3.2 Diversos tipos de auditoria administrativa.

La auditoria administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte

integrante del sistema total de control superior, es la principal herramienta para

la revisión y evaluación de los resultados logrados.

Cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control

superior; es decir, un medio para obtener y mantener el control; el segundo es;

el medio principal para la medición y evaluación de resultados.

Por tanto la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y

otros interesados deben confiar en ésta para la prevención de inconvenientes,

y para garantizar la adecuada marcha del sistema.

Auditoría Operacional.

La Auditoría Operacional es una actividad que conlleva como propósito

fundamental el préstamo de un mejor servicio a la administración

proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la

eficiencia de las operaciones de una entidad.

Aún cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en

el ejercicio de su práctica el auditor operacional no únicamente debe revisar la

operación en sí habrá de extenderse a la función de esa operación. 

Ejemplo:

Si se revisa la operación de facturación,

esta se inicia, en el departamento de

embarques y concluye al enviarse la

factura para su cobro, en este momento

el auditor debe cerciorarse que

efectivamente es recibida y

automáticamente ya alcanzó la

operación de crédito y cobranzas.

La Auditoría Operacional debe ser una función operacional dada, en el ejemplo

se denominará Auditoría operacional a la función de Facturación.

La Auditoría Operacional es un gran reto a la capacidad profesional del

Contador Público como Auditor Operacional.

Para una buena ejecución de esta técnica requiere de:

Introducirse en otras disciplinas como son: Análisis de sistemas, Ingeniería

Industrial (para revisar costos y producción), Mercadotecnia (para revisar

ventas), Relaciones Industriales, etc.

Con la conclusión anterior puede surgir la duda de cómo un individuo, como el

auditor operacional, que no tiene ningún entrenamiento específico sobre cierta

área, puede ser útil. La respuesta a esta duda descansa en los aspectos de

control, es decir, que se requiere de una definición clara de los objetivos, así

como contar con elementos para comparar lo que se está realizando contra

esos objetivos con el propósito de determinar desviaciones y analizar y evaluar

éstas para así poder tomar medidas correctivas acordes a las circunstancias.

Verificación.

Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de

transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico; el

tamaño de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de

confianza que sea necesario para que represente razonablemente la población

de la cual se seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente

están interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto y costo.

Evaluaciones y recomendación.

El auditor debe reservarse para la conclusión del examen, los auditores

proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones

con la dirección departamental cuando comentan los hechos que han

encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas

las diferencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una

aceptación amistosa tanto por parte de la dirección General como de la

Operativa.

Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está

totalmente seguro; como resultado de su examen.

Informar de los resultados a la dirección.

La auditoria operativa por su propia naturaleza está orientada hacia el futuro la

justificación de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos

que hace para un futuro más saludable para la empresa, a través del logro de

una mayor eficiencia, eficacia y economía empresarial.

Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la

oportunidad de:

Reducir los Costos

Incrementar los ingresos

Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política

afecta adversamente al organismo

Modificar una política que no satisface las necesidades del organismo

Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o

ser compatible con las metas de largo plazo del organismo.

Auditoria procesal.

Es la auditoria de la gestión, evalúa la eficiencia. Es el tipo de auditoria que

mide la eficiencia de las salidas de los sistemas que posibilitan la gestión de un

ente (en especial del sistema de gestión), utilizando como elemento sensor

básicamente pautas doctrinarias de eficiencia.

Ha recibido otros nombres, tales como: auditoria gerencial, auditoria

administrativa, auditoria de operaciones o auditoria operacional.

La auditoria operativa consiste en el examen de algunas o todas las

operaciones llevadas a cabo por el ente o por alguna(s) de sus unidades

operativas, con el propósito de evaluar la eficacia de su gestión y formular

recomendaciones para su mejoramiento.

Como en cualquier auditoria, en la operativa deben existir un sujeto (el auditor),

una acción (el examen del objeto) y un producto principal (el informe resultante

del examen). Y también deben estar presentes un propósito, un objeto y un

sensor.

La definición del elemento sensor provoca las mayores diferencias entre las

caracterizaciones de auditoria operativa que han formulado los autores: es

razonable que haya diferentes definiciones de auditoria operativa basadas en la

característica del sensor, pues la palabra “operativa” no define al sensor sino al

objeto de examen ==> dado un mismo objeto, podría haber múltiples auditorias

operativas que persigan propósitos diversos y que, por lo tanto, se basen en el

empleo de sensores distintos. Ejemplo: si el sensor son las “directivas de la

gerencia” el examen de transacciones se dirige a determinar si se han

respetado dichas directivas.

