01 fundamentos adm proyectos

1

Ing. Jorge L. Moreno S. Fac. de Ingeniería UNCuyo

1

DIPLOMADO EN DIPLOMADO EN ADMINISTRACIADMINISTRACIÓÓN Y DIRECCION N Y DIRECCION

DE PROYECTOSDE PROYECTOS

FACULTAD DE INGENIERIAFACULTAD DE INGENIERIAUNIVERSIDAD NACIONAL DE CUYOUNIVERSIDAD NACIONAL DE CUYO

““Fundamentos de la AdministraciFundamentos de la Administracióón y n y DirecciDireccióón de Proyectosn de Proyectos””


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� Proyectos: definición, origen, tipos, características principales, particularidades, ejemplos.

�Ciclo de vida de los proyectos. Etapas y fases constitutivas

�Dirección de proyectos. Definición. Ventajas y desventajas.

�Áreas del conocimiento de la Dirección de Proyectos

� Procesos de la DP (Iniciación, Planificación, Ejecución y Cierre) según estándares del PMI. Otras metodologías en vigencia.

�Conclusiones

�Bibliografía

Temario

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¿QUE ES UN PROYECTO?

“Proyecto es la combinación de recursos humanos y no humanos reunidos en una organización temporal para conseguir un

propósito determinado”. David I. David I. ClelandCleland y William R. Kingy William R. King

“Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado

único”PMBOK® (Project Management Institute)


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• satisfacer una necesidad• satisfacer una necesidad de cambio

- cambios comerciales - cambios estratégicos- cambios organizacionales - cambios tecnológicos- etc.

• desarrollar o producir un nuevo producto o relanzar uno existente.

• implementar un proceso de mejoramiento• promover un cambio cultural o social• reducir o eliminar riesgos

¿POR QUÉ SE ORIGINAN LOS PROYECTOS?

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PARTICULARIDADES DE LOS PROYECTOS

• Temporal– Tiene un inicio y un término definidos.– Termina cuando:

- sus objetivos han sido alcanzados- claramente se sabe que no pueden lograrse- desaparece la necesidad de ese producto o servicio

- sea cancelado.

• Único– Entregables únicos (productos, servicios o resultados)– No existen dos proyectos iguales (cambio de variables,

condiciones económicas, situación de contexto, etc.)


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PARTICULARIDADES DE LOS PROYECTOS

• Elaboración gradual

• Participación de personas e involucrados (actores)• Recursos limitados

• Organización definida y temporal

• Con un determinado nivel de calidad

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Características de los proyectos• Los proyectos están asociados a esfuerzos de cambio.• Proyecto = “proceso” (compuestos de actividades) para

obtener un resultado.• Involucran múltiples recursos.• En general son únicos, no repetitivos. • Involucran incertidumbre y riesgo• Ciclo de vida definido, donde el plazo es casi siempre

una variable relevante• Interactúan con otras actividades de la organización y el

entorno• Son de diferentes tamaños� diferentes enfoques y

esfuerzos• Pueden representar un desafío tecnológico y/o humano


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ASPECTOS A CONSIDERAR AL ANALIZAR PROYECTOS O ALTERNATIVAS DE PROYECTOS

¿Qué haremos?

¿Quién lo hará?

¿Cuáles serán los beneficios?

¿Qué se necesitará?

¿Cuándo se ejecutará?

¿Dónde se ejecutará?

¿De qué se dispondrá?

¿Cómo lo haremos?

¿Cómo se medirá el progreso?

¿Cuánto costará?

¿Cómo se administrarán

los cambios?

¿Quiénes serán los responsables?

¿Cuándo se considerará completo?

¿Qué tiempo demandará?

¿Cuáles son los objetivos?

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Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (1)

• Proyecto: características, antecedentes, grado de desarrollo,

antecedentes históricos de proyectos similares, etc.

• Organización: estructura organizacional, cultura y estilo de

gestión, sistemas de control existentes, modalidad de

comunicación, procedimientos y políticas internas,

capacidad financiera, recursos, etc.

• Entorno: aspectos que pueden impactar en el desarrollo del

proyecto (gente, clima, condiciones topográficas y

geológicas, infraestructura, logística, permisos, restricciones,

entorno político, económico, laboral, financiero, etc.).


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Aspectos a considerar en el desarrollo de proyectos (2)

• Involucrados: individuos y organizaciones que participan

activamente en el proyecto o cuyos intereses son afectados

como resultado de la ejecución o el término del proyecto

(patrocinador, accionistas, EqGP, clientes, organización

ejecutora, sociedad, estado, proveedores, ONG s, etc.).

• Aspectos socio-económicos y culturales: estándares y

regulaciones, influencias internacionales, política, economía,

educación, distrib. demográfica - étnica, religión, etc.)

• Variables relevantes: alcance, costo, plazo, calidad, riesgo

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�Ampliar una planta industrial�Desarrollar un nuevo software �Investigar un nuevo medicamento�Incorporar nuevo equipamiento�Crear o ampliar un centro educativo�Proveer de contención social a sectores marginales�Implantar o reconvertir viñedos �Reducir la mortalidad infantil �Mejorar la infraestructura vial o la seguridad vial�Desarrollar e implementar un SGC �Mejorar la capacidad laboral �Diseñar e implementar una campaña política �Cambiar de estilo de vida ¿proyecto de vida?

Algunos ejemplos de proyectos


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Proyectos vs. Operaciones

Característicascompartidas

•Realizados/as por personas

•Recursos limitados

•Planificados, ejecutados y controlados

Los proyectos son instrumentos para responder a requerimientos que no

pueden ser satisfechas dentro de los límites operacionales de la organización

Diferencias

• Los proyectos son temporales y únicos

• Su finalidad es alcanzar los objetivos

• Las operaciones son continuas y repetitivas

• Su objetivo es dar respaldo al negocio.

• Producto o servicio estándar o repetitivo• No terminan, pero pueden cambiar los objetivos

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InicioOrganización y preparación Realización del trabajo Cierre

Ciclo de vida del proyecto

ProjectChapter

Plan GestiónProyecto

Aceptaciónentregables

Archivo docproyecto

Tiempo

inicio

término


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(Serpell B., Alarcón C., 2000) Tiempo

Ciclo de vida total del proyecto

Planificación Logro

CONCEPTOConcebir

DESARROLLODesarrollar

IMPLEMENT.Ejecutar

TERMINOFinalizar

INFLUENCIA

COSTO DECAMBIAR

Oportunidad

constructiva

Intervención

DestructivaPeríodo

de mayor

impacto

del riesgo

Ciclo de vida del proyecto

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Ciclo de vida de un proyecto de construcción(Serpell B., Alarcón C., 2000).

Porcentajede avance

Operación total

Formulación Proyecto Estudios factibilidad Diseño estratégico

Aprobación

ConstrucciónEntrega

Trabajos civiles Instalaciones

Ensayos

Pruebas finalesMantenimiento

100%

CONCEPCIÓN PUESTA ENMARCHA

EJECUCIÓNPLANIFICACIÓNY DISEÑO

Ejecución prácticamentecompleta

Principales contratos

adjudicados

Decisión sobre

continuidad de proyecto

Diseño basePrograma y

Presupuesto

Términos y condiciones contractuales

Planificación detallada

Etapa 1 Etapa 3Etapa 2 Etapa 4


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Principales causas de fracaso en los proyectos• Requerimientos incompletos y poco claros

• Falta de competencias de los involucrados (conocimientos, experiencia) para planificar, coordinar, controlar.

• Inconvenientes en la identificación y definición de los procesos

• Falta de soporte o recursos

• Inconvenientes respecto a roles y responsabilidades de los involucrados

• Falta de herramientas especificas de soporte

• Asignación de recursos no calificados por falta de personal competente

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Antecedentes en el desempeño de proyectos

De una muestra de 23.000 proyectos de aplicación

• 26% lograron el éxito total (cumplimiento de los

objetivos)

• 46% alcanzaron un cumplimiento parcial

• 28% fracasaron (generando pérdidas del orden de los

75.000 millones de U$S.

