2. Gestión de Las Comunicaciones

8/18/2019 2. Gestión de Las Comunicaciones

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GESTIÓN DE COMUNICACIÓ

DIPLOMADO

PROJECT MANAGEMENT


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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE COMUNIC

Uno de los elementos claves para asegurar el éxitodel proyecto, es lograr una correcta comunicaciónentre los diferentes interesados. Una eficaz gestiónde la comunicación será un elemento decisivo paralograr los resultados, evitar inconvenientes futuros y

aportar transparencia y conocimiento sobre elestado real del proyecto.

La falta de comunicación, la comunicacióno incluso falsa, pueden provocar graves pren los diferentes ámbitos de la sociedad,

las relaciones humanas como empresarincluso, entre los Estados. Estos inconvecomunicativos pueden presentarse de m

consciente o inconsciente; muchas personauna finalidad específica al comunicar algo manera, este el caso de los mensajes pub


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IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN

Veamos algunas definiciones de comunicación incluyen:

En este sentido, observamos que existen varios componentes del proceso de comunicación: elcodificación de canal, la decodificación, receptor, la retroalimentación, el ruido, el contexto y el sentidcondiciones esenciales de la comunicación es la interactividad, pues constantemente hay una retroalide los participantes.

Con esto en mente, una buena definición de comunicación podría ser : es un proceso por el cualpueden intercambiar juicios a través de un medio en el que se ven relacionados; el emisor es la pmensaje, el receptor es la persona que lo recibe y que a su vez se vuelve emisor, ésta interacción se day por medio de códigos establecidos previamente (idioma, signos, etc.).

El intercambiode información.

Un acto o unainstancia de

transmisión dela información.

Un mensajeverbal o por

escrito.

Una técnicapara expresar

ideas demaneraefectiva.

Un proceso porel cual se

intercambiansignificados

entre losindividuos através de un

sistema comúnde símbolos.


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IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN

Otra regla de oro para una buena comunicación, es el hecho de ser conciso. Recuerde que no siempre el que habla másaunque tampoco debemos irnos a extremos de poco hablar. Es imprescindible decir lo justo y necesario para que el otro

el mensaje.

Es importante tener en cuenta que al momento de comunicar “lo menos suma más que lo mucho”. Es decir, la abundancinformación, no garantiza una buena comunicación. Incluso estos factores pueden llegar a entorpecer la comunica

sobreabundancia de caracteres puede llevarnos a una conclusión errónea o distorsionada.

Los sutiles matices que pueden ser transmitidos durante la comunicación verbal no están presentes en un escrito. La cosuele ser más precisa, generalmente se usa en la correspondencia, en notas, cartas o mensajes de correo electrónico. La

comunicación más eficaz en los escritos es: primero llamar la atención del receptor y luego darle una razón para querdocumento.

La comunicación puede ser oral, escrita o no verbal. La comunicación oral se utiliza fundamentalmente en el cara a carmucha más relevancia el uso de la voz y la capacidad de comunicarse no sólo con voz sino con el lenguaje corporal,


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LA COMUNICACIÓN EN LOS PROYECTOS

Las comunicaciones juegan un papel clave para mantener todos los miembros del equipo concentrados en el mismo

objetivo. Sin mecanismos de comunicación eficientes pueden presentarse rupturas en los procesos, lo cual podríatener un impacto negativo en el desarrollo del proyecto.

PMBOK® Guide , menciona que la gestión de la comunicación incluye los procesos necesarios para asegurar lageneración oportuna y apropiada, recopilación, difusión, almacenamiento y la última disposición de la informacióndel proyecto.

• El estilo de escritura y los soportes que se utilizarán: idiomas, léxico, glosario (especialmente en ambientes técnicos o industriales).

• Las técnicas de presentación, incluyendo la posibilidad de utilizar las ayudas visuales y el uso eficaz del lenguaje corporal.

• Los posibles obstáculos o circuitos de retroalimentación que influyen en la comunicación, especialmente entre los miembros de la cadena de m

• Las alternativas comunicativas para la resolución de conflictos.

Es de resaltar que las interacciones y la superposición entre los procesos comunicativos son inevitables y seespera a lo largo de todas las fases del proyecto El método de comunicación: oral o escrita, nota informal o

un informe formal, cara a cara o por correo electrónico, de acuerdo a las necesidades del proyecto.

