Arquivologia-p-Atamf Aula-02 Aula 02 Ata Mf 16360

8/22/2019 Arquivologia-p-Atamf Aula-02 Aula 02 Ata Mf 16360

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Arquivologia p/ ATA-MFTeoria e exerccios comentados

Prof Roselene Candida Aula 02

Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 71

AULA 02: Avaliao de documentos; arquivos

permanentes. A politica nacional de arquivos e a

legislao arquivstica.

SUMRIO PGINA1. Contedo programtico2. Questes comentadas3. Lista das questes apresentadas

AULA 02

1.AVALIAO DE DOCUMENTOS

A avaliao de documentos uma das principais atividades de umprograma de gesto de documentos. No h a possibilidade de conservartodos eles para o resto da vida, em funo de razes administrativas,

culturais, jurdicas e financeiras. Todo documento cumpre seu curso nainstituio pblica ou privada.

A avaliao visa estabelecer um prazo de guarda aos documentos,com vistas para eliminao ou recolhimento guarda permanente. Osprincipais objetivos da avaliao, descritos pelo Manual de Gesto deDocumentos do Arquivo Nacional, so:

Garantir a busca rpida da informao arquivstica; Reduzir a massa documental acumulada; Garantir a proteo de documentos essenciais, em detrimento

daqueles que sero eliminados;

Ampliar o espao fsico disponvel; Racionalizar o fluxo da documentao arquivstica, a partir do

emprego adequado dos suportes;

Garantir o patrimnio arquivstico da instituio.Em cada rgo deve conter uma equipe tcnica de avaliao

multidisciplinar, devido s particularidades do contedo da documentao.Trata-se da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, impostaaps a Resoluo n7 do CONARQ, de 20 de Maio de 1997. A Comissodetermina os prazos a partir de reunies e estudos por profissionais de


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diversas formaes, como advogados, historiadores, administradores,engenheiros, mdicos, profissionais diversos que tenham contato com adocumentao a ser avaliada. Alm disso, a autoridade administrativa da

rea deve tambm estar presente, por conhecer toda a rotina dadocumentao.

Antes disso, deve ser feito o diagnstico da situao arquivstica.O diagnstico um levantamento realizado antes de qualquer tratamentotcnico arquivstico. Em geral, levantam-se os seguintes dados nodiagnstico para a avaliao:

O estudo do fluxo da informao arquivstica, verificando aspectos eproblemas concretos e virtuais;

O conhecimento da organizao, a partir do estudo das funesexercidas e da rotina da documentao analisada;

A anlise da organizao analisada, a partir da pesquisa das funesexercidas, da evoluo e da histria da pessoa fsica ou jurdica;

A quantidade da documentao, medida em massa documentalacumulada;

As caractersticas diplomticas e tipolgicas dos documentosarquivsticos;

A caracterstica dos acervos relacionada ao estado de conservao epreservao;

Estes dados podem ser coletados a partir de um formulriopadronizado e elaborado para tal fim. As entrevistas devem ser feitas compessoas estratgicas da organizao, que conheam bem as atividades, amisso e os documentos trabalhados. Desta forma, torna-se mais fcilrepassar estes dados num relatrio especfico, que deve especificar assolues a serem aplicadas e que estejam relacionadas avaliao dosdocumentos.

Aps a coleta destes dados, os prazos de guarda da documentaodevem ser estabelecidos a partir da anlise da legislao relacionada aosdocumentos, da frequncia de uso da documentao, a existncia defontes que reproduzem resumidamente o mesmo contedo do documento(documentos recapitulativos) e a necessidade de prazos precaucionais dadocumentao.

Todo procedimento j descrito serve para confeccionar a tabela detemporalidade, que um instrumento de destinao dos documentos.Neste documento, haver as informaes sobre o prazo de guarda,destinao e informaes. So os campos mais bsicos. Vou colocar aquium exemplo de tabela de temporalidade, elaborada por Ieda PimentaBernardes, do Arquivo Pblico do Estado de So Paulo.


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Retirado da publicao Gesto Documental Aplicada, de Ieda Pimenta Bernardes e HildaDelatorre, So Paulo, 2009.

No exemplo acima, a tabela baseada em funes. Nela, a autoracolocou a descrio da atividade, os documentos expressos em tipologiasdocumentais com uma classificao pr-estabelecida em um plano,o prazo de guarda em anos, o prazo de guarda (eliminao ou guardapermanente) e as observaes.

No h nenhuma tabela de temporalidade sem que exista umdiagnstico completo da instituio, um plano de classificao pr-estabelecido, um levantamento dos prazos de guarda e as propostas dedestinao. A avaliao de documentos uma atividade sria, que implicaresponsabilidade legal do profissional responsvel pelo estabelecimento dediretrizes tcnico-arquivsticas.

Alm disso, nenhum programa de avaliao funciona sem o estudodos valores primrio e secundrio, que j foi explicado a todos na aula 01.Para a avaliao, este conceito importante. O valor primrio ouimediato o que o documento nasce a partir dos objetivos pelos quaisforam criados, que podem ser administrativos, fiscais ou legais. Estevalor predominante nas fases corrente e intermediria.

J o valor secundrio ou mediato o que o documento obtm

aps o valor primrio e que obter outros objetivos alm daquelesque guiaram a sua criao. Outros usurios, alm daqueles iniciais,tero interesse neste tipo de documentao. Neste caso, este valor caracterstico da idade permanente.

Dentro do valor secundrio, h duas subdivises estabelecidas porSchellemberg. O valor probatrio decorre da prova contida sobre aorganizao e as funes exercidas. A manuteno destes documentosservir para a continuidade das atividades das pessoas fsicas ou jurdicas.Em geral, os tipos de documentos de valor probatrio so diretrizes,

normas, regulamentos, pareceres ou qualquer documento que mostre aque deve o aparecimento de tais programas.


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J o valor informativo a informao referente a pessoas,problemas, condies, e outros relacionados organizao, que notenham carter probatrio. Em geral, aplica-se uma amostragem seletiva

nesta documentao, que consiste selecionar uma porcentagem que serconservada para fins informativos. Em geral, selecionam-se de 5% a 10%do acervo total.

Muito cuidado com os termos destinao, seleo e avaliao.Como j estudamos, a avaliao o estabelecimento de prazo de guardados documentos. A destinao a deciso sobre quais documentos iro eliminao ou guarda permanente. A seleo a triagem, de formamecnica, dos documentos a serem eliminados ou transferidos ourecolhidos.

(CESPE MPS - AGENTE 2009)JULGUE O ITEM A SEGUIR:

Toda correspondncia recebida na sexta-feira deve ser encaminhada nomesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondnciapermanecer por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo.

Comentrios: Esta foi uma das provas mais difceis de arquivologia

elaborada pelo Cespe. A portaria normativa do MPOG afirma que nenhumdocumento deve ficar mais de 24 horas no setor de protocolo. Porm, nofoi a lei quem determinou isso. Alis, a Lei 9784/99 defende apenas aceleridade da documentao, o que ns j estudamos. Tomem muitocuidado com este item, que uma verdadeira casca de banana. Aresposta FALSA.

Resposta: FALSO.

1.1.

Procedimentos de avaliao e eliminao dedocumentos

A avaliao e eliminao de documentos no Poder Executivosegue um rito ditado pela Resoluo n 7 do CONARQ, de 20 de maio de1997. Esta norma a diretriz que deve ser seguida em toda aAdministrao Pblica Federal e pelos Trs Poderes. Todo rgo quequeira proceder eliminao de documentos deve constituir a Comissode Avaliao de Documentos, que foi explicada no tpico anterior. E osdocumentos a serem criados para este procedimento devero ser aListagem de Eliminao e o Termo de Eliminao de Documentos. Paraisto, devero seguidos estes passos de forma mais sucinta.


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A primeira etapa selecionar os documentos a serem eliminados,conforme o prazo ditado pela Tabela de Temporalidade. Esta etapa fundamental, para formar a Listagem de Eliminao, que ser a prxima

etapa.Em seguida, os dados dos documentos a serem eliminados

devero ser preenchidos na Listagem de Eliminao, cujo modelo deve serelaborado, em conformidade com a Resoluo n7. Os campos a sereminseridos so, de acordo com o art. 3 so:

Art. 3 A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivoregistrar informaes pertinentes aos documentos a seremeliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens:

I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e daunidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero dalistagem e o nmero da folha;

II - quadro contendo os seguintes campos:

a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, onmero de ordem dos itens documentais listados;

b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a

serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alneaanterior;

d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento aserem eliminadas em cada conjunto documental;

e) observaes complementares teis ao esclarecimento dasinformaes contidas nos demais campos, ou justificativa, quando

se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 5desta resoluo; e

III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura dotitular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidenteda Comisso Permanente de Avaliao, bem como da autoridadea quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ouentidade.