Fuente: Grupo Standish


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ORIGEN DE LAS FALLAS EN OTRAS INDUSTRIAS(automóviles, electrodomésticos)

•PROCESOS DE PRODUCCIÓN ……………………….. 20 %

•PROVEEDORES ………………………………………… 40 %

•DEFECTOS DE CONCEPCIÓN Y DISEÑO …………… 40 %

ORIGEN DE LAS FALLAS DE PROYECTOS CIVILES

• PROYECTO …………………………………….. 40 a 45 %

• EJECUCIÓN ……………………………………. 25 a 30 %

• MATERIALES …………………………………… 15 a 20 %

• USO …………………………………………………..10 %

• CAUSAS NATURALES IMPREVISIBLES ……….. 4 %


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Experiencia de una empresa de ingeniería en el desarrollo de proyectos

(E. Arze)

• Inspección de 82 obras de ingeniería• Errores conceptuales de diseño 39%• Errores de cálculo 14%• Errores de construcción 47%

Experiencia profesional respecto al desarrollo de proyectos(O. Depetris)

• Fallas atribuidas a errores constructivos o terrenos de mala calidad 80 % - 85 %

• Fallas atribuidas a errores de diseño y cálculo 15% - 20%



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De acuerdo al análisis efectuado sobre 350 proyectos de inversión que requirieron financiamiento al FTyC de Mendoza:

• aproximadamente el 82% llegaron a concretar el financiamiento solicitado

• de los proyectos efectivamente financiados, casi el 76% excedieron el plazo de finalización proyectado

• de los proyectos efectivamente financiados, aproximadamente el 68% demandaron mayores inversiones a las previstas.

Fuente: Investigación personal sobre proyectos auditados para el Fondo para la Transformación y Crecimiento de Mendoza

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CasosPelícula Titanic

• Presentada en 1997, después de varios años de trabajo, con un retraso importante y con un incremento de 90 millones de U$Srespecto del presupuesto original de 110 millones (incremento del 82%).

• Logró grandes premios y superó los 1.000 millones de U$S de ingresos ¿éxito o fracaso?

Otros casos• Presa Potrerillos• Ferrotranvia Urbano• Cuidacoches• Seguridad• Desnutrición infantil• Reconversión vitivinícola• Viaducto costanera• Nudo Paso-Acceso Sur• Fiesta de la Vendimia 2011


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¿por qué es necesario gestionar los proyectos

DIRIGIR

PLANIFICAR

ORGANIZARCONTROLAR

TOMA DETOMA DE

DECISIONESDECISIONES

INFORMACIONINFORMACION

Para poder alcanzar los objetivos del mismo, manteniendo las variables relevantes dentro de los parámetros previstos

Para dar soporte al logro de los objetivos estratégicos de la organización

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Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto

para lograr los objetivos, y alcanzar o exceder las necesidades y expectativas de las partes involucradas

¿QUE ES DIRECCION DE PROYECTOS (PROJECT MANAGEMENT)?

Seleccionar los procesos adecuados y balancear demandas que compiten:– Variables relevantes

– Partes involucradas (necesidades, expectativas e intereses).

– Requerimientos identificados y no-identificados

visión de procesos

procesos propios de la Dirección de Proyectos

procesos orientados al producto del proyecto


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Influencias de la organización en la DP

Sistemas organizacionales

• Organización basada en proyectos

• Organización NO basada en proyectos

Estructura de la organización

• Funcional

• Matricial

• Por proyecto

Culturas y estilos organizacionales

• s/tipo de organización

• s/actividades y ámbito de desarrollo

• s/experiencia

Oficina de proyectos

• Disponibilidad

• Ingerencia

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Manejo de Multi-ProyectosManejo de Multi-Proyectos

Administración de carteras de proyectos

%

Proyecto “ABC”

t

I P

Co E

Ci

Integración

Alcance

Tiempo

Costo

Riesgo

Calidad

Recs. Humanos

Comunicación

Adquisiciones

Administracióndel Portafolio de

Proyectos

Administracióndel Portafolio de

Proyectos

PMO Oficina de Proyectos

PMO Oficina de Proyectos

Consistentes con los objetivos globales y estrategicos de la organización

programas


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• Requerimientos incompletos y poco claros

• Falta de conocimiento o experiencia específica

• Continuidad de cambios (alcance, objetivos, políticas)

• Problemas de comunicación

• Falta de incentivos

• Falta de soporte o problemas de recursos

• Cambios de roles y responsabilidades

• Conflictos con la organización

• Problemas en el comportamiento de los integrantes

¿causas de perdida de productividad del Eq. de proyectos?

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Ventajas del enfoque de gestión de proyecto� Integración a través del Director del Proyecto

� Facilita el desarrollo de sistemas o productos complejos en un período específico de tiempo.

� El proyecto puede ser operado como una unidad financieramente independiente.

� Componentes, sistemas y subsistemas pueden desarrollarse en forma paralela por diferentes grupos internos o externos a la organización.

� Permite aplicar esquemas de planificación y control distintos y/o complementarios a los propios de la empresa u organización.

� Facilita el uso de conocimientos y potencialidades dispersas en la organización.

� Crea un alto nivel de espíritu de cuerpo a través del trabajo orientado hacia un objetivo definido, bajo un liderazgo apropiado, con importantes desafíos organizaciones, tecnológicos y humanos.


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Desventajas del enfoque de gestión de proyecto

• Debilita a la organización funcional o departamental,

debido a la asignación de personal al proyecto.

• Puede interferir con las funciones principales de la

organización debido a necesidades especiales de los

proyectos.

• Diluye los recursos de la empresa u organización

• Se crean conflictos dentro de la organización.

• Se pueden presentar tendencia a la exageración en el uso

del esquema o metodología para actividades que no lo

requieren.

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Project Management

Institute� Organización sin fines de lucro fundada en 1969 en EEUU. Capítulo

Argentina desde 1996. Capítulo Nuevo Cuyo desde 2010. Branch Mendoza desde 2008.

� Misión: establecer un reconocimiento del valor de la administración de proyectos como profesión en las organizaciones.

� Cuenta con aprox 300.000 miembros en más de 170 países, agrupadosen más de 260 Capítulos.

� Objetivos:� Establecer estándares de administración de proyectos.� Organizar seminarios y programas educativos.� Administrar la certificación de profesionales.

� Beneficios:� Publicaciones (impresas o electrónicas). CD con PMBOK® del PMI®� Congresos y eventos (RM, Jornadas, Tour, Global Congress) � Descuentos especiales

www.pmi.org.arwww.pminc.org.ar

[email protected]


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Grupos de Procesos de la DP (PMI®) Límites del Proyecto

Procesos de Ejecución

Procesos de Cierre

Procesos de Seguimiento y Control

Procesos de Planificación

Procesos de Iniciación

Entradas del proyecto

Entregables del proyecto

Registros del proyecto

IniciadorPatrocinador del proyecto

UsuariosFinales

Activosde los

procesos

Procesos de IniciaciónReconocer y autorizar el comienzo de un proyecto o fase del mismo

Procesos de Planificación• Definición y ajuste de objetivos• Selección de alternativas • Proyectar trabajos requeridos

Procesos de EjecuciónCoordinar recursos para cumplir el plan

Procesos de ControlAsegurar cumplimiento de objetivos, monitoreando desempeños y tomado acciones correctivas

Procesos de CierreFormalizar la aceptación y cerrar el proyecto

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Particularidades de la metodología propuesta de DP

• Los procesos interaccionan entre si y con los demás procesos de las otras áreas de conocimiento.

• Cada proceso puede requerir esfuerzos de una o mas personas o grupos de personas según sean las necesidades del proyecto

• Cada proceso ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto, y se produce en una o más fases del proyecto

• A pesar de que los procesos de cada Área de Conocimiento se presentan como componentes discretos con interfaces bien definidas, en la práctica pueden superponerse e interactuar.

�Los procesos de Dirección de Proyecto, de manera tal que el proyecto se desarrolle en forma eficiente. (técnicas y herramientas + capacidades y experiencia) => PMBOK®

�Los procesos orientados al producto (especifican y crean el producto del proyecto)

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

- Cultura de la organización- SI para la gestión de proyectos- Reserva de RRHH

- Políticas, procedimientos, normas, guías.- Procesos definidos- Información histórica.- Lecciones aprendidas

Grupo de procesos de iniciación

Grupo de procesos de planificación

Grupo de procesos de ejecución

Grupo de procesos de seguimiento y control

Grupo de procesos de cierre

Iniciador o patrocinador del proyecto

Enunciado del trabajo

Contrato

- Acta de constitución del proyecto- Enunciado preliminar del alcance del proyecto

- Plan de gestión del proyecto

Productos entregablesCambios solicitadosSolicitudes de cambio implementadasAcciones correctivas implementadasAcciones preventivas implementadasReparación de defectos implementadaInformación sobre el rendimiento del trabajo

Solicitudes de cambio aprobadasSolicitudes de cambio rechazadasAcciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasReparación de defectos aprobadasPlan de gestión del proyectos (actualizaciones)Acciones correctivas recomendadasAcciones preventivas recomendadasInformes de rendimientoReparación de defectos recomendadaProyeccionesReparación de defectos validadaProductos entregables aprobados

Procedimiento de cierre administrativoProcedimiento de cierre del contrato

Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)

Producto, servicio o resultado final

Interacciones de los Grupos de Procesos

Cliente

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Grupo de procesos de cierre

Inicio Finalización

Nivel de interacción entre procesos

INTERACCIÓN DE LOS DISTINTOS GRUPOS DE PROCESOS DE UN PROYECTO


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Matriz de Procesos

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Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos (PMBOK®)

Integración

Alcance

RequerimientosCambios

InformaciónComunicación

Datos, coordinación

RecursoHumano

HabilidadesPersonal

ContratosAdquisiciones

Servicios, maquinariamateriales

Riesgo

Problemas,soluciones

Costo

Presupuestos, control

TiempoControl,atrasos

Calidad

Especificaciones, QA, QC


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Integración� Incluye los procesos requeridos para asegurar que los distintos

elementos del proyecto estén coordinados en forma adecuada.Alcance� Comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto

incluye todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente.

Plazo� Comprende los procesos requeridos para asegurar el término

oportuno del proyecto.Costo� Comprende los procesos requeridos para asegurar que el proyecto

terminará dentro del presupuesto aprobado.Calidad� Comprende los procesos requeridos para asegurar que el proyecto

satisfacerá los requerimientos para los que fue llevado a cabo

Áreas de Conocimiento PMI® (PMBOK®)

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Recursos Humanos� Incluye los procesos necesarios para aprovechar de manera

eficiente al personal involucrado en el proyecto.Comunicaciones� Incluye los procesos requeridos para asegurar la oportuna y

adecuada generación, recolección, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto.

Riesgos� Comprende los procesos relacionados con la identificación, análisis

y respuesta a los riesgos del proyecto.Adquisiciones� Comprende los procesos requeridos para la adquisición de bienes y

servicios en el exterior de la organización que ejecuta el proyecto.

Áreas de Conocimiento PMI® (PMBOK®)


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PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI)Esquema de la Metodología propuesta para la DP

ETAPAS

concepción diseño

implementacióncierre

GRUPOS DE PROCESOS

DE C/ ETAPA

•iniciación•planificación•ejecución•control•cierre

Entradas• documentos o información• resultados de procesos

anterioresHerramientas y técnicas• mecanismos para generar

los resultados.Salidas

• documentos o información• resultados para procesos

siguientes

Gestión de cada Área de conocimiento de la DP

Alcance, costo, plazo, calidad, riesgo, RRHH, comunicación e información, suministros, contratos, etc.

Procesos y actividades

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4.1 Desarrollar acta del proyecto

10.1 Identificar involucrados del proyecto


Procesos de la DP (PMI): Iniciación


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1. Concepción

2. Entendimiento

3. Objetivos

4. Factibilidad

5. Carta del proyecto (Project Chapter)

6. Coordinador - Jefe - Líder - Director - Gerente del proyecto

�Es el proceso por el que formalmente se autoriza la realización del proyecto

�Establece los elementos fundamentales y rectores del proyecto

4.1 Desarrollar acta del proyecto

10.1 Identificar involucrados del proyecto

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Procesos de la DP (PMI): IniciaciónEntender el proyecto

• ¿Por qué se hace el proyecto?

• ¿Quienes son los iniciadores e impulsores?

• ¿Cuáles son los requerimientos, necesidades y prioridades?

• ¿Quiénes son los involucrados?

• ¿Cuáles son los objetivos establecidos? Correspondencia con los objetivos estratégicos de la organización.

• ¿Cuáles son las condiciones de contexto?

• ¿Cuáles son los criterios de evaluación y selección?

• ¿Es viable?

• ¿Cuáles son los antecedentes disponibles?


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Acta de constitución del proyecto (Acta del Proyecto)Procesos de la DP (PMI): Iniciación

• Debe comprender (directa o mediante referencia a otros documentos):- Requisitos a satisfacer (s/especif, necesidades, deseos y expectativas)- Descripción macro del proyecto o requisitos del producto del proyecto- Finalidad o justificación del proyecto- Director del Proyecto (designación formal y def. nivel de autoridad)- Resumen del cronograma de hitos- Influencias de los interesados- Organizaciones funcionales y su participación- Asunciones o supuestos (de la organización, ambientales y externas)- Condicionamientos o restricciones (internas – externas)- Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto.- Presupuesto resumido.

Es el documento que reconoce formalmente al proyecto (o una parte del mismo).

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Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter)A. Antecedentes GeneralesNombre del Proyecto: .........................................................................................Contactos: ..................................................................................................................................................................................................................................

Cargo NombreJefe de Proyecto

Representante del Cliente

B. Propósito del Proyecto....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................D. Descripción del Proyecto...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................E. Hitos Principales

Actividad Fecha Estimada Duración Estimada

F. Organización del Proyecto....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

Carta del proyecto

Acta de constitución del proyecto

(ejemplo)

Entradas1.- Enunciado del

trabajo del proyecto

2.- Caso de negocio3.- Contratos4.- Factores

ambientales de la empresa

5.- Activos de los procesos de la organización

Salidas1.- Carta del

Proyecto


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Involucrados (stakeholders)Son individuos u organizaciones activamente

involucradas en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados (positiva o negativamente) como

resultado de la ejecución o finalización del proyecto.

• Identificarlos

• Determinar necesidades y expectativas

• Gestionar e influir sobre las expectativas.

¿…? ¿…? � Internos o externos

� Afectar positiva o negativamente al proyecto

� Tener intereses u objetivos diferentes

Entradas1.- Carta del

proyecto2.- Contratos3.- Factores


4.- Activos de los procesos de la organización

Salidas1.- Involucrados

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Designación del Coordinador - Jefe - Líder - Gerente -Director del proyecto


Aspectos a tener en cuenta en la designación y aceptación:- ¿Qué otras alternativas se tuvieron en cuenta?- ¿Cuáles son los argumentos a favor y en contra del

proyecto? Desde la perspectiva de los involucrados ¿Quiénes apoyan y quienes no?

- Grado de viabilidad real del proyecto en la organización- ¿Cuáles son los involucrados (externos e internos)?

Promotores - detractores. - ¿Cuáles son sus actitudes para con el proyecto? Entusiasmo

o resignación. Motivaciones. Quienes ganan o pierden. ¿Perspectivas hacia el proyecto? deseable, necesario, dificultoso, imposible.


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Grupo de procesos de

cierre

Grupo de procesos de seguimiento

y control

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN


5.1 Recoger requerimientos

Desarrollar el plan del proyecto

5.2 Definición del alcance

6.1 Definición de actividades

6.3 Estimación recursos activ.

5.3 Crear EDT

6.4 Estimación duración activ.

11.1 Plan de gestión de

riesgos

11.2 Identif. de riesgos

11.3 / 11.4 Análisis

cualitativo / cuantitativo de riesgos

8.1 Plan de calidad

7.1 Estimación de costos

7.2 Prepar. presupuesto

9.1 Plan de RRHH

10.2 Plan de comunicaciones

11.5 Plan respuesta a

riesgos4.2 Desarrollo del programa

12.1 Plan de adquisiciones

6.2 Establ. secuencia activ.

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Procesos de la DP (PMI): PlanificaciónLa planificación es la determinación de la forma, metodología o camino que se va a utilizar para el cumplimiento de un objetivo específico (cómo, cuándo, por quién y de qué forma se va a realizar el trabajo)

• Se desarrollan y reiteran varias veces antes de completar el Plan del Proyecto (repetitivos y continuos/retroalimentación)

procesos de planificación son fundamentales para el éxito del proyecto


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Procesos de Planificación. • Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto

Entradas1.Carta del proyecto2.Salidas de los

procesos de planificación

3.Factores ambientales de la empresa

4.Activos de los procesos de la organización

5.Actualizaciones

Salidas1.Plan de Gestión

del Proyecto2.Documentos de

apoyo

• Es el proceso que documenta las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

• Indica la manera en que se planificará, ejecutará, supervisaráy controlará, y cerrará el proyecto

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49



cierre


y control







5.3 Crear EDT



riesgos




8.1 Plan de calidad



9.1 Plan de RRHH




12.1 Plan de abastecimientos


Procesos de Planificación. Alcance


50

Alcance del proyecto

• Alcance del Producto– Corresponde a las características y funciones que estarán

incluidas en el producto o servicio– Su cumplimiento se mide en relación a los

requerimientos o especificaciones• Alcance del Proyecto

–Corresponde al trabajo que debe ser hecho con el fin de entregar un producto con características y funciones especificadas

–Su cumplimiento se mide contra el Plan del Proyecto.Ambos tipos de gestión de alcance deben estar bien integrados para asegurar que

el trabajo del proyecto tenga como resultado la entrega del producto definido.

Comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y sólo el

trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente

26


51

Procesos de Planificación. Alcance• Recopilar requisitos

Entradas1.Carta del proyecto2.Involucrados

Salidas1.Requerimientos

documentados2.Requerimientos

plan de gestión3.Requerimientos

matriz trazabilidad

Es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con

los objetivos del proyecto


52

Procesos de Planificación. Alcance• Definir el alcance del proyecto

descripción detallada de los productos entregables del proyecto y del trabajo necesario para crearlos

- Objetivos del proyecto y del producto. Límites del proyecto- Requisitos y características del producto. Criterios de aceptación.- Entregables del proyecto- Restricciones y Asunciones (supuestos) del proyecto- Organización del proyecto- Plazo. Hitos del cronograma- Estimación de costos (macro)- Riesgos identificados

Entradas1.Carta del proyecto2.Requerimientos

documentados3.Activos de los

procesos de la organización

Salidas1.Enunciado del

alcance del proy.2.Actualización de

los documentos del proyecto

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Alcance del proyecto• Estructura de Desglose del proyecto (EDT)

• Es una descomposición jerárquica del trabajo que debe ser ejecutado para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos.

• Subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo.

• El nivel mas bajo de esta subdivisión se denominan “paquetes de trabajo”, los que pueden programarse, evaluarse, supervisarse y controlarse.

Entradas1.Enunciado del

alcance del proy.2.Requerimientos

documentados3.Activos procesos

de la organización

Salidas1.EDT2.Diccionario EDT3.Línea base del

alcance4.Actualización doc.

del proyecto


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Alcance del proyecto• Estructura de Desglose del proyecto (cont.)

Subdividir un proyecto no significa que cada paquete de trabajo es independiente de todo el resto.

• Organiza y define el alcance total del proyecto• Permite establecer, para cada parte o subdivisión

establecida, el alcance, costo, plazo, calidad y riesgo.• Facilita la planificación, programación y presupuesto. • Permite establecer responsabilidades. • Facilita el seguimiento y control de las variables relevantes,

y la medición de desempeño.• Ayuda a la comunicación e integración de la información.• Permite estimar recursos y gestionar las adquisiciones.

Permite determinar lo que realmente comprende el proyecto

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EJEMPLOS EDT

EJEMPLOS EDTProyecto [1]

Documentación [1.2]

Técnica [1.2.2]

EIA [1.2.2.6]

Aviso de Proyecto [1.2.2.6.1]

Dictamen [1.2.2.6.2]

Estudio de Suelos [1.2.2.5]

Infraestructura [1.2.2.3]

Red de Agua [1.2.2.3.1]

Final [1.2.2.3.1.2]

Previa [1.2.2.3.1.1]

Red de Gas [1.2.2.3.3]

Final [1.2.2.3.3.2]

Previa [1.2.2.3.3.1]

Red Eléctrica [1.2.2.3.2]

Final [1.2.2.3.2.2]

Previa [1.2.2.3.2.1]

Loteo [1.2.2.1]

Anteproyecto [1.2.2.1.1]

Factibilidades [1.2.2.1.2]

Final [1.2.2.1.4]

Previa [1.2.2.1.3]

Urbanización [1.2.2.2]

Altimetria [1.2.2.2.1]

Final [1.2.2.2.3]

Previa [1.2.2.2.2]

Vivienda [1.2.2.4]

Inst. de Gas [1.2.2.4.4]

Anteproyecto [1.2.2.4.4.1]

P.I.G. Y C.T.T. [1.2.2.4.4.2]

Inst. Eléctrica [1.2.2.4.3]

Carpeta Piloto [1.2.2.4.3.1]

Carp. Individuales [1.2.2.4.3.2]

Inst. Sanitaria [1.2.2.4.2]



Obra [1.2.2.4.1]



29

EJEMPLOS EDTProyecto [1]

Construcción [1.3]

Infraestructura [1.3.3]

Red de Agua [1.3.3.1]

Red de Gas [1.3.3.3]

Red Eléctrica [1.3.3.2]

Obras Auxiliares [1.3.1]

Urbanización [1.3.2]

Alcantarillas [1.3.2.4]

Calles [1.3.2.8]

Cordón-Banquina [1.3.2.5]

Cunetas [1.3.2.3]

Esquinas [1.3.2.7]

Movimiento de Suelos [1.3.2.1]

Ptes. Peatonales [1.3.2.6]

Veredas [1.3.2.2]

Vivienda [1.3.4]

Agua Fría y Caliente [1.3.4.15]

Aislaciones [1.3.4.6]

Artefactos, grifería y acc [1.3.4.17]

Base de Cloacas [1.3.4.14]

Cableado y Llaves elect. [1.3.4.19]

Carpintería [1.3.4.11]

Caños y cajas elect. [1.3.4.18]

Cielorraso [1.3.4.7]

Contrapisos [1.3.4.10]

Entrega [1.3.4.21]

Estructura de Tanque [1.3.4.5]

Fund. inc VF [1.3.4.2]

Inst. de Gas [1.3.4.20]

Mampostería y Columnas [1.3.4.3]

Pinturas [1.3.4.13]

Pisos y Revest. [1.3.4.12]

Pozo y Cámara Séptica [1.3.4.16]

Prep. y Exc. [1.3.4.1]

Revoque Fino [1.3.4.9]

Revoque Grueso [1.3.4.8]

Vigas y Losa [1.3.4.4]


58



cierre


y control







5.3 Crear EDT



riesgos




8.1 Plan de calidad



9.1 Plan de RRHH






Procesos de Planificación. Plazo

30


59

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓNDesarrollar el plan de gestión

del proyecto

Definición del alcance

Definición de las actividades

Estimación de recursos de las

actividades

Crear EDT

Estimación de la duración de las actividades

Planificación de la gestión de riesgos

Identificación de riesgos

Estimación de costos

Establecimiento de la secuencia de

las actividades

Desarrollo del cronograma

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Informar el rendimiento

Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

Cerrar proyecto

Control integrado de cambios

Adquirir el equipo del proyecto

Selección de vendedores

Control del cronograma

- Enunciado del alcance del proyecto - Plan de gestión del proyecto

- Solicitudes de cambio aprobadas- Acciones correctivas aprobadas

- Plan de gestión del alcance

- Cambios solicitados- Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)

- Estimaciones de la duración de la actividad

- Cambios solicitados

- Requisitos de recursos de las actividades- Estructura de desglose de recursos- Calendario de recursos (actualizaciones)

-Informes de rendimiento

- Cambios solicitados- Acciones correctivas recomendadas


- Lista de actividades- Atributos de la actividad- Lista de hitos

- Estructura de desglose del trabajo- Diccionario de la EDT

- Disponibilidad de recursos

- Políticas de la organización- Información histórica

- Calendario del proyecto



- Estimación de costos de actividades

-Registro de riesgos

- Información sobre el rendimiento del trabajo


- Diagramas de red del cronograma del proyecto

-Cronograma del proyecto- Datos del modelo del cronograma- Línea base del cronograma- Requisitos de recursos (actualizaciones)- Calendario del proyecto (actualizaciones)

