Unidad IIAnálisis y Diseño de Puestos

Equipo # 1

Objetivo y Técnicas del análisis y

diseño de puestos

Organización

Método Sistemá

tico

Determina

Funciones

Tareas Cumplirá cada Empleado.

Buena Marcha

Enlazar

Coordinar

ANÁLISIS Y DISEÑO

DE PUESTO

ANALIZAR

DISEÑAR

Distinción y separación de las partes de un todo

hasta llegar a conocer sus principios o

elementos.

Proceso previo de configuración mental

en la búsqueda de una solución .

PUESTO

Grupo de tareas que se deben llevar a cabo

para que una organización logre sus

metas.

Es el proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos específicos en una organización. R. Wayne Mondy

Es el proceso para obtener la información acerca de lo puestos mediante la determinación de los deberes, las tareas o las actividades de los mismos. George Bohlander

Proceso deliberado y sistemático para reunir información sobre aspectos laborales importantes de los puestos John M. Ivancevich

“PARA ORGANIZAR EFICAZMENTE LOS TRABAJOS DE UNA EMPRESA ES INDISPENSABLE CONOCER CON TODA PRECISIÓN LO QUE CADA TRABAJADOR HACE Y LAS ÁPTITUDES QUE REQUIERE PARA HACERLO BIEN”.

REYES PONCE

NECESIDAD DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

El Análisis de Puestos nos da las respuesta a las siguientes preguntas:

•¿Cuánto tiempo se requiere para realizar tareas importantes?•¿Qué tareas se pueden agruparse y pueden considerarse un trabajo?•¿Cómo se estructura un puesto para mejorar el desempeño de quien lo ocupa?•¿Qué comportamiento se requiere para desempeñar el puesto?•¿Qué persona por sus características y experiencias es la mas adecuada para desempeñar el puesto?

Directivos

Supervisores

Trabajadores

Departamento de

Recursos Humanos.

Conocer a detalle los puestos y sus obligaciones.

Conocer las labores encomendados a su vigilancia.

Realizan mejor y mas fácilmente sus labores.

Conocimiento precioso de las labores que debe coordinar y así estimular a

sus trabajadores.

Análisis de Puesto

Vocabulario

Descripción de Puesto

Especificación del Puesto

PROCESO SISTEMÁTICO PARA REUNIR INFORMACIÓN SOBRE LOS ASPECTOS

LABORALES DE LOS PUESTOS.

RESULTADO PRINCIPAL DEL ANÁLISIS DE PUESTOS. ES UN RESÚMEN ESCRITO DEL

PUESTO

EXPLICACIÓN ESCRITA DE LOS CONOCIMIENTOS, DESTREZAS,

CAPACIDADES, RASGOS Y OTRAS CARACTERÍSTICAS NECESARIAS PARA EL

BUEN DESEMPEÑO DE UN PUESTO.

Técnica del Análisis de Puesto 1. Recabar todos los datos

necesarios con precisión. 2. Separar los elementos

objetivos que constituyen el trabajo, y los subjetivos que debe poseer el trabajador.

3. Ordenar los datos correspondientes.

4. Plasmarlos por escrito clara y sistemáticamente.

5. Organizar la conservación y el manejo de los resultados del análisis.

Producir una descripción de

puestos completa y

clara.

Facilitar una evaluación precisa de los conocimientos,

habilidades, competencias y otras características que se

requieren en un trabajo.

Evaluarse la frecuencia y la

importancia de las tareas.

Arrojar información sobre la relación

entre los deberes del puesto y los

conocimientos, habilidades,

competencias y otras características.

ETAPAS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS.

1.Examinar toda la organización y

como encaja cada puesto en ella.

2.Determinar cómo se va a aprovechar la información del

análisis de puestos.

3.Decidir que puestos se van a

analizar.

6.Preparar la especificación de

puestos.

5.Preparar la descripción de

puestos.

4.Reunir los datos mediante técnicas.

Aprovechar la información de las etapas 1-6 para:

Diseño de Puestos. Planeación. Reclutamiento. Selección y Capacitación. Evaluación de Desempeño. Pago y prestaciones. Apego a la ley.

¿QUIÉN REALIZA EL ANÁLISIS DE PUESTOS?

ANALISTA

Recoger OrdenarConsigna

r

Debe tener las siguientes

características:

Observador

Mente Analítica

Claridad para expresarse

ANALISTA TEMPORAL EXTERNO

EMPLEADOS EXPERTOS

SUPERVISORES DE LOS PUESTOS

Cuando una organización

realiza análisis de

puestos esporádicam

ente.

Empleados de tiempo

completo que se dedican

exclusivamente al análisis de puestos.

