administrasi kependudukan

8/7/2019 administrasi kependudukan

http://slidepdf.com/reader/full/administrasi-kependudukan 1/31

PENGERTIAN UMUM

a. Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan

penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui

pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi serta

pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan public dan pembangunan.

b. Sistem informasi Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat

SIAK adalah sistem informasi Nasional yang memanfaatkan teknologi

informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi

administrasi kependudukan di setiap tingkatan wilayah administrasi

pemerintahan.

c. Pengelolaan informasi administrasi Kependudukan adalah pengumpulan,

perekaman, pengolahan dan pemuktakiran data hasil pendaftaran penduduk

dan pencatatan Sipil untuk penerbitan dokumen penduduk, pertukaran data

penduduk, dalam rangka menunjang pelayanan public, serta penyajian

informasi kependudukan guna perumusan kebijKn dan pembangunan.

d. Tempat perekaman data kependudukan yang selanjutnya disingkat TPDK

adalah fasilitas yang dibangun di Kabupaten/Kota, Kecamatan atau Kelurahan

untuk melakukan perekaman, pengelolaan dan pemuktakiran data hasil

pendaftaran penduduk dan Pencatatan Sipil untuk penerbitan dokumen

penduduk, serta penyajian informasi kependudukan.

e. Pendaftaran penduduk adalah proses regristrasi penduduk yang meliputi

pendaftaran biodata, penduduk rentan dan pelaporan atas peristiwa

kependudukan serta penerbitan dukomen penduduk berupa identitas, kartu

atau keterangan yang dikeluarkan oleh instansi penyelenggara.

f. Prosedur dan tata cara penyelenggaraan pendaftaran penduduk adalah

rangkaian proses yang dilakukan dalam penyelenggaraan pendaftaran

penduduk termasuk persyaratan, bentuk masukan dan keluaran.

II. PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN



g. Peristiwa kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk yang

harus dilaporkan karena membawa implikasi terhadap penerbitan atau

perubahan KK, KTP atau Surat Keterangan Kependudukan lainnya, mengenai

Pindah Datang, Perubahan Alamat.

h. Penduduk adalah WNI dan Orang asing yang bertempat tinggal di

Indonesia.

i. Orang Asing adalah orang yang bukan WNI.

j. Orang Asing tinggal tetap adalah Orang asing yang berbeda dalam

wilayah Negara RI dan telah mendapat ijin tinggal tetap dari instansi yang

berwenang.

k. Orang Asing tinggal terbatas adalah Orang Asing yang tinggal terbatas di

wilayah Negara RI dan telah mendapat ijin tinggal tetap dari instansi yang

berwenang.

l. Penduduk sementara adalah setiap Warga Negara Asing (WNA) dan

Warga Negara Indonesia (WNI) yang tinggal untuk sementara diwilayah Kota

Surakarta.

m. Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara selanjutnyadisebut

SKKPPS adalah surat keterangan bagi warga Negara Asing pemegang

KITTAS yang bertempat tinggal sementara dalam wilayah Kota Surakarta.

n. Kartu Identitas Tamu selanjutnya disebut KIT adalah Kartu yang memuat

data kependudukan setiap orang tamu yang wajib dimiliki selama tamu

tersebut tinggal diwilayah Kota Surakarta dan tidak menjadi penduduk tetap.

o. Kartu Identitas Anak selanjutnya disebut KIA adalah Kartu bukti diri yang

sah yang diberikan kepada setiap penduduk yang belum genap berusia 17

tahun dan membutuhkannya berbagai kepentingan dan atau keperluan khusus.

p. Nomor Induk Kependudukan yang selanjutnya disebut (NIK) adalah

Nomor Identitas Penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat

pada seseorang yang terdaftar sebagai penduduk Indonesia.

q. Keluarga adalah unit terkecil dalam masyarakat terdiri dari Suami Istri,

atau Suami Istri dan Anak, Ayah dan Anaknya, atau Ibu dan Anaknya, dan

orang lain yang menjadi tanggung jawab Kepala Keluarga.



r. Kepala Keluarga adalah :

−

Orang yang bertempat tinggal dengan orang lain baik mempunyaihubungan darah maupun tidak dan bertanggung jawab terhadap Keluarga.

− Orang yang bertempat tinggal seorang diri.

− Kepala Kesatria, asrama, Rumah Yatim Piatu dan lain-lain dimana

beberapa tinggal bersama.

s. Anggota Keluarga adalah orang yang menjalin kehidupan bersama dan

bertempat tinggal satu bangunan dengan Kepala Keluarga, karena adanya

hubungan darah, perkawinan ikatan lainnya.

t. Kartu Keluarga selanjutnya disebut KK adalah Kartu Identitas Keluarga

yang memuat tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta

karakteristik anggota keluarga.

u. Kartu Tanpa Penduduk selanjutnya disebut KTP adalah bukti diri sebagai

Legitimina penduduk yang diterbitkan oleh Pemerintah Kota.

v. Akta Catatan Sipil adalah akta otentik yang berisi catatn lengkap

seseorang mengenai Kelahiran, Perkawinan, Perceraian, Kematian, Pengakuan

dan Pengesahan Anak, Pengangkatan dan Perubahan nama yang diterbitkan

dan disimpan oleh Dinas.

w. Kutipan Akta adalah catatan pokok yang dikutip dari akta Catatan Sipil

dan merupakan alat bukti sah bagi diri yang bersangkutan maupun pihak

ketiga mengenai Kelahiran, Perkawinan, Kematian, Pengakuan, dan

Pengesahan, Anak, Pengangkatan dan Perubahan nama.

x. Kutipan Akta kedua dan seterusnya adalah Kutipan Akta Catatan Sipil

yang kedua seterusnya yang dapat diterbitkan oleh Dinas karena Kutipan Akta

yang asli hilang, rusak musnah setelah dibuktikan dengan Surat Keterangan

dari pihak yang berwajib.

y. Salinan Akta adalah salinan lengkap Akta Catatan Sipil yang diterbitkan

oleh Dinas.

z. Surat Keterangan adalah keterangan yang dibuat oleh dinas yang

berhubungan dengan Pelayanan Catatan Sipil baik yang sudah diterbitkan



maupun yang akan diterbitkan yang dikeluarkan dari dalam negeri maupun

luar negeri.