Definición de auditoria procesal (Coloma):

“Es la clase de auditoria que tiene por objetivo evaluar el grado de

eficiencia que tienen los sistemas que posibilitan la gestión u operatoria

del ente. Esta orientada básicamente a la evaluación del sistema de

gestión, pero puede abarcar todos los otros sistemas de la organización

(objetivos, politicas, estructura, información y control), en cuanto ellos

contribuyen a dicha gestión. No debe ser tampoco confundida con una

simple evaluación del control interno, ya que su fin no es evaluar solo las

actividades de control del ente sino la eficiencia global de las distintas

funciones operativas, tanto en sus aspectos de planificación y ejecución

como de comunicación y control.”

Auditoria analitica.

La auditoria analítica (V.b) utiliza un muestreo diferente al que el que se utiliza

cuando se realiza auditoria con el método del resultado (V.c): va a ser mas

pequeño, y se utiliza para ver si el sistema esta en vigencia y efectivamente se

cumplen todos los pasos ===> es una auditoria “del principio al fin”, analizando

todos los pasos, lo cual potencia el examen (no es bueno dejar “pasos

colgados”).

El análisis de sistemas se vuelca sobre aquellas fases que:

son importantes relativamente

los sistemas de control interno presentan deficiencias.

La auditoria analítica presenta dos fases:

auditoria de sistemas: sobre sistemas (se utilizan cursogramas).

auditoria de seguimiento: sobre aquellas áreas de mayor riesgo o que

presentaron errores (no va “a la pesca”). Sobre todos los ítems no seria

económicamente viable.

Auditoria de sistemas:

Se determinan los sistemas, y se evalúan mediante un muestreo pequeño. El

objetivo de esta fase es determinar la confiabilidad del sistema de información

contable. Pasos:

se obtiene un cursograma que:

describe el sistema

se realiza un examen sobre el: mediante un pequeño muestreo del principio

al fin se observa si esta en vigencia.

se evalúa el control interno:

muestra las deficiencias manifiestas o posibles

determina lo que se puede mejorar

se determina la importancia relativa (la magnitud, los errores

significativos)

el objetivo secundario lo constituyen las recomendaciones a la gerencia

(memorándum)

en algunas áreas deposita confianza

realiza un recordatorio o cuestionario

Auditoria medio ambiente

La creciente necesidad de controlar el impacto ambiental que generan las

actividades humanas ha hecho que dentro de muchos sectores industriales se

produzca un incremento de la sensibilización respecto al medio ambiente.

Debido a esto, las simples actuaciones para asegurar el cumplimiento

legislativo han dado paso a sistemas de gestión medioambiental que permiten

estructurar e integrar todos los aspectos medioambientales, coordinando los

esfuerzos que realiza la empresa para llegar a objetivos previstos.

Es necesario analizar y conocer en todo momento todos los factores de

contaminación que generan las actividades de la empresa, y por este motivo

será necesario que dentro del equipo humano se disponga de personas

cualificadas para evaluar el posible impacto que se derive de los vectores

ambientales. Establecer una forma sistemática de realizar esta evaluación es

una herramienta básica para que las conclusiones de las mismas aporten

mejoras al sistema de gestión establecido.

La aplicación permanente del concepto mejora continua es un referente que en

el campo medioambiental tiene una incidencia práctica constante, y por este

motivo la revisión de todos los aspectos relacionados con la minimización del

impacto ambiental tiene que ser una acción realizadas sin interrupción.

Auditoria de seguimiento

Auditoria de seguimiento:

Se investigan las deficiencias, con lo cual:

se arriba a conclusiones

se aconsejan mejoras

al investigarse las deficiencias, se responde a la pregunta ¿los registros

de contabilidad son confiables?

constituye un examen complementario que determina si el sistema es

confiable o no para prevenir errores. Es decir que una vez determinadas

las áreas de mayor riesgo, y de verificar mediante un muestreo pequeño

si están en vigencia (si se siguen en la practica), en las áreas de mayor

riesgo se requiere de un análisis complementario. Se requiere de un

análisis estadístico para que tenga validez.

Relevamiento detallado del sistema constancia del relevamiento en los

cursogramasanálisis de cursogramas áreas potencialmente áreas donde puede

deficientes aumentar la eficiencia investigación adicional recomendaciones

sobre de estas áreas posibles mejoras

BIBLIOGRAFIA

Auditoria Administrativa,

JOSE ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA

Guía práctica de auditoria administrativa

VICTOR M. RUBIO

Sinopsis de auditoria Administrativa,

JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA