MODULO DE RECURSOS HUMANOS

ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS DE PUESTOS

CONSIDERACIONES GENERALES

El análisis de puestos lo visualizamos como una técnica básica dentro de las organizaciones, con la cual se pueden determinar las funciones y responsabilidades, así como los objetivos de cada uno de los puestos existentes. Lo anterior permite conocer la estructura en cuanto a división del trabajo que existe dentro la organización.

Objetivos

Proporciona datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones del puesto (lo que implica el puesto) y las especificaciones del puesto (el tipo de persona que se debe contratar para ocuparlo).

Análisis

Es un método cuya finalidad estriba en determinar las actividades que se realizan en el mismo, los requisitos (conocimientos, experiencias, habilidades, etc.) con los que debe contar la persona y que le permitirán desempeñarlo con éxito.

Concepto del diseño del PuestoDiseñar un puesto significa establecer cuatro condiciones fundamentales

a. Conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante deberá cumplir (contenido del puesto).

b. Cómo deberá cumplir esas facultades y tareas (métodos y procesos de trabajo).c. A quién deberá reportar el ocupante del puesto (responsabilidades); es decir, la relación

con su jefe.d. A quién deberá supervisar o dirigir (autoridad); es decir, la relación con los

subordinados.

Elementos del Análisis de Puestos

Debido a la división del trabajo y a la consiguiente especialización de funciones, las necesidades básicas de recursos humanos para la organización, sea en cantidad o en calidad, se establecen mediante un esquema de;

1) Descripción del Puesto2) Especificación del Puestos

1. Descripción del puesto: Es necesario describirlo para conocer su contenido. Es la enumeración detallada de las funciones o tareas del puesto ( qué hace el ocupante), la periódica (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del puesto (por qué lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del puesto y de los deberes y las responsabilidades que comprende.

2. Especificación del puesto: Lista de los “requerimientos humanos” del puesto, esto es, la educación, experiencia, etc., necesarias –esto es, el tipo de persona que se debe de contratar o asignar para ocupar el puesto.

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ESTRUCTURA DEI ANALISIS DE PUESTOS

La descripción de puestos es una simple exposición de las tareas o funciones que desempeña el ocupante de un puesto, en tanto que el análisis de puestos es una verificación comparativa de las exigencias (requisitos) que dichas tareas o funciones imponen al ocupante. En otras palabras, cuáles son los requisitos físicos e intelectuales que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del puesto, cuáles son las responsabilidades que el puesto le impone y en qué condiciones debe desempeñar el puesto.

En general, el análisis de puestos se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel del puesto.

1. Requisitos intelectuales2. Requisitos físicos.3. Responsabilidad.4. Condiciones de trabajo.

Requisitos intelectualesTienen que ver con las exigencias del puesto en lo referente a los requisitos intelectuales que el

empleado debe poseer para desempeñar el puesto de manera adecuada. Entre los requisitos intelectuales están lo siguientes factores de especificaciones.

1. Instrucción básica.2. Experiencia básica3. Adaptabilidad al cargo4. Iniciativa necesaria5. Aptitudes necesarias

Requisitos físicosTienen que ver con la confiabilidad y la continuidad de energía y de esfuerzos físico y mental

requeridos, y la fatiga provocada, así como la constitución física que necesita el empleado para desempeñar el puesto adecuadamente. Entre los requisitos físicos se encuentran los siguientes factores de especificaciones.

1. Esfuerzo físico necesario2. Capacidad visual3. Destreza o habilidad4. Constitución física necesaria

Responsabilidades implícitasSe refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante del puesto- además del trabajo normal y

de sus funciones- por la supervisión directa o indirecta del trabajo de sus subordinados, por el material, por las herramientas o equipos que utiliza, por el patrimonio de la empresa, el dinero, los títulos valores o documentos, las pérdidas o ganancias de la empresa, los contactos internos o externos y la información confidencial.