B. PENYELENGGARAAN PENDAFTARAN PENDUDUK

1. KARTU KELUARGA (KK)

• Setiap Keluarga hanya memiliki 1 (satu) Kartu Keluarga dan setiap

penduduk dicatat hanya pada 1 (satu) kartu keluarga.

• Proses penerbitan KK dimulai dari Kelurahan, ke Kecamatan atau kota

berdasarkan kewenangan y6ang diberikan oleh pemerintah kota.

• Sertiap Kartu Keluarga harus ada nama kepala keluarga, alamat dan

memiliki nomer kartu keluarga yang di singkat NO.KK.

• Jangka waktu penyelesaian selambat-lambatnya 30 ( tiga puluh ) hari kerja

sejak tanggal permohonan diterima dan memenuhi persyaratan.

• Kartu Keluarga ( KK ) wajib diganti / diperbaharui apabila ; rusak, hilang,

terjadi perubahan jumlah anggota keluarga.

• Untuk mengganti / memperbaharui KK dikenakan retribusi sesuai dengan

ketentuan / peraturan yang berlaku.

a. Permohonan Baru

Jenis permohonan ini dimaksudkan bagi penduduk yang belum terekam

data keluarga dan data anggota keluarganya kedalam pusat Bank Data

Kependudukan Nasional.

Persyaratan bagi pemohon kartu keluarga (KK) baru :

• Pengantar dari RT/RW ;

• KK lama ;

• Melampirkan fotocopy Buku Nikah / Akta Perkawinan (bagi

pemohon yang sudah menikah dan dilegalisir pejabat berwenang)



• Melampirkan fotocopy Akta Kelahiran pemohon dan anggota

keluarga dan dilegalisir pejabat berwenang.• Mengisi data keluarga dan biodata setiap anggota keluarga.

• Bagi penduduk WNI yang baru pindah dan dating dari luar

negeri wajib membawa Surat Keterangan Pendaftaran Kedatangan

dari Luar Negeri.

• Salinan Penetapan Pengadilan Negeri tentang pengangkatan anak

bagi anak angkat.

•

Untuk WNI keturunan ditambah :a) Fotocopy Bukti Pewarganegaraan RI (apabila akte

catatan sipil yang bersangkutan belum mencamtumkan Warga

Negara Indonesia (WNI).

b) Fotocopy Surat Keterangan Ganti Nama (apabila

perubahan nama belum tercantum dalam akta catatan sipil).

• Surat Kuasa bermaterai cucukp bagi yang menguasakan.

•

Bagi WNA ditambah :a) Dokumen Imigrasi

b) Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT)

c) Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD)

d) Surat Ijin Kerja

b. Permohonan KK Baru yang sudah punya NIK (membentuk rumah

tangga baru, Pindah Tempat Tinggal, KK hilang/rusak, Peristiwa

penting/Kependudukan lainnya)

Persyaratan :

1. Surat Pengantar dari RT/RW.

2. Bagi Penduduk yang membentuk rumah tangga baru melampirkan :

Fotocopy KK lama yang sah ada NIK



Fotocopy Buku Nikah / Kutipan Akta perkawinan yang

dilegalisir pejabat berwenang. Fotocopy KTP calon Kepala Keluarga yang sah ada NIK.

3. Bagi Penduduk yang pindah tempat tinggal melampirkan :

KK lama yang sudah ada NIK.

Surat Keterangan pindah dari daerah asal.

4. Bagi penduduk yang KK hilang atau rusak, menunjukkan : Dokumen Penduduk dari salah satu anggota keluarga yang ada

NIK.

Surat Keterangan hilang dari Kepolisian.

c. Permohonan Numpang KK

Penduduk yang sudah terekam di pusat bank data kependudukan

Nasional dapat mengajukan permohonan numpang KK karena :oKK yang lama dibawa pindah oleh kepala keluarga.

oAnggota keluarga pindah tempat tinggal namun tidak membawa

KK lama.

Syarat :

oBagi penduduk yang KK lama dibawa pindah oleh kepala keluarga

menunjukkan KK lama yang sudah ada NIK oBagi anggota keluarga pindah tempat tinggal melampirkan surat

keterangan pindah dari daerah asal dan fotocopy KK lama yang

sudak ada NIK

d. Prosedur Cara Penerbitan Kartu Keluarga

• Pelayanan KK Bagi WNI dilaksanakan di Kecamatan atau Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil.



• Pelayanan KK Bagi WNA tinggal tetap dilaksanakan di Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil.

Tata Cara Penerbitan Kartu Keluarga :

1. Penduduk dating ke tempat pelayanan dengan membawa persyaratan

dan mengisi formulir.

2. Petugas di tempat Pelayanan berkewajiban :

• Menerima dan meneliti kelengkapan berkas persyaratan.

• Mencatat dalam Buku Harian Peristiwa Penting dan

Kependudukan (HBPPK) dan Buku Induk Penduduk (BIP).

• Menerima retribusi sesuai Peraturan yang berlaku.

• Menerbitkan KK sesuai system yang ada di tempat pelayanan

dan menyerahkan ke Camat untuk ditanda tangani bersama

dengan berkas kependudukan pemohon.

• Menyerahakan KK yang sudah jadi kepada pemohon.

