Aula0 Arquivologia Unirio 100662

Lincoln Barros

Aula 00 - Aula Demonstrativa

Prof. Lincoln Barros

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Aula 00

ARQUIVOLOGIA

Aula Demonstrativa

Professor: Lincoln Barros

Lincoln Barros




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Aula Conteúdo Programático Data

00

Noções de Arquivologia: Noções Fundamentais de

Arquivo; Arquivos Correntes, Intermediários e

Permanentes.

09/02/2016

01 Protocolo; Código de Classificação; Tabela de

Temporalidade. 04/03/2016

02 Noções Básicas de Conservação e Preservação de

Documentos. Noções de Métodos de Arquivamento. 14/03/2016

03 Noções Básicas de Atendimento ao Público:

Qualidade no Atendimento (parte 1). 24/03/2016

04 Noções Básicas de Atendimento ao Público:

Qualidade no Atendimento (parte 2). 04/04/2016

05

Noções Básicas de Logística: Principais Atividades e

Funções; Logística e suas Inter-Relações com o Setor

de Compras e Armazenagem.

14/04/2016

06

Logística e suas Inter-Relações com o Setor de

Movimentação, Planejamento e Programação;

Logística e Distribuição.

25/04/2016

Aula 00 – Aula Demonstrativa

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Tópicos da Aula

1. Introdução ....................................................................................3

2. Apresentação.................................................................................4

3. Conceitos Fundamentais................................................................6

3.1. Arquivologia e Arquivo...........................................................6

3.2. Princípios de Arquivologia ...................................................12

3.3. Órgãos de Documentação.....................................................18

3.4. Ciclo Vital Arquivístico..........................................................24

3.5. Mudança de Fase................................................................. 27

3.6. Natureza dos Documentos....................................................35

3.7. Tipos de Arquivamento.........................................................35

3.8. Classificação dos Arquivos................................................... 39

4. Tipologias documentais e suportes físicos....................................44

5. Resumo da Aula........................................................................... 71

6. Questões Comentadas na Aula......................................................74

1 - Introdução

Olá, concursando! É um grande prazer auxiliá-lo na preparação para

realização desse excelente concurso. Além da remuneração bastante atrativa,

certamente, você ficará muito satisfeito em fazer parte do quadro de pessoal da

UNIRIO.

O cargo é para nível médio. Assim, o candidato deve possuir certificado

de conclusão de curso de ensino Intermediário (antigo 2º grau) devidamente

registrado, expedido por instituição de ensino reconhecida pelo MEC. Temos um

tempo razoável para trabalharmos todos os tópicos de arquivologia e realizar

diversas questões.

Vale registrar que abordaremos neste curso os seguintes assuntos do

Edital:

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Fique esperto, uma boa estratégia é fundamental para você alcançar sua

aprovação. Não adianta comprar vários livros de arquivologia, de Logística e de

Atendimento ao Público, dedicar um período enorme de tempo e se prejudicar

nas demais disciplinas. Da mesma forma, não se deve abandonar esses

conteúdos, pois o acerto das questões dessas disciplinas pode determinar sua

aprovação. Essa é nossa finalidade: fazer você acertar todas as questões de

desses assuntos.

A proposta deste curso é abordar os tópicos previstos no Edital,

priorizando os assuntos mais recorrentes. A ideia é trazer um material na

medida. Sei a quantidade de matéria que você precisa estudar. Já passei por

isso. Abordaremos todo o assunto de forma objetiva. Sendo assim, trarei a

abordagem do tema e, em seguida, vamos entrar na “cabeça” do examinador.

Em outras palavras, vamos entender como o assunto é cobrado e o que é mais

cobrado. Ao final, resumirei o conteúdo abordado na aula, de forma que você

possa fazer uma boa revisão na semana da prova. Recomendo estudar apenas

por esse material. Já é o suficiente para alcançar um excelente resultado na

prova.

2 - Apresentação

Gostaria de me apresentar para que você possa me conhecer melhor. Sou

formado em Ciências Navais, com ênfase em administração pela Escola Naval.

Após alguns anos de oficialato, resolvi me dedicar a concursos públicos. A

jornada foi árdua, mas extremamente recompensadora. O mais difícil foi

aprender a estudar para concursos públicos, a fim de alcançar a aprovação.

Exatamente isso. O que ocorre com a maioria dos candidatos que não

4. Noções básicas de logística: Principais atividades e funções; Logística e

suas Inter-relações com o setor de Compras e Armazenagem; Logística e suas

Inter-relações com o setor de Movimentação, Planejamento e Programação;

Logística e Distribuição. 5. Noções básicas de atendimento ao público:

Qualidade no atendimento. 6. Noções de Arquivologia: Noções fundamentais

de arquivo; arquivos correntes, intermediários e permanentes; protocolo,

código de classificação; tabela de temporalidade. Noções básicas de

conservação e preservação de documentos. Noções de métodos de

arquivamento. de documentos.

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conseguem fazer uma boa prova é não saber se preparar adequadamente.

Foque no que realmente é importante. Como? Seguindo as dicas de quem já

viveu essa fase da vida. Depois de entender como funciona a preparação para

concurso público, obtive êxito em alguns concursos, como, por exemplo,

Auditor Fiscal do ISS de Nova Iguaçu, Analista Tributário da Receita Federal do

Brasil, cargo que ocupei por dois anos, e Analista Técnico da Superintendência

de Seguros Privados - SUSEP, cargo que atualmente ocupo.

Essa breve apresentação é simplesmente para lhe dizer que é possível

alcançar a tão sonhada vaga no concurso público. Basta acreditar e trilhar o

caminho certo. Se fosse só para gênio, acredite, eu não estaria lá, rsrsrs.

Prepare-se exaustivamente em tempos de paz (antes da prova) para não

sucumbir em tempos de guerra (dia da prova). O macete é a objetividade e a

repetição até a exaustão, notadamente, no que se refere à realização de

inúmeras questões.

Estudar para concursos é como escovar os dentes, comer e dormir. Vira

mais um item da rotina. Quando menos espera, vem a aprovação. Conhecer as

regras do jogo é fundamental. O concursando que não sabe, por exemplo, o

número de questões por disciplina e o tempo que terá em cada uma não está

caminhando no rumo certo. Os detalhes fazem toda a diferença, pois a

concorrência é cada vez maior.

Parabenizo pela decisão de virar concursando. De viver essa experiência

extraordinária que mistura todos os tipos de emoções que o ser humano pode

sentir. Você já deu um grande passo: iniciar com antecedência seus estudos.

Acredite. É possível. Conte comigo! Rumo à aprovação!!!

Para alcançarmos nosso objetivo, seguiremos o cronograma acima que

abrange todo o conteúdo do nosso concurso. Trabalharemos diversas questões,

tanto da banca UNIGRANRIO, quanto questões relevantes de outras bancas.

Então, mãos à obra!!!

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3 - Conceito Fundamentais

Imagine você recém-empossado na UNIRIO. É para imaginar mesmo, rs.

Isso gera energia positiva. Seu chefe, muito exigente, já no primeiro dia de

exercício te presenteia com diversos serviços: i) atender todos os pedidos de

empréstimos de processos do arquivo corrente; ii) organizar os documentos do

setor pela origem dos arquivos; iii) solicitar um determinado arquivo de

segunda idade para consulta; iv) realizar a transferência de determinados

documentos do arquivo corrente, tendo em vista que não são mais necessários

no setor e, ainda, v) participar de um Grupo de Trabalho sobre organização de

arquivo. Com um sorriso de canto de boca, ele imagina que você levará uma

semana para começar a entender o que ele quer.

O que seu chefe não sabia é que você fez curso no Ponto dos Concursos.

Além disso, você gabaritou a prova.

Para nos posicionarmos sobre a matéria e entendermos, de fato, o que

significa as tarefas determinadas pelo suposto chefe, no exemplo acima, é

essencial trazermos algumas definições. Entretanto, antes de entendermos as

citadas tarefas, precisamos explorar detalhes dos conceitos que podem cair na

sua prova, como já ocorreu em concursos anteriores. Veja, nosso principal

objetivo é fazer você acertar as questões. Nesse contexto, vale o registro do

conceito de arquivologia e arquivo extraídos do Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivísta.

3.1 - Arquivologia e Arquivo

Arquivologia

“Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a

serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização

dos arquivos. Também chamada arquivística.”

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Arquivo

“Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,

pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,

independentemente da natureza do suporte.”

No que tange ao conceito de arquivologia, também chamada de

arquivística, vale registrar que na produção, organização, guarda, preservação

e utilização dos arquivos são observados princípios e técnicas. Veremos ao

longo desta aula os princípios arquivísticos. Anote aí, esse assunto

normalmente cai em prova.

Observe que no exemplo acima seu chefe solicitou determinado

documento para consulta. Imagine que você ao solicitar o documento recebe a

resposta que o referido documento não foi encontrado. Calma, você não tem

culpa. O fato é que a função básica do arquivo não foi cumprida, qual seja,

tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob

sua guarda, conforme nos ensina Marilena Leite Paes. Não confunda função

básica com finalidade dos arquivos. A principal finalidade dos arquivos é

servir à administração. Portanto, são funções básicas do arquivo:

• Guarda

• Conservação para permitir o acesso aos documentos pelos consulentes.

• Disponibilização

A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas

do acervo documental sob sua guarda. É a guarda, conservação e

disponibilização dos documentos.

Principal finalidade dos arquivos é servir à administração.

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Por outro lado, do conceito de arquivo, extrai-se que os documentos

produzidos e acumulados decorrem do desempenho das atividades da

entidade ou pessoa. É importante ressaltar que os arquivos são acumulados

naturalmente, tanto pela atividade meio quanto pela atividade fim,

como consequência da realização das atividades da administração. Os arquivos

servem de resguardo para o exercício das atividades realizadas, ou seja,

como prova das atividades realizadas. Além disso, possui caráter orgânico

que liga o documento a outros do mesmo conjunto. Como nos ensina Paes, um

documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito

menos do que quando em conjunto. Só para esquentar, veja como esses

assuntos abordados até aqui foram cobrados em prova.

Gabarito: certo

Comentário:

Nos termos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísta, arquivo é

um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade

coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas

atividades, independentemente da natureza do suporte. Observe que os

arquivos são acumulados naturalmente, tanto pela atividade meio

quanto pela atividade fim, como consequência da realização das atividades

da administração.

1. (CESPE/DPF/2014) Um conjunto de documentos em suporte papel

produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o

desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte,

consiste em um arquivo.

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Gabarito: Certo.

Comentário:

De fato, o arquivo é um conjunto de documentos produzidos e

acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família,

no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do

suporte. Por oportuno, quando se fala em gênero do documento está se

referindo à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos

suportes. Por exemplo: textuais, iconográficos, digitais. Fique tranquilo, vamos

abordar esse assunto mais à frente.

2. (CESPE/TELEBRÁS/2015) Com relação aos princípios da arquivística,

julgue o item a seguir.

Independentemente do suporte ou do gênero, o arquivo da TELEBRAS é

formado por documentos produzidos e recebidos, resultantes do

desenvolvimento de atividades dessa empresa.

Os arquivos são acumulados naturalmente como consequência da

realização das atividades da administração.

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Gabarito: A

Comentário:

Como nos ensina Marilena Leite Paes, a função básica do arquivo é tornar

disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.

3. (QUADRIX/CRO/2015) Segundo alguns autores, Arquivo é procedente de

archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar

de guarda de documentos e outros títulos. Atualmente Arquivo pode ser

conceituado como "conjunto de documentos oficialmente produzidos e

recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas

atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos

futuros". A partir dessa conceituação, assinale a alternativa correta para a

função básica do arquivo.

a) Tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob

sua guarda.

b) Ser um instrumento de guarda e controle dos números de registro do

acervo histórico e acadêmico.

c) Preservar a herança cultural dos países, representada principalmente

pelas produções científicas.

d) Promover a competência, o desenvolvimento de recursos e a

infraestrutura de informação em ciência e tecnologia para a produção,

socialização e integração do conhecimento científico-tecnológico.

e) Gerar e disponibilizar toda a informação tecnológica e acadêmica

existente no país.

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Por oportuno, vale registar que, nos termos do Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivísta, acervo são os documentos de uma entidade

produtora ou de uma entidade custodiadora.

Gabarito E.

Comentário:

O arquivo tem formação pela origem jamais por coleção. O arquivo

tem formação natural, progressiva e orgânica como resultado das atividades

desenvolvidas pela administração.

Gabarito B.