- Mediciones del rendimiento- Lista de actividades (actualizaciones)- Atributos de la actividad (actualizaciones)- Plan de gestión del proyecto (actualizaciones)- Datos del modelo del cronograma (actualizaciones)

- Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)


60

Procesos de PlanificaciónPlazo del Proyecto

Comprende los procesos requeridos para asegurar el término oportuno del proyecto.ACTIVIDADES

SECUENCIA

ORDENAMIENTO

DURACIONES

COSTOS

EDTOBJETIVOS

RESTRICCIONESSUPUESTOS

INFORMACIONRECURSOS

ANTECEDENTES

PLAN

PROGRAMA

PRESUPUESTO

CONTROL

Relaciones lógicas entre actividades Restricciones

Descripción. Información relevante

31


61

Procesos de Planificación. Plazo6.1 Definir las actividades

Entradas1.Línea base del

alcance2.Factores


3.Activos de los procesos de la organización

Salidas1.Listado de

actividades2.Atributos de las

actividades3.Listado de hitos

6.2 Establecer la secuencia de las actividadesEntradas

1.Listado de actividades

2.Atributos de las actividades

3.Listado de hitos4.Activos de los


Salidas1.Diagrama de red

del cronograma del proyecto

2.Actualización documentos del proyecto

identificar las acciones específicas a ser realizadas

para elaborar los entregables del proyecto

identificar y documentar las relaciones entre actividades

Descripción, alcance, duración aprox, fechas (inicio/término), costo estimado, relaciones (precedencia, secuencia), recursos, indicadores asoc.

Relaciones lógicas entre actividades (precedencia, adelantos y retrasos, etc.). Restricciones (técnicas, recursos, ambientales)


62

Procesos de Planificación. Plazo6.3 Estimar los recursos de las actividades

Entradas Salidas1.Requisitos de

recursos de las actividades

2.Estructura de desglose de recursos

3.Actualización documentos proy.

6.4 Estimar la duración de las actividadesEntradas

1.Listado de activ.2.Atributos activ.3.Calendario de

recursos4.Factores amb. de

la organización5.Activos procesos

de la organización

Salidas1.Estimación de la

duración de actividades

2.Actualización documentos del proyecto

1.Listado de activ.2.Atributos activ.3.Requer. rec. activ.4.Calendario recursos5.Enunciado alcance6.Factores amb. org.7.Activos procesos de

la organización

estimar el tipo y las cantidades de materiales,

personas, equipos o suministros requeridos para

ejecutar cada actividad

32

Procesos de Planificación. Plazo6.5 Desarrollar el cronograma de actividades

Salidas1.Cronograma del

proyecto2.Línea base del

cronograma3.Datos del

cronograma4.Actualización doc.

Entradas1.Listado de activ.2.Atributos activ.3.Diagrama de red

del cronograma del proyecto

4.Requer. recursos actividades

5.Calendario de recursos

6.Estimación duración activ.

7.Declaración del alcance del proy.

8.Factores amb. de la organización

9.Activos procesos de la organización

analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto


64



cierre


y control

PROCESOS DE PLANIFICACIÓN. COSTOS







5.3 Crear EDT



riesgos




8.1 Plan de calidad



9.1 Plan de RRHH






33


65

Procesos de Planificación. Costos

Desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios

para completar las actividades del proyecto.

7.1 Estimación de Costos

Entradas1.Línea base del

alcance2.Cronograma del

proyecto3.Plan de RRHH4.Registro riesgos5.Factores

ambientales org.6.Activos procesos

de la organización

Salidas1.Estimación de

costos de las actividades

2.Bases para estimación

3.Actualización doc. del proyecto

• Nivel de precisión• Unidades de medida.


66

Procesos de Planificación. Costos

Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo.

Describe cómo serán los gastos en función del tiempo => curva S

• Vinculación con los procedimientos contables de la organización.

• Umbrales de control de costos (s/indicadores)

7.2 Preparación del Presupuesto

Entradas1.Estimación costos

de las actividades2.Bases estimación3.Línea base del

alcance4.Cronograma del

proyecto5.Calendario de

recursos6.Contratos7.Activos procesos

de la organización

Salidas1.Línea base

desempeño costos2.Requisitos

finaciamiento del proyecto

3.Actualización doc. del proyecto

Tiempo

$ ó %

34


67



cierre


y control

PROCESOS DE PLANIFICACIÓN. CALIDAD







5.3 Crear EDT



riesgos




9.1 Plan de RRHH



8.1 Plan de calidad







68

Procesos de Planificación. Calidad

CalidadEs el conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades expresas e implícitas (ISO 9000)

Calidad del Proyecto

Considera a todos los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades para las

cuales fue encargado.

Identificar los estándares de calidad relevantes del proyecto y determinar cómo satisfacerlos.

Plan de calidad del proyecto

Entradas1.Línea base alcance2.Reg. involucrados3.Línea base

desempeño costos4.Línea base

cronograma 5.Registro riesgos6.Factores


de la organización

Salidas1.Plan de Gestión de

Calidad2.Métricas de

calidad3.Lista chequeo

calidad4.Plan de mejora de

procesos5.Actualización doc.

del proyecto

35

69

Procesos de la DP (PMI): Planificación, Calidad

1= CALIDAD OBJETIVO: La calidad de un proyecto está asociada a los objetivos primarios que responden a las necesidades identificadas y validadas, que dan origen al proyecto. Etapa conceptual.

2= CALIDAD DEL PROYECTO: La calidad del proyecto, propiamente dicha, comienza a gestarse en la búsqueda de soluciones, y se materializa en la etapa de ingeniería final o proyecto ejecutivo. Etapa de diseño y desarrollo.

3= CALIDAD DE LA EJECUCIÓN: La calidad de la construcción se materializa en la etapa de ejecución, y es función de la calidad del proyecto pero además de la calidad de la gestión de los involucrados, del administrador del proyecto, de los insumos empleados y los contratistas. Etapa de ejecución.

4= CALIDAD OPERACIONAL: relación entre la aptitud del producto o servicio entregado, y la calidad objetivo fijada en conjunto por los resultados obtenidos de 2 y 3. Etapa de cierre y operación.

CALIDAD TOTAL DEL PROYECTO = 1 + 2 + 3 + 4


70

Componentes del Plan Calidad

1. POLITICA DE CALIDAD

3. DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES EN TORNO A LA

CALIDAD DEL PROYECTO

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA CALIDAD

4. GESTIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA LA CALIDAD

5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

6. PROGRAMA CONTROL DE CALIDAD

7. PROGRAMACION DE ACTIVIDADES PARA LA GESTION DE CALIDAD

8. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

PDC

AACT PLAN

DOCHECK

Actuar Planear

HacerEvaluar

36


71



cierre


y control

PROCESOS DE PLANIFICACIÓN. RRHH







5.3 Crear EDT



riesgos




9.1 Plan de RRHH



8.1 Plan de calidad







72

Procesos de Planificación. RRHH

• Cómo y cuándo se conformará el EqP• Criterios para la mejora de las competencias (formación, recompensas,

reconocimientos, etc.)• Criterios para la mejora de las interacciones (en el EqP y de éste con el resto de la

organización): habilidades, confianza y cohesión • Pautas para la mejora del rendimiento del proyecto

Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación dentro de un proyecto. Comprende el plan para la

dirección de personal

9.1 Desarollar el Plan de RRHH del proyecto

Entradas1.Requerimiento

recursos actividades

2.Factores ambientales org.

3.Activos procesos de la organización

Salidas1.Plan de RRHH

• Estructura organizacional

• Roles y responsabilidades

(quién hace qué, quién

decide qué)

• Matriz Responsabilidades.

