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Licenciatura en Gestión Educativa– Escuela para la Innovación Educativa - UNSE
LGE
ESPACIO CURRICULAR TEORÍA YTECNOLOGÍAS DE GESTIÓN
IIIModulo III
Autor:Lic. Fernando Jose Cordoba
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Herramientas de Gestión: Los planes operativos
I La administración como proceso
La administración se define como el proceso de diseñar y
mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupos,
alcancen con eficiencia las metas seleccionadas. Este proceso tiene
cuatro etapas básicas: planeación, organización, dirección y control.
EntornoPlaneamie
Entorno
Control Organizaci
Entorno
Dirección
Entorno
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Planeación: es la etapa en que los administradores definen la misión,
los objetivos y demás planes para la organización. Requiere de un
complejo proceso de decisión.
Organización: es aquella parte de la administración que implica
establecer una estructura intencional de los papeles que deben
desempeñar las personas en una organización. Es intencional en el
sentido de que asegura que se asignen todas las tareas necesarias para
cumplir las metas. El propósito de una estructura organizacional es la
creación de un ambiente propicio para la actividad humana. Por ello
constituye una herramienta administrativa y no un fin.
Dirección: consiste en influir sobre las personas para que contribuyan
a la obtención de las metas de la organización. Para lograr una buena
dirección, es decir que sea eficaz y eficiente, es necesario tener presente
los siguientes aspectos:
1- Un proceso de motivación de modo tal de lograr una mezcla de
impulsos para que se concrete la influencia
2- Un proceso de comunicación que sea movilizador y le dé el
dinamismo necesario a la organización
3- Un perfil de liderazgo acorde a las necesidades de dirección,
influencia y a las características de los grupos a dirigir
Control: implica medir y corregir, según el caso, el desempeño
individual y organizacional para asegurar que lo hechos se ajusten a los
planes. Es decir que las actividades de control se relacionan con la
medición de los logros. El proceso básico de control,
independientemente donde se encuentre o quién lo realice, comprende
tres pasos: establecer estándares o puntos de referencia con respecto a
los cuales los administradores establecen los controles; medir el
desempeño, es decir el nivel de ejecución; y luego corregir las
desviaciones en caso de que no coincidan los planes con la ejecución.
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II La Planeación, tipos
La planeación es la etapa básica del proceso administrativo que
incluye seleccionar misiones y objetivos, y determinar el conjunto de
acciones que permitan alcanzarlo.
Es así que la planeación provee de un enfoque racional en la
obtención de objetivos, el que requiere de los administradores un
esfuerzo intelectual por imaginar y construir un futuro incierto y poco
controlable. Es decir, planificar es más que hacer planes; es construir el
futuro que se desea.
La naturaleza de la planeación puede ser analizada al examinar
sus cuatro aspectos principales:
1- Contribución al propósito y a los objetivos: ya que cada plan sea
principal o de apoyo debe contribuir al logro de los objetivos
organizacionales. Esto se deduce de que la organización existe
para el logro de su misión y objetivos a través de la cooperación
deliberada.
2- Supremacía de la planeación entre las tareas del administrador:
esto se debe a que la organización, dirección y control se han
diseñado para el logro de los objetivos por lo que la planeación
precede a la ejecución de todas las otras funciones
administrativas.
3- Generalización de la planeación: es decir que se trata de una
función que debe ser ejecutada por todos los administradores,
aún sabiendo que su carácter y alcance varían según la posición
que cada uno de ellos tenga en la estructura de la organización.
Es decir que algunos participarán en planes generales y otros en
más específicos; en planes inmediatos o a largo plazo. Cualquiera
sea la situación, desde el gerente general o propietario hasta el
supervisor o jefe de cuadrillas, todos elaboran planes, todos
planifican.
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4- Eficiencia del plan: se relaciona básicamente con su propósito, es
decir el nivel o grado con que logra los objetivos que se persiguen.
Esta eficiencia puede se medida en términos de costo-beneficio; o
sea la contribución o aporte al logro de los objetivos a costos
realmente razonables, para lo que se deberá observar los aspectos
cuantitativos (costo, tiempo, etc.) y los aspectos cualitativos
(satisfacción grupal, imagen, etc.)
De esto también se desprenden las consecuencias que pueden
traer consigo una planificación errónea, ya que ello afectaría a la salud
y bienestar de toda la organización.
Dentro de la planeación, en las organizaciones se pueden
distinguir dos tipos de planes:
Planes estratégicos: son diseñados por los altos ejecutivos y
la administración de mando medios. Tiene como finalidad el
logro de los objetivos organizacionales
Planes operativos: son diseñados principalmente por la
administración de mandos medios e indican como serán
implantados los planes estratégicos mediante la acción diaria.
Estratégica Largo plazo Alta estructura Variables
externas/internas Alta incertidumbre Flexible No rutinario
Operativa Corto plazo Niveles medios y bajos
estructura Variables internas Poca incertidumbre Puede ser rígido Puede ser rutinario
La planificación estratégica es un proceso de una relevancia
mayor, si se busca lograr el éxito organizacional, ya que por medio de la
misma se logra activar la participación de todos los integrantes de la
organización, recayendo sobre ellos la determinación del futuro de la
organización.
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Los responsables de la planificación estratégica deben estar
atentos a los cambios que se lleven a cabo, ya sea en el ámbito interno
como en el externo de la organización, adaptando la estrategia a los
diversos requerimientos. Es por ello que el proceso de planificación
estratégica debe ser continuo.
P. Estratégica
Visión Misión Objetivos de largo
plazo Estrategias
P. Operativa
Programas Proyectos Presupuestos Pronósticos Procedimientos
Los planes que especifican los detalles de cómo deberán lograrse
los objetivos generales se conocen como planes operativos. Estos planes
tienden a abarcar periodos más cortos. Los planes operacionales
suponen la existencia de objetivos, ya que definen la forma de
alcanzarlos.
Los planes operativos pueden clasificarse en planes de uso único
(presupuestos, programas, proyectos, pronósticos) y planes de uso
permanente (reglas, procedimientos, políticas)
Lectura recomendadahttp://www.terras.edu.ar/biblioteca/17/17GSTN_Flores_Unidad_5.pdf
pág. 5 a 8
Para reflexionar: En la gestión actual de nuestra
institución educativa debemos identificar cuáles son
los planes con los que trabajamos, con qué
regularidad se los formula, quiénes son los
responsables de su formulación y su ejecución.
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III PROYECTOS SOCIALES. CÓMO
ELABORAR UN PROYECTO
¿Qué es un Proyecto?
Un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas con
el fin de alcanzar objetivos específicos, dentro de los límites de un
presupuesto y de un período dados. (ONU, 1984)
Un conjunto de actividades concretas interrelacionadas y
coordinadas entre sí que se realizan con el fin de producir
determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades
o resolver problemas. (Ander-Egg)
Un proyecto es la respuesta a un problema y la puesta en marcha
de un proceso
La elaboración de un proyecto supone la capacidad de traducir las
ideas en acción. A la vez hay que pensarlos teniendo en cuenta los
objetivos a alcanzar, junto con la capacidad para integrar la
información recibida y la información elaborada... Para ello hay que
organizar la mente; Ander-Egg y Aguilar, nos proponen que nos
formulemos diez preguntas:
Qué...........se quiere hacer Naturaleza del proyecto.
Por qué.....se quiere hacer Origen y fundamentación.
Para qué.....se quiere hacer Objetivos, propósitos.
Cuánto.......se quiere hacer Metas.
Dónde........se quiere hacer localización física
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Cobertura espacial.
Cómo..........se va a hacer actividades y tareas.
Métodos y técnicas.
Cuándo...se va a hacer calendarización o cronograma (ubicación en
el tiempo)
A quiénes.....va dirigido Destinatarios o beneficiarios.
Quiénes.....lo van a hacer Recursos Humanos.
Con qué se va a hacer Recursos Materiales.
Cómo se va a costear Recursos Financieros.
A continuación desarrollemos cada uno de los pasos:
DENOMINACIÓN DEL PROYECTO
La denominación nos permite caracterizar en pocas palabras lo
que se quiere hacer en el proyecto.
El primer paso consiste en identificar el proyecto, titularlo;
haciendo referencia a la institución u organismo responsable de la
ejecución del proyecto, y, eventualmente a si forma parte de un
conjunto de proyectos.
Es importante concretar las actividades a desarrollar a través del
título, sin plantear el problema previamente ni la solución.
Puede incluir datos sobre:
- aquello que se quiere hacer,
- localización del proyecto,
- población a la que va dirigido,
- instituciones que participan.
NATURALEZA DEL PROYECTO
Aquí se plantearán los datos importantes como ser:
a- Descripción del proyecto.
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b- Fundamentación del mismo.
c- Objetivos.
d- Metas.
e- Localización física y cobertura espacial
f - Beneficiarios.
a- Descripción del proyecto.
Se pretende caracterizar y desarrollar la idea central; ampliando su
título, que hasta ahora nos brindó una información limitada, pero sin
extenderse demasiado.
SITUACIÓN INICIAL – POBLACIÓN
OBJETIVO: CARACTERIZACIÓN
En este espacio, acotado, se debe llegar a fundamentar la razón de ser
del proyecto:
- Clara definición del problema.
- Antecedentes a nivel macro y micro, con resultados.
b- Fundamentación del mismo
Aquí se desarrollarán las razones que justifican su realización.
Explicando el problema, su importancia. Para detectar el problema se
utilizan varias herramientas: encuestas, investigación participativa,
observación, etc. Se agrega además la evaluación de la propuesta más
adecuada. Se considerarán razones técnicas como políticas.
Para identificar un problema partimos de un diagnóstico, en donde:
Identificación de las necesidades o problemas sociales
Involucrar a la propia población en la identificación y resolución
de sus propios problemas y necesidades.
Utilizamos la tormenta de ideas como ejercicio para describir y
formular el problema.
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Para explicar el problema utilizamos la técnica “el árbol del
problema”.
El buen diagnóstico debe considerar los aspectos relevantes y
profundizar en ellos de manera de dejar de manifiesto la realidad:
a) Ubicación: determinar la ubicación con respecto no solo su
geografía, sino distribución interna de los equipamientos, distancia
de los centros de trabajo, de los centros de toma de decisiones.
b) Descripción General: la descripción general de un diagnóstico es
un elemento importante, debe dar cuanta de forma “general”,
amplia, de la realidad pasada y presente.
c) Datos de Población: aquí es donde se incorporan los datos
respecto al número de personas, familias, grupos etáreos, nivel
educacional, distribución por sexo, numero de viviendas, actividad
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económica predominante, y otros datos interesantes tales como
etnicidad, religión...
d) Equipamiento: aquí se hace una breve reseña del equipamiento
con que cuenta el espacio y la población diagnosticada. No solo es
enumerar sino considerar el acceso a los servicios que prestan, a que
sector esta orientado y como se incorpora dentro de la dinámica
social.
e) Accesibilidad: cuando hablamos de accesibilidad, no solo se hace
referencia a las vías de acceso al espacio diagnosticado que también,
sino como es posible acceder a contactos. La accesibilidad debe ser
entendida como la posibilidad de llegar a las fuentes de información,
acceder a las organizaciones, es la forma en que se es recibido e
integrado o no dentro del espacio o colectivo. La vinculación lograda
durante el diagnóstico es clave para el trabajo posterior.
c- Objetivos
Se indican los efectos que se pretenden alcanzar con su realización.
Explicitar los objetivos es responder a la pregunta: ¿Para qué se hace el
proyecto? Se trata de indicar los efectos que se pretenden alcanzar con
su realización.
Es la expresión del PROPÓSITO del proyecto. Es optar por el positivo,
promover algo.
La buena formulación de los objetivos asegura la elaboración de un
buen proyecto. En torno a los objetivos, se da coherencia a las
actividades del proyecto, de aquí que sea necesario el objetivo principal
y objetivos específicos. El primero es la intención central; los específicos
complementan, aunque a veces no son necesarios.
No hay que confundir al decir: “promover”, “coordinar”, “realizar una
investigación”, que aquí se están explicitando medios, pero NO fines.
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¿Cómo expresar un OBJETIVO?
Cualidades de un OBJETIVO
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d- Metas
En este sentido los objetivos deben adquirir un carácter operativo y no
quedar en buenas intenciones. Indicando cuánto se quiere lograr con la
realización del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un
espacio delimitado.
e- Localización física y cobertura espacial
Consiste en determinar su ubicación geográfica. Pudiéndose utilizar
mapas, por ejemplo. Por su parte la cobertura espacial, indicará la zona
que cubrirá el proyecto. O sea el lugar en que se realizará y la zona de
influencia.
g- Beneficiarios
Aquí se identificará quiénes serán los beneficiarios inmediatos y los
indirectos o beneficiarios finales. Para ellos debemos identificar con
precisión los destinatarios, indicando por ejemplo:
-su situación general,
-ocupación,
-acceso a los servicios.