Comentário:

4. (ESAF/DNIT/2013) O arquivo é uma fonte de informação importante e

estratégica dentro de uma organização pública. Assinale a opção que

identifica uma das características do arquivo.

a) É colecionado por razões culturais.

b) É constituído, prioritariamente, por documentos acumulados pela

atividade-meio.

c) É colecionado para registrar a memória da organização.

d) É constituído por documentos semelhantes aos de biblioteca.

e) É acumulado naturalmente no desenvolvimento das atividades de uma

organização.

5. (ESAF/MF/2012) A principal finalidade dos arquivos é

a) conservação de documentos para a história.

b) servir à administração.

c) manter os documentos de valor secundário.

d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.

e) preservar os documentos de valor patrimonial.

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Essa ficou fácil. Principal finalidade dos arquivos é servir à

administração.

Seguindo em nossa aula, de pronto, precisamos conhecer os princípios da

arquivologia. Esse assunto é bastante cobrado em prova.

3.2 - Princípios de Arquivologia

O estudo dos princípios de arquivologia é fundamental para o perfeito

entendimento da matéria, tendo em vista que os princípios de uma ciência

constituem-se nos fundamentos que possibilitam o desenvolvimento das

proposições relativas a esse objeto com uma maior coerência e segurança.

Nesse sentido, vale ressaltar que os princípios da arquivologia estabelece a

diferença entre a arquivística e as outras “ciências documentárias.

São princípios da teoria arquivística

Proveniência

Organicidade

Indivisibilidade

Unicidade

Cumulatividade

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O Princípio da Proveniência é o princípio que fundamenta as

atividades nos arquivos e diz que os arquivos originários de uma instituição

devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de

outras origens. Além disso, com base nesse princípio surge a chamada

pertinência territorial no qual diz que os arquivos devem permanecer

custodiados no seu território de acumulação. Esse princípio é chamado

de princípio do respeito aos fundos. Observe que como os arquivos

originários de uma instituição não se misturam a arquivos de outras origens, é

possível identificar o fundo a que pertence determinado documento de arquivo.

Esse princípio é o mais cobrado em prova.

Por falar em fundos, de acordo com o Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivísta, fundo é o conjunto de documentos de uma

mesma proveniência.

Por oportuno, vale registrar duas classificações relevantes para sua prova,

quais sejam, fundo aberto e fundo fechado:

a) Fundo Aberto - Fundo ao qual podem ser acrescentados novos

documentos em função do fato de a entidade produtora continuar

em atividade. O arquivo da UNIRIO é considerado um fundo aberto.

b) Fundo Fechado - Fundo que, não recebe acréscimos de

documentos, em função de a entidade produtora não se

encontrar mais em atividade. Geralmente ocorre quando uma

entidade produtora cessa suas atividades ou ocorre o falecimento de

uma pessoa física. Por exemplo, a extinção de uma entidade da

administração pública.

Por falar em cessação de atividades, vale mencionar que nos termos do

parágrafo 2º do art. 7º da Lei 8.159/1991, a cessação de atividades de

instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua

Enquanto Acervo Fundo é o conjunto de documentos de uma mesma

proveniência.

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documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência

à instituição sucessora.

O Princípio da Organicidade é o princípio segundo o qual os arquivos de uma

mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela

entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos

como testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras palavras, o

fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser preservado.

Os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade

produtora. É também chamado de princípio da ordem original.

O Princípio da Indivisibilidade é aquele que exige que os fundos

arquivísticos devem ser preservados sem destruição ou acréscimos indevidos ou

não autorizados.

O Princípio da Unicidade disciplina que os documentos de arquivo devem

conservar o seu caráter único, em função do seu contexto de produção,

independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte. Aquela futura Portaria de

designação da sua função na UNIRIO, por exemplo, possui natureza única em

função do contexto de determinada atividade oficial.

O Princípio da Cumulatividade refere-se ao fato de que os arquivos

constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e

atividades de um organismo.

Recolhimento de sua

documentação à instituição

arquivística pública; ou

transferência à instituição

sucessora

Cessação de atividades de

instituições públicas

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Gabarito: Certo

Comentário:

De fato, pelo princípio da territorialidade os arquivos devem permanecer

custodiados no seu território de acumulação.

Gabarito: Errado

Comentário:

Como vimos, o princípio da territorialidade anuncia que os arquivos

permaneçam custodiados no seu território de acumulação. Por outro lado, a

autenticidade visa garantir que os documentos sejam criados e

conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser

comprovados.

6. (CESPE/TELEBRAS/2015) Com relação aos princípios da arquivística,

julgue o item a seguir.

O princípio da territorialidade defende que os arquivos sejam mantidos,

guardados e conservados nos locais onde foram acumulados.

7. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue

o item que se segue.

Manter o documento autêntico é um dos objetivos do princípio da

territorialidade.

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Gabarito: Certo.

Comentário:

O Princípio da Organicidade anuncia que os arquivos de uma mesma

proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade

produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como

testemunho do funcionamento daquela entidade. Observe que conservar a

relação entre os documentos significa preservar o seu contexto de produção. A

organização constituída pela entidade produtora deve ser preservada, seguindo

o curso natural com que os documentos foram criados.

Gabarito: Certo.

Comentário:

O Princípio da Organicidade é o princípio segundo o qual os arquivos de

uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida

pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os

documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras

palavras, o fluxo natural com que os documentos foram produzidos deve ser

preservado. É também chamado de princípio da ordem original.

8. (CESPE/FUB/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue

o item que se segue.

A preservação do contexto de produção dos documentos de arquivo é

obtida por meio da aplicação do princípio da ordem original.

9. (CESPE/FUB/2015) Com relação a princípios e conceitos concernentes à arquivística, julgue o item a seguir.

A aplicação do princípio da ordem original garante a manutenção da

organicidade dos documentos de arquivo.

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Gabarito: Certo.

Comentário:

De pronto, cabe mencionar que fundo é o conjunto de documento de uma mesma proveniência (instituição). Nesse sentido, como o princípio da

proveniência anuncia que os arquivos originários de uma instituição não se misturam a arquivos de outras origens, por esse princípio é possível identificar

o fundo a que pertence determinado documento de arquivo.

Gabarito: Certo.

Comentário:

Perfeito. Como vimos, o princípio da proveniência é o princípio que

fundamenta as atividades nos arquivos e diz que os arquivos originários de uma

instituição devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de

outras origens.

10. (CESPE/TC-DF/2014) Julgue os itens a seguir, acerca dos conceitos

fundamentais de arquivologia.

O princípio da proveniência permite identificar o fundo a que pertence

determinado documento de arquivo.

11. (CESPE/TC-DF/2014) No que diz respeito aos conceitos e princípios

arquivísticos, julgue o item que se segue.

O princípio de respeito aos fundos ou o princípio da proveniência postula

que não devem ser misturados documentos produzidos por entidades diferentes.

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3.3 Órgãos de Documentação

Ao longo de muitos anos os conceitos de arquivo, biblioteca e museu

se confundiram. Ocorre que estas instituições tinham o mesmo objetivo:

guardar documentos. Elas funcionavam como grandes depósitos de

documentos, produzidos pelo homem. Entretanto, pouco a pouco, com a

evolução histórica, os fatores culturais e tecnológicos foram decisivos para

diferenciar os objetivos de cada tipo de acervo.

Nesse sentido, cabe-nos trazer a definição dos citados acervos.

Arquivo – É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria

textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e

preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que

poderão oferecer no futuro.

Biblioteca – É o conjunto de material, em sua maioria impresso, dispostos

ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

Museu – É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de

conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e

objetivos de valor cultural.

Pessoal, a ideia não é decorar essas definições. O mais importante é

saber os objetivos comuns dos acervos e, notadamente, suas diferenças,

ok? Isso que o examinador quer saber de você.

A partir das definições acima, constatamos que tanto o arquivo quanto a

biblioteca e o museu têm a função de guarda de documentos. Além disso,

objetivam dar acesso a esses documentos, bem como preservá-los.

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Portanto, são objetivos comuns dos arquivos, biblioteca e museus:

1 – Guarda de documentos;

2 – Preservação de documentos; e

3 – Dar acesso a documentos.

Por outro lado, no que tange às diferenças entre os acervos, verifica-se

que o arquivo tem finalidade administrativa (produzido por um órgão ao longo

de sua atividade). Já a biblioteca e o museu possuem finalidade essencialmente

cultural.

Não esqueça! O arquivo também pode ter caráter cultural. Mas a função

essencial do arquivo é funcional e administrativa, ok?

Como vimos, os documentos de um arquivo são produzidos ou

recebidos pela própria instituição na consecução de seus objetivos.

Portanto, os arquivos são acumulados. Os documentos de uma biblioteca

e de um museu são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta.

Além disso, biblioteca e museu são constituídos de coleções temáticas.

Vale registrar, também, que os documentos de arquivo são produzidos em

uma única via ou limitado número de cópia (princípio da unicidade), como,

por exemplo, sua Portaria de nomeação na UNIRIO. Os documentos das

bibliotecas são feitos em numerosos exemplares (dicionário da língua

portuguesa).

Segundo Marilena Leite Paes, o termo arquivo possui inúmeros

significados. Também pode ser usado para designar:

• conjunto de documentos;

• móvel para guardar documentos;

• local onde o acervo documental deverá ser conservado;

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• órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e

conservar a documentação.

Pois bem, não só de teoria um concursando profissional sobrevive, certo?

Então...

Gabarito: Errado

Comentário:

Verificamos que arquivo é a acumulação ordenada dos documentos,

em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua

atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à

utilidade que poderão oferecer no futuro. Biblioteca e museu é que são

constituídos de coleções temáticas.

Gabarito: Errado.

Comentário:

Os documentos de arquivo são acumulados naturalmente, como

consequência da realização das atividades da administração. Arquivo tem

finalidade administrativa (produzido por um órgão ao longo de sua atividade).

Por outro lado, a biblioteca e o museu possuem finalidade essencialmente

12. (CESPE/TC-DF/2014) No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item que se segue.

O arquivo é um órgão colecionador cujos conjuntos documentais estão reunidos segundo a sua origem e função.

13. (CESPE/DPF/2014) Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens.

Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais.

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cultural. O arquivo também pode ter caráter cultural. Mas a função essencial do

arquivo é funcional e administrativa.

Por oportuno, vale registrar que biblioteca e museu é que são constituídos

de coleções temáticas.

Gabarito: Errado.

Comentário:

Observe como esse assunto é bastante explorado. De fato, os

documentos de arquivo são acumulados naturalmente, como consequência

da realização das atividades da administração.

Gabarito: Errado.

Comentário:

Verificamos que os documentos de arquivo são acumulados

naturalmente, como consequência da realização das atividades da

administração. O acervo de uma biblioteca e de um museu é que são adquiridos

por meio de compra, doação ou permuta.

14. (CESPE/MDIC/2014) Com relação a conceitos fundamentais de

arquivologia, julgue os seguintes itens.

Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos,

mas uma acumulação natural de documentos.



Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por

meio de compra, doação ou permuta devem ser considerados como

arquivos.

Lincoln Barros




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Gabarito: Certo

Comentário:

Essa é uma das diferenças entre os acervos (arquivístico, bibliográfico e

museológico). O arquivo tem finalidade administrativa (produzido por um

órgão ao longo de sua atividade). Já a biblioteca e o museu possuem

finalidade essencialmente cultural.

Gabarito: B

Comentário:

Essa foi fácil. Os documentos de uma biblioteca são adquiridos por meio

de compra, doação ou permuta.

17. (FCC/TRT 3ª Região/ 2015). Ao contrário dos arquivos, as bibliotecas

(exceção feita às que dispõem do depósito legal) constituem seu acervo

a partir de

a) recolhimento.

b) compra, doação ou permuta.

c) transferência. d) processo sedimentar.

e) processo de acumulação.

16. CESPE/STF/2013) Acerca dos princípios e conceitos da arquivística,

julgue os itens que se seguem.

A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na

função administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou

privada, diferentemente da função cultural das bibliotecas.

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Gabarito: B

Comentário:

Os documentos de arquivo são acumulação no curso de sua atividade,

e preservados para a consecução de seus objetivos. Observe que são os

documentos de biblioteca e museu que são constituídos por coleções temáticas.

O arquivo também pode ter caráter cultural/histórica. É o caso dos

arquivos permanentes. Mas a função essencial do arquivo é funcional e

administrativa. Interesse exclusivo ao pesquisador e à produção de trabalhos

científicos ou acadêmicos é da biblioteca e do museu. Segundo o princípio da

organicidade, os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a

organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar

as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela

entidade. Por fim, em respeito ao princípio da unicidade, os documentos têm

caráter único (são únicos porque foram produzidos de forma diferente de todos

os demais). Assim, normalmente, são produzidos em uma única via. Entretanto,

há a possibilidade de serem produzidos em um número limitado de cópias.

