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Documentacin del producto PUBLICSAP Business ByDesign 1302

Aprovisionamiento

Tabla de contenidos

1 Aprovisionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

2 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82.1 Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82.2 Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162.3 Determinacin de precios en Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182.4 Compras estratgicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232.5 Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

3 Portafolio de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283.1 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Catlogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Catlogos personalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Procesamiento de catlogo interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Integrar catlogos externos de socios certificados por SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Informacin tcnica para proveedores de catlogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

3.2 Vista de Productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Gua rpida para Servicios (en Portafolio de productos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63Gua rpida para Materiales (en Portafolio de productos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

3.3 Vista Catlogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Gua rpida para Catlogos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

3.4 Vista Precios de lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Gua rpida para precios de lista (en portafolio de productos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

3.5 Vista Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Gastos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109Gastos por categora de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112Historial de gastos por categora de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Top 25 Product Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

4 Aprovisionamiento y contratacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1174.1 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

SAP Business ByDesign 1302Tabla de contenidos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 3

Procesamiento de solicitudes de oferta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Procesamiento de ofertas de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Aprovisionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121Clasificacin de fuentes de aprovisionamiento en asignar fuente de aprovisionamiento . . . . . . . 122Procesamiento de contrato de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

4.2 Vista de peticiones de determinacin de fuente de aprovisionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Gua rpida de solicitudes de aprovisionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

4.3 Vista de solicitudes de oferta y ofertas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Gua rpida para peticiones de oferta y ofertas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

4.4 Vista de contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Gua rpida Contratos de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

4.5 Vista Determinacin de fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Gua rpida para la determinacin de fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

4.6 Vista Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Gastos en contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168Seguimiento de contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170Contratos con vencimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171Gastos en compras irregulares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Fiabilidad de precio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Pedidos por asignacin de cuenta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Documentos liberados por contrato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Pedidos por mes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177Pedidos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Historial de gastos por categora de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Gastos por asignacin de costes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Gastos por pas y categora de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Gastos por producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Gastos por categora de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185Gastos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187Relacin de proveedores por categora de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188Top 25 Product Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189Los 25 productos principales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19025 proveedores principales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191Gastos totales por categora de gasto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Supervisin de creacin automtica de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194Anlisis de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

5 Base de proveedores habituales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1975.1 Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

4 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos P U B L I CSAP Business ByDesign 1302

Tabla de contenidos

Gestin de direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197Verificacin de duplicados de socio comercial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

5.2 Vista de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201Gua rpida de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

5.3 Vista Prestatarios de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Gua rpida de prestatarios de servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

5.4 Vista Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Gastos en contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225Historial de precios por producto y proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Fiabilidad de precio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227Pedidos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Gastos por proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230Relacin de proveedores por categora de producto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23125 proveedores principales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232Anlisis de proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Detalles de proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

SAP Business ByDesign 1302Tabla de contenidos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 5

1 Aprovisionamiento

ResumenEl rea empresarial Aprovisionamiento permite a la empresa planificar y determinar las actividades de compra alargo plazo. Esta rea utiliza los procesos de solicitud de oferta y gestin de contratos para alcanzar reducciones decostes y mejores niveles de servicio a largo plazo entre los proveedores elegidos. Permite la automatizacin de variasactividades de aprovisionamiento, como la creacin de contratos con proveedores. Los empleados puedencolaborar de manera eficiente con los proveedores, realizar un seguimiento de ellos y supervisar su desempeosegn los compromisos adquiridos.

RelevanciaLos siguientes paquetes empresariales estn asociados al rea empresarial Aprovisionamiento.

Aprovisionamiento y contratacin (opcional)Aunque este paquete empresarial es opcional, se recomienda seleccionarlo durante la configuracin delsistema para poder realizar actividades de aprovisionamiento.

Gestin de base de proveedores (obligatorio)

Beneficios Procesos de aprovisionamiento estratgico integrados

El sistema brinda un mtodo estratgico para el aprovisionamiento que le permite optimizar los procesosmanuales, como la determinacin de una fuente de aprovisionamiento. Mediante el software para elprocesamiento de solicitudes de oferta y ofertas, puede encontrar nuevos proveedores y negociar nuevoscontratos fcilmente. La empresa puede integrar de una mejor manera las actividades de aprovisionamientoy compra al optimizar la renegociacin de contratos o iniciar nuevos procesos de solicitud de oferta. Adems,las herramientas avanzadas de anlisis de gastos ayudan a los empleados a identificar nuevas fuentes dereduccin de costes. Los empleados pueden aprovechar la asistencia que se brinda en la toma de decisionespara optimizar la base de proveedores.

Colaboracin y gestin de proveedores simplificadas con la base de proveedoresMediante la colaboracin simplificada, el sistema ayuda a desarrollar y mantener relaciones slidas con labase de proveedores e identificar fcilmente quines tienen el mejor desempeo. El departamento decompras puede gestionar todo el ciclo de vida de las relaciones con los proveedores al proporcionar una basecentral para toda la informacin relacionada con los proveedores. Los agentes de compras pueden asignarfcilmente fuentes de aprovisionamiento evaluadas y clasificadas a un grupo de solicitudes de comprasimilares y, mediante reglas predefinidas, pueden agrupar estas solicitudes de compra en uno o ms pedidos.Puede comunicarse fcilmente con los proveedores acerca de los procesos de aprovisionamiento esenciales,como la confirmacin de pedidos, el procesamiento de excepciones de facturas y la renovacin de contratos.Al trabajar junto con los proveedores y con formularios interactivos e inteligentes, la organizacin puedecolaborar para reducir costes y mejorar la retencin de proveedores.

Funciones de anlisis de gastosLa funcionalidad de anlisis de gastos permite conocer mejor el rendimiento de las compras operativas yestratgicas a fin de ayudarlo a alcanzar una reduccin de costes considerable. Los informes estndar, comolos anlisis de gastos detallados, ayudan a la empresa a supervisar el desempeo de los proveedores y analizar


Aprovisionamiento

los precios, las facturas y los pedidos. Adems, las herramientas avanzadas de anlisis de gastos ayudan alos empleados a identificar nuevas fuentes de reduccin de costes.

Mayor enfoque en las tareas y los proyectos estratgicosEl sistema permite a los empleados y gerentes tener una visin organizada segn la prioridad de las tareasdiarias. Adems, resalta las alertas y excepciones en las listas de trabajo, de modo que los empleados sabendirectamente qu actividades deben priorizar.

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2 Conceptos bsicos

2.1 Gestin de relacin con proveedores

ResumenLa gestin de relacin con proveedores le permite consolidar sus relaciones con los proveedores, para mejorar losprocesos de aprovisionamiento, reducir costos y convertir su relacin con los proveedores en una ventajacompetitiva.La gestin de relacin con proveedores integra por completo los procesos de aprovisionamiento operativo yestratgico desde generacin de demanda y aprovisionamiento de materiales y servicios nuevos hasta negociacinde contratos y supervisin de documentos de compra, incluidas las facturas con el resto de los procesosempresariales, como logstica, gestin de proyectos y gestin financiera. En consecuencia, puede colaborar con susproveedores de forma ms eficiente, automatizar procesos y evaluar continuamente la eficacia de las actividadesde aprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.Adems, la gestin de relacin con proveedores proporciona poderosas herramientas para informes que permitenun alto grado de transparencia del proceso y proporcionan una mejor perspectiva del rendimiento de las comprasoperativas y estratgicas para ayudarlo a obtener ahorros considerables. Los informes estndar ayudan a suempresa a supervisar el rendimiento de los proveedores, analizar el desarrollo de precios y gastos, adems de hacerseguimientos de las solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.

ComprasLa gestin de relacin con proveedores asiste a su proceso de compras para que el proceso de aprovisionamientosea automatizado mediante, por ejemplo, la supervisin y la gestin centralizada de las compras en toda la empresa,lo cual reduce el volumen de tareas de compra habituales. La verificacin de facturas automatizada tambin estincluida en el proceso de aprovisionamiento, adems de la notificacin automtica a Finanzas de datos relevantespara contabilidad, de pagos e impuestos que estn vencidos, y de pagos a proveedores no residentes, cuando seanpertinente.


Conceptos bsicos

Figura 1: Proceso de compra

El proceso de compra estndar se produce de la siguiente manera:1. De acuerdo con la configuracin, se crea una demanda de una de las siguientes maneras:

Para pedir materiales o servicios no de almacn, se puede crear un carrito de compra con catlogos quesirva como solicitud de autoservicio, en el centro de trabajo Pgina principal. Para obtener msinformacin, consulte Procesamiento de carritos de compra.

