257_ES.Relaciones pblicas eficaces

8/4/2019 257_ES.Relaciones pblicas eficaces

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relacionespblicas

efcacesgua para los clubes rotarios


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La prctica de las relaciones pblicas varasegn los pases y regiones. Pero ms allde las dierencias culturales entre los pa-ses, los clubes rotarios del mundo enterotienen un pblico con el que deben comu-

nicarse: los medios de comunicacin, losuncionarios del gobierno local, la comuni-dad empresarial, las organizaciones cvicasy sus dirigentes, los candidatos que llenenlos requisitos de aliacin y los benecia-rios de los proyectos de servicio de Rotary.Elaborar un mensaje y encontrar el canal

adecuado para transmitirlo son parte delas actividades de relaciones pblicas.

Componentes de lasrelaciones pblicasPara comprender lo que implican las relaciones pblicas,ser til tratar sus componentes por separado.

El mundo de las noticiasEstilo de redaccin en las relaciones pblicasRelaciones con los medios de diusinRelaciones externasMedios de diusin no tradicionales

La presente gua le ayudar a preparar y utilizar materiales ymtodos de relaciones pblicas tradicionales y no tradicio-nales, colaborar con los representantes de los medios decomunicacin, establecer y mantener vnculos de coopera-cin con las organizaciones no rotarias, y evaluar la ecaciade la labor de relaciones pblicas del club.


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Una de las deniciones de noticia es: unhecho extraordinario que le sucede a gentecomn, o un hecho comn que le ocurre a

gente extraordinaria. Para que ese hechose convierta en noticia, muchas perso-nas toman en consideracin los siguienteselementos:

Inmediatez. El actor tiempo, oinmediatez, es importante si desea quesu relato sea diundido en los mediosde comunicacin. Palabras como hoy,ayer, en horas de la maana, maana,

etc., son ejemplos del uso del actortiempo. Inormar sobre un hecho osuceso que acaba de ocurrir o que esta punto de ocurrir es esencial para quetal hecho se convierta en noticia.

Proximidad o cercana. Si la historiaocurri o est a punto de ocurrir uerade su comunidad, ciudad, provincia opas, mostrara el mismo grado deinters en leerla? Con esta sencilla

pregunta, podr determinar si su relatoo historia resultar interesante paralos medios de diusin. Generalmente,los peridicos y otras uentes inor-mativas se centran en noticias localeso regionales. La noticia tendr mayorprobabilidad de ser diundida cuantoms local sea.

Prominencia. Incluye su relato inor-macin sobre guras o uncionariospblicos, gente de renombre o quedespierta curiosidad? En trminos ge-nerales, tales personas son generadorasde noticias. A n de que el visitante uorador de su club sea considerado unapersona generadora de noticias, debercaptar la atencin del lector por sureputacin o por el tema que analiza.

Singularidad. En muchos pases, los

hechos inusuales o imprevistos sonconsiderados noticia. Por ejemplo, si su

club hubiera implementado, en la co-munidad o en otra parte del mundo, unproyecto de caractersticas inusuales

o considerado imposible de realizar,o si uno de los socios hubiera prestadoun servicio excepcional, utilice estoselementos para crear una noticia.

Conicto. Lamentablemente, las situa-ciones de conficto generan titularesen todo el mundo. Diunda activamentela labor que realiza el club con mirasa promover la comprensin y la pazmundial. Por ejemplo, enve un artculoa la seccin Cartas de los lectoresen respuesta a una nota sobre un con-ficto blico.

Contenido emocional. A menudollamados relatos de inters humano,los artculos que apelan a la simpatau otras respuestas emocionales dellector constituyen excelentes noticias.Tiene su club un relato emocionante

que capturar el inters del pblico yel de los socios del club?

Repercusin. A n de que un artculoponga de relieve las consecuencias, elcontenido debe revestir importanciapara un vasto nmero de lectores.Aecta dicho contenido la vida deotras personas? Procure concentrar-se en los esuerzos y las reaccionesde una o dos personas para hacer lanoticia lo ms humana posible. Diundalas actividades del club relacionadascon la erradicacin de la polio, el aguapotable, la conservacin del medioambiente y otros temas de importanciaundamental, a n de demostrar que siRotary no participara activamente entales actividades, podra haber repercu-siones negativas.

Qu constituye una noticia?


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Estilo deredaccin enlas relacionespblicasLa capacidad de escribir de manera com-prensible, lgica y sucinta es vital en el cam-po de las relaciones pblicas. El propsitode los comunicados o artculos de relacio-nes pblicas es captar la atencin del lector.En la mayora de los comunicados de prensay otras comunicaciones para los medios dediusin se utiliza el estilo de pirmide inver-tida, con la inormacin ms importante y

relevante al principio, y a continuacin losdatos menos importantes en orden descen-dente.

Cmo redactar un comunicadode prensaEl titular y el primer prrao son las partesms importantes del comunicado de prensa.Utilice un estilo convincente para atrapar laatencin del jee de redaccin o reportero.

Para los titulares, que deben ser breves yconcisos, utilice verbos en voz activa.

El comunicado deber contener unargumento bien pensado que sirva degancho o persuasin para que losmedios periodsticos diundan el men-saje. El gancho aportar la direccinque debe seguir el resto del mensaje.

En el comunicado, dena a Rotary

como una red mundial de voluntariosal servicio de la comunidad.

Determine quin ser la persona decontacto con los medios y coloqueen la esquina superior izquierda elnombre, nmero de telono y correoelectrnico de dicha persona. Habrmayores probabilidades de que el di-rector o periodista establezca contactosi tiene a mano los datos para hacerlo.

Incluya tambin la direccin electrnicade su club o distrito si la pgina web semantiene actualizada.

Primer prrao

En el primer prrao del comunicado, incluyala respuesta a las siguientes cinco preguntas:

Quin o quines? El enoque principalde su relato la persona o el grupode personas que constituye el elemen-to esencial de la crnica.Qu? El evento o proyecto que imple-menta el club.

Primer prrao

Inormacin ms importante

Prraos adicionales

Contexto

La experiencia indica que losclubes han tenido muchsimo xitoal diundir los siguientes tipos derelatos:

Voluntarios que prestan serviciosexcepcionales

Interaccin de personas de pasesdesarrollados y en vas de desarrollo

Proyectos locales de Rotary o deLa Fundacin Rotaria

Participantes en programas deintercambio o de estudios internacio-nales (estudiantes de Intercambio deJvenes, Becarios de Rotary pro PazMundial, Becarios de Buena Voluntado miembros de equipos de Intercam-bio de Grupos de Estudio)

Crnicas de contenido humano sobrepersonas que se benefciaron con lalabor de servicio de Rotary

Actividades de PolioPlus, especial-mente en regiones polioendmicas


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Dnde? La ubicacin especca delevento, incluida la direccin.Cundo? Si es un evento, el da, echay hora; si es una persona, la hora enque estar presente.

Por qu?

El motivo por el cual estesuceso o persona es signicativo parael pblico en general.

Prraos adicionales

En las rases siguientes describa los detallesdel evento o cmo la persona en cuestinlogr algo extraordinario.

Mantenga la concisin. Las opiniones delos uncionarios del club, beneciariosdel proyecto o de la persona motivo delcomunicado deber incluirlas en orma decita. Decida cul es la inormacin necesaria,concntrese en uno o dos puntos clave ylimite el comunicado a una pgina.

Si enviar el comunicado a una emisora detelevisin, considere los aspectos audiovi-suales. Sugiera la posibilidad de rodar unvideo de un evento poco comn, escenascoloridas, nios sonrientes o personalidadesconocidas.