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Modelo da Listagem de Eliminao do CONARQ

O prximo passo elaborar o Termo de Eliminao deDocumentos, que deve conter os seguintes dados a serem transcritos peloart. 4 da seguinte resoluo:

Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivoregistrar as informaes relativas ao ato de eliminao,

devendo conter essencialmente:I - data da eliminao;II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam aeliminao e informao relativa publicao em peridicooficial;III nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dosdocumentos eliminados;IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao;V - referncia aos conjuntos documentais eliminadosespecificados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa

ao Termo;VI - datas-limite dos documentos eliminados;VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados;VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; eIX - nome e assinatura do titular da unidade orgnicaresponsvel pela eliminao.

E por ltimo, a autoridade competente deve publicar o Edital deCincia de eliminao de documentos, para que os principais interessadospela documentao a ser eliminada verifiquem as informaes que lhe

sejam de interesse antes de ocorrer o descarte. Entre 30 e 45 dias aps apublicao do edital, os documentos podem ser eliminados. Vou mostrar


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os modelos dos documentos, para que vocs tenham ideia do quanto aforma deles importante a ser seguida pelo profissional do arquivo.

ANEXO 1

(NOME DO RGO OU ENTIDADE)

TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicaro nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordocom o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade deDocumentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivoEdital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular)do/da (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar odocumento de aprovao), e publicada(o) no (indicar o peridico oficial),de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de documentosrelativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantesdo acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidadeprodutor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentoseliminados).

(nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo eassinatura do titular)

ANEXO 2

(NOME DO RGO OU ENTIDADE)

EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOSN ______/____

O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designadopela Portaria n _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridicooficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminaode Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituioarquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), fazsaber a quem possa interessar que a partir do (30 a 45) (escrever porextenso, entre parnteses, o nmero ordinal correspondente) diasubseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico


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oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnicaresponsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicaros conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as

datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dosdocumentos a serem eliminados).

Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suasexpensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas doprocesso, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao edemonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanentede Avaliao do(a) (indicar o rgo ou entidade).

(Local e data)

(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente deAvaliao)

2.ARQUIVOS PERMANENTES

Os arquivos permanentes a ltima idade aplicada nadocumentao arquivstica. Os documentos oriundos da idade corrente ou

idade intermediria podem ser recolhidos ao arquivo permanente, desdeque haja uma dinmica criteriosa nesta atividade.

A justificativa para conservar os documentos nesta fase vai muitoalm daquela que adotada para manter os documentos nas fasecorrente e intermediria. O valor administrativo no o nico motivo paraincluir os documentos na idade permanente, pois os documentos acabamadquirindo outros alm daqueles para os quais foram criados. Destaforma, o valor pode ter um carter histrico, cultural, cientfico, entreoutros.

A deciso de manter os documentos nesta idade feita a partir daavaliao de documentos, estabelecida por uma Comisso de Avaliao deDocumentos existente em cada rgo. Isto j foi explicado na aulaanterior e tal deciso feita a partir do diagnstico realizado por umarquivista, alm de estudos de fluxos documentais. A partir da anlise docontedo documental e da necessidade de mant-los alm dos valoresprimrios, haver sim critrios para que a documentao esteja emcustdia permanente.

Para isto, Helosa Liberalli Bellotto elencou os critrios que definemquais os documentos devem ser mantidos na idade permanente:


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Os que apresentam os valores jurdico, administrativo e fiscal,mesmo aps o trmino do valor primrio;

Os documentos que protejam direitos cvicos, jurdicos de umaou de toda a coletividade, cujo valor esteja ligado a direitosindividuais;

A documentao que refletir a evoluo da pessoa fsica oujurdica em torno de poderes ou funes exercidas por lei,polticas, estrutura organizacional e mtodos;

Os documentos com valor informativo, que contribuampositivamente para a evoluo da cincia e pesquisa.

A reduo da massa documental criteriosa, a partir do

estabelecimento de critrios de avaliao de documentos e da passagemcriteriosa do acervo nas idades documentais, favorece a criao do acervoarquivstico permanente.

Um dos aspectos importantes a ser relembrado que o acervopermanente no pode ser eliminado. O art. 10 da Lei 8159/1991 afirmaque os documentos permanentes so inalienveis e imprescritveis.

Alm disso, a mesma lei afirma cada esfera de poder responsvel pelo recolhimento dos documentos produzidosoriginariamente por eles. Desta forma, o Poder Executivo, mediante o

Arquivo Nacional, recolhe os seus documentos; o Poder Judicirio,mediante tambm recolhe seus documentos e o Poder Legislativo,mediante o Congresso Nacional,

2.1. FUNDOS ARQUIVSTICOS: ASPECTOS CONCEITUAIS

Os fundos arquivsticos so o centro de todo o trabalho exercidonos arquivos permanentes. O estabelecimento dos fundos feito sempreantes de qualquer trabalho tcnico a ser realizado no acervo, inclusive noque se refere ao programa de gesto de documentos. Desta maneira, afixao de fundos no pode ser feita aps qualquer trabalho.

O conceito de fundo arquivstico possui pontos importantes quedevem ser observados pelo arquivista. O fundo, na realidade, rene oacervo recebido e produzido por pessoas fsicas ou jurdicas, consolidadasadministrativa ou juridicamente no exerccio de suas atividades, cujosdocumentos possuem relao orgnica entre si, ligados ao rgo geradorde documentos, e com a funo muito bem clara no contedo.

Embora, segundo Renato Tarciso Barbosa de Sousa, seus

primeiros reflexos surgiram na Dinamarca, a partir de 1790, a concepode fundos surgiu oficialmente na Frana por obra de Natalis de Wailly e a


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partir da expedio da circular do Conde de Duchatel, no dia 24 de abrilde 1841. Aps a Revoluo Francesa e a abertura dos arquivos aoscidados franceses, as tentativas de organizao por temas acabou

causando problemas tcnicos graves, entre eles, a mistura de fundosarquivsticos. Desta forma, Wailly criou a portaria que institui os arquivospor fundos e que eles devam ser mantidos por eles, sem mistur-los comoutros.

A partir do conceito de fundo, existem os princpios os quaisexplicamos detalhadamente na aula demonstrativa, em funo docronograma proposto inicialmente pela professora. Sugiro que vocs demuma olhadinha neles neste momento tambm, pois eles tm relao muitogrande nas atividades do arquivo permanente. Entre eles, encontram-se oPrincpio de Respeito aos Fundos ou o Princpio da Provenincia. Nele,

significa dizer que os documentos de um fundo no podem ser misturadoscom os de outro.

J o Princpio de Respeito Ordem Original possui dois graus,tambm explicados de forma exaustiva na aula demonstrativa. O primeiro manter a classificao dos documentos, mesmo aps a eliminao dealguns deles na tabela de temporalidade. E o segundo manter os fundosintactos, sem misturar um com outro. O importante que a ordemoriginal mantenha a organicidade dos documentos e no somente a ordemem que eles vieram de outros estgios.

A identificao de fundos arquivsticos uma tarefa difcil, poisexistem particularidades que devem ser observadas pelo arquivista.Michel Duchein, Diretor do Archives Nationales de France, escreveu em1977 seu clebre artigo, O Princpio de Respeito aos FundosArquivsticos. Se a instituio for simples, ela j pode ser consideradacomo fundo, mas e as instituies complexas, com uma estruturaorganizacional grande? Poderamos considerar apenas uma parte daorganizao ou ela inteira?

Existem as vises maximalista e minimalista. A primeira considerar o fundo como o todo, ou seja, a instituio inteira. E a

segunda, a minimalista, analisar cada parte da estrutura organizacionalcomo fundo. E a um desafio do arquivista, pois tal tarefa precisapreservar a organicidade da documentao arquivstica.

