GPRO022 Plan Gestión Comunicaciones v1.0

7/25/2019 GPRO022 Plan Gestin Comunicaciones v1.0

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Control de rea de Calidad (No modificar)

GPRO022 Plan de Gestin del Proyecto Versin 1.0

PROYECTO DE ANLISIS, DISEO,CONSTRUCCIN, PRUEBA E

IMPLANTACIN DEL SISTEMA DEL

REGISTRO NACIONAL DEPROVEEDORES, RNP, VERSIN 5.0

Plan de Gestin de Comunicaciones

Versin 1.0


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PROYECTO DE ANLISIS, DISEO, CONSTRUCCIN, PRUEBA EIMPLANTACIN DEL SISTEMA DEL REGISTRO NACIONAL DE PROVEEDORES,

RNP, VERSIN 5.0

Plan de Gestin de Comunicacin

rea Usuaria: DRNP Versin: 1.0 Fecha: 06/12/2013

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Historial de Revisiones

Versin 1.0 Fecha 06/12/2013

DescripcinCreacin y elaboracin del documento

Autor Alain Ronald Rojas Macedo, Coordinador de proyecto Consorcio

everis

Fernando Torres Sanchez, Jefe de proyecto Consorcio everis

Revisor de rea deCalidad

Revisor(es) de reaUsuaria

Versin [nmero de versin] Fecha

Descripcin

Autor

Revisor de rea deCalidad

Revisor(es) de reaUsuaria


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RNP, VERSIN 5.0



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Tabla de Contenido

1

Resumen Ejecutivo ...................................................................................................................... 4

2 Introduccin .................................................................................................................................. 5

2.1 Propsito ............................................................................................................................. 5

2.2 Alcance ................................................................................................................................ 5

3

Glosario de Trminos y Abreviaturas del Documento ................................................................. 6

3.1

Abreviaturas ........................................................................................................................ 6

3.2 Trminos .............................................................................................................................. 6

4 Plan de gestin de comunicacin ................................................................................................ 8

4.1

Directorio de Stakeholders .................................................................................................. 8

4.2 Plan de Gestin de Comunicaciones .................................................................................. 8

4.3 Comits ............................................................................................................................... 9

4.3.1

Comit de Tcnico. .......................................................................................................... 9

4.3.2

Comit Seguimiento. ....................................................................................................... 9

4.3.3 Comit Direccin. .......................................................................................................... 10

4.3.4 Identificacin de problemas y soluciones. ..................................................................... 10

4.3.5 Lneas de Comunicacin y Control ............................................................................... 11

4.4 Roles y responsabilidades del equipo del proyecto .......................................................... 12


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1 Resumen EjecutivoEn el marco de modernizacin del estado, y teniendo en cuenta el protagonismo que han tomadolas tecnologas de la informacin en acercar al ciudadano los servicios de las entidades del estado,el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) a despertado, identificado,definido y establecido formalmente la necesidad de tener mejores, ms rpidos y ms eficientesmtodos para realizar, registrar, controlar y supervisar la informacin de los proveedores o lasempresas interesadas en convertirse en proveedores, esta necesidad se busca atender encualquier mbito de sus procesos y flujos de trabajo.

A fin de llevar a cabo una solucin para dicha necesidad, El OSCE requiere una nueva versin delSistema de Registro Nacional de Proveedores, con un diseo dinmico, que permita sistematizarla informacin de los proveedores o empresas interesadas en calificar como proveedores a travsdel cual se gestionen los servicios que las atiendan y que apoyado por la direccin del ServicioElectrnico de Administracin de Compras del Estado (SEACE) sirva como herramienta de tomade decisiones y agilice los servicios que brinda, con el propsito de transformar la atencin que sebrinda actualmente.

La versin del actual sistema del RNP, cuenta con ms de 10 aos de antigedad (esta operativodesde el 2002), es evidente que ya no logra cubrir las necesidades de interaccin con losproveedores, la arquitectura tecnolgica que lo soporta ya no se adapta a los estndares actualesde acercar los servicios y la informacin al usuario.