Su autopromocin como expertoLos periodistas siempre buscan incluir laopinin de los expertos en sus reportajes.Enve una carta a un reportero especcosugiriendo una idea para el desarrollo de

un reportaje y orezca su colaboracin.Explique las razones por las que usted uotro socio del club se considera expertoen un tema especco, como alabetizacin,agua potable, erradicacin de la pobrezamundial, proteccin del medio ambiente oresolucin de confictos blicos. Incluya losnombres de las personas disponibles paraentrevistas, o brindar inormacin sobre unproyecto y puntos de vista relacionados conel tema. Tanto como sea posible, redctelaespecialmente para el periodista y el mediode comunicacin al que va dirigida. Tenga encuenta estas sugerencias:

Resuma la inormacin undamental enuna pgina.Explique por qu el artculo interesara los lectores.Puntualice el alcance y la importancia

del proyecto o eventoSuministre algunos detalles intere-santes.

Una buena otograa vale msque 1.000 palabrasLas otos aumentan el inters del rela-to y aaden atractivo al comunicado,motivo por el cual deben ormar parte

esencial de todo plan de relacionespblicas. Tenga en cuenta las siguien-tes sugerencias para obtener excelen-te material otogrfco:

Planifque con tiempo. Determine qumensaje desea transmitir y dispongael modo de plasmarlo en una oto.

Recurra a los servicios de un otgra-o proesional o utilice una cmara

digital de alta calidad.Tome imgenes en las que se vea alos protagonistas en accin. Resultanms interesantes las imgenes enque se muestre a los participantesen actividad (no se limite a retratargente, rente a la cmara, dndosela mano). Una otograa creativa ydinmica podra constituirse en actordecisivo para que el editor o jee de la

sala de redaccin publique el artculo.Tenga presente la echa de cierre delperidico. Enve otos actuales conbastante anticipacin a las echasde cierre. Cercirese de incluir unpie de oto que describa la escena ycontenga los nombres correctos delas personas que aparecen en ella.Utilice el quin, qu, dnde, cundo ypor qu para redactar el pie de oto.

Descargue otos actuales de los un-cionarios de RI en de www.rotary.org.


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Orezca, cuando sea posible, alternati-vas para enocar la noticia.Describa posibles oportunidades deobtener o sacar otograas.

Carta al director o jeede la sala de redaccinLa pgina editorial es una de las seccionesms ledas de un peridico y, por lo tanto, sucarta puede llegar a muchas personas. Tengaen cuenta los siguientes puntos cuandoescriba una carta al director.

Cubra un solo punto (o dos comomximo), y exprselo con claridad,

idealmente en la primera oracin.La carta debe ser de actualidad. Si nose reere a un artculo, carta o edito-rial especco publicado recientemente,relacione su comentario con un eventoreciente.

Conozca el perl de los lectores y lapostura editorial del peridico al quese dirige. Reute o apoye armaciones

especcas, o comente hechos perti-nentes ignorados, pero evite atacar enorma directa a los medios de diusinen general o al peridico en particular.

Verique los requisitos para la publica-cin de cartas estipuladas por el peri-dico al que se dirige, los cuales varanen cuanto a extensin y ormato segnel peridico. (En general, unos dosprraos breves es lo ideal.) Recuerde

incluir su nombre completo, cargo (sicorresponde), direccin electrnicay postal, y nmero de trabajo de suocina.

Seccin Carta de los lectoresLa seccin Carta de los lectores es elespacio donde el peridico incluye las opi-niones individuales de los lectores y, en ge-

neral, para esta seccin se destina la pgina

opuesta al editorial (op-ed). Al redactar elartculo para dicha seccin, considere culestemas revisten importancia para la comuni-dad. El contenido deber:

Plantear un punto de vista

Inducir a la refexin

Estimular el debate

Lea otros artculos publicados en dicha sec-cin antes de remitir el suyo, el cual deberredactarse de manera concisa y clara.

Hoja inormativaLa hoja inormativa contiene detalles sobrelos programas de Rotary, a n de que los

periodistas posean inormacin exacta a lacual puedan reerirse al redactar el artculo.Podr descargar modelos de hojas inorma-tivas en la seccin Relaciones Pblicas deRI: www.rotary.org.

Juego de materiales paralos medios de diusinEn ciertas ocasiones, la inormacin brinda-

da a los reporteros en un comunicado deprensa no es suciente, especialmente en loque se reere a eventos especiales.

El juego de materiales para los medios dediusin es una carpeta con bolsillos, pree-rentemente con el emblema de Rotary, quecontiene inormacin general sobre el club ysobre Rotary, as como materiales especial-mente adaptados para el evento.

El juego de materiales para los medios dediusin deber contener:

Un olleto u hoja inormativa sobreel club.Una hoja inormativa o comunicadode prensa sobre el proyecto o evento.Una hoja inormativa sobre el pro-grama de Rotary relacionado con elevento.


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Redaccin de comunicados

de prensa Estudio de caso

Rotary responde a los medios sobre

los brotes de polio en EE.UU.

En 2005, los uncionarios de saludpblica de EE.UU. se sorprendieronal descubrir que cinco nios de unacomunidad amish en Minnesota habancontrado el virus de la polio, de lacual no se haban reportado casos enEE.UU. durante 26 aos. En respuesta alartculo que sobre dicho brote publicel diario The Washington Post, RI incluy

un modelo de carta al editor en elboletn PR Tips, recalcando que ningnnio estar a salvo de contraer el virusde la polio hasta que no se erradiquedicha enermedad en el mbito mun-dial. Contenido de la carta al editor:

Los rotarios de todo el mundo estnconsagrados a inmunizar a todos losnios y desde 1985 han establecidola erradicacin de la polio como sumxima prioridad. En colaboracin conla Organizacin Mundial de la Salud, losCentros de EE.UU. para el Control yla Prevencin de Enermedades,y elUNICEF, Rotary ha inmunzdo a ms de2.000 millones de nios en 122 pases.

La Divisin de Relaciones Pblicasde RI tambin prepar un artculo deopinin al respecto y lo envi a los

gobernadores de distrito y presidentesde club, exhortndolos a remitir dichoartculo a la prensa escrita local. Deesta manera, se logr la publicacin dediversas cartas y artculos de opinin,y se escuch la opinin de numerosasvoces rotarias en todo el mundo.

Relacionescon los mediosde diusinAs como los abricantes promueven susproductos, los rotarios deben promoversu mensaje entre los medios de diusin.La comprensin del uncionamiento de losmedios de diusin lo ayudar a convertirseen un promotor exitoso.

Caracterizacin del mercado

al que se dirigen los mediosAntes de remitir noticias a un periodista esmenester conocer los destinatarios. Lea losperidicos y vea dierentes programas detelevisin, para saber qu tipo de columnaso programas podran aceptar un artculo ocomunicado de Rotary. Invite a un periodis-ta local a dar una charla en el club, a n deque explique las pautas para trabajar conla prensa. Esta charla brindar a los socios

la oportunidad de conocer al reportero yentender mejor el proceso inormativo.

Determine los medios de diusin msindicados. Entre stos se sugieren los pe-ridicos y las emisoras de radio, televisiny cable regionales, locales o nacionales, ylos medios de comunicacin especializadosque cubren temas concretos, tales como laeducacin o la salud.

Creacin de una lista delos medios de diusinUna vez determinados los medios de diu-sin prepare una lista con el nombre, nme-ro de telono y ax, y direccin electrnicade los periodistas y directores de peridi-cos o de noticiarios radiales y televisivos aquienes podra interesar la noticia que usted

desea diundir. Los peridicos y emisoras ra-diales y televisivas nacionales generalmentetienen departamentos o reporteros que seespecializan en determinados temas, como


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noticias empresariales, eventos sociales, me-dicina, calendarios de actividades o educa-cin, entre otros. Al reportero de nanzaspodra interesarle un artculo en el que sedestaque que el club rotario organiz una

jornada de charlas para estudiantes, a cargode proesionales de Ciencias Econmicaso Administracin de Empresas. Por otraparte, el encargado de la seccin Educa-cin preerir entrevistar a un estudiantede Intercambio de Jvenes o un Becario deBuena Voluntad.

