Gestión de Comunicaciones - Ejemplo
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UNIVERSIDAD DOCTOR JOSÉ MATIAS DELGADOFACULTAD DE POSTGRADO Y EDUCACIÓN CONTINUA
DIPLOMADO EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO:
PRESENTADO POR:
ANA KARENINA CAMPOS
MARLENI GUARDADO
SANDRA LOPEZ
PEDRO BELTRAN
SANTA TECLA, 9 DE NOVIEMBRE 2012
“Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que
hacen parte del proyecto AVANZADA COPRECOS LAC”
Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que
hacen parte del proyecto AVANZADA COPRECOS LAC”
INDICE DE CONTENIDO
Nombre Hoja Descripción del Contenido
Gestión de Comunicaciones
Personas u organizaciones impactadas por el proyecto
Plan de Comunicaciones
Proceso de Gestión de Comunicaciones
Interesados
Planificación de las Comunicaciones
Expectativa de los InteresadosComunicación y trabajo en equipo con los interesados
Informe DesempeñoRecopilar y distribuir la información sobre desempeño
INDICE DE CONTENIDO
Descripción del Contenido
Gestión de Comunicaciones
Personas u organizaciones impactadas por el proyecto
Plan de ComunicacionesComunicación y trabajo en equipo con los interesados
Recopilar y distribuir la información sobre desempeño
PLAN DE COMUNICACIONES
PROYECTO
CONTROL DE VERSIONESVersión Fecha Razón del cambio
1 Versión inicial
1. OBJETIVO
Elaborar el canal idóneo de la Gestión de Comunicaciones para colaborar con el desarrollo del proyecto.
2. ALCANCE
Involucra a los interesados e involucrados en la ejecución del proyecto
3. REQUISITOS DEL PLAN DE COMUNICACIONESIdentificar los interesados
Planificar la Gestión de ComunicacionesDistribuir la Información
Identificar las expectativas de los InteresadosInforme de Desempeño
Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que hacen parte del proyecto
AVANZADA COPRECOS LAC
Noviembre 2012
Indentificación de los InteresadosPlanificar las ComunicacionesDistrituir la InformaciónGestionar las expectativas de los InteresadosInformar el Desempeño
PLAN DE COMUNICACIONES
CODIGO PR-01
CONTROL DE VERSIONESElaborado por Autorizado por
Director General
1. OBJETIVO
Elaborar el canal idóneo de la Gestión de Comunicaciones para colaborar con el desarrollo del proyecto.
2. ALCANCE
Involucra a los interesados e involucrados en la ejecución del proyecto
3. REQUISITOS DEL PLAN DE COMUNICACIONESIdentificar los interesados
Planificar la Gestión de ComunicacionesDistribuir la Información
Identificar las expectativas de los InteresadosInforme de Desempeño
Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que hacen parte del proyecto
AVANZADA COPRECOS LAC
Director de Operaciones
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INDICE
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INDICE
PROYECTO CODIGO PR-01
REQUISITOS DEL PLAN DE COMUNICACIONES
1. INTERESADOSNombre Rol
CICATELLI ClienteFondo Mundial Cliente IndirectoCOPRECOS LAC Cliente Equipo de Proyecto Ejecutores del proyectoEquipo Proveedor
REQUISITOS DE LAS PARTES INTERESADAS
Nombre del Interesado
Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que hacen parte del proyecto
AVANZADA COPRECOS LAC
Especialistas contratados según etapa
Rol del Interesado
Organización del Interesado
Requisito de Información
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INDICE
Fondo MundialPatrocinadorCooperación Internacional
CITATELLIClienteReceptor y Ejecutor del Proyecto
Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyecto
Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Minutas de Reuniones y Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyectoActas de aceptación
COPRECOS LACClienteOrganización Impactada por el Proyecto
EQUIPO DEL PROYECTOEjecutores del ProyectoEmpleados de QTV
EQUIPO PROVEEDOREspecialistas contratados según etapaEquipos de Diseño , Elaboración y Distribución de Promocionales
GERENTE DE PROYECTOSAdministrador del ProyectoEmpleados QTV
Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Minutas de Reuniones y Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyectoActas de aceptación
Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Minutas de Reuniones y Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyectoActas de aceptación