Para pedir materiales de almacn, se puede crear una propuesta de compra en el centro de trabajoPlanificacin de aprovisionamiento. Para obtener ms informacin, consulte Iniciar produccin ycompras.

Para solicitar servicios externos para un proyecto, se puede liberar una solicitud de compra en el centrode trabajo Gestin de proyectos. Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de proyectos.

2. El sistema crea automticamente una solicitud de compra basada en la demanda ingresada. Para obtenerms informacin, consulte Procesamiento de solicitud de compra.

3. El sistema busca automticamente fuentes de aprovisionamiento, como contratos o precios de lista, y, siest disponible, las asigna a la demanda. Si es necesario, un comprador tambin puede asignar manualmenteuna fuente de aprovisionamiento o datos de un pedido existente.Si no hay una fuente de aprovisionamiento disponible para un producto especfico, un comprador puedehacer que el sistema cree una solicitud de aprovisionamiento en el centro de trabajo Aprovisionamiento ycontratacin, la cual inicia el proceso de solicitud de oferta.Para obtener ms informacin, consulte Aprovisionamiento [pgina 121].

4. Segn la configuracin, el sistema puede crear automticamente un pedido basado en una solicitud decompra. Un comprador tambin puede crear un pedido manual o directamente de una solicitud de compra.Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de pedido.

5. Si el sistema cre una solicitud de compra automticamente, tambin la enva automticamente al proveedoro a una impresora local. Si un comprador cre un pedido manualmente, el sistema lo enva automticamenteal proveedor una vez que el comprador hace el pedido manualmente.

6. Segn la configuracin, el sistema puede enviar el pedido como un formulario estndar, un formulariointeractivo o por intercambio de datos electrnicos (EDX), que puede automatizar completamente la creacinde la confirmacin de pedido y actualizar el proceso en el sistema. En el resto de los casos, el compradoringresa manualmente la confirmacin de pedido en el sistema. Para obtener ms informacin, consulteConfirmaciones de pedido.

7. Segn el origen de la demanda, la entrega de materiales y servicios se maneja de las siguientes formas:

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Para los materiales o servicios no de almacn, un comprador o el empleado solicitante pueden confirmarla entrega de materiales o la finalizacin de servicios (entrada de mercancas y servicios). Para obtenerms informacin, consulte Procesamiento de entrada de mercancas y servicios y devolucin demercancas.

Para los materiales de almacn, un empleado de almacn puede confirmar la entrega de materiales(entrega entrante). Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de entregas entrantes.

En el caso de los servicios provistos para los proyectos, segn las parametrizaciones del pedido, elsistema puede crear automticamente una entrada de mercancas y servicios en la hoja de horas detrabajo completada por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los jefesde proyecto). Si es necesario, una persona responsable tambin puede crear entradas de mercancas yservicios manualmente. Para obtener ms informacin, consulte Gua rpida de trabajo de proyecto.

8. Para las autofacturaciones y las facturas peridicas, el sistema crea automticamente una factura deproveedor. En el resto de los casos, un contable ingresa manualmente una factura de proveedor con o sinreferencia a documentos anteriores. El contable tambin puede escanear facturas en el sistema. Adems,un contable puede tambin procesar solicitudes de anticipo de proveedores antes de la entrega o suministrode los materiales o servicios que se han pedido. Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento defactura de proveedor con referencia.El sistema verifica automticamente una factura del proveedor y, si es necesario, genera excepciones porinconsistencias, como variacin de precio o factura duplicada. Luego, se puede transmitir la excepcin a laparte correspondiente para que la aclare o la acepte. Para obtener ms informacin, consulte Tratamientode excepciones.

9. Si no hay excepciones o una vez que se resuelven todas las excepciones, el sistema contabilizaautomticamente la factura del proveedor para desencadenar el proceso de pago.El sistema notifica a la gestin financiera de: Datos relevantes para contabilidad Pagos e impuestos que estn vencidos Pagos a proveedores no residentes, cuando sean pertinente.Para obtener ms informacin, consulte Pagos salientes.

AprovisionamientoLa gestin de relacin con proveedores asiste sus actividades de aprovisionamiento al determinar, negociar ydocumentar fuentes de aprovisionamiento para sus demandas. Adems, gestiona el ciclo de vida completo delcontrato y proporciona a los empleados y proveedores informacin actualizada y precisa sobre los precios. Tambinpuede hacer un seguimiento del rendimiento del proveedor y supervisar su rendimiento mediante la identificacinde proveedores ms y menos eficientes, productos y categoras de productos. Para obtener ms informacin,consulte Aprovisionamiento [pgina 121].


Conceptos bsicos

Figura 2: Proceso de aprovisionamiento

El proceso de aprovisionamiento estndar se produce de la siguiente manera:1. Se identifica una demanda de aprovisionamiento en una de las siguientes maneras:

El sistema no puede encontrar ninguna fuente de aprovisionamiento existente para materiales oservicios que estn contenidos en solicitudes de compra.

Vence un contrato de compra existente y es necesario renovarlo.2. El sistema crea automticamente una solicitud de aprovisionamiento basada en una solicitud de compra que

es necesario aprovisionar o en un contrato de compra que vence.3. Un comprador puede crear manualmente una solicitud de oferta y enviarla a uno o varios ofertantes. El

sistema tambin puede crear, automticamente, una solicitud de oferta basada en una solicitud deaprovisionamiento y enviarla el proveedor.

4. El sistema recibe ofertas de uno o varios ofertantes. Un comprador puede comparar, adjudicar o rechazarofertas.

5. El sistema crea un pedido o un contrato de compra como documento siguiente basado en la oferta ganadora.Para obtener ms informacin, consulteProcesamiento de solicitud de compra, Procesamiento de contrato decompra [pgina 124] y Procesamiento de solicitud de oferta [pgina 117].

Caractersticas clave de Gestin de relacin con proveedoresPara simplificar el proceso de aprovisionamiento operativo y estratgico de su empresa, la gestin de relacin conproveedores lo ayuda a integrar y automatizar procesos y evaluar continuamente la eficiencia de las actividades deaprovisionamiento y las relaciones con los proveedores.

IntegracinLa gestin de relacin con proveedores integra completamente los procesos de aprovisionamiento operativo yestratgico con lo siguiente:

Gestin de cadena logsticaPara materiales de almacn, la gestin de relacin con proveedores interacta con la gestin de cadenalogstica mediante: La recepcin de solicitudes de compra por medio de planificacin de aprovisionamiento La recepcin de datos de especificacin de productos para ser usados en las solicitudes de compra y

los pedidos La notificacin a planificacin de aprovisionamiento sobre los pedidos creados y sus cambios


La recepcin de informacin de entregas y devoluciones entrantes al proveedor, que, luego, actualizaautomticamente los pedidos dentro de la gestin de relacin con proveedores La gestin de relacincon proveedores tambin transfiere, a Facturacin de proveedores en Gestin de relacin conproveedores, informacin de entregas y devoluciones entrantes al proveedor confirmadas.

La reconciliacin de la cantidad entregada en facturas de proveedores contabilizadas y entregasentrantes confirmadas

La anexin de documentos de inspeccin de calidad, definidos dentro de planificacin de calidad, apedidos o contratos de compra, y su envo a proveedores para ayudar a garantizar que se lleven a cabolas inspecciones de calidad que correspondan

La creacin de facturas de proveedores basadas en pedidos de terceros La creacin de documentos de compra basados en traslados de stock entre empresas

Gestin de relacin con clientesPara el aprovisionamiento de terceros, Gestin de relacin con proveedores interacta con Gestin derelacin con clientes de la siguiente manera: Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una posicin de pedido o de orden de servicio

como asignacin de costes en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancas y servicios o lafactura del proveedor.

Un empleado, comprador o contable puede seleccionar una direccin de cliente como direccin deentrega en el carrito de compra, el pedido, la entrada de mercancas y servicios o la factura del proveedor.