Contacto con los mediosde diusinLas noticias pueden transmitirse a losmedios de comunicacin de diversas mane-ras. Sea cual uere la orma que usted elija,sea tenaz, convincente y cordial, y no presio-ne a la gente. El medio ms ecaz dependerde la preerencia del reportero al que se leenva el comunicado:

Correo electrnico. La mayora delos periodistas utilizan el correo elec-

trnico y valoran el tiempo que estemedio ahorra para descubrir noticiasde inters. Del mismo modo que conel ttulo de un artculo, piense deteni-damente lo que escribir en Asuntoo Reerencia, ya que puede ser lo quedetermine que su mensaje electrnicosea ledo o borrado de inmediato.

Telono. Muchos directores de peri-

dicos o revistas preeren recibir unabreve resea telenica (menos de dosminutos) de la noticia, con los motivospor los cuales sera de inters para elpblico. Despus le comunicarn si lesinteresa el asunto o si necesitan msmaterial inormativo.

Fax. Utilice este rpido y econmicomedio para transmitir datos que unreportero le hubiera pedido, o bien

para enviar inormacin cuya diusintiene que realizarse en el momen-to oportuno. Los reporteros, en sumayora, preeren que se evite el envo

de axes no solicitados. Un buen titularde portada resea los elementos msimportantes de la noticia (quin, qu,cundo, dnde y por qu), y a me-nudo resalta la echa, el horario y el

lugar a n de captar la atencin de losreporteros o jees de sala de redaccin,quienes a menudo no disponen detiempo para leer todo el artculo.

Breves sugerencias

Familiarizarse con las publicacioneso noticiarios de televisin donde

deseara que su mensaje se publiqueo transmita.

Actualizar la lista de los medios decomunicacin. Enviar el material deorma personalizada, tanto como seaposible.

Ponerse en contacto con los mediosde diusin solamente cuando secuente con noticias de valor periods-tico.

Abstenerse de llamar a los reporterosen las horas previas al cierre de laedicin, siendo las horas de la maa-na las ms convenientes.

Conocer el tema en detalle y anticiparlas posibles preguntas.

Enviar la inormacin correspondientelo ms pronto posible despus dehaberse puesto en contacto con la

prensa.Ponerse a disposicin de los periodis-tas. Responder las llamadas en casode que necesiten ms inormacin overifcar la precisin de un aconteci-miento.

Respetar la echa de cierre a la quedeben atenerse los reporteros.

Cuando se enve inormacin a la

prensa, asegurarse de que los sociosdel club estn notifcados con antici-pacin.


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Correo postal. Utilice el correo paraenviar cartas de una pgina de exten-sin que contengan sus ideas o materialde apoyo reerentes a noticias cuya diu-sin no tenga un plazo inmediato.

Carta personalizada. Este tipo decarta (que tambin puede enviarse conun comunicado de prensa) sirve pararesaltar un elemento especco, o suge-rir ideas para un reportaje o artculo, oindicar los nombres de las personas queel reportero puede entrevistar. Adems,una carta personalizada muestra queusted dedic tiempo a investigar qutemas podran resultar de inters para

el reportero en cuestin.Juego de materiales inormativospara los medios de comunicacin.Recurso ecaz que podr utilizar cuan-do usted desee diundir varias noticias oeventos relacionados entre s, por ejem-plo, una serie de oradores invitados quedarn charlas durante todo el mes enel club. Adems de la hoja inormativa

y el comunicado de prensa, el juego demateriales puede contener otograas(con los pies de otos), un calendario deeventos y datos biogrcos concisos delos rotarios que participan en la activi-dad o evento.

Ciertas noticias deberan enviarse a mediosde diusin especcos, por ejemplo:

Calendario de actividades. Las

revistas, los peridicos y las emiso-ras de radio y televisin cuentan condirectores o redactores encargados depublicar los eventos del da o la semana.A n de inormar a los medios acercade una reunin o evento del club, enveal editor encargado del calendario unprrao detallando el programa, el lugary la echa.

Anuncios de servicio pblico. Son

anuncios no comerciales gratuitos queRI prepar para que los clubes losenven a la prensa escrita y las emiso-

ras de radio y televisin. Se dispone devideos y archivos de audio en ormatoDVD y Beta SP. Contacte con el encar-gado de los anuncios de servicio pblicode las emisoras para averiguar si desean

recibir los anuncios de Rotary. Remitatodas las solicitudes de materiales [email protected].

Entrevistas con los mediosLos periodistas procuran diundir noticiasde inters humano. Tambin es importantecontar con un vocero cualicado. Es menes-ter ormar portavoces que se expresen conclaridad, tengan slidos conocimientos sobrelos programas de Rotary y estn disponi-bles para que los medios los contacten conacilidad. Entre stos, se deber considerar alos uncionarios de club, distrito y del mbitointernacional, as como a los beneciariosde los programas de Rotary; por ejemplo:Becarios de Buena Voluntad, miembros deequipos de Intercambio de Grupos deEstudio, estudiantes de Intercambio de

Jvenes, Becarios de Rotary pro Paz Mundialy Voluntarios de Rotary. Si un experto opersona amosa que no pertenece a Rotaryparticipa en un evento rotario, cercirese deque est adecuadamente inormado a n deque pueda transmitir el mensaje correctosobre nuestra organizacin.

Cuando un periodista llame para realizaruna entrevista, considere lo siguiente para

cerciorarse de que presentar su relato bajoel punto de vista ms avorable:Proporcione al reportero toda la inor-macin necesaria para la redaccin delartculo y una breve resea biogrcade la persona a quien se recomiendaentrevistar.Conozca los temas principales y ensayepreviamente las posibles respuestas.Tenga presente las caractersticas de

su pblico: ormule comentarios queinteresen a los lectores, oyentes o tele-spectadores.


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Hable con claridad y sea conciso.Exponga los hechos de manera sencillay directa.Evite utilizar jerga rotaria o tcnica(por ejemplo: EGD, GD, IGE).

Si es necesario, pida al reportero que

aclare la pregunta que le ha ormulado.Hable con prudencia, todo lo que usteddiga se considerar inormacin ocial,aunque el reportero le asegure locontrario.Si el reportero ormula una preguntacon connotaciones negativas, respondacon sinceridad y procure encauzar laconversacin hacia un terreno ms

constructivo.Puede preguntar al reportero cundose publicar o diundir la nota, peroabstngase de solicitarle que le mues-tre el contenido del reportaje antes deque se diunda.Cercirese de proporcionarle al re-portero un nmero de telono al cualpueda llamarlo si necesitara inorma-cin complementaria.

Respuesta ante situacionesde crisisA pesar de todos sus esuerzos, siempresurgen situaciones que requieren tacto.Responda a las preguntas de los reporteros,pero abstngase de iniciar el contacto conlos medios de diusin para anunciarles no-ticias desavorables de nuestra organizacin.

Cuando se produzca un problema que ustedconsidere que exige atencin inmediata,contacte con Rotary International antesde hablar con los medios (telono:+1 847 866 3237; correo electrnico:[email protected]).

En general, las reglas que deben seguirse encaso de una crisis son:

Responder en orma directa. No especular.Pasar a un plano ms neutral o, sies posible, a un mensaje positivo.

Cuando la inormacin se da a conocer conprontitud, se evitan rumores y se apaciguanlos nimos. El objetivo es poner n a lacrisis con rapidez, limitar el dao y restable-cer la credibilidad.

