05 Administrasi Kesekretariatan.docx

8/17/2019 05 Administrasi Kesekretariatan.docx

http://slidepdf.com/reader/full/05-administrasi-kesekretariatandocx 1/12

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN MAHASISWAPOLTEKES TANJUNGKARANG 2016

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

A. PENDAHULUAN

Setiap organisasi (apapun bentuknya ) pasti mempunyai rumusan

tujuan yang ingin dicapai. rganisasi yang mempunyai rumusan

tujuan yang je!as akan mendapatkan kesu!itan keara" mana

organisasi iti akan diba#a. Perumusan tujuan organisasi yang je!as

akan memuda"kan organisasi da!am menentukan kebijakan

organisasi. $e!a!ui tujuan tersebut% sebua" organisasi mendapat

gambaran keara" mana orgaisasi tersebut akan diba#a%

mendapatkan !andasan bagi organisasi% memuda"kanmenentukan macamnya tugas% dan akan muda" menentukan

P&DE& 'SS $E (program% prosedur% koordinasi% integrasi%

simp!ikasi%sinkronisasi dan mekanisme ). Perumusan tujuan meski

menjadi syarat mut!ak bagi organisasi% tetapi bukan!a"

merupakan satusatunya syarat. &umusan tujuan per!u ditopang

o!e" syaratsyarat !ain yang tidak ka!a" pentingnya diantaranya

(anggota)% ke!ompok% kerja sama% dan perangkat !ainnya seperti

kesektariatan dan administrasi

*. +U,UANA. '$PE+ENS DASA&

sete!a" mengikuti pembe!ajaran ini di"arapkan peserta mampu

menge!o!a sekretariat denganbenar*. ND'A+& 'E*E&HASLAN

sete!a" mengikuti pembe!ajaran ini di"arapkan peserta mampu

- . $enje!askan pengertian sekretaris dan kesekretariatan /. $enje!askan 0ungsi kesejretariatan dan administrasi

kesekretariatan

1. menge!o!a tata kearsipan 2. menge!o!a surat menyurat sesuai tata ke!o!a persuratan

3. SE'&E+A&A+ DAN SE'&E+A&SA. 'esekretariatan ditinjau dari sudut administrasi mempunyai

arti-

• Sempit% merupakan suatu proses yang biasa dinamakan

sebagai-o pencatatan peng"impunano pengo!a"an pengadaano pengiriman penyimpanano pemusna"an in0ormasi

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 1/




• Luas% merupakan suatu ke!ompok yang mempunyai 0ungsi

penunjang di da!am rangka mencapai tujuan organisasi.

Pengertian SeretariatPada pokoknya sekretariat ada!a" suatu organisasi yang

me!akukan pekerjaan pe!ayanan da!am bidang tata usa"a dan

!ain!ainnya.*. Seretari!

Pengertian Seretari!Seorang petugas yang pekerjaan pokoknya me!aksanakan 4

menye!enggarakan tugas urusan korespondensi untuk se!uru"

pejabat yang ada da!am organisasi (Sutarto).Syaratsyarat Pokok Seorang Sekretaris• 'epibadian yang sesuai

• Pengeta"uan umum

• Pengeta"uan k"usus

• Ski!! dan teknik kesekretariatan

• Praktek (magang)

• 'e#ajiban Sekretaris

• Sebagai penge!o!a in0ormasi untuk digunakan o!e" pi"ak

pi"ak yang mempunyai #e#enang mengambi! keputusan%

bantuan tata usa"a.

3. $acammacam Sekretaris

5 Sekretaris organisasi

*ekerja atas perinta" pimpinan

ber#enang untuk turut membuat rencana organisasi%

membuat

keputusan% me!akukan pengara"an% me!akukan

pengkoordinasian% menja!ankan kontro!% dan me!akukan

pnyempurnaan organisasi dan tata kerja% serta bekerjaterutama untuk kepentingan organisasi sebagai

kese!uru"an . Dengan kata !ain sekretaria organisasi

membantu me!akukan 0ungsi manajemen tertinggi yang

me!iputi perencanaan% pembuatan keputusan% pengara"an%

pengkoordinasian% pengontro!an% serta penyempurnaan.

5 Sekretaris pemimpin

Hanya me!aksanakan tugas perinta" pimpinan (ketua) dan

me!akukan tugas terutama untuk kepentingan pimpinan.

