ANALISIS DE PUESTOS

El análisis de puestos se realiza para determinar de manera detallada en qué consisten el empleo y el tipo de persona que la empresa debe contratar para cubrirlo.

FUNDAMENTOS DEL ANALISIS DE PUESTOS.

ANALISIS DE PUESTOS: Es el procedimiento para determinar las obligaciones de éstos y las características de la gente que se contratará para cubrirlos. Proporciona información para elaborar las descripciones de puestos y las especificaciones de puestos.

El supervisor o especialista de recursos humanos reúne uno o más de los siguientes tipos de información:

* Actividades laborales: Actividades del puesto actual, así como el cómo, por qué y cuándo se desempeñará cada actividad.

* Conductas humanas.

* Máquinas, herramientas, equipo y auxiliares de trabajo.

* Estándares de desempeño: Estos estándares pueden ser usados para evaluar a los empleados.

* Contexto del puesto: Incluye información acerca las condiciones físicas para trabajar, el horario laboral y el contexto social y organizacional.

* Requisitos humanos: Se refiere a los conocimientos o las habilidades relacionadas con el trabajo, y los atributos personales necesarios (aptitudes, personalidad, etc.)

PARA QUE SE USA LA INFORMACION DEL ANALISIS DE PUESTOS

Los patrones utilizan la información del análisis de puestos para respaldar varias actividades de la administración de recursos humanos

1) Reclutamiento y selección: El análisis de puestos brinda información acerca de lo que entraña el puesto y las características humanas que se requieren para realizar esas actividades, lo cual ayuda a los gerentes a decidir el tipo de personas que se reclutarán y contratarán.

2) Remuneración o compensación: El análisis de puestos es indispensable para estimar el valor de cada posición y la remuneración correspondiente, ya que proporciona la información que sirve para determinar el valor relativo de cada puesto y por tanto la categoría a la que corresponde.

3) Capacitación: Puesto que la descripción de puestos enumera las obligaciones específicas y las habilidades requeridas para el trabajo; por lo tanto se puede determinar la capacitación necesaria.

4) Evaluación del desempeño: Comparando la actuación real de cada empleado con los estándares para su desempeño.

5) Descubrimiento de obligaciones no asignadas.

6) Cumplimiento de la igualdad de oportunidades en el empleo.

PASOS DEL ANALISIS DE PUESTOS

Paso 1: Decida como utilizará la información, pues esto determinará cuáles datos debe recabar y cómo hacerlo.

Paso 2: Revise la información básica importante como organigramas, gráficas de procesos y descripciones de puestos. Los organigramas muestran la división del trabajo en toda la organización, cómo se relaciona cada puesto con otro, debe indicar el nombre de cada posición, y por las líneas de interconexión mostrar quién informa y se comunica con quién. La

gráfica de procesos muestra el flujo de trabajo de un puesto en particular, desde la entrada de información hasta la obtención de los resultados.

Paso 3: Seleccione puestos representativos: Con una muestra de 10 puestos es

suficiente.

Paso 4: Analice el puesto reuniendo datos sobre actividades laborales, las conductas requeridas de los empleados y las condiciones de trabajo, así como las características y habilidades humanas necesarias para desempeñar el trabajo.

Paso 5: Verifique la información del análisis de puestos con el empleado que realiza el trabajo y con su supervisor inmediato.

Paso 6: Prepare una descripción y una especificación del puesto. La descripción del puesto es una declaración escrita que describe las actividades y las responsabilidades del puesto, así como algunas características importantes del mismo. La especificación del puesto resume las cualidades, los rasgos, las habilidades y los antecedentes personales que se requieren para desempeñar el trabajo.

METODOS PARA RECOLECTAR INFORMACIONMETODOS CUALITATIVOS:

LAS ENTREVISTAS:

Son métodos populares para obtener información acerca de los puestos. Se deben realizar entrevistas individuales con cada empleado, o grupales o con conjuntos de empleados que tienen el mismo puesto, así como entrevistas con uno o varios supervisores que conocen las labores del puesto. Hay que asegurarse de que el empleado entienda muy bien el motivo de la entrevista.

Ventajas y desventajas:

Ventajas:

* Se trata de un método rápido y sencillo para reunir información, incluyendo datos que no podrían aparecer nunca de forma escrita.

* Se descubren actividades importantes que sólo se presentan de manera ocasional.