Considere los siguientes actores para redu-cir o suavizar la posible publicidad negativa:

Sorpresa. Toda crisis en el manejode las relaciones pblicas es, por logeneral, inesperada. Es posible que unose entere del asunto recin cuando elreportero llama para solicitar nuestroscomentarios. No se sienta obligadoa dar una respuesta inmediata. Por

el contrario, averige lo que el pe-riodista desea saber, asegrele quele responder y d por terminada lacomunicacin. Asesrese debidamenteantes de eectuar una declaracin oresponder a una pregunta crtica. Si esnecesario, contacte con Rotary Inter-national, pero no trate de evadir a losmedios de comunicacin.

Inormacin insufciente. Los rumo-

res vuelan. Evite reaccionar o hacercomentarios sobre algo que carecede undamentos. Tampoco utilice laexpresin sin comentarios, pues losperiodistas pueden insinuar, al repro-ducirla, la existencia de culpabilidad.En su lugar, responda que averiguarel asunto a ondo y volver a llamar alperiodista.

Escalada de eventos. La crisis seextiende. Pueden aparecer ms perio-distas o la situacin puede complicarse.Mantenga la calma y piense siempre alargo plazo. En la medida de lo posible,cuente toda la historia a la brevedadposible; si se demora, el club podraadquirir una apariencia negativa.

La curiosidad aumenta. El pblicose alimenta de rumores. Los polticos

oportunos y lderes locales, entreotros, pueden hacer observaciones quecompliquen la situacin. Canalice todos


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los comentarios relativos a Rotary atravs de un solo vocero, y solicite alos socios del club que se abstengande comentar sobre el incidente y queremitan a los periodistas al vocero

designado por el club.Mentalidad de estado de sitio.Cuando una organizacin se sienteatacada, se encierra inmediatamente ens misma como medida de proteccin.Resista el impulso natural de autopro-teccin. Obtenga asesora jurdica parasaber cmo responder a los mediosde comunicacin, pero permanezca enla medida de lo posible, dispuesto a

hablar. Rotary no es una organizacinsecreta y el pblico no debe percibirlacomo tal.

Pnico. Cuando surge la posibilidad deque haya publicidad negativa, los ner-vios comienzan a faquear. Conservela calma, solicite asesoramiento, diga laverdad y trate de que el club proyectela imagen de una organizacin abierta.

Esto ayudar a aplacar otros cuestiona-mientos y a transmitir ms ecazmenteel mensaje de Rotary.

Cuando la situacin de crisis se haya resuel-to, notique de inmediato a la prensa oral yescrita.

Contacto con los medios de

diusin Estudio de caso

Crnica local se convierte

en noticia nacional

Un artculo del peridico San DiegoTribune sobre Fary Moini, socia delClub Rotario de La Jolla GoldenTriangle, Caliornia, EE.UU., capt laatencin de un productor del progra-ma de televisin NBC Nightly News.

Decidi contactar con el club paradiscutir la posibilidad de entrevistarla.

Aludiendo a Moini como a una herona,el artculo periodstico elogiaba suextraordinaria labor de ayuda a losreugiados aganos en Paquistn yAganistn, y destacaba su trayecto-

ria rotaria y la infuencia positiva denuestra organizacin en el mundo. Enel reportaje del peridico local, Moinideclar: Estoy aliada a una organiza-cin excepcional, Rotary International,que me motiv y brind apoyo parallevar a cabo esta labor con amor.

Tras compilar inormacin complemen-taria, el programa televisivo NBC NightlyNews produjo un reportaje de conte-nido humano en el cual se destacabael esuerzo de Moini y lo incluy en laserie Making a Dierence (Marcandola dierencia). Se calcula que el segmen-to de dos minutos y cuarenta segundosde duracin tuvo una audiencia de unmilln de televidentes y se centr enla labor de Moini y el club rotario delcual es socia, a eectos de recaudar

250.000 dlares destinados a construiruna escuela con capacidad para 2.000escolares de ambos sexos en la ciudadagana de Jalalabad, devastada por laguerra. Dicha escuela estaba equipadacon laboratorio para ciencias, biblio-teca y sala de computacin. El equipode produccin de la cadena NBC viaja Aganistn con Moini para lmar laceremonia de inauguracin del centro

educativo. Durante la entrevista, Moiniaprovech la oportunidad para diundirla obra de Rotary en todo el mundo,brindndole a nuestra organizacinuna excelente cobertura y posibilitan-do que los televidentes observaran laparticipacin activa de los rotarios ensus propias comunidades y en todoel mundo. Y todo comenz conun artculo en un peridico local.


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La labor con otras organizaciones, conocidacomo Relaciones externas, constituye unelemento importante dentro del campo de

las relaciones pblicas contemporneas. Seexhorta a los clubes rotarios a colaborarcon tales organizaciones para la puesta enmarcha de iniciativas de mbito local, nacio-nal e internacional.

Rotary International tiene una larga tra-yectoria de trabajo en cooperacin conotras organizaciones. El primer proyecto deservicio de Rotary, la instalacin de servi-

cios higinicos pblicos cerca del edicio dela Municipalidad de Chicago, se implementcon la cooperacin de organizaciones cvi-cas y empresarios locales clave. Hoy da, Ro-tary es uno de los colaboradores principalesen la Iniciativa Mundial para la Erradicacinde la Polio, alianza que sirve de modelo paraotros proyectos de colaboracin entre lossectores pblico y privado. La colaboracincon otra organizacin puede ayudar al cluba incrementar la concienciacin pblicasobre las actividades del club, multiplicar larepercusin del proyecto y lograr acceso arecursos tcnicos y nancieros adicionales.

Debido a la gran importancia de desarrollary mantener vnculos de colaboracin, Ro-tary International estableci el sistema derepresentantes de Rotary. Ms de 20 repre-sentantes de Rotary participan en reunionesy eventos internacionales ante las NacionesUnidas, sus organismos y otras organiza-ciones internacionales. La lista de dichosrotarios, a quienes el presidente de RotaryInternational nombra anualmente, puedehallarse en el Directorio Ofcialde RI. Estosrepresentantes constituyen un recurso queusted puede utilizar cuando considere la po-sibilidad de trabajar con otra organizacin

con la cual RI mantenga relaciones ociales.

Sugerencias para las relaciones

de colaboracinEstablecer pautas claras sobre lo quese espera de cada una de las partes.Solicitar a la organizacin colabora-dora que incluya en su sitio web unadescripcin del proyecto conjunto.Cercirese de que en dicho sitio tam-bin gure la inormacin sobre su clubo distrito y un enlace al sitio web delclub o distrito.Realizar eventos locales como compe-

tencias deportivas, desles o concier-tos a eectos de recaudar ondos parala causa comn, y destacar la relacinentre su club y la organizacin colabo-radora.Emitir comunicados de prensa conjun-tos para mantener inormados a losmedios de diusin.

Visite www.rotary.org para obtener mayorinormacin sobre la labor con otras orga-nizaciones.

Estudio de caso sobre

relaciones externas

Los clubes rotarios locales colaboran

con el Centro Global para el Agua

Potable de Emory University

En los pases en desarrollo, ms de1.000 millones de personas viven sinacceso al agua potable y ms de 2.000millones carecen de saneamientoadecuado. Cada ao, se producen msde 2,2 millones de muertes a causa delagua contaminada, en su mayora niosmenores de cinco aos de edad. Comorespuesta a la constante necesidadde proporcionar agua potable en los

pases en desarrollo, la ONU instituy,

Relaciones externas


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en carcter de Objetivo de Desarrollopara el Milenio, su iniciativa de aguay saneamiento, destinada a disminuira la mitad el nmero de personassin acceso al agua potable en 2015.