Buena fuente de información ya que conoce el trabajo que realmente se

hace y no el que se supone debe

hacerse.

Análisis de un Puesto Gerencial

IMPORTANCIA

La labor que desempeña en la empresa es de

máxima trascendencia.

Sus actividades

los convierten en el cerebro

de la organización.

Tienen la misión se señalar,

calificar y mejorar las actividades

de la empresa.

Impulsar la

Organi-zación

Datos que debe contener el análisis de un puesto gerencial.

• Se debe determinar dentro del sistema de organización de la empresa el método para fijar títulos.

Título del Puesto

• Determinarse cuidadosamente su posición jerárquica determinando a quién reporta y quién reporta ante él.

Posición en el Organigrama de la Empresa.

• Que le corresponde realizar, y en que grado interviene en la planeación, organización y control de la empresa.

Deberes Generales

•Mismo punto anterior, pero con sus subdivisiones necesarias y orden funcional.

Funciones Básicas

•Enumeración de actividades generales en orden cronológico.

Descripción Específica

•Conocimientos necesarios, autoridad que se debe ejercer, responsabilidad y creatividad.

Especificación del Puesto

La Descripción del Puesto

Un puesto es la unidad básica de las organizaciones. Es decir, un área o departamento consiste en un conjunto de puestos, y la suma de todas las áreas o departamentos conforman a la organización.

El puesto es el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo especifica y personal.

Básicamente, Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto.

La descripción del puesto es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás puestos de la empresa.

En el entorno de una organización, todas las descripciones de puesto deben seguir el mismo formato, pero la forma y el contenido de las descripciones de puesto varían de una a otra compañía. Una posibilidad consiste en redactar una descripción concisa de 3 a 4 párrafos de extensión. Otra descomponer la descripción en varios elementos.

VS

REAL

IDEAL

Descripción del puesto refleja

LA DESCRIPCIÓN DE PUESTO SE PUEDE DIVIDIR EN 3 PARTES:

EncabezadoDescripción

genéricaDescripción específica

Los element

os básicos en una descripción de puestos

Código

Fecha

BENEFICIOS

Señala las lagunas que existen en la organización del trabajo, en los puestos. Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo Facilita la mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa. El supervisor puede exigir a cada trabajador lo que debe hacer y la forma como debe hacerlo. Ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla, sus responsabilidades, le señala sus fallas y aciertos. Permite colocar al trabajador en el puesto más conforme con sus aptitudes. Permite calificar adecuadamente los méritos de los trabajadores. Sirve de fundamento a cualquier sistema de salarios incentivos.

Problemas con al descripción de puestos

Si están mal redactados, es decir, si utilizan términos vagos en lugar de específicos que proporcionan poca guía al que van a ocupar el puesto.

Algunas veces no se actualizan a medida que cambian los deberes o las especificaciones.

Pueden violar la ley al contener especificaciones no relacionadas con el éxito del puesto.

Pueden limitar el alcance de las actividades de quien va a ocupar el puesto y con ello reducir la flexibilidad de la organización.

Recopilación de Información para el

análisis y descripción del puesto

Actividades Previas

Aprobación de la gerencia

•Como en todas las técnicas administrativas se requiere de el convencimiento y la aprobación de la gerencia. Para lograrlo se necesita presentar el planeamiento del sistema como una inversión, haciendo cálculos aproximados del costo y listando los beneficios directos e indirectos.

Determinación de sus objetivos

• Sus objetivos determinaran el tipo de factores que se investiguen, la extensión y minuciosidad de los datos que se consiguen, la forma de estructurarlos, etc.

Información a los

trabajadores

• Sin la cooperación o con la oposición de los trabajadores, es muy difícil realizar un buen análisis. Por ello debe convencerse al personal sobre su finalidad y su utilidad. Para ello servirán folletos, carteles, circulares, volantes, etc.

Preparación de

analistas

• Es conveniente preparar a los analistas. Además de los conocimientos de esta técnica, requiere tener una idea general sobre la empresa, por lo que es conveniente que hagan un recorrido previo que en el recibirán explicaciones que le ayudaran a apreciar los elementos de cada puesto.

(WHAT) ¿Qué es lo que se hace?

(HOW) ¿Cómo lo hace?

(WHY) ¿Con que fin lo hace?

(WHEN) ¿Cuándo lo hace?

(WHERE) ¿ Donde lo hace?

Ya que los empleados hayan comprendido el objetivo de obtener información para el análisis de puestos y que le analista posee un grado adecuado de conocimiento sobre el entorno, la organización, el trabajo y los empleados, se hace:

Identificación del puesto

Desarrollo del cuestionario de

análisis de puestos

Obtención de datos.