3. Khusus penerbit perubahan KK akibat perpindahan dapat dilakukansetelah proses perpindahan disyahkan oleh yang berwenang.

e. Tata Cara Pencatatan Biodata Penduduk

1. Prosedur Pencatatn atau Pendataaan :

• Petugas memeriksa status penduduk dan kebenaran bukti

identitas penduduk yang dimiliki seperti :

− KTP atau Surat Kelahiran / Akta Kelahiran, atau dokumen

Identitas penduduk lainnya.

− Untuk WNI yang baru dating karena pindah ke luar negeri

menunjukkan Surat Keterangan Pendaftaran Kedatangan dari

luar negeri.

− Untuk WNA menunjukkan dokumen Imigrasi (Paspor,

SKLD, Kittas / Kitap)



• Petugas menulis atau mengisi data pada formulir biodata

penduduk atas dasar informasi dan bukti.• Kepemilikan dokumen penduduk yang diberikan kepada petugas.

2. Prosedur Pencatatn Pelaporan Diri :

• Penduduk datang ketempat pelayanan pendaftaran penduduk

atau pelayanan pencatatan sipil yang ditunjuk oleh pemerintah

Kota Surakarta di Kelurahan atau Kecamatan atau Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta dengan

membawa surat bukti keterangan yang relevan dengan peristiwa

kependudukan yang dialami untuk dicatatkan, Surat Keterangan

Dokter / Bidan untuk mencatatkan biodatanya,

• Khusus untuk Warga Negara Asing (WNA), pelaporan diri

untuk pencatatn biodata penduduk dilakukan di Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta.

• Petugas menerima dan meneliti isian formulir biodata

penduduk dan kelepngkapan berkas pendaftaran biodata

penduduk.

• Petugas mengirimkan formulir ke Tempat Perekaman Data

Kependudukan (TPDK) dan mengarsipkan berkas biodata.

3. Prosedur Pencetakan Dokumen dan Perekaman Data :

• Petugas menerima dan meneliti isian formulir biodata

penduduk.

• Petugas merekam biodata penduduk yang telah diisi kedalam

komputer dan mengirimkan melalui jaringan komunikasi data ke

Bank Data di tingkat Pemerintah Kota Surakarta dan Pusat Bank

Data Kependudukan di Provinsi Jawa Tengah dan Nasional.

• Mengarsipkan isian formulir biodata penduduk yang sudah

direkam.



• Petugas mengecek hasil perekaman biodata penduduk dan

memberikan copy nya kepada penduduk serta mengirimkanhasilnya ke Kelurahan yang dapat digunakan sebagai Buku Induk

Penduduk.

4. Pencatatan Biodata Penduduk bagi Penduduk yang tidak dapat

Mengisi Biodata Penduduk atau tidak dapat Melaporkan Diri :

• Masih bayi atau anak-anak dapat diwakilkan kepada orang tua

atau anggota keluarganya.

• Tidak mampu, cacat fisik atau mengalami hambatan lainnyadapat

dilakukan oleh keluarganya atau orang alain dengan membawa

Surat Kuasa.

• Pengisian biodata penduduk yang diwakilkan atau dikuasakan

dengan surat kuasa kepada orang lain yang tidak jelas

identitasnya, petugas dapat menolak dan untuk kebenaran

pencatatn, petugas dapat mendatangi kerumah penduduk yang

bersangkutan.

• Penduduk dapat mengusulkan perbaikan biodatanya kepada

petugas / pejabat yang berwenang apahila data penduduk yang

bersangkutan tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya dengan

cara mengisi formulir perubahan biodata serta menunjukkan

bukti yang syah.

2. KARTU TANDA PENDUDUK (KTP)

KTP berlaku secara nasional diseluruh wilayah Republik Indonesia dan

sebagai tanda pengenal serta keterangan domisili yang sah.

Setiap penduduk yang telah berusia 17 tahun atau belum berusia 17

tahun tetapi sudah kawin atu pernah kawin berhak mendapatkan KTP.



Setiap penduduk hanya diperbolehkan memiliki 1 (satu) KTP dengan

masa berlaku 5 (lima) tahun. Bagi penduduk WNI yang telah berusia 60 (enam puluh) tahun keatas

diberikan KTP yang berlaku seumur hidup.

Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja sejak dipenuhinya

persyaratan oleh pemohon.

Persyaratan :

1. Permohonan KTP Baru

Mengisi formulir Biodata atau mengisi formulir perubahan Biodata

Penduduk

Surat Pengantar RT/RW

Fotocopy KK

Menyerahkan KTP lama

Fotocopy Akta Nikah/Akta Kawin termasuk bagi penduduk yangbelum berumur 17 (tujuh belas) tahun tetapi sudah menikah.

Fotocopy Akta Kelahiran yang dilegalisir pejabat yang berwenang.

Bagi pemohon yang mengajukan perubahan Biodata penduduk,

melampirkan fotocopy surat bukti/keterangan atas peristiwa

penting atau peristiwa kependudukan yang dialami.

Bagi WNA Tinggal Tetap, melampirkan fotocopy dokumen

imigrasi (paspor, KITAP) dan SKTT.

Dating langsung untuk difoto atau melampirkan pas foto terbaru

ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar.]

Surat Kuasa bermaterai cukup bagi yang menguasakan.

2. Permohonan perpanjangan KTP

Surat pengantar dari RT/RW



Mengisi formulir

Menyerahkan KTP Lama

Menunjukkan KK yang dimiliki

Datang langsung untuk difoto atau melampirkan pas foto terbaru

ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar.