En consecuencia, debe responsabilizarse por: 1. Supervisión de personal2. Material, herramientas o equipo3. Dinero, títulos valores o documentos4. Contactos internos o externos5. Información confidencial

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Condiciones de trabajo

Se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo, y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, lo cual exige que el ocupante del puesto se adapte bien para mantener su productividad y rendimiento en sus funciones. Evalúan en el grado da adaptación del elemento humano al ambiente y al equipo, y facilitan su desempeño. Comprenden lo siguientes factores de especificaciones:

1. Ambiente de trabajo2. Riesgos

Desde el punto de vista de los factores de especificaciones, el análisis de puestos puede estructurarse mediante un esquema de estandarización que facilite, en gran parte, la recolección de información y permita tener una base aceptable de comparación entre los puestos.

METODOS DE DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE PUESTOS

La descripción y el análisis de puestos son responsabilidad de línea y función de staff, es decir, la línea responde por las informaciones ofrecidas, en tanto que la prestación de servicios de obtención y manejo de información es responsabilidad de staff, representado en primera instancia por el analista de puestos, quien puede ser un empleado especializado del staff, el jefe del dpto. en que está localizado el puesto que va a describirse y analizarse, o el propio ocupante del puesto.

Los métodos que más se utilizan en la descripción y el análisis de puestos son;

1.- Método de Observación Directa2.- Método de Cuestionario.3.- Método de Entrevista Directa4.- Métodos Mixtos.

Método de Observación Directa: Se considera estudios de tiempos y de micro movimientos y de tiempos y métodos. Se observa al ocupante del puesto, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de

sus funciones.

Es más recomendable a aplicarlo en los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos.

Debido a que no en todos los casos la observación responde todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompañada de entrevistas y análisis con el ocupante del puesto o con el supervisor.

Características

a) Mantener contacto previo con el encargado o jefe de área o sector para conocer todo lo que debe desarrollarse en este nuevo puesto.

b) Tener previo estudio sobre todo lo que se requiere conocer sobre el puesto.c) Recoger toda la información que tenga impresa del puesto si es que existe.d) Se requiere explicar el porque de utilizar el análisis al jefe o encargado que ocupa el

puesto

Ventajas:a) Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente y esta

ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.b) No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus labores

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c) Método ideal para aplicarlo en puestos sencillos y repetitivos.d) Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de

puestos (qué hace, cómo lo hace, por qué lo hace)

Desventajas:a) Costo elevado y requiere de invertir bastante tiempo para que el

método sea completo.b) Si solo se lleva a cabo por la observación sin el contacto directo de

quien ocupa el puesto no permite obtener datos realmente importantes.c) No se recomienda en puestos que no sean sencillos ni repetitivos.

Recomendación.- Este método se sugiere se aplique en combinación con otros para que el análisis de puestos sea más completo y preciso.

Método de Cuestionario.- Es recomendable usarlo cuando se trata de puestos similares o de naturaleza rutinaria o burocrática.

Es económico y práctico debe hacerse sobre medida para que permita obtenerse respuestas correctas e información útil.

Requiere que se este presente con anticipación por lo menos a un ocupante del puesto y su jefe inmediato para rectificar que las preguntas sean adecuadas y eliminar las preguntas que no lo sean, así como las distorsiones, la falta de relación o las posibles ambigüedades de las preguntas.

Características: a. La recolección de datos sobre un puesto se efectúa mediante un cuestionario de

análisis de puestos, que llena el ocupante o su superior.b. La participación de; análisis de puestos en la recolección de datos es pasiva (recibe el

cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).

Es conveniente que quienes reciban los cuestionarios tengan las siguientes cualidades; Escoger a las personas que deban contestar el cuestionario Conozca bien al puesto al que se vaya a analizar. Conozca bien los términos que se empleen que sean los adecuados. Tenga suficiente tiempo para llenarlo bien. No se deje influenciar fácilmente con respecto al puesto por cuestión de

preconceptos con el mismo.

d) La redacción del cuestionario debe ser claro y directa sobre lo que quería conocer o sea, debe ser concreto en sus preguntas.

e) El cuestionario debe ser enviado:

* A los jefes directos de quienes ocupa el puesto.* A quienes estén ocupando el puesto.* Una comisión o grupo de personas que conozcan el puesto.