Gestin de proyectosPara los servicios proporcionados para proyectos, Gestin de relacin con proveedores interacta conGestin de proyectos de la siguiente manera: Recibe solicitudes de compra de proyectos con asignacin de costes a proyectos Crea carritos de compra, pedidos, entradas de mercancas y servicios, y facturas de proveedores con

asignacin de costes a proyectos Enva informacin acerca de la creacin de carritos de compra, pedidos, entradas de mercancas y

servicios, y facturas de proveedores a Gestin de proyectos Asigna proyectos a solicitudes de oferta y contratos para hacer el seguimiento de proyectos de compra,

y de solicitudes de oferta y contratos de compra relacionados con cualquier otro tipo de proyecto Crea entradas de mercancas y servicios basadas en hojas de horas de trabajo aprobadas, para

proyectos, que estn completadas por prestatarios de servicios externos o jefes de proyecto en sunombre

Gestin financieraAl usar documentos de compra, por ejemplo, pedidos, entradas de mercancas y servicios contabilizadas ofacturas de proveedores contabilizadas, Gestin de relacin con proveedores notifica a Gestin financierade lo siguiente: Asignacin de costes (centros de coste, proyectos, pedidos de cliente, rdenes de servicio) Informacin del libro mayor (basada en la categora del producto o el grupo de determinacin de cuenta) Impuestos Gastos

AutomatizacinAl automatizar el proceso de aprovisionamiento, la gestin de relacin con proveedores minimiza la intervencin deempleados necesaria para completar las tareas. La siguiente es una descripcin de la automatizacin que se puedellevar a cabo en los pasos individuales en un proceso de aprovisionamiento estndar:

Ingreso de demanda


Conceptos bsicos

Un empleado puede ingresar una demanda directamente en el sistema mediante el autoservicio. Si unempleado aade productos de catlogos a un carrito de compra, el sistema determina automticamenteel precio y el proveedor, y tambin puede crear el pedido automticamente.

En la planificacin de aprovisionamiento, el sistema puede crear propuestas de compraautomticamente y liberarlas en solicitudes de compra.

Aprobacin El sistema puede transferir automticamente documentos de compra, como carritos de compra,

pedidos, entradas de mercancas y servicios, contratos de compra o facturas de proveedores, para suaprobacin.

Al usar de lmites de aprobacin, los autorizadores pueden controlar automticamente el gasto. Determinacin de fuente de aprovisionamiento

Si est disponible, el sistema asigna automticamente fuentes de aprovisionamiento adecuadas basadas encontratos o precios de lista. Si existen varios contratos para un producto, el comprador puede utilizarregulaciones por cuota para poder determinar qu proveedor suministra qu cantidad del producto, o elcomprador puede definir un contrato o precio de lista como fuente de aprovisionamiento fija.Segn el volumen de compras y a la importancia de las mercancas y servicios que se deben comprar, esposible que no negocie contratos con su proveedor. En este caso puede usar precios de lista como alternativasimplificada para actualizar los datos maestros de precio y automatizar el proceso de compra.Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de fuente de aprovisionamiento [pgina 163].

Negociacin de contrato de compra con el proveedor actual Una vez que un comprador decide renegociar un contrato existente directamente con el proveedor

actual, el sistema crea automticamente una solicitud de aprovisionamiento en la que se basa para crear,adems, una solicitud de oferta. El sistema enva automticamente la solicitud de oferta al proveedoractual.

Cuando un comprador acepta una oferta, el sistema crea automticamente un contrato de comprabasado en la oferta.

Para obtener ms informacin, consulte Negociacin de un contrato [pgina 159]. Determinacin de impuestos

El sistema determina automticamente los impuestos segn el pas de la empresa, el proveedor y el tipo deproducto suministrado. Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de impuestos[pgina 57] y Determinacin de retencin de impuestos.

Creacin de pedidoSi el sistema determina automticamente la fuente de aprovisionamiento, tambin puede crearautomticamente un pedido segn las parametrizaciones definidas. Para obtener ms informacin, consultePedidos creados automticamente.

Envo de pedidosEl sistema enva automticamente los pedidos a los proveedores mediante los canales de salida definidos,como fax, formularios de impresin o formularios interactivos por correo electrnico o por intercambio dedatos electrnicos (EDX).

Confirmaciones de pedidoSi el sistema enva un pedido a un proveedor por medio de un correo electrnico con un formulario interactivoanexo o intercambio de datos electrnicos (EDX), el sistema crea automticamente una confirmacin depedido en el sistema basada en la respuesta del proveedor, y notifica al comprador sobre las desviacionesdel pedido.

Entradas de mercancas y servicios para proyectosSegn las parametrizaciones del pedido, el sistema puede crear automticamente entradas de mercancasy servicios para proyectos basadas en hojas de horas de trabajo que fueron completadas por prestatarios deservicios externos o jefes de proyecto (en nombre de los prestatarios de servicios).


Facturas de proveedor El sistema puede recibir facturas electrnicas de proveedores por medio de EDX sin necesidad de realizar

ningn esfuerzo manual. Mediante la autofacturacin, el sistema crea automticamente facturas de proveedores basadas en

entradas de mercancas y servicios, y entregas entrantes contabilizadas. Para obtener ms informacin,consulte Procesamiento de factura de proveedor con Autofacturaciones.

Mediante el uso de facturas peridicas, por ejemplo, los pagos peridicos de alquileres, leasing o seguros,el sistema crea automticamente facturas de proveedores en fechas de vencimiento definidas segn lainformacin que su empresa ha introducido en plantillas del sistema. Para obtener ms informacin,consulte Facturas peridicas para facturas de proveedor.

Un contable puede escanear facturas en papel en vez de introducirlas manualmente. El sistema buscaautomticamente el nmero de pedido y lo aade como referencia a la factura del proveedor. El sistemacrea una propuesta de factura basada en el nmero de pedido. Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Entrada de facturas (en Facturacin de proveedores) y Cargar facturas de proveedorescaneadas mediante el servicio de carga automtica.

Para obtener ms informacin acerca de la automatizacin del proceso de aprovisionamiento, consulteAutomatizacin de Gestin de relacin con proveedores [pgina 16].

AnlisisVarios informes de gastos de Gestin de relacin con proveedores, como Gastos totales por categora de gasto,Gastos por proveedor, Gastos por producto o Gastos por categora de producto proporcionan una perspectiva delrendimiento de las actividades de compra y aprovisionamiento, proporcionan transparencia a los gastos de comprasy a las categoras de gastos como gastos de contratos o de compras irregulares, y le permiten identificaroportunidades de reduccin de costes. Los informes estndar ayudan a su empresa a supervisar el rendimiento delos proveedores, como la fiabilidad de precios, analizar el desarrollo de precios y gastos, y hacer seguimientos delas solicitudes de compra, los pedidos, las facturas de proveedores y los contratos de compra.

Determinacin de preciosEl sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catlogos, contratos de compra,solicitudes de oferta, pedidos y precios de lista, segn su volumen de compra, la importancia del producto o serviciopara el xito de su empresa y la importancia de la relacin con los proveedores. El sistema tambin le permite definircondiciones de precio. Estas condiciones representan factores que se aplican cuando se calcula el precio: porejemplo, cantidad, fecha, producto, descuentos o recargos, etc. Estos factores variables tienen influencia en el valortotal. Se pueden combinar varias condiciones de precio. Para obtener ms informacin, consulte Determinacin deprecios en Gestin de relacin con proveedores [pgina 18].

Funcin organizativaLas funciones organizativas se usan para establecer autorizaciones para los procesos en los centros de trabajo.Estas funciones limitan las autorizaciones de unidades y empleados a acceder a ciertos documentos, como pedidos,devoluciones de mercancas, contratos de compra o facturas. Las autorizaciones se determinan de acuerdo a laasignacin organizativa de los empleados, que se define en las categoras de trabajo correspondiente. En el sistema,Gestin de tareas empresariales hace referencia a las categoras de trabajo definidas para las funcionesorganizativas, para determinar los destinatarios de las tareas. Para obtener ms informacin acerca de funcionesorganizativas y categoras de trabajo relevantes para Gestin de relacin con proveedores, consulte Comprasestratgicas, Compras operativas y Facturacin de proveedores.


Conceptos bsicos

Escenarios empresariales con Gestin de relacin con proveedoresCiclo de aprovisionamiento (stock)El escenario Ciclo de aprovisionamiento (stock) le permite comprar productos de stock basndose en un requisitoque puede generarse de un sistema de planificacin como, por ejemplo, un sistema de planificacin de la necesidadesde material (MRP).Este aprovisionamiento cubre todas las etapas del proceso de aprovisionamiento, desde la planificacin de lademanda y la creacin de un pedido, pasando por la asignacin automtica o manual de fuentes deaprovisionamiento, el envo del pedido a un proveedor, hasta la entrada de mercancas y servicios, la verificacin defacturas y el pago.Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (stock).