Em funo deste desafio, Duchein estabeleceu os seguintescritrios para que seja identificado fundo:

O fundo deve possuir nome, existncia jurdica resultante de lei,decreto, resoluo ou outro instrumento normativo equivalente;

O fundo deve ter atribuies precisas, estabelecidas por lei; O fundo deve possuir subordinao conhecida, firmada por lei;


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O fundo deve ter um chefe com poder de deciso, com limites eatuao estabelecidos por lei;

O fundo deve possuir uma estrutura interna fixa.E mesmo assim, identificar um fundo uma tarefa difcil, pois as

organizaes possuem um nvel de complexidade que pode determinar aadoo de uma instituio inteira como fundo ou uma parte dela.

Existem outros casos em que o arquivista deve estar atento emrelao aos fundos arquivsticos. Nos casos de supresso de competncia,em que um ministrio deixa de exercer suas atividades, o fundo serconsiderado fechado. Ou seja, a partir do momento que aqueleministrio para de funcionar, seu fundo tambm fechado, pois aproduo documental vai parar.

E se este ministrio tiver uma de suas atribuies transferidaspara outro? Por exemplo, se a atividade de polticas pblicas das mulheresdeixar de ser da Secretaria de Polticas Pblicas das Mulheres e for parauma rea do Ministrio da Sade, os papis da primeira rea serotransferidos para a segunda rea e os dois fundos, a Secretaria e oMinistrio, continuaro abertos.

Desta forma, o fundo fechado caracterizado quando um rgoou entidade com capacidade para se tornar fundo no exerce mais suasatividades, e consequentemente, no h produo documental. O fundo

aberto quando h produo documental e o exerccio desta instituio,pblica ou privada, ou pessoa fsica ou jurdica.

Bellotto alerta para uma situao que ocorre muito tambm, comoos fundos custodiados. O fundo pode ser custodiado por umainstituio, mesmo quando ele no produzido por ela. Neste caso, omesmo processamento tcnico de um fundo pode ser exercido nesteacervo, podendo ser tratado e abrigado por esta instituio. Um caso que bem interessante o acervo do Carlos Lacerda, que custodiado pelaUniversidade de Braslia. Durante anos, esta documentao recebeutratamento tcnico pelos alunos de Arquivologia na Universidade,

supervisionados pelos professores da rea. E este acervo est custodiadopela UnB.

2.2. ARRANJO

A atividade de arranjo possui as mesmas qualidades ecaractersticas da classificao de documentos. Por uma questo demanter a terminologia, conforme a orientao europeia, no Brasil, o

arranjo aplicado nos arquivos permamentes, enquanto a classificao na idade corrente.


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A confuso feita de outra forma tambm, entre os termosarranjo e ordenao. J trabalhei em instituies em que as pessoasreferiam-se atividade de arranjo como organizar os documentos

conforme a ordem alfabtica, ideogrfica (assunto), numrica, geogrficaou padronizada. Infelizmente, tive que ser meio deselegante e corrigirmeus colegas de trabalho. Apesar de ganhar cara feia de muita gente, euno sa da faculdade para trabalhar incorretamente com as terminologias.

O arranjo uma operao material e intelectual, da mesma formaque a classificao de documentos. Organizam-se os documentos emrelao aos outros, os fundos, coloca a documentao em sistemasadequados de acondicionamento e armazenamento e ordena-os emestantes. A diferena que, neste estgio, os documentos so osremanescentes daqueles que j sofreram as baixas previstas na tabela de

temporalidade e o valor deste acervo secundrio, ou seja, vai almdaqueles que originaram sua produo.

Assim, vamos diretamente ao conceito da Sociedade dosArquivistas Americanos, apud Bellotto: Arranjo o processo e o resultadoda organizao de arquivos, documentos e manuscritos, de acordo comprincpios arquivsticos consagrados, particularmente o da provenincia,respeitando-se os seguintes nveis: arquivo, fundo, grupo ou seo, srie,conjunto lgico dentro da srie e documento..

A sistemtica de arranjo diferenciada entre os acervos que j

possuem um programa de gesto de documentos em vigor e os que aindano sofreram nenhum processamento tcnico. O arranjo uma atividadesemelhante classificao e, no primeiro caso, no h o que se criar umquadro de arranjo, se os documentos j foram classificados. Oprocessamento tcnico previsto neste caso est previsto no art. 2, daResoluo n 2 do CONARQ, de 18 de outubro de 1995. Os documentosdevem ser reordenados, higienizados e acondicionados adequadamente.Eles no passam novamente por um processo de avaliao ou eliminao,justamente por terem alcanado a idade permanente.

Neste caso, haver um instrumento descritivo, elaborado pela

equipe tcnica do arquivo, com o rgo de procedncia, provenincia, otipo e o nmero das embalagens utilizadas, tipo e nmero das unidadesde acondicionamento, a descrio do contedo, como por exemplo, ognero documental e as datas-limite dos documentos. Neste caso, trata-se de um termo de recolhimento, com um instrumento descritivo a seranexado a ele e com a meno das classificaes dos documentos.

No segundo caso, o das massas documentais acumulados, torna-se necessria a elaborao de um quadro de arranjo. No h o que sefazer em documentos com a classificao pr-estabelecida e com umprocessamento tcnico adequado desde a idade corrente. Assim, o quadro

de arranjo adequado no segundo caso e, desta forma, os passos aserem seguidos para a elaborao do quadro so estes:


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Levantamento da evoluo institucional da entidade produtorados documentos, a partir da leitura da legislao, funes, osdocumentos produzidos;

Verificao de possveis lacunas no acervo, aps a anlise dasfunes;

Estudo institucional das entidades produtoras do materialanalisado;

Anlise da documentao em termos de provenincia, histria daentidade ou biografia do produtor da documentao;

Origens funcionais ou as atividades especficas; Contedo dos materiais, eventos e perodos abordados pela

documentao; Tipos de material;

Aps todo o levantamento desta documentao, o quadro dearranjo feito a partir do critrio orgnico-estrutural. Explicando melhor,analisa-se a estrutura organizacional da entidade produtora, para aconstruo dos demais nveis que sero explicados. Se a instituiopossuir vrios organogramas, cada um deles estudado minunciosamentee de forma separada, com a instruo de cortes cronolgicos. A misturaentre os organogramas proibida, por desrespeitar vrios princpios ecaractersticas dos documentos, como a organicidade, o inter-

relacionamento, a autenticidade, entre outros.Vou criar uma histria hipottica para criarmos o nosso quadro de

arranjo fictcio. Suponhamos que estejamos no Ministrio da Sade, ondetrabalhei durante seis anos e sete meses. Logo abaixo do topo do nvelorganizacional, existem as secretarias, como a Secretaria Executiva e aSecretaria de Gesto Participativa e a Secretaria de Cincia e Tecnologia.Eu s coloquei trs, para facilitar a compreenso do quadro que eumontei, porque hoje so sete as secretarias.

O fundo o Ministrio da Sade. A primeira diviso do fundo um

grupo ou seo, o que corresponde s secretarias. Como percebi que oMinistrio grande, torna-se necessria a criao destes nveis.

Dentro da Secretaria Executiva, existe a Subsecretaria deAssuntos Administrativos. Ela ser o nosso subgrupo ou subseo, pois elaabarca uma quantidade enorme de documentos produzidos e ela possuiuma estrutura complexa.

Vocs perceberam que, at as secretarias, o princpio oorgnico-estrutural? Aps a criao de grupo ou seo ou a partir dossubgrupos ou das subsees, as sries e subsries sero estabelecidas, apartir das funes e atividades realizadas. A tipologia documental tambmpode ser o norte da criao deste grupo, a critrio do profissional


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responsvel. O importante que organicidade seja preservada namontagem do quadro de arranjo.

Ento, uma das sries estabelecidas dentro da Subsecretaria pode

ser Gesto de Pessoas, e as subsries pode ser nomeao e vacncia. Apartir da nossa histria, vamos montar nosso quadro de arranjo, para quevocs vejam o quanto o arquivista precisa estudar muito a respeito dainstituio sobre a qual os documentos so tratados.

Por motivos de espao, o quadro de arranjo no tem como sercolocado aqui. Desta forma, ele ser exibido de forma completa naprxima pgina, para que vocs compreendam como ele foi montado.


