ANEXO H PROGRAMA DE PREVENCION ALCOHOL Y DROGAS · 2020-02-12 · Blood Alcohol Concentration), es...

ANEXO H

PROGRAMA DE PREVENCION ALCOHOL Y DROGAS

Coordinador HSEQ

OBJETIVO

Implementar un mecanismo de prevención del alcoholismo y la drogadicción. Realizar medición, control y seguimiento al personal de VEHICULOS Y SERVICIOS S.A.S, por medio de pruebas de farmacología y alcoholimetría, con el fin de dar cumplimiento a las políticas internas y a las leyes gubernamentales, que al respecto apliquen, para evitar la ocurrencia de accidentes laborales y enfermedades derivadas del consumo de dichas sustancias.

1. ALCANCE

Este procedimiento está dirigido a todos aquellos trabajadores propios y de contratistas involucrados en las diferentes operaciones de VEHICULOS Y SERVICIOS S.A.S a nivel regional.

2. DEFINICIONES

Sustancias psicoactivas: (anfetaminas, benzodiacepinas, cocaína, marihuana, metanfetaminas) Es toda sustancia química de origen natural o sintético que afectan las funciones de los organismos vivos, especialmente sistema nervioso central. Estas sustancias son capaces de inhibir el dolor, modificar el estado de anímico o alterar las percepciones.

Embriaguez: Estado de alteración transitoria de las condiciones físicas y mentales, causada por la intoxicación aguda, con alcohol etílico, que no permite una adecuada realización de las actividades normales.

Alcoholimetría: Examen o prueba de laboratorio, efectuada por un médico técnico, que determina el nivel de alcohol etílico en la sangre.

Alcoholemia: Cantidad de alcohol que tiene una persona en determinado momento en su sangre.

Sanción: Acto por el cual se penaliza, por el incumplimiento de una labor o una actividad.

Prueba de alcohol negativa: Resultado en la prueba < 0.0000 mg/litro, o resultado negativo en aire espirado. Equipo Alcoholímetro ALC810 mayor a 0 miligramos/litro, o resultado positivo en la prueba de aire espirado. Equipo Alcoholímetro ALC810

Prueba confirmatoria de alcohol: Se refiere a una segunda prueba de alcohol en aliento (Alcoholimetría) luego de la inicial positiva la cual busca confirmar este resultado, por medio de prueba en aliento y pruebas clínicas por medio de examen físico.

BAC: Concentración de alcohol en sangre (BAC. Blood Alcohol Concentration), es la concentración de alcohol en la sangre. Se mide tanto como un porcentaje por masa o por volumen o una combinación de ambas. Por ejemplo, un 0.02% BAC puede significar 0.2 gramos de alcohol por 1000 gramos de sangre o puede significar 0.2 gramos de alcohol por 100 mililitros de sangre o puede significar 20 miligramos de alcohol por 100 mililitros de sangre.

3. DESARROLLO

VEHICULOS Y SERVICIOS S.A.S tiene establecida y divulgada la Política de No consumo de alcohol, drogas ni tabaco, en la cual se establece la prohibición de posesión, distribución, venta y consumo de alcohol o cualquier sustancia psicoactiva o narcótica por parte de empleados directos e indirectos.

4. MARCO LEGAL

El programa de prevención y control del uso de sustancias psicoactivas de SOLARTOUR S.A.S está enmarcado en la normativa legal vigente en Colombia, partiendo desde el Código Sustantivo de Trabajo y la Ley 9 de 1979 hasta las últimas regulaciones vigentes; aportando lineamientos para el desarrollo de acciones orientadas a la prevención y control integral del consumo de sustancias psicoactivas.

En el siguiente recuadro se resume las principales normas consideradas para el desarrollo de este programa:

NORMATIVIDAD DESCRIPCION

Código sustantivo del trabajo. Prohibición de sustancias psicoactivas en el trabajo

Ley 9 de 1979 Art. 84, 85, 125, 470, 477, 594, 595, 597, 599.

Deberes y derechos del empleador y del trabajador

Resolución 2400 de 1979 Art. 3 Obligación de los trabajadores.

Ley 23 de 1981 Por lo cual se dictan normas en materia de Ética Médica

Ley 10 de 1990 Responsabiliza a los departamentos para el desarrollo de las acciones orientadas al fomento de la salud.

Constitución Política Nacional de 1991

Art. 1 y 366. Finalidades del Estado y la calidad de vida de su población.

Resolución 1075 de 1992

Los empleadores públicos y privados deben desarrollar actividades, dirigidas a sus trabajadores, de prevención y control de la farmacodependencia, alcoholismo y tabaquismo dentro del subprograma de medicina preventiva establecido por la resolución 1016 de 1989.

Resolución 4225 de 1992 Recomendaciones para la formulación de políticas anti tabáquicas en las empresas.

Artículo 279 de la Ley 100 de 1993

Régimen exceptuado en riesgos profesionales y salud.

Decreto 1108 de 1994

Por el cual se sistematizan, coordinan y reglamentan algunas disposiciones en relación con el porte y consumo de estupefacientes y sustancias psicotrópicas.

Resolución 1016 de 1996 Finalidad de los subprogramas de medicina preventiva.


Por medio de la cual se establecen las actividades y procedimientos para el desarrollo de las acciones y prevención en el Sistema General de Seguridad Social en Salud

Resolución 3258 de 1998 Mediante la cual se adopta la Política Nacional de Salud Mental y la estrategia de disminución del riesgo del consumo de sustancias psicoactivas.

Decreto 120 de 2010 Por el cual se adoptan medidas en relación con el consumo de alcohol.

Ley 734 de 2002

Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Establece los comportamientos o conductas que constituyen falta disciplinaria, el procedimiento a seguir para adelantar la respectiva investigación, y las sanciones que habría lugar a imponer.

Título único Capítulo I Art. 48. Señala como falta gravísima: Consumir, en el sitio de trabajo o en lugares públicos, sustancias prohibidas que produzcan dependencia física o psíquica, asistir al trabajo en tres o más ocasiones en estado de embriaguez o bajo el efecto de estupefacientes.

Cuando la conducta no fuere reiterada conforme a la modalidad señalada, será calificada como grave.

Título V Capítulo Segundo Art. 44 Clases de sanciones.


Por la cual se adoptan decisiones en relación con el consumo del cigarrillo. Prohíbase el consumo de cigarrillo, tabaco y sus derivados en todas las dependencias del Ministerio de Salud y entidades adscritas, con el objeto de proteger la salud de los trabajadores y usuarios de los servicios de salud.

Decreto 414 del 2002 Instituto de Medicina Legal Grados de embriaguez.

Ley 769 de 2002 Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones.

Política de SOLARTOUR S.A.S Política de prevención de abuso de consumo de bebidas alcohólicas, sustancias farmacodependientes, tabaco y porte de armas

PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE MUESTRAS DE ALCOHOL

El coordinador Calidad, El supervisor de operaciones, El coordinador de seguridad y salud en el trabajo o el COPASST, selecciona a los colaboradores que vayan a realizar la prueba o que, por alta sospecha, se haya visto relacionado con un accidente de trabajo o vial.

El funcionario que realiza la prueba procede a explicarle al trabajador evaluado, el procedimiento, éste debe firmar el formato de consentimiento informado para la realización de pruebas de alcohol y drogas.

El funcionario que realiza la prueba delante de un testigo, abre una boquilla nueva o una recién esterilizada, la instala en el Alcoholímetro ALC8100 (el cual tiene un grado de detección de 0.00 a 0.40 % BAC) lo enciende y cuando el equipo muestra “blow Now” se le indica al trabajador que respire profundamente y sople por la boquilla durante 4 (cuatro) segundos, si la presión es suficiente se escuchará una alarma, posterior a ella tras 4 segundos adicionales se escuchará una alarma de audio indicando que el procedimiento finalizó.