LAS ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR
Se debe precisar las actividades que hay que ejecutar para
alcanzar los objetivos propuestos. Un cuadro como el siguiente puede
ser de utilidad:
META PRODUCTO ACTIVIDADES TAREAS TÉCNICAS
Es necesario establecer un curso que fije la dinámica del proyecto.
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ESTRATEGIA DE INTERVENCIÓN
Intervención: proceso a través del cual se orienta una acción
para modificar un estado de realidad identificado intersubjetivamente,
ya sea de orden natural o de orden social, suponiendo que esa acción
incide sobre la restante. (Cimadevilla, 2003).
Un criterio básico y central en la selección de métodos y técnicas,
es el de dar preferencia a aquellos que facilitan, promueven o posibilitan
la participación de la gente en el desarrollo del proyecto.
Hay que establecer los mecanismos de inserción e implicación de
los beneficiarios en la realización del proyecto. (Ander Egg).
METODOS Y TÉCNICAS A UTILIZAR
Se debe también explicitar el instrumental metodológico y técnico
que se utilizará para las diferentes actividades.
La idea consistirá en lograr el óptimo en la combinación de
tecnologías apropiadas y de alto rendimiento; seleccionando la
alternativa que mejor se adapte a los fines del proyecto. Para el caso de
proyectos de trabajo social, por ejemplo, la selección de los métodos y
técnicas es el de dar preferencia a los que promuevan la participación
de la gente.
ACTIVIDADES
Es un conjunto de tareas específicas que deben realizarse para
alcanzar cada uno de los objetivos específicos o productos de un
proyecto.
Es la expresión práctica de los objetivos específicos. Es, entonces,
recomendable agrupar conjuntos de actividades detrás de cada objetivo
específico definido anteriormente.
Muestra lo que se hará para lograr los resultados esperados. Es,
entonces, recomendable ordenar las actividades con un criterio de
prioridad, identificando las „cruciales‟ de cuyo cumplimiento dependen
otras posteriores.
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Deben poder ubicarse en el espacio y tiempo, representadas en
un Cronograma.
Requieren de recursos para su ejecución, representados en un
Presupuesto.
DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS O
CALENDARIO DE ACTIVIDADES
Este ítem es el de la “calendarización del
proyecto”; que permite juzgar si el proyecto será
factible. O sea si lo que se pretende hacer,
realmente se va a poder llevar a cabo coherentemente.
Se debe tener en cuenta que para la elaboración definitiva del
calendario del proyecto, se debe contar previamente con el calendario
financiero; que asegure el suministro de insumos para cuando sean
necesarios.
Interacción con otras Instituciones:
El Cronograma y el Presupuesto deben incluir las Actividades y
Aportes comprometidos por otras Instituciones participantes del
Proyecto.
DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS
Es imprescindible para su realización de un conjunto de bienes,
medios y servicios. Que se pueden clasificar como:
a- recursos humanos,
b- materiales,
c- técnicos y
d- financieros.
a.-Personas adecuadas y capacitadas para la realización de las tareas.
b- Es decir herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física.
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c-Estableciéndose las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a
utilizar.
d- Estimación de fondos que se pueden obtener y las fuentes con las
que se puede contar. Se debe hacer hincapié en los recursos
financieros, ya que de éstos dependerá que el proyecto tenga curso y no
sea una mera “declaración de buenos propósitos”, tal y como lo señalan
los autores.
CALCULO DE LOS COSTOS DE EJECUCIÓN Y ELABORACIÓN DEL
PRESUPUESTO
Se busca especificar cada uno de los rubros, detallando todo lo
necesario como por ejemplo la cantidad de personal, expresado en
términos monetarios.
El presupuesto comprende:
-Costo de personal,
-Dietas o viáticos,
-Locales (construcción, compra o alquiler),
-Material y equipo,
-Gastos de funcionamiento,
-Imprevistos (un 5% del presupuesto total de gastos),
-Beneficios (ingresos financieros, provenientes del mismo proyecto).
Es muy importante elaborar el presupuesto del proyecto. Porque para
saber qué cosas hacer, es preciso tener asegurado con qué hacerlo.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTION DEL PROYECTO
Su diseño debe presentar la estructura de gestión para ejecución
del mismo; que es la columna vertebral en torno a la cual se
estructuran y secuencian las distintas actividades. Asignándoseles
responsabilidades a quienes ejecutarán y llevarán a cabo las
actividades.