18. (FCC/TRT RR Região/ 2015). Ao contrário dos documentos de biblioteca,

os documentos de arquivo

a) são adquiridos e colecionados em razão dos assuntos de que tratam e do

estilo em que são redigidos.

b) são resultado das atividades desenvolvidas por instituições e pessoas no

desempenho de suas funções.

c) contêm apenas informações de caráter histórico e trazem a assinatura de

personagens famosos.

d) interessam exclusivamente ao pesquisador e à produção de trabalhos

científicos ou acadêmicos.

e) apresentam-se em folhas avulsas manuscritas, datilografadas ou

digitadas, em exemplares únicos.

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Gabarito: D

Comentário:

De início, cabe esclarecer que centro de documentação é a instituição

ou serviço responsável pela centralização de documentos e

disseminação de informações. O caráter orgânico dos documentos de

arquivo está relacionado ao fato de os documentos serem produzidos por um

organismo ou órgão no decorrer de suas atividades. Portanto, nesta questão, o

que distingue o arquivo da biblioteca e do museu é que o arquivo é um centro

orgânico de documentos.

3.4 - CICLO VITAL ARQUIVÍSTICO

Os documentos que transitam pela instituição são classificados em fases

ou estágios (correntes, intermediários e permanentes). A Teoria das três

idades trata do ciclo de vida dos documentos arquivísticos. Cabe destacar que

a fase do documento está relacionada a sua frequência de uso, bem como, o

valor administrativo ou histórico presentes ou não nos documentos.

A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a

teoria das três idades, uma estratégia de organização documental, para

solucionar os problemas decorrentes do aumento vertiginoso dos documentos

produzidos pela administração. Tal medida levou a administração melhorar a

recuperação da informação necessária à tomada de decisão e otimizar o

uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos. Vale registrar

que essa medida visa à economia de recursos com a redução dos espaços

ocupados com arquivos em locais mais dispendiosos.

19. (ESAF/MF/2012). Indique o que distingue o arquivo do centro de

documentação, da biblioteca e do museu.

a) O objetivo cultural.

b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.

c) A coleção feita por compra ou doação.

d) O conjunto orgânico de documentos.

e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.

Lincoln Barros




25

A seguir, vamos apresentar as três fases dos arquivos, conforme consta

no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísta. Assunto bastante cobrado

em prova.

Arquivo corrente ou de primeira idade – Conjunto de documentos, em

tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas

frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua

administração. Portanto, o critério que define tal fase do documento é

relacionado à frequência de sua utilização ou consulta. Estes tipos de

documentos estão geralmente localizados próximos aos seus setores.

São conhecidos pela terminologia arquivística como arquivos ativos. Vale

ressaltar que tais documentos possuem valor administrativo para a

empresa, valor este chamado de primário.

Arquivo intermediário ou de segunda idade - Conjunto de

documentos originários de arquivos correntes, que aguarda destinação

(recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação). Eles poderão ser

consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já

cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração.

Pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados correntes,

intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso

por suas entidades produtoras e identificação de seus valores

administrativo ou histórico.

Diversas atividades são realizadas no âmbito da fase corrente dos arquivos,

dentre as quais, protocolo, arquivamento, consulta, expedição e

empréstimo de documentos. Veremos esses conceitos mais adiante

no curso.

Lincoln Barros




26

Eles não são mais necessários nos setores e, portanto, devem ser

transferidos para um arquivo geral. Apesar de serem transferidos para o

arquivo geral, eles ainda pertencem aos setores produtores. Em outras

palavras, o arquivo intermediário é aquele constituído de documentos que

deixaram de ser frequentemente consultados. Juntamente com o arquivo

corrente, o arquivo intermediário é possuidor de valor primário, ou seja,

administrativo. Esse valor administrativo é menor que na fase corrente.

Arquivo permanente ou de terceira idade - Conjunto de documentos

preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos

relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário

e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente. Diferentemente

dos arquivos correntes e intermediários, os arquivos permanentes não podem

ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor

histórico-cultural (secundário). Vale registrar que os arquivos

permanentes são abertos ao publico para pesquisa.

Resumindo....

O valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros fins que não

aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser:

Valor Podem ser

eliminados?

Corrente Primário (administrativo) Sim

Intermediário Primário (administrativo) Sim

Permanente Secundário( histórico) Não

Todos os documentos de arquivo nascem com uma finalidade

administrativa (valor primário), ou seja, os documentos não nascem

com valor histórico (valor secundário). O valor histórico é,

geralmente, adquirido após transcorrido um determinado período.

Lincoln Barros




27

a) Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da

instituição;

b) Informativo – quando contém informações essenciais sobre matérias com

que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa.

3.5 - Mudança de Fase

Conforme vimos acima, segundo a Teoria das Três Idades, os arquivos

são considerados em correntes, intermediários ou permanentes, de acordo

com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de

seus valores primários e secundários, certo?

Observe que tanto o arquivo corrente quanto o arquivo intermediário

podem ser eliminados. Além disso, eles podem mudar de fase. Isso mesmo, o

arquivo corrente pode passar para a fase do arquivo intermediário ou

diretamente para a fase do arquivo permanente, bem como o arquivo

intermediário pode passar para a fase do arquivo permanente.

O procedimento de passagem dos documentos da fase corrente para a

fase intermediária é denominado TRANSFERÊNCIA.

Por outro lado, o procedimento de passagem dos documentos da fase

corrente ou da fase intermediária para a fase permanente é denominado

RECOLHIMENTO. Acredite, isso cai muito em prova. Vou até caprichar no

desenho para você lembrar no dia do seu certame.

Lincoln Barros




28

PODE SER ELIMINADO PODE SER ELIMINADO

https://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwj-yJPR44vKAhVLHZAKHeVwACUQjRwIBw&url=http://pt.all-free-download.com/livre-icone/icones/sistema_lixeira_vazia_99776.html&psig=AFQjCNF8vfDAx93t2q4AYXocjaJ90UQCuA&ust=1451846419578396








































































Lincoln Barros




29

Gabarito: Certo

Comentário:

De fato, os documentos que se encontram no arquivo corrente e

intermediário possuem valor primário, ou seja, valor administrativo para a

instituição. Caso contrário, seriam eliminados ou recolhidos ao arquivo

permanente que, por sua vez, possui valor secundário ou histórico. Vale

ressaltar que o valor administrativo do documento na fase intermediária é

menor que na fase corrente.

Gabarito: Errado

Comentário:

De fato, o valor informativo está contido no valor secundário, assim como

o valor probatório. Até ai tudo bem. Entretanto, o valor informativo contém

informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de

estudo ou pesquisa.

20. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos,

julgue o item que se segue.

Os documentos, para serem considerados como correntes e intermediários,

devem possuir valor primário.

21. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos,

julgue o item que se segue.

O valor informativo está contido no valor secundário e se relaciona à

capacidade do documento de provar os atos de uma administração.

Lincoln Barros




30

Por outro lado, o valor probatório comprova a existência, o funcionamento

e as ações da instituição. Portanto, o enunciado inverteu os conceitos de valor

informativo e probatório, o que invalidou a questão.

Gabarito: Errado.

Comentário:

Recolhimento é o procedimento de passagem dos documentos da fase

corrente ou da fase intermediária para a fase permanente. Entrou no arquivo

permanente o procedimento é recolhimento, ok?

Gabarito: Errado.

Comentário:

Transferência é o procedimento de passagem dos documentos da fase

corrente para a fase intermediária. Na fase intermediária, os documentos

podem ser eliminados ou recolhidos à fase permanente. Após serem

RECOLHIDOS é que os documentos devem ser guardados em caráter

definitivo, pois na fase permanente os documentos não podem ser eliminados.

22. (CESPE/FUB/2015) Com relação a princípios e conceitos concernentes

à arquivística, julgue o item a seguir.

Recolhimento designa a formação progressiva, natural e orgânica do

arquivo.

23. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementação de programas de gestão

de documentos, julgue o item subsequente.

Os documentos, após serem transferidos, devem ser guardados em caráter

definitivo.

Lincoln Barros




31

Gabarito: Certo

Comentário:

O arquivo intermediário é aquele constituído de documentos que

deixaram de ser frequentemente consultados. Eles são consultados e utilizados

de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais

objetivos na idade corrente junto à administração. Portanto, é adequado manter

em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma organização

raramente consultados.

Gabarito: Errado.

Comentário:

Observe que um documento do arquivo corrente já nesta fase pode ser

eliminado ou recolhido diretamente ao arquivo permanente sem ser transferido

ao arquivo intermediário. Além disso, um arquivo após ser recolhido à fase

permanente não poderá ser eliminado. Nesse sentido, a questão erra ao

mencionar que os procedimentos de transferência, recolhimento e eliminação

de documentos são etapas sequenciais obrigatórias pelas quais devem passar

todos os documentos de um acervo.

24. (CESPE/FUB/2015) Com relação a protocolos, arquivos correntes e

intermediários, julgue o próximo item.

É adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de

uma organização raramente consultados, uma vez que os órgãos que os

produziram podem solicitá-los a fim de verificar possíveis irregularidades.

25. (CESPE/FUB/2015) No que se refere a transferência, recolhimento e

eliminação documental, julgue o item subsequente.

Em relação ao processo arquivístico, os procedimentos de transferência,

recolhimento e eliminação de documentos são etapas sequenciais

obrigatórias pelas quais devem passar todos os documentos de um acervo.

Lincoln Barros




32

Gabarito: Certo

Comentário:

A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a

teoria das três idades, uma estratégia de organização documental, para

solucionar os problemas decorrentes do aumento vertiginoso dos documentos

produzidos pela administração. Tal medida levou a administração a melhorar a

recuperação da informação necessária à tomada de decisão e otimizar o

uso dos espaços administrativos para a guarda de documentos. Vale registrar

que essa medida também visa à economia de recursos com a redução dos

espaços ocupados com arquivos em locais mais dispendiosos.

26. Acerca dos princípios e conceitos arquivísticos e da legislação específica,


A teoria das três idades é o principal conceito utilizado na tarefa de

diminuição dos volumes documentais, sendo essa tarefa um desafio nas

organizações.

Lincoln Barros




33

Gabarito: C

Comentário:

Item I – correto. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística,

tabela de temporalidade é o Instrumento de destinação, aprovado por

autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em

vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Portanto, a tabela de temporalidade visa exatamente definir o prazo de guarda

de documentos do arquivo corrente e intermediário. Veremos esse assunto na

próxima aula.

Item II – correto. Tanto os documentos do arquivo corrente quanto do arquivo

intermediário possuem valor primário, ou seja, valor administrativo. O

documentos do arquivo correntes podem ser eliminados, transferidos para o

arquivo corrente ou recolhido ao arquivo permanente. Os documentos do

27. (QUADRIX/CRF-RJ/2015) Sobre os conceitos básicos de arquivamento,

leia as afirmativas.

I. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso

na tabela de temporalidade da instituição.

II. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária.

III. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases

intermediária e permanente.

IV. Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase

intermediária.

V. Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária

para a fase permanente.

Está incorreto o que se afirma em:

a) somente quatro das afirmações.

b) somente três das afirmações.

c) nenhuma das afirmações.

d) somente duas das afirmações.

e) somente uma das afirmações.

Lincoln Barros




34

arquivo intermediário podem ser eliminados ou recolhidos ao arquivo

permanente. Diferentemente, os documentos do arquivo permanente não

podem ser eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor

histórico-cultural ( secundário).

Item III – correto. Pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados

correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso

por suas entidades produtoras e identificação de seus valores administrativo ou

histórico. Observe que já na fase corrente os documentos podem ser

eliminados, não sendo transferidos para a fase corrente ou recolhidos ao

arquivo permanente.

Item IV – correto. Transferência é o procedimento de passagem de

documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Item V – correto. Recolhimento é o procedimento de passagem de

documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

Gabarito: C

Comentário:

Conforme vimos, arquivo permanente são preservados em caráter

definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e

aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do

ciclo vital, são de guarda permanente.

28. (QUADRIX/CRN/2014) Ao organizar uma seção de documentos, um

funcionário se deparou com as plantas do prédio em que trabalha, a Ata de

criação da Diretoria Executiva e os livros de ponto já utilizados. Considerando

a teoria das três idades, este material deverá ser arquivado juntamente com

os documentos:

a) correntes.

b) intermediários.

c) permanentes

d) usuais.

e) de vida média.

Lincoln Barros




35

O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para

os quais os documentos foram criados, podendo ser:


instituição;



Portanto, os citados documentos, quais sejam, as plantas do prédio em

que trabalha, a Ata de criação da Diretoria Executiva e os livros de ponto já

utilizados deverão ser arquivados juntamente com os documentos do arquivo

permanente.