Ciclo de aprovisionamiento (sin stock)El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (sin stock) permite comprar materiales sin stock, como porejemplo, material de oficina, material de muestra para ingeniera o activos fijos.Este escenario lo pueden iniciar empleados o asistentes que crean carritos de compra, equipos de proyecto quenecesitan materiales sin stock para proyectos, compradores directamente en pedidos o solicitudes de oferta, ocontables de acreedoores en facturas de clientes. Las entregas se pueden confirmar de manera centralizada odescentralizada. Los costes de materiales sin stock vinculados a proyectos se transfieren directamente a tareas deproyecto en contabilidad financiera.Si existe un catlogo, contrato de compra o precio de lista para materiales sin stock, un pedido se podr crearautomticamente. Si no existe fuente de aprovisionamiento, podr enviar solicitudes de oferta para determinar losproveedores apropiados.Con este escenario puede comprar materiales sin stock para cubrir demandas de cliente o utilizar pedidos de clienteu rdenes de servicio para iniciar el aprovisionamiento de terceros.Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (sin stock).

Ciclo de aprovisionamiento (servicios)El escenario empresarial Ciclo de aprovisionamiento (servicios) permite comprar servicios tales como la consultoray la formacin, trabajo temporal o servicios de ingeniera. Puede iniciarse por los empleados que crean carros de lacompra para servicios, por gestores de proyecto que necesitan un servicio determinado para su proyecto o,directamente por el comprador mediante un pedido.Los servicios relacionados con el proyecto suelen registrarse en una hoja de horas y los costes se transfierendirectamente a las tareas de proyecto en la contabilidad financiera. Si existe un contrato de compras o un precio delista para el servicio solicitado, el pedido de compras puede crearse de forma automtica. Si no existe fuente desuministro alguna, se puede enviar una peticin de oferta para determinar un proveedor adecuado.Por otro lado, con este escenario, es posible solicitar recursos externos para proporcionar servicios para lasdemandas del cliente que no puedan cumplirser por empleados internos. En este caso, el proceso deaprovisionamiento se inicia cuando se ha creado un pedido de cliente o una orden de servicio.Para obtener ms informacin, consulte Ciclo de aprovisionamiento (servicios).

Aprovisionamiento estratgicoLos escenarios empresariales de Aprovisionamiento estratgico le permiten identificar y seleccionar nuevosproveedores adecuados y gestionar las relaciones con los proveedores existentes con el fin de cumplir lasnecesidades de compras habituales de la empresa. Ello implica desde la definicin de las necesidades de un producto


hasta la identificacin y seleccin de los proveedores ms adecuados y, finalmente, la negociacin y creacin de uncontrato de compra con el proveedor seleccionado.Para obtener ms informacin, consulte Aprovisionamiento estratgico.

Gestin de catlogos de productosEl escenario empresarial Gestin de catlogos de productos permite que su empresa utilice catlogos para gestionarde manera centralizada los materiales no de almacn requeridos para utilizarse, como los materiales de oficina, losmateriales de muestra para ingeniera, sistemas informticos o mquinas. Este escenario no se utiliza paraproductos que se almacenarn ya que se pueden obtener directamente a partir de una asignacin de cuenta. Loscompradores pueden gestionar un catlogo. Estos crean sus propios catlogos internos y acceden a los catlogosexternos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catlogos abierta (OCI). Este escenariotambin permite a su empresa especificar los proveedores y las categoras de productos estndar para los catlogos.Los catlogos publicados se pueden utilizar en otros escenarios de aprovisionamiento.Para obtener ms informacin, consulte Gestin de catlogos de productos.

2.2 Automatizacin de Gestin de relacin con proveedores

ResumenPara ahorrarle tiempo en sus operaciones empresariales cotidianas, ciertas funciones dentro del software Gestinde relacin con proveedores en la solucin puede ser automatizado. Esta funcionalidad automatizada puede requerirque haga selecciones durante la configuracin de su solucin o durante el ajuste precio, donde puede definir lasconfiguraciones relevantes. El sistema toma decisiones basndose en estas configuraciones predeterminadas yprocesa las transacciones automticamente.

Creacin automtica de pedidoEn el sistema, la opcin de creacin estndar est predeterminada como creacin manual de pedidos. Si esnecesario, se puede modificar esta opcin de creacin estndar. Las normas pueden definirse o con el ajuste precisoo mediante el centro de trabajo Pedidos y solicitudes de compra. Puede seleccionar una de las siguientesparametrizaciones para cada categora de producto:

Crear pedido manualmenteEl comprador crea manualmente pedidos desde la solicitud de compra.

Crear pedido automticamenteCuando no hay una fuente de aprovisionamiento asignada a las solicitudes de compra, el comprador crea lospedidos manualmente. Cuando se ha asignado una fuente de aprovisionamiento, el sistema crea pedidosautomticamente.

Si existe una fuente de aprovisionamiento relevante a una solicitud de compra, el sistema siempreasigna automticamente dicha fuente de aprovisionamiento.

Determinacin de fuenteCuando se utilizan los contratos para definir las relaciones de compra entre los proveedores, el sistema permitedeterminar automticamente la fuente en base al criterio siguiente:

Regulacin por cuotasUsted define un nmero de cuota (participacin de necesidades proporcionadas) y el sistema distribuye lanecesidad en el ratio de nmero de cuota asignada mediante mltiples fuentes de aprovisionamiento


Conceptos bsicos

(mltiples contratos para el producto). El sistema har el seguimiento de la cantidad de cuotas asignadaspara cada fuente de aprovisionamiento.El sistema decide sobre la secuencia de asignacin calculando la valoracin de cuota para cada fuente deaprovisionamiento. Las asignaciones se hacen empezando con el contrato que tenga el valor ms bajo de lavaloracin de cuota.

Fuentes de aprovisionamiento fijasPuede asignar un contrato como una fuente de aprovisionamiento fija a un producto. El sistema siempreselecciona esta fuente para todas las solicitudes de compra.

Si tambin existe una regulacin por cuotas para un producto, la fuente de aprovisionamiento fija tiene prioridadmxima como fuente de aprovisionamiento y entonces la regulacin por cuotas no se utiliza para determinar lafuente.Para obtener ms informacin, consulte Determinacin de fuente de aprovisionamiento [pgina 163].

Determinacin de cuentas de pedidos con texto librePuede definir un grupo de determinacin de cuentas para los materiales y los servicios para cada ID de categora deproducto durante la actividad de ajuste preciso.El sistema har referencia a estos datos y automticamente asignar un grupo de determinacin de cuentas cuandolos pedidos se realicen para artculos con texto libre usando la categora de producto designada.Para ms informacin, consulte Definir clasificacin fiscal para artculos con texto libre.

AutofacturacionesPuede que su empresa tenga que tratar con un nmero de proveedores sobre una base regular. Para dinamizar elproceso de facturacin puede acordar pagar dichos proveedores utilizando la autofacturacin (ERS). Esto significaque estos proveedores no necesitan enviarle sus facturas; en su lugar, el sistema utiliza los precios en los pedidosy las cantidades en las entradas de mercancas y servicios para crear y contabilizar las facturas en nombre de losproveedores. Se notifica entonces a los proveedores el valor de la factura creada en su nombre.Cada ejecucin de autofacturacin crea facturas para todos los pedidos marcados para autofacturacin. Laasignacin de los pedidos a la autofacturacin es automtica, si se ha seleccionado la autofacturacin para dichoproveedor. Puede deseleccionar la autofacturacin para un pedido especfico, si desea excluir dicho pedido de laejecucin de autofacturacin planificada.El sistema copia, de los documentos de compra, los datos de facturacin necesarios para la factura. El sistema creafacturas que cubren los valores y las cantidades acordadas con el proveedor.Para obtener ms informacin, consulteGua rpida Autofacturaciones (en Facturacin de proveedores).

Facturas peridicasPara algunos procesos de facturacin, como alquiler, leasing o seguros, la misma cantidad fija necesita que se facturevarias veces en intervalos peridicos definidos. Para optimizar este proceso, las facturas peridicas ayudan a suempresa a crear dichas facturas peridicas de forma automtica y sin recibir las facturas correspondientes de losproveedores para iniciar la creacin de facturas.Automatizar dichos procesos vinculados a las facturas peridicas no solo aumenta la eficiencia del proceso defacturacin, sino que ayuda a su empresa a aumentar la productividad global y ahorrar gastos en general. Lasfacturas peridicas no solo proporcionan funciones para copiar datos, sino para el seguimiento de datos que soportasu empresa al cumplir con los mecanismos de control financiero y de auditora.

Las facturas basadas en contratos de compra o pedidos, o las facturas que requieren un proceso deaprobacin definido, no pueden crearse mediante las facturas peridicas.

Para obtener ms informacin, consulteGua rpida Facturas peridicas (en Facturacin de proveedores).