37


73

Procesos de Planificación. RRHHRRHH del Proyecto. Planificación organizacional

Definir la estructura organizacional

Incertidumbre

Tecnología

Complejidad

Duración

Tamaño

Importancia

Cliente

Plazo

Localización

Diferenciación

Factores Funcional Matricial Proyecto

Baja

Estandar

Baja

Corta

Pequeño

Baja

Variados

No crítico

Permanente

Baja

Moderada-Alta

Estandar-Compleja

Baja a Media

Media

Pequeño a Mediano

Moderada

Algunos

Moderadamente crítico

Semi-permanente

Baja-Alta

Alta

Nueva

Alta

Larga

Grande

Alta

Uno

Crítico

Ocasional

Media


74

GERENCIA GENERAL

ASESORIAS EXTERNAS

GERENCIA ADMINISTRA-TIVA Y FINANCIERA

GERENCIA DE CALIDAD

GERENCIA DE PROYECTOS

PROVEEDORES

ADMINISTRA-DOR DEL

PROYECTO

JEFE DE OBRA

EVALUADORTECNICO

ENCARGADO DE CALIDAD

ASESORIA LEGAL

MEDIOAMBIENTE

HIGIENE Y SEGURIDAD

DISEÑO

EJECUCION

EQUIPO DETRABAJO

PROYECTO 1

RECURSOS HUMANOS

PROYECTO 2

RRHH del Proyecto. Planificación organizacional

38


75

Matriz de responsabilidades (ejemplos)


76

Competencia\Puesto laboral

Liderazgo E M M E B B

Trabajo en equipo E E E E B B

Toma de decisiones E E E E B M

Planificación y organización E E E E N/A B

Delegación de

Responsabilidades E

M

M E

N/A

N/A

Credibilidad E E E E E E

Iniciativa E E E E B B

Aseguramiento de la calidad E E E E E E

Integridad E E E E E E

Análisis/Evaluación de

problemas E

M

M M

N/A

B

Compromiso E E E E E E

Comunicación E E E E M M

Solución de problemas E E E E B B

Manejo de Software: Project E B B B N/A N/A

Orden E E E E E E

Conocimientos técnicos

/profesionales de acuerdo a rolE M M M B E

Manejo de contingencias E M M E N/A M

Responsabilidad y credibilidad E E E E E E

Construcciones civiles B B E B N/A N/A

Contrataciones M E M M N/A N/A

Agronomía M M M E B B

Referencias:E=Experto; M=Medio; B=Baja; N/A: No Aplica

RRHH del Proyecto

Planificación organizacional

Competencias (ejemplo)

39


77



cierre


y control

PROCESOS DE PLANIFICACIÓN. COMUNICACIONES







5.3 Crear EDT



riesgos




8.1 Plan de calidad



9.1 Plan de RRHH







78

La Gestión de las Comunicaciones del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recogida, distribución,

almacenamiento, recuperación y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.

DATOS INFORMACION

comunicaciones exitosas

Procesos de DP: Planificación - Comunicaciones

hacia arribaGerentes superiores

Project Manager

lateralPares, otros gposorganiz, clientes

hacia abajoSubordinados.

Persoal de la PMO

lateralOtros involucrados

(organizaciones, ONG, etc.)

40


79

Planificación de las comunicacionesDeterminar las necesidades de información y modalidades

de comunicación de los interesados en el proyecto

Procesos de DP: Planificación - Comunicaciones

• quién necesita qué información, • cuándo la necesitará, • cómo será suministrada (distrib.) • por quién debe ser suministrada.

Selección lenguaje y modalidades

del proyecto / del desempeño del proyecto

Entradas1.Reg. involucrados2.Estrategia gestión

involucrados3.Factores


de la organización

Salidas1.Plan de gestión de

comunicaciones2.Actualización doc.

proyecto


80

¿qué?

¿quién?

¿a quién?

¿cuándo?

¿cómo?

41


81



cierre


y control

PROCESOS DE PLANIFICACIÓN. RIESGOS







5.3 Crear EDT



riesgos




8.1 Plan de calidad



9.1 Plan de RRHH







82

Procesos de Planificación - RiesgosEl Riesgo en proyectos es toda condición o evento incierto que, si ocurriera, podría afectar a los objetivos del mismo.

(positiva o negativamente)

El Riesgo en proyectos es toda condición o evento incierto que, si ocurriera, podría afectar a los objetivos del mismo.

(positiva o negativamente)

• ¿Dónde está el/los riesgos del proyecto?

• ¿Cuál es el grado de exposición?

• ¿Cuál es la importancia (probabilidad / impacto) ?

• ¿Qué actividades se deben realizar? ¿En qué momento?

• ¿Quiénes son los responsables?

• ¿Qué alternativas se dispone hacer frente a las incertidumbres?

42


83

Procesos de Planificación - Riesgos

¿En qué momentos del proyecto se administran los riesgos?

• En los estudios previos (prefactibilidad, factibilidad), con una visión macro del proyecto. Considera una identificación y análisis cualitativo de riesgos, y un estudio financiero cuantificado (sensibilidad, Montecarlo)

• Al evaluar el plan del proyecto, a través de un análisis detallado de la EDT, recursos, dependencias, restricciones, cronograma, estructura de costos

• Durante el proceso de gestión del proyecto, en forma continua y acorde a cambios de contexto y de variables asociadas.


84

Componentes principales del Plan de Gestión de Riesgos


IDENTIFICACION DE RIESGOS

ANALISIS DE RIESGOS

RESPUESTA AL RIESGO

MONITOREO Y CONTROL RIESGOS

Entradas1.Enunciado

alcance proyecto2.Plan de gestión de

costos3.Plan de gestión del

cronograma4.Plan gestión de las

comunicaciones5.Factores


de la organización

Salidas1.Plan de gestión del

riesgo

Plan de gestión de riesgosDefine cómo realizar las actividades de gestión de riesgos para un

proyecto

43


85

• Política de riesgo

• Tolerancia al riesgo

• Información

• Antecedentes.

• Análisis de contexto

• Actitud involucrados


Se realiza en forma regular durante todo el proyectoParticipación de distintos niveles organizacionales

Identificación de riesgos

Entradas1.Plan gestión

riesgos2.Estim. costo activ. 3.Estim. duración

activ.4.Línea base alcance 5.Involucrados6.Plan gestión

costos7.Plan gestión

cronograma8.Plan gestión

calidad9.Documentos proy. 10.Factores


de la organización

Salidas1.Registro de

riesgos


86

RIESGOS (según su origen)

Esperables o inducidosDel medio

De peligros o fuerza mayor

Propios de la organización

de mercado

de operaciones

estratégicos

Procesos de DP: Planificación - Riesgos

RIESGOS

Internos Externos

44


87

PROBABILIDAD

de ocurrencia del evento

Objetivos / Variables relevantes / Organización

IMPACTO

sobre los objetivos y variables relevantes

Procesos de DP: Planificación - RiesgosAnalisis de riesgos

Entradas1.Riesgos

identificados2.Plan de gestión de

riesgos3.Enunciado del

alcance del proy.4.Activos procesos

de la organización

Salidas1.Análisis

cualitativo de riesgos

Entradas1.Riesgos

identificados2.Plan de gestión de

riesgos3.Plan de gestión de

costos4.Plan de gestión del

cronograma5.Activos procesos

de la organización

Salidas1.Análisis

cuantitativo de riesgos

Análisis cualitativo Análisis cuantitativo


88

0.10No hay Efecto

No hay efecto

No hay efecto

Imperceptible

0.20Efecto mínimo

Sobrecostomenor 2.5%

Elimina holguras

Muy Bajo

0.40Efecto

pequeñoSobrecosto

del 2.5 al 5%Retraso

menor 5%Bajo

0.60Efecto medioSobrecostodel 5 al 10%

Retraso menor 10%

Medio

0.80Efecto mayorSobrecosto

del 10 al 15%Retraso del 10 al 20%

Alto

0.90InservibleSobrecostomayor 15%

Retraso mayor 20%

Muy Alto

Escala de Impacto

Calidad Desempeño

CostoTiempoImpacto

Procesos de DP: Planificación - RiesgosAnalisis de riesgos. Impacto

45


89

Muyprobable

ProbablePoco

probableImprobable Casi seguro

Despreciable

Pequeño

Moderado

Grande

Muy Grande

muy baja baja baja- media media-baja media

baja baja- media media-baja media

baja- media media-baja media alta

media-baja media altaalta-

extrema

media alta-media altaalta-

extremaextrema

Impacto

alta-media

alta-media

media-alta

Procesos de DP: Planificación - RiesgosAnálisis de Riesgos – Matriz de Riesgos


90

Respuesta al riesgo

Evitar el riesgo

Transferir el riesgo

Mitigar el riesgosolas

o combinadas

Retener el riesgo

Procesos de DP: Planificación - Riesgos

• Evitar los riesgos que puedan ser evitados

• Reducir la probabilidad de ocurrencia de eventos perjudiciales

• Buscar que el impacto adverso sea tan bajo como razonablemente practicable

Entradas1.Registro de

Riesgos 2.Plan de gestión de

riesgos

Salidas1.Actualización

registro de riesgos

2.Decisiones relativas a riesgos en contratos

3.Actualiz. plan gestión riesgo

4.Actualiz. doc. del proy.

