ADMINISTRACION Y RECUPERACION DE LA CARTERA DE CREDITOS

POR: HERNANDO PIRAGAUTA PLAZAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJEYOPAL CASANAREFEBRERO DE 2014ADMINISTRACION Y RECUPERACION DE LA CARTERA DE CREDITOS

SEMANA 3: LA RECUPERACION ACTIVIDAD GENERADORA DE LIQUIDEZ, NUEVOS NEGOCIOS Y DE INGRESOS

POR: HERNANDO PIRAGAUTA PLAZASCODIGO: 74754889

TUTOR: Dra. AURA NELLY LOPEZ ARANGUREN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJEYOPAL CASANAREFEBRERO DE 2014CONTENIDO

INTRODUCCIONSEMANA TRES (3): LA RECUPERACION ACTIVIDAD GENERADORA DE LIQUIDEZ, NUEVOS NEGOCIOS Y DE INGRESOS...4ACTIVIDADES SEMANA TRES (3)..4

1. SINTESIS SOBRE EL PROCESOS DE COBRANZA...42. MAPA CONCEPTUAL SOBRE MATERIALES DE APOYO: COMUNICACIN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACION3. PROGRAMA DE COBRANZA

LA RECUPERACION ACTIVIDAD GENERADORA DE LIQUIDEZ, NUEVOS NEGOCIOS Y DE INGRESOS

La recuperacin de la cartera es una actividad muy importante en cualquier organizacin ya es la que permite que esta contine en el mercado ofreciendo sus servicios a los clientes y personas interesadas; es por eso que este es un tema de mucha responsabilidad y que es delegado a personas debidamente capacitadas y entrenadas para este fin.

La cartera es sin duda, as como la colocacin, uno de los pilares de la organizacin sin su recuperacin ninguna organizacin se mantendra funcionando, pues, son los recursos con que cuenta la misma para funcionar y de la adecuada y oportuna recuperacin depende que se pueda expandir, actualizar, etc., la empresa y sus integrantes.

Este proceso de cobranza debe estar enmarcado en una poltica institucional coherente y ajustada a las necesidades de la empresa. Es as que deben plantearse objetivos alcanzables y metas realizables, as como tener una direccin lo suficientemente autnoma para hacer frente a cada obligacin.

LA RECUPERACION ACTIVIDAD GENERADORA DE LIQUIDEZ, NUEVOS NEGOCIOS Y DE INGRESOS

1. SINTESIS SOBRE EL PROCESO DE COBRANZA

Son las acciones que se toman y las actividades que se realizan para recuperar la cartera en los plazos pactados, donde de la gestin realizada se pueden obtener nuevas ventas y negocios que nos garanticen la sostenibilidad y continuidad en el negocio y en el mercado. Durante este proceso es muy importante tener en cuenta que: A) El crdito no es un favor que se hace, sino, un servicio que se est vendiendo, es un servicio del cual la empresa debe obtener algn beneficio para as aumentar sus ventas y utilidades; B) Todo cliente puede cambiar, esto implica que se debe cuidar a aquellos clientes buenos, a travs de acciones que demuestren nuestro inters en mantenerlos.

Por otro lado, este proceso debe estar acompaado de polticas claras, coherentes y ajustadas a las necesidades de la empresa y sobre todo adecuada para atraer clientes, quienes al fin y al cabo son la razn de ser de la organizacin. Dentro de las caractersticas de una buena poltica de crdito y cobranza en una organizacin tenemos: 1) Contar con normas y procedimientos eficaces y acordes a las circunstancias sociales y polticas de la regin donde se encuentre la empresa, teniendo en cuenta aspectos como, sector empresarial, la competencia, etc., 2) Hacer una adecuada colocacin y otorga miento del crdito para de esta forma mitigar y disminuir la necesidad buscar formas y medios para recuperar las cuentas, 3) Si la empresa cuenta con una poltica de crdito suave debe aplicarse una poltica de cobranza estricta y exigente.

Estos son algunos aspectos que se deben aplicar para mantener el equilibrio entre las diferentes operaciones y actividades realizadas por la organizacin, y adems, deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros que permitan determinar qu y qu momento tomar una determinacin. Sin embargo, en determinados casos abra que romper relacione comerciales con algunos clientes por diversas razones, algunas de estas pueden ser: 1) cuando nuestro cliente incurra en mora, 2) Cuando al cliente se le notifica sobre el estado de su cuenta y por algn motivo este hace caso omiso a las mismas, entre otras; pero cabe destacar que esto est sujeto a discrecin de la gerencia de crdito y de acuerdo a las polticas de la empresa.