La iniciativa bienal The Rotary SaeWater Project dio comienzo en Kenia,en abril de 2005. El Club Rotario deAtlanta, Georgia, EE.UU., y los clubesrotarios de Kenia se coaligaron conel Centro Global para el Agua Segurade Emory University (CGSW, por sussiglas en ingls), y los Centros para elControl y Prevencin de Enermeda-des de EE.UU. (CDC), y a travs detal iniciativa se emprendi el Proyectopara el Suministro de Agua Potabley Prevencin del Sida, de la provin-cia de Nyanza, en el oeste de Kenia.Esta organizacin no gubernamentalkeniana moviliza a los grupos ruralesaectados por el VIH/sida para que seconviertan en proveedores de la Redde Suministro de Agua, permitindoles

obtener ingresos, disrutar de accesoa uentes de agua salubre y ayudar alas viudas y huranos cuyos amiliaresperdieron la vida a causa del VIH/sida.

Asimismo, mediante el proyecto delclub rotario hizo posible la peroracinde ms de 100 pozos artesianos en dosdistritos ridos de Kenia oriental y un-ciona como agencia para la implemen-tacin de las operaciones pertinentes.

Un integrante del personal de CGSWen Kenia supervisa el proyecto y remi-te inormes sobre el avance del mismo.Los CDC proporcionan apoyo logsticoy esta misma entidad, en colaboracin

con el Centro Global para el Agua Se-gura, eecta investigaciones sobre lasconsecuencias sanitarias del proyecto.

A travs de este proyecto sin nes delucro, las organizaciones colaborado-ras han suministrado unidades para eltratamiento y almacenamiento de aguapotable en el hogar, a travs de distri-buidores comerciales y artesanos loca-les. Tambin se cuenta con la ayuda delas asociaciones locales de prevencindel VIH/sida, las cuales han inormadoa los residentes respecto a las medidasque deben tomarse en el hogar y enel terreno de la salud pblica a eectosde garantizar la potabilidad del agua.


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Relaciones pblicas a travsde medios no tradicionalesLos clubes rotarios pueden realzar su

imagen ante el pblico utilizando otrosrecursos adems de los medios inormati-vos. Rotary International orece anunciosde servicio pblico (ASP) para vallas publici-tarias y promocin en Internet, y exhorta atodos los clubes a adaptar dichos materialesa sus respectivas comunidades.

Televisin por cable y

de acceso pblicoEn numerosas reas del mundo de Rotary,la televisin por cable o de acceso pblicodiunde programas centrados en la comu-nidad. Consulte con las empresas provee-doras de su regin respecto a la posibletransmisin de las actividades de servicio,las reuniones semanales, o los eventos oalocuciones especiales de su club. Algunosclubes rotarios, incluso, han aprovechado la

disponibilidad de la televisin por cable, aeectos de producir y diundir programas decontenido totalmente rotario.

Anuncios de servicio pblicoEn algunas ocasiones, las emisoras radiales ytelevisivas transmiten gratuitamente brevesanuncios y mensajes de organizaciones alservicio de la comunidad, como Rotary.

Adems, los medios de prensa cuentan amenudo con espacios publicitarios que nohan vendido, los cuales orecen en ormagratuita o a un precio reducido a organiza-ciones sin nes de lucro. A travs de ASPpueden diundirse noticias sobre eventosde recaudacin de ondos, proyectos enbenecio de la comunidad, becas disponibleso eventos pblicos patrocinados por Rotary.

Los ASP impresos pueden descargarse dewww.rotary.org y pueden utilizarse paradiundirse en peridicos y revistas. Pueden

utilizarse en psteres, carteleras en aero-

puertos o estaciones de tren, directorioslocales, programas de eventos y pasacalles.Asimismo, Rotary cuenta con ASP y comer-ciales que los rotarios pueden orecer a lasemisoras de radio y televisin locales.

La construccin de unsitio web efcazSe alienta a los clubes y distritos a crear

sitios web dado que constituyen un mediosumamente importante para comunicar elmensaje de Rotary ante el mundo. Un buensitio web se centra en determinados secto-res del pblico, oreciendo diversas seccio-nes para distintos oyentes. Procure queel contenido sea claro y conciso, sinexcesiva terminologa o siglas rotarias(GDE, SDS, etc.). Es importante actualizarperidicamente el contenido y procurar

que sea interactivo. Recuerde que aadirotograas, sonido y video, contribuye a re-alzar el sitio en general. Rotary Internationalalienta a los clubes y distritos a incluir ensus sitios web enlaces con las noticias y ar-tculos disponibles a travs de www.rotary.org, el sitio ocial de RI, para lo cual resultatil recurrir a la seccin de sala de prensadel sitio ocial de RI en www.rotary.org.

Vallas publicitarias, cartelesy sealesCree conciencia sobre Rotary mediante lapreparacin de vallas publicitarias, pstereso letreros, mediante los cuales se indiquequ es Rotary y qu actividades realiza.Utilice los recursos disponibles a travs delsitio web de RI para sus letreros. Asimismo,

los materiales grcos pueden resultar prc-ticos para publicaciones, papel con membre-te y otros impresos.


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Inclusin de suplementosen los peridicosPonga de relieve las buenas obras de Rotary

en el mbito local e internacional a travsde un suplemento del peridico local. Instea los socios del club que apoyen tal inicia-tiva publicando anuncios de sus respectivasempresas. Acto seguido, colabore con el

jee de redaccin del peridico a n de quepublique artculos o reportajes centrados enel servicio local y global de Rotary. Incluyainormacin sobre programas internaciona-les como Becas de Buena Voluntad, Inter-cambio de Grupos de Estudio, SubvencionesHumanitarias y PolioPlus. A travs dewww.rotary.org puede descargarse unmodelo de suplemento.

Eventos especialesAlgunas emisoras radiales y televisivastransmiten peridicamente programas, prin-cipalmente entrevistas, en los que se hace

reerencia a las actividades de meritoriasorganizaciones de servicio en la comunidad.Es posible, tambin, que algunos canales de

televisin graben escenas de un proyecto oactividad atrayente desde el punto de vistavisual.

Asimismo, numerosas emisoras de radioy televisin colaboran con eventos de re-

caudacin de ondos de los clubes rotarios,en algunas ocasiones con entrevistas a lossocios y, en algunas ocasiones, los clubes hanparticipado en las tareas de recaudacin deondos de otras entidades de omento local.

Folletos del clubAdems de utilizar los materiales inorma-tivos disponibles a travs del Catlogo de RI,

como el olleto Esto es Rotary(001-ES) y latarjeta tamao billetera Qu es Rotary(419-ES), se recomienda imprimir un olletopropio de calidad proesional, a n de resal-tar las proyectos y programas de serviciodel club. Diunda perles de Becarios deBuena Voluntad, participantes en equiposde IGE u otros beneciarios del serviciode Rotary, y proporcione inormacin yestadsticas sobre el club, incluidas su his-toria y relacin de servicios prestados, conotograas en las que se vea a los socios enplena actividad. Distribuya los olletos a losperiodistas locales, posibles socios, oradorese invitados en reuniones o eventos del club.

Presentaciones y discursosLos rotarios podran ser convocados comoexpertos de la comunidad. Cuando se le

invite a hacer uso de la palabra ante ungrupo de estudiantes, otras organizacio-nes cvicas o proesionales no deje demencionar a Rotary, explqueles que se tratade una red mundial de voluntarios y diundaejemplos respecto a la obra de Rotary enel mbito local y mundial. Tenga en cuentaestas sugerencias para hablar en pblico:

Sea considerado con el pblico ycercirese de que el tema sea de suinters.Hable con concisin.