3. Permohonan KTP Pengganti

Surat pengantar dari RT/RW

Bagi pemohon KTP yang rusak, menyerahkan bukti KTP lama

yang rusak

Bagi pemohon yang kehilangan KTP, menyerahkan Surat

Keterangn Kehilangan KTP dari Kepolisian

Melampirkan photo copy KK

4. Prosedur permohonan data penerbitan KTP

Penerbitan KTP bagi WNI dilaksanakan Kecamatan atau Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta sementara bagi WNA

Tinggal Tetap pelayanan KTP dilakukan di Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil Kota Surakarta.

Tata cara penerbitan KTP sebagai berikut :

Pemohon dating ketempat pelayanan dengan membawa

peersyaratan serta mengisi formolur. Ditempat pelayanan petugas berkewajiban :

− Menerima dan meneliti berkas kelengkapan persyaratan.

− Mencatat pada catatan harian pelayanan atau Buku Registrasi.

− Merekam isian formulir Biodata Penduduk.

− Bagi Pemohon Perubahan Biodata Penduduk, dilakukan

permukthakiran data sesuai permohonan perubahan.



− Menerbitkan, mansahkan dan menyerahkan KTP kepada Penduduk

yang bersangkutan.

3. PINDAH DATANG PENDUDUK

Kalsifikasi Pindah :

Klasifikasi 1 : dalam satu Kelurarahan

Klasifikasi 2 : antar Kelurahan dalam satu Kecamatan

Klasifikasi 3 : antar kecamatan dalam satu Kota Surakarta

Klasifikasi 4 : antar Kabupaten / Kota dalam satu Propinsi

Klasifikasi 5 : antar Propinsi dalam wilayah Indonesia

Jenis Kepindahan :

Kepala Keluarga

Kepala Keluarga dan seluruh anggota keluarga

Kepala Keluarga dan sebagian anggota keluarga

Anggota keluarga

Alasan pindah :

Pekerjaan, pendidikan, keamanan, kesehatan, perumahan, keluarga,

lainnya.

4. PERUBAHAN KK dan KTP

Persyaratan :

1. Surat pengantar dari RT/RW.

2. Mengisi formulir pindah datang ditanda tangani Lurah dan atau

Camat.

3. KK (Kartu Keluarga) dan KTP.



5. KARTU IDENTITAS ANAK

Bagi penduduk yang belum genap usia 17 (tujuh belas) tahuntetapi memerlukan bukti identitas diri, kepadanya dapat

diberikan KIA yang ditanda tangani oleh Lurah setempat.

KIA berlaku selama 3 (tiga) tahun dan berakhir pada tanggal dan

bulan kelahiran pemiliknya.

Apabila pemilik / pemegang KIA mencapai usia 17 (tujuh belas)

tahun maka KIA harus diserahkan kembali guna diganti dengan

KTP>

Persyaratan :

1. Foto copy Akta Kelahiran

2. Surat Keterangan dari RT/RW

3. Foto copy Kartu Keluarga

4. Pas photo ukuran 2x3 sebanyak 3 (tiga) lembar

5. Surat kuasa bermaterai cukup bagi yang menguasakan

Prosedur

o Pemohon :

• Mengisi formulir permohonan KIa dan ditanda tangani.

• Melampirkan persyaratan.

o Kelurahan :

• Menerima dan meneliti berkas dan ditanda tangani Lurah.

• Memberikan resi tanda terima pemohon.

• Mengirim berkas ke Kecamatan.

• Menerima KIA dan menandatangani serta menyerahkan

kepada pemohon.

o

Kecamatan :



• Menerima, meneliti berkas KIA dari Kelurahan.

•

Perekaman data.

• Menarik retribusi.

• Menerbitkan KIa dan mengirim ke Kelurahan.

6. KARTU IDENTITAS TAMU (KIT)

7. PENDUDUK SEMENTARA

Jangka waktu penyelesaian

Proses permohonan dapat diselesaikan selambat-lambatnya 7 (hari)

dipenuhinya persyaratan oleh pemohon.

6. KARTU IDENTITAS TAMU (KIT)

Setiap tamu yang tinggal lebih dari dari 2 (dua) hari, tuan rumah

wajib melaporkan kepada RT/RW setempat paling lambat 2 x24 jam

sejak kedatangan tamunya.

Setiap tamu yang bermaksud tinggal di Kota Surakarta lebih dari

30 hari wajib mendaftarkan diri kepada Lurah guna memperoleh Kartu

Identitas Tamu (KIT).

Kartu Identitas Tamu (KIT) ditandatangani oleh Camat atas nama

Walikota berlakunya sesuai dengan keperluan dan selama-lamanya 1

(satu) tahun dan dapat diperbaharui atau diperpanjang.

Setiap tamu yang tinggal di Kota Surakarta berkewajiban

mematuhi segala peraturan atau ketentuan yang berlaku di lingkungan

tempat tinggal pada khususnya dan di wilayah Kota Surakarta pada

umumnya.

Persyaratan:

1. Surat Keterangan RT/RW dimana ia berdomisili



2. Foto copy KTP daerahd asal

3. Surat Keterangan Lurah daerah asal

4. Foto copy KK yang ditempat

5. Pas foto 2 x 3 sebanyak 3 lembar

6. Surat bermeterai cukup bagi yang menguasakan

Prosedur:

Pemohon

o Mengisi formulir permohonan KIT dan ditanda tangani

o Melampirkan persyaratan

Kelurahan

o Menerima meneliti berkas untuk ditanda tangani lurah

o Memberikan resi tanda terima pemohon

o Mengirim berkas ke Kecamatan

Kecamatan

o Menerima, meneliti berkas KIT dari Kelurahan

o Perekaman data

o Menarik retribusi

o Menerbitkan KIT dan menandatangani

o Mengirimkan ke Kelurahan

7. PENDUDUK SEMENTARA

Setiap Penduduk sementara wajib mendaftarkan diri kepada

Walikota atau pejabat yang ditunjuk untuk memperoleh Surat

Keterangan Penduduk Sementara (SKPS).