Usar formularios interactivosEsta automatizacin permite a sus proveedores poder responder electrnicamente. Los proveedores utilizan elformulario interactivo, por ejemplo, pedidos, para enviarle la respuesta, como el comprador responsable. Cuandoel sistema recibe este fichero del formulario interactivo por parte del proveedor, el sistema actualiza el documentorelevante con los datos confirmados y cambia el estado. La actualizacin del formulario interactivo est disponiblepara:

Confirmacin de pedido Oferta de proveedor Clarificacin de factura de proveedor

Debe contactar con SAP para establecer los requisitos tcnicos. El proveedor con el que desea comunicarsemediante el formulario interactivo debe tener Adobe Reader o Adobe Acrobat instalados.

Entrada y salida de documentos usando el intercambio de datos electrnicoEsta automatizacin le permite aceptar documentos de forma electrnica de sus socios comerciales con un serviciode la empresa. El intercambio de datos electrnico le permite comunicarse con sus socios comerciales mediantelos mensajes XML.El intercambio de mensajes entre Ud. y sus socios comerciales requiere una configuracin inicial que debe realizarseindividualmente para cada socio comercial. SAP debe realizar la configuracin necesaria del sistema.Probablemente tambin habr requisitos previos para su socio comercial, segn el tipo de documentos que quieraintercambiar.

Liberacin automtica de propuestas de compraEn el centro de trabajo Control de aprovisionamiento en la parte de la solucin Gestin de la cadena logstica, elsistema libera las propuestas de compra generadas por la planificacin para crear solicitudes de compra en el centrode trabajo Pedidos y solicitudes de compra . El sistema lo consigue llevando a cabo una ejecucin de datos en masaen intervalos de tiempo fijados para ejecutar este proceso.Esta automatizacin se ha prestablecido durante la configuracin y puede desactivarse o modificarse durante elajuste preciso, o en el centro de trabajo Control de aprovisionamiento. Pueden crearse mltiples ejecuciones paralos parmetros tales como, artculo, recurso, categora de producto y rea de planificacin.Para obtener ms informacin, consulteGua rpida para Entrada de facturas (en Facturacin de proveedores).

Consulte tambinPedidos creados automticamenteAprovisionamiento [pgina 121]Tratamiento de excepciones

2.3 Determinacin de precios en Gestin de relacin con proveedores

ResumenLa determinacin de precios se refiere a calcular precios y valores totales, costes normales de productos y servicios.La determinacin de precios se implementa centralmente en el sistema y se conecta a todos los procesos


Conceptos bsicos

empresariales relevantes. Para facilitar su uso, todos los parmetros necesarios se definen previamente en elsistema.La determinacin de precios est disponible en todos los documentos empresariales relacionados con el procesode aprovisionamiento.El sistema le proporciona varias maneras de definir precios complejos y simples en catlogos, contratos de compra,solicitudes de oferta y ofertas, pedidos y precios de lista, segn su volumen de compra, la importancia del productoo servicio para el xito de su empresa y la importancia de la relacin con los proveedores. El sistema tambin lepermite definir condiciones de precio. Estas condiciones de precio representan factores que se aplican cuando secalcula un precio, por ejemplo, descuentos o recargos, entre otros. Estos factores variables tienen influencia en elvalor total. Se pueden combinar varias condiciones de precio.La determinacin del precio determina qu necesidades para una condicin de precio en particular se tienen quecumplir antes que el sistema tenga en cuenta el componente de precio. Por ejemplo, el porte no se toma enconsideracin en posiciones de servicio.La determinacin del precio contiene la secuencia en la que el sistema tiene en cuenta las condiciones de precios.Calcula los impuestos y precios netos y brutos. La determinacin del precio determina qu totales parciales se tomanen consideracin y hasta qu punto dicha determinacin se puede procesar manualmente. La determinacin delprecio determina qu mtodo utiliza el sistema para calcular los porcentajes de descuentos y recargos.

Cuando documentos de un sistema hereditario migran al sistema, ste no realiza clculos adicionales deprecios. As se garantiza que los precios sean los mismos en ambos sistemas.

Condiciones del precioEl sistema contiene las siguientes condiciones de precio:

DescuentosUn descuento es una reduccin del precio de un producto especificado por el proveedor.Los siguientes descuentos se pueden introducir de forma manual:

Descuento manual (valor)Puede bajar el precio por un valor establecido.

Descuento manual (porcentaje)Puede bajar el precio en un porcentaje establecido.

Descuento manual (valor/cantidad)Puede bajar el precio segn la cantidad.

Los siguientes descuentos se pueden aplicar de forma automtica si tiene un acuerdo con los proveedores: Descuento (valor)

Baja el precio segn un valor especificado. Descuento (porcentaje)

Baja el precio segn un porcentaje especificado. Descuento (valor/cantidad)

Baja el precio segn la cantidad.

RecargosUn recargo es una tasa adicional para un producto o un propsito especfico.Los siguientes recargos se pueden introducir de forma manual:

Recargo manual (valor)Puede aumentar el precio por un valor establecido.


Recargo manual (porcentaje)Puede aumentar el precio por un porcentaje establecido.

Descuento manual (valor/cantidad)Puede aumentar el precio segn la cantidad.

Los siguientes recargos se pueden aplicar de forma automtica si tiene un acuerdo con los proveedores: Recargo (valor)

Aumenta el precio segn un valor especificado. Recargo (%)

Aumenta el precio segn un porcentaje especificado. Recargo (valor/cantidad)

Aumenta el precio segn la cantidad.

EscalasPuede establecer descuentos por cantidad. La escala que defina determina cmo se calculan los valores. Porejemplo, define una escala de precios de manera que una sola caldera cuente 500 dlares pero, si compra al menos10 calderas, el precio baja a 450 dlares cada una.

Descuentos, recargos y escalas de preciosDependiendo del precio que se utilice, se pueden definir los siguientes descuentos, recargos y escalas:

CatlogosSolamente puede cargar y actualizar los catlogos de los proveedores y los catlogos personalizados en losque estn disponibles los precios netos. No puede crear y actualizar descuentos, recargos y escalas.

Contrato de compraPuede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios.

OfertasPuede definir todos los descuentos y recargos disponibles, junto con las escalas de precios.

PedidosPuede definir descuentos y recargos de valor o porcentaje.

Precios de listaPuede determinar el precio de un producto entregado o un servicio prestado por un proveedor con o sin escalade precios.

Condiciones del precio adicionalesDiferencias de redondeoLas diferencias de redondeo pueden ocurrir segn la cantidad de decimales que se usa como dato maestro de preciopara la cantidad base y la moneda.Las diferencias de redondeo tambin ocurren para las monedas que no tienen monedas de baja denominacin, porejemplo, francos suizos o dlares australianos. Para estas monedas, el sistema hace un redondeo hacia el valor mscercano, por ejemplo, 0 centavos o 5 centavos.Para compensar las diferencias de redondeo, puede:

Modificar el importe manualmente en el documento, por ejemplo, en los pedidos. Actualizar los datos maestros del precio correspondientemente. Este es el caso de los contratos y los precios

de lista. Para compensar, puede modificar la cantidad base en los datos maestros de precio del producto.


Conceptos bsicos

Pedro crea un pedido para un artculo que cuesta 0,008 USD cada uno. El sistema redondea el precio a0,1 USD. Para compensar esta inexactitud, Pedro modifica la cantidad del pedido a 100 unidades, lo cualresulta en un precio de 0,80 USD cada 100 unidades.

Diferencias de conversin de monedaDurante el clculo de precio, se produce la conversin de moneda segn los tipos de cambio actualizados en losdatos maestros si la moneda de los datos maestros de precio es diferente a la moneda del documento. Cuando seconvierten las monedas, puede ocurrir una inexactitud debido al redondeo en el clculo de precio.

La reconversin de moneda es necesaria solamente para la aprobacin de carritos de compra.

Tambin puede ocurrir una inexactitud si se vuelve a convertir a la moneda que se usa como fuente deaprovisionamiento.Para compensar, el sistema verifica si existen descuentos o recargos y los aplica segn corresponda. Si no existeningn descuento o recargo, no se vuelve a convertir la moneda.

Pedro crea un carrito de compras con dos artculos. El primer artculo est en dlares estadounidenses.El segundo artculo, tomado de un contrato, tiene un precio de 10 CNY. La moneda del primer artculoque aparece listado en el documento es la moneda que utiliza el sistema como moneda del documento.Como la moneda del documento es USD, el sistema convierte la moneda del segundo artculo en un tipode cambio de 0,14608, lo que resulta en un precio de 1,4608 USD. El sistema redondea el precio a 1,46USD.Si el precio del segundo artculo se vuelve a convertir a CNY, el resultado es 9,99 CNY. Entonces el sistemaverifica si existe un recargo. Si existe un recargo, el sistema lo aplica al resultado determinado de formacorrespondiente. Si no existe ningn recargo, el sistema no convierte el precio, lo cual resulta en el preciooriginal de 10 CNY.