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Recurra a la regla de tres: asegresede que sus discursos sean atrayentes,convincentes y completos.Relate una historia.Al concluir regrese al punto de partidaa eectos de enatizar la idea principal.

Todos los materiales de RI pueden solicitar-se a travs del Catlogo de RI o descargarsede www.rotary.org.

Ms all de los medios de diusin

tradicionales Estudio de caso

Rotarios franceses promueven la toma

de conciencia sobre RotaryEn su segunda Jornada Nacional deConcienciacin sobre Rotary, losrotarios de Francia organizaron unauncin de cine denominada NosAnima la Esperanza, en cuyo mar-co auspiciarion el preestreno de lapelculaMolire ou Le Comdien MalgrLui, dirigida por Laurent Tirard, enaproximadamente 300 salas del pas.

Los objetivos de este evento multi-distrital consistieron en recaudar unmilln de euros para seis proyectosde investigacin seleccionados por laFdration pour la Recherche sur leCerveau (Federacin para la Investiga-cin sobre el Cerebro), organizacinabocada al estudio de las enermedadescerebrales degenerativas, y a promoverRotary ante el pblico en general.

Se invita a todos los gobernadores dedistrito a participar y movilizar a susclubes. Los rotarios promovieron elevento a travs de su revista regional,Le Rotarien, y coordinaron la campaaen el mbito nacional, preparandomateriales publicitarios con un mensajehomogneo, los cuales distribuyeron atodos los distritos ranceses, y aten-

diendo consultas telenicas a travsde un nmero gratuito. La uncin diocomienzo con un documental sobre

Rotary de seis minutos de duracin yuna presentacin sobre enermedadescerebrales degenerativas, las cuales di-recta o indirectamente aectan aproxi-madamente al 10% de la poblacin.Se logr una recaudacin aproximada

de 600.000 euros, a travs de la ventade aproximadamente 60.000 entradasen 250 cines de toda la nacin. Engran medida, el xito del evento sedebi a que los rotarios brindaron suapoyo a la lucha contra enermeda-des que aectan a muchsima gente.

Nuevastendenciasen los mediosde diusinLos medios generados por el consumidor(CGM, por sus siglas en ingls) brindan a los

usuarios la posibilidad de elaborar mensajessobre diversos temas y cargarlos cilmen-te en Internet. Los CGM constituyen unamodalidad interactiva para que los usuarioscompartan inormacin y diundan ideas eopiniones antes distintos sitios web, inclui-dos los siguientes: oros de discusin, blogs(bitcoras) y tablones de anuncios.

En todo el mundo, Internet se ha convertidoen uno de los medios ms populares pararecabar inormacin, y algunos usuariossuelen conar ms en sus semejantes queen las uentes de noticias tradicionales.

Asimismo, los CGM infuyen en las tenden-cias de publicidad y mercadotecnia, debidoa la acilidad de encontrar los mensajes pormedio de motores de bsqueda. Al buscardatos sobre una persona u organizacin,numerosos usuarios encuentran datos car-gados por otros usuarios. Los CGM estncambiando la manera de compartir inorma-cin y ormar sus propias opiniones.


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BlogsLos blogs (abreviatura de web logs) o bit-coras surgieron a comienzos de la dcadade 1990 como una especie de diarios enlnea sencillos. En la actualidad la denicin

de blogs suele variar, de manera un tantoconusa a veces. Desde el punto de vistatecnolgico, se trata de sitios web basadosen modelos que permiten a un autor dadoactualizarlos rpida y peridicamente. De lamisma manera, hacen posible la interaccinentre los usuarios, mediante observacionesy servicios de suscripcin a travs del siste-ma RSS (Real Simple Syndication).

Existen en Internet ms de 50 millones deblogs, los cuales gozan de amplia aceptacinporque son ciles de utilizar, incluso paracargar textos, otograas y, algunas veces,video.

Los blogs se distinguen de los sitios webconvencionales y los medios de comunica-cin tradicionales por el tipo de contenidosque publican. Los ms exitosos se centran

en un solo tema al cual se dedican conpasin, en proundidad y, en algunas ocasio-nes, un toque de ingenio. Los cronistas demayor xito sostienen opiniones rmes yson capaces de granjearse la conanza delos lectores a travs de sus conocimientosy experiencia, honradez y capacidad paramantener buenas conversaciones.

Otra de las caractersticas de los blogs es laregularidad con la que los usuarios eectano responden comentarios y se vinculancon otros blogs y sus respectivos usuarios.La blogsera es como una especie de

conversacin gigante en la que se incorpo-ran otros medios, incluidos los archivos deaudio (podcasts), de video (vlogs) y otogra-as (photoblogs).

El mundo de estas bitcoras permite pro-mover los proyectos y eventos del club enorma econmica y, dado que numerososperiodistas buscan blogs como uente dereportajes, orecen tambin la oportunidadde brindar inormacin sobre Rotary a losmedios de diusin. De manera que, en laprxima ocasin en que un periodista localbusque una historia de inters humano, laencontrar en el la bitcora de su club?

PodcastsLos podcasts (el trmino podcast combi-na iPody broadcast) son archivos de audiodigitales distribuidos a travs de Internet,generalmente a travs de un servicio desuscripciones. Algunos programadores hbi-les lograron mezclar el sistema RSS con losarchivos de audio a n de permitir la des-carga automtica a travs de los conocidosipods. En la actualidad el signicado depodcast es un archivo de cualquier medioque pueda descargarse en Internet.

Al igual que los blogs, los podcasts de mayor

xito son breves y se concentran en untema determinado. En condiciones ideales,los oyentes se identican con la voz deldiusor, considerndolo un entendido ouna persona real. El poder de los mediosno tradicionales se basa en la impresin desinceridad y honradez.

Es recuente calicar a los podcasts de tec-nologa de empuje, debido a su capacidad

de manejar suscripciones. Los podcasts sedierencian de los dems medios digitales


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porque pueden descargarse automtica-mente a travs de suscripciones. Se trata deinormacin que el proveedor opta por reci-bir en vez de buscar o jalar de Internet.

Hasta hace muy poco tiempo, el costo de

produccin de un espectculo de calidadproesional era prohibitivo. No obstante,con la tecnologa contempornea el costoinicial ha descendido considerablemente. Lasnicas limitaciones son el tiempo que hacealta dedicar al aprendizaje de la tecnologay la capacidad e inspiracin para plantearbuenas ideas.

Comunicados de prensaelectrnicosAunque los axes tradicionales an seaceptan en las salas de prensa, los comuni-cados electrnicos orecen varias ventajas alremitente y al periodista. La nueva tecno-loga permite adjuntar otograas y videoa los comunicados de prensa y enviarlospor correo electrnico. En estos casos, el

periodista dispondr inmediatamente delartculo y las imgenes, lo cual le permitirahorrar tiempo. Adjunte buenas otograaso imgenes en video donde se vea a losrotarios en accin.

Carga de videos en InternetEn el mundo de Internet, la carga de archi-vos de video resulta muy cil. Ms de 50sitios para cargar y compartir imgenesle permiten diundir las actividades de suclub a travs de la web. Cada sitio orecedistintas opciones, desde la simple carga dearchivos a la edicin, totalmente sin cargo.Estudie la posibilidad de cargar cheros devideo al sitio web o el blog del club, o de ad-

juntar otograas o videos a su comunicadode prensa electrnico.

Estudio de caso sobre

las nuevas tendencias en

los medios de diusin

Un blog ayuda a una nacin

El Club Rotario de Colombo Regency,Sri Lanka, invit a un orador a la reu-nin del club, a n de ensearles a lossocios a crear un blog, sin percatarsedel gran valor de esta nueva tecnolo-ga. Tan slo un da despus de que elmaremoto ms mortero del mundodestruyera sectores enteros del pas,los socios del club iniciaron su primerabitcora, lo cual hizo posible que gentede todas partes del mundo inmediata-mente donara dinero o proporcionaraalimentos y medicina, adems de ore-cer diariamente a los contribuyentes lainormacin actualizada sobre las tareasde socorro desarrolladas por el club.