El equipo mostrará “procesing” posterior a unos segundos indicará el resultado de la comprobación, si la prueba fue adecuada indicará los diferentes tipos de resultado (Ver manual de instrucciones del equipo), si la prueba es rechazada, indica que el usuario no sopló el tiempo requerido, si es no válida indica que el soplo fue interrumpido o que la presión atmosférica es muy baja. En estos casos es necesario repetir la prueba, finalmente el equipo da la opción de “imprimir”

Una vez que la prueba es satisfactoria, el trabajador diligencia el formato Consentimiento Informado, con el resultado arrojado por la prueba y debe ir diligenciado por el que realiza la prueba y el trabajador. El funcionario que realiza la prueba garantiza la confidencialidad de la misma.

Para los casos en que sea positivo, y el trabajador no acepte que está bajo efectos de alcohol, el funcionario que realiza la prueba procederá a diligenciar el formato SOLICITUD DE EXAMEN MEDICO, se especificara la realización de la Alcoholimetría y le explicara al trabajador que se le realizarán pruebas clínicas con el fin de dictaminar su estado de alicoramiento, el trabajador deberá firmar este formato para la aceptación de las pruebas que se le realizarán.

El funcionario que realizo las pruebas y el trabajador, que arrojo positivo en la prueba de alcoholimetría, se dirigirán junto con el formato FT-MO-17 SOLICITUD DE EXAMEN MEDICO debidamente diligenciado a la IPS GERSO, ubicada en (Cali), único centro médico autorizado por VEHCULOS Y SERVICIOS S.A.S para realizar estas pruebas clínicas.

El funcionario que realizo la prueba, le notifica a gestión humana el resultado, para determinar el tipo de sanción de acuerdo con la tabla sancionatoria para pruebas de alcohol.

El trabajador que sea seleccionado para realizarse la prueba y no la haga, no trabajará ese día y será llamado a descargos por el área de Gestión humana.

Nota:

Para los casos de resultado positivo, siempre se deberá contar con un testigo en la toma de muestras, para garantizar la transparencia del procedimiento.

Y en caso de que se trate de una enfermedad de alcoholismo y drogadicción diagnosticado por la EPS, la empresa se sujetara a las recomendaciones medico laborales, donde no aplicaría el proceso disciplinario de la empresa.

SANCIONES

Para la aplicación de este procedimiento, la sanción debe ser divulgada de manera expresa a todos los funcionarios de la organización, ya sean directos o en misión, en los cursos de inducción y reinducción de estos.

Tal como lo contempla el reglamento interno de trabajo, llegar a laborar en estado de embriaguez es considerado como una falta grave, por tanto, se puede dar por terminado el contrato laboral con justa causa.

Divulgación del Programa de Prevención del Consumo de Sustancias Psicoactivas, Tabaco y Alcohol

La divulgación del Programa de prevención del consumo de sustancias psicoactivas, tabaco y alcohol, se hará mediante actividades de prevención tales como: capacitaciones, folletos, información visual.

INDICADORES DE GESTION: Los indicadores de gestión hacen referencia a el resultado obtenido por la ejecución de una serie de actividades con un propósito u objetivo definido, los indicadores permiten tener una visión más clara de cómo se están aplicando los procedimientos y que cumplimiento tiene la compañía en un periodo de tiempo, de igual forma de cómo se va mejorando con el tiempo de acuerdo a la gestión que se realice.

PORCENTAJE DE ACTIVIDADES EN = PREVENCIÓN

No. de actividades ejecutadas x 100

No. de actividades programadas

PORCENTAJE DE No. de personas capacitadas CAPACITACIONES N° total de colaboradores

PORCENTAJE DE PRUBAS N° de pruebas de alcoholemia positiva

POSITIVAS N° de pruebas total

ANEXO I

PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

1. OBJETO Establecer los medios de comunicación a usar entre los diferentes niveles de la organización y de las partes interesadas y metodología para la participación y consulta de los trabajadores en la implementación y mantenimiento de los sistemas de gestión (Calidad, Seguridad y salud en el trabajo, Seguridad Vial y Turismo).

2. ALCANCE Aplica a todos los procesos que hacen parte de los sistemas de gestión anteriormente mencionados.

3. DEFINICIONES Las definiciones se encuentran especificadas en la norma NTC-ISO 9000, NTC-ISO 14001 y OHSAS 18001 en su versión actual. Adicionalmente, encontramos las siguientes definiciones:

• Incidente: Evento relacionado con el trabajo, en el que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima mortal. Un accidente es un incidente que da lugar a lesión, enfermedad o víctima mortal. Un incidente en el que no hay lesión, enfermedad ni víctima mortal también se puede denominar como “casi-accidente”.

• Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o

afectado por el desempeño ambiental, en seguridad y salud en el trabajo y en la calidad del producto.

• Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesion

a las personas, o una combinación de estos.

• Riesgo Aceptable: Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar, con respecto a sus obligaciones legales y a su propia política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligrosa y la

severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el evento o exposición.

4. REFERENCIAS

• Norma NTC-ISO 9001 “Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos” versión actual. • Norma NTC-OHSAS 18001 “Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional”

versión actual. • Decreto 1072 del 2015, resolución 1111 del 2017. • Norma NTC-ISO 14001 “Sistema de Gestión Ambiental” versión actual. • Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

5 DESARROLLO

Se inicia el procedimiento con la inducción del personal, que ingresa a la empresa, en esta se le comunica a los trabajadores las funciones de cada cargo, las de realización del producto, los peligros y riesgos a que está expuesto y los aspectos e impactos ambientales que se pueden presentar en el desarrollo de las actividades y los controles que se tienen para minimizar o eliminar el riesgo e impacto. Adicionalmente se comunican las políticas, objetivos, normas, procedimientos de trabajo y reglamentos de la empresa. Como medios de comunicación, la empresa tiene:

- Comunicación directa - Comunicación telefónica - Correo electrónico - Página web, Internet. - Oficios, memorandos - Reuniones de personal - Publicaciones en carteleras - Folletos - Durante Inducciones y capacitaciones - En reuniones de revisión por la dirección - En comités específicos Adicionalmente, se cuenta con un plan de comunicaciones (matriz), la cual muestra, quien comunica, a quien, que, como, cuando, registro; los diferentes niveles y registros de comunicación por los diferentes procesos y clientes. Se continúa con las capacitaciones en las que comunica como controlar riesgos de acuerdo a un programa de capacitaciones para cada lugar. Para la participación de los trabajadores se cuenta adicionalmente con la encuesta de peligros la cual se envía una vez al año al personal para que la diligencien, en esta el personal indica a que peligros está expuesto y si se encuentran diferencias con la matriz de peligros.

Para la comunicación interna en general (a todo el personal), la empresa tiene cartelera donde publica reglamentos, políticas, objetivos, memorandos e ilustraciones o comunicaciones de interés general, motivación, resultados de acciones con las cuales se hace mantenimiento del sistema de gestión.

Investigación de incidentes

Dentro del procedimiento de investigación de incidentes, se establece como participa el personal y los interesados.

Revisión de indicadores y revisión gerencial del sistema.

Los responsables de los indicadores, o dueños de procesos del sistema de gestión, hacen seguimiento a indicadores y objetivos, los cuales se presentan al personal de cada proceso y a la gerencia para le revisión del sistema, sus resultados se comunican a los dueños de cada proceso y estarán disponibles para comunicación y consulta en la red o colgarla en la web o publicaciones.

La gerencia y los coordinadores de procesos, pueden programar reuniones para dar directrices de procedimientos, comunicar cambios y dar resultados de gestión e indicaciones en general, de acuerdo a las necesidades que se presenten en cada proceso.

