de Miraflores, provincia y departamento de Lima.

DOMICILIO DEL CONTRATISTA: [CONSIGNAR EL DOMICILIO SEÑALADO POR EL POSTOR GANADOR DE LA BUENA PRO AL PRESENTAR LOS REQUISITOS PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO]

La variación del domicilio aquí declarado de alguna de las partes debe ser comunicada a la otra parte, formalmente y por escrito, con una anticipación no menor de quince (15) días calendario.

De acuerdo con las Bases, las propuestas técnico y económica y las disposiciones del presente contrato, las partes lo firman por duplicado en señal de conformidad en la ciudad de [................] al [CONSIGNAR FECHA].

“LA SUNAT” “EL CONTRATISTA”

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FORMATOS Y ANEXOS

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FORMATO N° 1 17

MODELO DE CARTA DE ACREDITACIÓN

[CONSIGNAR CIUDAD Y FECHA]

SeñoresCOMITÉ ESPECIAL CONCURSO PÚBLICO Nº 000062-2014-SUNAT/806000 PRIMERA CONVOCATORIAPresente.-

[CONSIGNAR NOMBRE DEL POSTOR (PERSONA NATURAL, PERSONA JURÍDICA Y/O CONSORCIO)], identificado con DNI Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA NATURAL] y RUC Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], debidamente representado por su [CONSIGNAR SI SE TRATA DE REPRESENTANTE LEGAL EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA O DEL REPRESENTANTE COMÚN EN CASO DE CONSORCIOS, ASÍ COMO SU NOMBRE COMPLETO], identificado con DNI Nº […………], tenemos el agrado de dirigirnos a ustedes, en relación con el Concurso Público N°000062-2014-SUNAT/806000 PRIMERA CONVOCATORIA “Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima”, a fin de acreditar a nuestro apoderado: [CONSIGNAR NOMBRE DEL APODERADO] identificado con DNI Nº [………], quien se encuentra en virtud a este documento, debidamente autorizado a realizar todos los actos vinculados al proceso de selección.

Para tal efecto, se adjunta copia simple de la ficha registral vigente del suscrito.18

…..………………………….…………………..Firma, Nombres y Apellidos del postor o

Representante legal o común, según corresponda

17 El presente formato será utilizado cuando la persona natural, el representante legal de la persona jurídica o el representante común del consorcio no concurra personalmente al proceso de selección.

18 Incluir dicho párrafo sólo en el caso de personas jurídicas.

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ANEXO Nº 01

DECLARACIÓN JURADA DE DATOS DEL POSTOR

SeñoresCOMITÉ ESPECIALCONCURSO PÚBLICO Nº 000062-2014-SUNAT/806000 PRIMERA CONVOCATORIA

Presente.-

Estimados Señores:

El que se suscribe, [……………..], postor y/o Representante Legal de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], identificado con [CONSIGNAR TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD] N° [CONSIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD], con poder inscrito en la localidad de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA] en la Ficha Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA] Asiento Nº [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], DECLARO BAJO JURAMENTO que la siguiente información se sujeta a la verdad:

Nombre o Razón Social :Domicilio Legal :RUC : Teléfono : Fax :


……...........................................................Firma, Nombres y Apellidos del postor oRepresentante legal, según corresponda

IMPORTANTE:

Cuando se trate de consorcios, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados.

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ANEXO Nº 02

DECLARACIÓN JURADA DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS


Presente.-

De nuestra consideración:

Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que luego de haber examinado las Bases y demás documentos del proceso de la referencia y, conociendo todas las condiciones existentes, el postor ofrece el Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima, de conformidad con los Términos de Referencia, las demás condiciones que se indican en el Capítulo III de la Sección Específica de las Bases y los documentos del proceso.


…….………………………….…………………..Firma, Nombres y Apellidos del postor o


IMPORTANTE:

Adicionalmente, puede requerirse la presentación de otros documentos para acreditar el cumplimiento de los Requerimientos Técnicos Mínimos, conforme a lo señalado en el contenido del sobre técnico.

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ANEXO Nº 03

DECLARACIÓN JURADA (ART. 42 DEL REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO)


Presente.-

De nuestra consideración:

Mediante el presente el suscrito, postor y/o Representante Legal de [CONSIGNAR EN CASO DE SER PERSONA JURÍDICA], declaro bajo juramento:

1.- No tener impedimento para participar en el proceso de selección ni para contratar con el Estado, conforme al artículo 10 de la Ley de Contrataciones del Estado.

2.- Conocer, aceptar y someterme a las Bases, condiciones y procedimientos del proceso de selección.

3.- Ser responsable de la veracidad de los documentos e información que presento a efectos del presente proceso de selección.

4.- Comprometerme a mantener la oferta presentada durante el proceso de selección y a suscribir el contrato, en caso de resultar favorecido con la Buena Pro.

5.- Conocer las sanciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como en la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.


………………………….………………………..Firma, Nombres y Apellidos del postor oRepresentante legal, según corresponda

IMPORTANTE:

Cuando se trate de consorcios, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados.

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ANEXO Nº 04

PROMESA FORMAL DE CONSORCIO(Sólo para el caso en que un consorcio se presente como postor)


Presente.-

De nuestra consideración,

Los suscritos declaramos expresamente que hemos convenido en forma irrevocable, durante el lapso que dure el proceso de selección, para presentar una propuesta conjunta al CONCURSO PÚBLICO Nº 000062-2014-SUNAT/806000 PRIMERA CONVOCATORIA, responsabilizándonos solidariamente por todas las acciones y omisiones que provengan del citado proceso.