1.1. NORMAS DE COBRANZA

Estas estas soportadas en la poltica institucional de la empresa y buscan dar un adecuado manejo a cada cuenta por cobrar, algunas son:

Determinar el monto mnimo de los documentos de cobranza para evitar hacer esfuerzos en cuentas que no generaran ninguna utilidad para la organizacin, luego de saldadas. Documentar de acuerdo a las formalidades legales, esto con el fin de poder ejercer mayor presin en el momento de la cobranza, para as obtener un mayor compromiso de parte del cliente. No abandonar nuestro objetivo es algo importante ya que de l depende que la organizacin obtenga los beneficios y el crecimiento esperado. Dar a conocer a nuestro cliente las ventajas y desventajas del cobro jurdico y dems mtodos legales. Estas son algunas normas de cobranza utilizadas para poder hacer efectivo el pago de cuentas de dudoso recaudo.

1.2. PROCESO DE COBRANZA

El proceso de cobranza hace relacin a las actividades que se deben desarrollar para obtener el mayor nmero de cuentas recuperadas en un tiempo determinado, esto con el fin de evitar prdidas de liquidez de la empresa, prdida de clientes, etc. Dentro de las acciones y las actividades que se deben realizar tenemos:

PLANEACION: Esta no es solo la primera accin que se debe tener en cuenta sino que es una de las ms importantes ya que en ella se realizan actividades tales como: Solicitud de productos, organizacin de la informacin, definicin de las metas, programacin de contactos y definir planes de accin. Este es el filtro para clientes nuevos y de este filtro depende el xito de la recuperacin de los productos entregados. ORGANIZACIN: En esta etapa se puede hacer una depuracin de operaciones con calificaciones excelentes, buenas, regulares, malas y castigadas, a travs de actividades como: listado de cartera, circular de notificaciones, seguimiento cercano, recordatorios a los clientes, listado de beneficios. Estas son actividades que nos permiten determinar que clientes son buenos, regulares, malos y dems nos permiten tener un panorama claro sobre la situacin de nuestra cartera. ENCUENTRO: En esta etapa ya se han creado bases de datos claras sobre clientes en mora, montos, tiempo de la obligacin, etc., lo cual nos permite llevar a cabo un trabajo ms minucioso y acertado, adems de que podemos ver clientes especficos, dentro de las actividades que se pueden realizar en este punto son: diagnostico a cada obligacin, anlisis de razones del no pago, estudio de alternativas de pago, comunicacin de decisiones por parte de la empresa, motivacin ala cliente y exigencias para que se ponga al da, y registro de resultados de las acciones desarrolladas. Podramos decir que esta es la antesala para hacer presin a travs de cobros jurdicos. COMUNICACIONES: Esta accin es tomada cuando ya se ha determinado que la obligacin debe pasar a otra instancia para su respectivo cobro, y se hacen actividades tales como: registro de las decisiones tomadas y comunicacin a las reas afectadas, lo anterior para su respectivo proceso, y por ultimo tenemos, ACCIONES LEGALES: Este punto es el ltimo que se debe experimentar pero en ocasiones ocurre, es donde el rea encargada es la parte jurdica, algunas acciones que podemos hacer son: envo oportuno de notificaciones y cartas, seguimiento ms cercano, y tomar las medidas legales y judiciales necesarias para la recuperacin de esta obligacin.

Adems de acciones como las mencionadas anteriormente se debe tener presente que la persona encargado de esta labor debe estar capacitado y preparado para que pueda cumplir su misin de la mejor forma posible, por otro lado debe conocer la empresa para la cual labora en todos sus aspectos para asi poder ofrecer facilidades y oportunidades para que cada cuenta sea recuperada en su totalidad y sin la necesidad de llegar a las instancias jurdicas, pues en este punto se incurre en mayores gastos financieros, fsicos, logsticos, etc., por parte de nuestra organizacin.

2. MAPA CONCEPTUAL SOBRE COMUNICACIN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACION

MAPA N 1: COMUNICACIN EFECTIVAMANEJO DE CONFLICTOSMANEJANDO TECNICAS COMOCOMUNICACIN EFECTIVA

HSirve paraHaciendo Uso de Tcnicas ComoAyudar a controlar las inconformidades y los conflictos entendiendo el pensamiento del interlocutor, responsabilizndonos de nuestras emociones y usando la raznTomar accin sobre nuestras emocionesUsando la razn antes que las emocionesNo generalizar pues cada persona es un mundo diferenteNo descalificarUsar el dialogoCuestionar lo modificableSe fundamenta en las relaciones interpersonales aplicando las tcnicas de comunicacin para un mejor manejo de las conversaciones

MAPA N 2. HABILIDADES DE NEGOCIACIONSon tcticas y/o tcnicas usadas principalmente para la recuperacin de la cartera y estas estn bsicamente determinadas por la habilidad de cada persona

LA NEGOCIACIONEs la bsqueda, creacin y definicin de opciones que satisfagan los intereses de dos o ms partes de tal forma que se mantengan las relaciones comercialesSe Utiliza en