Surat Keteragan Pendaftaran Penduduk Sementara (SKPPS)

berlaku selama-lamanya 2 (dua) tahun dan dapat diperbaharui.

Persyaratan :

1. Mengisi formulir FS-10



2. Mengajukan surat permohonan Kepada Kepala Dinas

Kependudukan dan Catatan Kota Surakarta

3. Surat pengantar RT/RW domisili

4. Foto copy KITTAS

5. Foto copy SKLD

6. Pas photo 4 x 6 sebanyak 3 lembar

Prosedur Penerbitan:

a. Pemohonan berkewajiban

Mengisi formulir FS-10

Melampirkan persyaratan

Membayar retribusi sesuai Peraturan yang berlaku

b. Dinas berkewajiban

Meneliti berkas permohonan

Memberikan resi pengambilan

Menerima retribusi yang berlaku

Menerbitkan SKPPS

Masa berlaku SKPPS disesuaikan dengan masa berlakunya KITTAS.

Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja setelah dipenuhinya

persyaratan.

C. PENYELENGGARAAN AKTA CATATAN SIPIL

1. Akta Kelahiran2. Akta Kematian

3. Akta Perkawinan non Islam

4. Akta Perceraian non Islam

5. Akta Pengakuan dan Pengkatan Anak

6. Penerbitan Kutipa Kedua dan seterusnya

7. Perubahan Akta

8. Surat Keterangan



1. Akta Kelahiran

a. Pencatatan Kelahiran:

1) Setiap kelahiran wajib dicatatkan oleh orang tuanya atau kuasanya

kepada Wakil selambat-lambatnya:

60 (enam puluh) hari sejak tanggal kelahiran bagi WNI yang

tunduk pada staatsblad 1917-130 jo 1919-81 tentang Pencatatan

sipil bagi golongan Tionghoa, staatsblad 1920-751 jo 1927-564

tentang Pencatatan Sipil bagi orang Indonesia, staatsblad 1933-

75 jo 1936-607 tentang Pencatatan Sipil bagi bangsa Indonesia

Kristen Jawa; Madura dan Minahasa serta non staatsblad.

10 (sepuluh) hari sejak tanggal kelahiran bagi warga negara

yang tunduk pada staatsblad 1849-25 tentang Pencatatan Sipil

Golongan Eropa.

2) Pencatatan Kelahiran yang melebihi jangka waktu sebagaimana

dimaksud diatas harus mendapat:

Persetujuan Walikota Cq. Kepala Dinas, bagi yang tunduk pada

staatsblad 1920-751 jo 1927-564 tentang Pencatatan sipil bagi

orang Indonesia, staatsblad 1933-75 jo 1936-607 tentang

Pencatatan Sipil bagi bangsa Indonesia Kristen Jawa; Madura

dan Minahasa serta non staatsblad yang ditandatangani oleh

Kepala Dinas atas nama Walikota.

Penetapan Pengadilan bagi yang tunduk pada staatsblad 1849-

25 tentang Pencatatan Sipil Golongan Eropa, staatsblad 1917-

130 jo 1919-81 tentang Pencatatan Sipil Golongan Tionghoa.

3) Apabila kelahiran terjadi di luar Indonesia, wajib dilaporkan oleh

orang tuanya atau kuasanya kepada Walikota selambat-lambatnya

1 (satu) tahun setelah kembali ke Indonesia, dengan melampirkan:

Sertifikat Kelahiran dari negara dimana kelahiran terjadi.

Pasport, Akta Kelahiran dan Akta Perkawinan orang tua.



Surat Pengantar dari Kelurahan.

Foto copy KTP dan KK orang tua.

2 (dua) orang saksi hadir dengan melampirkan foto copy yang

dilegalisir oleh instansi yang berwenang dan menunjukkan

aslinya.

b. Persyaratan

1) Persyaratan yang diperlukan untuk pencatatan Aka Kelahiran Baru:

Surat Keterangan Kelahiran dari Lurah atau Kepala Desa

dimana orang tua tercatat sebagai penduduk tetap. Surat Keterangan dari orang yang menyaksikan dan/atau yang

membantu proses kelahiran.

Foto copy surat nikah atau Akta Perkawinan orang tua yang

dilegalisir oleh instansi yang berwenang (khusus legalisir surat

nikah/Akta Perkawinan yang diterbitkan dari luar Surakarta

dapat diganti dengan menunjukkan aslinya dan mengisi

formulir pernyataan bermetarai cukup.

Foto copy KTP dan KK pemohon/orang tua yang dilegalisir

instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.

2 (dua) orang saksi hadir dengan melampirkan foto copy KTP

yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau

menunjukkan aslinya.

Apabila akta perkawinan atau surat nikah belum tercatat

sebagai WNI maka dilengkapi bukti pewarganegaraan orang

tua yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang.

Foto copy dokumen Imigrasi bagi pemohon WNA yang

dilegalisir oleh instansi yang berwenang.

Surat Kuasa bermeterai cukup bagi yang bersangkutan.

2) Persyaratan untuk Pencatatan Kelahiran Terlambat Pencatatan dan

Dispensasi



Surat Keterangan Kelahiran dari Lurah atau Kepala Desa

dimana orang tua tercatat sebagai penduduk tetap atau yangbersangkutan berdomisili.

Surat Keterangan dari orang yang menyaksikan dan atau yang

membantu proses kelahiran.

Foto copy surat nikah atau Akta Perkawinan orang tua yang

dilegalisir oleh instansi yang berwenang (khusus legalisir surat

nikah/Akta Perkawinan yang diterbitkan dari luar Surakarta

dapat diganti dengan menunjukkan aslinya dan mengisi

formulir pernyataan bermeterai cukup.

Foto copy KTP dan KK pemohon/orang tua yang dilegalisir

instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.