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QUADRO DE ARRANJO (MINISTRIO DA SADE)

Ministrio da Sade

(Fundo)

Secretaria de Cincia e

Tecnologia

(Grupo ou Seo)

Secretaria Executiva

(Grupo ou Seo)

Secretaria de Gesto

Participativa

(Grupo ou Seo)

Subsecretaria de

Assuntos Administrativos

(Subgrupo ou Subseo)

Gesto de Pessoas

(Srie)

Vacncia

(Subsrie)

Nomeao

(Subsrie)

Regulao, Automao e

Controle

(Srie)


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Neste quadro de arranjo que montamos, de acordo com a histriacontada, vocs percebero que haver a necessidade de detalhamento,quando houver uma quantidade maior de documentos a serem tratados.

Caso a quantidade de documentos seja menor, no precisa tantodetalhamento.

Desta forma, o fundo, os grupos ou sees e os subgrupos ousubsees referem-se aos primeiros nveis da estrutura organizacional. Asfunes e as atividades exercidas pelo rgo devem ser estabelecidaspelas sries e subsries.

Se o rgo possuir vrias estruturas ao longo de sua formao, oarquivista pode realizar cortes cronolgicos. Desta forma, se o Ministriotinha apenas trs secretarias de 1953 a 1975, o fundo deve ser tratadoapenas com estas trs secretarias e a data-limite de 1953-1975. Se apartir de 1976, houve a criao de mais duas secretarias e o rgo tevecinco secretarias at 2004, poderemos tratar o fundo com outro cortecronolgico, sem justaposio de atividades, com a data-limite 1976-2004.

Alguns rgos determinam cortes cronolgicos em todo o acervo.Desta forma, por um determinado perodo, a documentao mais antiga

do rgo considerada permanente. Um exemplo que eu vi na prtica oTribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios TJDFT, em que todosos processos judiciais criados at 1969 so considerados permanentes.Assim, os documentos criados a partir de 1970 so passveis deeliminao e torna-se possvel o arquivista montar um quadro de arranjocom este corte cronolgico.

2.3. RECOLHIMENTO

O recolhimento a passagem dos documentos, seja na idadecorrente, seja na idade intermediria, para a guarda permanente. Asatividades de recolhimento so realizadas aps o processamento tcniconecessrio, de forma criteriosa pelo arquivista. A resoluo n 2 doCONARQ


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3. POLTICA NACIONAL DE ARQUIVOSQuem descreve melhor como a poltica nacional de arquivo nasceu

o Professor Jos Maria Jardim, da Universidade Federal Fluminense UFF. No h como explicar a Poltica Nacional de Arquivos sem contarcomo ela foi criada ao longo dos anos. Houve trs tentativas deimplantao de um Sistema Nacional de Arquivos, uma delas bemsucedida, as quais sero descritas em trs tpicos especficos nesta aula.

3.1. SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS EM 1962A elaborao de um anteprojeto em 1962 encontra bases em um

estudo preparado por Jos Honrio Rodrigues, ento diretor do Arquivo

Nacional. Na poca, a inteno era elaborar uma Lei Nacional de Arquivos,cujos princpios fundamentais seriam a unidade e a indivisibilidadedocumental federal e a unidade e a indivisibilidade documentalestadual.

Alm disso, tal projeto consideraria o Arquivo Nacional comorgo de cpula, para normatizar as atividades arquivsticas, como aclassificao e a eliminao. Seguindo esta premissa, o Ministrio daJustia criou, em 1961, uma comisso para elaborar este anteprojeto.Presidida por Jos Honrio Rodrigues, a proposta traz o Arquivo Nacionalcomo rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, cuja

preocupao seria de manter o patrimnio documental, sem considerar osacervos corrente e intermedirio.

Desta forma, Jardim (1995) elenca as principais competncias doSistema Nacional de Arquivos, concebidas no anteprojeto de 1962, como:

autorizar a alienao ou destituio de documentos pblicosfederais, estaduais ou municipais, mediante prvia consultaobrigatria;

o direito de opo de compra dos documentos histricos depropriedade particular, cuja existncia, localizao e valor tenham

sido averiguados pelas instituies; o direito de supervisionar a uniformidade e organizao dos arquivos

da Unio;

centralizar, atravs do Conselho Nacional de Arquivos, a adoo deprincpios, normas e mtodos de organizao e funcionamento,pelos quais se rege o sistema nacional de arquivos, respeitada aautonomia administrativa dos mesmos (art. 9);

atuar mediante agncias regionais, incumbidas da seleo,recolhimento e assistncia tcnica aos rgos do Sistema Nacional

de Arquivos;


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recolher a documentao do Senado Federal e da Cmara dosDeputados, bem como os autos findos do Supremo Tribunal Federal,do Tribunal Federal de Recursos, do Superior Tribunal Militar, do

Tribunal Superior Eleitoral e do Tribunal Superior do Trabalho; presidir, atravs do seu Diretor-Geral, o Conselho Nacional de

Arquivos;83

centralizar, voluntria ou compulsoriamente, o registro dosdocumentos histricos e de propriedade particular;

administrar uma Escola Nacional de Arquivstica; administrar o Fundo Nacional de Arquivos, destinado a prover as

despesas com a assistncia financeira aos rgos do SistemaNacional de Arquivos e manter a Escola Nacional de Arquivstica.

A proposta tambm previa a criao do Conselho Nacional deArquivos, como um rgo de cooperao administrativa entre vriasentidades e rgos distintos. As competncias do Conselho seriamexercidas a partir de um Plenrio e uma Junta Administrativa. O Plenrioseria composto por cinco membros do Poder Executivo, sendo o Diretor doArquivo Nacional como membro nato; dois do Poder Judicirio e dois doPoder Legislativo, alm de um representante de cada Estado do InstitutoGeogrfico Brasileiro e dois representantes dos Institutos Histricos e

Geogrficos Estaduais.A Junta Administrativa seria composta pelo Diretor do Arquivo

Nacional, cinco representantes do Poder Executivo, um representante doPoder Judicirio e um do Poder Legislativo, alm de quatro representantesdo Estado e um dos Institutos Histricos e Geogrficos. No h a presenada sociedade civil na composio do anteprojeto, que no chegou a serapresentado. Porm, segundo Jardim, a importncia deste esboo fundamental para as lideranas profissionais da rea de Arquivos.

3.2. SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS EM 1978Antes do ano de 1978, alguns eventos de importncia na rea

arquivstica surgiram para consolidar um novo texto de um SistemaNacional de Arquivos, elaborado em 1977 pela Secretaria de Planejamentodo Ministrio da Justia SEPLAN/MJ, com vistas para ser implantado noano seguinte.

Em 1971, foi criada a Associao dos Arquivistas Brasileiros AAB, que se torna uma das vozes de liderana aos profissionais da rea.

No ano seguinte, foi realizado o I Congresso Brasileiro de Arquivologia,que lana bases tericas e clama por renovao.


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Em 1974, foi aprovado pelo Ministrio da Educao o currculo-base para o curso superior de Arquivologia. Em 1977, foram criados osprimeiros cursos da rea, na Universidade Federal de Santa Maria - UFSM,

Rio Grande do Sul, e na Universidade Federal Fluminense, Rio de Janeiro -UFF.

O ano de 1978 torna-se tambm o marco da rea, a partir dapromulgao da Lei 6546, de 04 de julho de 1978 (a ser explicada naparte de Legislao Arquivstica), e pela elaborao do anteprojeto doSistema Nacional de Arquivos. Desta forma, o arquivista, comoprofissional adequado ao tratamento da informao, recebe relevncianeste anteprojeto. Apesar disto, a AAB excluda no Grupo de Trabalhode concepo do anteprojeto, o que gerou observaes de Esposel e dapresidente da entidade na poca, Marilene Leite Paes.

Nesta edio, a informtica considerada como instrumentovalioso de pesquisa aos documentos. As noes de indivisibilidade eunidade documental no so to evidentes neste anteprojeto. A expressoarquivos nacionais, segundo Jardim, denota a noo de queles devemreceber um tratamento adequado, para garantir a integridade e a eficienterecuperao das informaes.

Alm disso, segundo Jardim, o trabalho de Maria AparecidaSantos, vencedora do 2 Concurso de Monografias do Arquivo Nacional,torna-se base para a elaborao deste anteprojeto (como sempre, boas

ideias no so citadas pela Administrao Pblica, o que um absurdo).Ela afirma, em poucas palavras, que a ideia de centralizao sistmica dasatividades arquivsticas adequada, pois consiste em centralizar diretrizese orientaes tcnicas que permitam a fiscalizao e a avaliao daatividade planejada.

