GC-F -005 V. 05

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

PROCESO GESTIÓN DE COMUNICACIONES

INSTRUCTIVO FIRMA DIGITAL

10/02/2020

GC-F -005 V. 05

Tabla de contenido

Contenido 1. Introducción ................................................................................................................................ 3

2. Objetivos ..................................................................................................................................... 3

3. Alcance ........................................................................................................................................ 3

4. Creación de firma para navegadores .......................................................................................... 3

5. Creación de firma en la aplicación de escritorio Outlook ........................................................... 9

6. Código html, para la creación de la firma: ................................................................................ 16

7. Link recursos .............................................................................................................................. 17

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1. IntroducciónEl presente instructivo es un documento que busca unificar las firmas de los correos

institucionales SENA, en este se detalla el paso a paso para la creación de la firma en

navegadores web y en el aplicativo de escritorio Outlook.

Es importante que siga al pie de la letra el instructivo o puede tener resultados no

deseados.

2. ObjetivosEl presente documento tiene como objetivo unificar las firmas de los correos

institucionales del SENA.

3. AlcanceFuncionarios que pertenezcan a la entidad SENA.

4. Creación de firma para navegadoresCon el siguiente instructivo podrá añadir la firma digital usando el navegador Google Chrome, con otros navegadores puede obtener resultados diferentes.

Link de descarga de Google Chrome http://bit.ly/2OCxtAP

1. Inicie sesión en su cuenta de office 365 en el navegador Google Chrome (en otrosnavegadores se pueden obtener resultados no deseados), con su cuenta deMicrosoft.Puede ir al link https://www.office.com/?omkt=es-co

2. Después de validar el inicio de sesión, en la pantalla de aplicaciones de Officediríjase a Outlook e ingrese a este aplicación dando clic.

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3. En Outlook diríjase al engranaje en la parte superior derecha de la pantalla:

4. Cuando se desplieguen las opciones, seleccione “Ver toda la configuración deOutlook” en la parte inferior-Derecha de la pantalla:

5. Se abrirá la pantalla de configuración en las opciones de correo. A continuacióndiríjase a la opción “Redactar y responder”:

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6. En esta sección podrá configurar la firma electrónica:

7. Para configurar la nueva firma electrónica, elimine la información del campo (si tiene ya algún tipo de firma configurada).

8. Desde el navegador Google Chrome (con otros navegadores puede obtener resultados diferentes) ingrese al siguiente link:https://www.sena.edu.co/es-co/Noticias/PublishingImages/mail/firma10.aspx

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Se abrirá una página web como muestra la imagen, de Clic en el botón “Copiar”

para copiar la firma automáticamente.

Para realizar el proceso manualmente seleccione la firma completa poniendo el

mouse desde el inicio de la página, de clic izquierdo para arrastrar y seleccionar,

luego de clic derecho sobre la firma y seleccione la opción copiar:

Seleccione con el mouse la firma y de clic derecho en copiar o con el comando las teclas “crtl+C”:

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La firma tiene la siguiente estructura:

%%Nombre Completo%% %Cargo%-%Área/Oficina%% %%Correo%% %%Teléfono o IP%% %%Dirección/Ubicación-Ciudad%%

Pegue la información en el espacio de edición de la firma.

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9. Le aparecerá la firma configurada. Remplace con cuidado los datos de la firma sin dañarlos estilos, para ello borre los caracteres y remplácelos por su información y de clic enGuardar:

10. Su firma quedará configurada.

11. Si su firma no queda correctamente, intente alguna de las siguientes opciones:a. Copie la firma de la siguiente imagen e intente pegarla en el espacio de la

firma electrónica:

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%%Nombre Completo%% %Cargo%-%Área/Oficina%% %%Correo%% %%Teléfono o IP%% %%Dirección/Ubicación-Ciudad%%

b. Asegúrese de realizar todo el proceso utilizando el navegador GoogleChrome, con otros navegadores el resultado puede variar. Link de descargade Google Chrome: http://bit.ly/2OCxtAP

c. El código de la firma aparece en el link, si tiene conocimientos de html puedeagregarlo para configurarlo.

5. Creación de firma en la aplicación de escritorio Outlook

1. Ingrese a su cuenta de Outlook de escritorio.

2. En la barra de tareas en la parte superior derecha de clic en Archivo:

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3. Le aparecerán las opciones de menú de clic en Opciones:

4. En la pantalla de Opciones de Outlook en el menú de la izquierda de clic en Correo:

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5. En la pantalla de Correo diríjase y de clic en Firmas:

6. En las opciones de la firma de clic en Nueva (Si no lo hace con una nueva firma

pude tener resultados no deseados), y agregue un nombre para la firma:

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7. Desde el navegador web Google Chrome (con otros navegadores puede obtener

resultados diferentes, link de descarga de Google Chrome: http://bit.ly/2OCxtAP ), diríjase al siguiente link:

https://www.sena.edu.co/es-co/Noticias/PublishingImages/mail/firma10.aspx

Se abrirá una página en el navegador como la siguiente imagen, de Clic en el botón copiar para copiar la firma automáticamente.

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O si desea manualmente, seleccione la firma completa poniendo el mouse desde

el inicio de la página, de clic izquierdo para arrastrar y seleccionar, luego de clic

derecho sobre la firma y seleccione la opción copiar:

La firma tiene la siguiente estructura:

%%Nombre Completo%% %Cargo%-%Área/Oficina%% %%Correo%% %%Teléfono o IP%% %%Dirección/Ubicación-Ciudad%%

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8. En Outlook de escritorio vuelva al campo de edición de la firma, de clic derecho y

seleccione la opción de pegar con estilos como se muestra en la imagen o las teclas

rápidas “Crtl+V”:

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9. Le aparecerá la firma con los estilos, edite los campos con su información personal

evitando modificar o editar los estilos y de clic en Aceptar:

10. Su firma quedará configurada y se verá reflejada al crear un correo nuevo.

11. Si su firma no queda correctamente, intente alguna de las siguientes opciones:

a. Asegúrese de siempre seleccionar crear una nueva Firma, si trata de editar

una firma existente puede obtener resultados no deseados.

b. Si la firma aparece cortada o se ve cómo la siguiente imagen:

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Puede darle aceptar, y cuando cree un nuevo correo, le aparecerá con los

estilos correctos, modifique los datos y guarde esta firma, para ellos

selecciónela, cópiela y péguela como nueva firma

c. Si la firma aparece como la siguiente imagen:

La firma no tomo los estilos y debe copiarla del navegador nuevamente.

6. Código html, para la creación de la firma:

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https://www.sena.edu.co/es-co/Noticias/PublishingImages/mail/firma10_codigo.aspx

7. Link recursos

Logo SENA de firma:

https://www.sena.edu.co/es-co/Noticias/PublishingImages/mail/Logo-Firma-

Email-SENA.png

Logo Instagram:

https://www.sena.edu.co/es-co/Noticias/PublishingImages/mail/03-

instagram.png Logo Facebook:

https://www.sena.edu.co/es-co/Noticias/PublishingImages/mail/04-facebook.png

Logo Twitter:

https://www.sena.edu.co/es-co/Noticias/PublishingImages/mail/05-twitter.png

Logo YouTube:

https://www.sena.edu.co/es-co/Noticias/PublishingImages/mail/06-youtube.png

Document

https://www.sena.edu.co/es-co/Noticias/PublishingImages/mail/firma10.aspx[1/07/2020 10:41:20 a. m.]

%%Nombre%% %%Apellido%%%%Cargo%% %%Oficina%%%%Correo%%%%Teléfono- IP%%%%Dirección%% - %%Ciudad%%