HABILIDADES DE NEGOCIACION

Para obtener

1. Maximizar los beneficios2. Minimizar las perdidas3. Mantener buenas relaciones comerciales4. Obtener beneficios a travs de las operacionesAlgunos de ellos sonEL LOGRO DE OBJETIVOS

3. PROGRAMA DE COBRANZA: Para que la cobranza de las obligaciones atrasadas sea efectiva se debe contar con un plan, una serie pasos que se deben seguir para lograr recuperar estas operaciones, en el cual lo que se busca es educar al cliente para que se haga efectivo el pago oportunamente y en los plazos pactados. Este proceso debe ser considerado como una de las ms importantes operaciones de una entidad crediticia, pues evita perdidas desmesuradas y aumenta la rentabilidad de la cartera.TABLA N 1. PROGRAMA DE CARTERANOMBRE DEUDORACTIVIDADVENCIMIENTOVALOR

Patricia LesmesConstructor02 01 0845.000.000

Jos ArizaComerciante08 01 0828.000.000

Carlos LondooComerciante15 01 0890.000.000

Jos LenIndependiente01 02 0817.000.000

Fernando LpezComerciante02 02 085.000.000

Armando CasasEmpleado13 02 0815.000.000

Hugo CamargoComerciante20 02 0832.000.000

Armando RestrepoEmpleado25 02 088.000.000

Carlos RestrepoComerciante03 03 0810.000.000

Leonardo TovarIndustrial04 03 0825.000.000

Hugo PrezComerciante18 03 0810.000.000

Isabel AristizabalEmpleada18 03 083.000.000

Para la realizacin de este programa de cartera, lo primero que he realizado es organizar los crditos de acuerdo a las fechas de vencimiento segn los datos suministrados, para as iniciar una buena gestin de cobranza empezando por las obligaciones con ms tiempo en mora. Para el desarrollo se aplicaran las siguientes estrategias de cobranza.3.1. Estrategia de cobranza

Se iniciara haciendo llamadas telefnicas y dejando alertas sobre el estado de la obligacin a los deudores y codeudores, esto para aquellas obligaciones con menos de 10 das de mora. Lo anterior debido a que son montos altos y las cuotas se incrementan debido a los intereses de mora. Para aquellas cuentas de entre 10 y 20 das de mora se les dar el mismo trato de las anteriores pero adems se les har llegar notificacin escrita informndolos sobre el estado de la cuenta; donde se especifique monto adeudado a la fecha, fecha de prximo pago y valor a cancelar, beneficios si los pagos se hacen oportunamente o por el contrario sobrecostos si no se hace a tiempo el pago. Esta notificacin se har llegar tanto al deudor como al codeudor para los casos que aplique; as mismo, se enviaran los extractos al correo electrnico. Suspensin de beneficios para clientes morosos hasta tanto no se coloquen al da con las cuentas. Castigo de crditos vencidos. Se har un reporte ante las centrales de riesgo a aquellos clientes que no han cumplido con las obligaciones hace ms de 30 das y a los cuales ya se les ha aplicado las anteriores anotaciones. Asignacin de cartera a agencias externas. Para las cuentas con mora a ms de 45 das se les dar manejo a travs de agencias externas especializadas en la cobranza de las mismas y con las cuales se tiene convenios. Hacer convenios con varias agencias externas para que se encarguen de aquellas cuentas de difcil manejo y/o que ha sido imposible la ubicacin de los deudores.

3.2. Cobranza de la cartera morosa: A travs de las agencias externas se har saber que el costo de la deuda ha aumentado de acuerdo a la severidad de los costos adicionales que esto implica. Hacerle ver l cliente que la cuenta va creciendo pero al mismo tiempo que se cuenta con disposicin para que se coloque al da con su deuda.

3.3. Labores del departamento de cobranza: Se establecern prioridades para aquellas cuentas de mora mayor (ms de 30 das) y para aquellos crditos de montos altos y prximos a cumplirse la fecha de pago. Lo anterior teniendo en cuenta que los recursos con que cuenta son limitados y la cartera extensa. Se har una seleccin de la siguiente manera: A) crditos en mora de ms de 30 das y montos altos ya que si no los ejercemos presin nos deterioran la cartera. B) Crditos de ms de 60 das en mora y montos bajos y medios se les dar inicio de cobro a travs de los abogados de la entidad financiera. C) Crditos con ms de 90 das en mora se enviaran a las casas de cobranza especializadas.

3.4. Control de crditos vencidos y en mora: Se har uso de herramientas y sistemas automatizados que nos informen sobre el estado de estos crditos. Este sistema nos permitir identificar promesas incumplidas de pago, edad de los crditos entre otras opciones.

3.5. Manejo de agencias externas: Se establecern convenios con agencias externas especializadas en cobranzas para aquellos crditos de difcil cobranza y montos importantes. As mismo se facultara a estas entidades para que renegocien los intereses sobre cuentas atrasadas, condonaciones a capital y a intereses, entre otras.