Inicialmente, segundo Jardim, a preocupao era de garantir umsistema que gerenciasse as trs idades documentais, a corrente, aintermediria e a permanente. Entretanto, no decorrer das discusses, aprioridade torna-se em cuidar das idades intermediria e permanente. Eque apesar de denominar-se um sistema nacional de arquivos, a

administrao de tal sistema seria federal, como no anteprojeto de 1962.H uma onde de conflitos tericos e prticos, pois alguns rgos,

como o Departamento de Administrao do Servio Pblico DASP, jpossui competncias conflitantes com as do Arquivo Nacional, como aexpedio de normas para disciplinar o trmite de processos edocumentos, alm de disciplinar o uso, a guarda, a conservao e aincinerao de processos e documentos. Como o DASP no fazia cumprirtais determinaes, o quadro tornou-se mais grave ainda.

Os rgos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos emquesto eram os da Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo.Em respeito independncia dos Poderes e das esferas de poder, o


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anteprojeto previa que os Poderes Legislativo e Judicirio e as instnciasestaduais e municipais poderiam integrar o Sistema, mediante convnio.

As competncias do Arquivo Nacional neste novo sistema,

segundo Jardim, so: executar as atividades do Sistema Nacional de Arquivos em sua

rea de atuao, responsabilizando-se pelo seu funcionamento;

prestar ao rgo central informaes sobre suas atividades eapresentar para o aprimoramento do Sistema;

preservar os documentos sob sua guarda, responsabilizando-sepela sua segurana.

A Comisso Nacional de Arquivos seria o rgo normativo do

Sistema, cabendo a ele as seguintes atribuies: examinar as Instrues Normativas do rgo Central; prestar, ao rgo Central, assessoramento de ordem tcnica, jurdica e histrico-cultural; propor ao rgo Central modificaes aprimoradas do Sistema; propor medidas para o interrelacionamento das atividades dos

Arquivos Correntes e dos Arquivos Intermedirios e Permanentes;

A implantao do Sistema de 1978 no foi possvel pela agenda

poltica da ento Diretora do Arquivo Nacional, Celina Vargas do AmaralPeixoto, que argumentava que no adianta implantar um sistema se oprprio Arquivo Nacional no se fortalecer institucionalmente.

De fato, na dcada de 1980, vrias aes realizadas pelo ArquivoNacional fizeram esta tnica, ao atuar perante os arquivos estaduais emunicipais. Destacam-se, nesta poca, a realizao de seis seminrios dearquivos estaduais e trs de arquivos municipais, a elaborao de guias dearquivos estaduais e treinamentos regionais. Tais aes fortaleceram oArquivo Nacional como instituio arquivstica nacional.

3.3. SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS EM 1994

Aps o Arquivo Nacional reestruturar-se, a Lei 8159, de 08 dejaneiro de 1991, foi sancionada e tornou-se marco legal da PolticaNacional de Arquivos Pblicos e Privados. Nesta aula, ela ser explicadaem detalhes na parte de legislao, mas existem diferenas conceituaisimportantes. A primeira delas a abrangncia do objeto legal abordado. ALei no visa apenas os arquivos pblicos, mas tambm os de naturezaprivada.


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Em seguida, o diploma legal em questo traz o conceito de gestode documentos, abrangendo as trs idades documentais, algo ignoradopelas dois outros sistemas nacionais de arquivo de 1962 e 1978. Alm

disso, obriga o Poder Pblico a realizar aes de gesto de documentosnos acervos dos rgos e entidades pblicas.

A instituio do Conselho Nacional de Arquivos, a partir desta Lei,e a partir do decreto 4073, de 03 de janeiro de 2002, tambm auxilia oArquivo Nacional na expanso de suas atividades normativas. O decretoafirma que o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ o rgo centraldo Sistema Nacional de Arquivos, como ns iremos explicarposteriormente.

A edio de resolues pelo CONARQ fortalece o vnculo dosrgos e entidades ao observar os princpios arquivsticos, alm de tornaros arquivos como instrumentos de gesto. Desta forma, o ArquivoNacional, antes subordinado ao Ministrio da Justia, ganha relevo ao serrgo integrante da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Assim, oarquivo no apenas um instrumento de patrimnio da memria cultural,como tambm elemento estratgico das organizaes pblicas.

Entretanto, a partir da edio do decreto 7.430, de 17 de janeirode 2011, o Arquivo Nacional torna-se subordinado novamente aoMinistrio da Justia, perdendo a autonomia adquirida anteriormentequando era subordinado Casa Civil. Segundo os crticos em geral, tal

situao deve-se ao autoritarismo e ao poder centralizador do ArquivoNacional em relao aos rgos e entidades arquivsticas assistidas.

Em vez de aproveitar a fora adquirida pelo decreto 4.073, oformalismo nas consultas pblicas e nos intercmbios tcnicos entre oCONARQ e os profissionais de arquivos tornaram-se obstculosintransponveis. So grandes as queixas dos profissionais das reas dearquivo sobre a falta de empatia do CONARQ ao lidar com os problemastcnicos existentes. Como integrante do Sistema Nacional de Arquivos, oArquivo Nacional falhou bastante ao no ter jogo de cintura ao lidar comproblemas graves ocorridos nos arquivos brasileiros e que ainda assustam

os profissionais da rea. Isto tem atrapalhado bastante o intercmbio deinformaes entre o Arquivo Nacional e os arquivos dos Trs Poderes e oslocalizados no mbito estadual, municipal e distrital.

Mesmo com o possvel retrocesso, o Arquivo Nacional conseguiureestruturar-se como um rgo arquivstico de relevo aos arquivospblicos e privados. A sua importncia fundamental para guiar oSistema Nacional de Arquivos em vigor, mesmo que ainda precisemelhorar suas relaes com os rgos e entidades pblicas.


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4. LEGISLAO ARQUIVSTICA PARTE 1

Meu dever aqui explicar, em resumo, alguns pontos importantesda legislao arquivstica em vigor. As leis consideradas mais importantessero explicadas com maior detalhe. As que quase no so cobradas emprova, vou apenas passar a descrio delas. Entretanto, aconselho a todosa leitura integral das leis que eu mencionar aqui, pois elas podero cair naprova.

Nem todas as resolues, leis e decretos estaro aqui, pois, comoeu j expliquei, a maioria ser detalhadamente explicada durante asaulas. Na aula de classificao, haver, pelo menos umas trs resoluesdo CONARQ que sero explicadas em detalhes. Na aula de avaliao,

aproximadamente duas resolues. Na aula de protocolo, portarias e leisfiguraro o contedo. Desta forma, eu recomendo que vocs estejamconectados ao contexto observado durante as explicaes. No fim de cadaaula, vou colocar as leis recomendadas para o estudo.

A Legislao Arquivstica possui como ponto de partida aConstituio Federal, em alguns de seus artigos. O art. 5, inciso XXXIIIafirma que

Art. 5, XXXIII - todos tm direito a receber dos rgos pblicosinformaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ougeral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de

responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado;

Este dispositivo foi regulamentado pela Lei de Acesso Informao, que foi explicado na aula demonstrativa. A Carta Magnatambm d contornos Legislao Arquivstica, no art. 216, com destaqueaos itens negritados:

Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens denatureza material e imaterial, tomados individualmente ou emconjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade

brasileira, nos quais se incluem:

I - as formas de expresso;

II - os modos de criar, fazer e viver;

III - as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;

IV - as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaosdestinados s manifestaes artstico-culturais;

V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico,arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico.

1 - O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade,promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio


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de inventrios, registros, vigilncia, tombamento edesapropriao, e de outras formas de acautelamento e

preservao.

2 - Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gestoda documentao governamental e as providncias parafranquear sua consulta a quantos dela necessitem.

3 - A lei estabelecer incentivos para a produo e oconhecimento de bens e valores culturais.

4 - Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos,na forma da lei.

5 - Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores dereminiscncias histricas dos antigos quilombos

Desta forma, feito o ponto de partida s Leis, aos Decretos e aoutros tipos de normas existentes no ordenamento jurdico que orientamas atividades arquivsticas no territrio brasileiro. Por serem normas deDireito Pblico, a observncia a elas obrigatria.