Valor neto total de la posicinSe calcula sumando todos los valores netos de la posicin. No es posible modificar este valor.PorteEsta condicin del precio cubre el importe del transporte de mercancas. Por ejemplo, se le carga un importe fijo deporte o el cargo depende del peso neto de las mercancas recibidas. El sistema distribuye los costes de porte enposiciones de facturas de proveedores. La distribucin es proporcional a los valores netos de las posiciones de lafactura del proveedor.ImpuestosLa condicin de precio cubre requisitos impositivos. Todos los impuestos se calculan segn requisitos legales.Para obtener ms informacin, consulte:

Clculo de impuesto de pas extranjero para servicios Determinacin de impuestos [pgina 57] Determinacin de retencin de impuestos

Esquema de determinacin de preciosPara determinar qu precio se debe usar si hay varios precios disponibles, el sistema sigue una secuencia definida.Los precios estn listados en prioridad ascendente.

Precio histricoEl precio histrico es un precio anterior en un pedido. Los precios histricos se utilizan en comprasocasionales.


Precio de catlogoSe utilizan los precios de catlogo para artculos que compran con frecuencia los empleados en escenariosde autoservicio sin crear datos maestros sin crear datos maestros para los productos.

Precio de listaLos precios de lista se usan, por ejemplo, cuando no hay ningn catlogo o contrato disponible de unproveedor, para productos de importancia media (sin contrato) pero que se compran con gran frecuencia.Con los precios de lista, puede automatizar sus procesos de compra.

Precio de contratoLos contratos de compra se crean para productos o categoras de productos que se compran con frecuenciaa proveedores con los que se anticipa una relacin a largo plazo.

Precio manual/precio manual del proveedorUn precio manual es el precio que se introduce manualmente en un documento de aprovisionamiento. Losprecios manuales se usan generalmente cuando se recibe un precio del proveedor que difiere de los preciosanteriores.Un precio manual del proveedor es el que ingresa el proveedor.

Aunque el sistema determina el precio, usted puede sustituir la propuesta que determina el sistema.

Susana crea un pedido de un producto que est disponible. El precio de lista es el precio ms adecuadoy el sistema utiliza al proveedor del precio de lista como fuente de aprovisionamiento. Si un precio manualo un contrato se encuentran disponibles, Susana puede sustituir el sistema y utilizar al proveedor delcontrato, o puede introducir un precio manual y el proveedor que corresponde como fuente deaprovisionamiento.

Qu precios estn disponibles para qu tipo de documento?Los precios que estn disponibles dependen del tipo de documento que desea crear.Carrito de compra

Precio de catlogo Precio de lista Precio manual

Solicitud de compra Precio histrico Precio de catlogo Precio de contrato Precio manual Precio de proveedor manual

Pedido Precio histrico Precio de catlogo Precio de contrato Precio manual Precio de proveedor manual

Los precios de proveedor manual se usan solamente en confirmaciones de pedidos.Entrada de mercancas y servicios

Precio de lista


Conceptos bsicos

Precio de contrato Precio de proveedor manual

Factura de proveedor Precio de lista

Los precios de lista se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en unaexcepcin de precio.

Precio de contratoLos precios de contrato se usan para verificaciones de facturas de proveedores que pueden resultar en unaexcepcin de precio.

2.4 Compras estratgicas

ResumenLas empresas utilizan los procesos de compras estratgicas para planificar de manera eficiente las actividades decompra a largo plazo y para alcanzar reducciones de costes y mejores niveles de servicio entre los proveedores.Esto implica analizar los gastos de una empresa, encontrar los proveedores ms apropiados, supervisar la base deproveedores y su rendimiento y negociar contratos a largo plazo para lograr la reduccin de costes. Mediante lasherramientas de anlisis, las empresas pueden supervisar y analizar los gastos en compras de productos e identificara los que tienen el rendimiento ms alto en la base de proveedores.Mediante los procesos de solicitud de ofertas, las empresas pueden encontrar los proveedores ms adecuados paraun producto. Tambin pueden crear contratos de compra que les permitan alcanzar reducciones de costes a largoplazo para los productos que se compran con frecuencia a proveedores con los que se anticipa una relacin a largoplazo. Estos contratos se pueden utilizar como una fuente de aprovisionamiento para todas las solicitudes decompra, los pedidos y las facturas creadas en la empresa. De este modo, se reducen costes a la empresa.

Compras estratgicas en detalleLos procesos principales de compras estratgicas son:

Analizar los gastosPuede utilizar las herramientas de anlisis para analizar los gastos globales de la empresa en el aprovisionamientode productos. Puede ejecutar varios informes que proporcionan informacin detallada acerca de todos los aspectosen los procesos de compra. Por ejemplo, puede ver informes sobre rendimiento del proveedor, uso del contrato,precios, facturas y pedidos. Esto le permite realizar un seguimiento y evaluar los gastos en contratos y gastosirregulares para cada producto o categora de producto y para cada proveedor, lo que le permite analizar elrendimiento de los proveedores e identificar fcilmente las reas que necesitan mejoras.

Arthur Major, gerente de compras de una empresa de software, es responsable de todas las actividadesde compra en la empresa. Arthur ejecuta frecuentemente informes estndar para verificar si existengastos irregulares y descubre que varios empleados hicieron un pedido de auriculares y cmaras web dediferentes proveedores. Luego se da cuenta que puede reducir el importe que se gasta en auriculares ycmaras web si crea un contrato de compra con un solo proveedor que ofreci de manera constantebuenos precios para estos productos. Esto ayuda a reducir la base de proveedores y por lo tanto a reducircostes operativos.


Buscar e identificar nuevas fuentes de aprovisionamientoPuede utilizar procesos de solicitudes de oferta, para identificar y gestionar nuevas fuentes de aprovisionamiento ytomar decisiones eficaces y bien fundadas acerca de la mejor fuente de aprovisionamiento para las necesidades desu producto.Para obtener ms informacin, consulte:

Procesamiento de solicitud de oferta [pgina 117] Procesamiento de oferta de proveedor [pgina 119] Aprovisionamiento [pgina 121]

Negociar y supervisar los contratos de compraPuede crear contratos con los proveedores seleccionados para consolidar los gastos en todos los sectores de laempresa, para canalizar todas las actividades de compra de los proveedores seleccionados y para evitar los gastosirregulares. De este modo, permite alcanzar importantes reducciones de costes a largo plazo para la empresa.Puede negociar nuevos contratos con varios proveedores o renovar los contratos pendientes de vencimiento conel proveedor actual.Una vez que se crea y se libera un contrato, queda disponible como fuente de aprovisionamiento para elabastecimiento de mercancas o servicios.Para obtener ms informacin, consulte:

Procesamiento de contrato de compra [pgina 124] Determinacin de fuente de aprovisionamiento [pgina 163]

Arthur quiere crear un contrato para el aprovisionamiento de auriculares y cmaras web de la empresa.Crea un contrato e introduce auriculares y cmaras web como posiciones de contrato, inicia el procesode negociacin mediante el procesamiento de solicitudes de oferta y luego compara las ofertas enviadaspor los ofertantes. Uno de ellos puede ofrecer los productos a un precio con descuento por un perodode 6 meses. Decide aceptar la oferta de este proveedor y le adjudica el contrato. El sistema crea un nuevocontrato y este contrato queda disponible para todos los empleados para la compra de auriculares ocmaras web. Arthur tambin define este contrato como la fuente de aprovisionamiento fija paraauriculares y cmaras web.Para todas las solicitudes de compra de auriculares o cmaras web durante los prximos 6 meses, elsistema asigna automticamente el contrato de Arthur como la fuente de aprovisionamiento.

Canalizar las actividades de compraPuede analizar las actividades de compra de la empresa al asignar proyectos o tareas de proyecto a las solicitudesde oferta que se crearon para negociar un contrato. Si la empresa tiene requisitos de compra para un proyecto,como la participacin de la empresa en una exhibicin, puede crear contratos con referencia a ese proyecto. Si unapersona implicada en el proyecto crea un documento de compra, como un pedido, es posible asignar los costes alproyecto y utilizar los precios negociados en el contrato. Esto asegura la total transparencia en los costes y le permitetener mayor control en la gestin de los proyectos. Adems, el proyecto puede ser utilizado para permitir el anlisisde los documentos de compra que fueron creados en el contexto empresarial de ese proyecto o tarea de proyecto.