Identificación del puesto

Antes de obtener la información, los analistas necesitan conocer cuáles son los distintos puestos que existen en la organización.

Si ya se ha llevado a cabo un análisis, se debe tener acceso a los registros, para identificar muchos de los puestos de la compañía.

Desarrollo del cuestionario de análisis de puestos

El cuestionario para el análisis de puestos (PAQ, por sus siglas en ingles) es un método cuantificable de recopilación de datos, abarca en promedio 194 tareas diferentes orientadas al trabajador.

Se busaca determinar el grado en el cual las diferentes tareas o elementos del puesto se relacionan con el desempeño de un puesto en particular.

•Identificación clara del puesto y cómo encaja dentro de un departamento y una división de la organización.

Nivel e identificación

•Establecer el propósito u objetivo del puesto, una descripción de las acciones que la persona efectúa para cumplir con sus obligaciones y las condiciones en que se llevan a cabo.

Deberes y responsabilidade

s

•Deben obtener datos sobre aspectos relevantes de la persona, como formación académica, experiencia, habilidades y aptitudes especiales.

Características individuales y de

trabajo

Obtención de Datos Se requiere de mucha

información para lograr el análisis de puesto con éxito. Existen diversas maneras en las que se puede obtener la información que deberá contener el formulario.

El analista debe examinar las ventajas y desventajas de cada una de ellas y evaluar sus distintos grados de precisión.

EntrevistaCon frecuencia el analista solo entrevista a un numero limitado de trabajadores al principio, y a continuación lo hace con el supervisor para verificar la información obtenida. Este proceso permite un alto nivel de precisión, pero es de elevado costo y requiere de tiempo para llevarlo acabo.

Grupo de Expertos

Es costoso y de lenta ejecución, pero permite llegar a resultados de alta confiabilidad. Por lo general el grupo se integra con trabajadores con experiencia en el puesto y los supervisores inmediatos. El analista lleva a cabo una entrevista con todo el grupo.

Cuestionarios por medios electrónicos

Es más rápido y menos costoso, consiste en distribuir por correo electrónico un cuestionario. Sin embargo la precisión es inferior, debido a que algunas preguntas no se comprenden bien, a que las preguntas tienden a ser incompletas

y a que algunos cuestionarios no regresen a tiempo a la persona que los género.

Bitácora de empleados Dar instrucciones a cada empleado

para llevar un diario o una bitácora de sus actividades diarias. Si es posible establecer una ejecución es sistemática, los resultados serán confiables. El estudio y verificación de estas bitácoras, sin embargo, pueden ser lento y costosos.

Observación El analista visualiza al trabajador

desempeñar las tareas del puesto y registra sus observaciones al respecto. Es lenta, costosa, y cuando se realiza a gran escala resulta menos precisa. Pese a estos factores, la observación directa es el método idóneo cuando la labor es manual y repetitiva.

Técnicas para el diseño

de puestos

NIVEL DE ESPECIALIZACIÓN

• Bajo Nivel de Especialización:

Simplificación del puesto

• Alto Nivel de Especialización:

Poca oportunidad de autorrealización

Técnicas para el diseño de puestos

Rotación del Personal

Enriquecimiento del puesto

Grupos Autónomos de

Trabajo

Inclusión de Nuevas tareas

Rotación de Puestos

Permitir al empleado cambiar de uno a otro puesto.

Los trabajadores se hacen competentes en distintos cargos y no sólo en uno.

Inclusión de Nuevas Tareas

Expandir el numero de funciones añadiéndole

actividades similares. Reduce la monotonía. Expande el ciclo del trabajo. Requiere una mayor gama de habilidades.

Enriquecimiento del Puesto

Añadir nuevas fuentes de satisfacción laboral

Responsabilidad. Autonomía. Control.

Grupos Autónomos de Trabajo

Grupos de 3 a 15 trabajadores

Los objetivos se fijan en términos del equipo, la toma de decisiones es colectiva y las actividades se distribuyen

Bibliografía REYES Ponce (2009) “El análisis de puestos”, México, Ed.

Limusa WERTHER, William (2008) “Administración de Recursos

Humanos” 6° Edición, México, Ed. Mc Graw Hill BOHLANDER, George (2008) “Administración de

Recursos Humanos” 14° Edición, México, Ed. Cenage Learning

MONDAY, R. Wayne (2005) “Administración de recursos humanos” 9° Edición, México, Ed. Person Prentice Hall

IVANCEVICH, Jonh (2005) “Administración de recursos humanos” 9° Edición, México, Ed. Mc Graw Hill