Aos poucos, vou inserir o tpico de Legislao Arquivstica nodecorrer do curso e, assim, vocs tero chance de conhecer as normasmais importantes e as que, com certeza, tm mais chance de cair naprova.

4.1. LEI 6546, DE 04 DE JULHO DE 1978O ano de 1978 foi um marco para os profissionais da rea, pois a

Lei 6546, de 04 de julho, regulamenta as profisses de arquivista e a detcnico de arquivos. O exerccio das duas profisses s ser permitido sehouver observncia a estes requisitos:

Aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia,reconhecido na forma da lei;

Aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia,cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei;

Aos Tcnicos de Arquivo portadores de certificados de concluso deensino de 2 grau;

Aos que, embora no habilitados nos termos dos itens anteriores,contem, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dezintercalados, na data do incio da vigncia desta Lei, nos camposprofissionais da Arquivologia ou da Tcnica de Arquivo;

Aos portadores de certificado de concluso de curso de 2 grau querecebam treinamento especfico em tcnicas de arquivo em cursoministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de


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Mo de obra, do Ministrio do Trabalho, com carga horria mnimade 1.100 hs. nas disciplinas especficas.

Aos arquivistas, cabem as seguintes competncias descritas pela

Lei:

Planejamento, organizao e direo de servios de Arquivo; Planejamento, orientao e acompanhamento do processo

documental e informativo; Planejamento, orientao e direo das atividades de identificao

das espcies documentais e participao no planejamento de novosdocumentos e controle de multicpias;

Planejamento, organizao e direo de servios ou centro dedocumentao e informao constitudos de acervos arquivsticos e

mistos; Planejamento, organizao e direo de servios de microfilmagem

aplicada aos arquivos; Orientao do planejamento da automao aplicada aos arquivos; Orientao quanto classificao, arranjo e descrio de

documentos; Orientao da avaliao e seleo de documentos, para fins de

preservao; Promoo de medidas necessrias conservao de documentos; Elaborao de pareceres e trabalhos de complexidade sobre

assuntos arquivsticos; Assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica ou tcnico-administrativa;

Desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmenteimportantes.

Aos tcnicos de arquivo, a lei confere as seguintes competnciastcnicas:

Recebimento, registro e distribuio dos documentos, bem comocontrole de sua movimentao

Classificao, arranjo, descrio e execuo de demais tarefasnecessrias guarda e conservao dos documentos, assim comoprestao de informaes relativas aos mesmos;

Preparao de documentos de arquivos para microfilmagem econservao e utilizao do microfilme;

Preparao de documentos de arquivo para processamentoeletrnico de dados.

A lei esclarece que o exerccio das duas profisses somente serpossvel a partir do registro na Carteira de Trabalho e Previdncia Socialnas Delegacias Regionais do Trabalho. Alm disso, enfatiza bastante queos cursos de frias ou simplificados no do o direito a graduar-se como


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arquivista ou tcnico de arquivos. Para regulamentar esta Lei, existe oDecreto n 82.590, de 06 de novembro de 1978, que explica em detalheso que est explcito na referida Lei.

4.2. LEI N8159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991

A referida Lei de fcil compreenso e considerada como marcoinicial da cincia arquivstica no Brasil, por delinear a Poltica Nacional deArquivos e trazer conceitos importantes da disciplina arquivstica.

O primeiro artigo refora a responsabilidade do poder pblico eminstituir a gesto documental e a proteo aos arquivos. Ou seja, asinstituies pblicas so obrigadas a tomar medidas de gesto documental

em suas reas, alm de proteger o acervo arquivstico como cultural.Os segundos e os terceiros artigos do os conceitos de arquivo e de

gesto de documentos. Estes conceitos so muito utilizados pelo ArquivoNacional e nas provas de concurso. O segundo artigo trata o arquivocomo:

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentosproduzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidadesprivadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoafsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Este conceito muito utilizado como bsico na nossa profisso. O

arquivo um conjunto documental produzido e recebido por pessoasfsicas e jurdicas, de carter pblico ou privado, de acordo com asatividades exercidas, independentemente do suporte da informao.

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaestcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fasecorrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda

permanente.

Este conceito tambm muito conhecido por ns. Desta forma, agesto de documentos atinge as fases corrente e intermediria, parajustificar a eliminao de documentos ou o recolhimento deles ao arquivo

permanente.Os artigos 4 a 6 fazem uma exposio sobre o direito ao acesso

aos documentos que contenham informaes a respeito do usurio. Oartigo 4 descreve o art. XXXIII da Constituio, ao afirmar que todos tmdireito ao acesso aos documentos que dizem respeito s informaes quelhes contm, com exceo daqueles cuja divulgao pode comprometer asegurana nacional, a imagem e a honra das pessoas. O artigo 5 afirmaque a Administrao Pblica permitir o acesso a estes documentos. E oartigo 6 d direito indenizao aquele que se sentir prejudicado comas divulgaes a respeito da sua intimidade ou vida privada, mesmo comas aes cvel, penal e administrativa em curso.


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Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, noexerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do DistritoFederal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e

judicirias.

1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos porinstituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto deservios pblicos no exerccio de suas atividades.

2 A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica orecolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a suatransferncia instituio sucessora.

O artigo 7 muito importante para compreender o conceito dearquivos pblicos, pois detalha os mbitos de atuao dos rgos pblicose as funes exercidas por eles, detalhadas em seus documentos. Osdocumentos tambm so pblicos quando instituies privadas fazem a

gesto do acervo produzido por rgos e entidades pblicas. Alm disso, oartigo afirma que os documentos sero recolhidos instituio arquivsticapblica competente caso o rgo interrompa as suas atividades.

O artigo 8 explica os conceitos das idades corrente, intermediria epermanente. O artigo 9 traz uma informao importante. Os documentossomente podero ser eliminados aps a autorizao da instituioarquivstica pblica de competncia do poder ou mbito de atuao. E oartigo 10 traz outra informao interessante, ao afirmar que os arquivospermanentes no so objeto de venda, muito menos possuem validadelimitada. Eles no podem ser eliminados, mas devem ser conservados.

Os artigos 11 ao 16 traz os conceitos sobre os arquivos privados eos arquivos privados com interesse pblico. Tais conceitos soimportantes e vamos detalh-los para vocs. O artigo 11 conceituaarquivo privado como os documentos recebidos e produzidos por pessoasfsicas ou pessoas jurdicas de carter privado em decorrncia de suasatividades. E o artigo 12 traz a definio de arquivos de interesse pblicoe social como aqueles identificados pelo Poder Pblico como relevantespara a histria e o desenvolvimento cientfico nacional.

O artigo 13 determina que os documentos no podem sofrer

alienao, com disperso do seu contedo, muito menos ir para oexterior. Caso eles sofram o processo de alienao, o Poder Pblico possuipreferncia na aquisio do acervo. J o artigo 14 afirma que o acesso aoacervo considerado como relevante pode ser franqueado pelo dono dadocumentao; o art. 15 afirma que os arquivos identificados comorelevantes podem ser depositados ou doados para instituiesarquivsticas pblicas. Um exemplo que citei na primeira aula foi o acervodo Carlos Lacerda, doada para a Universidade de Braslia.

J o art. 16 afirma que os registros civis de arquivos de entidadesreligiosas, produzidas antes do Cdigo Civil de 1916, so considerados

como de interesse pblico. Isto se deve poca em que os registros de


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nascimento, casamento e bito eram feitos pelas igrejas catlicas, antesdo advento do Cdigo de 1916.

Os artigos disponveis sobre a organizao das instituies

arquivsticas pblicas, divididos entre o 17 e 21, so extremamenteimportantes. Peo encarecidamente que reforcem seus estudos neles, poispode cair uma questo a respeito. O art. 18 afirma que os arquivos doPoder Executivo Federal so o Arquivo Nacional, os dos Ministrios,autarquias e fundaes, os da Marinha, Exrcito, Aeronutica e doMinistrio das Relaes Exteriores. Os arquivos do Poder Judicirio e doPoder Legislativo tambm so considerados como de mbito federal.

Resumindo os demais artigos, os arquivos estaduais compreendemos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio estaduais. Os municipaisabrangem o Executivo e o Legislativo municipal. Do Distrito Federal, osarquivos so do Poder Executivo, Legislativo e Judicirio do DF. E osarquivos dos territrios sero organizados de acordo com a suaorganizao poltica-administrativa.