Estatus Semanal del Proyecto y Reporte Mensual Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect) Minutas de Reuniones Organigrama del proyecto, EDT Finiquitos de Etapas y Lecciones aprendidas
Estatus Semanal del Proyecto y Reporte MensualActa de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Minutas de ReunionesOrganigrama del proyecto, EDTFiniquitos de Etapas y Lecciones aprendidas
Acta de Constitución del ProyectoEstatus Semanal del ProyectoPlan del Proyecto EDTOrganigrama del proyectoPlan de Comunicación e implementación
Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyecto
Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Minutas de Reuniones y Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyectoActas de aceptación
Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Minutas de Reuniones y Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyectoActas de aceptación
Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect)Minutas de Reuniones y Reporte Mensual de Avances EDTOrganigrama del proyectoActas de aceptación
Estatus Semanal del Proyecto y Reporte Mensual Acta de Constitución del ProyectoPlan del Proyecto, Comunicación e Implementación (Proyect) Minutas de Reuniones Organigrama del proyecto, EDT Finiquitos de Etapas y Lecciones aprendidas
Acta de Constitución del ProyectoEstatus Semanal del ProyectoPlan del Proyecto EDTOrganigrama del proyectoPlan de Comunicación e implementación
PROYECTO CODIGO PR-01
Actividades de Comunicación
Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que hacen parte del proyecto
AVANZADA COPRECOS LAC
Identificación de la Actividad
Planeación
Planeación
Planeación
Información (qué)
Plan del Proyecto
Plan de Comunicación
Plan de Implementación
Partes Interesadas
(quién)
Fondo Mundial, CICATELLI,
Proyecto QTV, Administrador de Proyectos
QTV, Gerente de Proyectos QTV
Limites de Tiempo
(cuándo)
Al emitir y actualizar
Métodos (cómo)
Escrito
Identificación de la Actividad
Seguimiento Equipo QTV - Equipo Proveedor
Seguimiento Equipo QTV
Seguimiento
Seguimiento
Información (qué)
Estatus Semanal del Proyecto
Reporte de Estatus de Avance
Reporte Mensual
Partes Interesadas
(quién)
Administrador de Proyecto QTV, Representante del Equipo de
Proyecto QTV, Representante de Equipo Proveedor
Administrador de Proyecto QTV, Gerente de Proyectos
QTV, Representante del Equipo de Proyecto QTV
CICATELLI, COPRECOS LAC, Gerente de Proyectos QTV
Limites de Tiempo
(cuándo)
Se definirá fecha y hora de reunión de
seguimiento
Fin de Mes Laboral
Métodos (cómo)
Escrito, correo electrónico, video
conferencias
Escrito
Identificación de la Actividad
Seguimiento Equipo QTV - Equipo Proveedor
Seguimiento Equipo QTV
Seguimiento
Seguimiento
Información (qué)
Estatus Semanal del Proyecto
Reporte de Estatus de Avance
Reporte Mensual
Partes Interesadas
(quién)
Administrador de Proyecto QTV, Representante del Equipo de
Proyecto QTV, Representante de Equipo Proveedor
Administrador de Proyecto QTV, Gerente de Proyectos
QTV, Representante del Equipo de Proyecto QTV
CICATELLI, COPRECOS LAC, Gerente de Proyectos QTV
Limites de Tiempo
(cuándo)
Se definirá fecha y hora de reunión de
seguimiento
Fin de Mes Laboral
Métodos (cómo)
Escrito, correo electrónico, video
conferencias
Escrito
Identificación de la
Actividad
Reuniones del Equipo Directivo
Reuniones internas del Equipo Ejecutor
Control de Cambios
Calidad
Carta de Aceptación
Información (qué)
Minuta de Reuniones
Solicitud de Cambio
Certificación de Requerimientos
Partes Interesadas
(quién)
Gerente de Proyectos QTV,CICATELLI
Administrador de Proyectos QTV, Representante del Equipo de Proyecto QTV
Gerente de Proyectos QTV, Administrador de Proyectos QTV, Representante Equipo Proveedor,
Representante del Equipo de Proyecto
Equipo de Proyecto QTV, Administrador de Proyectos
QTV
Equipo de Proyecto QTV, Representante COPRECOS
LAC
Limites de Tiempo
(cuándo)
Al realizar
Al Solicitar
Al Certificar
Firma de aceptación
Métodos (cómo)
Escrito
Escrito, email
Escrito
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INDICE
DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN
PROYECTO
CONTROL DE VERSIONESVersión Fecha Razón del cambio Elaborado por
1 Versión inicial
1. OBJETIVO
Elaborar el canal idóneo de la Gestión de Comunicaciones para colaborar con el desarrollo del proyecto.