3. 6- Natureza dos documentos

Quanto à natureza dos documentos, os arquivos podem ser especiais ou

especializados.

Arquivos especiais – custodiam documentos de formas físicas distintas,

que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento,

registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos.

Exs.:slides(diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.;

Arquivos Especializados – custodiam documentos procedentes da experiência

do homem em um campo específico, não importando a forma física

apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como

“arquivos técnicos”. Exs.: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou

hospitalares etc.

3.7 - Tipos de Arquivamento

Como nos ensina Marilena Leite Paes, há dois tipos de arquivamento:

horizontal e vertical. A diferença entre os tipos de arquivamento está na posição

em que estão dispostos fichas e documentos e não a forma dos móveis. Fique

esperto!

No arquivamento horizontal, os documentos ou fichas são

colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou

Lincoln Barros




36

escaninhos. Esse tipo de arquivamento é amplamente utilizado para

plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes.

Entretanto, tendo em vista que para se consultar qualquer documento é

necessário retirar os que se encontram sobre ele, o tipo horizontal é

desaconselhável nos arquivos correntes, pois dificulta a localização da

informação.

Observe a foto acima e perceba que de fato os documentos são colocados

uns sobre os outros. Além disso, sugere a adequada utilização para

plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Os

mapas e plantas podem ser guardados abertos. Por outro lado, é

desaconselhável nos arquivos correntes, pois dificulta a localização da

informação.

Por sua vez, no tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns

atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de

manipular ou remover outros documentos.

Lincoln Barros




37

Gabarito: A

Comentários:

29. (QUADRIX/CRF-RJ/2015) Um acervo exige um arquivamento adequado

que viabilize a localização dos documentos. Quando o documento é

acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta ou caixa), o

arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical. Sobre o

arquivamento horizontal, leia as afirmativas.

I. É indicado para documentos de grandes dimensões, como mapas, plantas

e papéis de grandes dimensões.

II. Nesse arquivamento, os documentos são arquivados lado a lado.

III. É o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos correntes e

intermediários, onde o acondicionamento é feito em caixas ou pastas

suspensas.

Está correto o que se afirma em:

a) I, somente.

b) I e II, somente.

c) III, somente.

d) II e III, somente.

e) todas.

Lincoln Barros




38

I - correto, tendo em vista que o tipo horizontal é amplamente utilizado para

plantas, mapas e desenhos. É só memorizar a foto;

II - errado, pois no arquivamento horizontal os documentos ou fichas são

colocados uns sobre os outros e não lado a lado.

III - errado, o tipo horizontal é desaconselhável nos arquivos correntes, pois

dificulta a localização da informação.

Gabarito: E

Comentário:

Essa ficou fácil. Documentos que necessitam ser conservados por causa

de seu valor histórico, que servem de comprovação de como os fatos

evoluíram, disponíveis para consulta são documentos do arquivo permanente.

30. (QUADRIX/SERPRO/2014) O termo arquivo pode ser explicitado como a

coleção de documentos produzidos e recebidos por entidades públicas ou

privadas, ou ainda por indivíduos, no decorrer de suas atividades e

conservados por si ou por quem lhes faça a vez, para eventual necessidade

futura. O arquivo onde se encontram documentos cujo uso deixou de ser

freqüente, e que necessitam ser conservados por causa de seu valor

histórico, que servem de comprovação de como os fatos evoluíram,

disponíveis para consulta, é conhecido por:

a) arquivo setorial.

b) arquivo obsoleto.

c) arquivo corrente.

d) arquivo intermediário.

e) arquivo permanente.

Lincoln Barros




39

3.8 - Classificação do Arquivos

Dentre as classificações abordadas pela teoria aquivística, é importante

conhecermos a que classifica os arquivos segundo:

3.8.1 – as entidades mantenedoras;

3.8.2 – os estágios de sua evolução;

3.8.3 – a extensão de sua atuação; e

Respire. Levante um pouco e beba uma água... eu te espero, rsrs...

3.8.1 – Entidades mantenedoras

Aqui o que importa são as características das organizações. Assim, os

arquivos produzidos por essas organizações podem ser:

. Públicos (federal, estadual, municipal);

. Institucionais (igrejas, instituições educacionais, etc);

. Comerciais (companhias...);

. Familiares ou pessoas.

No que tange ao arquivo público, vale mencionar que de acordo com o

art. 7º da Lei 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos

públicos e privados:

“Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito

federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas

funções administrativas, legislativas e judiciárias.” Ademais, o parágrafo 1º do

do citado nromativo menciona:

“são também públicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas

encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas

atividades”. Grifei.

Exemplos de arquivos públicos:

• Arquivo Nacional (Federal).

Lincoln Barros




40

• Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros.

Vale trazer ainda a definição de arquivo público constante no art. 15

Decreto 4.073/2002:

“Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais,

estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções

administrativas, legislativas e judiciárias;

II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de

seu cargo ou função ou deles decorrente;

III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades

de economia mista;

IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal

pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo

Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de outubro

de 1991.”

........................................

Nessa toada, vamos trazer o conteúdo do art. 11 da Lei citada

anteriormente que também é importante para a sua prova:

“consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos

ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas

atividades”.

31. (CESPE/FUB/2015) Com relação à Política Nacional de Arquivos

Públicos e Privados, julgue o item subsecutivo.

Os documentos públicos incluem os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas

encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas

atividades.

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L9637.htm



Lincoln Barros




41

Gabarito: Certo

Comentário:

Observe que a questão explorou o conceito de arquivo público constante

na Lei 8.159/1991. Nos termos do parágrafo 1º do art. 7º da Lei 8.159/1991,

são também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por

instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da

gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Portanto,

questão correta.

Gabarito: Certo

Comentário:


no Decreto 4.073/2002. Nos termos do inciso II do art. 15 do Decreto

4.073/2002, são arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou

deles decorrente.

3.8.2 - Estágios de sua evolução

Essa classificação está relacionada às três idades dos arquivos, ou

seja, a frequência com que são utilizados, bem como o seu valor primário ou

secundário. Segundo a teoria das três idades os arquivos podem ser correntes,

intermediários e permanentes.

32. (CESPE/FUB/2015) A respeito das políticas públicas e da legislação aplicadas à arquivística, julgue o item subsequente.

São documentos públicos os produzidos e recebidos por agentes do poder

público no exercício de cargo público ou função pública, ou os decorrentes desse exercício.

Lincoln Barros




42

3.8.3 - Extensão de sua atuação

Nesta classificação, os arquivos podem ser:

Arquivos setorias – esse arquivo você frequentará bastante. São os arquivos

do seu setor de trabalho que você e seus colegas utilizarão no dia a dia. Ou

seja, são aqueles formados a partir do arquivo corrente junto ao setor de

trabalho. Observe que eles cumprem função de arquivo corrente. Esses

arquivos setoriais são descentralizados, pois cada setor tem o seu.

Arquivos gerais ou centrais – são aqueles que recebem documentos

correntes provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura de uma

instituição. Observe que seu objetivo é centralizar as atividades de arquivo

corrente.

Gabarito: Errado

Comentário:

A questão inverte os conceitos de arquivo setorial e arquivo geral. Os

arquivos gerais ou centrais são aqueles que recebem documentos correntes

provenientes de diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição.

Por outro lado, os arquivos setoriais são aqueles formados a partir do arquivo

corrente junto ao setor de trabalho, ou seja, eles cumprem função de

arquivo corrente.



Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de

uma organização e cumprem a função de arquivos correntes.

Lincoln Barros




43

Gabarito: Errado.

Comentário:

Os arquivos setoriais são aqueles formados a partir do arquivo corrente

junto ao setor de trabalho, portanto, eles cumprem função de arquivo

corrente.

Gabarito: Certo.

Comentário:

De fato, arquivos gerais ou centrais são aqueles que recebem

documentos correntes provenientes de diversos órgãos que integram a

estrutura de uma instituição. Observe que seu objetivo é centralizar as

atividades de arquivo corrente.

34. (CESPE/EBC/2011) Julgue os itens subsequentes, a respeito de sistema

de arquivos.

Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente e arquivo

histórico.

35. (CESPE/EBC/2011) Julgue os itens subsequentes, a respeito de sistema

de arquivos.

Os arquivos gerais, em um sistema de arquivo, recebem os documentos

correntes das diversas unidades de uma organização.

Lincoln Barros




44

4 - Tipologia Documental e Suporte Físico

Documento e Suporte

Uma folha de papel em branco ou aquele pen drive virgem que o seu

setor de trabalho adquiriu são considerados documentos? Obviamente que não.

Então o que seriam? É o que vamos aprender agora.

Para isso, iremos registrar o conceito de arquivo previsto no art. 2º Lei da

8.159/1991:

“Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos

de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de

caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades

específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos.”

Observe que a definição acima mencionou a palavra documentos e

suporte. Além disso, os documentos são produzidos e recebidos, em

decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o

suporte da informação.

Nos termos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005),

documento é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o

suporte ou formato.

Cabe ressaltar que informação são dados dotados de significado,

gravados em determinado suporte.

Por sua vez, suporte é o material (DVD, CD, papel sem inscrição, pen

drive, microfilme, entre outros) no qual são registradas as informações.

Qualquer meio utilizado para gravar ou registrar uma informação é considerado

um suporte. Olha o tal pen drive virgem ai que te perguntei. Portanto, um pen

drive virgem, um CD, um disquete e um papel sem inscrição, por exemplo, não

são documentos, mas apenas, suporte, pois não registram informação. Para se

tornarem documentos é preciso agregar informação ao suporte, ok?

Lincoln Barros




45

Só para a aula ficar bonita, observe as figuras que representam alguns

tipos de suporte. Sei que o disquete não é da sua época, rsrsrs

Esse último suporte aqui é o pergaminho muito utilizado no passado.

http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjCg-W_sKnKAhUMhpAKHeCCCGMQjRwIBw&url=http://www.infoescola.com/informatica/por-que-o-cd-convencional-tem-74-minutos/&psig=AFQjCNGAO4davdMZ15NhFVmtZy6uvwtxRQ&ust=1452863515425313

http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiIuJ3XsKnKAhWJQZAKHc-bA84QjRwIBw&url=http://www.americanas.com.br/produto/108480093/pen-drive-multilaser-twist-2-32gb&psig=AFQjCNFh8abUCjEw7G1VJGbB4o6hIS3TmA&ust=1452863560073127

http://www.macedoecunha.com.br/wp-content/plugins/akismet/folha-de-papel-em-branco

http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiX9dycsanKAhWBjpAKHfXQBF8QjRwIBw&url=http://www.lqes.iqm.unicamp.br/canal_cientifico/lqes_news/lqes_news_cit/lqes_news_2010/lqes_news_novidades_1420.html&psig=AFQjCNHjfqKwzf5O9l2zBhp1kAOGYPcZ1A&ust=1452863710696242

http://www.google.com.br/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjt4qrUsanKAhWHipAKHeHQDYUQjRwIBw&url=http://callydesign.blogspot.com/2015/01/imagens-de-pergaminhos-em-png.html&psig=AFQjCNEFcioZ4vyQR2YcELFfy-nELkQPcg&ust=1452863790860630


























Lincoln Barros




46

Resumindo...

Tipologia Documental

A tipologia textual destina-se a abordar a classificação estabelecida na

literatura arquivística acerca dos documentos. Os documentos de arquivo

possuem características diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classificá-

los de acordo com:

o gênero;

a espécie;

a forma

o formato

a natureza do assunto.

Lincoln Barros




47

-Gênero

O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de

acordo com os seus diversos suportes. Em outras palavras, a classificação

quanto ao gênero procura segregar os documentos de acordo com a forma

na qual a informação se manifesta. São eles:

• Textuais – documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Exemplo;

contratos, atas, relatórios.

• Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às

áreas de geografia, engenharia e arquitetura. Ou seja, representam uma área

maior de forma reduzida, Exemplos: mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas

(utilizadas na elaboração de mapas).

• Iconográficos – documentos com imagens estáticas. Exemplos: fotografias

(negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias),

cartazes, cartões-postais, estampas, diapositivos (slides).

• Audivisiais – são os que têm sua informações em forma de som e imagem em

movimento. Exemplo: programas televisivos.

• Filmográficos – documentos com imagens em movimento. Exemplos: filmes,

fitas videomagnéticas.

• Sonoros – documentos cujas informações estão armazenadas na forma de

áudio. Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas.

• Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem. Eles se representam

como microformas, tais como os microfilmes. Exemplos: rolos, microfichas,

jaquetas, cartões-janela.