Por esta razn, el Sistema del Registro Nacional de Proveedores se convierte en una pieza clavepara el OSCE, porque sus resultados se orientan a lograr la interrelacin con el Proveedor, al cuala la fecha no se le ha proporcionado un sistema que tenga funcionalidades que le permitan agilizarsus labores y tareas cuando se convierten en Proveedores del Estado.

Evidenciando la importancia de la consecucin de estos objetivos y reconociendo el alto impacto

que se conseguira en la atencin de los servicios dirigidos hacia los proveedores, el OSCE decideiniciar el Proyecto de Anlisis, Diseo, Construccin, Pruebas e Implantacin del Sistema RNPversin 5.0, y espera con ello implementar todas las funcionalidades del rea usuaria y mejorar lostiempos de respuesta de los Proveedores del Estado.

Los resultados que se pretenden conseguir con la implementacin del nuevo sistema del RNP semencionan a continuacin:

Optimizar el tiempo de atencin del rea usuaria con respecto a los trmites que realice elproveedor, debido a que el sistema brindar funcionalidades nuevas y mejorar lasactuales.

Crear nuevos trmites y/o servicios que brinden al proveedor la actualizacin de lainformacin del registro en el cual se encuentre inscrito, el cual se basar en un procesoms gil.

Brindar mayor flexibilidad en los procesos del sistema. Redisear los formularios de los trmites, obteniendo un formato ms entendible, que

brinde ayudas visuales y que contenga validaciones, lo cual permitir reducir el nmero deerrores cometidos por los proveedores al momento de llenar los formularios.

Mejorar procesos, como la presentacin de los formularios a travs del sistema web, elcual permitir minimizar el tiempo de presentacin o registro de los trmitesprimordialmente a los usuarios ubicados en provincias.

Crear controles para los procesos contemplados en el sistema, lo cual permitir obtenerinformacin para realizar una mejor gestin.


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Economizar en tiles de oficina como papel, tinta de impresoras, etc., puesto que elresultado de los trmites se emitirn a travs del sistema web.

Uniformizar el proceso de notificacin y/o comunicacin a cargo de la institucin con elpblico objetivo a travs de la bandeja de mensajes.

Optimizar las reglas de negocio relacionadas al registro, evaluacin, y/o atencin de lostrmites con el fin de brindar un servicio de mayor calidad al proveedor.

Obtener informacin relevante para la toma decisiones a travs de los nuevos reportes yconsultas operativas y de gestin.

Integrarse con otros sistemas internos lo cual permitir acceder a informacin de formams rpida, o mejorar el rendimiento del sistema al utilizar otros servicios que faciliten sufuncionamiento.

Utilizar plataforma de hardware y software moderna lo cual permitir un ptimodesempeo.

2 Introduccin

El objetivo es entregar una nueva herramienta de gestin y soporte, de apoyo para laadministracin, seguimiento, monitoreo y control de los procesos de atencin para los proveedoreso las empresas interesadas en ser proveedores del estado, a partir de cual se permita obtenerresultados con altos niveles de atencin calidad y agilidad en la respuesta a las necesidades deinformacin. As mismo, con el uso de esta herramienta se busca evidenciar de forma transparentela formulacin de las principales variables como los tiempos y la calidad que sustentan cadaproceso, procedimiento y servicio administrativo que atiende la Direccin del RNP y las reas delOSCE involucradas.

La versin 5.0 del sistema RNP se crea con el objetivo de solucionar los problemas que existen enla versin actual. Sin embargo el mayor beneficio es la identificacin de funcionalidades que sonnuevas o que mejoran las actuales, tales como: El acceso a formularios electrnicos deprocedimientos administrativos que puede realizar un proveedor haciendo uso de su usuario yclave del Sistema del RNP. Adems, se han creado nuevos mdulos como el mdulo deFiscalizacin, para facilitar la gestin que se realiza en la Sub Direccin de Fiscalizacin, mdulode reportes que va ser el soporte para la toma de decisiones de los usuarios gestores del RNP ytambin facilitar las tareas operativas y los servicios y consultas al ciudadano que se van avisualizar en el nuevo portal del RNP.