* Brinda la oportunidad de explicar la necesidad y las funciones de análisis depuestos, y de que el empleado logre desahogar frustraciones que de otra manera pasarían desapercibidas para la administración.

Desventajas:

* La distorsión de la información: Ya sea debido a falsificación franca o a malos entendidos.

* Los empleados pueden considerar que se trata de un tipo de “evaluación de la eficiencia” , por lo que pueden exagerar ciertas responsabilidades y restar importancia a otras.

Tipos de entrevistas

Hay un amplio rango de tipos de entrevistas que van desde las no estructuradas (cuénteme acerca de su trabajo) hasta las muy estructuradas, en las que el analista de puestos utiliza cuestionarios detallados para plantear las preguntas.

Entrevistas estructuradas: Los entrevistadores siguen formularios o cuestionarios que incluyen una serie de preguntas detalladas acerca de aspectos como el propósito general del puesto, las responsabilidades de supervisión y las obligaciones, así como los estudios, las experiencias y las habilidades necesarias para el puesto.

Lineamientos para las entrevistas

1ero. El analista de puestos y el supervisor deben trabajar en conjunto para identificar a los trabajadores que conocen mejor el puesto.

2do. Establezca rápidamente una relación con el entrevistado. Utilice un lenguaje sencillo, resuma brevemente el propósito de la entrevista y explique a la persona por qué fue elegida para la entrevista.

3ro. Utilice una guía o un cuestionario estructurado, que incluyan preguntas y cuenten con un espacio para las respuestas.

4to. Pídale una lista de sus obligaciones en orden deimportancia y según la frecuencia con las que las realiza. Esto asegura que no pase por alto actividades importantes pero que se realizan con poca frecuencia.

5to. Cuando termine la entrevista, revise y verifique los datos.

CUESTIONARIOS:

Describen las obligaciones y responsabilidades relacionadas con su puesto. Se debe decidir qué tan estructurado será el cuestionario y cuáles preguntas se incluirán. Un cuestionario típico de análisis de puestos incluiría varias preguntas abiertas, así como preguntas estructuradas.

Ventajas y desventajas:

Ventajas:

* Es un método rápido y eficiente para obtener información de un gran número de empleados.

* Es menos costoso que entrevistar a cientos de trabajadores.

Desventajas:

* Elaborar y probar un cuestionario y asegurarse de que se entiendan las preguntas, puede ser costoso en tiempo y dinero.

OBSERVACION:

Es especialmente útil cuando los puestos consisten sobre todo de actividades físicas observables. Por otro lado, no es apropiada cuando el puesto conlleva una gran cantidad de actividad mental; tampoco es útil si el empleado participa sólo ocasionalmente en actividades importantes. Además, la reactividad, es decir, los cambios en la conducta habitual del trabajador debido a que es observado, también puede representar un problema. También se puede observar y entrevistar al mismo tiempo, mientras el trabajador desempeña su labor.

DIARIOS Y BITACORAS DE LOS PARTICIPANTES:

Son listas diarias en las que los empleados registran por escrito cada una de las actividades querealizan, así como del tiempo que se tardan en cada una.

TECNICAS PARA EL ANALISIS CUANTITATIVO DE PUESTOS:CUESTIONARIO PARA EL ANALISIS DE PUESTOS (CAP):

Es un cuestionario que se usa para reunir datos cuantificables de las obligaciones y responsabilidades de diversos puestos. Es un cuestionario muy estructurado; el analista puede aplicarlo en línea.

La ventaja del CAP es que produce una calificación o un perfil cuantitativo de un puesto. La principal ventaja del CAP es que clasifica los puestos, permitiendo asignar una calificación cuantitativa a cada puesto, basada en sus características respecto a la toma de decisiones, las tareas que requieren habilidades, la actividad física, la operación de vehículos o equipo y el procesamiento de información. Los resultados del CAP se pueden emplear para comparar un puesto con otro con la finalidad de luego asignar niveles de sueldos para cada uno.

ANALISIS FUNCIONAL DE PUESTOS:

Es similar al Método del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Este método no sólo califica el puesto en relación con datos, personas y cosas, también respecto al grado en que se requieren instrucciones específicas para desempeñar la tarea, así como el grado en que se necesita del razonamiento y del juicio, lo mismo que de habilidades matemáticas o verbales y del lenguaje.