En forma anual, se hace revisión de políticas y los posibles cambios se envían por medio magnético, o si se tienen observaciones se tendrán en cuenta en la actualización, las observaciones se llevarán a la revisión gerencial del sistema.

Durante la revisión gerencial se revisarán la política y los indicadores, y los resultados de la revisión gerencial serán publicados en la cartelera de oficina o proyecto.

Cambios

Para la gestión del cambio se tendrá en cuenta lo descrito en el procedimiento de gestión del cambio.

Copasst

El Copasst mantendrá su objetivo de supervisar el cumplimiento de las actividades en seguridad y salud en el trabajo, representando a los trabajadores y comunicará a estos los acuerdos y los resultados de su participación, según lo registrado en las actas mensuales de reunión.

El encargado de la Inducción HSEQ comunicará, durante la inducción de los trabajadores, quienes son los representantes.

Legislación en Seguridad y Salud en el Trabajo y Otros requisitos

La matriz de requisitos legales estará disponible, para el personal que lo requiera consultarla, por medio de la secretaria recepcionista. Durante la inducción se recordará la responsabilidad de los requisitos y su cumplimiento. Todo el personal debe conocer los requisitos que le aplican e implementarlos, durante la inducción. Se puede hacer llegar por correo electrónico, o colgarla en la web.

Acciones correctivas

Las acciones correctivas, se definen por procesos y para el análisis y búsqueda del plan de acción, se define un grupo de personas que participan. El dueño del proceso define a quien se le difunden las acciones correctivas de su proceso, y si requiere a otros procesos, a personal administrativo o a todo el personal. Se pueden tener herramientas de consulta como red interna, colgarla en la web, publicaciones, correos.

Grupos de Interés

Los grupos de interés para la empresa son los trabajadores, los clientes, los contratistas (si los hubiera), la comunidad y los proveedores.

Contratistas

La empresa desarrolla sus actividades con personal directo. En caso de ser necesario se le comunicarán los requisitos que debe cumplir en HSEQ antes del inicio del contrato.

Visitantes

La empresa cuenta con un boletín para visitantes, en el cual se comunica a los visitantes los riesgos a que pueden estar expuestos por el ingreso a las instalaciones de la empresa, se le indican los cuidados y prevenciones que se deben tener y las acciones que se deben tomar en el caso de presentarse una emergencia durante su permanencia en la oficina.

Partes externas

Todas las comunicaciones pertinentes, que lleguen de partes externas interesadas sea en medio físico, magnético o verbal, deben ser respondidas en medio escrito, su control se llevará en el control de correspondencia recibida y enviada.

De las comunicaciones con el cliente, que se hagan por correo electrónico y que requieran una respuesta en el mismo medio, se mantendrá copia en medios magnéticos.

VEHICULOS Y SERVICIOS S.A.S

NIT 805015100-4 MATRIZ DE COMUNICACIÓN

PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO

Aspecto a comunicar

Quién Comunica

A quiénes comunica Cuando comunica

Estrategia/medio

Misión, Visión, Políticas y Objetivos Corporativos

Responsable SST

Personal administrativo, operativo, alta dirección, comunidad, partes interesadas

Actualización de contenido, inducción, re inducción.

Documentos impresos, reuniones.

Política y Objetivos del SST

Responsable SST




Resultados de evaluación del SG-SST

Gerente General

Coordinador del SG-SST Anual Inducciones y re inducciones

A través de documento escrito y reuniones

Requisitos del Cliente, Requisitos legales y reglamentarios

Dirección, Líderes de Proceso - Subproceso Comunicaciones


Semestral o cuando actualicen cambios en la LEY

Documento digital o escrito, reuniones, inducciones y re inducciones

Peligros y riesgos laborales

Responsable SST

A todo el personal Anual, inducción, visitantes, clientes.

Documentos informativos, inducción, re inducción, capacitación.

Mecanismos de participación y consulta en temas de S y ST

Responsable SST

A todo el personal Partes interesadas externas

Semestral Inducciones y Re inducciones

Documentos informativos, información por correo electrónico

Procedimientos, instructivos y formatos

Líderes de proceso

Funcionarios vinculados al proceso

Actualización o creación de contenido, inducción, re inducción.


Programa de capacitaciones

Responsables

A todo el personal Semestral Documentos informativos, correo electrónicos, cronogramas.

Responsabilidad y autoridad con el SST

Proceso Dirección - Proceso Mejoramiento Continuo

Líderes de procesos y funcionarios


Documentos informativos, reuniones.

Compromiso frente al SST

Dirección, Líderes de Proceso

Funcionarios, comunidad y partes interesadas

Permanentemente

Documentos informativos, reuniones.

Programación de Exámenes Periódicos

Gestión Humana, responsable SST

A todo el personal Anual Documentos informativo, correo electrónico

Plan de Trabajo Anual

Gerente General, Coordinador del SG-SST

A todo el personal Anual, inducciones y re inducciones

Documento escrito, correo electrónico, reuniones, inducción y re inducción

Informes de auditorìas

Responsable SST

A todo el personal Después de cada auditoria

Documento

Plan de emergencias

Coordinador del SG-SST

A todo el personal Anual, inducción personal, partes interesadas

Capacitaciones, inducciones, re inducciones, documentos informativos

Convocatoria y conformación de los comités asociados al SG-SST (COPASST, comité de convivencia, brigada de emergencia)

Coordinador del SG-SST

A todo el personal Anual o cada vez que hayan elecciones o haya cambio en alguno de los representantes

Carteleras informativas, correo electrónico, pagina web de la organización

Acciones preventivas, correctivas para riesgos, accidentes y enfermedades laborales

Responsable SST - COPASST

A todo el personal Permanentemente

Documentos informativos, inducción, re inducción, capacitación.

Desempeño del SST

Responsable SST

A todo el personal Semestral Documento informativo, reuniones

Procedimiento Control de Documentos

GC-P-01 Versión 02

Emisión: Septiembre 18 de 2018 Página 1 de 8

La vigencia y distribución de este documento, corresponden a lo indicado por el listado maestro de documentos. Su copia o almacenamiento no autorizados se considera como copia no controlada.

ANEXO J.



GC-P-01 Versión 02



1. Objetivo Definir la estructura documental, modo de presentación, control del archivo o retención documental que soporta al sistema de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo de la organización.

2. Alcance Aplica a todos los documentos internos y de origen externo usados dentro del Sistema de Gestión de Calidad y seguridad y salud en el trabajo.

3. Definiciones • Sistema de Gestión de Calidad (SGC): Es la estructura organizacional, la

documentación (procedimientos, instructivos, caracterizaciones, etc.) necesarios para implementar la administración de la calidad.

• Manual de Calidad: Documento que describe y especifica el sistema de gestión de calidad de una organización.

• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST): Es el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

• Conservación de documentos: El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SGSST de manera controlada garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida.

• Control de Cambios: Mecanismo utilizado para asegurar que se identifiquen los cambios y el estado de la versión vigente (cuando esta es aplicable) de los documentos internos del sistema de gestión calidad.

• Documento: Información y su medio de soporte, por ejemplo: Manual de calidad, procedimientos, diagrama de flujo, instructivos, caracterizaciones, registros, entre otros. El medio de soporte puede ser papel, digital o una combinación de estos.

• Documento Interno: Es aquel documento que la empresa ha creado y aprobado para el normal desempeño de las actividades de cada uno de sus procesos.

• Documento Externo: Es aquel documento que ha sido emitido por una entidad externa a la organización y puede ser utilizado para referencia, consulta u operación de las actividades de cada uno de los procesos, por ejemplo: Normas, contratos, registros de clientes, etc.

• Documento Obsoleto: Es aquel documento que ha perdido su vigencia su contenido, por no estar acorde con las actividades realizadas en los procesos.

• Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas, las cuáles transforman elementos de entrada en productos (salidas).

• Caracterización de Proceso: Documento que ayuda a identificar la secuencia e interacción de los procesos, en él se pueden identificar las entradas, salidas, clientes, proveedores, responsables, indicadores, etc.


GC-P-01 Versión 02



• Procedimiento: Manera especificada de realizar una actividad. Secuencia de pasos para realizar una rutina. Puede estar documentado a través de texto, diagramas de flujo, video, etc.

• Formato: Documento de tipo interno utilizado para registrar los datos requeridos dentro de la operación de los procesos. Se caracteriza normalmente por tener una presentación predefinida (plantilla) y una versión.

• Registro: Un formato u otro tipo de documento de origen interno o externo que recopila o evidencia la información y/o gestión de los diferentes procesos, es decir ya ha sido diligenciado.

• Documento o Copia Controlada: Documento identificado dentro del sistema del SGC y SGSST y cuyo almacenamiento y/o distribución es coherente con lo indicado en el listado maestro de documentos.

• Documento o Copia No Controlada: Documento identificado dentro del SGC y SGSST y que está distribuido y/o almacenado por fuera de lo indicado por el listado maestro de documento y sin autorización.

• Listado Maestro de Documentos y Registros: Registro utilizado para el control y referencia de la documentación interna y externa que hace parte del SGC.

4. Desarrollo

Actividad Responsable

1. Estructura de la Documentación Representante del SGC y SGSST

La documentación consta de los siguientes niveles:

• Manual de calidad y SST • Documentos internos:

o Caracterizaciones o Procedimientos o Manuales o Otros (instructivos, guías, normas, etc.) que según sea necesario, pueden

entrar en operación dentro del SGC. • Registros: Formatos diligenciados y demás documentación de origen interno o

externo que evidencia las actividades de los procesos. • Documentos externos en general que se requieran dentro del SGC

2. Presentación de la Documentación Interna Representante del SGC y SGSST Los documentos internos que conforman el sistema de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo de la organización utilizarán cuando se considere necesario, el estilo de presentación y contenido descrito a continuación:

2.1 Encabezado de los Documentos Representante del SGC y SGSST


GC-P-01 Versión 02



El encabezado de los documentos internos, será como se describe a continuación:

Logo de la Organización Nombre del Documento

Código Documento

Versión

Emisión Página X de Y

2.2 Contenido de la Documentación Representante del SGC y SGSST

Contenido del Documento

Manual de

Calidad Procedimientos Otros

Documentos Formatos / Registros

Portada Si Si Opcional No Encabezado o título del

documento Si Si Opcional Opcional

Tabla de control de cambios Si Si Opcional No 1. Objetivo No Si Opcional No 2. Alcance No Si Opcional No 3. Definiciones No Si Opcional No 4. Desarrollo No Si Opcional No

5. Políticas No Si Opcional No

6. Documentos, Formatos y Registros Relacionados

No Opcional Opcional No

Dónde:

1. Objetivo: Describe brevemente el propósito del documento

2. Alcance: Hace referencia a las áreas y actividades a las cuales aplica el documento.

3. Definiciones: Relaciona los términos y las definiciones que se consideren necesarios para la

comprensión del documento.

4. Desarrollo: Se refiere a la descripción de las actividades para la que fue creado

5. Documentos, Formatos y Registros Relacionados: Referencia a la documentación general

relacionada con las actividades descritas.

2.3 Codificación de la Documentación Interna Representante del SGC y SGSST


GC-P-01 Versión 02



Abreviaciones usadas para la documentación:

Tipo de Documento Abreviación

Manual M Documento D

Procedimiento P Formato F Registro R

Las abreviaciones se unen según el siguiente ejemplo:

GC-P-01

Según el ejemplo: Este documento pertenece al proceso de gestión de calidad, es un procedimiento y es el primer documento dentro del proceso. Nota 1: Los formatos del SGC y SGSST llevan su propio consecutivo Nota 2: La codificación es aplicable a la documentación de origen interno que se considere necesaria. Nota 3: Cuando el documento se elimina del Sistema de Gestión de Calidad o Seguridad y Salud en el Trabajo, la codificación que posee también desaparece, es de decir no se vuelve a utilizar en ningún otro documento.

Proceso Abreviación Gestión gerencial GG Gestión de calidad GC

Gestión de seguridad y salud en el trabajo. SST

Gestión humana GH Gestión del servicio GS

Prestación del servicio PS Gestión de Afiliados GA Gestión de Compras GCO

Código del Proceso

Código del Documento

Numero Consecutivo asignado al documento

dentro del proceso


GC-P-01 Versión 02



3. Elaborar, Revisar y Aprobar los Documentos Antes de su Emisión

Gerencia General Representante del SGC y SGSST

Los documentos internos del sistema de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo tienen el siguiente ciclo: El personal de la organización puede determinar la necesidad de nueva documentación para el desarrollo de las actividades o tareas planificadas, así como también las revisiones o ajustes necesarios. Para solicitar la elaboración o ajuste del nuevo documento, se utiliza (según sea pertinente) alguno de los métodos de comunicación interna como: Correo electrónico, reuniones, u otros. Estas solicitudes se dirigen al responsable de calidad o seguridad y salud donde corresponda, quién, junto con la gerencia evaluara su viabilidad y aprobara o rechazara la elaboración o ajuste. Los documentos listos para su liberación, son aprobados por la gerencia a través de cualquiera de estas instancias: • Comunicación escrita • Comunicación verbal • Comunicación por correo electrónico • Comités (reuniones internas de la organización). Cuando sea pertinente, se deja constancia de la aprobación y/o socialización del mismo en el formato: acta de reunión (GH-F-03). La documentación aprobada es registrada en el listado maestro de documentos y registros (GC-R-01) (este registro se conserva en versión digital).

4. Identificación de Cambios y el Estado de la Versión Vigente de los Documentos Representante del SGC y SGSST

Elaboración Revisión Aprobación Emisión

Divulgación - Publicación Actualización Anulación y/o Retiro del SGC

o SGSST


GC-P-01 Versión 02



Los documentos pueden llevar un registro de control de cambios de acuerdo a lo indicado en el punto 2.2 (descrito anteriormente en este documento) en la segunda página del documento (si está elaborado en Word), o a través del registro (conservado en versión digital) control de cambios en documentos (GC-R-02) para el resto de la documentación. El control de cambios es registrado siguiendo el esquema presentado a continuación:

El estado de vigencia de la documentación es controlado a través de:

• Fecha de emisión y versión (cuando sea pertinente) • O el nombre del documento y el origen en el listado maestro de documentos y

registros (GC-R-01). El listado maestro de documentos y registros (GC-R-01), Siempre será el registro principal de referencia para indicar cuál es la documentación (interna y externa) vigente dentro del sistema de gestión de calidad.

Versión Descripción del Cambio Fecha de Aprobación

5. Asegurar que las Versiones Pertinentes se encuentren en los Puntos de Uso

Representante del SGC Todos los cargos con autoridad

dentro de los procesos

Los diferentes responsables de proceso y el responsable del sistema de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo deben asegurarse de que la documentación de los sistemas se encuentra disponible en las carpetas físicas correspondientes y/o a través de la red de datos o ruta de acceso (si es aplicable al tipo de documento) de acuerdo a lo registrado en el listado maestro de documentos y registros (GC-R-01). La información en versión digital y publicada en la red de datos de la empresa puede estar disponible en formato PDF para minimizar el riesgo de modificación no autorizado. Cualquier documento impreso o almacenado (si está en versión digital) hallado fuera de los puntos de uso correspondientes según los indicado en el listado maestro de documentos y registros (GC-R-01), se considera como copia no controlada, se hace referencia a esto en el pie de página de los documentos (los que llevan versión).