2.1 Propsito

El propsito del presente documento es definir el plan de comunicacin que deber regir durante eltranscurso del proyecto, apoyndose en el listado de stakeholders a fin de articu lar los comitsque sirvan de insumo para la informacin recabada por las distintas lneas de comunicacin ycontrol establecidas.

2.2 Alcance

El presente documento alcanza a describir el directorio de stakeholders, los distintos comits quese conformarn durante el transcurso del proyecto, as como las diferentes lneas de comunicaciny control.

En este contexto, el presente documento sirve como complemento de lo expresado en las bases ycomo una referencia para la gestin del proyecto dems documentos indicados en el ANEXO E:


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Lista de Entregables de la Metodologa de Direccin y Gestin del Proyecto del OSCE, teniendo encuenta la fase de planificacin (documentos requeridos), de forma tal que en caso de requerirdetalle de la Gestin de Comunicaciones este documento se utilice como nico soporte.

Debe tenerse en cuenta que este documento, por su naturaleza, deber irse actualizando a medidaque se avanza en la realizacin de las actividades de anlisis y levantamiento detallado de lasdiferentes funcionalidades, construccin e implementacin del nuevo sistema RNP, incorporandoadicionalmente los consensos a los que se llegue en las reuniones mantenidas en los diferentesequipos de trabajo.

3 Glosario de Trminos y Abreviaturas del Documento

3.1 Abreviaturas

Abreviaturas Descripcin

API application programming interface, lo cual significa en espaol Interfazde programacin de aplicaciones

BPMN Business Process Modeling Notation, lo cual significa en espaolNotacin para el Modelado de Procesos de Negocio.

OSCE Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado.

PMBOK Project Management Body of Knowledge, lo cual significa en espaolGua de los Fundamentos para la Direccin del Proyectos (Cuartaedicin).

PMI Project Management Institute, lo cual significa en espaol Instituto de

Direccin de Proyectos.RLCE Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

RNP Registro Nacional de Proveedores.

RUP Rational Unified Process, lo cual significa en espaol ProcesoUnificado de Rational.

SEACE Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado.

TUPA Texto nico de Procedimientos Administrativos.

UML Unified Modeling Language, lo cual significa en espaol Lenguaje deModelado Unificado.

3.2 Trminos

Trminos Descripcin

Alcance Segn la cuarta edicin del PMBOK, es la suma de productos, serviciosy resultados que se proporcionarn como un proyecto.


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Trminos Descripcin

Framework delsistema

En desarrollo de software, un framework del sistema es una abstraccinen la cual programas que proveen funcionalidades genricas puedenser selectivamente modificados por cdigo de usuario, de tal forma quese implemente software de aplicacin especfica. Es un conjunto delibreras (conjunto de subprogramas utilizados para desarrollar software)que proveen una interface de programacin de aplicaciones (API -application programming interface) definida.

Los frameworks contienen aspectos claves que los distinguen de laslibreras normales, tales como:

1. Inversin de control (inversion of control).

2. Comportamiento por defecto (default behavior).

3. Extensibilidad (Extensibility).

4. Cdigo del framework no modificable (non-modifiable frameworkcode).

Hardware Hardware corresponde a todas las partes tangibles de un sistemainformtico sus componentes son: elctricos, electrnicos,electromecnicos y mecnicos. Sus cables, gabinetes o cajas,perifricos de todo tipo y cualquier otro elemento fsico involucrado;contrariamente, el soporte lgico es intangible y es llamado software. Eltrmino es propio del idioma ingls (literalmente traducido: partesduras), su traduccin al espaol no tiene un significado acorde, por tal

motivo se la ha adoptado tal cual es y suena; la Real AcademiaEspaola lo define como Conjunto de los componentes que integran laparte material de una computadora. El trmino, aunque es lo mscomn, no solamente se aplica a una computadora tal como se laconoce, tambin, por ejemplo, un robot, un telfono mvil, una cmarafotogrfica o un reproductor multimedia poseen hardware (y software).