2. ALCANCE
Involucra a los interesados e involucrados en la ejecución del proyecto
3. PROCESO DE COMUNICACIONESSe debe seguir un esquema jerárquico para que la información fluya entre los interesados
EQUIPO DE PROYECTOGerente de ProyectosRepresentante CICATELLI Representante COPRECOS LAC
EQUIPO EJECUTORAdministrador de ProyectosEquipo de Proyecto QTVEquipo Proveedor
4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL EQUIPO DE PROYECTO
Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que hacen parte del proyecto
AVANZADA COPRECOS LAC
Noviembre 2012
Director de Operaciones
El responsable deberá comunicar a los interesados la información según el método y el tiempo estipulado.
5. TIPO DE COMUNICACIÓN
COMUNICACIÓN GENERAL
REUNIONES
COMPARTIR INFORMACIÓN
El Equipo de Proyecto se podrá comunicar de manera informal a través de E-Mails, Teléfono, Video Conferencias o Chat pero se deben de respetar los canales definidos en el presente documento para la oficialización de la comunicación. No obstante, todo cambio relevante y de impacto en el proyecto, deberá de ser comunicado por escrito y respetando las normas y formatos establecidos para cada efecto.
Al convocar a reunión se deberá incluir la agenda de la reunión, lugar, hora, participantes, fecha y objetivos. Los participantes deben ser notificados con tiempo suficiente para que pueda participar.
Se habilitará un espacio en la "nube" para poder compartir información que sea muy pesada para enviarla por correo electrónico y sea de alta imporancia revisarla.
DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN
CODIGO PR-01
CONTROL DE VERSIONESElaborado por Autorizado por
Director General
1. OBJETIVO
Elaborar el canal idóneo de la Gestión de Comunicaciones para colaborar con el desarrollo del proyecto.
2. ALCANCE
Involucra a los interesados e involucrados en la ejecución del proyecto
3. PROCESO DE COMUNICACIONESSe debe seguir un esquema jerárquico para que la información fluya entre los interesados
4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL EQUIPO DE PROYECTO
Director de Operaciones
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INDICE
El responsable deberá comunicar a los interesados la información según el método y el tiempo estipulado.
5. TIPO DE COMUNICACIÓN
El Equipo de Proyecto se podrá comunicar de manera informal a través de E-Mails, Teléfono, Video Conferencias o Chat pero se deben de respetar los canales definidos en el presente documento para la oficialización de la comunicación. No obstante, todo cambio relevante y de impacto en el proyecto, deberá de ser comunicado por escrito y respetando las normas y formatos establecidos para cada efecto.
Al convocar a reunión se deberá incluir la agenda de la reunión, lugar, hora, participantes, fecha y objetivos. Los participantes deben ser notificados con tiempo suficiente para que pueda participar.