• Informático – são os que necessitam do computador para que sejam lidos.

Essa leitura ocorre por meio de software contido em um hardware que no nosso

estudo chamamos de suporte. Exemplos: HD, CD etc.

Lincoln Barros




48

Gabarito: Certo

Comentário:

Essa fucou fácil. São gêneros documentos: textuais, cartográficos,

iconográficos, audivisuais, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos.

GÊNERO DOS DOCUMENTOS

TEXTUAIS

CARTOGRÁFICOS

ICONOGRÁFICOS

AUDIOVISUAIS

FILMOGRÁFICOS

SONOROS

MICROGRÁFICOS

INFOMÁTICOS/DIGITAIS

36. (CESPE/FUB/2015) Acerca dos instrumentos de gestão, avaliação e

classificação documental, julgue o item seguinte.

Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e informáticos são

exemplos de classificação de documentos quanto ao gênero.

Lincoln Barros




49

Vale registrar que a classificação quanto ao gênero procura segregar os

documentos de acordo com a forma na qual a informação se manifesta.

Gabarito: Errado.

Comentário:

Observe que mapas e plantas representam uma área maior de forma

rezuzida. Portanto, são exemplos de documentos cartográficos. Por sua vez,

documentos iconográficos são documentos com imagens estáticas. Exemplos:

fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos e gravuras.

Gabarito: C

Comentário:

38. (QUADRIX/CRN 3ª Região/2014) Os documentos de arquivo são

formados a partir das atividades desempenhadas pelo seu produtor; são

impressos em exemplar único ou em número reduzido, de acordo com o

quantitative dos destinatários da informação. Com base nessas informações

sobre documentos de arquivos, assinale a alternativa correta.

a) Só podem ser produzidos de forma textual.

b) Devem ser sempre gravados em meios magnéticos.

c) Podem ser apresentados de forma textual, audiovisual ou informático.

d) Devem ser sempre produzidos por meios audiovisuais.

e) Devem ser produzidos em formulários apropriados.

37. (CESPE/ANATEL/2014) No que se refere aos princípios, conceitos e

legislação arquivística, julgue os itens a seguir.

Os mapas e plantas encontrados nos arquivos da ANATEL pertencem ao

gênero documental iconográfico, sendo classificados e avaliados de forma

diferenciada e específica, conforme esse gênero documental.

Lincoln Barros




50

Observe que as opções “a”, “b”, “d” e “e” limitou o gênero documental.

Como vimos, há outros gêneros que os documentos podem ser produzidos.

Portanto, letra C correta, tendo em vista que deu possibilidade de alguns

gêneros.

Seguindo em nosso conteúdo, cabe ressaltar que o gênero se divide em

espécie documental; a espécie se divide em tipo documental.

- Espécie

A espécie documental está relacionada à natureza da informação que o

documento pretende alcançar. Por exemplo, qual a natureza de uma certidão?

Atestar uma situação fática passada ou presente, certo? Por outro lado, um

contrato visa criar direitos e obrigações entre as partes.

Quando se atribui a uma espécie documental uma função, tem-se o tipo

documental. Quando você passar nesse concurso você vai precisar de uma

certidão de quitação eleitoral. Já vimos que o documento certidão é uma

espécie documental, ok? Observe que a citada certição tem uma função, qual

seja, atestar a sua quitação eleitoral. Nesse caso, houve um detalhamento da

espécie, o que resultou em um tipo documental. Que viagem professor! É, eu

sei, rs...

Observe o exemplo:

ESPÉCIE TIPO DOCUMENTAL

CERTIDÃO CERTIDÃO DE TEMPO DE SERVIÇO

CONTRATO CONTRATO DE LOCAÇÃO

ESPÉCIE

DOCUMENTAL

TIPO

DOCUMENTAL FUNÇÃO

Lincoln Barros




51

Gabarito: Certo

Comentário:


documental. Por exemplo, um contrato é uma espécie documental, tendo em

vista que a espécie documental está relacionada à natureza da informação que

o documento pretende alcançar. Por outro lado, quando se atribui uma função a

essa espécie, por exemplo, contrato de locação, tem-se o tipo documental.

-Forma documental – está relacionada com o preparo do documento e a

maneira como ele é disponibilizado ao consulente. Exemplos: minuta ou

rascunho, original, cópia.

-Formato documental – está relacionado com as características “físicas”

de um suporte (material físico onde se registra a informação). Exemplos:

caderno, códice (livro de registro), livro.

Por oportuno, é importante mencionar que a espécie dos documentos está

ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às espécies,

além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão

dispostas).

De acordo com Heloísa Bellotto, são eles:



O tipo documental está relacionado à fusão da espécie documental com a

função do documento.

Lincoln Barros




52

• Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades

administrativas (de cumprimento obrigatório). Exemplos: leis, decretos,

medidas provisórias, regulamentos, portarias.

• Atos enunciativos– emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto.

Exemplos: pareceres, votos, relatórios.

• Atos de assentamento – formados por registros, firmando fatos ou

ocorrências. Exemplos: atas, autos de infração, termos.

• Atos comprobatórios – comprovam assentamentos, decisões, apontamentos.

Exemplos: certidões, atestados, traslados, cópias autenticadas.

• Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes).

São representados pelos documentos pactuais. Exemplos: convênios, contratos,

ajustes.

• Atos de correspondência – são criados com o propósito de os atos normativos

serem executados. Exemplos: editais, avisos, memorandos, telegramas,

notificações, ofícios, cartas.

- Natureza do assunto

Esta classificação é muito importante para a sua prova, tendo em vista a

repercursão da Lei 12.527/2011, denominada de Lei de Acesso à Informação.

- Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser

caracterizados como:

Ostensivos – Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação

não prejudica a instituição).

Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas.

Por essa razão, demandam cuidados especiais no trato.

Lincoln Barros




53

Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser:

Ultrassecreto, secreto e reservado (atenção! Não existe mais o

grau confidencial).

Prazos máximos de classificação (restrição) de acesso à informação:

• no grau ULTRASSECRETO – 25 anos;

• no grau SECRETO – 15 anos;

• no grau RESERVADO – 5 anos.

Nos termos do inciso IV do art. 47 do Decreto nº 7.724/2012 (que

regulamenta a Lei Federal nº 12.527/2011 Lei de Acesso à Informação Pública):

“Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações “prorrogar por

uma única vez, e por período determinado não superior a vinte e cinco anos, o

prazo de sigilo de informação classificada no grau ultrassecreto, enquanto

seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania

nacional, à integridade do território nacional ou grave risco às relações

internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o prazo total

da classificação.” Grifei.

Observe que somente no maior grau de sigilo – o “ultrassecreto” –, pode

ocorrer a prorrogação (uma vez, por igual período). Nos demais graus de sigilo

(secreto e reservado) não existe a possibilidade de prorrogação do prazo de

restrição do documento.

40. (CESPE/TC-DF/2014) A cerca da análise tipológica dos documentos de

arquivo, julgue o item subsecutivo.

Um relatório de atividades, uma ata de reunião de diretoria e um processo

de compra de material são exemplos de tipos documentais.

Lincoln Barros




54

Gabarito: Certo.

Comentário:

Quando se atribui a uma espécie documental uma função, tem-se o tipo documental. Sendo assim, nas espécies relatório, ata e processo foram

atribuídas funções, o que resultou em tipo documental: relatório de atividades, ata de reunião de diretoria e processo de compra de material.

Por oportuno, cabe mencionar que espécie documental está relacionada à natureza da informação que o documento pretende alcançar. Por exemplo,

qual a natureza de uma certidão? Atestar uma situação fática passada ou presente.

Gabarito: Errado.

Comentário:

Observe que categoria textual é um gênero documental. Cabe ressaltar que a classificação quanto ao gênero procura segregar os documentos de

acordo com a forma na qual a informação se manifesta. Por exemplo: textual.

Por outro lado, quando se atribui a uma espécie documental uma função, aí sim, tem-se o tipo documental, o que não é o caso tratado na questão.

Gabarito: Errado.

Comentário:


na Lei 8.159/1991. Nos termos do parágrafo 1º do art. 7º da Lei 8.159/1991,

41. (CESPE/CADE/2014) Julgue os próximos itens, relativos às tipologias

documentais e aos arquivos permanentes.

A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos

órgãos públicos brasileiros.

42. (CESPE/TC-DF/2014) Com relação à legislação arquivística, julgue o próximo item.

Os documentos acumulados pelas instituições públicas e pelas entidades

privadas encarregadas de serviços públicos não são considerados

documentos públicos, de acordo com a legislação em vigor.

Lincoln Barros




55

são também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por

instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da

gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Portanto,

questão correta.

43. (QUADRIX/SERPRO/2014) A gestão de documentos caracteriza-se pela

administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de

documentos mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à

racionalização e eficiência dos arquivos.

Diariamente milhares de documentos são produzidos e protocolados

veiculando informações de grande valor e, após a consecução dos

respectivos processos que lhes deram causa, permanecem arquivados e

estão disponíveis para recuperação das informações e preservação da

memória institucional.

A guarda de documentos é uma das funções em que a tecnologia da

informação vem atuando com eficiência, no sentido de resolver uma

questão crucial no mundo moderno: o espaço físico para armazenar,

organizar e gerenciar dados e informações.

Um documento pode ser classificado e arquivado levando-se em

consideração a natureza do assunto a cujo conteúdo se refere. Veja a seguir.

I. Ostensivo: sua divulgação não prejudica a administração, tais como a

escala de plantão de um posto de saúde e a relação dos professores que compõem o quadro docente de uma escola.

II. Sigiloso: sua divulgação deve ser restrita e requer medidas especiais de salvaguarda e custódia, tais como o alcance de um sistema de radares e a

identificação de recursos criptográficos.

Quando a natureza do assunto não deve ser do conhecimento imediato do

público em geral, o documento é classificado como:

a) ultrassecreto.

b) reservado.

c) secreto.

d) confidencial.

e) ostentoso.

Lincoln Barros




56

Gabarito: B

Comentário:

Como nos ensina Marilena Leite Paes, classificam-se como reservados os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral.

Recebem essa classificação, entre outros, partes de plano, programa e projetos e a suas respectivas ordens de execução, cartas, fotografias aéreas e negativos

que impliquem instalações importantes.

Gabarito: E

Comentário:

Conforme vimos, arquivo permanente são preservados em caráter

definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à origem e

aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do

ciclo vital, são de guarda permanente.

O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para


44. (QUADRIX/CREFONO 6ª Região/2013) Arquivar é a técnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o

plano de classificação, todos os documentos de um órgão ou entidade, utilizando métodos adequados de tal forma que fiquem protegidos e sejam

facilmente localizados e manuseados. Considerando o ciclo de vida documental, segundo o qual todo documento de arquivo passa por um ou

mais períodos caracterizados pela frequência e pelo tipo de utilização que dele é feita, quando um documento deve ser definitivamente preservado

devido ao seu valor histórico, probatório ou informativo, ele deve pertencer ao:

a) Arquivo Ativo.

b) Arquivo Corrente.

c) Arquivo Intermediário.

d) Arquivo Transitório.

e) Arquivo Permanente.

Lincoln Barros




57


instituição;



Gabarito: B

Comentário:

O procedimento de passagem de documento do arquivo corrente para o

arquivo intermediário denomina-se transferência.

Por outro lado, o procedimento de passagem de documentos, do arquivo

corrente ou intermediário, para o arquivo permanente denomina-se

recolhimento.

45. (FCC/MANAUSPREV/2015) A operação por meio da qual os documentos

ingressam nos chamados arquivos intermediários denomina-se

a) tramitação.

b) transferência.

c) encaminhamento.

d)autuação.

e) recolhimento.

Lincoln Barros




58

Gabarito: C

Comentário:

Nos termos do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, teoria

das três idades é a teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos


por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e

secundário. Observe que os documentos não necessariamente passarão pelas

três fases (corrente, intermediária e permanente), tendo em vista que na fase

corrente e intermediária eles podem ser eliminados. Por isso, a alternativa

correta “C” menciona que os documentos de arquivo podem passar por três

idades durante sua vida útil.

46. (FCC/TRT 3ª Região/2015) O Dicionário brasileiro de terminologia

arquivística associa a teoria das três idades ao ciclo vital dos

documentos porque

a) em cada uma das três idades previstas na teoria os documentos devem

passar, cada qual, por um ciclo de vida completo.

b) toda teoria necessita de um ciclo vital para que sua formulação seja

plenamente aceita.

c) essa teoria consagra que os documentos de arquivo podem passar por

três idades durante sua vida útil.

d) o ciclo vital não pode prescindir de uma teoria para poder ser

plenamente aceito.

e) o documento não seria de arquivo se a teoria não aceitasse seu ciclo

vital completo.