Los socios del club remitieron co-rreos electrnicos a sus amiliares yamigos a n de inormarlos sobre el

blog y la cuenta bancaria que habanabierto para recibir donaciones.El club tambin eectu arreglos conLankaood.com, empresa que orecisus servicios gratuitamente, a eectosde remitir alimentos y medicina direc-tamente el Club Rotario de Colombo,cuyos socios adquirieron artculosen el mercado mayorista local y losdistribuyeron entre los damnicados.

En una semana, el club haba recaudadocasi 50.000 dlares en eectivo, y sehaban suscrito promesas de dona-ciones por 35.000 dlares adiciona-les. Nuestro club ha tenido xitoporque ha podido conectarse conla comunidad internacional a travsde este sitio, indic la secretariadel club, Chamila Wickramasinghe.


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Uso de materiales grfcos,ASP impresos, y otros recursosLos materiales grfcos de Rotary,adems de vallas publicitarias pueden

utilizarse en anuncios de serviciopblico en diversos medios, inclui-dos peridicos y revistas. El uso dediversos medios multiplica el eectogeneral de las imgenes, a la par quecontribuye a ampliar la audiencia a lacual llega el mensaje. A continuacinse sugieren varias ideas inicialespara el uso de elementos grfcos, sinperjuicio de los dems usos que ustedconsidere adecuados.

Revistas/peridicos Contacte con la seccin de publicidady averige si dispone de espaciosobrante. Considerara dichomedio la posibilidad de donar espacioa su club o distrito, permitiendo laimpresin de un ASP sin cargo o a uncosto reducido?

Programas de espectculos Participan el club o sus socios enuna compaa de teatro popular?Apoya el club a un equipo deportivolocal? Incluya el ASP en los progra-mas impresos.

Directorios locales Utilice los ASP en la gua telenica,el directorio de la cmara de comer-cio o en los librillos de anuncios de

la localidad. Estaran los directoriosdispuestos a donar espacios publici-tarios?

Boletines y directorios del distrito Al igual que con los programas impre-sos, utilice los ASP en publicacionesde Rotary. Incluya una leyenda al pie

explicando que los ASP estn a dispo-sicin de los socios del club a eectosde colocarlos en los medios locales.

Exhibiciones/psteres/pasacalles Imprima psteres para utilizar enexhibiciones, tablones de anunciosvecinales y edifcios pblicos.

Aeropuertos/estaciones de tren En recintos pblicos de este tipo, amenudo se coordina la colocacin deletreros con una entidad local. Con-tacte con el aeropuerto o la estacin,pregnteles quin se encarga de lapublicidad y pngase en contactocon la entidad. Estaran dispuestos adonar el espacio?

Tarjetas de salutacin Imprima tarjetas de salutacinutilizando las imgenes y disponga

que el club las utilice como tarjetasde agradecimiento o de elicitacionespara las festas.

Sitios webAada elementos grfcos a susitio web.

Descargue ASP impresos a travs dewww.rotary.org en los que se incluyenimgenes que ponen de relieve la

obra de Rotary.


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En las relaciones pblicas es importanteevaluar lo que unciona y lo que no uncio-na. Ubique los artculos relacionados con

Rotary que aparezcan en los peridicoscon los que usted se contact. Recrtelosy complelos para documentar su xito yaprenda de sus experiencias para planicarsu utura labor de relaciones pblicas. Siem-pre recuerde enviar notas de agradecimien-to a quienes lo han ayudado.

Premio de Relaciones

Pblicas de RIComo incentivo para que los clubes ydistritos diundan su historia rotaria, RotaryInternational instaur un premio para rendirhomenaje a los clubes que aumenten latoma de conciencia y comprensin respectoa Rotary mediante destacada cobertura desu gestin de relaciones pblicas por partede los medios de comunicacin. El concursoy la seleccin de las colaboraciones ganado-ras tendr lugar en el mbito distrital y elgobernador de distrito deber remitirlas aRI. Para ms inormacin consulte la seccinde relaciones pblicas (Public Relations) enwww.rotary.org.

Estudio de caso sobre la

evaluacin del grado de xito en

la gestin de relaciones pblicasDistrito de RI implementa encuesta

sobre relaciones pblicas

En 2006, el presidente de un comitde relaciones pblicas de Chile eectuuna encuesta distrital para evaluar elnivel de conocimientos de relacionespblicas de los socios de los clubes. Laspreguntas se reeran al uso del sitio

web, conocimiento de las publicacionesde RI y actividades de relaciones p-blicas de los clubes, incluida la diusinante los medios inormativos. Los

resultados revelaron que numerososrotarios encontraron que el sitio webde RI les resultaba dicil de navegar

y tenan dicultades para encontrarpublicaciones relevantes y publica-ciones de Rotary. La encuesta indic,asimismo, que numerosos socios man-tenan poco o ningn contacto con losmedios locales y tenan poco intersen enterarse respecto a la relevanciade las nuevas tendencias tecnolgicasrelativas a sus clubes. En muchos de losclubes los socios expresaron que lasactividades de relaciones pblicas nolos inspiraban y que las revistas regio-nales de Rotary estaban desasadas ycarentes de relevancia respecto al club,y que no tenan inters en establecerun sitio web para promover al club.

Como consecuencia de los datosobtenidos, el distrito solicit al coor-dinador de zona del Grupo de Apoyo

a la Imagen Pblica de Rotary quepresentara sesiones inormativas sobreel trabajo con los medios de comunica-cin y la participacin de los clubes enlas tareas de relaciones pblicas. Trasestas sesiones, varios clubes editaronboletines reerentes a sus proyectos,con inormacin de contacto para losmedios. Aument la toma de con-ciencia sobre Rotary en la comunidadlocal y los clubes ahora toman partems activa en las relaciones pblicas.

Evaluacin del xito


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Recursos de relacionespblicas de RIEl presidente del Comit de Relaciones

Pblicas del club encontrar una ampliagama de recursos de Rotary Internationalpara desarrollar cualquier tipo de campaade relaciones pblicas.

Ofcinas de RI en el exterior La Secretaria abarca la Sede Mundialde RI en Evanston, Illinois, EE.UU., y lasocinas de Argentina, Australia, Brasil,India, Japn, Corea y Suiza. Estas oci-nas orecen diversos medios revistasociales, boletines, olletos, programasaudiovisuales, orientacin y materialesde instruccin para acilitar el xitode los clubes y distritos. Los datos decontacto guran en el Directorio Ofcial.

Relaciones pblicas en

www.rotary.org

La seccin de relaciones pblicas delsitio web de RI proporciona materiales

para ayudar a su club o distrito a di-undir el mensaje de Rotary. Recurra adicha seccin como gua cuando surjanpreguntas durante la planicacin delas relaciones pblicas. Asimismo, seincluyen ASP y otros materiales de RIdescargables, como ASP impresos, co-municados de prensa y otros valiososmedios para las relaciones pblicas.Visite tambin http://shop.rotary.org

a n de solicitar publicaciones.Rotary PR Tips El boletn PR Tips, de la Divisin deRelaciones Pblicas de RI, incluyeconsejos generales para la redaccinde materiales de relaciones pblicas,nuevas tendencias de los medios dediusin y ejemplos de campaas popu-lares desarrolladas por los rotarios.

Se distribuye dos veces al mes por

correo electrnico. Para suscribirse

escriba a [email protected] o ingrese enwww.rotary.org.