Gestionar y supervisar la base de proveedoresPuede gestionar toda la informacin acerca de la base de proveedores. Puede autorizar proveedores paradeterminadas categoras de producto y asignar fechas de entrada en vigor. Puede actualizar y gestionar todo el ciclode vida del proveedor. Adems de los proveedores directos, tambin puede actualizar informacin acerca de sus


Conceptos bsicos

prestatarios de servicios. Tambin puede actualizar informacin acerca de los ofertantes que envan sus ofertascomo respuesta a una solicitud de oferta y a quienes puede elegir, o no, como eventuales proveedores. Puede utilizaresta informacin como parte de la estrategia de aprovisionamiento para desarrollar y actualizar las relacionescomerciales con los proveedores y ofertantes. Puede ejecutar varios informes que ayudan a la empresa a supervisartodos los aspectos del rendimiento de un proveedor. Por ejemplo, puede utilizar estos informes para evaluar losprecios y la fiabilidad de los precios del proveedor y ver los 25 proveedores principales en funcin del valor de pedido.

2.5 Resumen de informes en Gestin de relacin con proveedores

ResumenEste documento enumera los informes disponibles en la Gestin de relacin con proveedores segn las categorasde informes que corresponden y las caractersticas, ratios y variables relevantes en esta rea. Tambin se enumeranlos informes integrados disponibles en esta rea.

InformesInformes Categoras de informes asociadosGastos en contratos [pgina 168] Compras: Compras estratgicasSeguimiento de contratos [pgina 170] Compras: Compras estratgicasFiabilidad de entrega Compras: Compras operativasEntregas previstas por semana Compras: Compras operativasContratos con vencimiento [pgina 171] Compras: Compras estratgicasSeguimiento de facturas Compras: Facturacin de proveedoresFacturas con excepciones Compras: Facturacin de proveedoresGastos en compras irregulares [pgina 172] Compras: Compras estratgicasSupervisin de creacin automtica de pedidos [pgina 194] Compras: Compras operativas

Compras: Compras estratgicasHistorial de precios por producto y proveedor [pgina 112] Compras: Compras operativas

Compras: Compras estratgicasFiabilidad de precio [pgina 174] Compras: Compras estratgicasHistorial de pedidos Compras: Compras operativasSeguimiento de pedidos Compras: Compras operativasPedidos por asignacin de costes [pgina 175] Compras: Compras operativas

Compras: Compras estratgicasPedidos por mes [pgina 177] Compras: Compras operativasPedidos por producto [pgina 115] Compras: Compras operativas

Compras: Compras estratgicasPedidos por proveedor [pgina 180] Compras: Compras operativas

Compras: Compras estratgicasSeguimiento de solicitud de compra Compras: Compras operativasSolicitudes de compra por asignacin de costes Compras: Compras operativasDocumentos liberados por contrato [pgina 177] Compras: Compras operativas

Compras: Compras estratgicas


Informes Categoras de informes asociadosHistorial de gastos por categora de producto [pgina 113] Compras: Compras operativas

Compras: Compras estratgicasGastos por asignacin de costes [pgina 182] Compras: Compras estratgicasGastos por pas y categora de producto [pgina 183] Compras: Compras estratgicasGastos por producto [pgina 109] Compras: Compras estratgicasGastos por categora de producto [pgina 111] Compras: Compras estratgicasGastos por proveedor [pgina 187] Compras: Compras estratgicasAnlisis de proveedores [pgina 195] Compras: Compras estratgicasDependencia de proveedores por categora de producto [pgina 188] Compras: Compras estratgicasLas 25 principales categoras de producto [pgina 114] Compras: Compras estratgicasLos 25 productos principales [pgina 190] Compras: Compras estratgicasLos 25 proveedores principales [pgina 191] Compras: Compras estratgicasGastos totales por categora de gasto [pgina 192] Compras: Compras estratgicas

Variables comunesLa siguiente lista proporciona variables seleccionadas que se asocian a informes en esta rea.

Nombre DescripcinEmpresa Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o ms empresas.ID de contrato Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms IDs de contrato.Centro de coste Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms centros de coste.Moneda Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una moneda.Fecha de conversin de moneda Puede utilizar esta variable para fijar una fecha en la que se convertir la moneda. Por

defecto, el valor fijado es la fecha actual.Material individual Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms materiales.ID de factura Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms IDs de factura.Unidad de facturacin Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una unidad de facturacin.Categora de producto Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o ms categoras de

producto.Descripcin del producto Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o ms descripciones

de producto.ID de producto Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms IDs de producto.Proyecto Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms proyectos.ID de pedido Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms IDs de pedido.ID de solicitud de compra Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms IDs de solicitud

de compra.Unidad de compras Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o ms unidades de

compra.Solicitante Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms solicitantes.Pedido del cliente Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms pedidos de

cliente.


Conceptos bsicos

Nombre DescripcinSede Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o ms sedes.Unidad de compras estratgicas Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para una o ms unidades de

compras estratgicas.Proveedor Puede utilizar esta variable para mostrar datos relevantes para uno o ms proveedores.

Para la conversin de moneda en moneda de la empresa en los documentos de Gestin de relacin conproveedores, la fecha de contabilizacin del documento se utiliza como fecha de conversin de moneda.Por lo tanto, es posible que hayan pequeas diferencias en los valores de los informes que slo estn visiblessi los dos ratios a continuacin se muestran en el informe:

Valor neto ordenado/Lmite (tasa de conversin de moneda al momento de ejecucin del informe:EUR -> USD 1,47)

Valor neto/Lmite ordenado en moneda de empresa (tasa de conversin de moneda al momentode creacin del documento: EUR -> USD 1,43)

Informes integradosLos siguientes informes se encuentran disponibles como informes integrados:

Nombre Centro de trabajo asociadoVolumen de pedidos por mes Solicitudes de compra y pedidosHistorial de gastos Hoja informativa de proveedorAnlisis de proveedores Base de proveedores habitualesPrincipales 5 categoras de producto por gasto Portafolio de productosGastos totales por categora de gasto Aprovisionamiento y contratacin

Rendimiento empresarial

Consulte tambinVista InformesResumen de fuentes de datos en Gestin de relacin con proveedores


3 Portafolio de productos

3.1 Conceptos bsicos

3.1.1 Catlogos

ResumenLos catlogos en lnea proporcionan acceso rpido a la informacin sobre el producto y ponen a disposicin de losusuarios un gran nmero de productos. Como gestor de catlogo puede crear sus propios catlogos internos yacceder a catlogos externos proporcionados por los proveedores mediante la interfaz de catlogos abierta (OCI)en la vista Catlogos del centro de trabajo Portafolio de productos.Un catlogo interno es un catlogo creado o almacenado en el sistema. Puede controlar cmo y cundo seimplementan las modificaciones en cada catlogo. Cada catlogo contiene materiales o servicios que estnestructurados en una jerarqua de categoras, lo que hace ms eficaz la bsqueda de posiciones.Los empleados pueden utilizar los catlogos para realizar compras de autoservicio como, por ejemplo, comprar unnuevo ordenador porttil. Tambin puede utilizar los catlogos en los procesos de compra. Para utilizar los catlogosen los procesos de compra automatizados, puede fijar valores estndar de catlogo para los artculos que secompran con frecuencia o dejar que el proveedor asigne sus categoras de producto a los productos.En los catlogos internos, puede asignar un producto del maestro de productos para cada producto del catlogo.Esto significa que no es necesario crear un nuevo producto para cada posicin del catlogo. Esto economiza en granmedida la entrada manual, ya que por lo general los catlogos se utilizan para materiales que no son de almacn,como hardware, software y materiales de oficina.

Requisitos previosOpciones de configuracin

Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacinnecesaria, pngase en contacto con su administrador.

Los catlogos se seleccionan en la configuracin de soluciones en ambos lugares.Para hallar la primera opcin empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vistaProyectos de implementacin. Seleccione el proyecto de implementacin y haga clic en Editar alcance de proyecto .En la etapa de proyecto Alcance asegrese de que se ha seleccionado Aprovisionamiento por autoservicio dentro deCompras.En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Aprovisionamiento porautoservicio. Seleccione Bsqueda de catlogo y responsa las preguntas relacionadas con el uso del catlogo deproveedor.Para hallar la segunda opcin empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vistaProyectos de implementacin. Seleccione el proyecto de implementacin y haga clic en Editar alcance de proyecto .En la etapa de proyecto Definicin del alcance asegrese de que se ha seleccionado Productos dentro de Datoscomerciales generales.