ANALISIS DE PUESTOS POR INTERNET:

De este modo, el departamento de recursos humanos podría repartir cuestionarios estandarizados para el análisis de puestos a empleados ubicados en diferentes puntos geográficos a través de la intranet de sucompañía, con las instrucciones para llenar los formularios y devolverlos en una fecha específica. Su principal desventaja es que debido a que el analistas de

puestos o facilitador no está sentado ahí interactuando con el empleado o el supervisor, siempre existe la posibilidad de que no se cubran o se malinterpreten puntos importantes y afecten los resultados.

Cualquier método tiene desventajas potenciales. Reunir datos para el análisis de puestos sólo de entrevistas u observaciones puede conducir a conclusiones erróneas. Es mejor utilizar varias fuentes, por lo que siempre que sea posible se deben reunir datos de varios tipos de fuentes: grupos, individuos, observadores, supervisores y analistas.

DESCRIPCIONES DE PUESTOS:La descripción de puestos es un texto que explica lo que hace en realidad la persona que ocupa el puesto, cómo lo hace y en qué condiciones desempeña su labor. Esta información se utiliza para redactar la especificación del puesto, donde se enumeran los conocimientos, las habilidades y las capacidades que se requieren para realizar el trabajo de manera satisfactoria.

La mayoría contiene secciones que cubren los siguientes aspectos:

1) Identificación del puesto:

Es el nombre del puesto, especificando el título del mismo. En esta sección puede haber un espacio que indique la ubicación del puesto en términos de planta o la división y el departamento o la sección. Además se incluiría el título del supervisor inmediato e información acerca de la escala de sueldos o salarial, también se puede incluir un espacio para elgrado o nivel del puesto.

2) Resumen del puesto:

Debe sintetizar la esencia del puesto e incluir únicamente sus principales funciones o actividades..

3) Relaciones:

Indica las relaciones que tiene el ocupante del puesto con otras personas, dentro y fuera de la organización.

4) Responsabilidades y obligaciones:

Esta es la parte central de la descripción del puesto y debe incluir una lista de sus principales obligaciones y responsabilidades. Las obligaciones principales se deben enumerar por separado, describiéndolas con unas pocas frases. En esta sección también es posible definir los límites de la autoridad del empleado que ocupa el puesto, incluyendo su autoridad para la toma de decisiones, la supervisión directa de otros miembros del personal y la autoridad para elaborar presupuestos.

5) Estándares de desempeño

Aquí se establecen los estándares que debe alcanzar el empleado en cada una de las obligaciones y responsabilidades principales de la descripción del puesto.

6) Condiciones laborales

La descripción de puestos también puede enumerar las condiciones laborales que se requieren, las cuales pueden incluir aspectos como el nivel de ruido o de calor, así como condiciones riesgosas.

7) Especificaciones de puestos

REDACCION DE LAS ESPECIFICACIONES DE PUESTOS.

La especificación de puestos indica qué tipo de persona se debe reclutar y qué cualidades se deben evaluar. La especificación de puestos debe ser una sección de la descripción del puesto o un documento completamente separado.

Especificaciones para elpersonal capacitado: En este caso las especificaciones del puesto podrían enfocarse sobre todo en rasgos como el tiempo que trabajó en otra empresa, la calidad de la capacitación relevante y el desempeño laboral previo.

Especificaciones para personal sin capacitación: Este caso es más complejo. Aquí es necesario especificar las cualidades, como rasgos físicos, personalidad, intereses o habilidades sensoriales, que representan cierto potencial para desempeñar el trabajo o recibir capacitación para realizarlo2) .

Especificaciones basadas en el criterio: La mayoría de las especificaciones de puestos provienen de las opiniones de individuos conocedores, como supervisores y gerentes de recursos humanos. Hay varias formas de dar opiniones informadas o criterios, como simplemente revisar las obligaciones del puesto y a partir de éstas deducir los rasgos de habilidades humanas que requiere el trabajo. Otra manera es elegirlas de las listas de descripciones de puestos que aparecen en internet.

En cualquier caso use el sentido común para elaborar una lista de los requisitos humanos del puesto, ya que algunas conductas laborales se aplican a casi cualquier puesto.

Especificaciones de puesto basadas en análisis estadísticos: Este método es el más difícil. El objetivo es determinar estadísticamente la relación entre algún predictor o rasgo humano, como la estatura, la inteligencia o la destreza digital, y algún indicador o criterio de la eficacia laboral. Este método es más adecuado que el enfoque del criterio porque las leyes de igualdad de derechosprohíben el uso de rasgos que no se pueden distinguir entre los trabajadores con un alto y un bajo desempeño.