6. Asegurarse de que los Documentos Permanecen Legibles y Fácilmente Identificables.

Representante del SGC y SGSST Todos los cargos con autoridad

dentro de los procesos


GC-P-01 Versión 02



La documentación del sistema de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo se identifica a través de:

• Nombre o título del documento • Y es referenciada en el listado maestro de documentos y registros (GC-R-01)

Para conservar la legibilidad de los documentos impresos, los líderes de proceso deben ubicarlo en sitios adecuados. Si el documento se daña debe solicitar una nueva copia al responsable de calidad. La documentación disponible en versión digital tendrá una copia de seguridad como mínimo una vez al mes. Esta copia puede residir en otro computador, un disco externo o en carpetas disponibles en Internet.

7. Documentos Externos Representante del SGC y SGSST Todos los cargos con autoridad

dentro de los procesos La documentación externa que hace parte del sistema de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo es identificada y distribuida o almacenada según lo indicado en el listado maestro de documentos y registros (GC-R-01), este registro sirve de referencia para mostrar la documentación de origen interno o externo. Los líderes de proceso junto con el responsable de calidad y seguridad y salud en el trabajo deben indicar cuál es la documentación externa necesaria y verificar su estado de actualización.

8. Obsolescencia de la Documentación Representante del SGC y SGSST Todos los cargos con autoridad

dentro de los procesos La documentación interna del sistema de gestión de calidad y seguridad y salud en el trabajo (que lleva versión), será retirada de los puntos de uso (carpetas o red de datos) y tratada según los siguientes casos:

• Documentación en versión digital: la versión anterior tendrá un título o marca de agua denominado “Documento Obsoleto”. Y será ubicado en una carpeta llamada “Documentos Obsoletos” La versión vigente debe de estar disponible en la red de datos y registrada en el listado maestro de documentos y registros (GC-R-01).

• Documentación impresa: debe de ser destruida y remplazada con la nueva versión. Se actualiza el listado maestro de documentos y registros (GC-R-01). Si es necesario mantenerla impresa, entonces debe almacenarse en una carpeta llamada “Documentos Obsoletos”

5. Documentos, Formatos y Registros Relacionados • Procedimiento Control de Registros (GC-P-02) • Listado Maestro de Documentos y Registros (GC-R-01) • Control de Cambios en la Documentación (GC-R-02) • Formato Acta de Reunión (GH-F-03)

ANEXO K

Procedimiento de Evaluación, Selección y

Reevaluación de Proveedores

1. OBJETIVO:

Establecer las directrices para evaluar, seleccionar y reevaluar los proveedores de bienes y/o servicios de Vehículos y Servicios S.A.S.

2. ALCANCE Y RESPONSABILIDADES:

Aplica a proveedores de bienes y servicios y subcontratistas que afectan los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C.) de Vehículos y Servicios S.A.S. - Solartour y su cumplimiento es responsabilidad de la asistente de gerencia y la auxiliar administrativa.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

• Certificación de Proveedores: Reconocimiento como proveedores confiables a aquellas empresas y/o contratistas que presenten desempeños sobresalientes en las etapas de evaluación y reevaluación con base en los criterios y puntajes definidos para ello

• Contratista: Persona que por contrato ejecuta una obra o servicio; persona contratada para ejecutar un trabajo

• Evaluación de Proveedores: Calificación de proveedores de acuerdo con criterios y puntajes establecidos • Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios a la empresa • Reevaluación de proveedores: Proceso de volver a evaluar los proveedores para verificar su grado de

desempeño y decidir su exaltación a Proveedor Certificado • Selección de Proveedores: Identificación, calificación y aceptación de nuevos proveedores

4. RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN

TIPO DE PROVEEDOR EVALUACIÓN SELECCIÓN REEVALUACIÓN

Administradoras de Seguridad Social

Subgerente Gerente Subgerente

Asesores y Soportes Externos

Gerente - Subgerente Gerente Subgerente

Proveedores de Dotaciones y Suministros

Asistente de Gerencia Subgerente Asistente de Gerencia

Proveedores de Insumos y Herramientas

Gerente Gerente Gerente

Proveedores de Repuestos para Vehículos


Proveedores Servicios de Mantenimiento para Vehículos


5. RESPONSABLES DE LA EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN

TIPO DE PROVEEDOR EVALUACIÓN SELECCIÓN REEVALUACIÓN

Proveedores Servicios de Transporte

Asistente de Gerencia Gerente

Asistente de Gerencia

Proveedores Servicios Varios

Gerente – Asistente de Gerencia

Gerente Gerente – Asistente de Gerencia

Proveedores Vehículos Gerente Gerente Gerente

NOTA:

La asistente de gerencia y la auxiliar administrativa mantendrán, en la carpeta de cada proveedor, los respectivos registros de evaluaciones y reevaluaciones periódicas.

6. DESARROLLO

Los proveedores de bienes y servicios con los cuales Vehículos y Servicios S.A.S. - Solartour ha mantenido relaciones comerciales estables hasta la puesta en vigencia de este procedimiento tienen carácter de preseleccionados, pero entrarán en el programa formal de evaluación, selección y reevaluación con base en los siguientes criterios:

• Calidad de bienes y servicios (cumplimiento de especificaciones y condiciones) • Cumplimiento (Lead Time, oportunidad en la entrega) • Servicio al cliente • Precio y condiciones de pago • Concordancia factura vs orden de compra

De acuerdo con la necesidad de bienes y servicios, se ha realizado la siguiente clasificación de proveedores críticos considerando como tales aquellos suplidores cuyos productos o servicios tienen gran impacto en la realización del servicio final de Vehículos y Servicios S.A.S. - Solartour y por lo tanto deben ser evaluados y reevaluados.

La falta, omisión, retraso o falla del producto o servicio imposibilita la prestación del servicio ofrecido por Vehículos y Servicios S.A.S. - Solartour afectando directamente la calidad e imagen de la empresa:

CLASIFICACION DE PROVEEDORES CRÍTICOS

EMPRESAS

PRODUCTOS SERVICIOS

• Combustibles • Lubricantes y aditivos • Llantas y reencauche • Filtros • Baterías • Bandas

• Mantenimiento de bombas de inyección y turbo

• Mantenimiento de muelles y hojas de resorte


EMPRESAS

PRODUCTOS SERVICIOS

• Materiales eléctricos • Muelles • Partes mecánicas (caja –

motor - transmisión) • Dispositivos de velocidad

• Mantenimiento vehículos • Mantenimiento de equipos

de comunicación • Mantenimiento de equipos

y software


CONTRATISTAS

DESCRIPCIÓN

• Personal profesional que presta servicios de asesoría, consultoría y/o apoyo en áreas específicas

• Personal de talleres que se encuentra vinculado a la empresa en la modalidad de prestación de servicios

En el caso de los contratistas se evaluarán, seleccionarán y reevaluarán los críticos y medianamente críticos entre los que se encuentran los prestadores de los siguientes servicios:

Mantenimiento mecánico Mantenimiento eléctrico Lámina y pintura Elaboración y colocación de emblemas Tapicería Postura y polarizado de vidrios


SUBCONTRATISTAS DE TRANSPORTE

DESCRIPCIÓN

Proveedores de servicios de transporte con parque automotor afiliado a la empresa o a otra compañía de transporte especial que prestan apoyo a

Vehículos y Servicios S.A.S. - Solartour cuando se requiera

EMPRESAS CONTRATISTAS SUBCONTRATISTAS DE TRANSPORTE

• Certificado de Existencia y Representación Legal no mayor a noventa (90) días

• Copia RUT • Fotocopia cédula del

representante legal • Lista de precios • Oferta comercial

(experiencia, productos y/ o servicios, condiciones de pago, etc.)