2 (dua) orang saksi hadir dengan melampirkan foto copy KTP

yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau

menunjukkan aslinya.

Permohonan persetujuan penerbitan Akta Catatan Sipil

bermeterai cukup.

Permohonan persetujuan penerbitan Akta Kelahiran Terlambat

bermeterai cukup.

Surat Kuasa bermeterai cukup bagi yang bersangkutan.

c. Prosedur:

1) Pemohon berkewajiban

Mengisi dan menandatangani formulir diketahui Lurah dan

Camat dimana orang tua bertempat tinggal.

Pencatatan Kelahiran tidak dikenakan biaya retribusi.

Melampirkan persyaratan.

Pemohon Kelahiran Baru/terlambat dan Dispensasi yang

dikuasakan mengisi surat kuasa bermeterai cukup.

Pencatatan Kelahiran yang melebihi jangka waktu tertentu/

terlambat dilampiri dengan permohonan secara tertulis



ditujukan kepada Walikota Cq Kepala Dinas bermeterai cukup

dan selanjutnya akan diterbitkan Keputusan Walikota Surakarta

tentang persetujuan pencatatan kelahiran terlambat.

2) Dinas berkewajiban

Menerima permohonan dan meneliti persyaratan.

Setelah persyaratan lengkap dan benar selanjutnya dicatat

dalam regester kelahiran dan diterbitkan kutipan akta kelahiran.

Jangka waktu penyelesaian 7 hari kerja.

2. Akta Kematian

Setiap kematian wajib dilaporkan oleh instansi terkait berdasarkan visum

Rumah Sakit atau Puskesmas dengan mencantumkan diagnosa pada

Walikota.

a. Pencatatan Akta Kematian

1) Setiap kematian wajib dicatatkan oleh (orang tua/suami/istri/anak

atau kuasanya) kepada Walikota selambat-lambatnya:

60 (enam puluh) hari sejak tanggal kematian bagi WNI yang

tunduk pada staatsblad 1917-130 jo 1919-81 tentang Pencatatan

sipil bagi golongan Tionghoa, staatsblad 1920-751 jo 1927-564

tentang Pencatatan Sipil bagi orang Indonesia, staatsblad 1933-

75 jo 1936-607 tentang Pencatatan Sipil bagi bangsa Indonesia

Kristen Jawa; Madura dan Minahasa serta non staatsblad.

10 (sepuluh) hari sejak tanggal kematian bagi warga negara

yang tunduk pada staatsblad 1849-25 tentang Pencatatan Sipil

Golongan Eropa.

2) Pencatatan Kematian yang melebihi jangka waktu sebagaimana

dimaksud dalam angka 1 dapat diterbitkan Akta Kematian dengan:

Persetujuan Walikota Cq. Kepala Dinas, bagi yang tunduk pada

staatsblad 1920-751 jo 1927-564 tentang Pencatatan sipil bagi

orang Indonesia, staatsblad 1933-75 jo 1936-607 tentang

Pencatatan Sipil bagi bangsa Indonesia Kristen Jawa; Madura



dan Minahasa serta non staatsblad yang ditandatangani oleh

Kepala Dinas atas nama Walikota.

Penetapan Pengadilan bagi yang tunduk pada staatsblad 1849-

25 tentang Pencatatan Sipil Golongan Eropa, staatsblad 1917-

130 jo 1919-81 tentang Pencatatan Sipil Golongan Tionghoa.

3) Setiap kematian penduduk yang terjadi di luar Indonesia, wajib

dilaporkan selambat-lambatnya 1 tahun setelah kembali ke

Indonesia, dengan melampirkan:

Sertifikat Kematian dari negara dimana kematian terjadi.

Pasport

Akta Kelahiran dan Akta Perkawinan orang tua dan atau

Suami/Istri.

Surat Pengantar dari Kelurahan.

KTP dan KK orang tua/suami/istri/anak.

KTP 2 (dua) orang saksi yang dilegalisir atau menunjukkan

aslinya.b. Persyaratan

1) Mengisi formulir Pencatatan dan Pemberitahuan Kematian

diketahui Lurah rangkap 3.

2) Surat Keterangan Kematian dari Rumah Sakit/Puskesmas/

Kelurahan dimana orang yang meninggal berdomisili yang

mencantumkan diagnosa.

3) Fc. Surat Nikah/Akta Perkawinan (apabila yang meninggal sudah

menikah).

4) Fc. Akta Kelahiran yang meninggal dunia.

5) Apabila Akta Catatan Sipil belum mencantumkan WNI maka

dilengkapi Bukti Pewarganegaraan.

6) Fc. KTP dan KK Pelapor.

7) Dokumen Imigrasi bagi WNA.



8) 2 (dua) orang saksi dengan melampirkan foto copy KTP yang

dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.

9) Surat Kuaa bermeterai cukup bagi yang menguasakan.

c. Prosedur

1. Pemohon berkewajiban

Mengisi dan menandatangani formulir diketahui Lurah dan

Camat.


Membayar retribusi pencatatan kematian.

2. Dinas berkewajiban

Menerima permohonan dan meneliti.

Dicatat dalam regester kematian dan diterbitkan kutipan akta

kematian.

Jangka waktu penyelesaian 7 hari.

3. Akta PerkawinanPengertian Perkawinan adalah Ikatan Lahir Batin Antara Seorang Pria

dengan Seorang Wanita sebagai Suami Isteri dengan tujuan membentuk

keluarga (Rumah Tangga) yang bahagia dan kekal berdasarkan Ketuhanan

Yang Maha Esa (pasal I UU Nomor: 1974).

Keabsahan Perkawinan:

Perkawinan adalah syah apabila diberkati menurut Agama dan

Kepercayaan masing-masing dan dicatatkan menurut Undang-Undang

yang berlaku.