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Ventajas:a) El cuestionario puede ser resuelto por los ocupantes del puesto, por los jefes y por una

comisión de análisis y permite una visualización amplia de su contenido y de sus características.

b) Este método es el más económico para el análisis de puestosc) También es el que más personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos

los ocupantes de puestos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los demás métodos de análisis de puestos.

d) Es el método ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:a) No se recomienda su aplicación en puestos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene

dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.b) Exige que se planee y se elabore con cuidado.c) Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

Método de EntrevistaEl enfoque más flexible y productivo en el análisis de puestos es la entrevista que el analista

hace al ocupante del puesto. Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de los aspectos de puesto, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el puesto, y del porqué y los cuándo. Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para ocupar el puesto, permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros puestos semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son válidos.

El método de la entrevista directa consiste en recolecta los elementos relacionados con el puesto que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.

Característicasa) La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el

ocupante del puesto, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.b) La participación del analista y del ocupante del puesto es activa.

VentajasLos datos relativos a un puesto se obtienen de quienes lo conocen mejor.

a) Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.b) Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor

rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.c) No tiene contradicciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.

DesventajasSe basa totalmente en el contacto directo y se realiza bajo una colaboración y participación del empleado.

ETAPAS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS

En síntesis, un programa de análisis de puestos comprende tres etapas.

Procedimientos de Elaboración de un Análisis de Puestos

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* Fase de Planeación* Fase de Preparación* Fase de Ejecución

Fase de planeación.- Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del análisis de puestos; es una fase de oficina y de laboratorio. La planeación del análisis de puestos requiere los siguientes pasos:

1.- Determinar la cantidad de puestos que se van a describir.

2.- Elaboración del organigrama de puestos y la posición que ocupan en este.

3.- Elaboración del cronograma de trabajo (especifique por dónde se iniciará el programa de análisis de puestos.

4.- Selección del (de los) método(s) de análisis que va(n) a aplicarse. La elección recaerá en los métodos que presenten las ventajas.

5.- Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis, basado en dos criterios.

A) Criterios de Universalidad. Los factores de especificaciones deberán estar de alguna manera presentes en la totalidad de los puestos que se analizarán.

B) Criterios de variedad o discriminación. Los factores de especificaciones deben variar, según el puesto. En otros términos no pueden ser constantes o uniformes.

Fase de preparación.- En esta fase se dispone de las persona, los esquemas y los materiales de trabajo.

1.- Reclutamiento, selección y entrenamiento de los análisis de los puestos que conforman el equipo de trabajo.

2.- Preparación del material de trabajo (formularios, folletos, materiales, etc.)

3.- Disposición del ambiente (Informes a la dirección, a la gerencia, a la supervisión y a todo el personal incluido en el programa de análisis de puestos).

4.- Recolección previa de datos (nombre de los ocupantes de los puestos que se analizarán, elaboración de una relación de los equipos, herramientas, formularios, etc.)

Fase de ejecución.- En esta fase se recolectan los datos relativos a los puestos que van a analizar y se

redacta el análisis.

1.- Recolección de los datos sobre los puestos mediante el (los) método(s) de análisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor inmediato).

2.- Organización de los datos obtenidos.

3.- Redacción previa del análisis, hecha por el analista de puestos.

4.- Presentación de la redacción provisional del análisis al supervisor inmediato, para que ratifique o rectifique.

5.- Redacción definitiva del análisis de puestos.

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6.- Presentación de la redacción definitiva del análisis de puestos para aprobación (al comité de puestos y salarios, al ejecutivo u órgano responsable de su oficiarlo dentro de la organización).

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