1Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

EJERCICIOS DEL PASOEJERCICIOS DEL PASOPrácticaPráctica

2Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

En el proceso de investigación, pregúntese repetidamente porqué un problema ocurre y lleve a cabo el análisis de causa raíz

Pregunte “¿porqué?” basado en los hechos, sin asunciones sobre causas y sin culpar a otros.

Pregunte repetidamente “¿Porqué?”

Apa

rece

n lo

s re

sulta

dos

cont

ínua

men

te?

Problema Priorizado en el Punto de Ocurrencia

Causa Raíz

Contramedida

Causa

Causa

Causa

Causa

“¿PORQUÉ?” (Especule Causes)

Detenga preguntando “porqué” cuando encuentra relación ilógica.

～ Para clarificar la causa raíz, investigue exhaustivamente el proceso involucrado ～

Paso 4

3Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Examine la causa raíz

•Presidente Y de la empresa Z, un suplidor mediano de repuestos, está irritado. Siente que las reuniones gerenciales no son productivas.•La reunión gerencial es el lugar donde para aprobaciones y tomar decisiones finales en relación a asuntos importantes de la empresa. Decisiones que se toman en la reunión gerencial deberán tomar efecto de inmediato y se convierten en reglas oficiales, transmitidas al lugar de trabajo por la alta gerencia. La reunión gerencial es el equivalente a la Dieta si una compañía es comparada a un país.•La reunión gerencial, la cual se lleva a cabo en la sala de reuniones ejecutiva cada Lunes, dura dos horas. El salón tiene todas los implementos necesarios y es el tamaño ideal para 10 personas.•Las reuniones gerenciales de Compañía Z se llevan a cabo tradicionalmente en un ambiente abierto y hay mucha discusión. Sin embargo, Presidente Y siente que recientemente ha habido demasiados casos donde las cosas que debían haberse decidido en la reunión no lo fueron. La agenda se enfoca en asuntos importantes relacionados con toma de decisiones gerenciales. Estas cosas se deben decidir de inmediato para poder progresar. Los participantes deben saber qué se va a discutir en qué día debido a que la agenda se proporciona por adelantado. Sin embargo, cosas que se deben decidir no lo son.

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

4Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

¿Cuales son los posibles puntos de

división?

Lugar

Tiempo

Información

Participantes

Agenda

ReglasProblema Priorizado en el

Punto de Ocurrencia:

“Reuniones Gerenciales no

Producen Decisiones”

5Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

• Punto de Aprendizaje

- Desarrolle cuantos puntos de división que sean posibles

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

6Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

“¿PORQUE?”

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

Reuniones Gerenciales no

Producen Decisiones

7Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

No problema

No problema

“¿PORQUÉ?”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones

Elimine las áreas donde no hay problemas

8Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Examine la causa raíz

•Presidente Y de la empresa Z, un suplidor mediano de repuestos, está irritado. Siente que las reuniones gerenciales no son productivas.•La reunión gerencial es el lugar donde para aprobaciones y tomar decisiones finales en relación a asuntos importantes de la empresa. Decisiones que se toman en la reunión gerencial deberán tomar efecto de inmediato y se convierten en reglas oficiales, transmitidas al lugar de trabajo por la alta gerencia. La reunión gerencial es el equivalente a la Dieta si una compañía es comparada a un país.•La reunión gerencial, la cual se lleva a cabo en la sala de reuniones ejecutiva cada Lunes, dura dos horas. El salón tiene todas los implementos necesarios y es el tamaño ideal para 10 personas.•Las reuniones gerenciales de Compañía Z se llevan a cabo tradicionalmente en un ambiente abierto y hay mucha discusión. Sin embargo, Presidente Y siente que recientemente ha habido demasiados casos donde las cosas que debían haberse decidido en la reunión no lo fueron. La agenda se enfoca en asuntos importantes relacionados con toma de decisiones gerenciales. Estas cosas se deben decidir de inmediato para poder progresar. Los participantes deben saber qué se va a discutir en qué día debido a que la agenda se proporciona por adelantado. Sin embargo, cosas que se deben decidir no lo son.