Islam dicatatkan di KUA.

Non Islam dicatatkan di Catatan Sipil.

a. Pelaporan dan Pencatatan Perkawinan

Setiap peristiwa perkawinan harus dilaporkan kepada Dinas

Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta.



Perkawinan yang telah dilangsungkan menurut tata cara agama

harus dicatatkan pada instansi yang berwenang. Jangka waktu pencatatan paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak

tanggal perkawinan.

Pencatatan perkawinan dicatat dalam register akta perkawinan dan

diterbitkan kutipan akta perkawinan.

Setiap pencatatan perkawinan dikenakan retribusi dan biaya

operasional untuk petugas.

b. Persyaratan

Mengisi formulir pendaftaran dari Dinas.

Fc. KTP dan KK mempelai.

Surat Pengantar dari Lurah diketahui Camat.

Surat pernyataan belum menikah bermeterai cukup diketahui Lurah

dan Camat.

Surat persetujuan orang tua bermeterai cukup diketahui Lurah dan

Camat.

Fc. Akta Kelahiran masing-masing mempelai yang dilegalisir oleh

instansi yang berwenang.

Fc. KTP dua orang saksi.

Akta Perceraian/Akta Kematian mantan suami atau istri bagi yang

pernah menikah.

Fc. Akta Kematian atau surat keterangan kematian orang tua

apabila sudah meninggal.

Pas foto mempelai berdampingan ukuran 4 x 6 cm hitam putih

sebanyak 5 lembar.

Surat Keterangan pemberkatan nikah dari Pemuka Agama.

Surat Keterangan Imunisasi dari Puskesmas atau Rumah Sakit

Pemerintah.

Fc. Surat Baptis.



Fc. Bukti Pewarganegaraa apabila Akta Kelahiran belum tercantum

sebagai WNI. Surat Keterangan tentang hasil pengumuman perkawinan.

Surat Ijin dari Komandan bagi anggota TNI/Polri.

Bagi WNA melampirkan surat ijin dari Kedutaan yang

bersangkutan dan dokumen Imigrasi yang dilegalisir.

c. Perkawinan Luar Negeri

Wajib dilaporkan paling lambat 1 tahun sejak yang bersangkutankembali ke wilayah Indonesia

Syarat:

1. Mengisi Formulir Pendaftara

2. Fc. Akta Kelahiran yang dilegalisir

3. KTP dan KK

4. Fc. KTP 2 (dua) orang saksi

5. Surat Pengantar dari Lurah

6. Fc. Surat Bukti Perkawinan

7. Fc. Pasport

Prosedur:

a. Pemohon berkewajiban

Mengajukan permohonan secara tertulis dengan menggunakan

formuir pencatatan perkawinan.


Mendaftarkan ke Dinas dan menghadirkan 2 orang saksi untuk

perkawinan Luar Negeri.

Membayar retribusi dan biaya operasional petugas pencatat.




Menerima permohonan dan meneliti berkas persyaratan.

Dicatat dalam regester perkawinan dan daftar pelaporanPerkawinan Luar Negeri.

10 (sepuluh) hari sebelum pelaksanaan pencatatan, diadakan

pengumuman perkawinan.

Setelah tak ada sanggahan atau keberatan maka petugas

pencatat melaksanakan sidang pencatatan Perkawinan.

Memproses akta perkawinan dan menerbitkan kutipannya.

Menerbitkan tanda bukti pelaporan perkawinan Luar Negeri.

Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja.

4. Akta Perceraian

Setiap peristiwa perceraian yang telah mendapatkan Putusan

Pengadilan tetap (Islam dari Pengadilan Agama, Non Islam dari

Pengadilan Negeri) harus dilaporkan kepada Dinas Kependudukan dan

Catatan Sipil.

Pelaporan menggunakan formulir dari Dinas yang telah disepakati

bersama instansi yang berwenang untuk membangun statistik vital.

Setiap peristiwa perceraian yang telah mendapatkan Putusan

Pengadilan Negeri harus didaftarkan ke Dinas.

Jangka waktu pendaftaran paling lambat 1 (satu) bulan sejak putusan

Pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap.

Pendaftaran yang melebihi jangka waktu dikenakan retribusi sesuai

ketentuan.

Pencatatan perceraian sebagaimana dimaksud di atas dicatat dalam

akta perceraian dan kutipan akta perceraian.

Persyaratan:

1. Mengisi formulir permohonan dari Dinas

2. Foto copy KTP pemohon

3. Pengantar dari Panitera Pengadilan Negeri



4. Salinan Putusan dari pengadilan yang telah mempunyai kekuatan

hukum tetap

5. Kutipan Akta Perkawinan Asli

6. Dokumen Imigrasi bagi WNA

Prosedur:


• Mengajukan permohonan secara tertlis dengan menggunakan

formulir.

• Melengkapi persyaratan.

• Mendaftarkan ke Dinas.

• Membayar retribusi.


• Menerima permohonan dan meneliti berkas.

• Dicatat dalam register akta perceraian.

•Memproses akta perceraian dan menerbitkan kutipan aktaperceraian.

• Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja sejak di

penuhinya persyaratan oleh pemohon.

5. Pengakuan dan Pengesahan Anak dan Adopsi

a. Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak

Anak yang lahir diluar perkawinan dapat diakui dan disahkan

dalam perkawinan orang tuanya.

Pengakuan pengesahan anak hanya berlaku pada WNI atau WNA

yang tunduk pada staatsblad 1917-130 jo 1919-81 tentang

pencatatan sipil golongan Tionghoa dan staatsblad 1933-75 jo



1936-607 tentang pencatatan sipil bagi orang Indonesia Kristen,

Jawa, Madura dan Minahasa.