• Hoja de vida contratista y auxiliares

• Copia RUT • Copia Cámara de

Comercio • Copia cédula

contratista y auxiliares • Lista de precios • Seguridad social

contratista y auxiliares

• Certificado de Existencia y Representación Legal no mayor a noventa (90) días

• Copia RUT • Copia documentos vehículo

(SOAT, licencia de tránsito, revisión técnico mecánica, tarjeta de operación, seguros, etc.)

• Soportes de mantenimiento preventivo

• Pago seguridad social conductor • Copia documentos conductor

(licencia de conducción, RUNT) • Estado de multas y

comparendos conductor

EVALUACION DE EMPRESAS

CRITERIOS 0 PUNTOS

(No Cumple)

3 PUNTOS

(Cumple Parcial)

5 PUNTOS

(Cumple Total)

Empresa legalmente constituida

No se encuentra legalmente constituida

N/A Se encuentra legalmente constituida

Experiencia Tiene menos de dos años de experiencia en el mercado

Tiene de dos a tres años de experiencia en el mercado

Tiene más de tres años de experiencia en el mercado

Precios Precios Altos Precios acordes al producto o servicio ofrecidos en el mercado

Precios favorables

Condiciones de pago Contado Crédito 15 -20 Días

Crédito igual o mayor a 30 Días

EVALUACION DE EMPRESAS

CRITERIOS 0 PUNTOS

(No Cumple)

3 PUNTOS

(Cumple Parcial)

5 PUNTOS

(Cumple Total)

Reconocimiento en el mercado

No es reconocido en el mercado

Es reconocido en el mercado

Es uno de los más reconocidos del mercado

Ofrecimiento de valores agregados

No ofrece valores agregados

Ofrece valores agregados con leve impacto en la ejecución y control de procesos

Ofrece valores agregados con alto impacto en la ejecución y control de procesos

Certificación NTC ISO 9001:2008

No existe certificación con la NTC ISO 9001:2008

El Sistema de Gestión de la Calidad está en proceso de certificación con la NTC ISO 9001:2008

El Sistema de Gestión de la Calidad está certificado con la NTC ISO 9001:2008

Garantía No ofrece garantía Garantía acorde al producto o servicio y a las ofrecidas en el mercado

Garantía superior a otras ofertas del mercado

EVALUACION DE CONTRATISTAS

CRITERIOS 0 PUNTOS

(No Cumple)

3 PUNTOS

(Cumple Parcial)

5 PUNTOS

(Cumple Total)

Está registrado ante la DIAN

No tiene RUT N/A Tiene RUT

Experiencia Tiene menos de dos años de experiencia en el mercado

Tiene de dos a tres años de experiencia en el mercado

Tiene más de tres años de experiencia en el mercado

Formación No tiene formación en las áreas de interés

Formación empírica Formación certificada por institución educativa autorizada

Precios Precios Altos Precios acordes al producto o servicio y a los ofrecidas en el mercado

Precios Bajos

Reconocimiento en el mercado

No es reconocido en el mercado

Es reconocido en el mercado

Es uno de los más reconocidos del mercado

EVALUACION DE CONTRATISTAS

CRITERIOS 0 PUNTOS

(No Cumple)

3 PUNTOS

(Cumple Parcial)

5 PUNTOS

(Cumple Total)

Seguridad Social (incluye auxiliares)

No Cuentan con seguridad social

N.A Cuentan con seguridad social

Equipos y Herramientas de trabajo

No cuenta con equipo, ni herramientas de trabajo

Cuenta con algunos equipos o herramientas requeridos para prestar todos sus servicios

Cuenta con todos los equipos y herramientas requeridos para prestar todos sus servicios.

Garantía No ofrece garantía Garantía acorde al producto o servicio

Garantía superior a la ofrecida por otros contratistas

SELECCIÓN DE EMPRESAS Y CONTRATISTAS

SELECCIONADO SELECCIONADO CON SEGUIMIENTO NO SELECCIONADO

Entre 28-40 puntos 20 – 27 puntos

Estará sujeto a seguimiento para evidenciar toma de acciones sobre incumplimientos o aspectos por mejorar

Menos de 20 Puntos o no cumplimiento con alguna de las siguientes condiciones:

• Empresa constituida legalmente

• Cumple con especificaciones técnicas mínimas para garantizar calidad del producto o servicio

• Está Registrado ante la DIAN

• Tiene formación • Tiene experiencia • Todo el personal cuenta

con seguridad social

REEVALUACIÓN

La reevaluación de proveedores (empresas y contratistas) se hará semestralmente suministrando la retroalimentación escrita correspondiente sobre los resultados de la misma para que las respectivas acciones preventivas y correctivas sean tomadas.

El proveedor seleccionado que obtenga en la reevaluación un puntaje entre 35 – 45 puntos será certificado por lo cual tendrá prelación en la compra de bienes y/o servicios

REEVALUACION DE EMPRESAS Y CONTRATISTAS

CRITERIOS 0 PUNTOS

(No Cumple)

3 PUNTOS

(Cumple Parcial)

5 PUNTOS

(Cumple Total)

Cumple con los tiempos de entrega requeridos

Incumple continuamente Incumple ocasionalmente Siempre cumple

Los precios establecidos son convenientes para la empresa

Precios altos Acordes al producto o servicio y a otras ofertas del mercado

Precios bajos

Productos o servicios cumplen con las especificaciones técnicas

No cumplen con especificaciones técnicas

Cumple con especificaciones técnicas mínimas que garantizan la calidad del producto o servicio

Cumple con especificaciones técnicas superiores que garantizan la calidad del producto o servicio, la optimización de costos y recursos.

Productos o servicios conformes

Constantemente presenta productos o servicios no conformes

Rara vez presenta productos o servicios no conformes

Sus productos o servicios siempre son conformes

Garantía Nunca ofrece garantía por sus producto o servicios no conformes

La mayoría de veces ofrece garantía por sus productos o servicios no conformes

Siempre ofrece garantía por sus productos o servicios no conformes/ Nunca se ha requerido garantía

Solución o respuesta a quejas y peticiones

Nunca brinda solución o respuesta

Brinda soluciones o respuestas, aunque en ocasiones no de manera

Brinda soluciones o respuestas oportunas y satisfactorias

oportuna y/ o satisfactoria

REEVALUACION DE EMPRESAS Y CONTRATISTAS

CRITERIOS 0 PUNTOS

(No Cumple)

3 PUNTOS

(Cumple Parcial)

5 PUNTOS

(Cumple Total)

Servicio al cliente No tienen buen servicio al cliente

Tienen buen servicio al cliente

Tienen buen servicio al cliente y siempre se anticipan a conocer las expectativas y necesidades.

Concordancia factura vs orden de compra

Errores frecuentes en facturación

Errores ocasionales en facturación

La factura siempre es conforme con la orden de compra

Seguimiento al desempeño de sus productos o servicios

No realizan ningún tipo de seguimiento

Ocasionalmente realizan seguimiento al desempeño de sus productos o servicios

Continuamente realizan seguimiento al desempeño de sus productos o servicios, presentando informes de valor a la empresa

Certificación NTC ISO 9001:2008

No existe certificación con la NTC ISO 9001:2008

El Sistema de Gestión de la Calidad está en proceso de certificación con la NTC ISO 9001:2008

El Sistema de Gestión de la Calidad está certificado con la NTC ISO 9001:2008

CERTIFICACIÓN DE EMPRESAS Y CONTRATISTAS

CERTIFICADO CERTIFICADO POTENCIAL NO CERTIFICADO

Entre 40- 50 puntos 25 – 39 puntos

Estará sujeto a seguimiento para evidenciar toma de acciones sobre incumplimientos o aspectos por mejorar.

Menos de 25 Puntos o no cumplimiento de especificaciones técnicas mínimas para garantizar calidad del producto o servicio.