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 11




1. Peminjaman arsip < barang2. Penge!o!aan pera!atan < per!engkapan8. 'ebersi"an sekretariat9. 'omunikasi in0ormasi organisasi

:. 'unjungan4anjangsana organisasi;. A!buminasi < dokumentasi p"oto kegiatan=. Database pengurus

>. Penye!enggaraan raatrapat. Pembuatan panduan organisasi < kepanitiaan/. Pe!ati"an kesekretariatan

?. A&SP

A. Pengertian ArsipAda!a" suatu kumpu!an #arkat yang disimpan secara

sistematika 4 sistematis karena mempunyai suatu kegunaan

agar setiap ka!i diper!ukan dapat secara cepat ditemukan

kemba!i (+"e Liang 7ie).*. Pengertian @arkat

Setiap catatan tertu!is ataupun bergambar yang memuat

keterangan mengenai suatu "a! atau peristi#a yang dibuat

orang untuk membantu ingatannya.3. Ni!ai dari suatu #arkat

. Administrasi value (ni!ai administrasi)/. Legal value (ni!ai "ukum)1. Fiscal value (ni!ai di bidang keuangan)2. Research value (ni!ai pene!itian)8. Educational value (ni!ai pendidikan)9. Documentary value (ni!ai dokumentasi)

D. T#*#an &en+i%&anan ,arat

. $enyediakan #arkat bi!a diper!ukan

/. $eng"indari pemborosan #aktu da!am mencari #arkat yang

diper!ukan

1. $engumpu!kan #arkat#arkat yang mempunyai "ubungan

satu dengan !ainnya

2. $eng"emat tempat penyimpanan

8. $engamankan #arkat yang penting baik dari ba"aya

pencurian maupun dari kebakaran

9. +etap menjaga kera"asiaan jika #arkat itu benarbenar

diper!ukan

E. Pen+#!#tan ,arat $i-a#an a&a.i-a'

. @arkat tersebut tidak berguna (kada!uarsa)/. @arkat suda" tidak berni!ai sejara" !agi





1. @arkat suda" ke"i!angan ni!ai in0ormasinya

2. @arkat suda" tidak berni!ai i!mia" !agi

S+arat/!+arat +ang ar#! $i&en#i -e &et#ga! ar!i& a$-

Kete-itian e3er$a!an% e3eatanan era&ian)

?. SU&A+ $ENU&A+

A) Pengertian

Surat menyurat ada!a" kegiatan pengenda!ian arus berita

tertu!is yang timbu! dari adanya pencatatan% !aporan%

perencanaan atau program dan keputusan yang

memungkinkan adanya permintaan penje!asan penamba"ankekurangankekurangan atau peruba"anperuba"an.

S#rat %en+#rat $i.agi %en*a$i 2 %a3a% +ait#'

. Surat masuk% ia!a" tu!isantu!isan atau berita yang diterima

dari instansi 4 pi"ak !ain% yang penerimaannya dipusatkan di

sekretariat atau bagian !ain yang diberi #e#enang untuk

tugas ini.

/. Surat ke!uar% ia!a" semua tu!isantu!isan atau berita yang

dikirimkan kepada instansiinstansi 4 pi"ak !ain% yang setiap

konsep untuk diajukan kepada pemimpin disa!urkan me!a!ui'epa!a Sekretariat 4 Sekretaris atau pejabat yang diberi

#e#enang mene!iti.

() *agianbagian Surat $asuk dan Surat 'e!uar

. Surat $asuk

- +angga! petunjuk pada nomor yang !a!u

- nomor agenda peri"a! surat masuk (isi)

- nomor dan tangga! masuk petunjuk pada nomor berikutnya

- !ampiran keterangan

- a!amat pengirim (terima dari)

/. Surat 'e!uar

- +angga! petunjuk pada nomor yang !a!u

- Nomor surat peri"a!

- Lampiran petunjuk pada nomor berikutnya

- 'epada keterangan

4) SURAT

Pengertian





Surat ada!a" a!at untuk menguraikan isi "ati atau maksud

ter"adap orang !ain secara tertu!is. rang !ain di sini dapat

diartikan perorangan 4 badan.