Se habilitará un espacio en la "nube" para poder compartir información que sea muy pesada para enviarla por
EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS
PROYECTO
CONTROL DE VERSIONESVersión Fecha Razón del cambio Elaborado por
1 Versión inicial Director de Operaciones
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS
Involucrados
PO-XXXX
a.
b.
c.
a.
b.
Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que hacen parte del proyecto
AVANZADA COPRECOS LAC
Noviembre 2012
1. Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o grupo que los exprese formalmente.
2. Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas, según el siguiente formato:
Código de Polémica
Descripción
Enfoque de
solución
Acciones de
Solución
Responsable
3. Se revisa el Log de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con el fin de:
Determinar las soluciones a aplicar a las polémicas pendientes por analizar, designar un responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de estas soluciones en el Log de Control.Revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán acciones correctivas al respecto.Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha sido resuelta, de no ser así se diseñarán nuevas soluciones (continuar en el paso ‘a’).
4. En caso que una polémica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un problema, deberá ser abordada con el siguiente método de escalamiento:
En primera instancia será tratada de resolver por el Project Manager y el Equipo de Gestión de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.
En segunda instancia será tratada de resolver por el Gerente de Proyecto, el Equipo de Gestión de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.
c.
d.
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES
El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto
2. Exista una acción correctiva
3. Exista un nuevo rol con actividades que impacten al proyecto
4. Exista un cambio en la Jerarquía del proyecto
5. Si se encuentran mejoras en los procesos por sugerencias u observaciones
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN
Reuniones Presenciales
1. Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora, lugar y temas a tratar
2. Debe de comunicarse a las personas involucradas
3. Se empezará en hora puntual
4. Debe de haber un moderador de la reunión
5. Se deben de tratar los temas establecidos
6. Se debe de terminar puntual
7. Elaborar minuta de los acuerdos y compromisos
Correo Electrónico
Video Conferencia
1. Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora y temas a tratar
2. Debe de comunicarse a las personas involucradas
3. Se empezará en hora puntual
En tercera instancia será tratada de resolver por el Patrocinador, el Gerente de Proyectos y los miembros pertinentes del equipo del proyecto, utilizando la negociación y/o la solución de conflictos.
En última instancia será resuelta por el Patrocinador o por el Patrocinador y el Comité de Control de Cambios si el primero lo cree conveniente y necesario
1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente deberán ser enviados por el Administrador de Proyectos con copia al Gerente de Proyectos, para establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al Administrador de Proyectos y el Gerente de Proyectos (si es que éstos no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estén en conocimiento de los Responsables de la parte contractual.
3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto deberán ser copiados a la lista Equipo que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto
4. Los correos enviados por el Equipo de Proveedores a cualquier miembro del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al Administrador de Proyectos
4. Debe de haber un moderador de la reunión
5. Se deben de tratar los temas establecidos
6. Se debe de terminar puntual
7. Elaborar minuta de los acuerdos y compromisos
EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS
CODIGO PR-01
CONTROL DE VERSIONESElaborado por Autorizado por
Director de Operaciones Director General
PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS
Fecha
Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o grupo que los exprese
Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas, según el siguiente formato:
Resultado Obtenido
Se revisa el Log de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con el fin de:
Determinar las soluciones a aplicar a las polémicas pendientes por analizar, designar un responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de estas soluciones en el Log de Control.Revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán acciones correctivas al
Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha sido resuelta, de no ser así se diseñarán
En caso que una polémica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un problema,
En primera instancia será tratada de resolver por el Project Manager y el Equipo de Gestión de Proyecto, utilizando
En segunda instancia será tratada de resolver por el Gerente de Proyecto, el Equipo de Gestión de Proyecto, y los miembros pertinentes del Equipo de Proyecto, utilizando el método estándar de resolución de problemas.