46


91



cierre


y control







5.3 Crear EDT



riesgos




9.1 Plan de RRHH



8.1 Plan de calidad






PROCESOS DE PLANIFICACIÓN. ADQUISICIONES


92

Procesos de Planificación. AdquisicionesEl plan describe cómo serán gestionados los procesos de adquisición, desde el desarrollo de la documentación de

adquisición hasta el cierre del contrato.

Implica considerar si es conveniente adquirir, qué y

cuánto adquirir, y cómo y cuándo

hacerlo.

Proyecto minero ( Puna Jujeña)

4300 m snm =>

47


93

Procesos de Planificación. Adquisiciones

Entradas1.Línea base alcance2.Documentación de

requisitos3.Acuerdos para

trabajar en Eq.4.Registro riesgos5.Acuerdos

contractuales 6.Req. recursos

actividades7.Cronograma proy. 8.Estim. costo activ.9.Línea base del

desempeño costo10.Factores


de la organización

Salidas1.Plan de Gestión de

Adquisiciones2.Enunciado del

trabajo relativo a las adquisiciones

3.Decisiones de hacer o comprar

4.Abastecimientos5.Documentos de la

adquisición6.Criterios selección

de proveedores7.Solicitudes de

cambio

12.1 Planificar las AdquisicionesEs el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para

el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores.


94

Procesos de Planificación. AbastecimientosPuede incluir:• Tipos de contratos. Garantías.• Responsables (estimación, evaluación, compras,

negociación, coordinación, decisiones, etc.)• Documentos de la adquisición. Criterios. • Coordinación de las adquisiciones con otros aspectos del

proyecto. • Restricciones y asunciones (supuestos)• Estimación de recursos (actividades y programa)• Det. fechas planificadas en c/contrato. Coordinación

c/cronograma.• Identificación de vendedores seleccionados precalificados• Métricas para gestionar contratos y evaluar vendedores.

48


95

informaciónsuficiente

informaciónadicional

Inicio

InformePreliminar

técnico-operativa económico-financiera

SI

NO

NO

SI

ResultadosEvaluación Desempeño

Asesoría Externa

Selección proveedores

adjudicación

Recolección de Información(Doc.control, NC, AC, AP )

Identificación de potenciales oferentes

Desarrollo de la FIPBase de

Datos

Selección potenciales proveedores

informaciónexterna

Evaluación Proveedores

Emisión orden de compraFormalización contrato

Evaluación de Desempeño

Desarrollo del proceso de suministroSeguimiento y control

Documentos procesoinformes, NC, AC, AP

Envío de informe al proveedor s/evaluación de desempeño

Cierre

RegistroEvaluación Proveedores

RegistroDesempeño Proveedores


96



cierre


y control

GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN


planificación

Realizar aseguramiento

de calidad

Dirigir y gestionar la

dirección del proyecto

Adquirir el equipo de proyecto

Desarrollar el equipo de

proyecto

Distribución de la

información

Efectuar adquisiciones

Dirigir el equipo de proyecto

Gestionar expectativas interesados

49


97

Procesos de EjecuciónDirigir y gestionar la dirección del proyecto

Procesos destinados a realizar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto a fin de cumplir con

las especificaciones del mismo.

Entradas1.Plan de Gestión de

Proyecto2.Requer. cambios

aprobados3.Factores


de la organización

Salidas1.Entregables2.Información

desempeño trabajo

3.Cambios requeridos

4.Actualiz. Plan Gestión Proy.

5.Actualiz. doc. proyecto• coordinar personas y recursos

• cambios + cambios• uso de recursos• uso del presupuesto


98

Procesos de EjecuciónRealizar aseguramiento de calidad

Entradas1.Plan de Gestión

de Proyecto2.Métricas calidad3.Información

desempeño trabajo

4.Medición control de calidad

Salidas1.Act. activos

procesos org.2.Cambios

requeridos3.Actualiz. Plan

Gestión Proy.4.Actualiz. doc.

proyecto

Realizar las actividades planificadas de calidad a fin de

garantizar que el proyecto utilice todos los procesos

necesarios para satisfacer los requisitos de calidad

establecidos.

Adquirir el equipo de proyectoEntradas

1.Plan de Gestión de Proyecto

2.Factores ambientales de la rganización

3.Activos procesos de la org.

Salidas1.Asignación

personal al proyecto

2.Calendarios de recursos

3.Actualiz. Plan Gestión Proy.

• Confirmar los RRHH disponibles

• Formar el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto

50


99

Procesos de EjecuciónDesarrollar el equipo de proyecto

Entradas1.Asignación

personal al proy2.Plan de Gestión

de Proyecto3.Calendario de

adquisiciones

Salidas1.Evaluación

desempeño equipo proy

2.Actualiz. fact. ambientales de la organiz

Mejorar las competencias, lainteracción (miembros equipo)

y el ambiente

Dirigir el equipo de proyectoEntradas

1.Asignación equipo de proy.


3.Desempeño equipo de proy

4.Reportes de desempeño

5.Activos procesos de la org.

Salidas1.Actualiz. fact.

amb. de org2.Act. activos

procesos org3.Cambios

requeridos Actualiz. Plan Gestión Proy.

Realizar seguimiento del desempeño del EqP,

proporcionar retroalimentación, resolver

problemas y gestionar cambios


100

Procesos de EjecuciónDistribuir la información


de Proyecto2.Reporte de

desempeño3.Activos procesos

de la organiz..



Poner la información necesaria a disposición de los

interesados (en tiempo y forma).

Gestionar las expectativas de los interesadosEntradas

1.Involucrados2.Estrat. gestión

involucrados3.Plan de Gestión

de Proyecto4.Registros5.Cambios en

registros6.Activos procesos

de la org.


procesos org2.Cambios


gestión proy. 4.Actualiz. doc

del proyecto

Actitud proactivaComunicación y trabajo en

conjunto con los interesados (para satisfacer necesidades y

abordar problemas)

51


101

Procesos de EjecuciónEfectuar las adquisiciones


de Proyecto 2.Documentación

adquisiciones 3.Criterios selecc.

proveedores 4.Lista vendedores

calificados5.Propuesta de

vendedores6.Documentos del

proyecto7.Decisión de

hacer o comprar8.Acuerdos para

trabajo equipo9.Activos procesos

de la org.

Salidas1.Vendedores

seleccionados2.Adjudicación

contrato3.Calendario de

recursos4.Cambios


gestión proy. 6.Actualiz. doc

del proyecto

Proc. necesarios para formalizar las adquisiciones • analizar ofertas, • seleccionar posibles vendedores, • negociar prestación • adjudicar contratos)


102



cierre

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL


planificación

Verificar el alcance

Controlar el alcance

Controlar el cronograma

Controlar los costos

Controlar de calidad

Informar el rendimiento

Seguimiento y control de riesgos

Administrar las adquisiciones


Supervisar y controlar el trabajo

del proyecto

Control integrado

de cambios

52


103

sobre aquellos elementos con el mayor impacto potencial sobre las variables relevantes del proyecto.

¿cómo hacemos efectivo el seguimiento y control?

• Medir el desempeño de manera sistemática y regular

• Utilizar indicadores de desempeño adecuados (sobre los procesos y variables relevantes)

• Informes específicos, concretos y fundados en evidencia.