Surat ada!a" setiap catatan tertu!is atau bergambar yangmemuat keterangan mengenai sesuatu "a! atau peristi#a

yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Surat ada!a" suatu a!at penyampaian berita secara tertu!is

yang berisi pemberita"uan% pernyataan% permintaan dan

!ain!ain kepada pi"ak !ain.

Surat ada!a" a!at komunikasi tertu!is yang berasa! dari satu

pi"ak dan ditujukan kepada pi"ak !ain untuk menyampaikan

#arta.

D) 6ungsi surat da!am suatu organisasi ada!a" sebagai berikut-

. Sebagai tanda pendukung secara tertu!is

/. Sebagai tanda bukti tertu!is

1. Sebagai a!at pengingat

2. Sebagai bukti sejara"

8. Sebagai ba"an dokumentasi

9. Sebagai duta 4 #aki! dari suatu organisasi 4 badan

:. Untuk menjamin keamanan

;. Pedoman da!am mengambi! tindakan !ebi" !anjut

=. A!at pengukur kegiatan organisasi

>. Sarana memperpendek jarak (0ungsi abstrak)

E) Si0at surat ada!a" sebagai berikut-

. Ekonomis% karena biaya pengiriman surat re!ati0 mura"

/. Praktis% sebab menjamin kera"asiaan dan dapat

meng"i!angkan perasaan1. E0ekti0% sebab berita yang disampaikan sesuai dengan

sumbernya

") Syarat membuat surat yang baik% sebagai berikut-

. $ema"ami masa!a" pokok yang akan disampaikan

/. $enurut tata ba"asa yang ber!aku

1. *a"asa seder"ana dan tidak per!u panjang !ebar

2. $enggunakan isti!a"isti!a" yang umum dipakai da!am surat

8. $enggunakan katakata yang tepat9. Sebaiknya menggunakan ba"asa yang sopan dan "ormat

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 1:




:. si surat "endaknya terperinci dan je!as.

;. byekti0

=. Sistematis

>. ,e!as- kepada siapa% darimana% tentang apa

. Lengkap isinya

/. @ujud Bsik yang menarik (k#a!itas kertas% bentuk surat% ketikan%

dsb)

G) Pembagian surat menurut tujuannya sebagai berikut-

. Surat pemberita"uan

/. Surat permo"onan

1. Surat susu!an

2. Surat panggi!an

8. Surat kuasa

9. Surat pesanan

:. Surat perinta"

;. Surat !aporan

=. Surat peringatan

>. Surat keputusan

. Surat pengantar

H) Pembagian surat menurut jum!a" penerima surat ada!a"-

. Surat biasa% pengumuman% surat edaran

/. 3ara penomoran (surat ke!uar) disusun sebagai berikut-

1. Nomor urut surat ke!uar% kodeUnit 'erja% kode biro4bidang

2. 3onto"- ;>>4:24.>1.;4C4/>2

;>> - kode bagian spt 'epega#ain4sekretariat4 keuangan

(da!am +ata Naka" persuratan)

:2 - no urut surat

.>1 - Satuan kerjaC - bu!an pembuatan surat

/>2 - ta"un pembuatan surat

I) Susunan surat dibagi da!am 1 bagian yaitu-

. 'epa!a surat% yang terdiri dari-

Nama organisasi4kesatuan +angga!% bu!an% dan ta"un

Nomor '!asiBkasi Lampiran Peri"a! A!amat u.p (untuk

per"atian) apabi!a diper!ukan

/. si surat% terdiri dari-o Penda"u!uan

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 1;




o Uraian 4 maksud

o 'a!imat penutup

1. Penutup surat% terdiri dari-

o

Nama jabatano +anda tangan

o Nama pejabat

o 3ap dan stempe!% bagi k#artirk#artir yang te!a"

ditentukan penggunaan cat atau stempe!

o +embusan

Penye!esaian mengenai isi surat ada!a" sebagai berikut-

) *erpedoman kepada 8 kaida" syarat pokok yaitu-

+e!iti

+erang je!as

Singkat padat

$eyakinkan

$enurut pedoman pokok (standarisasi)

/) si surat disusun da!am 1 bagian yaitu-

Penda"u!uan

Uraian maksud

'a!imat penutup

| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 1=




| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 2>




| Balai Pelatihan Kesehatan Provinsi Lampung 2/

05 Administrasi Kesekretariatan.docx

Documents

Transcript of 05 Administrasi Kesekretariatan.docx