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INDICE
PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES
El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto
2. Exista una acción correctiva
3. Exista un nuevo rol con actividades que impacten al proyecto
4. Exista un cambio en la Jerarquía del proyecto
5. Si se encuentran mejoras en los procesos por sugerencias u observaciones
GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN
1. Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora, lugar y temas a tratar
2. Debe de comunicarse a las personas involucradas
3. Se empezará en hora puntual
4. Debe de haber un moderador de la reunión
5. Se deben de tratar los temas establecidos
6. Se debe de terminar puntual
1. Debe de agendarse , incluyendo: fecha, hora y temas a tratar
2. Debe de comunicarse a las personas involucradas
3. Se empezará en hora puntual
En tercera instancia será tratada de resolver por el Patrocinador, el Gerente de Proyectos y los miembros pertinentes del equipo del proyecto, utilizando la negociación y/o la solución de conflictos.
En última instancia será resuelta por el Patrocinador o por el Patrocinador y el Comité de Control de Cambios si el
1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente deberán ser enviados por el Administrador de Proyectos con copia al Gerente de Proyectos, para establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al Administrador de Proyectos y el Gerente de Proyectos (si es que éstos no han sido considerados en el reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estén en conocimiento de los Responsables de la parte contractual.
3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto deberán ser copiados a la lista Equipo que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto
4. Los correos enviados por el Equipo de Proveedores a cualquier miembro del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al
4. Debe de haber un moderador de la reunión
5. Se deben de tratar los temas establecidos
6. Se debe de terminar puntual
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INDICE
REPORTE DE DESEMPEÑO DEL PROYECTO
PROYECTO
CONTROL DE VERSIONESVersión Fecha Razón del cambio Elaborado por
1 Versión inicial
DATOS PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO PERÍODO
ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO1. SITUACION DEL ALCANCE
% AVANCE REAL EV/BAC% AVANCE PLANIFICADO PV/BAC
2. EFICIENCIA DEL CRONOGRAMASV EV-PVSPI EV/PV
3. EFICIENCIA DEL COSTOCV EV-ACCPI EV/AC
4. CUMPLIMIENTO CON OBJETIVOS DE CALIDAD
5. PROBLEMAS Y PENDIENTES: Por tratar
6. PROBLEMAS/PENDIENTES: Programados para resolver
COMENTARIOS U OBSERVACIONES
Apartado de comentarios.
Diseño, edición y reproducción de materiales y promocionales de información, educación y comunicación sobre el VIH y otras ITS para población uniformada de cinco países que hacen parte del proyecto
AVANZADA COPRECOS LAC
Noviembre 2012
Director de Operaciones
SIGLAS DEL PROYECTO
En este apartado se incluirá información sobre si se logró cumplir los objetivos, esta información se puede formular por medio de encuestas, gráficas, etc.
Indicar cuáles fueron los problemas que se presentaron, estas pueden ser débilidades en un tema, algún refuerzo, etc.
Se indicarán los problemas identificados, con un responsable para su seguimiento y la fecha para solventarlo
REPORTE DE DESEMPEÑO DEL PROYECTO
CODIGO PR-01
CONTROL DE VERSIONESElaborado por Autorizado por
Director General
DATOS PROYECTO
FECHA DE CORTE
ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO1. SITUACION DEL ALCANCE
2. EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA
3. EFICIENCIA DEL COSTO
4. CUMPLIMIENTO CON OBJETIVOS DE CALIDAD
5. PROBLEMAS Y PENDIENTES: Por tratar
6. PROBLEMAS/PENDIENTES: Programados para resolver
COMENTARIOS U OBSERVACIONES
Apartado de comentarios.
Director de Operaciones
En este apartado se incluirá información sobre si se logró cumplir los objetivos, esta información se puede formular por medio de encuestas, gráficas, etc.
Indicar cuáles fueron los problemas que se presentaron, estas pueden ser débilidades en
Se indicarán los problemas identificados, con un responsable para su seguimiento y la
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INDICE