ANALISIS DE PUESTOS EN UN MUNDO “DESEMPLEADO”Por lo general un puesto se define como “un conjunto de actividades estrechamente relacionadas, que se realizan a cambio de una remuneración”, pero con los años el concepto de un puesto ha cambiado de manera radical, ahora los puestos son mucho más variados y con una definición más amplia.

La ampliación de un puesto: significa asignar a los trabajadores más tareas dentro del mismo nivel, aumentando así las actividades que desempeñan.

La rotación de puestos: significa cambiar a los trabajadores, de manera sistemática de una posición a otra.

El enriquecimiento de puestos: implica rediseñar los puestos de forma que el trabajador reciba mayores oportunidades de experimentar sentimientos de responsabilidad, logro, crecimiento, reconocimiento. De esta forma los empleados harán bien su trabajo porque lo desean; por otro lado la calidad y la productividad aumentarán. Esta es una filosofía planteada por el psicólogo Frederick Herzberg.

Dejobbing o sin puesto específico: Es ampliar las responsabilidades de los puestos de la empresa y animar a los empleados a que no se limiten a hacer lo que establecen las descripciones de sus puestos. Exigirles a los empleados que se limiten a descripciones estrechas de puestos va en contra de la necesidad de que estén dispuestos a cambiar de una tarea a otra conforme los puestos y las tareas de equipos se modifican.

Factores organizacionales que han contribuido aanimar a los trabajadores a no limitarse a puestos con definiciones estrechas:

Organizaciones más planas: permiten un mayor contacto entre la alta gerencia y los clientes e implica que el resto de los gerentes tienen un mayor número de subordinados que se reportan con ellos, de modo que los pueden supervisar menos y los puestos de los subordinados acaban con mayores responsabilidades.

Equipos de trabajo autoadministrados: Cada vez más los gerentes organizan las tareas en equipos y procesos, en lugar de funciones especializados. En una organización como esta, los puestos de los empleados cambian todos los días, y la administración evita intencionalmente que los trabajadores consideren sus puestos como un conjunto limitado y específico de responsabilidades.

Reingeniería: Implica el rediseño de los procesos de negocios para lograr mejoras drásticas en las medidas contemporáneas críticas del desempeño, como los costos, la calidad, el servicio y la rapidez. Este rediseño es para que pequeños grupos autoadministrados de empleados que trabajan en conjunto completen la tarea al mismo tiempo. La reingeniería afecta la elaboración de las descripciones de puestos. En situaciones de reingeniería, los trabajadores se vuelven responsables colectivamente de los resultados generales, no sólo de sus propias tareas. Como resultado, los puestos de los empleados cambian de manera continua.

Análisis de puestos basado en las competencias:

Las descripciones de puestos basadas en listas de obligaciones pueden inhibir o no fomentar las conductas flexibles quelas empresas necesitan. El análisis de puestos basado en competencias implica básicamente la redacción de descripciones de puestos a partir de competencias en lugar de obligaciones.

El análisis de puestos basado en competencias significa describir el puesto en términos de conductas medibles y observables (conocimientos, habilidades y/o conductas) que el empleado que ocupa el puesto debe mostrar para desempeñar

bien su trabajo. El análisis tradicional se enfoca en qué se logra, en cuanto a obligaciones y responsabilidades, se enfoca en el trabajo; pero el análisis basado en competencias se enfoca más en cómo el trabajador cumple los objetivos del puesto o desempeña en realidad su trabajo, es decir se enfoca en el trabajador, en lo que es capaz de hacer.

Tres razones para utilizar el análisis basado en las competencias:

1era. Las descripciones tradicionales de puestos pueden ser contraproducentes si la meta es un sistema de trabajo de alto desempeño. El personal se debe mostrar entusiasta por aprender y por cambiar de un puesto a otro.

2da. Es más estratégico describir el puesto en términos de las habilidades, los conocimientos y las competencias que el trabajador necesita.

3ero. Las habilidades, los conocimientos y las competencias medibles sustentan el proceso de administración del desempeño del patrón. La administración del desempeño consiste en basar la capacitación, las evaluaciones y las retribuciones de los empleados en el momento y el reforzamiento de las habilidades y las competencias que necesitan para alcanzar sus metas.