Lincoln Barros




59

Gabarito: Certo.

Comentário

De acordo com a Lei de Acesso à Informação, quanto ao grau de sigilo, os

documentos públicos podem ser:

Ultrassecreto, secreto e reservado (atenção! Não existe mais o grau

confidencial).

Prazos máximos de classificação (restrição) de acesso à informação:

• no grau ULTRASSECRETO – 25 anos;

• no grau SECRETO – 15 anos;

• no grau RESERVADO – 5 anos.

47. (CESPE/MPOG/2015) A respeito das políticas públicas de arquivo, julgue o

item a seguir.

A informação, quando classificada na categoria secreta, permanece por quinze

anos com restrição de acesso.

48. (CESPE/MPOG/2015) Com base na legislação federal em vigor, julgue o

item a seguir, relativo à política de acesso aos documentos de arquivo.

Informação sigilosa é aquela submetida temporariamente à restrição de

acesso público.

Lincoln Barros




60

Gabarito: Certo

Comentário:

De acordo com o inciso IV do art. 4º da Lei 12.527/2011, informação

sigilosa é aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em

razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado.

Gabarito: Errado.

Comentário:

Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser:

Ultrassecreto, secreto e reservado (atenção! Não existe mais o

grau confidencial).

Por sua vez, quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser

caracterizados como:

Ostensivos – Qualquer pessoa pode consultar o documento (a sua divulgação

não prejudica a instituição).

Sigilosos – Tais documentos são limitados a um número restrito de pessoas.

Por essa razão, demandam cuidados especiais no trato.



Com relação ao grau de sigilo, os documentos podem ser classificados como

ostensivos, reservados, secretos ou ultrassecretos.

Lincoln Barros




61

Gabarito: C.

Comentário:

Item I – certo. De fato, esse gênero, qual seja, documentos textuais são

documentos manuscritos, datilografados ou impressos.

Item II – errado. Documentos iconográficos são documentos com imagens

estáticas e não imagens em movimento. Exemplos: fotografias (negativos,

ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes,

cartões-postais, estampas, diapositivos (slides).

50. (FGV/Câmara Mun. Caruaru/2015) Sobre a caracterização dos

documentos de arquivo, analise as afirmativas a seguir.

I. Documentos textuais são os documentos manuscritos, datilografados ou

impressos.

II. Documentos iconográficos são os documentos em películas

cinematográficas e fitas magnéticas de imagem conjugadas ou não a trilhas

sonoras, contendo imagens em movimento.

III. Documentos cartográficos são os documentos em formatos e dimensões

variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de

engenharia.

Assinale:

a) se somente a afirmativa I estiver correta.

b) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas.

c) se somente as afirmativas I e III estiverem corretas.

d) se somente as afirmativas II e III estiverem corretas.

e) se todas as afirmativas estiverem corretas.

Lincoln Barros




62

Item III – certo. Documentos cartográficos são documentos em formatos e

dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura.

Exemplos: mapas, plantas, perfis e fotografias aéreas (utilizadasnaelaboração

de mapas).

Gabarito: C

Comentário:

O Princípio da Organicidade é o princípio segundo o qual os arquivos

de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela

entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos

como testemunho do funcionamento daquela entidade. Em outras palavras, o

fluxo natural com que os documentos foram produzidos devem ser

preservados. Os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da

entidade produtora. É também chamado de princípio da ordem original.

51. (FGV/TJ-GO/2014) Todos os princípios arquivísticos devem estar na raiz

da organização e do funcionamento dos arquivos. Analise os seguintes

princípios:

I – a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e

atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e

externas;

II – o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Referem-se, respectivamente, aos princípios:

a) unicidade e organicidade;

b) cumulatividade e organicidade;

c) organicidade e cumulatividade;

d) organicidade e unicidade;

e) integridade e organicidade.

Lincoln Barros




63

O Princípio da Cumulatividade refere-se ao fato de que os arquivos

constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e

atividades de um organismo.

Pessoal, em termos de teoria ficaremos por aqui, mas precisamos praticar

questões da CESGRANRIO, banca do seu certame, ok?

Gabarito: B

Comentário

Arquivo permanente é o conjunto de documentos preservados em

caráter definitivo em função de seu valor. Os documentos relacionados à

origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira

fase do ciclo vital, são de guarda permanente. Diferentemente dos arquivos

correntes e intermediários, os arquivos permanentes não podem ser

eliminados. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-

cultural (secundário).

52. (CESGRANRIO/CEFET-RJ/2014) Nos arquivos das instituições públicas e

privadas, uma das fases de arquivamento é constituída por documentos que

perderam todo o valor administrativo e são conservados pelo seu valor

histórico.

Essa fase é conhecida como arquivo de

a) segurança

b) terceira idade

c) métodos padronizados

d) acumulação ordenada

e) recolhimentos sistemático

Lincoln Barros




64

Gabarito: E

Comentário

Observe que o prazo de validade juridico-administrativo encerrou,

entretanto, os documentos ainda podem ser utilizado pelos órgãos

"produtores", ou seja, ainda é do interesse da administração mantê-lo, o que

caracteriza os arquivos intermediário (segunda idade). Eles poderão ser



53. (CESGRANRIO/IBGE/2013) Um arquivista trabalha em uma empresa

que concentra os papéis de vários órgãos, sem, no entanto, misturá-los.

Apesar de esses papéis já terem ultrapassado seu prazo de validade

jurídico-administrativa, ainda podem ser utilizados pelos órgãos produtores.

Essa utilização ainda é possível porque os arquivos são de

a) primeira fase

b) nível mínimo

c) valor secundário

d) custódia definitiva

e) segunda idade

Lincoln Barros




65

Gabarito: A

Comentário

Após a 2ª Guerra Mundial a produção documental aumentou

vertiginosamente. Ainda nos dias atuais, com os avanços da tecnologia, a

complexidade dos sistemas burocráticos, o aumento das necessidades

administrativas, jurídicas e científicas há um crescimento assustador da

documentação gerada. Obviamente, o armazenamento de toda essa

documentação torna-se IMPOSSÍVEL. Nesse sentido, a avaliação documental

para a correta destinação, qual seja, eliminação ou recolhimento ao arquivo

permanente torna-se essencial.

54. (CESGRANRIO/IBGE/2014) Com os avanços das tecnologias e com o

aumento das necessidades administrativas, científicas e jurídicas, vai haver

um grande crescimento da documentação gerada.

Como consequência, o armazenamento cumulativo e integral dessa

documentação nos arquivos torna-se

a) impossível

b) vital

c) compulsório

d) normal

e) legal

Lincoln Barros




66

Gabarito: D

Comentário

Como vimos, o princípio da indivisibilidade é aquele que exige que os

fundos arquivísticos devem ser preservados sem destruição ou acréscimos

indevidos ou não autorizados.

55. (CESGRANRIO/IBGE/2014) Alguns princípios regem a organização dos

arquivos e estão na base da teoria arquivística. São a principal diferença

entre a Arquivística e outras ciências da documentação, tais como Princípio

da Proveniência, Princípio da Organicidade e Princípio da Unicidade.

Derivado do Princípio da Proveniência, em que os fundos de arquivo devem

ser preservados sem alienação, mutilação, dispersão, destruição não

autorizada ou adição indevida, encontra-se o Princípio da

a) Cumulatividade

b) Reversibilidade

c) Santidade

d) Indivisibilidade

e) Pertinência

Lincoln Barros




67

Gabarito: A

Comentário

Arquivo corrente é o conjunto de documentos, em tramitação ou não,

que, pelo seu valor administrativo (primário), é objeto de consultas

frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua

administração. Estes tipos de documentos estão geralmente localizados

próximos aos seus setores. Vale ressaltar que tais documentos possuem

valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário.

56. (CESGRANRIO/LIQUIGÁS/2013) Os documentos de uma instituição que

são arquivados podem ser classificados de acordo com o seu ciclo de vida.

O arquivo de uma instituição classificado como corrente é aquele que tem o

conjunto de documentos

a) indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma

administração que, por serem utilizados frequentemente, devem permanecer

o mais perto possível do seu usuário.

b) necessários à manutenção das atividades rotineiras uma vez que deixaram

de ter valor previsível.

c) descartáveis, sendo classificados por unidade administrativa e, como regra

geral, para seu acondicionamento, devem ser utilizadas pastas suspensas em

arquivos de aço de quatro gavetas ou variação destes móveis.

d) desnecessários para seus produtores, por questões administrativas, legais

e financeiras, mas, por apresentarem uma frequência alta de consulta, são

conservados em depósitos centralizados.

e) desnecessários à manutenção das atividades cotidianas, mas que devem

ser conservados disponíveis o mais perto possível do usuário por questões

administrativas, legais e financeiras.

Lincoln Barros




68

Gabarito: D

Comentário

Essa ficou fácil. Pela Teoria das Três Idades os arquivos são considerados


por suas entidades produtoras e identificação de seus valores administrativo ou

histórico.

57. (CESGRANRIO/BR Distribuidora/2013) Em toda instituição, seja pública

ou privada, para que os arquivos possam desempenhar suas funções, é

necessário que os documentos estejam organizados e obedecendo às três

idades dos arquivos, que são:

a) clássica, antiga e moderna

b) infantil, juvenil e adulta

c) funcional, orgânica e histórica

d) corrente, intermediária e permanente

e) ativa, inativa e morta

58. (CESGRANRIO/BR Distribuidora/2013) Para cada fase do arquivo,

existem formas de tratamento, organização e conservação específicas.

Nesse sentido, conforme a abrangência de atuação, os arquivos que ficam

junto aos órgãos operacionais são conhecidos como

a) gerais

b) setoriais

c) centrais

d) inativos

e) processuais

Lincoln Barros




69

Gabarito: B

Comentário

Como vimos, arquivos setoriais são aqueles formados a partir do arquivo

corrente junto ao setor de trabalho. Observe que eles cumprem função de

arquivo corrente. Esses arquivos setoriais são descentralizados, pois cada

setor tem o seu.

Gabarito: D

Comentário

O procedimento de passagem dos documentos da fase corrente para a

fase intermediária é denominado TRANSFERÊNCIA.

59. (CESGRANRIO/BNDES/2011) Em um arquivo, é chegado o momento de

realizar a passagem dos documentos do Arquivo Corrente ao Arquivo

Intermediário.

Essa passagem denomina-se

a) Recolhimento

b) perempção administrativa

c) empréstimo

d) transferência

e) prescrição

Lincoln Barros




70

Gabarito: E

Comentário


documental. No caso da questão, o relatório é a espécie, quando se atribui

uma função a essa espécie tem-se o tipo documental que, no caso, é o relatório

de atividades contábeis.

A espécie documental está relacionada à natureza da informação que o

documento pretende alcançar. Por exemplo, qual a natureza de uma certidão?

Atestar uma situação fática passada ou presente. Outro exemplo seria um

contrato.

O gênero dos documentos - está ligado à maneira de representá-los,

de acordo com os seus diversos suportes ( textuais, iconográfico, etc).

Forma documental – está relacionada com o preparo do documento e a

maneira como ele é disponibilizado ao consulente. Exemplos: minuta ou

rascunho, original, cópia.

60. (CESGRANRIO/BNDES/2011) Um técnico de Arquivos passou em

concurso para trabalhar em um Banco Privado. Ao iniciar o serviço,

percebeu uma demanda considerável de relatórios de atividades contábeis,

constando a movimentação diária das transações realizadas no setor de

tesouraria.

Esses relatórios de atividades contábeis caracterizam-se como

a) formas documentais

b) gêneros documentais

c) suportes documentais

d) formatos documentais

e) tipos documentais

Lincoln Barros




71

Formato documental – está relacionado com as características “físicas”

de um suporte (material físico onde se registra a informação). Exemplos:

caderno, códice (livro de registro), livro.

Suporte é o material (DVD, CD, papel sem inscrição, pen drive,

microfilme, entre outros) no qual são registradas as informações.

5 - RESUMO DA AULA

1 – Verificamos o conceito de arquivologia e arquivo. O documentos são

produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa

ou família, no desempenho de suas atividades.

2 - A função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações

contidas do acervo documental sob sua guarda. É a guarda e a conservação dos

documentos.

3 - Principal finalidade dos arquivos é servir à administração.

4 - Os arquivos são acumulados naturalmente como consequência da

realização das atividades da administração. Além disso, os arquivos servem

como prova das atividades realizadas.

5 - São princípios da teoria arquivística:

Proveniência

Organicidade

Indivisibilidade

Unicidade

Cumulatividade

6 – Verificamos os objetivos comuns e as diferenças entre arquivo, biblioteca e

museu.