En caso de no aprobar se le solicitará corregir las fallas y se suspenderán relaciones comerciales

temporalmente; si no se presenta correcciones se eliminará de la lista de proveedores.

NOTA:

Cada servicio prestado por los proveedores de Vehículos y Servicios S.A.S. - Solartour será evaluado con base en los criterios que aparecen en la parte final de la Orden de Compra (GCM-F-01):

• Calidad • Cumplimiento • Servicio al cliente • Precio • Concordancia factura vs. orden de compra

Los resultados semestrales se consolidan en el formato “Calificación de Proveedores” y la respectiva retroalimentación se hace llegar a cada proveedor para que las acciones correctivas sean tomadas oportunamente.

En caso de incumplimientos críticos, se informará de manera inmediata al proveedor mediante una comunicación externa.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

• Ficha Resumen de Proceso “Gestión de Compras” (GCM-D-01) • Ficha Resumen de Proceso “Gestión de Mantenimiento” (GCM-D-02) • Documento “Directorio de Proveedores” (GCM-D-03)

8. FORMATOS Y REGISTROS:

• Formato “Orden de Compra” (GCM-F-01) • Formato “Calificación de Proveedores” (GCM-F-04) • Formato “Retroalimentación a Proveedores” (GCM-F-05) • Registro “Suministro de Combustible” (GCM-R-04)

ANEXO L

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

EMPRESA VEHICULOS Y SERVICIOS S.A.S – SOLARTOUR NIT 805.015.100 – 4

DIRECCIÓN CALLE 13 # 78 – 54 OFIC 405 TELÉFONO 3337041

E-mail [email protected] CIUDAD SANTIAGO DE CALI

DEPARTAMENTO VALLE DEL CAUCA Sucursal o Agencias NO

ACTIVIDAD ECONÓMICA

SERVICIO DE TRANSPORTE ESPECIAL TERRESTRE DE PASAJEROS

ARL COLMENA Fuente: VEHÍCULOS Y SERVICIOS S.A.S. GS – P – 05. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial. p. 1. Prescribe el presente Reglamento, contenido en los siguientes términos: ARTICULO 1. La empresa se compromete a dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren una adecuada y oportuna prevención de los Accidentes de Trabajo y Enfermedades laborales, de conformidad con los artículos 34, 57, 58, 108, 205, 206, 217, 220, 221, 282, 283, 348, 349, 350, 351 del Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 9 de 1979, Resolución 2400 de 1979, Resolución 2013 de 1986, Resolución 6398 de 1991, Decreto 1295 de 1994, Decreto 1772 de 1994, Decreto 1443 de 2014, Decreto 1072 de 2015, Resolución 1111 de 2017 y demás normas que con tal fin se establezcan. ARTICULO 2. La empresa se obliga a promover y garantizar la constitución y funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASST), de conformidad con lo establecido por la Resolución 2013 de 1986, Decreto 1295 de 1994, Decreto 1771 de 1994, Decreto 1443 de 2014, Decreto 1072 de 2015 y demás normas que con tal fin se establezcan. ARTICULO 3. La empresa se compromete a destinar los recursos necesarios para desarrollar actividades permanentes de conformidad con el Sistema de Gestión en la seguridad y salud en el trabajo elaborado de acuerdo con el Decreto 1072 de 2015, el cual contempla como mínimo los siguientes aspectos:

mailto:[email protected]

A. Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo, orientado a promover y mantener el más alto grado de bienestar físico, mental y social de los trabajadores, en todos los oficios; prevenir cualquier daño a su salud ocasionados por las condiciones de trabajo; protegerlos en su empleo de los riesgos generados por la presencia de agentes y procedimientos nocivos; colocar y mantener al trabajador en una actividad acorde con sus aptitudes fisiológicas y psicosociales. B. Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial, dirigido a establecer las mejores condiciones de Saneamiento Básico Industrial y a crear los procedimientos que conlleven a eliminar o controlar los factores de riesgo que se originen en los lugares de trabajo que puedan ser causa de enfermedad, inconfort o accidente. ARTICULO 4. Los factores de riesgo existentes en la Empresa son: Riesgos Ergonómicos: Carga Estática, Carga Dinámica, Postura Crítica, Trabajo con Video terminales. Riesgos De Seguridad: Instalaciones Locativas, Mecánicos, Incendio y Explosión, Trabajo en alturas, trabajo en profundidad, Eléctricos, De Almacenamiento. Riesgos Psicosociales: Turnos de trabajo, atención al público trabajo bajo presión. Riesgos de Origen Natural: Sismo. Riesgos de Origen Social: Accidentes de Tránsito, Volcamiento, Atropellamiento de personal. Riesgos de Origen Tecnológico: Incendio, Explosión, Derrames, Ruptura de Tuberías. PARAGRAFO: A efecto de que los riesgos contemplados en el presente Artículo no se traduzcan en Accidentes de Trabajo o Enfermedad laboral, la entidad ejerce un control en la fuente, en el medio transmisor o en el trabajador, de conformidad con lo estipulado en el Sistema de Gestión en la seguridad y salud en el trabajo de la empresa, el cual se da a conocer a todos los trabajadores al servicio de ella. ARTICULO 5. La empresa y sus trabajadores darán estricto cumplimiento a las disposiciones legales, así como a las normas técnicas e internas que se adopten para lograr la implantación de las actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial, que sean concordantes con el presente Reglamento y con el Sistema de Gestión en la seguridad y salud en el trabajo de la empresa. ARTICULO 6. La empresa ha implantado un proceso de inducción del trabajador a las actividades que deba desempeñar, capacitándolo respecto de las medidas de prevención y seguridad que exija el medio ambiente laboral y el trabajo específico que vaya a realizar. ARTICULO 7. Este Reglamento permanecerá exhibido en por lo menos dos (2) lugares visibles de los locales de trabajo, junto con la resolución aprobatoria, cuyos contenidos se dan a conocer a todos los trabajadores en el momento de su ingreso.

ARTICULO 8. El presente reglamento tendrá vigencia a partir de su publicación y durante el tiempo que la empresa conserve sin cambios sustanciales las condiciones existentes en el momento de su emisión, tales como actividad económica, métodos de producción, instalaciones locativas o cuando se dicten disposiciones gubernamentales que modifiquen las normas del Reglamento o que limiten su vigencia.

GUILLERMO SOLARTE CASTILLO

Representante Legal.

ANEXO M

PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACION DE INCIDENTES, ACCIDENTES DE TRABAJO Y

ENFERMEDADES LABORALES

1. OBJETIVO Establecer un procedimiento para la investigación de incidentes o accidentes. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a los accidentes e incidentes ocurridos a empleados vinculados, temporales y contratistas. 3. DEFINICIONES

3.1. INCIDENTE DE TRABAJO: Tomando como referencia la Resolución 1401 del 2007. “Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con éste, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la propiedad y/o pérdida de los procesos.

3.2. INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE O INCIDENTE: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron.

3.3. CAUSAS BÁSICAS: Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales ocurren los actos y condiciones subestándares o inseguros; factores que una vez identificados permiten un control administrativo significativo. Las causas básicas ayudan a explicar por

qué se cometen actos subestándares o inseguros y por qué existen condiciones subestándares o inseguras.

3.4. CAUSAS INMEDIATAS: Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos subestándares o actos inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y condiciones subestándares o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente).

3.5. APORTANTES: Empleadores públicos y privados, contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo; a las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, a las agremiaciones u asociaciones autorizadas para realizar la afiliación colectiva de trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social Integral.

3.6. ACCIDENTE GRAVE: Aquel que trae como consecuencia amputación de

cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, humero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como, aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.

4. RESPONSABLE El Profesional de Seguridad Industrial es el responsable de la realización de la investigación de los accidentes e incidentes. Los trabajadores deben reportar inmediatamente la ocurrencia de un accidente o incidente. Es obligación de todos los trabajadores prestar los primeros auxilios.