• Seguimiento: obtención y análisis de la información sobre el desempeño (de lo planificado) hasta el momento en que se realiza el control (identificar variaciones, proyectar desempeño)

• Control: tomar acciones (en base a la información entregada por el seguimiento), actuando sobre los factores que están produciendo variaciones

Procesos de Seguimiento y Control


104

INDICADORES DE DESEMPEÑO - PROCESOS- - Construcción: avance- Productividad – Rendimientos- Abastecimientos. AdquisicionesDiseño- Nº de cambios en planos vs. Nº de Planos- HH por planoPlanificación y Control- Efectividad Planificación: Nº Activ. programadas y ejecutadas

vs. Nº Actividades Programadas (para un período)- Rendimiento de la Mano de Obra- Rentabilidad Final del Proyecto- Efectividad de SubcontratistasSubcontratos- % del Monto de Subcontratos vs. Monto de Contrato- % de Obra Subcontratos vs. Volumen Total de ObraMáquinas

Eficiencia Uso de Equipos: Horas Máquina Reales / Horas Máquinas presupuestadas

53


105

INDICADORES DE DESEMPEÑO - RESULTADOSPlazo- Desviación de Plazo: Duración Real vs. Presupuestada

- % del Proyecto Retrasado

- Desviación de Plazo por ProyectoCosto- Desv.del Costo: Costo Real vs. Presupuestado

- Desviación del Costo por ProyectoMano de Obra- Eficiencia MO ($): Costo Real MO vs. Costo Presupuestado MOCalidad- Costo Reclamos del Cliente vs. Costo Total del Proyecto

- Nº de reclamosAlcance- Cambio del Monto del Contrato

- Precio de venta del Contrato Final vs. Precio de Contrato Inicial


106

SOLICITUD

Procesos de Seguimiento y Control: Cambios

ANALISIS DE IMPACTOAlcance / Tiempo / Costos

APROBACION DE LA IMPLEMENTACIÓN

ACTUALIZACIÓN DE PLANES

COMUNICACION

IMPLEMENTACIÓN

Cualquier miembro del EqPo interesados

Integrantes del EqP. Responsables de la implementación

Comité de cambiosSponsor

Project Office

A solicitante e involucrados

Equipo de Proyecto

54


107

Procesos de Seguimiento y ControlVerificar el alcance Entradas


2.Requerimientos documentados

3.Matriz rastreabilidad de requisitos

4.Validación entregables

Salidas1.Acesptación

entregables2.Cambios

requeridos3.Actualización

doc del proy.

Es el proceso que considera la aceptación (formal) de los entregables del proyecto

Controlar el alcanceEntradas


2.Inf. desempeño del trabajo

3.Requerimientos documentados

4.Matriz rastreabilidad de requisitos Activos procesos de la org.

Salidas1.Medición

desempeño trabajo

2.Act. activos procesos org.


4.Act. Plan gestión proy

5.Actualización doc del proy.

Es el proceso que considera el seguimiento del estado del

alcance del proy. y del producto, y que gestiona los cambios a la línea base del

alcance• Identificar los cambios en el alcance• Determinar los factores que ocasionan los

cambios• Influir en los factores que producen los cambios• Gestionar los cambios reales.


108

Procesos de Seguimiento y Control. CambiosControl de cambios en el alcance

55


109

Herramientas

• Informe de avance

• Control cambios cronograma.

• Medición rendimiento

• Software de gestión de proyecto.

Control del programa (cronograma)1- determinar el estado actual del cronograma del proyecto, 2- determinar que parte del cronograma ha cambiado3- influir sobre los factores que crean cambios en el

cronograma, 4- gestionar los cambios reales a medida que suceden (como

parte del Control Integrado de Cambios)

Procesos de Seguimiento y Control. Plazos


de Proyecto2.Programa proy.3.Inf. desempeño

trabajo4.Activos procesos

organización

Salidas1.Medición

desempeño trabajo






110

Control de Costos

• Influir sobre los factores que producen cambios en la LBC• Asegurar que los cambios solicitados sean acordados y aprobados.

(registrar, informar cambios aprobados a interesados).

Implica realizar todas aquellas acciones que permitan efectuar un seguimiento y control efectivo de los costos del proyecto, posibilitando influir sobre los factores que crean las variaciones del costo y controlar los cambios en el presup.

Procesos de Seguimiento y Control. Costos


de Proyecto2.Requerimiento

financiación 3.Inf. desempeño

trabajo4.Activos procesos

organización

Salidas1.Medición

desempeño trabajo





• Asegurar que posibles sobrecostosno excedan la financiación autoriz.

• Realizar seguimiento del rendimiento del costo (detectar y entender variaciones respecto LBC)

• Actuar para mantener sobrecostosesperados dentro de límites aceptables.

56


111

Seguimiento y Control Desempeño de las variables relevantes. Valor Ganado

Permite evaluar el desempeño global del proyecto. Integra las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma.

• Valor Planificado (PV): es el valor estimado, de acuerdo al presupuesto acordado, de las tareas que se han previsto realizar en un período de tiempo dado.

• Costo Real (AC):es el total de los costos incurridos para ejecutar las tareas efectivamente realizadas en el período dado.

• Valor Ganado (EV): es el valor, según presupuesto, de todas las tareas efectivamente realizadas durante un período de tiempo (costo, según presupuesto, del trabajo ejecutado)

• Variación del Cronograma: SV=EV-PV Valor ganado (EV) - Valor planificado (PV). Es una medida del desempeño del cronograma en un proyecto

Variación del Costo: CV=EV-ACValor ganado (EV) - Costos reales (AC)Es una medida del desempeño del costo en un proyecto.


112

Control del Proyecto

Tiempo

$ %

Plan de referencia proy. (Programado) (PV)

Valor Ganado (EV)

Costo Real (AC)Desvío Plazo

Desvío Costo

Valor Planificado (PV)

Valor Ganado (EV)

Costo Real (AC)

Variación del Cronograma: SV=EV-PVVariación del Costo: CV=EV-AC

Índice de desempeño del Cronograma: SPI=EV/PV

Índice de desempeño del Costos: CPI=EV/AC

57


113




GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

Cerrar el proyecto o

fase

Cierre de aprovisiona

mientos


114

Procesos de la DP (PMI): Cierre•Cierre Administrativo

–Evaluar desempeño del proyecto (s/cumplimiento de objetivos y comportamiento de variables) (global/por fase)

–Procesar e incorporar información p/futuros proy.–Recabar registros del proyecto –Analizar e incorporar lecciones aprendidas. –Evaluar satisfacción de clientes–Reintegro del RRHH asignado al proyecto–Adquisición y almacenamiento de información relevante


del proyecto2.Entregables

aceptados3.Activos procesos

de la org.

Salidas1.Entrega producto,

servicio o resultado

2.Actualiz activos procesos de la organización

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Procesos de la DP (PMI): Cierre

• Cierre de los aprovisionamientos y contratos– Completar y cerrar todos los contratos (incluyendo

reclamos pendientes)

– Completar todas las actividades vinculadas al cierre administrativo formal del proyecto, verificando el producto del mismo.


del proyecto2.Documentación

adquisiciones

Salidas1.Cierre

adquisiciones2.Actualiz activos



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Conclusiones

�Mayormente el éxito de un proyecto se mide a través del cumplimiento de sus objetivos (vinculados generalmente al costo, el plazo y la calidad). Por eso la gestión integral de proyectos constituye una alternativa válida y sustentable para la gestión efectiva de los mismos, proporcionando mayor competitividad y rentabilidad a las organizaciones que la aplican.

�La metodología propuesta permite adaptarse a cualquier tipo de proyecto, independientemente de sus características y fase de desarrollo en que se encuentre.

59


117

Conclusiones�Posibilita una visión integral del proyecto, y su

integración con las demás actividades de la organización, promoviendo el orden, la optimización de recursos, la potenciación del RRHH y la satisfacción de todos los involucrados.

�Integra las variables relevantes del proyecto. �La gestión proactiva propuesta, basada en el

enfoque de procesos, debe estar respaldada por equipos multidisciplinarios conformados por profesionales capacitados en los procesos centrales asociados a las variables relevantes del proyecto.


118

Bibliografía• Una Guía a los Fundamentos de la Administración de Proyectos.

PMBOK® Guide Project Management Institute (PMI®). 2008• Guido Lavalle-Gadze-Wehbe. Fundamentos de la Dirección de

Proyectos. 2006• Campero-Alarcón. Administración de Proyectos Civiles.

Ediciones Universidad Católica de Chile. 2003.• Jack Gido-James P. Clements. Administración exitosa de

proyectos. 2º Edición. Editorial Thomson. 2006• Ted Klastorin. Administración de Proyectos. 1º Edición.

Editorial Alfaomega. 2005 • Angel Diaz Martin. El arte de dirigir proyectos. 2° Edición

Editorial Alfaomega. 2007• J. Moreno y col. Guía de Operación de Administración de

Proyectos. Fac. de Ingeniería. 1999.

01 fundamentos adm proyectos

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