MÓDULO N

O. 02

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ALIDADES D

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OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Al finalizar el módulo él o la participante estará en la capacidad de conceptualizar las generalidades del almacenamiento, de acuerdo a los procedimientos.

CONCEPTO DE ALMACÉN

un almacén básicamente es un espacio, recinto, edificio, o instalación donde se suele guardar la mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo el acondicionamiento de productos determinados, hacer recambios (tanto para el mantenimiento como para la existencia técnica), etc., más profundamente diríamos que el término almacén viene derivado del árabe (almaizan) y es una casa o edificio donde se guardan géneros de cualquier clase.

TIPOS DE ALMACÉN

Según su situación geográfica y la actividad que realicen, podemos distinguir entre:

- Almacén central. Es el almacén más próximo a los centros productivos con el fin de disminuir los costes. Una de las funciones que tiene este tipo de almacén es suministrar productos a los almacenes regionales. Se caracteriza por que en él se manipulan unidades de carga completas, tales como paletas.

TIPOS DE ALMACÉN

- Almacén regional. Es el almacén que se localiza cerca de los lugares donde se van a consumir los productos. Se caracteriza por su especial diseño: adecuado para recibir grandes vehículos para la descarga de mercancía y con una zona de expedición menor. La ruta de distribución de los productos del almacén a los centros de consumo no debe ser superior a un día.

- Almacén de tránsito. Se trata de un recinto especialmente acondicionado para la recepción y expedición rápida de productos.

Se suele localizar en algún punto intermedio entre el almacén regional y el lugar de consumo, cuando entre ambos hay una distancia que se tarda en cubrir un tiempo superior a un día. Suele aplicar equipos y sistemas de almacenaje sencillos.

TIPOS DE ALMACÉN

TIPOS DE ALMACÉN

TIPOS DE ALMACÉN

• Según el tratamiento fiscal que reciben los productos almacenados, podemos distinguir los siguientes tipos de almacenes:

- Almacén con productos en régimen fiscal general. Es aquel en el que los productos almacenados no gozan de exenciones fiscales, por lo que se les aplican los impuestos vigentes y de forma general.

- Almacén con productos en régimen fiscal especial. Es el almacén cuyos productos están exentos de impuestos ordinarios mientras estén situados en ese espacio en concreto; un ejemplo de ello son las zonas francas, los depósitos aduaneros, etc.

TIPOS DE ALMACÉN

Según el recinto del almacén, tenemos los siguientes tipos:

- Almacén abierto. Es aquel que no requiere ninguna edificación, la superficie destinada a almacenaje -al igual que los pasillos- queda delimitada por una valla, o bien por números o señales pintadas. Debe almacenarse productos que no se deterioren cuando estén expuestos a la intemperie.

- Almacén cubierto. Es el almacén cuya área destinada al depósito de los productos está constituida por un edificio o nave que los protege. En ocasiones hay productos que necesitan estar protegidos de la luz, tener unas condiciones térmicas especiales, etc., por lo que debe existir un edificio adecuado para estos casos.

TIPOS DE ALMACÉN

• Según el grado de mecanización podemos distinguir distintos tipos de almacenes, en función de cómo se manipulen los productos, se usen los equipos y se apliquen los sistemas de almacenaje:

-Almacén convencional. Es aquel cuyo equipamiento máximo de almacenaje consiste en estanterías para el depósito de paletas, con carretillas de mástil retráctil. Esto influirá en las dimensiones del almacén, cuya altura oscilará entre 6 y 7 m; además deberá tener pasillos anchos para que discurran sin dificultad las carretillas.

- Almacén mecanizado. Es el almacén en el que la manipulación de productos se realiza mediante equipos automatizados, por lo que reduce al mínimo la actividad realizada por los trabajadores. Su altura sobrepasa los 10 m, por lo que permite almacenar mayor volumen de productos. Todo esto requiere que las unidades de carga tengan las mismas dimensiones.