Sería positivo hacer figurar en el diseño:
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a- Un organigrama, donde se ubica el proyecto dentro de la
organización ejecutante y cómo ésta se inserta.
b- Manual de procedimientos, se indica como desempeñar el trabajo u
cuáles son las normas y procedimientos.
c- Funciones del personal del proyecto, señalar el responsable y de qué
parte del trabajo
d- Relaciones e interacciones del personal, determinar los niveles de
autoridad y jerarquía y de todas las relaciones de comunicación.
e- Modalidades y mecanismos de coordinación, como se coordina tanto
externa, como internamente
f- Sistemas de evaluación interna y seguimiento, en cuanto a
responsabilidades y funciones
g-Canales de información, a quién hay que informar y qué tipo de
información; así como la frecuencia.
Las formas de estructurar los proyectos pueden ser:
a- Funcional,
b-Por proyecto,
c- Matricial.
Cualquiera de las formas de estructurarlo, va a presentar tanto
ventajas, como virtudes.
a-Cuando el proyecto está inserto dentro de un organismo ya existente.
b-Crear una unidad administrativa-operativa para cada proyecto.
c-El proyecto es dirigido por un director, con personal que pertenece a
las unidades administrativas del organismo responsable.
RESULTADOS ESPERADOS (Productos)
Es el elemento cuantificador y cualificador de los propósitos u
objetivos del proyecto en un marco de tiempo. Señala cuánto queremos
alcanzar de cada objetivo, de qué calidad es lo que queremos lograr y en
qué lapso de tiempo se va a conseguir.
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Es el PUNTO FINAL DE REFERENCIA de la evaluación.
INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
Permiten comprobar a través de la experiencia, la progresión hacia
metas. Nos van mostrando los cambios o resultados de una actividad;
los alcances de una meta.
¿Cómo expresar un RESULTADO ESPERADO?
Indicadores
• Un indicador es un valor identificable en una variable que sirve para
medir su comportamiento.
• Son aproximaciones al concepto que buscan medir.
• La elección de los indicadores depende de los objetivos del proyecto.
• Permiten identificar los aspectos evaluables de la intervención.
• Deben medir lo importante y atribuible a la acción del proyecto
• Deben ser simples y comprensibles.
Para poder medir resultados es necesario establecer para cada
objetivo, uno o más indicadores. Es una medida que indica si el objetivo
fue total o parcialmente alcanzado. Sirven de patrón para medir,
evaluar o mostrar el progreso de una actividad respecto a los resultados
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esperados en cuanto a la entrega de insumos, la obtención de productos
y el logro de los objetivos. Son relevantes en el proceso de formulación,
seguimiento y evaluación.
Existen distintos tipos de indicadores: cuantitativos y cualitativos.
Factores externos condicionantes o pre-requisitos para el logro de los
efectos e impacto del proyecto.
Se trata de los factores externos que intervienen en el proyecto.; en los
cuales la gerencia del proyecto no tiene control, por lo cual éstos deben
explicitarse en el proyecto.
Es bueno poder identificar estos elementos que no forman parte del
proyecto, para poder mejorar su probabilidad de éxito.
Marco institucional
Información que detallará las características de la institución donde se
elabora y donde será aprobado el proyecto para su ejecución. Si la
institución es la misma para ambos casos, la tarea será fácil. De no ser
así, es importante detallar más ante la institución responsable.
¿Qué hay que tener en cuenta?
• Naturaleza de la organización;
• Mandato;
• Situación jurídica y administrativa;
• Instalaciones y servicios;
• Estructuras orgánica;
• Procedimientos administrativos;
• Personal;
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Para reflexionar: En la gestión actual de nuestra
institución educativa debemos identificar cuáles son
los proyectos con los que trabajamos, quienes los
formularon, cuales son las temáticas o problemas
atendidos.
Actividades: Participe en el Foro para intercambiar opiniones
sobre la formulación de proyectos educativos.
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Bibliografía
Licenciatura en Gestión Educativa– Escuela para la Innovación Educativa - UNSE
Ander-Egg, Ezequiel y Aguilar Idañez, María José – Como elabora un
proyecto, Guía para diseñar proyectos sociales y culturales. 18°
edición ,ampliada y revisada. – Ediciones Lumen/Hvmanitas –
Argentina.
Geli, Alejandro – Coordinador – Qué es administración – Ediciones
Macchi – Argentina
Mura, Raúl – Gandini, Verónica – Manual de Teorías y Tecnologías de
Gestión I – UNSE – Argentina –
SOLANA Ricardo – Administración de Organizaciones – Ediciones
Interoceánicas S.A.- Argentina
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