Es recomendable que, al comunicar a los interesados sobre el estado del proyecto, se incluyan gráficos que atraigan su atención,y se agreguen los h itos pertinentes junto con el tex to y los informes de la var ianza. Por lo tanto, e l p lan de gestión de lascomunicaciones debe incluir el diseño, los procedimientos y las herramientas que garanticen la adecuada, oportuna y eficazcomunicación entre los interesados del proyecto.


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PROCESOS DE LA GESTIÓN DE COMUNICAC

Área de

conocimiento

Iniciación Planificación Ejecución Control

COMUNICACIONES

1. Planificar la gestiónde lascomunicaciones.

2. Gestionar lascomunicaciones.

3. Controlar lascomunicaciones.


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¿CÓMO GESTIONAR LAS COMUNICACIONES?

La gestión de las comunicaciones implica desarrollar en el equipo del proyecto un ambiente de sinceridad, escucha activa,

circulación de la información. Para ello, se recomienda que al inicio del proyecto se realicen diagnósticos y planificaciones participlas habilidades de escucha activa y feed back entre los participantes, pues como diría Prieto Castillo (1999), s i no se sabe escuccomunicar muy bien información que no le interesa a nadie, y además se trunca otra vía de intercambio para generar creatividad y

En un proyecto la comunicación fluye en todos los sentidos: al interior del equipo del proyecto, entre el equipo y los líderes, enproyecto, entre el director y los inversionistas o proveedores, entre estos y los clientes, etc. De acuerdo a sus condiciones, no todmisma estructura comunicativa, pero todos ameritan una eficiente gestión de las comunicaciones.

El director del proyecto juega un papel fundamental en este proceso, pues se encuentra en permanente comunicación con lodemás interesados en el proyecto. Esta comunicación puede ser interna (en todos los niveles de la organización) o externa (fueejemplo: con los clientes).

Una comunicación eficaz permite crear un puente entre los diferentes involucrados del proyecto, de manera que se coneconocimientos, experiencias, enfoques e intereses diversos en pro del resultado del proyecto. Es por lo anterior que se hace necedefinan una comunicación correcta y oportuna, teniendo en cuenta la distribución geográfica y organizacional de los participantes

Antes de comunicar, se recomienda preguntarse:

¿Quién necesitala información?

¿Qué necesitaexactamente?

¿Cuándo y dóndela necesita?

¿Cómo seentregará?

¿En qué formatodebo entregar la

información?

¿c

ho

co


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PROCESOS DE GESTIÓN DE COMUNICACIÓ

• El proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones dproyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de información de los interesalos activos de la organización disponibles.

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

• El proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición

información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

Gestionar las Comunicaciones

• El proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo dproyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los intedel proyecto.

Controlar las Comunicaciones


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1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LASCOMUNICACIONES

Entradas

1 Plan para la dirección delproyecto.

2 Registro de interesados.

3 Factores ambientales de laempresa.

4 Activos de los procesos de laorganización.

Herramientas y técnicas

1 Análisis de requisitos decomunicación.

2 Tecnología de lacomunicación.

3 Modelos de comunicación.

4 Métodos de comunicación.

5 Reuniones

Salidas

1 Plan de gestión de lascomunicaciones.

2 Actualizaciones a losdocumentos del proyecto.

.

Es el proceso para determinade información de los intproyecto y definir cómocomunicaciones con ellos.


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2. GESTIONAR LAS COMUNICACIONE

Entradas

1 Plan de gestión de lascomunicaciones.

2 Informes de desempeñodel trabajo.

3 Factores ambientales de

la empresa.4 Activos de los procesosde la organización.


1 Tecnología de lacomunicación.

2 Modelos de comunicación.

3 Métodos de comunicación.

4 Sistemas de gestión de la

información.5 Informar el desempeño

Salidas

1 Comunicaciones delproyecto.

2 Actualizaciones al plan parala dirección del proyecto.


4 Actualizaciones a los activosde los procesos de laorganización.

Es el proceso dedistribuir, almacenar, destipulado en ecomunicaciones, toda lproyecto.