FUNCIONES DE UN ALMACÉN

1. Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

OBJETIVO DEL ALMACENAMIENTO

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Su objetivo no es solamente el citado de salvaguardia de los materiales allí guardados sino, y muy especialmente, la de actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases (ejemplo: compras o salidas de líneas de producción) y los de entrada de las siguientes (ejemplo: entradas en líneas de producción o ventas). Es, en segundo lugar, el agente del sistema que garantiza que la cobertura de los procesos productivos o comerciales no se detenga ni sufran trastornos indeseables, denominándose entonces gestión de existencias.

MÉTODOS DEL ALMACENAMIENTO

Los métodos de almacenamiento son esencialmente dos: en sacos y a granel. El primero se realiza al aire libre o en almacenes, y el segundo en graneros o silos de mayor o menor capacidad. La elección de uno u otro de estos métodos y el grado de adelanto tecnológico de las estructuras de almacenamiento dependen de múltiples consideraciones de orden técnico, económico y sociocultural.

Tampoco hay que olvidar todos los sistemas de almacenamiento tradicionales empleados por los pequeños productores. Valiéndose de técnicas de construcción artesanales y de materiales locales, son ellos los que prevalecen en las comunidades rurales de muchos países en desarrollo.

PERFIL DEL AUXILIAR DE ALMACÉNa) Reciben, verifican y clasifican los productos, mercancías por almacenar.

b) Colocan, a mano o con máquinas, las mercancías en los espacios correspondientes dentro del almacén, conforme a las Normas de Seguridad e Higiene.

c) Llevan registros de la cantidad, tipo, ubicación de los productos y/o mercancías almacenados, para lo cual, pueden operar programas de cómputo.

d) Verifican que los comprobantes y registros diarios de movimientos de mercancías o productos existentes en el almacén correspondan entre sí.

e) Formulan inventarios físicos de los productos o mercancías almacenados, con el propósito de comprobar que concuerden con los movimientos realizados.

f) Formulan informes de los movimientos realizados en el almacén.

g) Pueden operar montacargas y paletizadoras automáticas para la estiba de las mercancías.

h) Pueden dar mantenimiento preventivo al equipo y herramientas utilizados para el movimiento de los productos o mercancías.

i) Pueden atender y observar una báscula de plataforma para pesar diversos insumos y productos.

j) Pueden empacar y embarcar los productos de acuerdo con los requerimientos del solicitante.

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE UN ALMACÉN

• Principios y procedimientos en el almacén.

• Importancia de la coordinación en todas las operaciones de almacén.

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS EN EL ALMACÉN

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para al administración, la producción o al venta de artículos o mercancías.

Todo almacén puede considerarse redituable o rentable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrado y salida, o sea una rápida rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

LOS SIGUIENTES PRINCIPIOS SON BÁSICOS PARA TODO TIPO DE ALMACÉN:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.

• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).

• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.

• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.

• La identificación debe estar codificada.

LOS SIGUIENTES PRINCIPIOS SON BÁSICOS PARA TODO TIPO DE ALMACÉN:

• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.

• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.

• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.

LOS SIGUIENTES PRINCIPIOS SON BÁSICOS PARA TODO TIPO DE ALMACÉN:

• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.

• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.

• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el

lugar asignado para ella en el almacén.

2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.

3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y deterioro del producto.

4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté en orden (checar la mercancía que más se utiliza).

5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos en sistema.

6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad y salida a los de más cercana caducidad.

PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar

un control de esta (ítems o productos hijos).

8. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de mercancías.

9. Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser registrada en el sistema, esto es darle salida de almacén y entrada en el departamento al que se haya hecho la transferencia.

IMPORTANCIA DE LA COORDINACIÓN EN TODAS LAS OPERACIONES DE ALMACÉN.

Tal su nombre lo afirma, un almacén es un lugar o punto que anda con el almacenaje de cierto modelos de productos. Los almacenes toman parte indispensable de todo el patrón de organización de una empresa actualmente es ahí a donde llegan los bienes para su futuro traslado o para su posterior comercialización.

La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción esta estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

DOCUMENTOS DE UN ALMACÉN

Manejo y organización de archivo de almacén.

Clasificación de documentos de recepción.

DOCUMENTOS DE UN ALMACÉN

Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en el almacén.

ENTRADA DE ALMACÉN

Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento al Almacén o Bodega de la entidad, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en Almacén y efectuar los asientos en Contabilidad.