5. DESARROLLO 5.1. Obligaciones de los aportantes

De acuerdo con la Resolución 1401 del 2007, la empresa como aportante tiene las siguientes obligaciones:

● Conformar el equipo investigador de los incidentes y accidentes de trabajo, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la presente resolución.

● Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia, a través del equipo investigador, conforme lo determina la presente resolución.

● Adoptar una metodología y un formato para investigar los incidentes y los accidentes de trabajo, que contenga como mínimo, los lineamientos establecidos en la presente resolución, siendo procedente adoptar los diseñados por la administradora de riesgos profesionales. Cuando como

consecuencia del accidente de trabajo se produzca el fallecimiento del trabajador, se debe utilizar obligatoriamente el formato suministrado por la Administradora de Riesgos Profesionales a la que se encuentre afiliado, conforme lo establece el artículo 4 del Decreto 1530 de 1996, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

● Registrar en el formato de investigación, en forma veraz y objetiva, toda la información que conduzca a la identificación de las causas reales del accidente o incidente de trabajo.

● Implementar las medidas y acciones correctivas que como producto de la investigación recomienden, el Comité Paritario de Salud Ocupacional o Vigía Ocupacional; las autoridades administrativas laborales y ambientales; así como la Administradora de Riesgos Profesionales a la que se encuentre afiliado el empleador, la empresa de servicios temporales, los trabajadores

independientes o los organismos de trabajo asociado y cooperativo, según sea el caso.

● Proveer los recursos, elementos, bienes y servicios necesarios para implementar las medidas correctivas que resulten de la investigación, a fin de evitar la ocurrencia de eventos similares, las cuales deberán ser parte del cronograma de actividades del Programa de Salud Ocupacional de la empresa, incluyendo responsables y tiempo de ejecución.

● Implementar el registro del seguimiento realizado a las acciones ejecutadas a partir de cada investigación de accidente e incidente de trabajo ocurrido en la empresa o fuera de ella, al personal vinculado directa o indirectamente.

● Establecer y calcular indicadores de control y seguimiento del impacto de las acciones tomadas.

● Remitir a la respectiva administradora de riesgos profesionales, los informes

de investigación de los accidentes, los cuales deberán ser firmados por el representante legal del aportante o su delegado.

● Llevar los archivos de las investigaciones adelantadas y pruebas de los correctivos implementados, los cuales deberán estar a disposición del Ministerio de la Protección Social cuando éste los requiera.

5.2. Ocurrencia del accidente o el incidente La definición de accidente de trabajo, contenida en el literal n) del artículo 1 de la Decisión 584 de 2004 en el instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Comunidad Andina de Naciones – CAN, define lo siguiente:

"…Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o durante la

ejecución de una labor bajo su autoridad, aun fuera de/lugar y horas de trabajo. Las legislaciones de cada país podrán definir lo que se considere accidente de trabajo respecto al que se produzca durante el traslado de los trabajadores desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa….". Para que se considere accidente de trabajo se debe tener en cuenta, que el trabajador actúe o esté bajo la subordinación o dependencia del empleador. Al respecto se debe determinar si el accidente se presenta con causa o con ocasión del trabajo, que significan: La ocasión del trabajo, es realizar las labores propias, ordinarias, habituales y directamente relacionadas con el trabajo, es trabajando. La causa del trabajo, es la labor ocasional, transitoria, generada u ocasionada por su labor, función o actividad, e indirectamente relacionado con el trabajo, como lo es el traslado por parte del empleador en los vehículos de la empresa, o

contratados por ella.

5.3. Notificación al Jefe Inmediato y al Responsable de SST El empleado accidentado o testigo del accidente debe reportar al jefe inmediato o al responsable de SST el suceso ocurrido.

5.4. Prestación de los primeros auxilios Se debe prestar la atención de los primeros auxilios por personal competente. En caso de no tener debidamente capacitado, se debe solicitar inmediatamente los servicios médicos de emergencia.

5.5. Notificación a la ARL y remitir si se requiere El jefe inmediato o el profesional de salud ocupacional debe diligenciar el formato de Reporte Único de Accidente de Trabajo para ser enviado a la ARL y notificar el

accidente a través de la línea telefónica de la ARL, para el direccionamiento médico. El reporte tiene un plazo máximo de dos días hábiles después de ocurrido el accidente de trabajo. Si se presenta demoran en el reporte, la compañía haría un reporte extemporáneo y puede llevar a la compañía a una sanción. Si el lesionado es un contratista o proveedor, debe comunicarse con la empresa para notificar el accidente de trabajo a su respectiva ARL y direccionar la atención médica requerida.

5.6. Recopilar información sobre ocurrencia de accidentes e incidentes Se investigan todos los accidentes e incidente de trabajo ocurridos. El equipo investigador recopila la información pertinente sobre el accidente / incidente o pérdida.

Cuando el accidentado sea un trabajador en misión, un trabajador asociado a un organismo de trabajo asociado o cooperativo o un trabajador independiente, la responsabilidad de la investigación será tanto de la empresa de servicios temporales como de la empresa usuaria; de la empresa beneficiaria del servicio del trabajador asociado y del contratante, según sea el caso. En el concepto técnico se deberá indicar el correctivo que le corresponde implementar a cada una. Equipo investigador. La empresa debe conformar un equipo para la investigación de todos los incidentes y accidentes de trabajo, integrado como mínimo por el jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el incidente, un representante del Comité Paritario de Salud Ocupacional o el Vigía Ocupacional y el encargado del desarrollo del programa de salud ocupacional. Cuando el aportante no tenga la estructura anterior, deberá conformar un equipo investigador integrado por trabajadores capacitados para tal fin.

Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte, en la investigación deberá participar un profesional con licencia en Salud Ocupacional, propio o contratado, así como el personal de la empresa encargado del diseño de normas, procesos y/o mantenimiento. Los aportantes podrán apoyarse en personal experto interno o externo, para determinar las causas y establecer las medidas correctivas del caso.

5.7. Analizar las causas de los accidentes / incidentes de trabajo Se analiza la información recopilada y se determinan las causas inmediatas, causas básicas y prácticas gerenciales del accidente o incidente. Si dentro de las causas de estos está el incumplimiento o desviación de normas de seguridad o ambientales, procedimientos y otro requisito establecido se debe levantar una NO CONFORMIDAD. Se debe divulgar el análisis de causalidad del accidente a las partes interesadas o como lección aprendida.

5.8. Generar acción correctiva

Debe generarse una acción correctiva haciendo un análisis de la causa raíz o potencial de la No Conformidad para generar planes de acción efectivos. El equipo investigador genera un plan de acción para corregir las causas raíz de los accidentes, incidentes de trabajo o de la No Conformidad, como por ejemplo definir un control operacional, una modificación a un procedimiento o instructivo o implementar una capacitación o entrenamiento específico entre otras alternativas. Se debe evaluar los riesgos de las alternativas o actividades sugeridas en el plan y registrar, si se requiere los cambios en los procedimientos. Se define en términos de la actividad a realizar, responsable, cronograma o plazo, y si requiere cambios e los procedimientos, etc.

5.9. Implementar un plan de acción

Se implementa el plan de acción. Los avances del Plan de acción se deben reportar al profesional de salud ocupacional.

5.10. Verificación de la efectividad de la acción Al finalizar el plazo del plan de acción se hace seguimiento para verificar la efectividad de los correctivos. Un resumen del estado de las acciones de los planes de acción debe ser entregadas al COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTION Y A GERENCIA.

ANEXO H PROGRAMA DE PREVENCION ALCOHOL Y DROGAS · 2020-02-12 · Blood Alcohol Concentration), es...

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