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3. CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

Entradas

1 Plan para la dirección delproyecto.

2 Comunicaciones delproyecto.

3 Registro de incidentes.

4 Datos de desempeño deltrabajo.

5 Activos de los procesos dela organización.


1 Sistemas de gestión de lainformación.

2 Juicio de expertos.

3 Reuniones

Salidas

1 Información de desempeño deltrabajo.

2 Solicitudes de cambio.3 Actualizaciones al plan para ladirección del proyecto.


5 Actualizaciones a los activos delos procesos de la organización.

Monitorizar yacciones de colargo de todproyecto, asegcubren las necinteresados en e


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ILUSTRACIÓN ESTOS PROCESOS Y SUS RELAC


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Como vemos en el Diagrama 1, la planeación de comunicación es un proceso que da como recomunicaciones del proyecto, este proceso se trata de determinar la información y comunicacióparticipantes del proyecto.Dentro de la planeación es fundamental determinar qué información será requerida por los involucradrecomienda analizar el reporte de las relaciones de los interesados del proyecto, identificas lo

disciplinas involucradas, disponer la logística, tiempos, movimientos, maquinaria y equipos e integrainternos y externos de proyecto.Con los anteriores procesos se despliega todo el plan de comunicaciones del proyecto, el cual busca:

No debemos olvidar que la comunicación en todo proyecto está inmersa en la cultura y las políticas oello se debe tener en cuenta, todo el conjunto de valores, referencias, hábitos, ritos y signos qconcepción que la organización tiene de sí misma. Además, esta cultura constituye un punto degeneral para la gestión de las comunicaciones en cualquier proyecto.

Promover lacomunicación entre losinteresados y el equipodel proyecto.

Facilitar la integraciónentre los interesespersonales y lasorganizaciones de losparticipantes.

Reducir los focos deconflicto interno a partirdel fortalecimiento de lacohesión de losmiembros.

Cdeinfpaa


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HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNIC

Las reuniones

•Uno de los principalesfocos de comunicaciónen un proyecto son lasreuniones, en las cualesse entrega, recibe yanaliza todo tipo deinformación. Estasreuniones deben ser

muy efectivas y concisas,de lo contrario, sepuede correr el riesgode perder tiempo yesfuerzos.

El director del

proyecto

• Es el responsable deasegurar que estasreuniones seanvaliosas, oportunas yque se hagan sólo lasnecesarias.

Antes de la reunión se

recomienda

• Determinar si la reunión esrealmente necesaria o si sepuede hacer usando otrosmecanismos como lavideoconferencia.

• Establecer con claridad elobjetivo de la reunión.

• Identificar a los principalesparticipantes.

• Desarrollar una agenda detrabajo.

• Realizar ayudas didácticase ilustraciones.

• Coordinar la logística de lareunión: fecha, hora, lugary demás condiciones.

Cartas

• Se uti li zan para difundi rinformación al interior delequipo del proyecto. Estasdeben ser muy breves,directas y legibles. Laventaja de estas cartas esla rapidez de su l legada yel impacto que provoca enel remitente. Se

recomienda no realizarlasen forma múl tiple, s ino aun destinatario específico.

Carteleras

•Es medio de comunicaciónmasivo, generalmente seubican en un lugar detránsito permanente yseguro por parte de losreceptores. La informaciónde las carteleras es muygeneral, por ejemplonoticias, normativas y

avisos importantes. Elcontenido debe estarordenado de manera quepermita una clara y rápidalectura.


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PROJECT MANAGEMENT

Folletos informativos

• Se utilizan para emitirinformación sobre temasparticulares comoprotecciones y seguridadante accidentes laborales,uso del uniforme ocampañas deconcientización interna.

Publicaciones

•Puede crearse una revistainterna para informar, motivar ycohesionar al equipo delproyecto produciendo unacomunicación ascendente,descendente y lateral.

• Estas publ icac iones puedespresentar información dediferentes áreas de interés eincluso contar con laparticipación del equipo

generando sentido depertenencia.

Buzón de

comunicaciones

• Son muy frecuentes en lasorganizaciones, en losproyectos, permiten a losintegrantes expresar conlibertad sus opinionesrespecto al proceso.

Línea telefónica

•Se usa para que losinteresados puedan llamar,consultar sus preguntas oinquietudes sobre el proyecto,e incluso, dejar sugerencias através de un contestador. Estemétodo no es ob ligatorio ypermite escuchar activamentelas op iniones del equipo detrabajo.

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