OBJETIVODOCUMENTAR EL INGRESO DE UN BIEN O INSUMO AL ALMACEN DE LA DEPENDENCIA.

1. Nombre de la dependencia correspondiente. 2. Nombre o razón social del proveedor. 3. Domicilio del proveedor. 4. Fecha de ingreso de los bienes o insumos al almacén. 5. Numero consecutivo que se maneje para el control de entradas de bienes o insumos al almacén.

6. Numero de pedido correspondiente. 7. Numero de modificación al pedido, en su caso. 8. Numero de la requisición u orden de compra que dio origen al pedido. 9. Numero de la factura que ampara los bienes e insumos recibidos en el almacén. 10. Numero de la remisión que ampara los bienes e insumos recibidos en el almacén. 11. Numero de codificación asignado por la dependencia a un bien o insumo del almacén.

12. Nombre y las especificaciones del bien o insumo. 13. Numero de bienes o insumos que ingresaron al almacén. 14. Unidad de medida del bien o insumo. 15. Precio unitario del bien o insumo. 16. Importe de los bienes o insumos. 17. Nombre, cargo y firma de la persona que recibió en el almacén los bienes o insumos. 18. Importe total de los bienes o insumos recibidos.

Ejemplo

Se formulará en original y tres copias, distribuidas de la siguiente forma:• Original, para remitir a la Unidad de

Contabilidad y Tesorería de la Oficina de Administración de la Sede Central.

• 1ra. Copia, para el Proveedor o Transportista.

• 2da. Copia, para el archivo de Administración de la Gerencia Local.

• 3ra. Copia, para el archivo del Almacén de la Gerencia Local.

Salida de Almacén.

El concepto en la salida del almacén, esto es que debes de registrar toda salida que sé haga de tú almacén ya que el producto es tangible, algo que sé puede contar o contabilizar económicamente y es sujeto a un inventario físico.

Ya que el inventario o producto que tengas tiene un valor para la empresa y contra este fabricas o dejas de fabricar por tener o no tener ese producto. Y esto puede ser una inconformidad a los clientes internos y/o finales.

Es por eso que el concepto de Salida del Almacén es muy importante registrarla, así como la Entrada del Material al Almacén.

Es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración, conservación, etc. Por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario.Los comprobantes de salida deben tener la siguiente información básica:Logo y nombre de la entidadDescripción de la almacénNombre del comprobante y tipo de bienFecha y consecutivo

Descripción del movimientoResponsable y numero de identificaciónDependenciaNumero de solicitud y fechaObservacionesCategoría contable a la que pertenece el bienCódigo interno del inventario del almacén del

elemento a salirReferencia interna del elementoNombre del bien

Unidad de mediaCantidadValor de unidadValor total de unidadValor total de salidaFirma del funcionario que recibeFirma del funcionario del almacén que entrega

EjemploSALIDA DE ALMACEN

 FECHA____________________

CANTIDAD UNIDAD CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO

ENTREGADO AL CLIENTE

FACTURA N°

ORDEN DE COMPRA CLIENTE

N°

COSTO POR UNIDAD

IMPORTE

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

  TOTAL  

 Sistema Informático para la Automatización de Almacén:

• Tipos de programas informáticos para automatización de almacén.

• Aplicaciones de Windows para la sistematización de un almacén.

• Sistema de Numeración EAN*UCC.

• Generalidades del Sistema de Numeración EAN*UCC.

• Definición y elementos.

• Código de barras.

• Estructura y Tipos.

• Código electrónico de Producto (EPC).

• Uso de Estándares.

• Áreas de aplicación.

Tipos de Programas Informáticos para Automatización de Almacén.

• Easystor• Visual Saca Pro• MCS Stock• KISoft Warehouse• Systore• Entre muchos más!!!

SOLO DEFINIRÉ TRES:

• Easystor: es el sistema de gestión operativa de Incas Group para la optimización de las actividades logísticas de almacén.

• Visual Saca Pro: El aplicativo para automatización y/o robotización de almacenes denominado  S.A.C.A. PRO (Sistema Automático de Control de Almacenes).