Interesado /Stakeholder

Segn la cuarta edicin del PMBOK, son personas y organizacionescomo clientes, patrocinadores, organizacin ejecutante y el pblico,involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses puedenverse afectados de manera positiva o negativa por la ejecucin oconclusin del proyecto. Tambin pueden influir sobre el proyecto y susproductos entregables. Tambin conocido como: Interesados oInvolucrados.

Metodologa Segn la cuarta edicin del PMBOK, es un sistema de prcticas,tcnicas, procedimientos y normas utilizado por quienes trabajan en unadisciplina.

Programa Segn la cuarta edicin del PMBOK, es un grupo de proyectosrelacionados cuya gestin se realiza de manera coordinada paraobtener beneficios y control, que no se obtendran si se gestionaran enforma individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajorelacionados que estn fuera del alcance de los proyectos diferenciadosdel programa.


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Trminos Descripcin

Proyecto Segn la cuarta edicin del PMBOK, es un esfuerzo temporal que selleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.

Requisito Segn la cuarta edicin del PMBOK, es una condicin o capacidad queun sistema, producto, servicio, resultado o componente debe satisfacero poseer para cumplir con un contrato, norma, especificacin u otrosdocumentos formalmente impuestos. Los requisitos incluyen lasnecesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas delpatrocinador, del cliente y de otros interesados. Tambin conocidocomo: Requerimiento.

RiesgoSegn la cuarta edicin del PMBOK, es un evento o condicin inciertaque, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivosde un proyecto.

RUP Es un proceso de desarrollo de software y en conjunto con el LenguajeUnificado de ModeladoUML,constituye la metodologa estndar msutilizada para el anlisis, implementacin y documentacin de sistemasorientados a objetos.

Software Se conoce como software al equipamiento lgico o soporte lgico de unsistema informtico; comprende el conjunto de los componentes lgicosnecesarios que hacen posible la realizacin de tareas especficas, encontraposicin a los componentes fsicos, que son llamados hardware.

UML Es el lenguaje demodelado de sistemas desoftware ms conocido yutilizado en la actualidad; est respaldado por elOMG (ObjectManagement Group). Es un lenguaje grfico para visualizar, especificar,

construir y documentar un sistema. UML ofrece un estndar paradescribir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectosconceptuales tales como procesos de negocio y funciones del sistema,y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programacin,esquemas de bases de datos y componentes reutilizables.

4 Plan de gestin de comunicacin

4.1 Directorio de Stakeholders

Se cuenta con la lista de personas interesadas y que son gravitantes en el logro de los objetivosdel proyecto, contndose con sus email, telfono, celular y direccin.

4.2 Plan de Gestin de Comunicaciones

Para un manejo y control ptimo del proyecto, que a la vez permita mantener permanentementeinformado al Usuario, sobre el cumplimiento de los avances del proyecto, problemas identificados ysoluciones propuestas, se considerarn los siguientes aspectos:
http://es.wikipedia.org/wiki/UMLhttp://es.wikipedia.org/wiki/Modeladohttp://es.wikipedia.org/wiki/Softwarehttp://es.wikipedia.org/wiki/Object_Management_Grouphttp://es.wikipedia.org/wiki/Object_Management_Grouphttp://es.wikipedia.org/wiki/Softwarehttp://es.wikipedia.org/wiki/Modeladohttp://es.wikipedia.org/wiki/UML


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Conformacin de un Comit de Sistemas que estar integrado por personal Usuario y elEquipo del Proyecto.

Niveles de responsabilidad en la toma de decisiones. Lneas de comunicacin y control formales entre Usuario y Equipo del Proyecto.

4.3 Comits

Se conformarn un Comit integrado por personal de Usuario y el Equipo del Proyecto.

4.3.1 Comit de Tcnico.

Este comit est conformado por Los siguientes integrantes:

Usuario Equipo del Proyecto

Lder usuario (UA). Usuarios de Apoyo

Jefe de Proyecto Coordinador de Proyecto Arquitecto de Software El personal que estime conveniente

Este comit se reunir una vez al mes o en la frecuencia que estime oportuno el usuario previajustificacin. Son funciones de este comit:

Convocar las sesiones de apertura de los grupos de trabajo. Definir y aprobar el calendario de trabajo donde se indique claramente las actividades,

fechas de inicio, duracin, recursos necesarios y puntos de control. Revisin de Avances del Proyecto en el mbito concreto del tema a tratar.

