ADMINISTRACION DE PROYECTOS Y OPERACIONESTema 1: Introduccin a la Administracin FACULTAD DE INGENIERA UNIVERSIDAD NACIONAL DE CUYOagosto 2006

ContenidosAdministracin: conceptos generales, elementos. Proyectos: definicin, conceptos, etapas, caractersticas. Fundamentos de la Administracin de Proyectos Procesos y reas de Administracin de Proyectos Nuevas filosofias y tcnicas de administracin

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIN

Qu es administrar?Administrar es aplicar un proceso o forma de trabajo que consiste en guiar o dirigir a un grupo de personas hacia las metas u objetivos de la organizacin. Terry & Rue (1982) proceso o forma de trabajo guiar o dirigir personas o grupos de personas metas u objetivos de la organizacin

ADMINISTRACIN: ASPECTOS RELEVANTESconceptos y criterios

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tcnicas y herramientas de gestin planificar organizar dirigir coordinar controlar

Conocimientos y experiencia

Alcanzar las metas u objetivos de la organizacinConceptos claros pero mal ejecutados Ineficiencia Conceptos dudosos y herramientas sofisticadas

ADMINISTRACIN: ASPECTOS RELEVANTES Por qu necesitamos de una buena administracin?Para cumplir con los objetivos planteados por la organizacin.

De qu depende una buena administracin?De las tcnicas de administracin empleadas (de mayor importancia a medida que aumenta la complejidad del proyecto y de las operaciones) De las condiciones personales de los responsables (fundamental en los proyectos simples)

OPERACIONES DE UNA EMPRESA (FAYOL)Operaciones tcnicas comerciales financieras de seguridad administrativas contabilidad

Gerencia

Calidad Diseo Produccin Finanzas prever organizar dirigir coordinar controlar

TEORA DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA (FAYOL) PROCESO ADMINISTRATIVO

Definicin de la funcin administrativa (el qu) Elementos: (el cmo) Prever Organizar Dirigir Coordinar Controlar

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN (FAYOL) PREVER: analizar el futuro y trazar el programa de accin => planificar (formular planes y programas).Se debe planificar para anticipar e influenciar futuros eventos. Se debe planificar para poder ejercer un buen control.

ORGANIZAR: constituir el organismo (material y social) de la empresa. DIRIGIR: hacer funcionar el cuerpo social de la empresa. COORDINAR: vincular, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos (recursos). CONTROLAR: velar porque todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las rdenes dadas.

TEORA DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA (FAYOL) LOS 14 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIN

Divisin del trabajo Autoridad y Responsabilidad Disciplina Unidad de mando Unidad de direccin Subordinacin Remuneraciones etc.

CUALIDADES DEL ADMINISTRADOR

Fsicas; Morales; Intelectuales; Cultura; Conocimientos; Experiencia.

PROYECTOEs un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio nico. (PMBOK) Proyecto es la combinacin de recursos humanos y no humanos reunidos en una organizacin temporal para conseguir un propsito determinado.(David I. Cleland y William R. King)

Es...... materializar ideas para satisfacer necesidades.

Caractersticas de los proyectos Los proyectos estn asociados a esfuerzos de cambio. Proyecto = proceso para obtener un resultado. Los proyectos estn compuestos de actividades. Involucran mltiples recursos. En general son nicos, no repetitivos. Involucran incertidumbre y riesgo Ciclo de vida definido, donde el plazo es casi siempre una meta fundamental Interactan con otras actividades de la empresa y el entorno Son de diferentes tamaos diferentes enfoques y esfuerzos Pueden representar un desafo tecnolgico

CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOSTemporal y nico Temporal Tiene un inicio y un trmino definidos. El proyecto termina cuando sus objetivos han sido alcanzados o cuando claramente se sabe que no pueden lograrse. Unico Hacer algo que no ha sido hecho antes. Independiente Generalmente se los considera como algo independiente de las otras actividades normales de la organizacin.(se crean equipos o grupos responsables total o parcialmente independientes de la estructura formal de la organizacin) y/o se terceriza (total o parcialmente) la administracin del proyecto

Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (1) Proyecto: caractersticas, antecedentes, grado de desarrollo, antecedentes histricos de proyectos similares, etc. Organizacin: estructura organizacional, cultura y estilo de gestin, sistemas de control existentes, modalidad de comunicacin, procedimientos y polticas internas, capacidad financiera, recursos, etc. Entorno: aspectos que pueden impactar en el desarrollo del proyecto (gente, clima, condiciones topogrficas y geolgicas, vas de acceso, logstica, permisos, restricciones, entorno poltico, econmico, laboral, financiero, etc.).

Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (2) Involucrados: individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto o cuyos intereses son afectados como resultado de la ejecucin o el trmino del proyecto (patrocinador, accionistas, EqAP, clientes, organizacin ejecutora, sociedad, estado, ONGs, etc.). Aspectos socio-econmicos y culturales: estndares y regulaciones, influencias internacionales, poltica, economa, educacin, distrib. demogrfica - tnica, religin, etc.) Variables relevantes: alcance, costo, plazo, calidad, riesgo

OPERACIONESPROYECTO ENTRA EN PRODUCCIN

INGRESOS GENERADOS POR LA VENTA

VIDA TIL DEL PROYECTO

ANLISIS Y EVALUACIN DE LOS RESULTADOS

Proyectos vs. OperacionesRealizados/as por personas

Caractersticas compartidas

Recursos limitados Planificados, ejecutados y controlados

DiferenciasLas operaciones son continuas y repetitivas Los objetivos de las operaciones es dar respaldo al negocio. Los proyectos son temporales y nicos La finalidad de los proyectos es alcanzar los objetivos

CICLO DE VIDA DEL PROYECTOEst constituido por sus etapas o fases Generalmente define: El inicio y trmino del proyecto Qu trabajo est incluido en cada fase o etapa Quin debe involucrarse en cada fase o etapa Caractersticas generales de los ciclos de vida de los proyectos Costos y recursos bajos al inicio, mayores hacia el final y descienden rpidamente al llegar al trmino. Las incertidumbres son altas al inicio (probabilidad), y tienden a descender a medida que avanza el proyecto. La facilidad de hacer cambios es alta al inicio y desciende progresivamente a medida que el proyecto contina

Valor agregado y costo de cambiarPlanificacin Valor agregadoCONCEPTO Concebir DESARROLLO Desarrollar

LogroIMPLEMENT. Ejecutar

TERMINO Finalizar

Idea Perfil Prefactibilidad (ing. conceptual) Factibilidad (ing. bsica)

Planificacin Diseo

Ejecucin

Operacin Tiempo Puesta en marcha

Costo de cambiar

Ciclo de vida total del proyecto

Ciclo de vida de un proyecto de construccin100% Porcentaje de avanceInstalacin prcticamente completa Principales contratos adjudicados Decisin sobre continuidad de Proyecto Operacin total

Etapa 1FACTIBILIDAD

Etapa 2PLANIFICACIN Y DISEO

Etapa 3EJECUCION O PRODUCCIN

Etapa 4PUESTA EN MARCHA

Formulacin proyecto Estudios Factibilidad Diseo estratgico Aprobacin

Diseo base Programa y Presupuesto Trminos y condiciones contractuales Planificacin detallada

Construccin Entrega Trabajos civiles Instalaciones Ensayos

Pruebas finales Mantenimiento

ETAPAS Y FASES EN PROYECTOSEtapas OPERACIN INVERSIN Fases OPERACIN EJECUCIN DISEO FACTIBILIDAD PRE INVERSINPREFACTIBILIDAD

E t a p a s / FasesCIERRE / OPERACIN IMPLEMENTACIN

DESARROLLO

CONCEPCIN

PERFIL

IDEA Cada fase est delimitada por el trmino de productos tangibles y verificables. Las fases siguen una secuencia lgica que asegura una adecuada definicin del producto del proyecto. Al trmino de cada fase se evalan resultados continuar o no?

IDEAGeneracin de la idea de un proyecto Como consecuencia de: Necesidades insatisfechas Necesidades de cambio Necesidades polticas o estratgicas De un Plan General de desarrollo o de negocios De la existencia de otros proyectos en estudio o en ejecucin Del inventario de recursos naturales De acciones institucionales o reglamentarias => Planteo de soluciones => Generacin de alternativas

Para las alternativas generadas Determinar y explicitar los beneficios y costos del proyecto ( a nivel de perfil de proyecto) Prever qu sucedera si no se hace el proyecto (situacin sin proyecto) Analizar la viabilidad de las alternativas propuestas (tcnica, legal, comercial, organizacional y econmica y financiera) => Formular claramente los trminos de referencia (variables referenciales) Evaluar la conveniencia de hacer el proyecto Abandonar la idea o ideas no convenientes Considerar postergar o no el desarrollo del proyecto Definir la alternativa ms conveniente (