• Systore: Software Systore es un sistema específicamente diseñado para cubrir todas las necesidades relacionadas con la gestión y el control integrado de los almacenes automáticos y de los sistemas de manipulación interior.

Aplicaciones de Windows para la Sistematización de un Almacén.

• Excel: La gestión de stocks o de almacenes, constituye una de las funciones principales en el buen funcionamiento de cualquier negocio que se dedique a la fabricación o distribución de cualquier tipo de bien, la Macro Excel gestión de stocks y almacenes, nos permite llevar una buena gestión de nuestros materiales, así como conocer en todo momento la situación actual de nuestro almacén, conocer los diversos movimientos que han sufrido nuestros materiales, a que clientes hemos destinado cierta mercancía.

• Access: se usa para llevar la relación de los productos que les hemos comprado o vendido, y esto debe verse reflejado en nuestro control del almacén.

Sistema de Numeración EAN*UCC.Generalidades

EAN (European Article Numbering Association) es un sistema internacional que permite la identificación y comunicación de productos, servicios, unidades de transporte, asentamientos y locaciones. Los estándares del sistema son manejados por EAN Internacional a través de una red de organizaciones nacionales que desarrollan y mantienen estándares de codificación para todos los usuarios, y tienen en mente el desarrollo de un estándar global, multisectorial con el objetivo de proveer un lenguaje común para el comercio.

SISTEMA DE NUMERACIÓN EAN*UCC.Definiciones y Elementos

El sistema EAN-UCC es una llave que brinda el acceso al mundo de los negocios, facilitando comunicaciones nacionales e internacionales entre las diferentes partes comerciales. Está formado por estándares multisectoriales para la identificación única de productos, servicios y locaciones, conductores de datos que permiten el proceso automático de ítems, y mensajes electrónicos que complementan la logística y proveen intercambio de información entre las partes comerciantes, de manera consistente y económica.

CÓDIGO DE BARRASDefinición

Es una herramienta que permite la captura automática de la información. Lenguaje estandarizado que permite identificar de manera única a nivel mundial unidades de comercialización (productos, cajas, paletas), personas, servicios, activos fijos y localizaciones.

CÓDIGO DE BARRAS

Estructuras

Está constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en 4 partes:

• [84] Los dos primeros dígitos identifican que la empresa se ha adscrito a Aecoc como Organización Nacional registradora de códigos de barras EAN.

• [25623] Los 5 dígitos siguientes indican el código de empresa asignado por la Ornazación Nacional Aecoc.

• [50012] Los 5 dígitos siguientes identifican el producto dentro de la empresa, este código será asignado por la empresa a su libre albedrío.

• [6] El último dígito es calculado, es el dígito de control.

CÓDIGO DE BARRASTipos

El sistema GS1 provee una amplia variedad de Códigos de Barras para uso de los miembros GS1, dependiendo la aplicación que necesiten. Los tipos de Códigos de Barras son distintos, por esta razón hay que tener presente que para cada necesidad hay uno que mejor se amolda al requerimiento, teniendo en cuenta que cuentan con diferentes fortalezas y debilidades, GS1 selecciona el Código de Barras que mejor se adapte a la mejor aplicación.

Los Códigos de Barras utilizados por GS1 incluyen EAN/UPC, RSS, GS1-128, ITF-14, Data Matrix y Componente Compuesto.

Código Electrónico de Producto (EPC).El código electrónico de producto (código EPC o EPC, por sus siglas en inglés electronic product code) es un número único diseñado para identificar de manera inequívoca cualquier objeto. Este código es un sistema de identificación y seguimiento de las mercancías «en tiempo real». El número se encuentra almacenado en un circuito integrado, denominado «tag», que puede leerse mediante radiofrecuencia RFID. Puede considerarse como la evolución del código EAN (Europa) o UPC (América) y proporciona datos adicionales al clásico código de barras.

Al código EPC será posible asociarle datos dinámicos referentes al ítem que identifica, tales como: fecha de fabricación, lugar de fabricación, fecha de vencimiento, longitud, grosor, etc. Con la utilización del código electrónico de producto o EPC se facilita el seguimiento de los productos a lo largo de la cadena de abastecimiento o el canal de distribución.