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

9Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

• Punto de aprendizaje

- Reduzca las causas basado en los hechos

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

10Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

•Aún hay 4 causas en el árbol de lógica.

•Basándonos en información adicional, reduzcamos las posibilidades aún más

•Y continuemos buscando la causa raíz.

11Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

•Los siguientes son comentarios de participantes de la reunión.

•“La regla para tomar decisiones es por mayoría simple. Por supuesto, la minoría puede poner mucha resistencia, pero por lo general la toma de decisiones es democrática.”•“La toma de decisiones en nuestra empresa es cautelosa por lo general y toma en cuenta información relevante. No nos gusta apresurarnos demasiado.”•“Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación.”•“El número de participantes ha incrementado, pero aún se mantiene fuerte los valores y actitudes comunes que compartimos.”•“Los miembros de comité son todos gerentes de alta calidad, y ninguno de ellos piden repetir o mayor detalle ni obstruyen el progreso del comité.”

12Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

“¿PORQUE?”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones

No problema

No problema

13Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”“¿PORQUÉ?”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones

No problema

No problema

No problema

14Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

•Los siguientes son comentarios de participantes de la reunión.

•“La regla para tomar decisiones es por mayoría simple. Por supuesto, la minoría puede poner mucha resistencia, pero por lo general la toma de decisiones es democrática.”•“La toma de decisiones en nuestra empresa es cautelosa por lo general y toma en cuenta información relevante. No nos gusta apresurarnos demasiado.”•“Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación.”•“El número de participantes ha incrementado, pero aún se mantiene fuerte los valores y actitudes comunes que compartimos.”•“Los miembros de comité son todos gerentes de alta calidad, y ninguno de ellos piden repetir o mayor detalle ni obstruyen el progreso del comité.”

15Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”“¿PORQUÉ?”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones ¿ Porqué sucede ？

Démosle más pensamiento e intentemos identificar la causa raíz.・・・・

・・

16Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”“¿PORQUÉ?”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones

Tiempo para la reunión es muy poca

El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente

Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva.

“¿PORQUÉ?”

17Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

• Punto de Aprendizaje

- Proponga la mayor cantidad de causas posibles

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial

18Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

　　

■ Tiempo destinado para reunión gerencial (últimas 3 reuniones)

[31 Enero (Lunes)]– Durante reunión de 120 minutos, 20 minutos dedicados a toma de

decisiones

[7 Febrero (Lunes)]– Durante reunión de 120 minutos, 20 minutos dedicados a toma de

decisiones

[14 Febrero (Lunes)]– Durante reunión de 120 minutos, 30 minutos dedicados a toma de

decisiones

　

19Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial

•Los siguientes son comentarios de varios participantes de la reunión.

•“Antes, cuando estaba en otra empresa, más decisiones se podían toman en reuniones más cortas." (Comentario de dos personas)•“Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación.” (reimpresión)•“Cuando hay que tomar una decisión importante, nadie sale de su asiento para otros asuntos.”

20Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial“¿PORQUÉ?”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones

Tiempo para la reunión es muy poca

El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente

Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva.

“¿PORQUÉ?”

21Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

•Los siguientes son comentarios de varios participantes de la reunión.

•“Antes, cuando estaba en otra empresa, más decisiones se podían toman en reuniones más cortas." (Comentario de dos personas)•“Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación.” (reimpresión)•“Cuando hay que tomar una decisión importante, nadie sale de su asiento para otros asuntos.”

22Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

¿Porqué sucede esto?Démole más pensamiento e intentemos identificar la causa raíz.

Tiempo para la reunión es muy poca

Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva.

“¿PORQUÉ?”

“¿PORQUÉ?”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

Reuniones Gerenciales

no Producen

Decisiones

El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente

23Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

Se invierte demasiado tiempo en presentar información

Se “cotorrea” demasiado

Se toma tiempo para aprobaciones rutinarias

Reuniones Gerenciales

no Producen

DecisionesTiempo para la reunión es muy poca

Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva.

“¿PORQUÉ?”

“¿PORQUÉ?”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente

“¿PORQUÉ?”

24Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

　　

■ Tiempo destinado para reunión gerencial (últimas 3 reuniones)　 　　　 [31 Enero (Lunes)]

・ Presentando información: 60 minutos・ Aprobaciones: 30 minutos・ Toma de decisiones: 20 minutos・ Cotorreo, otros: 10 minutos

　 　 　 [7 Febrero (Lunes)]・ Presentando información: 75 minutos・ Aprobaciones: 10 minutos・ Toma de decisiones: 20 minutos・ Cotorreo, otros: 15 minutos

　 　 [14 Febrero (Lunes)]・ Presentando información: 55 minutos・ Aprobaciones: 20 minutos・ Toma de decisiones: 30 minutos・ Cotorreo, otros: 15 minutos

25Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

•Los siguientes son comentarios de varios participantes de la reunión.

•“Los miembros presentan bien la información y están bien preparados.”•“Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación.” (reimpresión)

•“Hay una gran cantidad de información presentada que veo por primera vez en la reunión. No importa qué tan alta sea la calidad de los miembros, es difícil para que todos llegan a un nivel de comprensión uniforme.”

•“Recibo muchos nuevos documentos en la reunión. Creo que es inevitable cuando no se preparan los documentos con suficiente tiempo de anticipación.”

26Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

“¿PORQUÉ?”

Pobres presentaciones en las reuniones

No hay documentos por adelantado

Baja capacidad de miembros para comprender información

Se invierte demasiado tiempo en presentar información

Se “cotorrea” demasiado

Se toma tiempo para aprobaciones rutinarias

Reuniones Gerenciales

no Producen

DecisionesTiempo para la reunión es muy poca

Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva.

“¿PORQUÉ?”

“¿PORQUÉ?”

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda

El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente

“¿PORQUÉ?”

27Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

•Los siguientes son comentarios de varios participantes de la reunión.

•“Los miembros presentan bien la información y están bien preparados.”•“Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación.” (reimpresión)

•“Hay una gran cantidad de información presentada que veo por primera vez en la reunión. No importa qué tan alta sea la calidad de los miembros, es difícil para que todos llegan a un nivel de comprensión uniforme.”

•“Recibo muchos nuevos documentos en la reunión. Creo que es inevitable cuando no se preparan los documentos con suficiente tiempo de anticipación.”

28Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

• Punto de aprendizaje

-Continúe encontrando la mayor cantidad de causas posibles, y después redúzcalas basado en los hechos.

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

29Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial

Pobres presentaciones en las reuniones

No hay documentos por adelantado

Baja capacidad de miembros para comprender información

Se invierte demasiado tiempo en presentar información

Se “cotorrea” demasiado

Se toma tiempo para aprobaciones rutinarias

Reuniones Gerenciales

no Producen

DecisionesTiempo para la reunión es muy poca

Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva.

[Reglas]Reglas de toma de decisión inefectivas

[Tiempo Necesario]Tiempo insuficiente para toma de decisiones

[Participantes]Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad

[Información Necesaria]Información insuficiente para toma de decisiones

[Lugar]Lugar inadecuado para reunión

[Agenda]Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Por lo tanto

El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente

Por lo tanto Por lo tanto

30Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

• Punto de Aprendizaje

- La causa propuesta tiene una relación causal clara al problema observado.

　 　 　 Haga una comprobación de“por lo tanto”

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

31Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

•Intente analizar causas raíz lo más profundo posible

Problema Priorizado en el Punto de Ocurrencia

Reuniones Gerenciales no

Producen Decisiones

Tiempo insuficiente para toma de decisiones

No hay documentos por adelantado para revisión

Si hace suficiente análisis de causa raíz

Reunión de 3 horas(En vez de 2 horas)

Causa Raíz

Distribuya documentos 3 días antes de reunión

Contramedida

Importancia de análisis de causa raíz

32Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Paso 4: Caso “Reunión Gerencial”

Puntos de aprendizaje– Desarrolle cuantos puntos de división que sean

posibles– Reduzca las causas basado en los hechos.– Proponga la mayor cantidad de causas posibles– Continúe encontrando la mayor cantidad de causas

posibles, y después redúzcalas basado en los hechos.

– La causa propuesta tiene una relación causal clara al problema observado.

– Haga una comprobación de “por lo tanto

33Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 （ February ）

Gracias