Preparar actas de reunin que sustente los acuerdos tomados. Elaboracin, sustentacin y entrega de informes en los puntos de control definidos. Decidir las acciones requeridas para el cumplimiento del cronograma de trabajo. Identificacin de problemas y soluciones propuestos para resolver dichos problemas. Informar las tareas a realizar durante el prximo periodo y sus responsables.

4.3.2 Comit Seguimiento.

Comit destinado al establecimiento de orientaciones y toma de decisiones durante el desarrollodel proyecto en su totalidad.

Estar integrado por los coordinadores del servicio de OSCE y por el Jefe de Proyecto de everis.Adicionalmente, podrn ser convocados aquellos miembros de los equipos involucrados que seestimen oportunos:

Usuario Equipo del Proyecto Lder usuario (UA). Usuarios de Apoyo

Director del Proyecto Jefe de Proyecto Coordinador del Proyecto El personal que estime conveniente

Este comit se reunir quincenalmente o en la frecuencia que estime el usuario previa justificacin.


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Son funciones de este comit: Convocar las sesiones de apertura de los grupos de trabajo. Definir y aprobar el calendario de trabajo donde se indique claramente las actividades,

fechas de inicio, duracin, recursos necesarios y puntos de control. Revisin de Avances del Proyecto. El Supervisor preparar informes de avances de las

actividades programadas segn el cronograma de desarrollo del servicio. Preparar actas de reunin que sustente los acuerdos tomados. Elaboracin, sustentacin y entrega de informes en los puntos de control definidos. Decidir las acciones requeridas para el cumplimiento del cronograma de trabajo. Identificacin de problemas y soluciones propuestos para resolver dichos problemas. Informar las tareas a realizar durante el prximo periodo y sus responsables. Revisin de Avances del Plan de Trabajo Proyecto. Se propondrn los cambios de acuerdo a la evaluacin de los resultados del servicio.

4.3.3 Comit Direccin.

Estar compuesto por la Direccin y Gerencia del servicio de everis, quien mantendr el nivel derelacin a nivel estratgico con los Directores del proyecto de OSCE, y otros responsables deambos equipos:

Usuario Equipo del Proyecto Direccin proyecto RNP Direccin del SEACE Coordinador Tcnico del SEACE Coordinador Funcional del RNP

Direccin proyecto Consorcio everis Coordinador del proyecto Consorcio everis Jefe de proyecto Consorcio everis El personal que estime conveniente elConsorcio everis

Este comit se reunir mensualmente o en la frecuencia que estime el usuario, previa justificacin.

Son funciones de este comit, centradas en asumir las funciones de direccin, orientacin, controly aprobacin interna de los trabajos, sern:

Revisin de Avances del Proyecto. Decidir las acciones requeridas para el cumplimiento del cronograma de trabajo. Identificacin de problemas y soluciones propuestos para resolver dichos problemas.

4.3.4 Identificacin de problemas y soluciones.

Para la identificacin de problemas y el planteo de soluciones existe los siguientes niveles de

responsabilidad, quienes tomaran decisiones sobre qu solucin es la ms apropiada para el xitodel proyecto.

Con el propsito de asegurar que los compromisos se cumplan y las decisiones se tomen a tiempo,se han definido tres (3) niveles de responsabilidad para cada una de las partes:

Nivel Gerencial: Este nivel de decisin es dado por los directores del proyecto


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Nivel Operativo:Este nivel de decisin est dado por:

Usuarios Equipo del Proyecto Lder de Usuario (UA) Jefe del Proyecto

Coordinador del Proyecto

Nivel Tcnico:Este nivel de decisin est dado por:

Usuarios Equipo del Proyecto Lder de Usuario (UA) Jefe del Proyecto

Coordinador del Proyecto Arquitecto de Software

Especialista en Negocio

El Supervisor tiene la responsabilidad de asegurar el cumplimiento de:1. La calidad tcnica2. La calidad del anlisis y diseo del sistema3. Cumplir con los plazos previstos.