Asimismo, en caso de obtener la Buena Pro, nos comprometemos a formalizar el contrato de consorcio bajo las condiciones aquí establecidas (porcentaje de obligaciones asumidas por cada consorciado), de conformidad con lo establecido por el artículo 141 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

Designamos al Sr. [..................................................], identificado con [CONSIGNAR TIPO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD] N° [CONSIGNAR NÚMERO DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD], como representante común del consorcio para efectos de participar en todas las etapas del proceso de selección y para suscribir el contrato correspondiente con LA SUNAT. Asimismo, fijamos nuestro domicilio legal común en [.............................].

OBLIGACIONES DE [NOMBRE DEL CONSORCIADO 1]: % de Obligaciones [DESCRIBIR LA OBLIGACIÓN VINCULADA AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA] [ % ] [DESCRIBIR OTRAS OBLIGACIONES] [ % ]

OBLIGACIONES DE [NOMBRE DEL CONSORCIADO 2]: % de Obligaciones [DESCRIBIR LA OBLIGACIÓN VINCULADA AL OBJETO DE LA CONVOCATORIA] [ % ] [DESCRIBIR OTRAS OBLIGACIONES] [ % ]

TOTAL: 100%


..…………………………………. …………………………………..Nombre, firma, sello y DNI del Nombre, firma, sello y DNI del Representante Legal Consorciado 1 Representante Legal Consorciado 2

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ANEXO Nº 05

DECLARACIÓN JURADA DE PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO


Presente.-

De nuestra consideración,

Mediante el presente, con pleno conocimiento de las condiciones que se exigen en las Bases del proceso de la referencia, me comprometo a prestar el Servicio de Ordenamiento de Documentos para la Intendencia Lima en el plazo de veinticuatro (24) meses o hasta agotar el monto contratado, lo que ocurra primero, contados a partir de la fecha de inicio del primer servicio, de acuerdo con lo indicado en el numeral 5.11.3. de los Términos de Referencia establecidos en el Capítulo III de la presente Sección Específica.


……..........................................................Firma, Nombres y Apellidos del postor o


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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS Y DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIACONCURSO PÚBLICO N° 006-2014-SUNAT/404000 – PRIMERA CONVOCATORIA

ANEXO Nº 06EXPERIENCIA DEL POSTOR EN LA ESPECIALIDAD

SeñoresCOMITÉ ESPECIALCONCURSO PÚBLICO Nº 000062-2014-SUNAT/806000 PRIMERA CONVOCATORIAPresente.-

Mediante el presente, el suscrito detalla lo siguiente como EXPERIENCIA EN LA ESPECIALIDAD

Nº CLIENTE OBJETO DEL SERVICIO

N° CONTRATO / O/S / COMPROBANTE DE

PAGO FECHA19 MONEDA IMPORTE TIPO DE CAMBIO

VENTA20MONTO FACTURADO

ACUMULADO21

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10TOTAL


………..........................................................Firma, Nombres y Apellidos del postor o


19 Se refiere a la fecha de suscripción del contrato, de la emisión de la Orden de Servicio o de cancelación del comprobante de pago, según corresponda.20 El tipo de cambio venta debe corresponder al publicado por la SBS correspondiente a la fecha de suscripción del contrato, de la emisión de la Orden de Servicio o de emisión del

comprobante de pago, según corresponda.21 Consignar en la moneda establecida para el valor referencial.

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS Y DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIACONCURSO PÚBLICO N° 000062 -2014-SUNAT/806000 PRIMERA CONVOCATORIA

ANEXO Nº 07

CONSTANCIA DE CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN


Mediante el presente, el suscrito presenta las siguientes constancias de cumplimiento de la prestación:

NOMBRE DEL POSTOR

CLIENTE OBJETO DEL SERVICIO MONTO

12345678910


……………………………….…………………..Firma, Nombres y Apellidos del postor o


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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS Y DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIACONCURSO PÚBLICO N° 000062 -2014-SUNAT/806000 PRIMERA CONVOCATORIA

ANEXO Nº 08

CARTA DE PROPUESTA ECONÓMICA (MODELO)


De nuestra consideración,Es grato dirigirme a usted, para hacer de su conocimiento que, de acuerdo con el valor referencial del presente proceso de selección y los Términos de Referencia, mi propuesta económica es la siguiente:

Ítem Sub ítems Tipos de Documentación

Cantidad Metros

Lineales(A)

Precio Unitario por Metro Lineal

(B)

Precio TotalS/.

(AxB)

ÚNICO1

a) Clasificación k) Entrega 1 7 828,38

b) Ordenamiento k) Entrega 1 93,86

2 a) Registro SCAD b) Entrega 2 79,8

3 a) Ordenamiento h) Entrega 3 448,4

Monto Total S/.

La propuesta económica incluye todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas, y de ser el caso, los costos laborales conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que le sea aplicable y que pueda tener incidencia sobre el costo del servicio a contratar, excepto la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales.


……………………………….…………………..Firma, Nombres y Apellidos del postor o


IMPORTANTE: En caso de tratarse de una convocatoria bajo el sistema de precios unitarios, deberá

requerirse que el postor consigne en la propuesta económica los precios unitarios y subtotales de su oferta.

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BASES ESTÁNDAR DE CONCURSO PÚBLICO PARA LA...

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