Catlogo de RIRotary International ha preparado unaamplia variedad de materiales inor-mativos, audiovisuales o impresos, loscuales pueden solicitarse a travs delCatlogo de RI (019-ES). Estos mate-riales pueden solicitarse a travs dela correspondiente ocina de RI o enlnea, a travs de www.rotary.org.


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Calendario de RI para la planifca-cin de las relaciones pblicasLas campaas de relaciones pblicas ecaces no se producen por azar; requieren tiempo,

esuerzo y planicacin. El presidente del Comit de Relaciones Pblicas del club deberdesarrollar una estrategia no ms tarde del comienzo de cada ao rotario y preparar uncronograma. Aunque sera imposible prever todas las oportunidades que se presenten, loseventos programados debern planicarse con suciente antelacin. Al trazar un amplioplan con bastante tiempo, ser posible evitar dicultades y los errores que se cometen aleectuar preparativos de ltimo momento.

Una manera ecaz de eectuar un plan de trabajo consiste en preparar un gran calendario enblanco para el ao venidero. Utilice el calendario incluido al nal de esta gua como punto departida. Renase con el gobernador de distrito y otros presidentes de comits, a eectos de

dilucidar cundo se desarrollarn actividades que sean noticia y mrquelas en el calendario.A continuacin, examine las siguientes listas de vericacin y decida en qu mes le resultarms conveniente a su distrito celebrar una actividad dada. Anote las actividades seleccionadasen el calendario. Se debern incluir tambin los eventos anuales de RI y los das reconocidosinternacionalmente, a n de ampliar la infuencia de sus actividades de relaciones pblicas.

Sugerencias para la planifcacinFije echas para las reuniones de planicacin de las actividades de relaciones pblicasde los clubes o el distrito.

Solicite los materiales publicitarios pertinentes utilizando el

Catlogo de RI.Comience a alentar a los clubes a remitir sus relatos de actividades de relacionespblicas exitosas para aspirar al Premio de Relaciones Pblicas de RI.

Panorama de eventos locales que puedan considerarse noticiaComienzo del mandato del nuevo gobernador de distrito.Anuncio del otorgamiento de Becas de Buena Voluntad o Becas de Rotary pro Paz Mundial.Llegada o partida de un equipo de Intercambio de Grupos de Estudio de La FundacinRotaria.Llegada o partida de estudiantes de Intercambio de Jvenes.

La Conerencia de Distrito.Fundacin de un nuevo club rotario.Fundacin de un nuevo club Interact o Rotaract.Visita o conerencia presidencial en su regin.Proyecto local o internacional patrocinado por el distrito.Aniversarios o programas notorios del club local.Proyectos de PolioPlus o rotarios expertos en sus respectivos campos y colaboran enproyectos especiales de Rotary (en calidad de Voluntario de Rotary local en una misinmdica, por ejemplo).Personalidad clebre o destacado residente local que participe en un evento de Rotary.Actividades del club relacionadas con los meses de RI o celebraciones internacionalescomo el Da de la Tierra o el Da Internacional del Voluntario.


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JulioTransmisin de mando anual en Rotary, 1 de julioDa Mundial de la Poblacin, instituido por lasNaciones Unidas, 11 de julio

AgostoMes del Desarrollo del Cuadro Social y la ExtensinDa Internacional de las Poblaciones Indgenas,instituido por las Naciones Unidas, 9 de agostoDa Internacional de la Juventud, instituido por lasNaciones Unidas, 12 de agosto

SeptiembreMes de las Nuevas Generaciones

Da Internacional de la Alabetizacin, instituido por lasNaciones Unidas, 8 de septiembreDa Internacional de Proteccin de la Capa de Ozono,instituido por las Naciones Unidas, 16 de septiembre

OctubreMes del Servicio a travs de la OcupacinDa Internacional de las Personas Mayores, instituidopor las Naciones Unidas, 1 de octubre

Da Mundial del Hbitat, instituido por las Naciones Unidas

(primer lunes de octubre)Da Mundial de la Vista, 11 de octubreDa Mundial de la Alimentacin, instituido por lasNaciones Unidas, 16 de octubreDa Internacional para la Erradicacin de la Pobreza,instituido por las Naciones Unidas, 17 de octubreDa Mundial de la Poliomielitis, 24 de octubreDa de las Naciones Unidas, 24 de octubre

NoviembreMes de La Fundacin RotariaSemana Mundial de Interact (semana del 5 de noviembre)Estn disponibles las solicitudes de Becas de Buena Voluntad deLa Fundacin Rotaria y comienzan la promocin de estas becasDa Mundial de la Diabetes, 14 de noviembreDa Universal del Nio, instituido por las Naciones Unidas,20 de noviembre (la echa puede variar en distintos pases)


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DiciembreMes de la FamiliaSe notica a los seleccionados para obtener Becas de BuenaVoluntad de La Fundacin Rotaria respecto a las institucionesdonde debern cursar estudiosDa Mundial del Sida, instituido por las Naciones Unidas,1 de diciembreDa Internacional de las Personas con Discapacidad,instituido por las Naciones Unidas, 3 de diciembreDa Internacional de los Voluntarios, instituido por lasNaciones Unidas, 5 de diciembreDa Internacional del Inmigrante, 18 de diciembre

Enero

Mes de la Concienciacin sobre RotaryDa Mundial de la Lepra, 31 de enero

FebreroMes de la Comprensin MundialAsamblea Internacional (algunas veces se celebra en enero)Da Mundial contra el Cncer, 4 de ebreroAniversario de Rotary/Mes de la Paz y la ComprensinMundial, 23 de ebrero

MarzoMes de la AlabetizacinSe celebran las Conerencias de Distrito (marzo-junio)La mayora de los equipos de Intercambio de Grupos deEstudio parten y regresan entre marzo y junioDa Internacional de la Mujer, 8 de marzoSemana Mundial de Rotaract (semana del 13 de marzo)Vence el plazo para que los clubes remitan a los gobernadoressus candidaturas para el Premio de Relaciones Pblicas de RI

(mediados de marzo)Vence el plazo para que los clubes remitan a los gobernadoressus candidaturas para el Premio a los Mejores ProyectosConjuntos de RI, 15 de marzoDa Mundial del Agua, instituido por las Naciones Unidas,22 de marzo


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AbrilMes de la RevistaDa Internacional de Inormacin sobre el Peligro de las Minas yla Asistencia a las Actividades Relativas a las Minas, instituido por

las Naciones Unidas, 4 de abrilDa Mundial de la Salud, instituido por las Naciones Unidas,7 de abrilVence el plazo para la recepcin de las candidaturas para el Pre-mio a los Mejores Proyectos Conjuntos de RI, 15 de abrilDa de la Tierra, 22 de abrilDa del Paludismo en rica, 25 de abril

MayoVence el plazo para que los gobernadores remitan a RI sus candi-

daturas para el Premio de Relaciones Pblicas de RI (mediadosde mayo)Da Internacional de la Familia, instituido por las Naciones Uni-das, 15 de mayo

JunioMes de las Agrupaciones de RotaryPreparacin para el nuevo ao rotarioConvencin de RI (a veces se celebra en mayo)

Da Mundial del Medio Ambiente, 5 de junio


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Rotary International

Public Relations Division

One Rotary Center1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698, EE.UU.

Telono: +1 847 866 3237

Correo electrnico: pr@rotary org 257 ES (707)

La misin de Rotary

La misin de Rotary International, asociacin mundial de clubes

rotarios, es servir a los dems, promover elevados estndares ticos

y omentar la comprensin, la buena voluntad y la paz en el marco

del espritu de compaerismo de los dirigentes empresariales,

proesionales y cvicos que integran los clubes rotarios.

257_ES.Relaciones pblicas eficaces

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