4.3.5 Lneas de Comunicacin y Control

A continuacin se enumera todos los medios formales de comunicacin entre Usuario y el Equipodel Proyecto:

Nombre:Rol en elServicio:

ActasdeReunin

Memorndums

CitasporCorreo

Electrnico

InformesdeAvance

AgendadeReunin

Cronogramade

AvancedelProyecto

InformesdeRiesgos

EntregablesdelaFase

deIngeniera.

NuevosRequerimientos

Informedepruebas

Director @ @ @ @ @ *@ @

Lder usuario (UA) @ *@ @ @ @ @ @ @ *@ @

Supervisor *@ *@ *@ *@ *@ *@ *@ @ *@

Especialista en

sistemas deInformacin *@

*@

*@ @

*@

@

@

*

@ *@

Especialista enNegocio

*@ *@ *@ @ *@ @ @ *@ *@

El personal queestimeconveniente

*@

Leyenda:@ Documento Digital enviado por correo. Documento Impreso.* Quien crea el Correo / Documento.


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En el Comit de Sistemas, el Comit de Seguimiento y el Comit de Direccin:Se tendr uno

o varios de los siguientes medios de comunicacin:

Actas de Reunin: Las reuniones sern documentadas a travs de Actas de Reunin lascuales se ajustarn a lo requerido por el Usuario.

Memorndums: Es correspondencia formal interna entre el Comit que tiene el propsitode reemplazar las cartas entre los ejecutivos del Comit. Son diseados para ser giles ypara comunicar algn aspecto formal del proyecto. Los informes acompaan unMemorndum para detallar algn punto especfico.

Correo Electrnico:A efectos de agilizar las comunicaciones entre los miembros delcomit se utilizar tambin como medio el correo electrnico.

Informes de Avance: Es un cronograma de actividades por tipo de servicio calendarizadodiariamente que permite controlar el avance diario de actividades. Se manejarn lossiguientes formatos para los informes y seguimiento de avance del proyecto:

o Agenda de Reunin:Contiene los documentos que se adjuntan en el informe deavance y los puntos a tratar como parte de la agenda y/o las acciones sugeridas.

o Informe de Avance:Este documento contiene un resumen de las actividadesrealizadas en el ltimo perodo y de las actividades a realizar en el siguienteperodo as como los responsables de los mismos. Contiene adems lasobservaciones y recomendaciones para la marcha del proyecto.

o Cronograma de Avance del Proyecto:Utilizando la herramienta Microsoft Projectse registran los porcentajes de avance actividad por actividad, tarea por tarea ascomo la asignacin de recursos de acuerdo con el cronograma de desarrollo delproyecto

o Informes de Riesgos:Este informe contiene los factores de riesgos, peligros oproblemas presentados y que afectan negativamente al proyecto. Se plantear eneste documento la propuesta de solucin, observaciones y recomendaciones. Su

frecuencia de emisin ser de acuerdo a la situacin presentada. Otras Comunicaciones: Cualquier otro medio formal que se considerase necesario para

agilizar la comunicacin entre ambos.

4.4 Roles y responsabilidades del equipo del proyecto

Nro. Cdigo Rol Tipo Personal

1 DP Director del Proyecto Interno/Externo*

2 GP Gerente de Proyecto Externo

3 CP Coordinador del Proyecto Interno/Externo*

4 JP Jefe de Proyecto Interno/Externo*

5 ARQ Arquitecto de Software Interno/Externo*

6 DBA Administrador de Base de Datos Interno/Externo*

7 SA Administrador de Sistemas Interno/Externo*

8 AN Analista Externo


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9 P Programador Externo

10 TS Tcnico de Soporte Interno

11 LOG Personal de Logstica Interno

12 QA Analista QA Interno/Externo*

13 QC Analista QC Interno/Externo*

*Aquellos roles que contienen la descripcin de Tipo de Personal como Interno/Externo, significaque la responsabilidad en el ejercicio del Rol descrito se encuentra distribuido entre personalpropio de OSCE y personal propio de la consultora everis.

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