São objetivos comuns dos arquivos, biblioteca e museus:

– Guarda de documentos;

– Preservação de documentos; e

– Dar acesso a documentos.

Lincoln Barros




72

Em relação às diferenças entre os acervos, verifica-se que o arquivo

tem finalidade administrativa (produzido por um órgão ao longo de sua

atividade). Já a biblioteca e o museu possuem finalidade essencialmente

cultural.

Como vimos, os documentos de um arquivo são produzidos ou

recebidos pela própria instituição na consecução de seus objetivos. Os

documentos de uma biblioteca e um museu são adquiridos por meio de

compra, doação ou permuta. Além disso, estes (biblioteca e museu) são

constituídos de coleções temáticas.

Outro aspecto importante é que os documentos de arquivo são

produzidos em uma única via ou limitado número de cópia (princípio da

unicidade), como, por exemplo. Os documentos das bibliotecas são feitos

em numerosos exemplares.

7 – De acordo com a Teoria das Três Idades, os documentos podem ser

identificados como correntes, intermediários e permanentes.

8 - A estratégia de organização documental pautada na Teoria das Três Idades

levou a administração a melhorar a recuperação da informação necessária

à tomada de decisão e otimizar o uso dos espaços, bem como reduzir

custos inerentes ao arquivamento.

9 - Arquivo corrente ou de primeira idade é objeto de consultas

freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua

administração. Estes tipos de documentos estão geralmente localizados

próximos aos seus setores. Possui valor administrativo ( primário).

10 - Arquivo intermediários ou de segunda idade poderão ser



Eles não são mais necessários nos setores e, portanto, devem ser tranferidos

para um arquivo geral. Possui valor administrativo ( primário).

11 - Arquivo permanete ou de terceira idade não podem ser eliminados

jamais. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (

secundário). Diferentemente, dos arquivos correntes e intermediários, os

arquivos permanetes são abertos ao publico para pesquisa. Possui valor

histórico ( secundário).

12 – TRANSFERÊNCIA – É o procedimento de passagem dos documentos da

fase corrente para a fase intermediária. Por outro lado, o procedimento de

Lincoln Barros




73

passagem dos documentos da fase corrente ou da fase intermediária para a

fase permanente é denominado RECOLHIMENTO.

13 - O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para



instituição;



14 - Quanto à natureza dos documentos, verificamos que os arquivos podem

ser especiais ou especializados.

Arquivos especiais – custodiam documentos de formas físicas distintas,

que merecem tratamento especial no seu armazenamento, acondicionamento,

registro, controle, conservação, entre outros procedimentos técnicos.

Arquivos Especializados – custodiam documentos procedentes da experiência

do homem em um campo específico, não importando a forma física

apresentada por eles.

15 – Verificamos, também, que há dois tipos de arquivamento: horizontal e

vertical.

No arquivamento horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns

sobre os outros. O tipo horizontal é desaconselhável nos arquivos correntes,

pois dificulta a localização da informação.

Por sua vez, no tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns

atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de

manipular ou remover outros documentos.

16 – Abordamos as classificações abordadas pela teoria aquivística, quais

sejam,:

– Quanto às entidades mantenedoras;

– Quanto aos estágios de sua evolução;

– Quanto à extensão de sua atuação; e

- Quanto à natureza dos documentos.

Lincoln Barros




74

17 – Por fim, abordamos a tipologia documental e suportes. Verificamos que

documento é a unidade de registro de informações, qualquer que seja o

suporte ou formato (informação + suporte). Por sua vez, suporte é o material

(DVD, CD, papel sem inscrição, pen drive, microfilme, entre outros) no qual são

registradas as informações.

Verificamos que os documentos de arquivo possuem características

diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos classificá-los de acordo com:

o gênero;

a espécie;

a forma

o formato

a natureza do assunto.

Atenção especial quanto ao gênero, à natureza do assunto e,

principalmente, ao tipo documental. Esse último cai muito em prova.

É isso pessoal! Lebrando que as dúvidas podem ser sanadas no fórum.

Espero vocês na aula 1.

Bons estudos! Abraço!

6 - QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA

1. (CESPE/DPF/2014) Um conjunto de documentos em suporte papel

produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento

de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um

arquivo.

2. (CESPE/TELEBRÁS/2015) Com relação aos princípios da arquivística, julgue o

item a seguir.

Independentemente do suporte ou do gênero, o arquivo da TELEBRAS é

formado por documentos produzidos e recebidos, resultantes do

desenvolvimento de atividades dessa empresa.

3. (QUADRIX/CRO/2015) Segundo alguns autores, Arquivo é procedente de

archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de

guarda de documentos e outros títulos. Atualmente Arquivo pode ser

conceituado como "conjunto de documentos oficialmente produzidos e

recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas

atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos

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futuros". A partir dessa conceituação, assinale a alternativa correta para a

função básica do arquivo.

a) Tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua

guarda.

b) Ser um instrumento de guarda e controle dos números de registro do acervo

histórico e acadêmico.

c) Preservar a herança cultural dos países, representada principalmente pelas

produções científicas.

d) Promover a competência, o desenvolvimento de recursos e a infraestrutura

de informação em ciência e tecnologia para a produção, socialização e

integração do conhecimento científico-tecnológico.

e) Gerar e disponibilizar toda a informação tecnológica e acadêmica existente

no país.

4. (ESAF/DNIT/2013) O arquivo é uma fonte de informação importante e

estratégica dentro de uma organização pública. Assinale a opção que identifica

uma das características do arquivo.

a) É colecionado por razões culturais.

b) É constituído, prioritariamente, por documentos acumulados pela atividade-

meio.

c) É colecionado para registrar a memória da organização.

d) É constituído por documentos semelhantes aos de biblioteca.

e) É acumulado naturalmente no desenvolvimento das atividades de uma

organização.

5. (ESAF/MF/2012) A principal finalidade dos arquivos é

a) conservação de documentos para a história.

b) servir à administração.

c) manter os documentos de valor secundário.

d) organizar conjuntos de peças e objetos de valor para a memória.

e) preservar os documentos de valor patrimonial.

6. (CESPE/TELEBRAS/2015) Com relação aos princípios da arquivística, julgue o

item a seguir.

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O princípio da territorialidade defende que os arquivos sejam mantidos,

guardados e conservados nos locais onde foram acumulados.

7. (CESPE/MPOG/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o

item que se segue.

Manter o documento autêntico é um dos objetivos do princípio da

territorialidade.

8. (CESPE/FUB/2015) Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o

item que se segue.

A preservação do contexto de produção dos documentos de arquivo é obtida

por meio da aplicação do princípio da ordem original.

9. (CESPE/FUB/2015) Com relação a princípios e conceitos concernentes à

arquivística, julgue o item a seguir.

A aplicação do princípio da ordem original garante a manutenção da

organicidade dos documentos de arquivo.



O princípio da proveniência permite identificar o fundo a que pertence

determinado documento de arquivo.

11. (CESPE/TC-DF/2014) No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item que se segue.

O princípio de respeito aos fundos ou o princípio da proveniência postula que não devem ser misturados documentos produzidos por entidades diferentes.

12. (CESPE/TC-DF/2014) No que diz respeito aos conceitos e princípios

arquivísticos, julgue o item que se segue.

O arquivo é um órgão colecionador cujos conjuntos documentais estão reunidos

segundo a sua origem e função.

13. (CESPE/DPF/2014) Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens.

Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais.

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14. (CESPE/MDIC/2014) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia,

julgue os seguintes itens.

Diferentemente da biblioteca, o arquivo não é uma coleção de documentos, mas

uma acumulação natural de documentos.



Os documentos de interesse da instituição que tenham sido adquiridos por meio

de compra, doação ou permuta devem ser considerados como arquivos.

16. CESPE/STF/2013) Acerca dos princípios e conceitos da arquivística, julgue

os itens que se seguem.

A diferença entre os arquivos e as bibliotecas pode ser reconhecida na função

administrativa que os arquivos têm para uma organização pública ou privada,

diferentemente da função cultural das bibliotecas.

17. (FCC/TRT 3 Região/ 2015). Ao contrário dos arquivos, as bibliotecas

(exceção feita às que dispõem do depósito legal) constituem seu acervo a partir

de

a) recolhimento.

b) compra, doação ou permuta. c) transferência.

d) processo sedimentar. e) processo de acumulação.

18. (FCC/TRT RR Região/ 2015). Ao contrário dos documentos de biblioteca, os

documentos de arquivo

a) são adquiridos e colecionados em razão dos assuntos de que tratam e do

estilo em que são redigidos.

b) são resultado das atividades desenvolvidas por instituições e pessoas no

desempenho de suas funções.

c) contêm apenas informações de caráter histórico e trazem a assinatura de

personagens famosos.

d) interessam exclusivamente ao pesquisador e à produção de trabalhos

científicos ou acadêmicos.

e) apresentam-se em folhas avulsas manuscritas, datilografadas ou digitadas,

em exemplares únicos.

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19. (ESAF/MF/2012). Indique o que distingue o arquivo do centro de

documentação, da biblioteca e do museu.

a) O objetivo cultural.

b) O fato de seus documentos serem produzidos em papel.

c) A coleção feita por compra ou doação.

d) O conjunto orgânico de documentos.

e) A questão dos seus objetos serem produzidos pela natureza.


item que se segue.

Os documentos, para serem considerados como correntes e intermediários,

devem possuir valor primário.


item que se segue.

O valor informativo está contido no valor secundário e se relaciona à

capacidade do documento de provar os atos de uma administração.

22. (CESPE/FUB/2015) Com relação a princípios e conceitos concernentes à

arquivística, julgue o item a seguir.

Recolhimento designa a formação progressiva, natural e orgânica do arquivo.

23. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementação de programas de gestão de

documentos, julgue o item subsequente.

Os documentos, após serem transferidos, devem ser guardados em caráter

definitivo.

24. (CESPE/FUB/2015) Com relação a protocolos, arquivos correntes e

intermediários, julgue o próximo item.

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É adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de

uma organização raramente consultados, uma vez que os órgãos que os

produziram podem solicitá-los a fim de verificar possíveis irregularidades.

25. (CESPE/FUB/2015) No que se refere a transferência, recolhimento e

eliminação documental, julgue o item subsequente.

Em relação ao processo arquivístico, os procedimentos de transferência,

recolhimento e eliminação de documentos são etapas sequenciais obrigatórias

pelas quais devem passar todos os documentos de um acervo.

26. Acerca dos princípios e conceitos arquivísticos e da legislação específica,


A teoria das três idades é o principal conceito utilizado na tarefa de diminuição

dos volumes documentais, sendo essa tarefa um desafio nas organizações.

27. (QUADRIX/CRF-RJ/2015) Sobre os conceitos básicos de arquivamento, leia

as afirmativas.

I. O prazo de guarda varia de documento para documento e estará expresso na

tabela de temporalidade da instituição.

II. Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediária.

III. Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases

intermediária e permanente.

IV. Transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase

intermediária.

V. Recolhimento é o envio de documentos da fase corrente ou intermediária

para a fase permanente.

Está incorreto o que se afirma em:

a) somente quatro das afirmações.

b) somente três das afirmações.

c) nenhuma das afirmações.

d) somente duas das afirmações.

e) somente uma das afirmações.

28. (QUADRIX/CRN/2014) Ao organizar uma seção de documentos, um

funcionário se deparou com as plantas do prédio em que trabalha, a Ata de

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criação da Diretoria Executiva e os livros de ponto já utilizados. Considerando a

teoria das três idades, este material deverá ser arquivado juntamente com os

documentos:

a) correntes.

b) intermediários.

c) permanentes

d) usuais.

e) de vida média.

29. (QUADRIX/CRF-RJ/2015) Um acervo exige um arquivamento adequado que

viabilize a localização dos documentos. Quando o documento é

acondicionamento em seu local de guarda (pasta, gaveta ou caixa), o

arquivamento pode ser feito de forma horizontal ou vertical. Sobre o

arquivamento horizontal, leia as afirmativas.

I. É indicado para documentos de grandes dimensões, como mapas, plantas e

papéis de grandes dimensões.

II. Nesse arquivamento, os documentos são arquivados lado a lado.

III. É o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos correntes e

intermediários, onde o acondicionamento é feito em caixas ou pastas

suspensas.

Está correto o que se afirma em:

a) I, somente.

b) I e II, somente.

c) III, somente.

d) II e III, somente.

e) todas.