Persyaratan:

1. Akta Kelahiran Anak.

2. Fc. KK dan KTP orang tua yang memohon pencatatan dan

pengakuan anak.

3. Jika orang tua lalai dalam permohonan sehingga pencatatan

dilakukan setelah perkawinan, maka Pengakuan dan pengesahan

dapat dilakukan setelah mendapat penetapan dari Pengadilan

Negeri.

4. Akta Perkawinan.

b. Akta Pengangkatan Anak (Adopsi)

- Setiap pengangkatan anak yang mendapatkan penetapan dari

pengadilan dan … mempunyai kekuatan hukum tetap wajib

dicatatkan pada Dinas.

- Pencatatan pengangkatan anak dibuat Catatan Pinggir pada Akta

Kelahiran Anak yang bersangkutan.

Persyaratan:

1. Akta kelahiran anak.

2. Penetapan Pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum

tetap.

3. Fc. Surat Nikah/Akta Perkawinan orang tua yang memohon

pengangkatan anak.

4. Fc. KK dan KTP orang tua yang memohon pengangkatan anak.

Prosedur:




- Mengisi formulir permohonan pengakuan dan pengesahan

anak, pengangkatan anak/adopsi.

- Melampirkan persyaratan.

- Membayar biaya retribusi.


- Menerima dan meneliti persyaratan.

- Dilakukan catat pinggir di register akta perkawinan orang tua

dan akta kelahiran anak.

- Untuk adopsi catat pinggir di register dan akta kelahiran anak.

- Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja dipenuhinya


6. Penerbitan Kutipan Kedua Dan Seterusnya

Akta Catatan Sipil dapat diterbitkan kembali kutipan yang kedua dan

seterusnya dalam hal hilang, rusak dan kepentingan lain.

Persyaratan:

- Fc. Kutipan Akta.

- Fc. KK dan KTP Pemohon.

- Surat laporan kehilangan dari kepolisian atau kutipan akta yang rusak.

- Surat kuasa bermeterai cukup apabila menguasakan.

Prosedur


- Mengisi formulir permohonan kutipan atau perubahan.

- Melampirkan persyaratan.

- Membayar retribusi.


- Menerima dan meneliti berkas

- Mencari dokumen register dan berkas

- Meneliti kebenaran dokumen

- Menerbitkan kutipan kedua dan seterusnya



yang ditandatangani Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan

Sipil Kota Surakarta

- Jangka waktu penyelesaian 7 (tujuh) hari kerja sejak dipenuhinya


7. Perubahan Akta

Perubahan Akta Catatan Sipil dapat dilakkan berdasarkan penetapan

pengadilan atau Surat Keputusan instansi yang berwenang berdasarkan

perundang-undangan yang berlaku, meliputi:

- Perubahan nama

- Perubahan jenis kelamin

- Perubahan kewarganegaraan

Persyaratan

1. Kutipan Akta Catatan Sipil

2. Penetapan pengadilan atau surat keputusan instansi yang berwenang

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3. Fc. KK dan KTP pemohon perubahan

Prosedur


- Mengajukan permohonan

- Membayar retribusi


- Setelah persyaratan lengkap dan benar, maka dilakukan Catat

pinggir pada Register di kutipan Akta Catatan Sipil.

- Jangka waktu penyelesaian 7 hari kerja.

8. Surat Keterangan

Dalam hal untuk keperluan tertentu Dinas dapat menerbitkan surat

keterangan.

Surat Keterangan meliputi:



- Rakes/pengantar ke pengadilan negeri untuk permohonan akta

kelahiran dan kematian staatsblad 1917-130 jo 1927-564 dan 1849-25

bagi yang terlambat pengurusannya.

- Fc. Akta Nikah dari KUA di legalisir oleh pejabat yang berwenang.

- Keterangan belum pernah menikah bagi yang beragama non Islam.

- Pengesahan perjanjian Nikah bagi yang beragama non Islam.

- Persetujuan penerbitan kutipa akta bagi yang beragama non Islam.

- Pengumuman perkawinan bagi yang beragama non Islam.

- Surat Keterangan lain apabila diperlukan.

Persyaratan

1. Mengisi formulir pendaftaran

2. KK dan KTP pemohon

3. Surat Pengantar dari Kelurahan

4. Fc. Akta Catatan Sipil

Prosedur


- Mengisi formulir

- Melampirkan persyaratan

- Membayar retribusi


- Menerima dan meneliti berkas

- Mendaftar dalam agenda Surat Keterangan

- Menerbitkan Surat Keterangan

- Jangka waktu penyelesaian 7 hari kerja sejak dipenuhinya


D. LAIN-LAIN

- Penduduk wajib melaporkan peristiwa kependudukan dan peristiwa vital

kehidupan kepada Walikota Surakarta.

- Bahwa setiap dokumen pribadi seseorang wajib harus dilindungi dan

pengecualian terhadap hal tersebut harusdgn persetujuan formal dari yang



bersangkutan, keluarganya atau untuk kepentingan proses peradilan dan

ilmu pengetahuan.

Jika terjadi pembetulan akta atau identitas penduduk yang disebabkan

kekeliruan pemohon, dapat mengajukan pembetulan dalam tenggang waktu 60

(enam puluh) hari sejak tanggal penerbitan.

E. PENUTUP

Catatkan segala peristiwa penting agar terwujud masyarakat Kota Surakarta

yang berbudaya lengkap dengan identitas diri dan alat bukti yang otentik di

bidang Kependudukan.

Hubungi langsung petugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota

Surakarta di Kecamatan maupun di Dinas.

Apabila terjadi perubahan status serta mutasi kependudukan segera laporkan

secara berjenjang. Simpan dan rawat baik-baik dokumen kependudukan untuk

menghindari penyalah gunaan.

administrasi kependudukan

Documents

Transcript of administrasi kependudukan