Alm disso, os prximos artigos colocam as competncias da gestodocumental em cada poder. Desta forma, cada poder responsvel pelaimplantao de uma metodologia de gesto em sua esfera deresponsabilidade. E os artigos 18 a 20 so claros ao determinar acompetncia de cada um. O art. 21 afirma que a legislao municipal,estadual e do Distrito Federal estabelecer critrios de organizao e

vinculao dos arquivos pblicos.Por mais que o Senado possa no cobrar, recomendo que vocsestudem os ltimos artigos da Lei. Eles foram revogados pela Lei 12527,que no foi cobrada pela banca. Ento, para efeito de prova, consideremque o prazo mximo de classificao para um documento sigiloso detrinta anos, prorrogvel por uma nica vez. A Lei nova coloca o prazomximo de 25 anos. E que o Poder Judicirio pode solicitar a exibioreservada de um documento sigiloso para defesa de direitos. Se a bancacobrar estes artigos, no tem problema, pois isto est disponvel noprograma.

4.3. DECRETOS N4073, DE 03 DE JANEIRO DE 2002 E N 7.430,DE 17 DE JANEIRO DE 2011

Resolvi inserir os dois decretos juntos, pois eles falam do mesmoassunto. O primeiro regulamenta a Lei 8159 em detalhes, mas o segundocorrige algo importante: a subordinao do Arquivo Nacional, que antespertencia Casa Civil da Presidncia da Repblica, agora faz parte

novamente ao Ministrio da Justia.


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O art. 1 do decreto 4.073/2002 extremamente importante, poisquem define a poltica nacional de arquivos o Conselho Nacional deArquivos CONARQ:

Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculadoao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e

privados, bem como exercer orientao normativa visando gestodocumental e proteo especial aos documentos de arquivo.

O prximo artigo estabelece as competncias do CONARQ. Entre asque eu considero mais importantes, esto as dos incisos I, II, VII, IX, X,XI e XII. Eles j apareceram em provas de concurso, embora eu diga quevocs tm a obrigao de estudar praticamente todo o decreto. Estesincisos afirmam basicamente estes pontos:

Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional deArquivos SINAR e promover o inter-relacionamento entre asinstituies arquivsticas pblicas;

Estimular a modernizao dos arquivos dos Estados, Municpios eDistrito Federal e a modernizao dos arquivos pblicos e privados;

Identificar os arquivos considerados de interesse pblico e propor issoao Presidente da Repblica, mediante o Ministro da Justia;

Estimular a capacitao tcnica, promover intercmbio entre osconselhos arquivsticos; Promover a apurao de atos lesivos poltica pblica de arquivos.

O CONARQ possui dezessete integrantes. Dentre eles, o Diretor-Geral do Arquivo Nacional presidir as reunies com mais dezesseisconselheiros, distribudos entre os representes dos Trs Poderes,universidades e instituies arquivsticas pblicas e associaes. Nas faltasou impedimentos, o Diretor-Geral ser substitudo pelo seu suplente.

Cada conselheiro ter um mandato de dois anos, prorrogvel pormais dois, e ter um suplente. E o CONARQ receber apoio tcnico doArquivo Nacional. As reunies podem ser feitas em Plenrio, uma vez acada quatro meses, e de forma extraordinria, a pedido do Diretor-Geral ea requerimento de dois teros dos conselheiros.

O CONARQ pode constituir cmaras tcnicas e cmaras setoriais. Asprimeiras surgem para propor diretrizes e estudos. E os segundos, paraestudar questes temticas, interagindo com as cmaras tcnicas. Osrepresentantes das cmaras tcnicas e setoriais so escolhidos pelo

Presidente, confirmada pelo Plenrio.


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Dos artigos 10 a 14, o Decreto detalha questes referentes aoSistema Nacional de Arquivos SINAR. Este assunto tambm tem cadoem prova com muita frequncia. A organizao do SINAR estruturada

por estes integrantes. Com exceo do Arquivo Nacional, os arquivos dosdemais integrantes devem estar devidamente organizados para compor oSINAR:

O Arquivo Nacional; Os arquivos do Poder Executivo Federal; Os arquivos do Poder Legislativo Federal; Os arquivos do Poder Judicirio Federal; Os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e

Judicirio; Os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e

Judicirio;

Os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.As competncias dos integrantes do SINAR

Promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aosdocumentos na sua esfera de competncia, em conformidade comas diretrizes e normas emanadas do rgo central;

Disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normasestabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento;

Implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de formaa garantir a integridade do ciclo documental;

Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; Apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; Prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; Apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos

legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da polticanacional de arquivos pblicos e privados;

Promover a integrao e a modernizao dos arquivos em suaesfera de atuao;

Propor ao CONARQ os arquivos privados que possam serconsiderados de interesse pblico e social;

Comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivosao patrimnio arquivstico nacional;

Colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos eprivados, bem como no desenvolvimento de atividades censitriasreferentes a arquivos;


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Possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas,cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ;

Proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea dearquivo, garantindo constante atualizao.Os artigos 15 a 17 referem-se aos documentos pblicos e descreve

as condies para que um arquivo seja considerado pblico. Para isto, osdocumentos devem ser:

Produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais,estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suasfunes administrativas, legislativas e judicirias;

Produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exercciode seu cargo ou funo ou deles decorrente;

Produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedadesde economia mista;

Produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas comotal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio SocialAutnomo Associao das Pioneiras Sociais.

A responsabilidade tcnica na organizao dos documentos cabe aestes rgos citados anteriormente. Alm disso, os documentos deempresas em processo de desestatizao devero ser recolhidos instituio arquivstica pblica no mbito quem que estiver inserida. Se for

estadual, ter que ser no arquivo pblico estadual. Se for nacional, serno Arquivo Nacional. Essa equivalncia precisa ser feita, para definirmelhor as responsabilidades.

E todos os documentos de arquivos pblicos de carter permanenteso inalienveis e imprescritveis. No podem sofrer qualquer tipo denegociao.

Os artigos 18 a 21 abordam um assunto sobre o qual jabordamos. Cada rgo deve possuir uma Comisso de AvaliaoPermanente, cujo objetivo de determinar os prazos a partir de reunies

e estudos por profissionais de diversas formaes, como advogados,historiadores, administradores, engenheiros, mdicos, profissionaisdiversos que tenham contato com a documentao a ser avaliada. Almdisso, a autoridade administrativa da rea deve tambm estar presente,por conhecer toda a rotina da documentao. Desta forma, a Comissoidentificar os documentos que sero destinados eliminao ou guardapermanente.

As comisses analisaro os documentos da rea-meio emconformidade com a Tabela de Temporalidade elaborada pelo CONARQ. Sehouver algum documento que no estiver nesta relao, ele pode ser

analisado e ter seu prazo de guarda definido pela comisso e,posteriormente, ter sua tabela encaminhada ao Arquivo Nacional.


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No caso dos documentos da rea-fim, a comisso permanentedeve analis-los e elaborar uma tabela com os prazos de guarda. A tabelatambm deve ser aprovada pelo Arquivo Nacional, para posterior

funcionamento.Para o recolhimento ao Arquivo Nacional, os documentos devem

estar higienizados, organizados, classificados e avaliados pelas instituiesarquivsticas produtoras. Alm disso, eles devem estar acompanhados deinstrumentos descritivos para posterior pesquisa.

Os ltimos artigos importantes para o nosso estudo, o 22 ao 28,reportam para ns a declarao de interesse pblico e social aos arquivosprivados, que disciplinada pela Lei 8159/91. Todos os documentosconsiderados importantes para a cultura, histria e cincia soconsiderados como de interesse pblico e social. Para isto ocorrer, oPresidente da Repblica deve emitir um decreto que afirme tal condio.

Muito cuidado nesta hora. No porque houve a declarao, queos documentos necessariamente devem ser transferidos a uma instituioarquivstica pblica. Os arquivos podem ir a uma instituio pblica sim,mas pode ocorrer outra situao prevista no decreto. Os detentores doarquivo (em geral, os herdeiros do produtor) resolvem tambm ficar como acervo e, desta forma, a responsabilidade da guarda dos documentosfica com eles.

Os arquivos considerados automaticamente como de interesse

pblico social so: Os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; Os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394,

de 30 de dezembro de 1991;

Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidosanteriormente vigncia da Lei n 3.071, de 1 de janeiro de 1916,de acordo com o art. 16 da Lei n 8.159, de 1991.

