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- MEJORA DE PROCESOS
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- Planear Estudiar un proceso y pensar cmo puede ser mejorado.
Recabar y analizar datos. Hacer Hacer el cambio, primero a pequea
escala o con una prueba piloto. Verificar Observar qu pasa. Actuar
Determinar qu hemos aprendido. Se necesita una segunda prueba? Hubo
efectos colaterales? Establecer el cambio. CICLO DE DEMING (PHVA)
W.E. Deming, Out of the Crisis. Cambridge University Press
(1986).
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- ? Planear Hacer Corregir recurrentemente los mismos problemas
1988, Ian Graham FORMA EN LA QUE A VECES DESARROLLAMOS
PROYECTOS
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- 1.- Razn para la mejora: identificar un problema en el proceso
y seleccionar un rea para la mejora, as como la razn para trabajar
en ella. 2.- Situacin actual: evaluarse la eficacia y la eficiencia
de los procesos existentes. Recopilar y analizar datos para
descubrir qu tipos de problemas ocurren con mayor frecuencia, as
como seleccionar un problema y establecer un objetivo para la
mejora. 3.- Anlisis: Identificar y verificar las causas raz del
problema. 4.- Identificacin de soluciones posibles: explorar
alternativas para las soluciones. Seleccionar e implementar la
mejor solucin: por ejemplo, una que elimine las causas-raz del
problema y prevenga que no vuelva a suceder. PASOS PARA LA MEJORA
DE PROCESOS (ISO 9004:2000)
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- 5.- Evaluacin de los efectos: confirmar que el problema y sus
causas-raz han sido eliminados o sus efectos disminuidos, que la
solucin ha funcionado, y que se ha logrado la meta de mejora. 6.-
Implantacin y normalizacin de la nueva solucin: reemplazar los
procesos anteriores con el nuevo para prevenir que vuelva a ocurrir
el problema o sus causas-raz. 7.- Evaluacin de la eficacia y
eficiencia del proceso, al completarse la accin de mejora: evaluar
la eficacia y eficiencia del proyecto de mejora y considerar la
posibilidad de utilizar esta solucin en algn otro lugar de la
organizacin. PASOS PARA LA MEJORA DE PROCESOS (ISO 9004:2000)
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- PASO 1: RAZN PARA LA MEJORA Identificar un problema o proceso a
mejorar, as como la razn para trabajar en ella. Dos fuentes comunes
para la seleccin de proyectos son el impacto econmico y la
satisfaccin de los clientes.
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- Evaluar la eficacia y la eficiencia de los procesos existentes.
Recopilar y analizar datos para descubrir qu tipos de problemas
ocurren con mayor frecuencia, as como seleccionar un problema y
establecer un objetivo para la mejora. 1.Determinar quines son
nuestros clientes (internos, externos, personal y accionistas).
2.Determinar cules son las necesidades de los clientes. 3.Medir si
estamos cubriendo dichas necesidades en trminos de eficacia
(produccin, nmero de llamadas, visitas, etctera) y de eficiencia
(porcentajes, disminuciones, aumentos). PASO 2: SITUACIN
ACTUAL
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- Identificar y verificar las causas raz del problema.
Herramientas que se pueden utilizar: Tormenta de Ideas, 5 porqus,
Ishikawa, Mapa de Proceso, Diagrama de Pareto, Anlisis de
Capacidad, CEP, Anlisis de Regresin, etctera. PASO 3: ANLISIS
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- Explorar alternativas para las soluciones. Seleccionar e
implementar la mejor solucin. Una vez encontradas las causas,
desarrollar productos y/o procesos que respondan a las necesidades
de los clientes y eliminen las causas raz del problema para que no
vuelva a suceder. PASO 4: IDENTIFICACIN DE SOLUCIONES POSIBLES
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- Al redisear el proceso que se est mejorando tener presente un
enfoque Lean (reducir tiempo y otros recursos). Preguntarnos en cul
de las siguientes categoras cae cada paso del diagrama de flujo:
Trabajo productivo: Transformar una entrada en una salida aadindole
valor de acuerdo a las necesidades del cliente. Inspeccin: Buscar
errores antes de entregar al cliente. Re-trabajo: Arreglar lo que
est mal hecho. Transportacin: Mover a algo o a alguien de un lugar
a otro. Espera: Pausa durante la cual ni se trabaja, ni se
inspecciona ni se transporta. Eliminar fuentes de fallas y
re-trabajos (facturas canceladas, cobranza, repetir cursos,
etctera). PASO 4: IDENTIFICACIN DE SOLUCIONES POSIBLES
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- Confirmar que el problema y sus causas-raz han sido eliminados
o sus efectos disminuidos, que la solucin ha funcionado, y que se
ha logrado la meta de mejora. PASO 5: EVALUACIN DE LOS EFECTOS
ANTES DESPUS
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- Reemplazar los procesos anteriores con el nuevo para prevenir
que vuelva a ocurrir el problema o sus causas-raz. PASO 6:
IMPLANTACIN Y NORMALIZACIN DE LA NUEVA SOLUCIN Idear Poka Yokes:
prevencin AUTOMATICA por un candado fsico, de tal forma que las
actividades se realicen forzosamente como se tienen planeadas. En
cada punto de control debemos establecer definiciones operativas.
Por ejemplo, para las frases cliente satisfecho, buen cliente, s lo
estn usando, hay que determinar qu significa eso? cmo se mide?
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- Disear mtodos de medicin rutinarios y automticos y que se
generen reportes peridicos sin necesidad de que nosotros los
tengamos que estar haciendo en Excel. Lo que se puede medir:
Eficacia (tiempo, nmero de llamadas, visitas, etctera) o de
eficiencia (porcentajes, disminuciones, aumentos). PASO 6:
IMPLANTACIN Y NORMALIZACIN DE LA NUEVA SOLUCIN
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- Evaluar la eficacia y eficiencia del proyecto de mejora y
considerar la posibilidad de utilizar esta solucin en algn otro
lugar de la organizacin. Desarrollar un mtodo para evaluar
peridicamente (cada 3 o 6 meses) el nuevo desempeo del proceso.
PASO 7: EVALUACIN DE LA EFICACIA Y EFICIENCIA DEL PROCESO AL
COMPLETARSE LA ACCIN DE MEJORA
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