Portafolio de productos

En la etapa Preguntas despliegue el elemento de definicin del alcance Datos comerciales generales y seleccioneProductos. Seleccione Catlogos y responda las preguntas relacionadas con los catlogos.

Tipos de catlogoCatlogos internosHay dos tipos diferentes de catlogos internos:

Catlogos personalizados que usted cre por completo con artculos de distintos proveedores Catlogos de proveedor que tienen contenido importado de un archivo enviado por un proveedor

El sistema admite los siguientes tipos de archivo de catlogo interno: Archivo XML BMEcat

BMEcat es un formato ampliamente aceptado desarrollado para estandarizar y simplificar el intercambio dedatos de catlogos de productos entre compradores y proveedores. La mayora de los proveedoresimportantes pueden proporcionarle archivos en este formatoEste tipo de archivo se utiliza principalmente para los catlogos de proveedor.

Archivo CSVUn archivo de valores separados por coma (CSV) es un archivo de texto especialmente formateado quealmacena datos de hoja de clculos en un formato muy simple. Cada lnea contiene un registro y cada campodentro de ese registro est separado por un carcter, como una coma, un punto y coma o una barra.Debido a que el formato de archivos CSV no es un estndar de la industria y que la creacin de un archivoCSV puede ser complicada, se ofrece una plantilla en la vista Catlogos del centro de trabajo Portafolio deproductos. Para crear fcilmente un archivo con informacin del catlogo en la plantilla, introduzca lainformacin obligatoria y opcional. Una vez haya finalizado, puede generar un archivo que se grabar en unaubicacin definida por el usuario. A continuaci podr crear un nuevo catlogo al que puede importar elarchivo CSV que acaba de crear.Este tipo de archivo se utiliza principalmente para los catlogos personalizados.

Catlogos externosUn catlogo externo es un catlogo almacenado fuera de SAP Business ByDesign, por lo general, en el sitio de unproveedor. El proveedor se encarga de crear y actualizar el catlogo, lo que supone que usted no puede modificarel contenido. Si su empresa cuenta con un sistema de catlogos propio que desee integrar en SAP BusinessByDesign, puede configurar un catlogo externo en la intranet de su empresa al que se podr acceder despusmediante la interfaz de catlogos abierta (OCI).Puede conectar fcilmente un catlogo externo a su sistema. Segn las parametrizaciones del sistema, puedeintegrar catlogos externos con carritos de compra, pedidos, solicitudes de oferta y entradas de mercancas yservicios. Puede transferir datos de catlogos externos a un documento de compra mediante la interfaz de catlogosabierta (OCI) estndar, que es la interfaz entre los catlogos externos y el sistema.Para obtener ms informacin, consulte Configurar catlogos externos.

Trabajar con catlogosImportar catlogos al sistemaSi desea importar un catlogo de proveedor al sistema, primero debe crear un catlogo nuevo. A continuacin, puedeimportar a su catlogo un archivo con contenido de catlogo. Segn el tamao del archivo, la importacin ymodificacin del estado puede tardar un tiempo.Al importar un archivo, los datos se aaden a su sistema. Posteriormente, puede borrar los productos o las categorasde producto que no necesite para su catlogo. Despus puede verificar el catlogo y publicarlo.Crear catlogos personalizados

SAP Business ByDesign 1302Portafolio de productos P U B L I C 2013 SAP AG. Reservados todos los derechos 29

Puede crear su propio catlogo personalizado con artculos de distintos proveedores. Para ello, introduzcamanualmente todos los artculos y su informacin en el editor de catlogo o importe a su catlogo un archivo CSVque contenga todos los datos de catlogo.Para obtener ms informacin, consulte Catlogos personalizados [pgina 30].Definir valores estndar para catlogoPuede definir valores estndar para el catlogo, como el ID de proveedor o la categora de producto con la tareaDefinir valores estndar para catlogo. En funcin de sus parametrizaciones, el sistema puede crearautomticamente pedidos a partir de los carritos de compra con los artculos del catlogo.En la actividad opcional de ajuste preciso Valores estndar para catlogos de proveedor, puede definir una categorade producto estndar para los artculos del catlogo sin asignacin de categora previa. Tambin es posible asignarun proveedor que se utilizar cada vez que seleccione un producto en particular de un catlogo.Para obtener ms informacin, consulte Configuracin: Valores estndar para catlogos de proveedores.Definir artculos recomendados en catlogosSi hay artculos que se solicitan con frecuencia o para los cuales se negoci una tarifa especial, puede marcar estosproductos como artculos recomendados mediante la tarea comn Definir artculos recomendados. Los empleadosque utilizan la funcin de compras por autoservicio pueden ver estos artculos recomendados cuando buscanproductos.Para obtener ms informacin, consulte Procesamiento de carritos de compra.Conectar catlogos externos a su sistemaPara utilizar catlogos externos en su sistema, debe definir los parmetros de la interfaz de catlogos abierta en laactividad opcional de ajuste preciso Parmetros de la interfaz de catlogos abierta para catlogos externos Estaactividad le permite definir los atributos y parmetros de los catlogos de proveedor externos para que puedanintegrarse en el proceso de compra. Todos los catlogos de proveedor definidos quedan visibles para las compraspor autoservicio, los pedidos, las solicitudes de oferta y las entradas de mercancas y servicios.Si el catlogo externo admite la caracterstica de bsqueda simultnea en todos los catlogos de la interfaz decatlogos abierta, es preciso activarla al conectar un catlogo externo. La bsqueda simultnea en todos loscatlogos le permite buscar en varios catlogos al mismo tiempo.Para obtener ms informacin, consulte Configurar catlogos externos.Buscar productosPuede buscar productos en los catlogos internos y externos. Cuando haya encontrado el artculo deseado, puedetransferirlo a un pedido, un carrito de compras, una solicitud de oferta o una entrada de mercancas y servicios.

Consulte tambinGua rpida para Catlogos [pgina 84]Gestin de relacin con proveedores [pgina 8]

3.1.2 Catlogos personalizados

ResumenUn catlogo personalizado le permite crear uno de hecho a medida para su empresa. Puede mezclar y compararposiciones de distintos proveedores en un catlogo en vez de tener un catlogo para cada proveedor. Puede, portanto, dividir el catlogo personalizado en distintas categoras para ajustar las necesidades comerciales de suempresa. Puede crear, publicar y editar catlogos en el centro de trabajo Portafolio de productos en Catlogos.


Portafolio de productos

Requisitos previosOpciones de configuracin

Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuracin. Si no dispone de la autorizacinnecesaria, pngase en contacto con su administrador.

Los catlogos se seleccionan en la configuracin de soluciones en ambos lugares.Para hallar la primera opcin empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vistaProyectos de implementacin. Seleccione el proyecto de implementacin y haga clic en Editar alcance de proyecto .En la etapa de proyecto Alcance asegrese de que se ha seleccionado Aprovisionamiento por autoservicio dentro deCompras.En la etapa Preguntas despliegue el elemento de alcance Compras y seleccione Aprovisionamiento porautoservicio. Seleccione Bsqueda de catlogo y responsa las preguntas relacionadas con el uso del catlogo deproveedor.Para hallar la segunda opcin empresarial, vaya al centro de trabajo Configuracin empresarial y seleccione la vistaProyectos de implementacin. Seleccione el proyecto de implementacin y haga clic en Editar alcance de proyecto .En la etapa de proyecto Definicin del alcance asegrese de que se ha seleccionado Productos dentro de Datoscomerciales generales.En la etapa Preguntas despliegue el elemento de definicin del alcance Datos comerciales generales y seleccioneProductos. Seleccione Catlogos y responda las preguntas relacionadas con los catlogos.

BeneficiosEl sistema proporciona funciones para crear un catlogo si un proveedor no puede proporcionar uno.Si utiliza los catlogos personalizados, se reduce la complejidad de los procesos empresariales. Puede crear unocon productos de mltiples proveedores.

Crear un catlogo personalizadoEn el centro de trabajo Portafolio de productos, vista Catlogos, primero tiene que crear un nuevo catlogo en laactividad Nuevo catlogo personalizado, en el que tiene que asignar un ID y un nombre de catlogo. El sistema fijael Estado de importacin y el Estado de publicacin en No iniciado.A continuacin, puede aadir manualmente artculos al aadir una fila para cada artculo del catlogo personalizado.Para cada fila, tiene que indicar la informacin necesaria:

Descripcin de producto Precio neto Precio de unidad

Tambin puede indicar informacin opcional como el tiempo de procesamiento en das y el ID del proveedor.Si no, puede importar artculos del catlogo de un archivo de datos formateado con la opcin Importar de la vistaCatlogos. Una vez se han transmitido con xit

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