Nos demais casos, o CONARQ solicita a declarao de interessepblico e social mediante o encaminhamento de um parecer elaborado poruma comisso especial do CONARQ ao Ministro da Justia. Em seguida, oMinistro encaminha o parecer para apreciao ao Presidente da Repblica,que emitir o decreto.

Nos casos de alienao destes documentos, a Unio terpreferncia sobre eles. Caso algum queira alien-los, a Unio deve sernotificada, e emitir uma resposta em sessenta dias. Alm disso, osdetentores dos arquivos podem emitir acordos com universidades einstituies arquivsticas pblicas para o tratamento do acervo.

Os detentores tambm devem possuir responsabilidade civil,

penal e administrativa sobre o acervo. Alm disso, eles devem comunicar


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ao CONARQ qualquer perda total ou parcial do acervo, para que asprovidncias sejam tomadas.

QUESTES PROPOSTAS

1. (FCC CMARA DOS DEPUTADOS 2007) Assinale aalternativa correta. A principal atribuio da Comisso de Avaliao:

(A) estabelecer a temporalidade dos documentos da instituio.(B) atender consulta de agentes administrativos e depesquisadores.

(C) programar aes educativas e de difuso do acervo.(D) elaborar instrumentos de controle e de acesso ao arquivointermedirio.(E) proceder ao registro e classificao dos documentos produzidose recebidos pela Cmara.

Comentrios: A Comisso Permanente de Avaliao uma equipe decarter interdisciplinar, com o objetivo de discutir e estabelecer atemporalidade dos documentos arquivsticos. Neste caso, o item correto a letra A.

Resposta: Letra A.

2. (CESGRANRIO TCNICO DE ARQUIVO BNDES 2009) Em umareunio com o Diretor do Departamento de Recursos Humanos, oTcnico de Arquivo, trata das diretrizes para a sistemtica arquivsticado Banco Costa Verde e apresenta o seguinte formulrio:

O formulrio acima a representao da tabela de(A) temporalidade.(B) classificao.

(C) avaliao.(D) arquivamento.


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(E) eliminao.

Comentrios: A tabela de temporalidade representa os seguintes campos

que orientam o usurio a eliminar os documentos com segurana:Assunto, Prazo de Guarda, Destinao e Observao. Estes so os camposbsicos que devem compor uma tabela. Neste caso, a questo tem comoresposta a letra A.

Resposta: A.

3. (CESPE MS AGENTE 2008). Julgue o item a seguir:O arquivo central em questo poderia, anualmente, eliminar osdocumentos sem uso, independentemente de autorizao.

Comentrios: O arquivo central ou intermedirio responsvel pelaaplicao da tabela de temporalidade nos documentos que esto sob suacustdia. Os documentos no so eliminados em razo do seu uso e simdo prazo de guarda estabelecido. Entretanto, nenhum deles deve sereliminado sem a autorizao do rgo produtor, que ainda mantm apropriedade da documentao. Neste caso, o item FALSO.

Resposta: FALSO.

4. (TRT 1 Regio FCC) A macerao corresponde eliminao dedocumentos por:

(A) fragmentao mecnica.(B) imerso em lquido.(C) suco.(D) laminao.(E) combusto.

Comentrios: Pode cair uma questozinha dessas, que pode dar dor decabea para vocs. Porm, ela to simples, que a gente pode responde-

la agora. A macerao simplesmente rasgar, picotar o documento. Nestecaso, a eliminao por documentos ela feita por macerao, justamentepor fragmentao mecnica (com as mos ou com o triturador).Ento, aresposta a letra A.

Resposta: letra A.

5. (SENADO FGV 2008) Nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeirode 1991, a gesto documental e a proteo especial a documento dearquivo dever:

(A) do Estado.(B) do poder pblico.


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(C) do governo.(D) da Repblica.(E) dos trs poderes.

COMENTRIOS: mais uma vez, a literalidade da Lei em questo cobrada. E o aluno atento vai marcar como correta a letra B, pois deverdo Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial ao documentode arquivo.

Resposta: Letra B.

6. (CMARA DOS DEPUTADOS FCC 2007) De acordo com a Lei no8.159, de 8 de janeiro de 1991, compete ao Arquivo Nacional a gestoe o recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Executivo

Federal (art. 18), no mbito do qual se compreendem os do Ministrioda Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio doExrcito e do Ministrio da Aeronutica (art. 17, 1o). A falta deeficcia plena da lei, como observou Eliana Mattar, sobretudo comrelao aos organismos reconhecidamente infensos ao seucumprimento, pode ser atribuda, entre outros motivos,

(A) s interferncias constantes do Poder Judicirio.(B) ao conflito de jurisdio entre os arquivos estaduais e o ArquivoNacional.(C) presso exercida pelo Conselho Internacional de Arquivos.

(D) a dispositivos contraditrios emanados do Conselho Nacional deArquivos.(E) inexistncia de poder fiscalizador do Arquivo Nacional.

Comentrios: Nossa, que esto doida essa! Ela no se refere legislao arquivstica, mas poltica nacional de arquivos. Quem estudoudireitinho nossa aula a respeito, vai perceber que a alternativa correta aletra E, pois o Arquivo Nacional no possui efetivamente um poder defiscalizao e de monitoramento eficaz em relao s atividades doSistema Nacional de Arquivos. O Decreto 4915/2003, objeto da nossa

prxima aula, um passo a respeito e existem reunies entre os rgosdo Poder Executivo, mas o Sistema abrange tambm os outros poderes, oLegislativo e o Judicirio. E o controle continua frouxo.

Resposta: Letra E.

7. (CESPE ESCRIVO DE POLCIA 2009) Documentos de arquivoproduzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, comvalor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte doarquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de

valor secundrio.


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Comentrios: O valor secundrio reflete aqueles valores alm dos quaisforam previstos para a criao dos documentos. J o valor primrio refleteos documentos produzidos com razo administrativa, legal ou fiscal, que

so os valores imediatos. Neste caso, o item FALSO.Resposta: FALSO.

QUESTES PROPOSTAS

1. (CESPE STM 2010) O Sistema Nacional de Arquivos tem comofinalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos eprivados.

2. (CESPE STM 2010) Os rgos do Poder Judicirio integram oSistema de Gesto de Documentos de Arquivo na qualidade dergos setoriais.

3. (CESPE STM 2010) de competncia do CONARQ estimular aimplantao de sistemas de arquivos no Poder Judicirio da Unio,dos estados e do Distrito Federal.

4. (CESGRANRIO TCNICO DE ARQUIVO BNDES 2009) Em umareunio com o Diretor do Departamento de Recursos Humanos, o

Tcnico de Arquivo, trata das diretrizes para a sistemticaarquivstica do Banco Costa Verde e apresenta o seguinteformulrio:

O formulrio acima a representao da tabela de(A) temporalidade.(B) classificao.(C) avaliao.(D) arquivamento.(E) eliminao.


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Prof Roselene Candida Aula 025.(CESPE MS AGENTE 2008). Julgue o item a seguir:O arquivo central em questo poderia, anualmente, eliminar osdocumentos sem uso, independentemente de autorizao.

6. (CESPE MS ANALISTA - 2010). Os documentos de valormediato podero ser eliminados aps a realizao do registrointerno, em termo de eliminao de documentos, e a divulgao detais registros por meio da publicao da listagem de eliminao dedocumentos.

7. (CESPE MS 2010) Para realizar a avaliao, o arquivista deveselecionar um grupo de servidores da administrao para formaruma comisso de avaliao, com a finalidade de sugerir critrios eprazos para preservao ou eliminao de documentos. Entretanto,cabe exclusivamente ao arquivista do rgo a responsabilidade decriar um instrumento de destinao, orientar sua aplicao, orientaro processo de seleo, bem como emitir a autorizao para aeliminao de documentos.

8. (CESPE MS 2010) A avaliao o processo de anlise queconsiste na identificao das idades dos documentos, segundo osvalores ativo, semiativo e inativo, a partir do qual se podedeterminar o tratamento tcnico adequado aos documentos em cadafase, de forma a contribuir para a racionalizao e a eficinciaadministrativa.

9. (CESPE MS 2010) A tabela de temporalidade um instrumentode destinao que determina prazos para transferncia,recolhimento e eliminao de documentos.

GABARITO

1. C2. E3. C4. A5. E6. E7. C8. C9. C

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