30. (QUADRIX/SERPRO/2014) O termo arquivo pode ser explicitado como a

coleção de documentos produzidos e recebidos por entidades públicas ou

privadas, ou ainda por indivíduos, no decorrer de suas atividades e conservados

por si ou por quem lhes faça a vez, para eventual necessidade futura. O arquivo

onde se encontram documentos cujo uso deixou de ser freqüente, e que

necessitam ser conservados por causa de seu valor histórico, que servem de

comprovação de como os fatos evoluíram, disponíveis para consulta, é

conhecido por:

a) arquivo setorial.

b) arquivo obsoleto.

c) arquivo corrente.

d) arquivo intermediário.

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e) arquivo permanente.

31. (CESPE/FUB/2015) Com relação à Política Nacional de Arquivos Públicos e

Privados, julgue o item subsecutivo.

Os documentos públicos incluem os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas

encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

32. (CESPE/FUB/2015) A respeito das políticas públicas e da legislação

aplicadas à arquivística, julgue o item subsequente.

São documentos públicos os produzidos e recebidos por agentes do poder

público no exercício de cargo público ou função pública, ou os decorrentes desse exercício.



Os arquivos gerais são localizados nas unidades político-administrativas de uma

organização e cumprem a função de arquivos correntes

34. (CESPE/EBC/2011) Julgue os itens subsequentes, a respeito de sistema de

arquivos.

Os arquivos setoriais cumprem funções de arquivo permanente e arquivo

histórico.

35. (CESPE/EBC/2011) Julgue os itens subsequentes, a respeito de sistema de

arquivos.

Os arquivos gerais, em um sistema de arquivo, recebem os documentos

correntes das diversas unidades de uma organização.

36. (CESPE/FUB/2015) Acerca dos instrumentos de gestão, avaliação e

classificação documental, julgue o item seguinte.

Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e informáticos são exemplos

de classificação de documentos quanto ao gênero.

37. (CESPE/ANATEL/2014) No que se refere aos princípios, conceitos e

legislação arquivística, julgue os itens a seguir.

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Os mapas e plantas encontrados nos arquivos da ANATEL pertencem ao gênero

documental iconográfico, sendo classificados e avaliados de forma diferenciada

e específica, conforme esse gênero documental.

38. (QUADRIX/CRN 3ª Região/2014) Os documentos de arquivo são formados a

partir das atividades desempenhadas pelo seu produtor; são impressos em

exemplar único ou em número reduzido, de acordo com o quantitative dos

destinatários da informação. Com base nessas informações sobre documentos

de arquivos, assinale a alternativa correta.

a) Só podem ser produzidos de forma textual.

b) Devem ser sempre gravados em meios magnéticos.

c) Podem ser apresentados de forma textual, audiovisual ou informático.

d) Devem ser sempre produzidos por meios audiovisuais.

e) Devem ser produzidos em formulários apropriados.



O tipo documental está relacionado à fusão da espécie documental com a

função do documento.

40. (CESPE/TC-DF/2014) A cerca da análise tipológica dos documentos de

arquivo, julgue o item subsecutivo.

Um relatório de atividades, uma ata de reunião de diretoria e um processo de

compra de material são exemplos de tipos documentais.

41. (CESPE/CADE/2014) Julgue os próximos itens, relativos às tipologias

documentais e aos arquivos permanentes.

A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos órgãos

públicos brasileiros.

42. (CESPE/TC-DF/2014) Com relação à legislação arquivística, julgue o

próximo item.

Os documentos acumulados pelas instituições públicas e pelas entidades

privadas encarregadas de serviços públicos não são considerados documentos

públicos, de acordo com a legislação em vigor.

43. (QUADRIX/SERPRO/2014) A gestão de documentos caracteriza-se pela

administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de

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83

documentos mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização

e eficiência dos arquivos.

Diariamente milhares de documentos são produzidos e protocolados veiculando

informações de grande valor e, após a consecução dos respectivos processos

que lhes deram causa, permanecem arquivados e estão disponíveis para

recuperação das informações e preservação da memória institucional.

A guarda de documentos é uma das funções em que a tecnologia da informação

vem atuando com eficiência, no sentido de resolver uma questão crucial no

mundo moderno: o espaço físico para armazenar, organizar e gerenciar dados e

informações.

Um documento pode ser classificado e arquivado levando-se em consideração a

natureza do assunto a cujo conteúdo se refere. Veja a seguir.

I. Ostensivo: sua divulgação não prejudica a administração, tais como a escala de plantão de um posto de saúde e a relação dos professores que compõem o

quadro docente de uma escola.

II. Sigiloso: sua divulgação deve ser restrita e requer medidas especiais de salvaguarda e custódia, tais como o alcance de um sistema de radares e a

identificação de recursos criptográficos.

Quando a natureza do assunto não deve ser do conhecimento imediato do

público em geral, o documento é classificado como:

a) ultrassecreto.

b) reservado.

c) secreto.

d) confidencial.

e) ostentoso.

44. (QUADRIX/CREFONO 6ª Região/2013) Arquivar é a técnica de colocar e

conservar numa mesma ordem, devidamente classificados de acordo com o plano de classificação, todos os documentos de um órgão ou entidade,

utilizando métodos adequados de tal forma que fiquem protegidos e sejam

facilmente localizados e manuseados. Considerando o ciclo de vida documental, segundo o qual todo documento de arquivo passa por um ou mais períodos

caracterizados pela frequência e pelo tipo de utilização que dele é feita, quando um documento deve ser definitivamente preservado devido ao seu valor

histórico, probatório ou informativo, ele deve pertencer ao:

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a) Arquivo Ativo.

b) Arquivo Corrente.

c) Arquivo Intermediário.

d) Arquivo Transitório.

e) Arquivo Permanente.

45. (FCC/MANAUSPREV/2015) A operação por meio da qual os documentos

ingressam nos chamados arquivos intermediários denomina-se

a) tramitação.

b) transferência.

c) encaminhamento.

d)autuação.

e) recolhimento.

46. (FCC/TRT 3ª Região/2015) O Dicionário brasileiro de terminologia

arquivística associa a teoria das três idades ao ciclo vital dos

documentos porque

a) em cada uma das três idades previstas na teoria os documentos devem

passar, cada qual, por um ciclo de vida completo.

b) toda teoria necessita de um ciclo vital para que sua formulação seja

plenamente aceita.

c) essa teoria consagra que os documentos de arquivo podem passar por três

idades durante sua vida útil.

d) o ciclo vital não pode prescindir de uma teoria para poder ser plenamente

aceito.

e) o documento não seria de arquivo se a teoria não aceitasse seu ciclo vital

completo.

47. (CESPE/MPOG/2015) A respeito das políticas públicas de arquivo, julgue o

item a seguir.

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A informação, quando classificada na categoria secreta, permanece por quinze

anos com restrição de acesso.



Informação sigilosa é aquela submetida temporariamente à restrição de acesso

público.



Com relação ao grau de sigilo, os documentos podem ser classificados como

ostensivos, reservados, secretos ou ultrassecretos.

50. (FGV/Câmara Mun. Caruaru/2015) Sobre a caracterização dos documentos

de arquivo, analise as afirmativas a seguir.

I. Documentos textuais são os documentos manuscritos, datilografados ou

impressos.

II. Documentos iconográficos são os documentos em películas cinematográficas

e fitas magnéticas de imagem conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo

imagens em movimento.

III. Documentos cartográficos são os documentos em formatos e dimensões

variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de

engenharia.

Assinale:

a) se somente a afirmativa I estiver correta.

b) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas.

c) se somente as afirmativas I e III estiverem corretas.

d) se somente as afirmativas II e III estiverem corretas.

e) se todas as afirmativas estiverem corretas.

51. (FVV/TJ-GO/2014) Todos os princípios arquivísticos devem estar na raiz da

organização e do funcionamento dos arquivos. Analise os seguintes princípios:

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I – a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e

atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e

externas;

II – o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.

Referem-se, respectivamente, aos princípios:

a) unicidade e organicidade;

b) cumulatividade e organicidade;

c) organicidade e cumulatividade;

d) organicidade e unicidade;

e) integridade e organicidade.

52. (CESGRANRIO/CEFET-RJ/2014) Nos arquivos das instituições públicas e

privadas, uma das fases de arquivamento é constituída por documentos que

perderam todo o valor administrativo e são conservados pelo seu valor

histórico.

Essa fase é conhecida como arquivo de

a) segurança

b) terceira idade

c) métodos padronizados

d) acumulação ordenada

e) recolhimentos sistemático

53. (CESGRANRIO/IBGE/2014) Um arquivista trabalha em uma empresa que

concentra os papéis de vários órgãos, sem, no entanto, misturá-los.

Apesar de esses papéis já terem ultrapassado seu prazo de validade jurídico-

administrativa, ainda podem ser utilizados pelos órgãos produtores.

Essa utilização ainda é possível porque os arquivos são de

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a) primeira fase

b) nível mínimo

c) valor secundário

d) custódia definitiva

e) segunda idade

54. (CESGRANRIO/IBGE/2014) Com os avanços das tecnologias e com o

aumento das necessidades administrativas, científicas e jurídicas, vai haver

um grande crescimento da documentação gerada.

Como consequência, o armazenamento cumulativo e integral dessa

documentação nos arquivos torna-se

a) impossível

b) vital

c) compulsório

d) normal

e) legal

55. (CESGRANRIO/IBGE/2014) Alguns princípios regem a organização dos

arquivos e estão na base da teoria arquivística. São a principal diferença entre a

Arquivística e outras ciências da documentação, tais como Princípio da

Proveniência, Princípio da Organicidade e Princípio da Unicidade.

Derivado do Princípio da Proveniência, em que os fundos de arquivo devem ser

preservados sem alienação, mutilação, dispersão, destruição não autorizada ou

adição indevida, encontra-se o Princípio da

a) Cumulatividade

b) Reversibilidade

c) Santidade

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d) Indivisibilidade

e) Pertinência

56. (CESGRANRIO/LIQUIGÁS/2013) Os documentos de uma instituição que são

arquivados podem ser classificados de acordo com o seu ciclo de vida.

O arquivo de uma instituição classificado como corrente é aquele que tem o

conjunto de documentos

a) indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma

administração que, por serem utilizados frequentemente, devem permanecer o

mais perto possível do seu usuário.

b) necessários à manutenção das atividades rotineiras uma vez que deixaram

de ter valor previsível.

c) descartáveis, sendo classificados por unidade administrativa e, como regra

geral, para seu acondicionamento, devem ser utilizadas pastas suspensas em

arquivos de aço de quatro gavetas ou variação destes móveis.

d) desnecessários para seus produtores, por questões administrativas, legais e

financeiras, mas, por apresentarem uma frequência alta de consulta, são

conservados em depósitos centralizados.

e) desnecessários à manutenção das atividades cotidianas, mas que devem ser

conservados disponíveis o mais perto possível do usuário por questões

administrativas, legais e financeiras.

57. (CESPE/BR Distribuidora/2013) Em toda instituição, seja pública ou privada,

para que os arquivos possam desempenhar suas funções, é necessário que os

documentos estejam organizados e obedecendo às três idades dos arquivos,

que são:

a) clássica, antiga e moderna

b) infantil, juvenil e adulta

c) funcional, orgânica e histórica

d) corrente, intermediária e permanente

e) ativa, inativa e morta

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58. (CESPE/BR Distribuidora/2013) Para cada fase do arquivo, existem formas

de tratamento, organização e conservação específicas. Nesse sentido, conforme

a abrangência de atuação, os arquivos que ficam junto aos órgãos operacionais

são conhecidos como

a) gerais

b) setoriais

c) centrais

d) inativos

e) processuais

59. (CESGRANRIO/BNDES/2011) Em um arquivo, é chegado o momento de

realizar a passagem dos documentos do Arquivo Corrente ao Arquivo Intermediário.

Essa passagem denomina-se

a) Recolhimento

b) perempção administrativa

c) empréstimo

d) transferência

e) prescrição

60. (CESGRANRIO/BNDES/2011) Um técnico de Arquivos passou em concurso

para trabalhar em um Banco Privado. Ao iniciar o serviço, percebeu uma

demanda considerável de relatórios de atividades contábeis, constando a

movimentação diária das transações realizadas no setor de tesouraria.

Esses relatórios de atividades contábeis caracterizam-se como

a) formas documentais

b) gêneros documentais

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c) suportes documentais

d) formatos documentais

e) tipos documentais

GABARITO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

CERTO CERTO A E B CERTO ERRADO CERTO CERTO CERTO

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

CERTO ERRADO ERRADO ERRADO ERRADO CERTO B B D CERTO

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

ERRADO ERRADO ERRADOA CERTO ERRADO CERTO C C A E

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

CERTO CERTO ERRADO ERRADO CERTO CERTO ERRADO CERTO CERTO CERTO

41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

ERRADO ERRADO B E B C CERTO CERTO ERRADO C

51 52 53 54 55 56 57 58 59 60

C B E A D A D B D E

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